Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 4/2005 Wójta Gminy Skąpe 1. Gospodarka kasowa i ochrona wartości pienięŝnych Wartości pienięŝne powinny być przechowywane i transportowane w warunkach zapewniających naleŝytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 1. Pomieszczenie kasy Pomieszczenie, w którym przechowywane są wartości pienięŝne, powinny spełniać następujące wymogi: - okna pomieszczenia kasy zabezpieczone kratami, - w kasie nie moŝe być przechowywana gotówka ani inne wartości nie będące własnością. Dopuszczalne jest jedynie przechowywanie w formie depozytu gotówki, pieczęci i druków. - depozyt musi być przekazany w zalakowanej kopercie. 2. Przechowywanie wartości pienięŝnych Wartości pienięŝne winny być przechowywane w warunkach zapewniających właściwą, zgodną z przepisami ochronę przed kradzieŝą, utratą lub zniszczeniem. Wartości pienięŝne powinno powierzać się osobie - mającej nienaganną opinię, a w szczególności nie karanymi, - posiadającej kwalifikacje zawodowe, zapewniające znajomość prawidłowego przechowywania oraz przyjmowania i wydawania wartości pienięŝnych. 3. Ochrona wartości pienięŝnych w transporcie Transport wartości pienięŝnych powinien odbywać się w sposób gwarantujący bezpieczeństwo przenoszonych pieniędzy. 2. Zapas gotówki w kasie W kasie Urzędu moŝe znajdować się: a) niezbędny zapas gotówki pogotowie kasowe ustala się w wysokości do 5.000,00 zł. Niezbędny zapas gotówki w kasie w miarę wykorzystania moŝe być uzupełniony do ustalonej wysokości środków. b) gotówka podjęta z rachunków bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków. Gotówkę podjętą z rachunków bankowych na pokrycie określonych wydatków przeznacza się na cel określony przy jej podjęciu.
Nie wykorzystaną cześć gotówki odprowadza się na rachunek bankowy. Gotówka z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków moŝe być czasowo przechowywana w kasie pod warunkiem jej naleŝytego zabezpieczenia do wysokości 30.000,00 zł. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonego zapasu. c) gotówka pochodząca z bieŝących wpływów do kasy. Gotówka z bieŝących wpływów do kasy winna być odprowadzona na właściwe rachunki bankowe do końca kaŝdego dnia lub na dzień następny, z wyjątkiem dni kończących kwartał. Na koniec kaŝdego kwartału gotówka powinna być odprowadzana w dzień kończący kwartał. Jeśli dzień kończący kwartał przypada w dzień wolny od pracy to w dzień poprzedzający. d) gotówka przechowywana w formie depozytu. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlega zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złoŝyła, nie moŝe być wykorzystana na pokrywanie wydatków. 3. Odpowiedzialność kasjera Osobą odpowiedzialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych jest kasjer: - składa on pisemne zobowiązanie do ponoszenia odpowiedzialności materialnej, - powinien mieć jednoznacznie określony zakres czynności i odpowiedzialności, - ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania przepisów dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu, - ponosi odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz materialną za powierzone mienie, - przejęcie kasy powinno następować na podstawie protokołu, w którym podaje się wyniki przeliczenia, jakie są przekazywane pracownikowi czasowo przejmującemu kasę. Funkcjonowanie kasy podlega okresowym kontrolom przeprowadzonym przez Skarbnika Gminy lub osoba upowaŝniona przez Wójta Gminy. Z kontroli winien być sporządzony protokół. Kontrole powinny być przeprowadzane nie rzadziej niŝ raz na miesiąc.
Kontrole doraźne powinny być odnotowane na raporcie kasowym. 4. Dokumentacja obrotu kasowego Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane: a) wpłaty gotówkowe własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, b) wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody kasowe. 5. Poprawienie błędów w dowodach kasowych 1. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach kasowych przeróbek wymazywanie treści i uŝywanie korektorów. 2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych własnych i obcych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz z uzasadnieniem. 3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenia podpisu osoby upowaŝnionej. Nie moŝna poprawić pojedynczych liter i cyfr. 4. Błędy popełnione w asygnatach kasowych poprawia się przez anulowanie błędnych asygnat przychodowych lub rozchodowych i wystawienie nowych prawidłowych dowodów. Asygnata anulowana pozostaje w bloczku. 6. Obrót kasowy 1.Wpłaty kasowe Formularze przychodowych dowodów wpłat połączone w bloczki, przed oddaniem do uŝytkowania dla kasjerek powinny być ponumerowane w sposób trwały z zachowaniem ciągłości numerów i powinny być wydawane wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umoŝliwić kontrolę przychodu i rozchodu bloczków formularzy. Przychodowe dowody kasowe (kwitariusz przychodowy wystawia się w 3 egzemplarzach, z czego: - oryginał otrzymuje wpłacający,
- pierwsza kopia przeznaczona jest dla księgowości, - druga kopia pozostaje w kwitariuszu do celów kontrolnych. Pokwitowania powinny być sporządzone w sposób staranny, czytelny i trwały, powinny zawierać m.in.: - datę wpłaty, - imię i nazwisko wpłacającego, - adres wpłacającego, - nazwę, rodzaj wpłaconej naleŝności, - kwoty naleŝności głównej, - podpis własnoręczny przez kasjera przyjmującego wpłaty, - sumy wpłaconych kwot powtórzone słownie. 2. Wypłaty kasowe Źródłowymi dokumentami obrotu kasowego uzasadniającymi wypłatę są m. in.: - listy płac i listy wypłat, - wnioski o wypłatę zaliczek, - rozliczenia zaliczek, - rachunki i faktury innych jednostek gospodarczych, - dowody wpłat na rachunki bankowe fakt dokonania wpłaty musi być potwierdzony stemplem bankowym na dowodzie wpłaty. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym przez pracowników zobowiązanych do wykonywania tych czynności, którzy na dowodach księgowych zamieszczają swój podpis i datę. Sporządzone dowody zatwierdza do wypłaty dyrektor i Główna Księgowa lub osoba przez nie upowaŝniona. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym, na którym odbiorca kwituje jej odbiór swoim podpisem na danym dowodzie kasowym w sposób trwały. Przy wypłacie osobom nieznanym, kasjer obowiązany jest zadąć okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego toŝsamość odbiorcy gotówki i jednocześnie wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer dowodu toŝsamości, datę wystawienia i określenie jego wystawcy.
JeŜeli wypłata następuje na podstawie upowaŝnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym, naleŝy zaznaczyć, Ŝe wypłaty dokonano osobie upowaŝnionej. UpowaŜnienie naleŝy dołączyć do dowodu kasowego. UpowaŜnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie toŝsamości w postaci własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upowaŝnienie. Potwierdzenie moŝe być dokonane przez notariusza, właściwy urząd, zakład pracy lub zakład leczniczy. Jeśli zamiast asygnaty rozchodowej pokwitowaniem wypłaty gotówki są załączone faktury i rachunki naleŝy Ŝądać oświadczenia: Kwituję odbiór gotówki w kwocie... z podaniem daty i podpisu. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numer i pozycji raportu kasowego, pod którą wypłata została wpisana do raportu. 3. Czeki gotówkowe Czek gotówkowy jest: - formą realizowania obrotu gotówkowego, - drukiem ścisłego zarachowania, - dokumentem, w którym wystawca zawiera polecenie dla banku (wypłacenia kwoty, na którą opiewa czek osobie wskazanej na czeku lub okazicielowi), - na czeku nie wolno dokonywać Ŝadnych poprawek. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnieniu blankiet czeku naleŝy anulować przez napisanie anulowany oraz postawienie daty i podpisu osoby anulującej czek. Czek anulowany pozostaje w depozycie. - czek jest waŝny 10 dni od daty wystawienia. 7. Raport kasowy. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieŝąco w raporcie kasowym. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz podaniem
symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści, w dniu, w którym przychód lub rozchód miał miejsce. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo, na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. Okres, który obejmuje raport kasowy moŝe być róŝny w zaleŝności od ilości operacji, jednak nie moŝe wykraczać poza okres sprawozdawczy i moŝe powinien być prowadzony odrębnie dla kaŝdej działalności. Raport zawiera pieczęć nagłówkową, oznaczenie okresu, za jaki jest sporządzony, numer raportu. Raport kasowy zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem stanu końcowego gotówki. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje za pokwitowaniem do księgowania. Kopia raportu pozostaje w kasie. 8. Niedobory i nadwyŝki w kasie 1. Rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąŝa kasjera. 2. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyŝkę kasową i podlega przekazaniu w terminie 30 dni od momentu stwierdzenia na bankowym rachunku dochodów budŝetowych. 9. Depozyty Kasjer moŝe przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane zaplombowane kasety, koperty zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer, powinna zawierać, co najmniej dane: - kolejny numer depozytu, - określenie deponowanego przedmiotu lub gotówki, - określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, - datę i godzinę przyjęcia depozytu,
- datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upowaŝnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera. Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie moŝe być łączona z gotówką jednostki.