WICEWOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 29 listopada 2013 r. Ewa Mańkowska NK-KE KS

WICEWOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 29 listopada 2013 r. Ewa Mańkowska NK-KE.431.17.2013.KS Pan Ryszard Skuła Wójt Gminy Malczyce WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 14 i 21 października 2013 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 9 października 2013 r. nr 28-30 (sygn. NK- KE.0030.28.2013.KS, NK-KE.0030.29.2013.KS, NK-KE.0030.30.2013.KS zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Krzysztof Sośniak inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego). przeprowadził w Urzędzie Gminy Malczyce (zwanym dalej Urzędem), z siedzibą w Malczycach, ul. Traugutta 15, 55-320 Malczyce kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - organizacji wyborów ławników do sądów rejonowych okręgowych na podstawie ustawy 1

z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 427), Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 28 czerwca 2013 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2013 r. nr NK-KE.430.1.2013.MW. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. odmowy wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 5. odmowy udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów prowadzonych na podstawie art. 44h lub art. 44i ust. 5u.e.l.d.o., 6. terminowości prowadzenia spraw w zakresie odmowy udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów prowadzonych na podstawie art. 44h lub art. 44i ust. 5u.e.l.d.o. 7. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych w zakresie dowodów osobistych, 5. terminowości wydawania decyzji w sprawie unieważnienia dowodu osobistego na podstawie art. 43 ust. 4 u.e.l.d.o. lub odmowy wydania dowodu osobistego z żądanymi danymi na podstawie art. 37 ust. 1 i 2 u.e.l.d.o., III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych o transkrypcję/odtworzenie/ sprostowanie/uzupełnienie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą 2

2. sporządzania aktów stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnych oraz dokonywanie innych wpisów w rubryce wzmianki dodatkowe, 3. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych zmierzających do wydania lub odmowy wydania decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska, V. ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych przy organizowaniu wyborów ławników do sądów rejonowych i okręgowych, tj. sposobu postępowania z dokumentami złożonymi radzie gminy przy zgłaszaniu kandydatów na ławników oraz sprawdzenia zgodności wzoru karty zgłoszenia z aktem wykonawczym do ustawy, Okres objęty kontrolą: - dla punktu od I-IV: od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia kontroli, - dla punktu nr V: od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Ryszard Skuła Wójt Gminy Malczyce, który piastuje niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W toku kontroli osobami udzielającymi wyjaśnień byli: - Pani Bożena Sikorska Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Malczycach, - Renata Żukowska podinspektor ds. ewidencji ludności w punktach I-IV; - Pani Paulina Bulik podinspektor ds. obsługi Rady Gminy w punkcie V, [Dowód: akta kontroli str. 89-90, 197, 198, 310-311, 387, 399, 408-409, 410-411] Projekt wystąpienia pokontrolnego z dnia 15 listopada 2013 r. wystosowano do Wójta Gminy Malczyce (doręczony w dniu 21 listopada 2013 r.). Do niniejszego projektu nie wniesiono zastrzeżeń w terminie przewidzianym w przepisie art. 40 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej. Ponadto pismem nr ORG.1713.06.2013 z dnia 27 listopada 2013 r. Wójt Gminy Malczyce poinformował organ kontrolny, iż przyjmuje projekt wystąpienia pokontrolnego bez zastrzeżeń. W związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji. Realizację przez Wójta Gminy Malczyce zadań zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie z uchybieniami w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie z uchybieniami w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. pozytywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie z uchybieniami w zakresie organizacji wyborów ławników do sądów powszechnych 3

EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych: Kontroli poddano 15 zaświadczeń wydanych w kontrolowanym okresie (5 z 2012 r. oraz 10 z 2013 r.) z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Na tej podstawie stwierdzono, że zaświadczenia zostały wydane na kompletne wnioski złożone w formie pisemnej. W aktach spraw prowadzonych w 2012 r. nie było egzemplarzy zaświadczeń wydanych wnioskodawcom, co stanowi naruszenie 60 ust. 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Wobec powyższego nie było możliwe zweryfikowanie, czy zaświadczenia te zostały wydane zgodnie z żądaniem podmiotu wnioskującego. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, iż nie posiadał wiedzy na temat obowiązku pozostawiania w aktach spraw egzemplarza zaświadczenia wydanego wnioskodawcy. Natomiast w aktach spraw prowadzonych w 2013 r. znajdowały się egzemplarze zaświadczeń wydanych wnioskodawcom. Na tej podstawie ustalono, iż zakres danych zawartych w zaświadczeniach jest zgodny z żądaniem wnioskodawców. W sprawie nr SOB.5345.2.73.2013 wnioskodawczyni wniosła o wydanie zaświadczenia, iż pod oznaczonym adresem nikt nie jest zameldowany. Organ gminy wydał zaświadczenie zgodnie z żądaniem podmiotu wnioskującego. W toku kontroli pracownik wyjaśnił, że wnioskodawczyni jest właścicielem lokalu o oznaczonym adresie. Posiadał taką wiedzę, ponieważ wcześniej prowadzone było (na wniosek właścicielki) postępowanie o wymeldowanie osoby zameldowanej w tymże lokalu. W sprawie nr SOB.5345.2.75.2013 podmiot wnioskujący wniósł o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu jego rodziny (wnioskodawcy oraz niepełnoletnich dzieci), przy czym jeden z synów był pełnoletni w dacie wydania zaświadczenia. Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. Natomiast każde inne żądanie dotyczące udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych innych osób, których dane nie dotyczą powinno być rozpatrywane w oparciu o przepisy art. 44h u.e.l.d.o. Zatem w sytuacji, gdy podmiot wnioskuje o wydanie zaświadczenia dotyczącego danych innej osoby i nie posiada stosownego pełnomocnictwa należy odmówić wydania zaświadczenia (na podstawie art. 219 Kpa). Wobec przedstawionego stanu faktycznego i prawnego stwierdzić należy, iż w opisanej sprawie został naruszony art. 44g u.e.l.d.o. Mając jednak na uwadze, iż opisany przypadek ma charakter incydentalny (jedna sprawa na 10 możliwych do skontrolowania) oraz subiektywną ocenę kontrolera powyższe naruszenie należy uznać jedynie za uchybienie. 4

Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt b ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1282 z późn. zm.) opłacie skarbowej podlega w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej wydanie na wniosek zaświadczenia. W części II załącznika do ww. ustawy, w poz. 2 wskazano, iż stawka opłaty skarbowej za zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wynosi 17 zł. Na podstawie kontrolowanych spraw stwierdzono, iż organ sprawdza obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Wnioskodawcy dołączają do wniosku dowód uiszczenia opłaty skarbowej, a na zaświadczeniu znajduje się adnotacja o wysokości uiszczonej opłaty skarbowej. Natomiast w sytuacji, gdy zaświadczenie w danej sprawie nie podlega opłacie skarbowej, bądź jest ono od niej zwolnione (sprawy nr: SOB.5345.2.75.2013, SOB.5345.2.71.2013, SOB.5345.2.67.2013) na zaświadczeniach nie jest umieszczana adnotacja, o której mowa w 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330). W opisywanych sprawach został zatem naruszony wskazany przepis prawa. W tej kwestii kontroli pracownik wyjaśnił, iż zapomniał o obowiązku umieszczania adnotacji o opłacie skarbowej. Od pierwszego dnia kontroli, kiedy po raz pierwszy ww. naruszenie zostało wskazane przez kontrolera pracownik stosuje się do obowiązku sporządzania przedmiotowych adnotacji. Ponadto stwierdzono, iż zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wydawane wnioskodawcom nie są podpisywane przez osobę reprezentującą organ gminy (Wójta Gminy Malczyce) lecz przez Sekretarza Gminy ( z up. Wójta ), a na wydanych zaświadczeniach widnieje także pieczęć aparatu pomocniczego gminy (Urzędu Gminy Malczyce). W piśmie nr NK-KE.431.17.2013.KS z dnia 29 października 2013 r. kontrolerzy wystosowali zapytanie do Wójta Gminy Malczyce, czy Sekretarz Gminy posiada upoważnienie Wójta Gminy Malczyce do wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz jednocześnie o przesłanie kserokopii ww. dokumentu. W odpowiedzi kierownik jednostki kontrolowanej przesłał przy piśmie nr ORG.1713.05.2013 z dnia 31 października 2013 r. kopię Zarządzenia nr 2/07 Wójta Gminy Malczyce z dnia 3 stycznia 2007 r. w sprawie upoważnienia Sekretarza Gminy do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej na podstawie wymienionych aktów prawnych, pośród których nie została wymieniona ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Należało zatem przyjąć, iż Sekretarz Gminy Malczyce nie posiada upoważnienia Wójta Gminy Malczyce do wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. zaświadczenie wydaje organ prowadzący zbiór meldunkowy oraz ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Powyższe stanowi naruszenie art. 44g u.e.l.d.o. Zaświadczenie stanowi urzędowe potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego, wobec czego stanowi wyłącznie przejaw wiedzy organu co do określonych okoliczności faktycznych i prawnych, a więc nie może być traktowane jako oświadczenie woli organu, co nadawałoby mu charakter władczy. Ma ono znaczenie dowodowe i przemawia za nim domniemanie prawdziwości. Moc 5

zaświadczenia może być obalona tylko przez przeprowadzenie dowodu przeciwko treści zaświadczenia (wyrok NSA z dnia 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I OSK 44/08, wyrok WSA w Warszawie z dnia 14 marca 2012 r. sygn. akt I SA/Wa 449/11). Wprawdzie przepisy nie wskazują, jakim wymaganiom formalnym powinno odpowiadać zaświadczenie, jednak mając na uwadze powyższe powinno ono zawierać przynajmniej oznaczenie organu, który je wydał, datę wydania, osnowę, tj. określenie stanu prawnego lub okoliczności faktycznych, których istnienie potwierdza, wskazanie adresata zaświadczenia oraz podpis osoby upoważnionej do jego wydania. Wobec powyższego, wskazane naruszenie należało uznać za uchybienie proceduralne. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić pozytywnie z uchybieniami. W kontrolowanym okresie organ nie wydał rozstrzygnięć w sprawie odmowy wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych: Zgodnie z art. 217 3 Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Na analizowanych wnioskach o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych brak pieczęci wpływu podań do Urzędu Gminy Malczyce. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, iż wnioskodawcy składają podania o wydanie zaświadczenia bezpośrednio w Referacie Spraw Obywatelskich i tego samego dnia otrzymują zaświadczenie. W sprawach prowadzonych w 2012 r. nie było możliwości weryfikacji przedmiotowego zagadnienia, ponieważ w aktach tych spraw nie ma egzemplarzy zaświadczeń przeznaczonych do włączenia do akt sprawy. Natomiast w sprawach prowadzonych w 2013 roku, w wyniku porównania daty sporządzenia przez podmiot wnioskujący podania o wydanie zaświadczenia z datą sporządzenia zaświadczenia stwierdzono, iż dokumenty te wydawane są terminowo. W kontrolowanym okresie Wójt Gminy Malczyce nie wydawał rozstrzygnięć o odmowie wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Wobec powyższego zagadnienie terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: 172-200] 6

Wydawanie dowodów osobistych. Kontroli poddano następujące koperty dowodowe: AWC 667016, AWA 958994, AWB 899029, AWC 367015, AWB 799022, AWV 044676, AWY 940535, AWP 485912, AWP 485691, AWS 969552, AWH 143797, AWC 067117, AWM 817543, AWK 298405, AWP 585697, AVD 990549, AVF 876506, AVD 690559, AVU 578999, AVU 978997, AVK 383603, AVG 239740, AVJ 499358, AVE 583034, AVG 739734, AUW 533241, AVK 683604, AVF 276504, AVF 976503, AUW 733234. Na tej podstawie stwierdzono, co następuje. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawnione osoby, zgodnie z 5 ust. 1 r.d.o. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia w kopertach dowodowych znajdują się uzasadnione wnioski rodziców na osobnych kartkach. Konieczność uzasadniania wniosku o wydanie dowodu osobistego dla małoletniego, który nie ukończył 13. roku życia wynika z art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o. Ustawodawca nie przewidział wzoru wniosku o wydanie dowodu osobistego z wyszczególnioną rubryką dotyczącą uzasadnienia, jednak nie ma także konieczności przyjmowania dodatkowego dokumentu zawierającego uzasadnienie wniosku, gdyż można je zawrzeć na podaniu składanym wg dyspozycji 7 ust. 7 r.d.o. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, że prawdopodobnie błędnie zinterpretował przepisy. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia, a nie ma obowiązku posiadania dowodu osobistego wniosek składał jeden z rodziców wraz z małoletnim na wnioskach, w miejscach określonych w przepisie 6 ust. 2 r.d.o. znajdują się podpisy małoletniego oraz rodzica. Ponadto, w sprawach dotyczących dowodów osobistych: AWS 969552, AWH 143797, AWC 067117, AUW 533241 do wniosków załączone zostały w formie dodatkowego dokumentu uzasadnienia rodzica składającego wniosek o wydanie dowodu osobistego dla dziecka, które ukończyło 13. rok życia. W tym miejscu należy wyjaśnić, iż ustawodawca określił wymóg składania uzasadnionego wniosku o wydanie dowodu osobistego dla osób małoletnich, które nie ukończyły 13. roku życia, a nie dla osób, które 13. rok życia ukończyły. Zgodnie bowiem z art. 34 ust. 2 u.e.l.d.o. osoba będąca obywatelem polskim ma prawo otrzymać dowód osobisty od ukończenia 13. roku życia (bez obowiązku uzasadniania wniosku). Ponadto, we wszystkich kontrolowanych sprawach dotyczących wydania dowodu osobistego dla osób małoletnich stwierdzono, iż na wnioskach oraz dodatkowych dokumentach stanowiących uzasadnienia do wniosków znajdowały się potwierdzenia własnoręczności podpisów dokonane przez Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich. W toku kontroli pracownik wyjaśnił, iż przejął wspomnianą praktykę po pracowniku, który uprzednio zajmował się sprawami dowodów osobistych. Wobec powyższego, wyjaśnić należy, iż co do zasady poświadczenie własnoręczności podpisu sporządzić może tylko notariusz, zgodnie z art. 96 pkt 1 w zw. z art. 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1158 z późn. zm.). Wójt jest uprawniony do poświadczania własnoręczności podpisu tylko wyjątkowo, w ściśle określonych przepisami sytuacjach, np.: - na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji oraz na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny 7

i majątkowy składającego oświadczenie, ale tylko w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. nr 27, poz. 185), - na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych na podstawie art. 122 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., nr 153, poz. 1227 z późn. zm.); - na potwierdzeniu dalszego prawa do pobierania świadczeń podpisywanym przez emeryta lub rencistę istnienia na żądanie organu rentowego na podstawie art. 128 ust. 3 ww. ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych; - na pisemnym oświadczeniu woli podpisywanym zamiast osoby niemogącej pisać, lecz mogącej czytać na podstawie art. 79 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Należy pamiętać, że za poświadczenie własnoręczności podpisu pobiera się opłatę skarbową w wysokości 9 zł zgodnie z punktem 7, części II załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 1282 z późn. zm.), przy czym nie pobiera się opłaty za poświadczenie własnoręczności podpisu w sprawach, które nie podlegają opłacie skarbowej na podstawie art. 2 wspomnianej ustawy. Odrębną kwestią natomiast jest możliwość delegowania tych uprawnień na innych pracowników urzędu gminy. Niemniej jednak w u.e.l.d.o. oraz rozporządzeniu wykonawczym do tej ustawy (r.d.o.) ustawodawca nie ustanowił wymogu potwierdzania własnoręczności podpisu na wniosku o wydanie dowodu osobistego, zatem dokonywanie ww. czynności jest nieuzasadnione i zbędne. W przypadku sprawy dotyczącej dowodu osobistego AVF 976503 (dowód wydany dla małoletniego poniżej 13. roku życia) na wniosku znajdują się podpisy rodziców, a w miejscu przeznaczonym na podpis podpis małoletniego. Zgodnie z 6 ust. 1 w związku z 5 ust. 1 pkt 1 r.d.o. wniosek jest podpisywany przez osobę, która go składa, czyli w przedmiotowej sprawie powinien zostać podpisany jedynie przez rodziców osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia. Powyższe stanowi zatem uchybienie proceduralne. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego podmioty wnioskujące dołączają dokumenty, o których mowa w 7 ust. 1 r.d.o., a w przypadku, gdy odpis aktu stanu cywilnego wnioskodawcy już znajduje się w dokumentacji dowodowej, bądź akt stanu cywilnego został sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dokumentu tożsamości wnioskodawca nie dołącza tych dokumentów ponownie lub w ogóle (w zależności od sytuacji), zgodnie z 7 ust. 5 i 6 r.d.o. W przypadku dowodu osobistego AVD 690559 na wniosku, w części dotyczącej adnotacji urzędowych znajduje się stwierdzenie zgodności danych zawartych w tym wniosku z aktem urodzenia wnioskodawcy, sporządzonym w Urzędzie Stanu Cywilnego w Malczycach. W toku kontroli ustalono, iż wnioskodawca zawarł związek małżeński (akt małżeństwa sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego w Środzie Śląskiej). Pracownik niezwłocznie podjął czynności w celu wyjaśnienia sprawy, w wyniku których ustalił, iż w kopercie dowodowej żony 8

wnioskodawcy znajdują się dwa odpisy aktu małżeństwa. Jeden z nich został przeniesiony do koperty dowodowej AVD 690559. We wszystkich wnioskach znajdują się potwierdzenia danych meldunkowych. W przypadku wymiany dowodu osobistego z powodu utraty poprzedniego dokumentu tożsamości (AVU 578999, AWV 044676, AWY 940535) przyjmowane jest zawiadomienie o utracie, które następnie przechowywane jest w kopercie dowodowej, zgodnie z 26 ust. 3 r.d.o. w związku z 42 ust. 1 u.e.l.d.o. oraz 24 ust. 4 r.d.o. W kopertach dowodowych znajdują się części B formularza, o którym mowa w 9 r.d.o., na których wnioskodawcy kwitują odbiór dowodu osobistego poprzez wpisanie daty oraz złożenie podpisu (zgodnie z 17 ust. 1 i 2 r.d.o.). Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, wydawanie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym W wyniku kontroli stwierdzono, iż na 30 skontrolowanych przypadków 15 spraw dotyczyło wymiany dowodu osobistego. W tych sprawach dokonano weryfikacji prawidłowości unieważnienia poprzednich dowodów osobistych w systemie informatycznym ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Na tej podstawie ustalono, iż organ gminy prawidłowo wprowadza do systemu informatycznego daty unieważnienia poprzednich dowodów osobistych, zgodnie z zapisami 34 i 35 r.d.o. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oceniono pozytywnie. Aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych W wyniku porównania danych z poddanych kontroli kopert dowodowych z danymi zawartymi w systemie informatycznym ewidencji ludności stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach wprowadzone zostały informacje o wydanym (aktualnym) dowodzie osobistym. We wszystkich (15) sprawach, które dotyczyły wymiany dowodu osobistego do systemu informatycznego ewidencji ludności wprowadzona została także informacja o dacie ważności poprzednio posiadanego dowodu osobistego. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. 9

Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Malczyce zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. [Dowód: akta kontroli str.: 57-90] Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Kontroli poddano następujące sprawy: SOB.5345.1.113.2012, SOB.5345.1.112.2012, SOB.5345.1.111.2012, SOB.5345.1.110.2012, SOB.5345.1.109.2012, SOB.5345.1.108.2012, SOB.5345.1.107.2012, SOB.5345.1.106.2012, SOB.5345.1.105.2012, SOB.5345.1.104.2012, SOB.5345.1.268.2013, SOB.5345.1.267.2013, SOB.5345.1.266.2013, SOB.5345.1.265.2013, SOB.5345.1.264.2013, SOB.5345.1.263.2013, SOB.5345.1.262.2013, SOB.5345.1.261.2013, SOB.1.260.2013, SOB.5345.1.259.2013, dotyczące udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzonych w kontrolowanym okresie. Stwierdzono, że dane z ww. ewidencji zostały udostępnione na pisemne wnioski zainteresowanych podmiotów, złożone na odpowiednim formularzu (zgodnie z dyspozycją 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych /Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1353 z późn. zm./). W sprawach poddanych kontroli wnioskodawcy zaliczali się do kręgu podmiotów wymienionych w art. 44h ust.1 u.e.l.d.o. (16 wniosków pochodziło od Komorników Sądowych, 2 wnioski od Sądów Rejonowych, po 1 wniosku od Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Placówki Straży Granicznej w Jeleniej Górze). Wobec powyższego organ gminy prawidłowo nie pobierał opłaty na udostępnienie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zgodnie z art. 44h ust. 9 pkt 1 u.e.l.d.o. We wszystkich sprawach dane zostały udostępnione zgodnie z żądaniem podmiotów wnioskujących oraz w zakresie, w jakim wykazali uprawnienia. W przypadku, gdy Wójt Gminy Malczyce nie był właściwy do rozpatrzenia wniosku o udostępnienie danych z przedmiotowych ewidencji, zgodnie z art. 65 1 Kpa podanie było niezwłocznie przekazywane do organu właściwego, o czym wnoszący podanie był zawiadamiany. Na marginesie zauważyć jednak należy, iż w pismach przekazujących podanie do organu właściwego do załatwienia sprawy stosowano pieczęć Urzędu Gminy Malczyce (aparatu pomocniczego gminy), zamiast oznaczenia organu gminy (Wójta Gminy Malczyce). Pisma kierowano także do urzędów, a nie do organów gmin. Zgodnie z art. 65 1 Kpa jeżeli organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie, niezwłocznie przekazuje je do organu właściwego, zawiadamiając jednocześnie o tym wnoszącego podanie. Powyższe stanowi uchybienie proceduralne art. 65 1 Kpa. 10

Ponadto, stwierdzono, iż w pismach stanowiących odpowiedzi organu gminy na wnioski o udostępnienie danych nie stosowano oznaczenia organu gminy, lecz jego aparatu pomocniczego, a pisma podpisywała Sekretarz Gminy Irena Ciura. Pismem nr NK- KE.431.17.2013.KS z dnia 29 października 2013 r. kontrolerzy wnieśli o wyjaśnienie, czy ww. pracownik Urzędu Gminy w Malczycach posiada upoważnienie do udostępniania w imieniu Wójta Gminy Malczyce danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Zgodnie bowiem z art. 44i ust. 1 u.e.l.d.o. dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia organ gminy. W odpowiedzi kierownik jednostki kontrolowanej przesłał przy piśmie nr ORG.1713.05.2013 z dnia 31 października 2013 r. kopię Zarządzenia nr 2/07 Wójta Gminy Malczyce z dnia 3 stycznia 2007 r. w sprawie upoważnienia Sekretarza Gminy do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej na podstawie wymienionych aktów prawnych, pośród których nie została wymieniona ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Wobec powyższego należało przyjąć, iż Sekretarz Gminy Malczyce nie posiadał upoważnienia Wójta Gminy Malczyce do udostępniania w Jego imieniu danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Naruszony zatem został art. 44i ust. 1 u.e.l.d.o., zgodnie z którym dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia organ gminy. Mając jednak na uwadze, iż wszystkie kontrolowane sprawy zostały przeprowadzone prawidłowo merytorycznie oraz zapis art. 76 1 Kpa, zgodnie z którym dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone, powyższe naruszenie należało uznać za uchybienie proceduralne. Wobec powyższego zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. [Dowód: akta kontroli str.: 91-139] Odmowa udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów prowadzonych oraz terminowość prowadzenia spraw z ww. zakresu W kontrolowanym okresie Wójt Gminy Malczyce wydal jedną decyzję o odmowie udostępnienia danych z ewidencji ludności (sprawa nr SOB.5345.1.133.2013). W dniu 21 maja 2013 r. do Urzędu Gminy w Malczycach wpłynął wniosek o udostępnienie wskazanych danych, wg wzoru wniosku określonego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych /Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1353 z późn. zm./). Do wniosku załączone zostały: dowód uiszczenia opłaty za udostępnienie danych w wysokości 31 zł, kopia postanowienia sądu o nadaniu prawomocnemu nakazowi zapłaty klauzuli wykonalności, kopia nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym oraz kopia pisma Departamentu Spraw Obywatelskich 11

Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Pismem z dnia 11 czerwca 2013 r. Wójt Gminy Malczyce w trybie art. 44h ust. 2 pkt 3 u.e.l.d.o. wezwał osobę, której udostępnienia danych żądał wnioskodawca do wypowiedzenia się, czy wyraża zgodę na udostępnienie swoich danych. W odpowiedzi organ uzyskał informacje, iż osoba, której dane dotyczą nie wyraża zgody na udostępnienie danych. Następnie w dniu 18 czerwca 2013 r. Wójt Gminy Malczyce, na podstawie art. 44i ust. 5 u.e.l.d.o. oraz art. 104 Kpa wydał decyzję nr SOB.5345.133.2013 o odmowie udostępnienia żądanych danych. W wyniku złożonego przez wnioskodawcę odwołania sprawa została poddana kontroli Wojewody Dolnośląskiego, w wyniku czego decyzja organ I instancji została uchylona, a sprawa przekazana do ponownego rozpatrzenia. W toku ponownego rozpatrywania wniosku Wójt Gminy Malczyce wezwał wnioskodawcę do sprecyzowania żądania, poprzez wskazanie trybu, w którym żąda rozpatrzenia podania. W odpowiedzi wnioskodawca sprecyzował, iż chce, aby wniosek został rozpatrzony w trybie art. 44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o., gdyż poprzez załączone dokumenty wykazał interes prawny. Wobec powyższego pismem nr SOB.5345.1.133.5.2013 z dnia 17 września 2013 r. Sekretarz Gminy udostępniła część żądanych danych, tj. informacje dotyczące aktualnego adresu zameldowania na pobyt stały oraz czasowy. Następnego dnia Wójt Gminy Malczyce wydał na podstawie art. 44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o. w związku z art. 104 Kpa decyzję o odmowie udostępnienia pozostałych żądanych danych. Rozstrzygnięcie sprawy nastąpiło we właściwej formie (decyzji administracyjnej) oraz zawierało wszystkie niezbędne elementy określone w art. 107 Kpa oraz decyzja została prawidłowo doręczona wnioskodawcy (w aktach sprawy znajduje się zwrotne potwierdzenie odbioru). Ponadto stwierdzono, iż postępowanie zostało przeprowadzone w terminie określonym w art. 35 Kpa. Wobec powyższego zagadnienie dotyczące odmowy udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów oraz terminowości prowadzenia spraw z ww. zakresu oceniono pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: 140-171] Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. Celem kontroli w ww. zakresie była ocena przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 267) oraz prawidłowość prowadzenia postępowań administracyjnych pod względem zgodności z ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych ( Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm. ) w przedmiocie: - wymeldowania z miejsca pobytu stałego i/lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące, prowadzonych na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, - zameldowania na pobyt stały lub pobyt czasowy, prowadzonych na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, - anulowania czynności materialno-technicznej zameldowania, prowadzonych na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. 12

W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Renatę Żukowską - podinspektora do spraw ewidencji ludności. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegały wszystkie postępowania administracyjne prowadzone w okresie objętym kontrolą (nr decyzji): - w roku 2012-18 postępowań administracyjnych o niżej wymienionych numerach: SOB.5343.1.2012, SOB.5343.2.2012, SOB.5343.3.2012, SOB.5343.4.2012, SOB.5343.5.2012, SOB.5343.6.2012. SOB.5343.7.2012, SOB.5343.8.2012, SOB.5343.9.2012, SOB.5343.10.2012, SOB.5343.11.2012, SOB.5343.12.2012, SOB.5343.13.2012, SOB.5343.14.2012, SOB.5343.15.2012, SOB.5343.16.2012. SOB.5343.17.2012, SOB.5343.18.2012. - w roku 2013 r. 14 postępowań administracyjnych o niżej wymienionych numerach: SOB.5343.1.2013, SOB.5343.2.2013, SOB.5343.3.2013, SOB.5343.4.2013, SOB.5343.5.2013, SOB.5343.6.2013. SOB.5343.7.2013, SOB.5343.8.2013, SOB.5343.9.2013, SOB.5343.10.2013, SOB.5343.11.2013, SOB.5343.12.2013, SOB.5343.13.2013, SOB.5343.14.2013. W wymienionych sprawach wydano 16 decyzji o wymeldowaniu z pobytu stałego, 10 decyzji o umorzeniu postępowania i 5 decyzji o odmowie wymeldowania z pobytu stałego z uwagi na niespełnienie przesłanek z art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, 1 decyzję o wymeldowaniu z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, 1 sprawa pozostawała w toku. W sprawie nr SOB.5343.6.2012 wydano 2 rozstrzygnięcia w jednej decyzji. [Dowód: akta kontroli str.: 202-391 ] Po dokonaniu czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje: W sprawie nr SOB.5343.3.2012 w dniu 30.04.2012 r. wpłynął z Prokuratury Rejonowej dla Wrocławia Stare - Miasto wniosek o wymeldowanie osoby z miejsca pobytu stałego. Organ prawidłowo ustalił strony postępowania i na podstawie art. 61 4 Kpa wszczął postępowanie o wymeldowanie z miejsca pobytu stałego. Zawiadomieniem z dnia 2.05.2012 r. poinformowano o tym fakcie strony. Wystąpiono także z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego i do Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA. Dnia 16.06.2012 r. przesłano do Komendy Powiatowej Policji w Środzie Śląskiej prośbę o przeprowadzenie wywiadu środowiskowego. Z uwagi że zawiadomienie o wszczęciu postępowania po dwukrotnym awizowaniu powróciło do organu nieodebrane, dnia 26.06.2012 r. na podstawie art. 34 Kpa organ wystąpił do Sądu Rejonowego w Środzie Śląskiej o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej. W omawianej sprawie za nieprawidłowe należy uznać działanie organu, że informację o zakończeniu postępowania i o możliwości zapoznania się z zebranym w sprawie materiałem wystosowano tylko do kuratora ustanowionego w sprawie, czym naruszono art. 10 Kpa. Mając na uwadze zapis cytowanego artykułu, organy administracjami publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Przedmiotowe postępowanie zakończyło się wydaniem w dniu 25.09.2012 r. decyzji o wymeldowaniu strony z miejsca pobytu stałego. Za niewłaściwe należy także uznać skierowanie decyzji tylko do kuratora ustanowionego w postępowaniu. 13

Natomiast do prokuratora inicjującego postępowanie wysłano tylko pismo informujące o wymeldowaniu Roberta Maślaka z miejsca pobytu stałego. Mając na uwadze zapis art. 188 Kpa prokuratorowi, który bierze udział w postępowaniu w przypadkach określonych w art. 182-184 Kpa, służą prawa strony. Mając prawa strony, prokurator nie jest związany z żadną ze stron, dokonuje on w pełni samodzielnie wszystkich czynności procesowych, realizując własne zadania urzędowe związane ze strzeżeniem praworządności. Decyzja (postanowienie) załatwiająca sprawę powinna mu być doręczona do wiadomości w celu umożliwienia korzystania z uprawnień procesowych ( por. wyrok III SA/Łd 952/11 z dnia 26.10.2011 r.). Ustawodawca przyznaje prokuratorowi kompetencje do wszczęcia oraz do przystąpienia do postępowania administracyjnego na każdym jego etapie, także postępowania odwoławczego. Konsekwencją udziału prokuratora w postępowaniu są przysługujące prokuratorowi prawa strony, także do wniesienia odwołania. Podczas kontroli przyjęto wyjaśnienie od pracownika w powyższej sprawie. Osoba kontrolowana wyjaśniła, że postępowanie o wymeldowanie w sprawie SOB.5343.3.12 zostało wszczęte z urzędu na wniosek prokuratora. Potraktowałam to postępowanie jak wszczęte z urzędu bez udziału prokuratora i dlatego do prokuratora została wysłana tylko informacja o sposobie załatwienia sprawy. Ponadto doręczenie decyzji Prokuratorowi biorącemu udział w postępowaniu, ma znaczenie ze względu na przepis art. 184 1 Kpa, zgodnie z którym Prokuratorowi służy także prawo wniesienia sprzeciwu od decyzji ostatecznej, jeżeli przepisy kodeksu lub przepisy szczególne przewidują wznowienie postępowania, stwierdzenie nieważności decyzji albo jej uchylenie lub zmianę. W sprawach o nr SOB.5343.3.2012, SOB.5343.4.2012, SOB.5343.5.2012, SOB.5343.6.2012, SOB.5343.7.2012, SOB.5343.8.2012, SOB.5343.10.2012, SOB.5343.11.2012, SOB.5343.13.2012, tj. gdzie koniecznym było ustalenie kuratora dla osoby nieobecnej w postępowaniu, organ występował m.in. do Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA w Warszawie z wnioskiem o udzielenie informacji o adresie stałego lub czasowego pobytu trwającego ponad 3 miesiące. Nie znajduje uzasadnienia występowanie o uzyskanie takiej informacji, ponieważ dane zgromadzone w gminnym zbiorze meldunkowym są pierwotne w stosunku do danych zgromadzonych w zbiorze PESEL. Podczas zgłaszania danych do zameldowania w organie gminy są one za pośrednictwem wojewódzkiego zbioru meldunkowego przekazywane do zbioru PESEL. W celu ustalenia przyczyn takiego stanu rzeczy, w trakcie kontroli przyjęto od pracownika wyjaśnienia w tej sprawie. Osoba udzielająca wyjaśnień podała, w postępowaniach prowadzonych z udziałem kuratora występuję do CPD MSWiA, gdyż Sąd Rejonowy w Środzie Śląskiej, pod rygorem odrzucenia wniosku o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej zobowiązuje urząd do dostarczenia tego dokumentu. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. W 6 przypadkach, gdzie wydano decyzje o umorzeniu postępowania, organ prawidłowo ocenił przesłanki do wydania decyzji w trybie art. 105 Kpa. Przesłankami bezprzedmiotowości postępowania był fakt, że strona sama wykonała obowiązek meldunkowy, bądź wnioskodawca wycofał swój wniosek. W sprawie nr SOB.5343.14.2012 wpłynął wniosek z PKP spółka akcyjna, Oddział Gospodarowania Nieruchomościami we Wrocławiu o wymeldowanie z miejsca pobytu stałego ojca wraz z małoletnią córką. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydano decyzję, w której orzeczono o wymeldowaniu Dariusza Olszewskiego z miejsca 14

pobytu stałego, oraz orzeczono o odmowie wymeldowania małoletniej Katarzyny Olszewskiej. Odnośnie postępowań przeprowadzonych w 2013 r. w wyniku kontroli ustalono, co następuje. W sprawach o nr SOB.5343.1.2013, SOB.5343.3.2013, SOB.5343.4.2013, SOB.5343.12.2013 wydano decyzje o umorzeniu postępowania, gdyż strona sama wykonała obowiązek meldunkowy bądź wnioskodawca wycofał swój wniosek. W sprawach, gdzie koniecznym było wystąpienie do sądu o ustanowienie kuratora, organ prawidłowo realizowała zasadę określoną w art. 34 Kpa. Sprawy nr SOB.5343.5.2013, SOB.5343.6.2013, SOB.5343.7.2013, SOB.5343.8.2013 zostały wszczęte z urzędu, po otrzymaniu informacji z Zakładu Budżetowego Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Malczycach, że zameldowane tam osoby nie zamieszkują od wielu lat. Do wniosków dołączono dokumenty potwierdzające, iż jest prowadzone postępowanie egzekucyjne z wniosku wierzyciela jakim jest Gmina Malczyce. Ponadto dołączono kserokopie wezwań dłużników do dobrowolnego opuszczenia lokalu a także kserokopie wyroku zaocznego orzekającego eksmisje osób z lokalu. W aktach sprawy nr SOB.5343.5.2013 znajdowała się także kserokopia protokołu z przeprowadzonej przez Komornika Sądu Rejonowego Środzie Śląskiej eksmisji, oraz kserokopia protokołu zajęcia ruchomości pozostawionych w lokalu. Wymienione postępowania były prowadzone z udziałem kuratora i wszystkie zakończyły się wydaniem decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Decyzje zawierały właściwe uzasadnienie faktyczne i prawne, oraz pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych. W sprawie nr SOB.5343.10.2013 wpłynął do organu w dniu 20.06.2013 r. wniosek o wymeldowanie Marka Waszaka z miejsca pobytu stałego. Z uwagi na fakt, że kierowana do strony korespondencja powróciła do organu nieodebrana i nie można było ustalić miejsca jej pobytu, organ na podstawie art. 34 Kpa wystąpił do Sądu Rejonowego w Środzie Śląskiej o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej. Dnia 21.06.2013 r. wystąpiono także do Ministerstwa Sprawiedliwości, Krajowy Rejestr Karny o informację, czy wnioskowana do wymeldowania osoba nie przebywa w zakładzie karnym. Z uzyskanej odpowiedzi wynika, że od dnia 13.06.2013 r. wymieniony przebywa w ZK nr 1 we Wrocławiu, gdzie odbywa karę 5 miesięcy pozbawienia wolności. Pomimo posiadania wiedzy o miejscu przebywania osoby, organ nie wystosował do strony zawiadomienia i nie poinformował o toczącym się postępowaniu, czym naruszono art. 10 Kpa. Zauważyć jednak należy, iż w celu zapewnienia stronie nieobecnej udziału w postępowaniu, wystąpiono do Sądu Rejonowego w Środzie Śląskiej o ustanowienie kuratora. Przedmiotowe postępowanie zakończyło się w dniu 07.10.2013 r. wydaniem decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Decyzja została skierowana do wnioskodawcy i do kuratora ustanowionego w sprawie. Następnie w dniu 08.10.2013 r. Wójt Gminy Malczyce, na podstawie art. 162 1 pkt 1 Kpa wydał decyzję stwierdzającą wygaśnięcie swojej decyzji nr SOB.5343.10.2013, którą orzeczono o wymeldowaniu wymienionego z miejsca pobytu stałego. W uzasadnieniu podano, iż błędnie przyjęto, iż nie jest znane miejsce pobytu Marka Waszaka i niezasadnie ustanowiono w sprawie kuratora. W dniu 14.10.2013 r. wysłano do Marka Waszaka zawiadomienie o wszczęciu postępowania w przedmiocie wymeldowania go z miejsca pobytu stałego. Postępowanie do dnia kontroli pozostało w toku. W opisywanej sprawie negatywnie należy ocenić fakt, iż nie dołożono należytej staranności przy analizie otrzymanej informacji 15

z KRK. Skoro Sąd Rejonowy w Środzie Śląskiej ustanowił dla strony nieobecnej kuratora i organ skierował do niego decyzję, przedmiotowe postępowanie zostało zakończone. Niezasadnie organ zastosował art. 162 1 Kpa i stwierdził wygaśnięcie swojej decyzji. Strona nieobecna była reprezentowana przez kuratora, tj. miała zapewniony czynny udział w postępowaniu. Ustanowienie w sprawie kuratora powoduje, że działa on za stronę i zastępuje ją w postępowaniu ze wszystkimi konsekwencjami. Czynność prawna jaką jest odbiór decyzji przez kuratora, pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla osoby którą reprezentuje. Zatem termin do wniesienia odwołania liczy się od daty doręczenia decyzji kuratorowi, a późniejsze doręczenie decyzji stronie nie powoduje otwarcia od początku terminu do wniesienia odwołania (por. wyrok. III SA/Wr 638/07). W przypadku gdy strona jest reprezentowana w postępowaniu administracyjnym przez przedstawiciela ustawowego ustanowionego po myśli art. 34 1 kpa, decyzję administracyjną organ doręcza stosownie do art. 48 1 kpa temu przedstawicielowi. Doręczenie decyzji przedstawicielowi jest równoznaczne z doręczeniem decyzji stronie. (wyrok IV SA/Wa 1983/06). Skoro organ po wydaniu decyzji zorientował się, iż jednak znane jest miejsce pobytu strony, to należało powiadomić Marka Waszaka o zakończonym postępowaniu i pouczyć, że może skorzystać z instytucji wznowienia postępowania na podstawie art. 145 1 pkt 4 Kpa. W sprawie nr SOB.5343.14.2013 wpłynął do organu wniosek w dniu 17.10.2013 r. Następnego dnia wezwano stronę na podstawie art. 64 2 Kpa do uzupełnienia braku formalnego, tj. do uzupełnienia podpisu na wniesionym podaniu. Do dnia kontroli sprawa pozostała w toku. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy załatwiane były terminowo. W sprawach, gdzie koniecznym było przedłużenie terminu do załatwienia sprawy, informowano strony na podstawie art. 36 1 i 2 Kpa o niezałatwieniu sprawy w terminie. Jednakże nie we wszystkich zawiadomieniach wskazywano przyczyny i nie wszędzie wskazywano nowy termin do załatwienia sprawy. Strony były informowane o możliwości zapoznania się z zebranym w sprawie materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji, co oznacza, że organ prawidłowo realizował zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu, o której mowa w art. 10 Kpa. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, oraz były podpisywane przez uprawnioną osobę przy użyciu stosownych pieczęci (art. 107 Kpa). W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W sytuacjach, gdy wniosek zawierał braki formalne, organ wzywał na podstawie art. 64 2 Kpa do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Wszystkie skontrolowane sprawy, zgodnie z art. 66a 1 Kpa miały prowadzone metryki. W przypadku niedołączenia opłaty skarbowej, wnioskodawca był wzywany (bez podania podstawy prawnej) do uiszczenia opłaty wraz z pouczeniem, że nieuzupełnienie spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. W trakcie kontroli przyjęto oświadczenie od pracownika w kwestii podstawy prawnej w wydawanych przez organ zawiadomieniach- zostałam pouczona o konieczności wpisywania w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania, w zawiadomieniu o zakończeniu 16

postępowania oraz w zawiadomieniu o przedłużeniu terminu do załatwienia sprawy podstawy prawnej oraz numeru publikatora. Także w decyzjach o umorzeniu postępowania zobowiązuję się do wpisywania numeru publikatora. W wezwaniach do uiszczenia opłaty, podstawę prawną stanowi ustawa o opłacie skarbowej. W przypadku nieuzupełnienia należy wydać postanowienie o zwrocie wniosku. Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, wydawanie przez Wójta Gminy Malczyce decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie z uchybieniami Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Malczyce zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności oceniono pozytywnie z uchybieniami. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska. W sprawach dotyczących rejestracji stanu cywilnego zagadnienia wymagające oceny dotyczą: A. Postępowania o transkrypcje/odtworzenie/sprostowanie/uzupełnienie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą (ustawa p.o.a.s.c. oraz rozporządzenie wykonawcze do ustawy): Kontroli poddano wszystkie akty sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC o transkrypcji aktu sporządzonego za granicą (art. 73 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego w dalszej części p.o.a.s.c.) tj. 4 akty urodzenia za rok 2012 oraz 3 akty urodzenia sporządzone w roku 2013 /do dnia kontroli/. Ponadto kontroli poddano po jednym akcie małżeństwa i zgonu sporządzone w roku 2012 oraz w roku 2013. Akty sporządzono czytelnie pismem drukowanym. Na aktach widnieje podpis i pieczęć Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Kierownik USC każdorazowo stosowną adnotację prawidłowo zamieścił w rubryce uwagi zgodnie z 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów. (Dz. U. z dnia 7 listopada 1998 r.) zwanego w dalszej części rozporządzeniem. Wolne miejsce w rubryce uwagi po sporządzeniu aktu zostały zgodnie z 7 ust. 2 rozporządzenia zakreskowane. W aktach zbiorowych do aktów znajdują się dokumenty mające zgodnie z 15 ust. 3 rozporządzenia wpływ na treść i ważność aktu stanu cywilnego. W zakresie postępowania o transkrypcje/odtworzenie/sprostowanie/uzupełnienie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą ustalono, że prawie wszystkie decyzje wydawane były na wniosek, a organ z urzędu ustalał swoją właściwość miejscową i rzeczową zgodnie z art. 13 lub 15 ustawy p.o.a.s.c. Każdorazowo wnioskodawca/-cy podpisywali się pod wnioskiem o transkrypcje aktu wskazując swoje miejsce zamieszkania lub ostatnie miejsce zamieszkania 17