Zespół Opieki Zdrowotnej w Bolesławcu Sekcja Zamówień Publicznych Dzień po dniu bliżej potrzeb pacjenta ZOZ/NZP/372/2016 Bolesławiec, dnia 24 listopada 2016r. Wszyscy uczestnicy postępowania Dotyczy: Postępowania przetargowego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: sukcesywne dostawy odczynników laboratoryjnych wg potrzeb Zamawiającego wraz z dzierżawą analizatorów oraz laboratoryjnego systemu informatycznego w zakresie: biochemii, równowagi kwasowo zasadowej (RKZ), analizy moczu metodą biochemiczną, analizy osadu moczu, immunodiagnostyki, hematologii, bakteriologii. Znak sprawy: 14/laboratorium/16. W związku z zapytaniem jednego z Wykonawców do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Dyrekcja Zespołu Opieki Zdrowotnej w Bolesławcu przesyła treść pytań Wykonawcy oraz odpowiedzi Zamawiającego zgodnie z art. 38 ustawy Prawo zamówień publicznych. PYTANIA WYKONAWCY I ODPOWIEDZI ZAMAWIAJĄCEGO Pyt. nr 1. Dotyczy projektu umowy 4 ust. 5 oraz 8 ust. 16: Prosimy o odpowiednią modyfikację ww. postanowienia poprzez zastąpienie zapisu 60 dni otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę wyrażeniem 60 dni od dnia wystawienia faktury przez Wykonawcę. Jeżeli Zamawiający otrzyma fakturę po upływie 5 dni od daty jej wystawienia, termin płatności liczy się od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru treści umowy w 4 ust. 5 oraz 8 ust. 16. Pyt. nr 2. Dotyczy projektu umowy 4: Prosimy o dodanie postanowienia w następującym brzmieniu: W wypadku przekroczenia terminu zapłaty Wykonawca będzie uprawniony do naliczania odsetek ustawowych zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. za każdy dzień opóźnienia w zapłacie. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru treści umowy w 4. Pyt. nr 3. Dotyczy projektu umowy 5 ust. 2: Prosimy o uzupełnienie postanowienia zapisem w brzmieniu: (..) lub do wyczerpania całkowitej wartości umowy określonej w 4 ust. 2 niniejszej umowy. Forma prawna: samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej Zespół Opieki Zdrowotnej w Bolesławcu ul. Jeleniogórska 4 59-700 Bolesławiec NIP: 612-15-42-507 REGON: 000310338 KRS: 0000024307 Nr w rej. ZOZ: 00000000 1137 tel. 75-738 02 25 fax. 75-738 00 13 e-mail: rjablonski@zozbol.eu http://www.zozbol.eu
Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru treści umowy w 5 ust. 2. Pyt. nr 4. Dotyczy projektu umowy 7 ust. 1: Prosimy o wykreślenie zwrotu telefonicznych (faxem) i usunięcie możliwości składania zamówień telefonicznie jako nie odpowiedniej formy, biorąc pod uwagę brak możliwości po stronie Wykonawcy weryfikacji poprawności składanych zamówień i osoby składającej zamówienia. Proponujemy dodać w to miejsce precyzyjny zapis przesłanych faxem. Zamawiający dokonuje modyfikacji wzoru treści umowy w 7 ust. 1, który otrzymuje brzmienie: Poszczególne dostawy następować będą na podstawie przesłanych faxem, pisemnych lub elektronicznych (e-mail) zamówień, składanych przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. Pyt. nr 5. Dotyczy projektu umowy 7 ust. 1: Prosimy o doprecyzowanie zapisu dotyczącego składania zamówień. Proponujemy następujący zapis: Minimalne dane niezbędne do prawidłowego zamówienia Odczynników to: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa handlowa i numer katalogowy zamawianych produktów, ilość, cena lub wskazanie właściwej umowy handlowej, miejsce dostawy oraz oczekiwana data dostawy. W przypadku materiału kontrolnego, niezbędną informacją jest również numer zamawianej serii (LOT), zgodnie z harmonogramem dostaw. Czas realizacji zamówienia biegnie od momentu jego skutecznego dotarcia do Wykonawcy. Powyższy zapis umożliwia zapewnienie pod względem technicznym ciągłości dostaw do Zamawiającego. Powyższy zapis stanowi gwarancję Wykonawcy do rzetelnego wywiązania się z zobowiązań dotyczących dostaw Odczynników względem Zamawiającego umożliwia precyzyjne planowanie oraz zapewnia pewność dostaw, pogłębiając wzajemne zaufanie obu stron umowy. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikacje wzoru treści umowy w 7 ust.1. Pyt. nr 6. Dotyczy projektu umowy 8 ust. 19: Prosimy o uzupełnienie postanowienia wzoru umowy zapisem w brzmieniu: zawartymi w instrukcji obsługi producenta analizatora. Zamawiający dokonuje modyfikacji wzoru treści umowy w 8 ust. 19, który otrzymuje brzmienie: Zamawiający zobowiązuje się użytkować urządzenie/a zgodnie z jego/ich przeznaczeniem i wymogami prawidłowej eksploatacji, zawartej w instrukcji obsługi producenta analizatora. Pyt. nr 7. Dotyczy projektu umowy 9 ust. 1: Czy Zamawiający wyrazi zgodę, aby termin ważności odczynników do badań hematologicznych wynosił co najmniej 6 miesięcy, z wyłączeniem krwi kontrolnej, dla której termin ważności jest zgodny z harmonogramem dostaw dostępnym na stronie www...pl? Jeżeli tak prosimy o odpowiednią modyfikację ww. postanowienia umowy. Odczynniki do analizatorów hematologicznych najnowszej technologii są odczynnikami specjalistycznymi, które nie posiadają aż tak długich okresów ważności jak wymaga Zamawiający. Dodatkowo Zamawiający zamawiał będzie odczynniki partiami, co gwarantuje nawet przy ważności odczynników min. 6 miesięcy, że odczynniki zawsze będą miały długi okres ważności. Krew kontrolna jest materiałem o krótkim okresie ważności ze względu na rodzaj materiału, dostarczana jest zgodnie z harmonogramem tak, aby Zamawiający miał zawsze ważną krew. Zamawiający dokonuje modyfikacji wzoru treści umowy w 9 ust. 1, który otrzymuje brzmienie: Okres ważności na dostarczany asortyment nie może być krótszy niż 9 miesięcy od dnia dostawy do siedziby Zamawiającego, z wyłączeniem krwi kontrolnej, dla której termin ważności wynosi 3 miesiące od daty dostawy. Okres ważności na dostarczony asortyment w zakresie badań hematologicznych nie może być krótszy niż 6 miesięcy od dnia dostawy do siedziby Zamawiającego, z wyłączeniem krwi kontrolnej, dla której termin ważności jest zgodny z harmonogramem dostaw dostępnym na stronie www. pl.
Pyt. nr 8. Dotyczy projektu umowy 10 ust. 1 i 2: Prosimy o modyfikację ww. postanowienia umowy w taki sposób, aby wysokość kary umownej naliczana była od wartości netto nie brutto. VAT jest należnością publicznoprawną, którą wykonawca jest zobowiązany odprowadzić do urzędu skarbowego. Ponadto sama kwota podatku VAT wliczona do ceny oferty nie ma wpływu na korzyści ekonomiczne osiągane przez wykonawcę z tytułu wykonania zamówienia. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru treści umowy w 10 ust. 1 i 2. Pyt. nr 9. Dotyczy projektu umowy 10 ust. 1 lit. c) i ust. 2: Prosimy o modyfikację ww. postanowienia wzoru umowy w taki sposób, aby wysokość kary umownej naliczana była od wartości pozostałej do realizacji umowy, nie zaś od wynagrodzenia umownego brutto. W sytuacji gdy umowa dotyczy świadczeń ciągłych, a dostawa odczynników będzie w znaczącej mierze realizowana w sposób prawidłowy, odstąpienie do umowy może dotyczyć niewielkiej partii odczynników, w konsekwencji zastrzeżenie kary umownej naliczanej od wynagrodzenia umownego brutto będzie miało charakter rażąco zawyżony. W takiej sytuacji nie budzi wątpliwości dysproporcja między poniesioną szkodą a wysokością kary umownej. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru treści umowy w 10 ust. 1 lit. c) i ust 2. Pyt. nr 10. Dotyczy projektu umowy 10 ust. 4: Zwracamy uwagę na kwestię potrącania kar umownych z wynagrodzenia. Zasadne byłoby, aby Wykonawca znał ewentualną kwotę kary umownej przed jej potrąceniem i ewentualnie mógł wówczas wyrazić zgodę na jej potrącenie z wynagrodzenia. Takie automatyczne i jednostkowe potrącanie może prowadzić do licznych błędów. W konsekwencji prosimy o dodanie zapisu w brzmieniu: W takim wypadku potrącenie dokonane będzie przez pisemne oświadczenie złożone Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury VAT. W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o potrąceniu kwoty z tytułu naliczonych kar umownych, należne wynagrodzenie wypłacane Wykonawcy pomniejszone zostanie o tę kwotę. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru treści umowy w 10 ust. 4. Pyt. nr 11. Dotyczy projektu umowy 10 ust. 5: Prosimy o dodanie postanowienia w następującym brzmieniu: zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. za każdy dzień opóźnienia w zapłacie. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru treści umowy w 10 ust. 5. Pyt. nr 12. Dotyczy projektu umowy 10: Prosimy o uzupełnienie zapisu poprzez dodanie zdania: Obowiązek naliczania kar umownych nie dotyczy okoliczności, gdy Wykonawca wstrzyma kolejne dostawy na skutek zwłoki Zamawiającego w zapłacie ceny zakupu ponad 60 dni licząc od terminu zapłaty. Pyt. nr 13. Dotyczy projektu umowy 10: Prosimy o uzupełnienie ww. postanowienia wzoru umowy poprzez dodanie zapisu w brzmieniu: Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umową w wysokości 5% wartości netto niezrealizowanej części umowy w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z winy Zamawiającego, z wyłączeniem okoliczności, o której mowa w 10 ust. 6 niniejszej umowy.
Pyt. nr 14. Dotyczy projektu umowy 10: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie postanowienia w brzmieniu: "Łącznie wysokość kar umownych nie może przekroczyć 10% wynagrodzenia umownego netto, określonego w 4 ust. 2 niniejszej umowy". Pyt. nr 15. Dotyczy projektu umowy 10: Prosimy o modyfikację ww. postanowienia na zapis w brzmieniu: Każdej ze Stron przysługuje możliwość wypowiedzenia niniejszej umowy z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia po uprzednim pisemnym poinformowaniu drugiej Strony. Pyt. nr 16. Dotyczy projektu umowy Na postawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych prosimy o uzupełnienie wzoru umowy poprzez dodanie postanowień w brzmieniu: 1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o charakterze organizacyjnym, ekonomicznym i technicznym mogących stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm.), jak również zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.) oraz ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 182, poz. 1228ze zm.), w tym w szczególności do: a) ochrony i zabezpieczenia danych zgodnie z wymogami ustaw, b) przetwarzania informacji i danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie, c) zachowania w tajemnicy danych osobowych pozyskanych w związku z realizacją umowy d) zwrotu wszelkich zawierających dane osobowe nośników danych przekazanych przez Zmawiającego oraz trwałego zniszczenia wszystkich ich kopii, e) niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o każdym przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych. 2. Zachowanie poufności informacji, o których mowa w ust.1 obowiązuje Wykonawcę także po rozwiązaniu umowy. 3. Naruszenie obowiązku, o którym mowa w ust. 1 powoduje odpowiedzialność Wykonawcy za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu (na zasadach wynikających z kodeksu cywilnego) oraz stanowi podstawę do rozwiązania niniejszej umowy przez Zamawiającego z zachowaniem 14dniowego okresu wypowiedzenia. Odpowiedź Zamawiającego Zamawiający dokonuje modyfikacji wzoru treści umowy w 10 poprzez dodanie ust. 8 o następującej treści: Na postawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych prosimy o uzupełnienie wzoru umowy poprzez dodanie postanowień w brzmieniu: 8.1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o charakterze organizacyjnym, ekonomicznym i technicznym mogących stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm.), jak również zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.) oraz ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 182, poz. 1228ze zm.), w tym w szczególności do: 8.1.1. ochrony i zabezpieczenia danych zgodnie z wymogami ustaw, 8.1.2. przetwarzania informacji i danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie, 8.1.3. zachowania w tajemnicy danych osobowych pozyskanych w związku z realizacją umowy, 8.1.4. zwrotu wszelkich zawierających dane osobowe nośników danych przekazanych przez Zmawiającego oraz trwałego zniszczenia wszystkich ich kopii, 8.1.5. niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o każdym przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych.
8.2. Zachowanie poufności informacji, o których mowa w ust. 8.1. obowiązuje Wykonawcę także po rozwiązaniu umowy. 8.3. Naruszenie obowiązku, o którym mowa w ust. 8.1 powoduje odpowiedzialność Wykonawcy za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu (na zasadach wynikających z kodeksu cywilnego) oraz stanowi podstawę do rozwiązania niniejszej umowy przez Zamawiającego z zachowaniem 14 dniowego okresu wypowiedzenia. Z poważaniem