Nr Wniosku: PLSN.04.01.00-02-0003/15 LISTA SPRAWDZAJĄCA Karta oceny merytorycznej (wykonalności) projektu. Tytuł Projektu: Beneficjent (Partner) Wiodący: Oś priorytetowa: Nazwisko osoby oceniającej, data zakończenia etapu oceny Fundusz Małych Projektów INTERREG Polska Saksonia 2014-2022 Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa IV. Współpraca partnerska i potencjał instytucjonalny Magdalena Dunikowska, 17 marca 2016 r. 1
B.2 merytoryczna ocena wykonalności B.2 Kryterium ocena wykonalności Kwalifikowalność wydatków (pozycji budżetu) a) Czy wydatki są niezbędne dla realizacji projektu i mają związek z działaniami w ramach projektu? Wydatki zawarte w budżecie projektu mają związek z działaniami programu i są niezbędne. b) Czy w pozycjach budżetu w ramach poszczególnych kategorii budżetowych ujęto wyłącznie kwalifikowalne rodzaje wydatków świetle zasad zawartych w Podręczniku programu? Wnioskodawcy przedstawili wydatki kwalifikowalne w świetle zasad programu. c) Czy zachowane są wszystkie limity wydatków zgodne z zasadami Programu (ryczałty, wysokość kosztów przygotowawczych, limity wydatków w zakresie kosztów infrastruktury i robót budowlanych)? W projekcie nie występują wydatki infrastrukturalne. Zachowane są wskazane w rozdziale V.1 Podręcznika programu limity dla projektu parasolowego (koszty zarządzania nie wyższe niż 25% kosztów kwalifikowalnych projektu, koszty przygotowawcze maksymalnie 5% kosztów zarządzania). d) Czy nie przewidziano finansowania tego samego zakresu zadań z kilku różnych źródeł (np. koszty osobowe i koszty usług zewnętrznych)? Poszczególne wydatki wskazane są we właściwych kategoriach budżetowych i nie powielają się. e) Czy jeśli projekt zakłada wydatki infrastrukturalne wszystkie planowane do finansowania wydatki infrastrukturalne dotyczą inwestycji na obszarze wsparcia? W projekcie nie przewidziano wydatków infrastrukturalnych. 2
f) Jeśli wnioskodawca przewiduje, że projekt będzie generował dochód czy odpowiednio zostało zmniejszone wnioskowane dofinansowanie z EFRR w odniesieniu do wszystkich partnerów projektu, którym ten dochód jest przypisany? Projekt nie generuje dochodu. Adekwatność budżetu / efektywność kosztów projektu 0-15 11,5 a) W jakim stopniu budżet projektu jest przejrzysty i adekwatny do przewidywanych do realizacji działań poszczególnych partnerów, w tym z zakresem tych działań? Budżet projektu jest co do zasady adekwatny do przewidywanych do realizacji działań obu partnerów. W zakresie zadania 3 wynika on z alokacji przeznaczonej na projekt parasolowy i mikroprojekty; w zakresie zadań związanych z przygotowaniem projektu i zarządzaniem nim jest on uzasadniony zakresem niezbędnego zaangażowania personelu dla właściwej realizacji zadania związanego z naborem i realizacją mikroprojektów. 0-7 4 Przedstawiony we wniosku o dofinansowanie opis zaangażowania personelu projektu w ramach zadania 2 (Zarządzanie projektem) może budzić wątpliwości zarówno z uwagi na liczbę osób (5 etatów + 0,2 etatu Dyrektora po stronie polskiej i 2 etaty po stronie niemieckiej), jak i zakres czasowy zaangażowania (od 01.12.2015 r. w pełnym wymiarze, podczas gdy faktyczne wdrożenie FMP nastąpi w pełni prawdopodobnie nie wcześniej niż w II połowie 2016 r.). Układ budżetu jest przejrzysty, natomiast zbyt ogólny charakter mają niektóre pozycje budżetowe (np. opisy kosztów personelu w budżecie Partnera Wiodącego w zadaniu 2 w przypadku 3 pracowników, w tym kierownika, opis brzmi: do zadań pracownika należy m.in.: organizacja, realizacja zadań w ramach projektu parasolowego, a w przypadku dwóch pracowników: do zadań pracownika należy m.in.: realizacja zadań w ramach projektu parasolowego. 3
Ponadto opis wydatku dot. kosztów spotkań w budżecie Partnera Wiodącego w kategorii budżetowej Koszty ekspertów zewnętrznych / usług zewnętrznych w zadaniu 2 jest niespójny z podaną liczbą jednostek i wartością jednostki. Należy stwierdzić, że z uwagi na skalę zadań związanych z zarządzaniem projektem parasolowym FMP wysokość kosztów zarządzania projektem nie jest nadmierna, z zastrzeżeniem kwestii ujętych powyżej. Należy także zaznaczyć, że w punkcie 3.4 w harmonogramie projektu w zadaniu drugim kwota dofinansowania jest za wysoka o 1 eurocent. W związku z wynikającymi z proponowanych warunków zmianami w budżecie projektu ta kwestia nie wymaga nałożenia dodatkowego warunku. Rekomendacja dotycząca warunków: 1) W związku ze zróżnicowaniem w wymiarze zaangażowania personelu u obu partnerów projektu (5 osób po stronie polskiej i 2 po stronie niemieckiej) oraz wnioskowaniem dofinansowania dla personelu projektu w zadaniu 2 Zarządzanie projektem dla obu partnerów projektu w pełnym wymiarze od 01.12.2015 r., należy przedstawić szczegółowy zakres zadań każdego pracownika, którego zatrudnienie jest przewidziane do dofinansowania w ramach tego zadania przez każdego z partnerów projektu w całym czasie trwania projektu, wraz ze szczegółową informacją o zadaniach realizowanych przez poszczególnych pracowników stanowiących personel projektu każdego z partnerów od dnia 01.12.2015 r. i planowanych do realizacji do momentu uruchomienia pierwszych naborów wniosków o dofinansowanie mikroprojektów. Wyjaśnienie zostanie poddane weryfikacji przez WS przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. 2) Należy dostosować opis wydatku dotyczącego kosztów 4
spotkań w ramach zadania 2 w budżecie Partnera Wiodącego w punkcie 3.3 Wniosku o dofinansowanie w kategorii Koszty ekspertów zewnętrznych / usług zewnętrznych do wartości podanych w kolumnie liczba jednostek oraz wartość jednostki. b) Na ile uzasadniony jest stosunek nakładów do oczekiwanych efektów (rezultatów, produktów, wartości wskaźników), w tym jeśli w projekcie występują wydatki poza obszarem wsparcia na ile są one uzasadnione i przynoszą korzyści obszarowi wsparcia? 0-5 5 Stosunek nakładów do oczekiwanych efektów w projekcie jest uzasadniony w odniesieniu do przedstawianych rodzajów wydatków wnioskodawcy nie wykazują w budżecie pozycji wydatków budzących wątpliwości. Zatrudnienie personelu (poza zastrzeżeniami wskazanymi powyżej), wyposażenie biura, podróże służbowe i usługi związane z organizacją spotkań (w tym tłumaczeń) mają bezpośredni związek z projektem i są niezbędne. W projekcie nie przewiduje się wydatków poza obszarem wsparcia. c) Na ile uzasadniona jest wysokość poszczególnych pozycji budżetowych z punktu widzenia możliwych do weryfikacji cen rynkowych i możliwych do ustalenia alternatywnych rozwiązań (np. leasing zamiast zakupu określonego środka trwałego)? 0-3 2,5 Wartości jednostek w poszczególnych pozycjach budżetowych należy uznać zasadniczo za nieodbiegające od stawek rynkowych. W związku z ogólnym charakterem opisu wydatków w kategorii Personel w kosztach zadania 2 Partnera Wiodącego (por. wyżej) szczegółowa weryfikacja na poziomie kosztów wynagrodzenia każdego pracownika jest utrudniona, jednak zasadniczo przyjęta wysokość wynagrodzenia z uwagi na zakres zadań i odpowiedzialności Partnera nie budzi zastrzeżeń. W odniesieniu do przyjętych w budżecie partnera projektu Euroregion Neisse e.v. stawek wynagrodzenia personelu projektu WS proponuje następującą rekomendację: Przy stosowaniu i przedstawianiu do zatwierdzenia kontrolerowi z art. 23 wydatków na wynagrodzenia personelu projektu 5
należy uwzględnić stosowne zapisy rozdziału VIII.1.5 podręcznika programu dotyczące obowiązku stosowania przez niemieckich beneficjentów odpowiednio: właściwych układów zbiorowych pracy / przepisów ustawowych / zestawień branżowych. Harmonogram realizacji projektu (wykonalność czasowa, gotowość do realizacji) 0-5 4 Na ile realizacja projektu jest możliwa w wyznaczonym przez wnioskodawcę czasie, w tym jeśli dotyczy na ile uzasadnione jest ew. przekroczenie 36-miesięcznego okresu realizacji projektu? Realizację projektu do 30.06.2022 r. (maksymalnie) przewidziano w Podręczniku Programu. Z uwagi na charakter projektu parasolowego jako projektu ramowego, w ramach którego realizowane będą mikroprojekty, jego realizacja w okresie przekraczającym 36 miesięcy jest uzasadniona. Zastrzeżenie budzi przyjęta data rozpoczęcia zadania 3, dotyczącego realizacji FMP, ponieważ w związku z aktualnym etapem przygotowania projektu mikroprojekty nie są jeszcze realizowane. Podobnie nie są obecnie realizowane działania 2 i 3 w ramach zadania 2 (Zarządzanie projektem parasolowym FMP), ponieważ nie jest przeprowadzany nabór małych projektów ani ich monitoring. Wskazane jest także przedstawienie przez wnioskodawcę informacji, w jakim stopniu w okresie przed zatwierdzeniem projektu realizowane jest działanie 4 działania informacyjne, promocyjne i doradcze (por. warunek sformułowany w ramach kryterium Adekwatność budżetu/efektywność kosztów projektu. W związku z powyższym zachodzi konieczność odpowiedniego zaktualizowania harmonogramu realizacji projektu. WS rekomenduje KM nałożenie następującego warunku: Aktualizacja harmonogramu projektu: rozpoczęcia realizacji zadania 3 oraz działań 2, 3. W zależności od przedstawionego 6
szczegółowego opisu zadań realizowanych przez personel projektu od 01.12.2015 r. aktualizacja powinna objąć także działanie 4 w ramach zadania 2. Sposób zarządzania projektem Logika przyjętej strategii (spójność zaplanowanych działań wyraźnie zdefiniowane potrzeby i braki, odpowiednio dobrane instrumenty działania jako odpowiedź) 0-10 9 Na ile jasno i jednoznacznie opisano problemy, które wnioskodawca chce rozwiązywać, wyzwania, które chce podejmować lub potencjały, które chce rozwijać i na ile potrzeba podjęcia ich w projekcie została należycie uzasadniona? Wnioskodawcy czytelnie przedstawili w szczególności potencjał, który projekt ma rozwijać opisano dotychczasowe działania w zakresie współpracy pomiędzy obywatelami i instytucjami na obszarze wsparcia i potrzebę intensyfikacji i dalszego rozwoju tej współpracy, co bezpośrednio wiąże się z diagnozą zawartą w dokumencie programowym. 0-3 2 W uzasadnieniu realizacji zadania 3 i opisie korzyści dla grup docelowych w ramach tego zadania wskazano także bardziej szczegółowo bariery, które projekt ma redukować: bariery socjokulturowe i językowe oraz m.in. problemy związane z ochroną środowiska (poprzez upowszechnianie zachowań zgodnych z zasadami zrównoważonego rozwoju. Nie wskazano jednak bliżej, jakiego rodzaju problemy w poszczególnych obszarach tematycznych (edukacji, bezpieczeństwie, komunikacji, współpracy administracji itd. poza barierami socjokulturowymi i językowymi) miałyby być zmniejszone dzięki mikroprojektom. W związku z powyższym WS proponuje nałożenie przez KM następującego warunku: Uzupełnienie wniosku o dofinansowanie o informacje na temat problemów, jakich w szczególności powinny dotyczyć 7
mikroprojekty realizowane w ramach projektu parasolowego oraz w jaki sposób partnerzy projektu zamierzają zapewnić odpowiednie do tych problemów ukierunkowanie tematyczne mikroprojektów wspieranych w ramach Funduszu Małych Projektów. Wskazane wyzwania i problemy uzasadniają realizację projektu parasolowego. Na ile wskazany we wniosku cel projektu jest logicznie powiązany ze zdefiniowanym problemam/wyzwaniami/potencjałami, a przewidywane w projekcie zadania merytoryczne i planowane w ich ramach działania pozwolą na osiągnięcie zakładanego celu projektu, uzyskanie planowanych produktów i osiągnięcie zakładanych rezultatów? 0-5 5 Cele projektu bezpośrednio wynikają ze zdefiniowanych problemów i wyzwań i są na nie logiczną odpowiedzią. Działania planowane w ramach projektu pozwolą na osiągnięcie zakładanych rezultatów projektu, w szczególności dotyczących wygenerowania zakładanej liczby mikroprojektów o charakterze people-to-people oraz intensyfikacji współpracy instytucji i obywateli na obszarze wsparcia. Działania projektowe pozwolą na osiągnięcie zakładanych celów, produktów i rezultatów. Na ile wskazany we wniosku potencjał instytucjonalny i doświadczenie partnerów pozwala uznać, że projekt (współpraca partnerów, realizacja działań, dostarczenie produktów, zarządzanie projektem i raportowanie itd.) może zostać zrealizowany zgodnie z założeniami (zarówno z uwagi na rodzaj działań, jak i ich skalę). 0-2 2 Potencjał instytucjonalny i doświadczenie partnerów pozwalają uznać, że projekt może zostać zrealizowany zgodnie z założeniami. Razem ocena wykonalności 30 24,5 8
Otrzymana ilość punktów na etapie B.2: 24,5 Maksymalna ilość punktów na etapie B.2: 30 Łączna ilość punktów na etapie B.1 i B.2: 89,5 Maksymalna ilość punktów na etapie B.1 i B.2: 100 Komentarz: Długoletnie doświadczenie i kompetencje partnerów projektu parasolowego stanowią dobrą podstawę do uznania, że projekt ten będzie mógł zostać zrealizowany zgodnie z założeniami. Przedstawione we wniosku o dofinansowanie działania w ramach zadania Zarządzanie projektem warunkują właściwą realizację zadania 3, w ramach którego będą realizowane mikroprojekty. Pomiędzy zadaniami, działaniami i rezultatami projektu istnieje logiczny związek. Zawarte w budżecie projektu wydatki są uzasadnione charakterem zadań realizowanych przez partnerów projektu i zgodne z regułami dotyczącymi kwalifikowalności. Równocześnie kilka zagadnień zostało przez wnioskodawców ujętych dość ogólnie, co wpłynęło na sformułowanie warunków dotyczących szczegółowego opisu zadań personelu projektu, szczególnych problemów, do których zmniejszenia powinny przyczynić się mikroprojekty. Wrocław, 17 marca 2016 r. Miejscowość, data Magdalena Dunikowska Imię, nazwisko i podpis osoby oceniającej 9