S t r o n a 1.... (pieczęć miejskiej jednostki organizacyjnej ) SPRAWOZDANIE Z FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ ZA ROK 2014 W Gimnazjum im. Ojca Ludwika Wrodarczyka w Radzionkowie I. Działania podjęte w roku którego dotyczy sprawozdanie w celu realizacji standardów kontroli zarządczej w następujących grupach stanowiących elementy kontroli zarządczej: Zasady i wartości etyczne dla nauczycieli uczących w Gimnazjum określają przepisy oświatowe tj.: Ustawa o Systemie Oświaty i Karta Nauczyciela. Zasady i wartości etyczne dla pracowników administracji i obsługi Gimnazjum określają także wprowadzone wcześniej odpowiednie przepisy wewnętrzne. W 2014 roku do dyrektora nie wpłynęły skargi i wnioski związane z łamaniem zasad etycznych przez pracowników szkoły. Pracownicy szkoły byli na bieżąco uczulani na przyjęte i obowiązujące w szkole wartości etyczne i konieczność ich przestrzegania. 1) Szkoła zatrudnia wyłącznie nauczycieli posiadających pełne kwalifikacje do zajmowania tego stanowiska. 2) Na stanowiskach administracji i obsługi zatrudnione są osoby posiadające stosowną wiedzę, umiejętności i doświadczenie. 3) pracowników były w minionym roku rozwijane poprzez szkolenia w ramach WDN-u i ZDN-u. Planowanie szkoleń na każdy rok odbywa się w drodze konsultacji z Radą Pedagogiczną szkolenia są określane corocznie w Planie Nadzoru Pedagogicznego. 1) Strukturę organizacyjną określa Regulamin Organizacyjny Gimnazjum im. Ojca Ludwika Wrodarczyka w Radzionkowie. 2) Zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności są dostępne dla każdego pracownika w Regulaminie. 3) Uszczegółowienie Regulaminu stanowią zakresy czynności poszczególnych pracowników, które są dostępne a aktach osobowych pracowników. Są one na bieżąco aktualizowane na wniosek pracownika lub dyrektora. 1) W 2014 r. dyrektor szkoły pisemnie upoważniał imiennie wybranych pracowników do wykonywania określonych czynności w Jego imieniu. 2) W Gimnazjum im. Ojca Ludwika Wrodarczyka prowadzi się rejestr wszelkich upoważnień dla pracowników. 1) szkoły została określona po założeniu szkoły i zapisana w jej statucie. 2) Jest on także wyeksponowana w Programie Rozwoju Szkoły oraz w Koncepcji Pracy Szkoły. 1) Określenie celów i zadań na rok 2014 występowało w: a) Planie Nadzoru Pedagogicznego na rok szkolny 2013/2014 i 2014/2015 b) Planie Pracy na rok szkolny 2013/2014 i 2014/2015 c) Budżecie szkoły na rok 2014. 2) Cele i zadania szkoły są także określone w przepisach prawa oświatowego. 3) Sprawozdanie z realizacji celów z zadań Gimnazjum im. Ojca Ludwika Wrodarczyka za rok 2014 znajdują odzwierciedlenie w następujących dokumentach przyjmowanych przez Radę Pedagogiczną: a) sprawozdaniach z realizacji Nadzoru Pedagogicznego, b) sprawozdaniach z realizacji pracy dydaktyczno-wychowawczej, c) sprawozdaniach z realizacji budżetu, d) sprawozdaniach z realizacji planu pracy. Identyfikacja ryzyka. Do wybranych, określonych celów i zadań zostały zidentyfikowane ryzyka.
S t r o n a 2 Do zidentyfikowanych ryzyk przeprowadzono ich analizę określając prawdopodobieństwo ich wystąpienia oraz możliwe skutki wystąpienia ryzyka. 1) Każdemu określonemu celowi i zadaniu do wykonania w roku 2014 określono możliwe ryzyko dla którego opracowano konkretną reakcję w momencie jego zaistnienia. 2) Reakcje to konkretne działania niezbędne do zastosowania po to, aby wykluczyć lub zminimalizować ryzyko. 1) Dokumentacja systemu kontroli zarządczej obejmująca wszystkie procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, a także inne dokumenty była dostępna dla wszystkich pracowników w formie papierowej oraz elektronicznej na stronie BIP. 2) Mechanizmy funkcjonującej kontroli zapewniały, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje finansowe zatwierdzone przez odpowiednie organy i osoby. 1) Przez cały 2014 r. dyrektor szkoły prowadził nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 2) W zakresie swojej działalności podejmowane były działania zmierzające do zapewnienia ciągłości działalności jednostki w szczególności poprzez: a) ochronę dostępu do informacji, b) zabezpieczenie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, c) ubezpieczenie majątku, d) ochronę mienia i jego wykorzystanie zgodne z zasadami prawidłowej gospodarki, e) analizowanie zawartych umów zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych i kodeksu cywilnego i wnioskowanie o zawarcie nowych, 3) nad pracownikami szkoły jest realizowany poprzez: a) informowanie pracowników o zakresie obowiązków niezwłocznie po ich przyjęciu do pracy, pracownicy przyjmują do wiadomości i potwierdzają ustalony zakres obowiązków na piśmie, b) reagowanie na składane skargi i wnioski w trybie określonym w przepisach prawa oraz w oparciu o regulamin skarg i wniosków, c) okresową ocenę pracy w stosunku do nauczycieli, d) weryfikację przez dyrekcję, kierownika gospodarczego i sekretarza szkoły w trybie i na zasadach określonych w regulaminie organizacyjnym czynności wykonywanych przez podległych pracowników e) dokonywanie przez dyrekcję raz w roku samooceny oraz przekazywania informacji o stanie kontroli zarządczej. 1) szkoły jest zapewniona poprzez planowanie urlopów wypoczynkowych, system zastępstw osób będących an urlopach wypoczynkowych oraz zwolnieniach lekarskich. 2) W przypadku przedłużającej się nieobecności pracownika spowodowanej urlopem macierzyńskim lub wychowawczym albo długotrwałym zwolnieniem lekarskim, ciągłość działalności jest realizowana poprzez zatrudnienie na czas oznaczony na zastępstwo dodatkowego pracownika, który zastępuje osobą nieobecną. 1) Ochronę zasobów szkoły czyni się poprzez podejmowanie odpowiednich działań uregulowanych w: a) Instrukcji ochrony przeciwpożarowej, b) Statucie szkoły, c) Instrukcji inwentaryzacji 2) Dostęp osób spoza szkoły do jej zasobów jest ograniczony i kontrolowany. Budynek Gimnazjum jest zabezpieczony poprzez system alarmowy oraz przeciwpożarowy. 3) W celu ochrony zasobów zewnętrznych ( kompleks boisk, plac zabaw) zatrudniona była także firma ochroniarska. 1) W szkole obowiązuje Polityka rachunkowości w której został określony obieg dokumentów. 2) W szkole funkcjonują odpowiednie zasady, które zapewniają, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje zatwierdzone i zaaprobowane przez dyrektora. 3) Zatwierdzeniu podlegają wszystkie wydatki przed ich dokonaniem oraz wszystkie zobowiązania przed ich zaciągnięciem. 1) Do mechanizmów kontroli systemów informatycznych należały w roku 2014: a) obowiązek zabezpieczenia hasłem komputerów i szczególnie istotnych plików, b) sporządzanie kopii bezpieczeństwa dla istotnych dokumentów, c) dostęp do poszczególnych elementów systemu tylko upoważnionych pracowników, d) ograniczenie możliwości kopiowania informacji i instalowania prywatnego oprogramowania,
S t r o n a 3 e) absolutny zakaz używania oprogramowania bez ważnej licencji, f) zakaz wykorzystywania służbowych komputerów do celów prywatnych. W szkole funkcjonuje efektywny system komunikacji pracownicy mają zapewniony dostęp do bieżących informacji, które są konieczne do właściwego realizowania zadań, a także z rodzicami, prawnymi opiekunami i uczniami, Urzędem Miasta i Śląskim Kuratorium Oświaty oraz innymi podmiotami i instytucjami. Na system komunikacji w szkole składają się: komunikacja wewnętrzna a) zebrania ogólne i grupowe, b) konsultacje indywidualne, c) zebrania Rady Rodziców, d) tablice ogłoszeń, e) poczta elektroniczna, f) informacje na stronie www, g) zarządzenia wewnętrzne dyrektora, h) zebrania Rady Pedagogicznej (Regulamin pracy Rady Pedagogicznej), i) narady pracownicze, j) obieg korespondencji i akt, k) ustne polecenia przełożonego, komunikacja zewnętrzna a) narady i konferencje organizowane przez ZPO i Urząd Miasta Radzionków oraz Śląskie KO, b) szkolenia pracowników, c) konsultacje z innymi jednostkami, d) strona internetowa i BIP szkoły (www.gimnazjum.radzionkow.pl) Dyrektor monitoruje skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej tak, aby na bieżąco móc reagować w przypadku zidentyfikowanych problemów. Przegląd systemu kontroli zarządczej dokonywany jest z uwzględnieniem zmian przepisów prawa, wyników analizy ryzyka, samooceny oraz kontroli wewnętrznych i zewnętrznych. Monitorowanie odbywa się na bieżąco poprzez wykonywanie zadań związanych z realizacją planu nadzoru pedagogicznego, planu finansowego szkoły oraz innych zadań zawartych w odpowiednich dokumentach szkolnych. Samoocena. Dyrektor dokonał samooceny kontroli zarządczej w roku 2014. Arkusz samooceny dostępny jest w dokumentacji szkolnej. Wicedyrektor, Główna księgowa, Sekretarz szkoły, Kierownik Gosp. Inspektor BHP najpóźniej do 15 stycznia każdego roku, składają oświadczenie ( informację) o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w zakresie pełnionej funkcji. Dyrektor, do 28 lutego każdego roku, składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej na zasadach określonych w odrębnych przepisach (zarządzenie nr 1507/2010 Burmistrza Miasta Radzionków z dnia 6 października 2010 roku w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Radzionków ze późn. zmianami). II. Ujawnione obszary wymagające zmian w zakresie standardu określonego w grupie:
S t r o n a 4 Identyfikacja ryzyka. Komunikacja wewnętrzna Komunikacja zewnętrzna Samoocena III. Planowane działania w celu aktualizacji i dostosowania kontroli zarządczej do obowiązujących przepisów i potrzeb organizacji w roku następującym po roku którego dotyczy sprawozdanie oraz komórka organizacyjna / osoba/ odpowiedzialna za wykonanie planowanych działań naprawczych:
S t r o n a 5 Identyfikacja ryzyka. Komunikacja wewnętrzna Komunikacja zewnętrzna Samoocena
S t r o n a 6 IV. Termin wykonania działań naprawczych: Identyfikacja ryzyka Komunikacja wewnętrzna Komunikacja zewnętrzna
S t r o n a 7 Samoocena V. Informacja o kontrolach wewnętrznych / zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce: 1) W roku 2014 w Gimnazjum przeprowadzono 20 kontroli. a) 7 zewnętrznych b) 13 wewnętrznych 2) Pełną informację o przeprowadzonych kontrolach zawiera załącznik nr 1 do niniejszego sprawozdania. VI. Informacja o listach kontrolnych proszę o wskazanie, czy sporządzono listy kontrolne dla poszczególnych standardów w grupach kontroli zarządczej. Sporządzono listy kontrolne do: a) Środowisko wewnętrzne - A1, A2, A3, A4 b) Cele i zarządzanie ryzykiem - B1, B2, B3, B4, B5 c) Mechanizmy kontroli - C1, C2, C3, C4, C5, C6 d) Informacja i komunikacja - D1, D2, D3 e) Monitorowanie i ocena E1, E2, E4 VII. Uwagi..................... Sporządził:, dnia 16 lutego 2015 roku Zatwierdził:., dnia..