Załącznik do zarządzenia nr 91 Rektora UŚ z dnia 16 września 2016 r. Zatwierdzam: Rektor Uniwersytetu Śląskiego Karta audytu Uniwersytetu Śląskiego Katowice, wrzesień 2016 rok
1 Postanowienia ogólne 1. Karta Audytu Wewnętrznego określa cel, uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem. 2. Audyt wewnętrzny w Uniwersytecie prowadzony jest na podstawie: a) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.); b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2015 r. poz. 1480); c) standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z dnia 24 czerwca 2013 r. poz. 15); d) kodeksu etyki wydanego przez Instytut Audytorów Wewnętrznych (IIA Polska); e) Zarządzenia nr 21 z dnia 25 kwietnia 2007 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego (z późn. zm). 3. Audyt wewnętrzny prowadzony jest przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w Uniwersytecie. 4. Audyt wewnętrzny w Uniwersytecie jest wyodrębnionym działem podległym bezpośrednio Rektorowi Uniwersytetu. 2 Cele i zadania audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Rektora Uniwersytetu w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej, w szczególności jej adekwatności, skuteczności i efektywności oraz wykonywanie czynności doradczych. 2. Pod pojęciem kontroli zarządczej należy rozumieć ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Uniwersytetu w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 3. Zadaniem audytu wewnętrznego jest dostarczenie Rektorowi Uniwersytetu racjonalnego zapewnienia, że system kontroli zarządczej funkcjonuje prawidłowo, a także doradztwo zmierzające do usprawnienia realizacji celów i funkcjonowania Uniwersytetu. 4. Realizacja powyższego następuje poprzez dokonywanie niezależnego i obiektywnego badania oraz oceny zarządzania w poszczególnych obszarach działalności, z Strona 2 z 6
uwzględnieniem ryzyk zagrażających skutecznej, efektywnej i zgodnej z prawem realizacji celów i zadań Uniwersytetu. 3 Niezależność audytu wewnętrznego 1. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu zadań i podlega, w tym zakresie, tylko przepisom prawa, normom etyki zawodowej, standardom audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, zwanymi dalej Standardami. 2. Audytor wewnętrzny nie może wykonywać żadnych działań operacyjnych. 3. Audytor wewnętrzny bezzwłocznie powiadamia Rektora Uniwersytetu o wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytora wewnętrznego, zakresu audytu lub wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o wynikach audytu. 4 Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego 1. Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny za: a) rzetelne i profesjonalne wykonanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu, jak również pozaplanowych, b) efektywną koordynację działalności w zakresie audytu wewnętrznego, zgodnie ze Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i uznaną praktyką, c) opracowanie rocznego planu audytu na podstawie wyników analizy ryzyka. 2. Audytor wewnętrzny jest niezależny w zakresie planowania pracy działu, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań. 3. Audytor wewnętrzny opracowuje, wdraża i nadzoruje elementy programu zapewnienia i poprawy jakości funkcjonowania audytu wewnętrznego. 4. Audytor wewnętrzny: a) jest uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności Uniwersytetu, b) ma zagwarantowane prawo dostępu do wszelkich dokumentów i materiałów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzania audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, c) ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń jednostki z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, Strona 3 z 6
d) ma prawo żądać od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, e) może z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania Uniwersytetu, f) nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i kontrolę zarządczą w Uniwersytecie, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku przeprowadzenia audytu wewnętrznego, wspomaga kierownika jednostki we właściwej realizacji tych procesów, g) nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa, h) nie angażuje się w działalność operacyjną jednostki, i) nie może przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką, j) w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami zewnętrznymi, a także z kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli i innych instytucji kontrolnych. 5. Audytor wewnętrzny jest zobowiązany do rozwijania swych umiejętności zawodowych poprzez ustawiczne kształcenie. 6. Audytor wewnętrzny nie bierze udziału w zadaniu audytowym, jeżeli występuje uzasadnione podejrzenie ograniczenia jego bezstronności lub obiektywizmu. Audytor wewnętrzny powstrzymuje się od oceny działalności operacyjnej, za którą był odpowiedzialny w ciągu roku poprzedzającego badanie. 5 Zakres audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. 2. W ramach realizacji audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów mających zostać poddanych audytowi. 3. Zakres i sposób przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz informowanie o jego pracy i wynikach nie mogą być ograniczane. O wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny bezzwłocznie informuje Rektora Uniwersytetu. 4. Audyt wewnętrzny obejmuje zadania o charakterze zapewniającym i doradczym. Strona 4 z 6
5. Podstawowym zadaniem audytu wewnętrznego jest wykonywanie czynności o charakterze zapewniającym. 6. Czynności doradcze mogą być wykonywane, o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego oraz nie prowadzi do przejęcia przez audytora wewnętrznego odpowiedzialności kierownictwa Uniwersytetu. 7. Czynności doradcze mogą mieć charakter: a) formalnych czynności doradczych jako czynności planowane i uzgodnione z Rektorem Uniwersytetu lub czynności zlecone; b) nieformalnych czynności doradczych (np. udział z głosem doradczym w zebraniach doraźnych oraz rutynowej wymianie informacji, komisjach o ograniczonym czasie trwania, kolegiach, opiniowanie procedur przed ich wdrożeniem). 8. Zadania zapewniające oraz formalne czynności doradcze audytor wewnętrzny przeprowadza na podstawie upoważnienia Rektora Uniwersytetu. 9. Czynności sprawdzające podejmowane są po przeanalizowaniu informacji w zakresie stanu realizacji zaleceń audytu. 6 Planowanie i sprawozdawczość 1. Audyt wewnętrzny prowadzony jest na podstawie rocznego planu audytu, który opracowywany jest w terminie do 31 grudnia każdego roku. 2. Plan audytu wewnętrznego podpisuje audytor wewnętrzny oraz Rektor Uniwersytetu. 3. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, zwane dalej sprawozdaniem, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły wyniki audytu wewnętrznego. 4. Szczegółowy sposób i tryb przekazania sprawozdania określają odrębne przepisy. 5. O sposobie wykonania i dokumentowania przebiegu oraz wyniku czynności doradczych decyduje audytor wewnętrzny na podstawie profesjonalnego osądu, po uwzględnieniu rodzaju i charakteru podjętych działań. 6. Audytor wewnętrzny do końca stycznia każdego roku, sporządza i przekazuje kierownikowi jednostki sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni. 7. Audytor wewnętrzny sporządza dla kierownika jednostki informację o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim, w terminie umożliwiającym przekazanie jej Ministrowi Finansów do końca stycznia każdego roku. 8. Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie Strona 5 z 6
dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek zawiadomić o tym fakcie kierownika jednostki. 9. Plan audytu oraz sprawozdanie z wykonania planu audytu stanowią udostępnioną na wniosek informację publiczną w rozumieniu ustawy z 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej. Informacji publicznej nie stanowią inne niż plan audytu oraz sprawozdanie z wykonania planu audytu, dokumenty wytworzone przez audytora wewnętrznego w trakcie prowadzenia audytu wewnętrznego. 7 Relacje audytu wewnętrznego z Komitetem audytu oraz z innymi instytucjami kontroli zewnętrznej 1. Audytor wewnętrzny w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z Komitetem Audytu oraz instytucjami kontroli zewnętrznej. 2. Podczas rocznego planowania audytor wewnętrzny powinien brać pod uwagę priorytety Komitetu Audytu, kierownictwa Uniwersytetu, plan czynności kontrolnych i sprawdzających komórki kontroli wewnętrznej Uniwersytetu oraz, o ile to możliwe, zewnętrznych instytucji kontrolnych w celu unikania nieuzasadnionego nakładania się planowanych działań z kontrolami i audytami zewnętrznymi. 3. Audytor wewnętrzny komunikuje się z instytucjami kontrolnymi oraz udostępnia im dokumentację z przeprowadzonych audytów wewnętrznych, za pośrednictwem lub w porozumieniu z kierownictwem Uniwersytetu. 8 Kryteria i sposoby oceny audytu wewnętrznego 1. Funkcjonowanie audytu wewnętrznego podlega ocenie pod względem jakości oraz zgodności ze standardami i obowiązującymi procedurami. Przewiduje się dwa rodzaje oceny: wewnętrzną i zewnętrzną. 2. Oceny wewnętrzne muszą obejmować: a) bieżące monitorowanie działalności audytu wewnętrznego; b) okresowe samooceny. 3. Ocena zewnętrzna: a) przeprowadzana jest przez upoważnionych pracowników Ministerstwa Finansów; b) zlecana jest przez Uniwersytet osobom spoza Uniwersytetu, posiadającym kompetencje w zakresie przeprowadzania takiej oceny co najmniej raz na pięć lat. Strona 6 z 6