Znak sprawy: PI 13/124/2014 Wzór Umowa nr. na usługę Poczta Firmowa

Znak sprawy: PI 13/124/2014 Wzór Umowa nr. na usługę Poczta Firmowa załącznik nr 6 do siwz zawarta w dniu...roku pomiędzy : Pocztą Polską Spółką Akcyjną z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-940 Warszawa, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział XII Gospodarczy pod Nr 0000334972, NIP 525-000-73-13, Regon 010684960, kapitał zakładowy: 774.140.000 zł, w całości wpłacony, reprezentowaną przez: 1).. - odpowiadającego za realizację i nadzór nad zawartą umową 2) zwaną dalej w treści niniejszej umowy Zamawiającym, a (nazwa lub imię i nazwisko kontrahenta; adres siedziby lub miejsce zamieszkania; NIP, nazwa organu rejestrującego oraz KRS lub wpis do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorcy, ewentualnie inne dane identyfikujące kontrahenta) zwaną/zwanym w treści umowy Wykonawcą reprezentowaną/reprezentowanym przez:. Wykonawca oświadcza, że na dzień zawarcia niniejszej umowy nie uległy zmianie dane, które miałyby wpływ na ważność niniejszej umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność jej zawarcia. Niniejsza umowa zostaje zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego realizowanego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz 907) 1

PRZEDMIOT UMOWY 1 1. Przedmiotem umowy jest usługa Poczta Firmowa. Usługa Poczta Firmowa realizowana jest na zasadach określonych w Regulaminie świadczenia usługi Poczta Firmowa, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej umowy. Poprzez usługę Poczta Firmowa należy rozumieć odbiór przesyłek pocztowych wraz z dokumentami nadawczymi z siedziby klienta oraz ich dostarczenie do placówki pocztowej wskazanej przez właściwą jednostkę Regionu Sieci w Krakowie oraz Pionu Operacji Logistycznych Regionu Dystrybucji w Krakowie (zadanie I) / WER Rudna Mała Punkt Pocztowy Rzeszów R101, Rudna Mała 47 M (zadanie II)*. 2. Miejsce podstawienia samochodów do realizacji usługi odbywać się będzie wg dyspozycji upoważnionego pracownika Regionu Sieci w Krakowie oraz Pionu Operacji Logistycznych Regionu Dystrybucji w Krakowie (zadanie I)/ WER Rudna Mała (zadanie II)*. 3. Usługa będzie świadczona na rzecz Pionu Operacji Logistycznych Region Dystrybucji w Krakowie w granicach administracyjnych miasta Kraków (zadanie I),/ WER Rudna Mała w granicach administracyjnych miasta Rzeszów (zadanie II)*. 4. Szczegółowy zakres czynności wykonywanych podczas świadczenia usługi Poczta Firmowa określa załącznik nr 1 do umowy. 5. Szacunkowa średnia ilość odbiorów w okresie trwania umowy wynosi 73 914 szt. (zadanie I) /24 075 szt. (zadanie II)*. Zamawiający określa realizację przedmiotu umowy, na co najmniej 80%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia zakresu realizacji przedmiotu umowy do 20% a tym samym do zmniejszenia wynagrodzenia za przedmiot umowy. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje odszkodowanie. Ograniczenie przedmiotu umowy nie wymaga zgody Wykonawcy i zawarcia aneksu. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo w każdym czasie sprawdzania świadczonych usług w zakresie ich zgodności z wymaganiami ustalonymi w umowie. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY 2 Wykonawca zobowiązuje się do: 1. Wykonywania usług zgodnie z organizacją pracy i procedurami obowiązującymi w Poczcie Polskiej. Osoby wykonujące usługę zostaną zapoznane z wymaganiami obowiązującymi w tym zakresie w trakcie organizowanych szkoleń. 2

2. Zrealizowania wszystkich przekazanych przez Zamawiającego zleceń obsługi Klienta niezależnie od godziny odbioru oraz ilości przesyłek. 3. Podstawiania samochodów w ilości i kategorii zapewniającej wykonanie usług w terminach obowiązujących w Poczcie Polskiej oraz spełniających wymagania określone w 4 umowy, do miejsc rozpoczęcia świadczenia usług, w godzinach i na czas umówiony z Zamawiającym. 4. Podstawiania samochodów zastępczych, w wypadku uszkodzenia samochodu lub innej jego niesprawności, przewidzianych do realizowania danego zakresu przedmiotu umowy, przy czym samochody te muszą spełniać wymogi określone w 4 umowy. 5. Skierowania do pracy kierowcy zastępczego w przypadku, gdy kierowca jest nieobecny, przy czym kierowca zastępczy musi spełniać wymagania dotyczące kierowców określone w 5 umowy. 6. Ponoszenia wszelkich kosztów wynikających z realizacji umowy, a w szczególności kosztów eksploatacyjnych (w tym kosztów paliwa, płynu do spryskiwaczy i tym podobnych) i części zamiennych, kosztów napraw, przeglądów i obsługi serwisowej pojazdów wykorzystywanych do świadczenia usług. 7. Wyposażenia osób realizujących usługę Poczta Firmowa na swój koszt w identyfikatorwzór identyfikatora stanowi załącznik nr 2 do Umowy. 8. Oznakowania pojazdów przeznaczonych do realizacji usługi w logo Poczty Polskiej na własny koszt. 9. Przedłożenia Zamawiającemu w terminie tygodnia przed rozpoczęciem świadczenia usługi: a) Wykazu osób, skierowanych do wykonywania usługi z numerami telefonów komórkowych, dowodów tożsamości oraz jego bieżącej aktualizacji według załącznika numer 4 do umowy. Aktualizacja załącznika numer 4 do umowy nie stanowi zmiany treści umowy i nie wymaga sporządzania aneksu, b) Wykazu pojazdów, skierowanych do wykonywania usługi zawierającego markę pojazdu oraz numer rejestracyjny według załącznika nr 5 do umowy. ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO 3 1) Zamawiający zobowiązuje się do przeszkolenia osób wykonujących usługę, w ramach umowy, przed podjęciem świadczenia usług opisanych w 1 w zakresie sposobu wykonywania usługi oraz w zakresie ochrony informacji w czasie i miejscu ustalonym między Stronami. 3

2) Uwzględniając fakt, iż logo Poczty Polskiej jest znakiem chronionym zgodnie z obowiązującymi przepisami Zamawiający daje Wykonawcy prawo umieszczania logo na pojazdach, którymi świadczone będą usługi wyłącznie w trakcie wykonywania czynności związanych z realizacją usług stanowiących przedmiot zamówienia. 3) Wyposażenia w druki pocztowe niezbędne do wykonania przedmiotu umowy. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SAMOCHODÓW 4 1. Pojazdy przeznaczone przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia winny: a) być sprawne technicznie, b) być dopuszczone do ruchu na drogach publicznych zgodnie z odrębnymi przepisami, c) być w kolorze białym, d) posiadać czystą (bez obcych zapachów) przestrzeń ładunkową, wolną od innych ładunków, szczelną i zabezpieczoną przed możliwością uszkodzenia przesyłki i narażenia jej na niekorzystny wpływ środowiska podczas przewozu, e) posiadać dobry stan nadwozia, brak uszkodzeń, wgnieceń, dobry stan powłoki lakierniczej, f) być estetyczne zewnętrznie oraz pozbawione obcych napisów, oznaczeń i reklam, g) posiadać oznakowanie wykonane na koszt Wykonawcy, zgodne ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego. Przykładowe oznakowanie samochodu obrazuje załącznik nr 6, h) samochody oznakowane nie mogą być wykorzystywane do świadczenia usług na rzecz innych podmiotów, i) oznakowanie winno zostać usunięte niezwłocznie po terminie realizacji umowy. 2. Wykonawca powinien dysponować: Zadanie I 18 szt. samochodów o ładowności minimum 500 kg rodzaj nadwozia zamknięte, uniemożliwiające wgląd osób postronnych do części ładunkowej, przestrzeń ładunkowa minimum 2,8 m³, tylne drzwi dwuskrzydłowe otwierane o kąt min. 180º, równomierne oświetlenie przestrzeni ładunkowej, 4

7 szt. samochodów o DMC do 3,5 tony rodzaj nadwozia zamknięte, uniemożliwiające wgląd osób postronnych do części ładunkowej, przestrzeń ładunkowa minimum 11,0 m 3, tylne drzwi dwuskrzydłowe otwierane o kąt min. 180º, równomierne oświetlenie przestrzeni ładunkowej, Zadanie II 6 szt. samochodów o ładowności minimum 500 kg rodzaj nadwozia zamknięte, uniemożliwiające wgląd osób postronnych do części ładunkowej, przestrzeń ładunkowa minimum 2,8 m³, tylne drzwi dwuskrzydłowe otwierane o kąt min. 180º, równomierne oświetlenie przestrzeni ładunkowej, 3 szt. samochodów o DMC do 3,5 tony rodzaj nadwozia zamknięte, uniemożliwiające wgląd osób postronnych do części ładunkowej, przestrzeń ładunkowa minimum 11,0 m 3, tylne drzwi dwuskrzydłowe otwierane o kąt min. 180º, równomierne oświetlenie przestrzeni ładunkowej, 3. Wykonawca w terminie 1 miesiąca od dnia podpisania umowy dostosuje oznakowanie pojazdów do wymogów Zamawiającego. WYMAGANIA DOTYCZĄCE OSOBY WYKONUJĄCEJ USŁUGĘ 5 1. Osoby wykonujące usługę muszą posiadać uprawnienia zawodowe wymagane ogólnie obowiązującymi przepisami. 2. Z Wykonawcą usługi oraz osobami skierowanymi do wykonywania tej usługi, musi być zapewniona stała łączność ( telefon komórkowy lub inna forma łączności). 3. Osoby świadczące usługę muszą charakteryzować się: a) kulturą osobistą i schludnym wyglądem, 5

b) komunikatywnością i umiejętnością organizowania pracy, c) samodzielnością i odpowiedzialnością, 4. Osoby świadczące usługę muszą znać przebieg tras kursów, które obsługują. WARTOŚĆ UMOWY 6 Maksymalna łączna wartość wynagrodzenia Wykonawcy za realizację przedmiotu umowy nie przekroczy netto: zł słownie: dwieście..00/100 podatek VAT 23 % tj..zł słownie: /100 brutto:.zł słownie:. Cena jednostkowa netto za jeden odbiór wynikająca z oferty przetargowej wynosi.zł. słownie: ZASADY ROZLICZANIA 7 1. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za prawidłowe wykonywanie przedmiotu umowy będzie liczona w następujący sposób: liczba odbiorów x stawka netto za jeden odbiór. 2. Do wyliczonego wynagrodzenia Wykonawca doliczał będzie podatek VAT w obowiązującej stawce. 3. Dla usług przyjmuje się miesięczny okres rozliczeniowy. 4. Podstawą do wystawienia faktury VAT jest zestawienie ilości obsłużonych firm zaakceptowane przez uprawnionych pracowników Regionu Sieci w Krakowie oraz Pionu Operacji Logistycznych Region Dystrybucji w Krakowie (zadanie I) / WER Rudna Mała (zadanie II). Wykaz uprawnionych pracowników Wykonawca otrzyma po podpisaniu umowy. 5. Faktury VAT wystawiane będą na adres: Poczta Polska S. A. Pion Operacji Logistycznych Region Dystrybucji w Krakowie ul. Prokocimska 6 30 900 Kraków 6

6. Płatność następować będzie przelewem, w terminie 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, na rachunek bankowy Wykonawcy... 7. Płatności dokonywane są wyłącznie w złotych polskich. 8. Za dzień zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Poczty Polskiej 9. W razie opóźnienia w zapłacie należności Wykonawcy przysługują na jego żądanie odsetki ustawowe. 10. Zamawiający nie przewiduje możliwości zaliczkowania Wykonawcy. KARY UMOWNE 8 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w okolicznościach i wysokościach ustalonych poniżej: 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10 % wartości brutto przedmiotu umowy. 2. W przypadku opóźnienia w rozpoczęciu wykonywania przedmiotu umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 0,3 % wartości brutto przedmiotu umowy za każdy dzień opóźnienia, liczony po upływie terminu rozpoczęcia wykonania przedmiotu umowy. 9 Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn zawinionych przez Zamawiającego w wysokości 10 % wartości brutto przedmiotu umowy. 10 Wykonawca z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonywania usług określonych w 1, zapłaci Zamawiającemu kary umowne w przypadkach i wysokościach określonych poniżej: 1. Za nie podstawienie samochodu oraz każde podstawienie samochodu, niespełniającego wymogów określonych w umowie, karę umowną w wysokości 500,00 zł. 2. Za każdy przypadek samowolnej i zawinionej zmiany w harmonogramie realizacji usługi, karę umowną w wysokości 100,00 zł. 3. Za każdy przypadek utraty przesyłki 100,00 zł. 7

4. Za każdy przypadek nieprawidłowego opracowania dokumentacji towarzyszącej przesyłce pocztowej, jeżeli nastąpiło to z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, karę umowną w wysokości 50,00 zł. 11 1. Kary umowne będą płatne na podstawie noty księgowej w terminie 14 dni od daty jej wystawienia. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącania kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy przy jednoczesnym pisemnym poinformowaniu Wykonawcy o skorzystaniu z tego prawa. 12 Wykonawca oprócz ustalonych powyżej kar umownych ponosi w stosunku do Zamawiającego odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu kradzieży, przywłaszczenia, innego rodzaju utraty, uszkodzenia, ubytku, niedoręczenia albo nieterminowego doręczenia lub odbioru przesyłek pocztowych wynikający ze świadczenia usług, równą odpowiedzialności odszkodowawczej Zamawiającego w stosunku do Jego klientów, wynikającą z ustawy Prawo pocztowe oraz z aktualnie obowiązujących regulaminów i cenników. Zmiana wysokości odpowiedzialności odszkodowawczej wynikające ze zmiany tychże regulaminów i cenników oraz ustawy nie stanowi zmiany treści umowy i nie wymaga sporządzenia stosownego aneksu. 13 Odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy usług za niewykonanie lub nienależyte ich wykonanie kończy się z upływem terminów odpowiedzialności przewidzianych przepisami prawa lub regulaminami świadczenia poszczególnych usług przez Zamawiającego. WYMAGANIA DOTYCZĄCE OCHRONY INFORMACJ 14 1. Wykonawca realizując umowę ma obowiązek ochrony informacji stanowiących tajemnicę pocztową, określoną w art. 41 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. 2012r., poz. 1529)). Obowiązek zachowania tajemnicy pocztowej jest nieograniczony w czasie. 2. Zamawiający zastrzega, iż informacje lub materiały przekazywane Wykonawcy lub wytworzone w trakcie realizacji umowy stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa 8

Zamawiającego w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm ) niezależnie od tego, czy naniesiono na nich stosowną klauzulę. 3. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji wymagań ochrony fizycznej i technicznej Zamawiającego. 4. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego udostępnić jego zasobów podmiotom trzecim. 5. Zamawiający może monitorować działania Wykonawcy oraz zablokować ten dostęp w przypadku naruszenia bezpieczeństwa lub jego podejrzenia. 6. Przekazanie, ujawnienie, kopiowanie lub wykorzystanie informacji, o których mowa w ust. 1 i 2 w zakresie wykraczającym poza cel umowy łączącej Strony będzie stanowić naruszenie istotnych interesów Zamawiającego. 7. Wykonawca potwierdza, że jest świadomy odpowiedzialności wynikającej z przepisów art. 18 i art. 23 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i zobowiązuje się pouczyć osoby, które w imieniu Wykonawcy lub na jego rzecz będą realizowały postanowienia umowy, o treści niniejszego paragrafu oraz o odpowiedzialności, o której w nim mowa. 8. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji, o których mowa w ust. 2 także po wygaśnięciu niniejszej umowy. 9. Wykonawca niezwłocznie zwraca wszystkie materiały i inne zasoby przekazane przez Zamawiającego lub wytworzone w trakcie realizacji umowy w każdym przypadku, gdy ich posiadanie lub przetwarzanie przez Wykonawcę nie jest niezbędne do realizacji umowy. 10. W przypadku stwierdzenia incydentu w zakresie bezpieczeństwa zasobów Zamawiającego lub prawdopodobieństwa wystąpienia tego incydentu, Wykonawca niezwłocznie przekazuje informację o tym zdarzeniu Zamawiającemu. 11. Dyrektor Biura Ładu Korporacyjnego i Zgodności Centrali Poczty Polskiej lub osoby przez niego upoważnione mają prawo do przeprowadzenia kontroli realizacji wymagań bezpieczeństwa określonych w niniejszej umowie. 12. Wykonawca niezwłocznie realizuje wystąpienia pokontrolne Zamawiającego powstałe po kontroli, o których mowa w ust. 11. 13. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę wymagań bezpieczeństwa określonych w niniejszym paragrafie lub we właściwych przepisach, Wykonawca zobowiązuje się do naprawienia szkody w pełnej wysokości. 14. Niezależnie od powyższego Zamawiający ma prawo, w przypadkach, o których mowa w ust. 13, do natychmiastowego rozwiązania zawartej umowy, bez wyznaczenia terminu dodatkowego i bez jakiejkolwiek odpowiedzialności z tego tytułu.. 9

15. Ograniczenia odpowiedzialności odszkodowawczej nie mają zastosowania do wymagań bezpieczeństwa, o których mowa w niniejszej umowie, bądź we właściwych przepisach prawnych. 16. Strony powierzają na zasadzie wzajemności przetwarzanie danych osobowych, w stosunku, do których są Administratorami w celu i zakresie umożliwiającym należytą realizację postanowień umowy. 17. Strony oświadczają, iż dysponują środkami technicznymi i organizacyjnymi zapewniającymi ochronę przetwarzanych danych, w tym należytymi zabezpieczeniami umożliwiającymi przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz spełniają wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a tej ustawy. W zakresie przestrzegania tych przepisów Strony ponoszą odpowiedzialność jak administrator danych. 18. Strony oświadczają, że dopełnią obowiązku przeszkolenia osób przetwarzających powierzone dane osobowe oraz przyznawania stosownych upoważnień. 19. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy powierzonych danych osobowych, także po wygaśnięciu niniejszej umowy. ODSTĄPIENIE OD UMOWY 15 Zamawiającemu przysługuje bez konsekwencji określonej w par. 9 ust. 1 - prawo odstąpienia od umowy między innymi w następujących sytuacjach: 1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, 2. Zostanie ogłoszone rozwiązanie przedsiębiorstwa Wykonawcy, 3. Zostanie wykonany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy, którym realizuje umowę 4. Wykonawca, bez uzasadnionej przyczyny, nie rozpoczął wykonywania przedmiotu umowy w wyznaczonym terminie, mimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie, 5. Wykonawca, bez uzasadnionej przyczyny, przerwał świadczenie usług stanowiących przedmiot umowy na okres dłuższy niż jeden dzień. 16 1. Odstąpienie od umowy winno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie. 2. Oświadczenie o odstąpieniu może być złożone w terminie 30 dni od zaistnienia przesłanek do odstąpienia, o którym mowa w 15. 10

ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 17 1. Wykonawca wnosi w dacie zawarcia umowy, na okres jej trwania zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie... w wysokości 1 % wartości brutto umowy tj. w kwocie...zł (słownie:.....). 2. Kwota zabezpieczenia, o której mowa w punkcie poprzedzającym jest zwracana nie później niż w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego zamówienia za należycie wykonane 3. Całość zabezpieczenia ma być wniesiona najpóźniej w dniu podpisania umowy. 18 Umowę zawiera się na okres od.. 2015 do 2015 roku, lub do wyczerpania kwoty Zamówienia, określonej w 6 w zależności od tego co nastąpi wcześniej. 19 Strony zgodnie ustalają, iż zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy. 20 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego. 21 Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z wykonaniem umowy będą rozstrzygane przez Sąd w Krakowie. 22 Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach dwa dla Zamawiającego jeden dla Wykonawcy. Załączniki do umowy: 11

Załącznik nr 1. Regulamin świadczenia usługi Poczta Firmowa - określa zadania zarówno Klienta jak i Wykonawcy w celu prawidłowego świadczenia usługi Poczta Firmowa Załącznik nr 2 Wzór identyfikatora wskazuje, w jaki sposób powinien legitymować się pracownik wykonujący usługę w imieniu i na rzecz Poczty Polskiej S.A. Załącznik nr 3 Oświadczenie Wykonawcy zobowiązuje Wykonawcę do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa Poczta Polska S.A. Załącznik nr 4 - Wykaz osób skierowanych do wykonywania usług określa listę pracowników Wykonawcy, którzy są uprawnieni do realizacji usługi Załącznik nr 5 - Wykaz samochodów skierowanych do wykonywania usługi określa wykaz pojazdów Wykonawcy, które będą świadczyć usługę Załącznik nr 6 Przykładowe oznakowanie samochodów. Zamawiający Wykonawca *niewłaściwe wykreślić 12