II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust.1 oraz art. 5 ust.1 ustawy.

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 Tryb postępowania : Przetarg nieograniczony Przedmiot: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych, wyspecyfikowanych w dwóch częściach zamówienia, w tym: Część 1: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji eksperckiej Wyzwania dla Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego w 60 rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców Wspólny słownik zamówień (CPV): 55110000-4, 55300000-3, 55120000-7 Część 2: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych na potrzeby międzynarodowej Konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej oraz 51 spotkania krajowych punktów kontaktowych ESM. Wspólny słownik zamówień (CPV): 55110000-4, 55120000-7, 55300000-3 Zamawiający : Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji ul. Stefana Batorego 5 02-591 Warszawa ESM została ustanowiona Decyzją Rady 2008/381/EC i jest finansowo wspierana przez Unię Europejską

WPROWADZENIE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 roku Nr 113, poz. 759 ze zm.), zwanej dalej ustawą. 2. Część II niniejszego zamówienia jest współfinansowana w 80 % ze środków przekazanych przez Komisję Europejską dla krajowego punktu kontaktowego Europejskiej Sieci Migracyjnej w ramach dotacji operacyjnej grantu na rok 2011. 3. Oznaczenie postępowania: Postępowanie oznaczone jest znakiem: 19/BAF-VI/UE/PN/11 Wykonawcy winni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie. 4. Treść oferty musi odpowiadać treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). 5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. INFORMACJE DODATKOWE 1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych (na każdą część zamówienia). 2. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 3. Zamawiający, w odniesieniu do każdej części zamówienia, przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy Pzp., stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie dopuszcza porozumiewania się drogą elektroniczną. 6. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych. 7. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 8. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 ustawy. 9. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy na warunkach określonych w 11 ust. 1 i 2 (dla części 1 przedmiotu zamówienia) oraz w 10 ust. 1 i 2 (dla części 2 przedmiotu zamówienia) Istotnych Postanowień Umowy. I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji Adres: ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust.1 oraz art. 5 ust.1 ustawy. III. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW A) Opis warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki, wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej, SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 1

i w stosunku do których brak jest podstaw do wykluczenia z powodu nie spełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 Ustawy, który stanowi, iż z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1) wykonawców, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; 2) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; 3) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 4) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 5) spółki jawne, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 6) spółki partnerskie, których partnera lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 7) spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, których komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 8) osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 2

9) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary; B) Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego: Wykonawca, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. i wykazania braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy musi złożyć wszystkie wymagane w rozdziale IV SIWZ oświadczenia i dokumenty. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń metodą spełnia/nie spełnia. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana poprzez sprawdzenie, czy złożone przez Wykonawcę oświadczenia i dokumenty zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817), ustawą Pzp. i niniejszą SIWZ potwierdzają spełnienie warunków wymienionych w art. 22 ust. 1 i 24 ust. 1 ustawy (z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 i 4 ustawy Pzp.). Jednocześnie, w myśl art. 26 ust. 2b ustawy Pzp., Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. IV. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawca składa wraz z ofertą : 1.1. Oświadczenie o spełnianiu warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy P.z.p. (wzór oświadczenia stanowi zał. nr 2.1. do oferty). 1.2. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy P.z.p. (wzór oświadczenia stanowi zał. nr 2.2. do oferty). 2. Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne zgodnie z 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817) - w celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust.1 ustawy P.z.p. oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy P.z.p, a więc: 2.1 aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 3

ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy; 3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składa dokumenty zgodnie z 4 wyżej powołanego Rozporządzenia: 3.1. Zamiast dokumentu o którym mowa w pkt. 2.1. składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokumenty o których mowa w pkt. 3.1. powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 3.1., zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Dokument ten winien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 23 ust. 2 ustawy Pzp). 4.1. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia: - oświadczenia wymienione w ust. 1.1. i 1.2. składane są przez wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub przez pełnomocnika upoważnionego do reprezentowania ich w postępowaniu lub reprezentowania w postępowaniu i podpisania umowy, - dokumenty wymienione w ust. 2 pkt. 2.1. składa każdy z Wykonawców, 5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczących Wykonawcy są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 6. Zamawiający będzie żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 7. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 8. Wykonawcy składają oryginał lub kopie dokumentu/dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem i podpisane przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 4

V. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. W przedmiotowym postępowaniu, na podstawie art. 27 ustawy, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień, odwołań oraz informacji: - pisemnie na adres: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Biuro Administracyjno-Finansowe, Wydział do Spraw Zamówień Publicznych ul. S. Batorego 5, 02-591 Warszawa - faksem na numer: (22) 845 60 44. Zamawiający, w trakcie prowadzenia postępowania, nie dopuszcza możliwości przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień, odwołań oraz informacji drogą elektroniczną. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu (godziny pracy Zamawiającego - godz. 8 15 16 15 w dni robocze); 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpatrzenia. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku. 3. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania, oraz zamieści je na stronie internetowej www.mswia.gov.pl. (link: zamówienia publiczne). 4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę specyfikacji Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, oraz zamieści ją na stronie internetowej www.mswia.gov.pl. (link: zamówienia publiczne). 5. Jeżeli zmiana treści SIWZ będzie prowadzić do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, Zamawiający przekaże Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania. 6. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nie prowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i poinformuje o tym Wykonawców, którym przekazał SIWZ, SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 5

oraz umieści informacje na stronie internetowej www.mswia.gov.pl. (link: zamówienia publiczne). Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio. 7. Do porozumiewania się z Wykonawcą w sprawach związanych z postępowaniem upoważnieni są: W sprawach merytorycznych - Agnieszka Kondek tel. 22 601-39-41 - (część 1) - Joanna Jaracz de Czartoszewska tel. 22 601-39-42 (część 2) W sprawach proceduralnych - Bożena Szymańska tel. (022) 601-49-13 VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca jest związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca składa ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę na każdą część przedmiotu zamówienia. 3. Cena oferty musi być określona jednoznacznie i skalkulowana przy zachowaniu zasad określonych w rozdziale IX niniejszej SIWZ. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Ofertę należy złożyć na (bądź zgodnie z treścią) druku OFERTA stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ. Wykonawcy nie wolno dokonywać żadnych zmian merytorycznych we wzorze druku OFERTA, opracowanym przez Zamawiającego i zamieszczonym wraz z niniejszą SIWZ na stronie internetowej zamawiającego, to jest: www.mswia.gov.pl. 6. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej. 7. Każda zapisana, zadrukowana strona oferty powinna być parafowana. 8. Wszystkie dokumenty i oświadczenia sporządzone w językach obcych należy złożyć wraz z tłumaczeniami na język polski poświadczonymi przez Wykonawcę. 9. Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Wykonawcy występujący wspólnie muszą załączyć do oferty pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oryginał dokumentu lub jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę (osoby) udzielającą pełnomocnictwa lub notarialnie. 10. Wykonawca zobowiązany jest podać w ofercie, które części zamówienia zamierza powierzyć do wykonania podwykonawcom. 11. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami (wskazane jest ponumerowanie stron) należy umieścić w kopercie i zaadresować na Zamawiającego w następujący sposób: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Biuro Administracyjno-Finansowe Wydział do Spraw Zamówień Publicznych 02-591 Warszawa, ul. S. Batorego 5 OFERTA do przetargu nieograniczonego na zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych, wyspecyfikowanych w dwóch częściach zamówienia, w tym: część: nr sprawy: 19/BAF-VI/UE/PN/11; Koperta powinna być także opatrzona nazwą i adresem Wykonawcy, aby oferty złożone po terminie, mogły być niezwłocznie zwrócone Wykonawcy bez otwierania. SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 6

12. Dla uznania ważności oferta musi zawierać wszystkie wymagane w SIWZ dokumenty załączone zgodnie ze wskazaniami zawartymi w niniejszej Specyfikacji. 13. Wszelkie poprawki lub zamiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę (osoby) podpisującą ofertę. 14. Wszystkie dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Zamawiający będzie żądał przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub będzie budzić wątpliwości co do jej prawdziwości. 15. Jeżeli dokument załączony jest w postaci kopii, Wykonawca zobowiązany jest na każdej stronie takiego dokumentu zamieścić adnotację za zgodność z oryginałem opatrzoną imienną pieczątką i podpisem lub czytelnym podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy. 16. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. 17. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem ZMIANA. 18. Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie należy opatrzyć napisem WYCOFANE. 19.Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy, albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. Pełnomocnictwo może być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (osoby) udzielającą pełnomocnictwa lub notarialnie. 20. Wskazane jest aby wszystkie zapisane, zadrukowane strony oferty były kolejno ponumerowane i złączone w sposób uniemożliwiający jej dekompletację. 21. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 22. Zastrzeżenie dotyczące informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie w sposób wyraźnie określający wolę ich utajnienia, np. złożyć utajnione informacje w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem tajemnica przedsiębiorstwa lub spiąć (zszyć) oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. Jednocześnie Wykonawca załącza do oferty oświadczenie o treści informacje zawarte na stronach od nr do nr stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w zrozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i jako takie nie mogą być udostępnione innym uczestnikom niniejszego postępowania wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do druku OFERTA. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nie ujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania, w celu zachowania ich poufności art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji ( Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.). VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Termin oraz miejsce składania ofert. Ofertę w zamkniętej kopercie - opisanej jak w rozdziale VII pkt. 11 należy złożyć do dnia 29.04. 2011 r. do godziny 10:00 w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, Biuro Administracyjno-Finansowe MSWiA, Wydział do Spraw Zamówień Publicznych w Warszawie, ul. Stefana Batorego 5, blok F, IV piętro, pok. nr 431. SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 7

2. Termin oraz miejsce otwarcia ofert. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 29.04. 2011 r. o godzinie 10:30 w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, Biuro Administracyjno-Finansowe MSWiA, Wydział do Spraw Zamówień Publicznych w Warszawie, ul. Stefana Batorego 5, blok F, parter, pok. nr 1. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, oraz informacje wymagane w art. 86 ust.4 ustawy Pzp. Powyższe informacje zostaną dostarczone Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek. 3. Wejście do siedziby Zamawiającego. Wejście do siedziby zamawiającego - przez biuro przepustek ul. Rakowiecka 2a. W celu wystawienia przepustki należy skontaktować się telefonicznie z osobą pod numerem wewnętrznym 159-16 lub 149-13 z biura przepustek. Do wystawienia przepustki niezbędny jest dokument tożsamości ze zdjęciem. Biuro przepustek czynne jest w godz. 08:00-16:00. IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca poda cenę oferty w formularzu ofertowym zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest podać ceny wyrażone do dwóch miejsc po przecinku. Do określenia cen z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku Wykonawca zobowiązany jest stosować matematyczne reguły zaokrąglania. 2. Ceny należy podać w PLN. 3. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty i opłaty towarzyszące wykonaniu przedmiotu zamówienia, w szczególności: koszty noclegów uczestników spotkania ze śniadaniem (jeżeli dotyczy), koszty rezerwacji noclegów, koszty wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem i obsługą techniczną, koszty dostępu do bezprzewodowego Internetu, koszty usług restauracyjnych (gastronomicznych), koszty aranżacji sal, koszty udostępnienia miejsca na sesję posterową (jeżeli dotyczy), koszty udostępnienia jednego zamkniętego pomieszczenia w celu przechowywania materiałów, koszty przygotowania sal, w których realizowane będą usługi cateringowe dla potrzeb osób niepełnosprawnych oraz podatek VAT. 4. Wykonawca może podać tylko jedną cenę dla każdej części zamówienia bez proponowania rozwiązań wariantowych. 5. Jeżeli w złożonej ofercie, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. X. USZCZEGÓŁOWIENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I OBOWIĄZKÓW WYKONAWCY 1. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1.1. Nazwa przedmiotu zamówienia: Przedmiot: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych, wyspecyfikowanych w dwóch częściach zamówienia, w tym: Część 1: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji eksperckiej Wyzwania dla Wspólnego Europejskiego SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 8

Systemu Azylowego w 60 rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców Wspólny słownik zamówień (CPV): 55110000-4, 55300000-3, 55120000-7 Część 2: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych na potrzeby międzynarodowej Konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej oraz 51 spotkania krajowych punktów kontaktowych ESM. Wspólny słownik zamówień (CPV): 55110000-4, 55120000-7, 55300000-3 1.2. Szczegółowy opis: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych, wyspecyfikowanych w dwóch częściach zamówienia, w tym: Część 1: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych (gastronomicznych) na potrzeby dwudniowej konferencji eksperckiej Wyzwania dla Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego w 60 rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców w dniach 11 i 12 lipca 2011 r. A. Wykonawca zapewni świadczenie usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych (gastronomicznych) w hotelu minimum pięciogwiazdkowym, położonym na terenie miasta stołecznego Warszawy. B. Wykonawca zapewni Zamawiającemu nocleg dla 10 osób w dniach: z 10 na 11 lipca 2011 r. oraz z 11 na 12 lipca 2011 r. 1) Wykonawca zapewni: nocleg w pokojach jednoosobowych lub w pokojach dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania, nocleg w tym samym hotelu, w którym odbędzie się konferencja, pokoje o podobnym standardzie dla wszystkich delegatów, pokoje dla osób palących i niepalących, w zależności od wyboru przez członka delegacji, śniadanie w restauracji hotelowej w cenie pokoju; śniadanie o co najmniej takim samym menu jak w standardzie, przechowalnię bagażu w cenie pokoju, zakwaterowanie w hotelu bez względu na godzinę przyjazdu gości, 2) Zamawiający pokrywa koszty noclegów (zakwaterowania) ze śniadaniem, natomiast inne dodatkowe usługi i zamówienia, w szczególności: telefon, mini bar, pralnia, płatna telewizja nie są pokrywane przez Zamawiającego i płatne są bezpośrednio przez gości Zamawiającego. C. Wykonawca zapewni Zamawiającemu rezerwacje noclegów dla 90 osób w dniach: z 10 na 11 lipca 2011 r. oraz z 11 na 12 lipca 2011 r. 1) Wykonawca zapewni: rezerwacje noclegów w pokojach jednoosobowych lub w pokojach dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania, rezerwacje noclegów w tym samym hotelu, w którym odbędzie się konferencja, pokoje o podobnym standardzie dla wszystkich delegatów, pokoje dla osób palących i niepalących, w zależności od wyboru przez członka delegacji, śniadanie w restauracji hotelowej w cenie pokoju; śniadanie o co najmniej takim samym menu jak w standardzie, przechowalnię bagażu w cenie pokoju, zakwaterowanie w hotelu bez względu na godzinę przyjazdu gości. SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 9

2) Koszty noclegów (zakwaterowania) ze śniadaniem oraz inne dodatkowe usługi i zamówienia, w szczególności: telefon, mini bar, pralnia, płatna telewizja nie są pokrywane przez Zamawiającego i płatne są bezpośrednio przez gości Zamawiającego. D. Wykonawca wynajmie Zamawiającemu na czas konferencji dwie sale konferencyjne, tj.: 1) W dniach: 11 i 12 lipca 2011 r. jedną salę z klimatyzacją mieszczącą minimum 110 osób przy stołach ustawionych w układzie szkolnym, z możliwością wstawienia dwóch kabin oraz sprzętu do tłumaczeń symultanicznych dostarczonych przez Zamawiającego. 1.1) Ponadto, sala ma być wyposażona w: mównicę, stół prezydialny dla minimum 5 osób przykryty suknem zasłaniającym nogi uczestników, komputer podłączony do projektora multimedialnego wraz z ekranem projekcyjnym, możliwość podłączenia dodatkowego komputera do projektora multimedialnego, możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych (np. udostępnienie przedłużaczy), flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru, sala bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność. 1.2) Wykonawca zapewni: dekorację kwiatową stołu prezydialnego, na stołach wodę mineralną w dzbankach (uzupełnianą na bieżąco), szklanki oraz notes i długopis dla każdego uczestnika spotkania, miejsce w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej na rozłożenie roll-upów, powieszenie plakatów oraz ustawienie stolika z co najmniej trzema krzesłami w celu zorganizowania recepcji konferencji, umożliwiającej podpisywanie się uczestników na liście obecności oraz dystrybucję materiałów na konferencję, stolik z co najmniej trzema krzesłami w celu zorganizowania recepcji konferencji, obsługę techniczną, tzn. dyspozycyjny personel zapewniający prawidłowy przebieg całej konferencji oraz obsługę techniczną sprzętu w zakresie wymaganym do jego sprawnego i bezawaryjnego działania, obecny co najmniej 60 minut przed konferencją i w trakcie konferencji, bezpłatną szatnię oraz toalety w pobliżu sali konferencyjnej, właściwą aranżację sali konferencyjnej, wg wskazań Zamawiającego, obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały okres trwania konferencji, Wykonawca wyraża zgodę na wykorzystanie w trakcie konferencji sprzętu Zamawiającego do obsługi tłumaczeniowej i nagłośnienia oraz zapewnia współpracę obsługi technicznej hotelu z pracownikami obsługi technicznej Zamawiającego. 2) W dniu 12 lipca 2011 r. jedną salę z klimatyzacją na potrzebę organizacji konferencji prasowej, mieszczącą minimum 15 osób w ustawieniu teatralnym (sala będzie wykorzystana przez maksymalnie 4 godziny). 2.1) Ponadto, sala ma być wyposażona w: stół prezydialny dla minimum 5 osób przykryty suknem zasłaniającym nogi uczestników, flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru, 2.2) Wykonawca zapewni: na stole prezydialnym wodę mineralną w dzbankach (uzupełnianą na bieżąco) i szklanki, SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 10

właściwą aranżację sali konferencyjnej, wg wskazań Zamawiającego. E. Wykonawca zapewni następujące usługi restauracyjne (gastronomiczne): 1) W dniu 11 lipca 2011 r. dwie przerwy kawowe, w tym: jedna przerwa kawowa dla 70 osób i jedna przerwa kawowa dla 110 osób oraz w dniu 12 lipca 2011 r. jedna przerwa kawowa dla 70 osób. 1.1) Podczas każdej przerwy kawowej Wykonawca zapewni: serwis kawowy dla wskazanej wyżej liczby uczestników konferencji zawierający świeżo parzoną kawę oraz wybór herbat, mleko do kawy w dzbankach, cytryny w plastrach, cukier, wodę mineralną, wybór soków owocowych, wybór ciasteczek. 1.2) Serwis kawowy musi znajdować się w pobliżu Sali konferencyjnej i ma być uzupełniany przed każdą przerwą. 2) Jeden lunch w formie bufetu zasiadanego dla 110 osób w dniu 11 lipca 2011 r. oraz jeden lunch w formie bufetu zasiadanego dla 110 osób w dniu 12 lipca 2011 r. 2.1) Podczas każdego lunchu Wykonawca zapewni: pieczywo, zupę, dania gorące do wyboru (min. 3 rodzaje) uwzględniające danie mięsne i wegetariańskie, sałatki (min. 2 rodzaje), zimne przekąski (min. 2 rodzaje), deser (min. 2 rodzaje), kawę, herbatę, wodę mineralną, wybór soków owocowych. 2.2) Każdy lunch ma być podany w odrębnym pomieszczeniu znajdującym się w pobliżu sali konferencyjnej. F. Zamawiający pokryje koszty poniesione przez Wykonawcę za faktyczną ilość osób uczestniczących w konferencji. Ostateczną ilość uczestników i rezerwacji noclegów Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 14 dni przed terminem konferencji. G. Wszystkie posiłki będą podawane na podstawie menu zatwierdzonego przez Zamawiającego w dokumencie Zamówienie bankietowe, o którym mowa także w pkt. 5 ( Obowiązki Wykonawcy ) ppkt. 5.2. niniejszego rozdziału SIWZ. H. Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji dostęp do bezprzewodowego Internetu na terenie hotelu. I. W dniach 11 i 12 lipca 2011 r. Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce na zorganizowanie sesji posterowej przed salą konferencyjną na min. 110 osób lub w pomieszczeniu, w którym podana będzie przerwa kawowa (do uzgodnienia z Zamawiającym). Część 2: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych (gastronomicznych) na potrzeby międzynarodowej Konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej oraz 51 spotkania (konferencji) krajowych punktów kontaktowych ESM w dniach 25 i 26 października 2011 r. A. Wykonawca zapewni świadczenie usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych (gastronomicznych) w hotelu minimum pięciogwiazdkowym, położonym na terenie miasta stołecznego Warszawy. B. Wykonawca zapewni Zamawiającemu rezerwacje noclegów dla 140 osób w dniach z 24 na 25 października 2011 r., rezerwacje noclegów dla 60 osób w dniach z 25 na 26 października 2011 r., oraz rezerwacje noclegów dla 35 osób w dniach z 26 na 27 października 2011 r. 1) Wykonawca zapewni: SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 11

rezerwacje noclegów w pokojach jednoosobowych lub w pokojach dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania, rezerwacje noclegów w tym samym hotelu, w którym odbędzie się konferencja, pokoje o podobnym standardzie dla wszystkich delegatów, pokoje dla osób palących i niepalących, w zależności od wyboru przez członka delegacji, śniadanie w restauracji hotelowej w cenie pokoju; śniadanie o co najmniej takim samym menu jak w standardzie, przechowalnię bagażu w cenie pokoju, zakwaterowanie w hotelu bez względu na godzinę przyjazdu gości, 2) Wykonawca gwarantuje, że cena jednego noclegu (zakwaterowania) w pokoju jednoosobowym lub w pokoju dwuosobowym do jednoosobowego wykorzystania ze śniadaniem w restauracji hotelowej każdego uczestnika konferencji dla którego dokonano rezerwacji noclegu nie przekroczy kwoty 467,00 PLN netto za jedną osobę. 3) Koszty noclegów (zakwaterowania) ze śniadaniem oraz inne dodatkowe usługi i zamówienia, w szczególności: telefon, mini bar, pralnia, płatna telewizja nie są pokrywane przez Zamawiającego i płatne są bezpośrednio przez gości Zamawiającego. C. Wykonawca wynajmie Zamawiającemu na czas konferencji dwie sale konferencyjne, tj.: 1) W dniu 25 października 2011 r. jedną salę z klimatyzacją mieszczącą minimum 150 osób przy stolach ustawionych w układzie szkolnym, z możliwością wstawienia sześciu kabin oraz sprzętu do tłumaczeń symultanicznych dostarczonych przez Zamawiającego (wymiary kabiny: szerokość 240 cm, głębokość 160 cm, wysokość 200 cm). 1.1) Ponadto, sala ma być wyposażona w: mównicę, stół prezydialny dla minimum 5 osób przykryty suknem zasłaniającym nogi uczestników (preferowane ustawienie stołu prezydialnego na niewielkim podwyższeniu/podium), komputer podłączony do projektora multimedialnego wraz z ekranem projekcyjnym, możliwość podłączenia dodatkowego komputera do projektora multimedialnego, możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych (np. udostępnienie przedłużaczy), flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru, sala bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność. 1.2) Wykonawca zapewni: na stołach wodę mineralną w dzbankach (uzupełnianą na bieżąco), szklanki oraz notes i długopis dla każdego uczestnika konferencji, miejsce w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej na rozłożenie roll-upów, powieszenie plakatów oraz ustawienie stolika z co najmniej trzema krzesłami w celu zorganizowania recepcji konferencji, umożliwiającej podpisywanie się uczestników na liście obecności oraz dystrybucję materiałów na konferencję, stolik z co najmniej trzema krzesłami w celu zorganizowania recepcji konferencji, obsługę techniczną, tzn. dyspozycyjny personel zapewniający prawidłowy przebieg całej konferencji oraz obsługę techniczną sprzętu w zakresie wymaganym do jego sprawnego i bezawaryjnego działania, obecny co najmniej 60 minut przed konferencją i w trakcie konferencji, wszystkim uczestnikom konferencji podłączenie oraz swobodne korzystanie z własnych laptopów, wszystkim uczestnikom konferencji swobodny dostęp do bezprzewodowego, szerokopasmowego Internetu z dowolnego miejsca w sali konferencyjnej, bezpłatną szatnię oraz toalety w pobliżu sali konferencyjnej, SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 12

właściwą aranżację sali konferencyjnej, wg wskazań Zamawiającego, obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały okres trwania spotkania, Wykonawca wyraża zgodę na wykorzystanie w trakcie konferencji sprzętu Zamawiającego do obsługi tłumaczeniowej i nagłośnienia oraz zapewnia współpracę obsługi technicznej hotelu z pracownikami obsługi technicznej Zamawiającego, 2) W dniu 26 października 2011 r. jedną salę z klimatyzacją, mieszczącą minimum 60 osób przy stolach ustawionych w układzie szkolnym, z możliwością wstawienia sześciu kabin oraz sprzętu do tłumaczeń symultanicznych dostarczonych przez Zamawiającego (wymiary kabiny: szerokość 240 cm, głębokość 160 cm, wysokość 200 cm). 1.1) Ponadto, sala ma być wyposażona w: mównicę, stół prezydialny dla minimum 5 osób przykryty suknem zasłaniającym nogi uczestników (preferowane ustawienie stołu prezydialnego na niewielkim podwyższeniu/podium), komputer podłączony do projektora multimedialnego wraz z ekranem projekcyjnym, możliwość podłączenia dodatkowego komputera do projektora multimedialnego, możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych (np. udostępnienie przedłużaczy), flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru, sala bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność. 1.2) Wykonawca zapewni: na stołach wodę mineralną w dzbankach (uzupełnianą na bieżąco), szklanki oraz notes i długopis dla każdego uczestnika konferencji, miejsce w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej na rozłożenie roll-upów, powieszenie plakatów oraz ustawienie stolika z co najmniej trzema krzesłami w celu zorganizowania recepcji konferencji, umożliwiającej podpisywanie się uczestników na liście obecności oraz dystrybucję materiałów na konferencję, stolik z co najmniej trzema krzesłami w celu zorganizowania recepcji konferencji, obsługę techniczną, tzn. dyspozycyjny personel zapewniający prawidłowy przebieg całej konferencji oraz obsługę techniczną sprzętu w zakresie wymaganym do jego sprawnego i bezawaryjnego działania, obecny co najmniej 60 minut przed konferencją i w trakcie konferencji, wszystkim uczestnikom konferencji podłączenie oraz swobodne korzystanie z własnych laptopów, wszystkim uczestnikom konferencji swobodny dostęp do bezprzewodowego, szerokopasmowego Internetu z dowolnego miejsca w sali konferencyjnej, bezpłatną szatnię oraz toalety w pobliżu sali konferencyjnej, właściwą aranżację sali konferencyjnej, wg wskazań Zamawiającego, obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały okres trwania konferencji, Wykonawca wyraża zgodę na wykorzystanie w trakcie konferencji sprzętu Zamawiającego do obsługi tłumaczeniowej i nagłośnienia oraz zapewnia współpracę obsługi technicznej hotelu z pracownikami obsługi technicznej Zamawiającego, D. Wykonawca zapewni następujące usługi restauracyjne (gastronomiczne): 1) dwie przerwy kawowe dla 150 osób w dniu 25 października 2011 r. oraz jedną ciągłą przerwę kawową dla 60 osób w dniu 26 października 2011 r., 1.1) Podczas każdej przerwy kawowej Wykonawca zapewni: serwis kawowy dla wskazanej wyżej liczby uczestników konferencji zawierający świeżo parzoną SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 13

kawę oraz wybór herbat, mleko do kawy w dzbankach, cytryny w plastrach, cukier, wodę mineralną, wybór soków owocowych, wybór ciasteczek. 1.2) Serwis kawowy musi znajdować się w pobliżu sali konferencyjnej (foyer, restauracja, inna sala). 1.3) Serwis kawowy w dniu 25 października 2011 ma być uzupełniany przed każdą przerwą. 1.4) Serwis kawowy w dniu 26 października 2011 ma być uzupełniany na bieżąco. 2) Jeden lunch w formie bufetu dla 150 osób w dniu 25 października 2011 r. oraz jeden lunch w formie bufetu dla 60 osób w dniu 26 października 2011 r., 2.1) Podczas każdego lunchu Wykonawca zapewni: pieczywo, zupę, dania gorące do wyboru (min. 3 rodzaje) uwzględniające danie mięsne i wegetariańskie, sałatki (min. 2 rodzaje), zimne przekąski (min. 2 rodzaje), deser (min. 2 rodzaje), kawę, herbatę, wodę mineralną, wybór soków owocowych. 2.2) Każdy lunch ma być podany w odrębnym pomieszczeniu znajdującym się w pobliżu sali konferencyjnej. E. Zamawiający pokryje koszty poniesione przez Wykonawcę za faktyczną ilość osób uczestniczących w konferencji. Ostateczną ilość uczestników i rezerwacji noclegów Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 14 dni przed terminem konferencji. F. Wszystkie posiłki będą podawane na podstawie menu zatwierdzonego przez Zamawiającego w dokumencie Zamówienie bankietowe, o którym mowa także w pkt. 5 ( Obowiązki Wykonawcy ) ppkt. 5.2. niniejszego rozdziału SIWZ. 2. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Część 1: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych (gastronomicznych) na potrzeby dwudniowej konferencji eksperckiej Wyzwania dla Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego w 60 rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców w dniach 10, 11 i 12 lipca 2011 r. Część 2: Zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych (gastronomicznych) na potrzeby międzynarodowej Konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej oraz 51 spotkania krajowych punktów kontaktowych ESM w dniach 24, 25, 26 i 27 października 2011 r. 3. WARUNKI PŁATNOŚCI: 3.1. Płatność będzie zrealizowana za należycie wykonaną usługę jednorazowo z dołu, po dostarczeniu przez Wykonawcę oryginału Protokołu Odbioru podpisanego bez zastrzeżeń (wzór Protokołu stanowi załącznik nr 1 do Istotnych postanowień umowy) oraz faktury VAT, w terminie do 14 dni od daty dostarczenia w/w dokumentów do Zamawiającego, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w fakturze VAT. 3.2. Za termin zapłaty faktury przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego. 3.3. Koszty obsługi bankowej powstałe w banku Zamawiającego pokrywa Zamawiający, koszty obsługi bankowej powstałe poza bankiem Zamawiającego pokrywa Wykonawca. 3.4. Cena jednostkowa nie podlega zmianie przez cały czas trwania umowy. 3.5. Wykonawca nie może przenosić na osoby trzecie zobowiązań płatniczych Zamawiającego bez jego uprzedniej zgody wyrażonej na piśmie. 3.6. Płatności będą realizowane w PLN SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 14

4. CENA OFERTY: 4.1. Cena oferty - cena całkowita brutto, (wyrażona do 2 miejsc po przecinku-podana zgodnie z rozdz. IX SIWZ); 4.2. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty i opłaty towarzyszące wykonaniu przedmiotu zamówienia, w szczególności: koszty noclegów uczestników konferencji ze śniadaniem (jeżeli dotyczy), koszty rezerwacji noclegów, koszty wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem i obsługą techniczną, koszty dostępu do bezprzewodowego Internetu, koszty usług restauracyjnych (gastronomicznych), koszty aranżacji sal, koszty udostępnienia miejsca na zorganizowanie sesji posterowej (jeżeli dotyczy), koszty udostępnienia jednego zamkniętego pomieszczenia w celu przechowywania materiałów, koszty przygotowania sal, w których realizowane będą usługi cateringowe dla potrzeb osób niepełnosprawnych oraz podatek VAT. 4.3. Waluta ceny ofertowej PLN 5. OBOWIĄZKI WYKONAWCY: 5.1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usług stanowiących przedmiot umowy ze szczególną starannością, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy i najlepszymi praktykami. 5.2. Wykonawca, po dokonaniu z Zamawiającym ostatecznych uzgodnień dotyczących organizacji konferencji przedłoży Zamawiającemu do zatwierdzenia dokument o nazwie Zamówienie bankietowe, zawierający program imprezy, zakres i sposób przygotowania wynajmowanych sal, specyfikację i menu dotyczącą przerw kawowych i lunchów. 5.2.1. Dokument Zamówienie bankietowe zostanie przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 21 dni przed rozpoczęciem konferencji. 5.2.2. Zamawiający prześle uwagi bądź zatwierdzi dokument Zamówienie bankietowe w ciągu 14 dni od dnia otrzymania. 5.3. Wykonawca na życzenie Zamawiającego zapewni przygotowanie sal, w których realizowane będą usługi cateringowe dla potrzeb osób niepełnosprawnych. 5.4. Dotyczy części 1: Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce na zorganizowanie sesji posterowej, o której mowa w rozdziale X pkt. 1 ppkt. 1.2. część 1 litera I SIWZ. 5.5. Wykonawca na dwa dni przed terminem konferencji oraz na czas jej trwania udostępni Zamawiającemu jedno zamykane pomieszczenie w celu przechowywania materiałów. 5.6. Dotyczy części 1: Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji dostęp do bezprzewodowego Internetu na terenie hotelu. 5.7. Dotyczy części 2: Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom konferencji swobodny dostęp do bezprzewodowego, szerokopasmowego Internetu z dowolnego miejsca sali konferencyjnej. 5.8. Dotyczy części 1: Wykonawca gwarantuje, że cena jednego noclegu (zakwaterowania) każdego uczestnika konferencji dla którego dokonano rezerwacji noclegu (o którym mowa w rozdziale X pkt. 1 ppkt. 1.2. część 1 litera C SIWZ) będzie taka sama, jak cena jednego noclegu (zakwaterowania), o którym mowa w w rozdziale X pkt. 1 ppkt. 1.2. część 1 litera B SIWZ. 5.9. SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 15

6. INFORMACJE DOTYCZĄCE PODWYKONAWCY: Zamawiający żąda aby Wykonawca wskazał te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy P.z.p. 7. ZAKUPY UZUPEŁNIAJĄCE Zamawiający przewiduje zamówienia uzupełniające, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt.6 ustawy P.z.p., stanowiące nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego i polegające na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień. XI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT 1. Oceniane kryteria i ich ranga w ocenie. Dotyczy części 1 i 2 przedmiotu zamówienia: L.p. KRYTERIUM RANGA 1. Oferowana cena całkowita brutto 100% RAZEM 100% 1.1. Wartość punktowa kryterium oferowana cena całkowita brutto wyliczona jest dla każdej części zamówienia wg wzoru: Wartości punktowa ceny = C min /C o x 100 pkt C min - cena minimalna C o cena oferowana 2. Ocena końcowa oferty. Dotyczy części 1 i 2 przedmiotu zamówienia: Jest to ilość punktów uzyskanych w danej części zamówienia za kryterium wymienione w pkt 1. 3. Zasady wyboru najkorzystniejszej oferty. Dotyczy części 1 i 2 przedmiotu zamówienia: Za najkorzystniejszą w danej części zamówienia zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania niniejszej specyfikacji oraz otrzyma 100 punktów w ocenie końcowej. 4. Zamawiający, udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta: odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie z dn. 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.). odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w SIWZ; została uznana za najkorzystniejszą w oparciu o podane kryteria wyboru. SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 16

XII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Wykonawca zawrze umowę w sprawie przedmiotowego zamówienia z Zamawiającym w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2, albo 15 dni- jeżeli zostało przesłane w inny sposób (z zastrzeżeniem postanowień art. 94 ust. 2 pkt. 1a). W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania, przed podpisaniem umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych wykonawców, w tym również umowy spółki cywilnej. XIII. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA NA TAKICH WARUNKACH Do załącznika nr 1 do SIWZ Istotne postanowienia umowy, zostaną wprowadzone wszystkie zobowiązania Wykonawcy wyłonionego w trakcie procedury, wynikające z przedstawionej przez niego oferty oraz zgodne z wymaganiami Zamawiającego ujętymi w SIWZ. XIV. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Wykonawcy, a także innemu podmiotowi jeśli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy Pzp odnoszące się do postępowań na usługi i dostawy o wartości powyżej 125 000 euro, tj. zgodnie z art. 180 i kolejnymi ustawy Pzp - odwołanie, które wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w terminie 10 dni od dnia: przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia; publikacji ogłoszenia w Dzienniku UE lub zamieszczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej (wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, także wobec postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia); w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia (wobec czynności innych niż wymienione powyżej). Wykaz załączników do SIWZ: 1. Istotne postanowienia umowy, 2. Oferta. SIWZ - nr sprawy 19/BAF-VI/UE/PN/11 17

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO SIWZ ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY CZĘŚĆ I UMOWA Nr W dniu..-...-2011 r. w Warszawie pomiędzy Skarbem Państwa - Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji zwanym dalej Zamawiającym z siedzibą w Warszawie 02-591, przy ul. Batorego 5, NIP 521-052-60-30, Regon 012293240 reprezentowanym, przez: a zwaną dalej Wykonawcą z siedzibą w wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr NIP Regon reprezentowaną przez zgodnie z wynikami postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego nr 19/BAF-VI/UE/PN/11 z dnia - -2011r. na podstawie ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz.759 ze zm.), zwaną dalej ustawą. zostaje zawarta Umowa o następującej treści: UMOWA NR... 1

1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Przedmiotem umowy są usługi konferencyjne, hotelowe i restauracyjne na potrzeby dwudniowej konferencji eksperckiej Wyzwania dla Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego w 60 rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców w dniach 11 i 12 lipca 2011 r. 2. Wykonawca zapewnia świadczenie powyższych usług w hotelu.. (minimum pięciogwiazdkowym), położonym w.. przy ul.. zwanym dalej hotelem. 3. Wykonawca oświadcza, że parametry techniczne i użytkowe przedmiotu umowy są zgodne ze złożoną ofertą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, znak: 19/BAF-VI/UE/PN/11 z dnia...2011 r. 4. Wykonawca oświadcza, że hotel nie będzie w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały okres trwania konferencji. 5. Wykonawca wyraża zgodę na wykorzystanie w trakcie konferencji sprzętu Zamawiającego do obsługi tłumaczeniowej i nagłośnienia oraz zapewnia współpracę obsługi technicznej hotelu z pracownikami obsługi technicznej Zamawiającego. 6. Wykonawca oświadcza, że wykonanie przedmiotu umowy leży w granicach jego możliwości i nie istnieją żadne przeszkody, w szczególności natury technicznej, prawnej ani finansowej, które mogą uniemożliwić jego wykonanie. 2 ZAKWATEROWANIE 1. Wykonawca zapewnia Zamawiającemu nocleg (zakwaterowanie) dla 10 osób w dniach: z 10 na 11 lipca 2011 r. oraz z 11 na 12 lipca 2011 r. (razem dwa noclegi dla 10 osób). 2. Wykonawca gwarantuje: 2.1. nocleg w pokojach jednoosobowych lub w pokojach dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania, 2.2. nocleg w tym samym hotelu, w którym odbędzie się konferencja, 2.3. pokoje o podobnym standardzie dla wszystkich delegatów, 2.4. pokoje dla osób palących i niepalących, w zależności od wyboru przez członka delegacji, 2.5. śniadanie w restauracji hotelowej w cenie pokoju; śniadanie o co najmniej takim samym menu jak w standardzie, 2.6. przechowalnię bagażu w cenie pokoju, UMOWA NR... 2