MAPY SYSTEMU ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI UCZELNI Znaczenie symboli zastosowanych w mapach (graficznych opisach procesów): KOC POCZĄTEK / KOC PROCESU symbol rozpoczęcia / zakończenia procesu... ZADA symbol czynności, zadania występującego w procesie DECYZJA symbol opisujący decyzję, ocenę lub inne działanie, które moŝe powodować wariantowy przebieg procesu... DOKUMENT symbol zawierający nazwę dokumentu, występujący w miejscu powstania lub modyfikacji dokumentu... ODWOŁA symbol odwołujący do innego procesu / zagadnienia, objętego odrębną procedurą lub aktem normatywnym Uczelni OSOBA / ORGAN / JEDNOSTKA ORG. ODPOWIEDZIALNOŚĆ OSOBA / ORGAN / JEDNOSTKA ORG. wskazanie osoby, organu lub jednostki organizacyjnej Uczelni odpowiedzialnej za realizację zadań i/lub podejmowanie decyzji w ramach procesu strona 1 z 8
SYSTEM ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI UCZELNI Pomysł na projekt INICJATOR Zgłoszenie do BIURA PROJEKTÓW Inicjowanie projektowa REKTOR / właściwa SENACKA KOMISJA zgodność ze strategią, celami statutowymi i potrzebami Uczelni + wkład własny i ryzyko inicjatywa celowa i moŝliwa do KOC INICJATOR + DZIAŁ KOMPETENCYJNY o KIEROWNIK PROJEKTU KOMITET STERUJĄCY PROJEKTU REKTOR lub OSOBA UPOWAZNIONA ZłoŜenie o ; Rozpoczęcie : zawarcie umowy o, wydanie zarządzenia ws rozpoczęcia i powołania Kierownika Projektu Zatwierdzenie Umowa o Zarządzenie Rektora Skład zespołu KOC Utworzenie zespołu ZMIANĘ KLUCZOWĄ: Obejmującą zwiększenie wkładu własnego Uczelni i kosztów niekwalifikowalnych lub istotną zmianę celów / rezultatów y okresowe Nadzór nad projektami Uczelni na poziomie strategicznym, podejmowanie decyzji ws kluczowych zmian w projektach zmianę Nadzór nad prawidłową realizacją i osiągnięciem celów, podejmowanie decyzji oraz wydawanie zaleceń i wytycznych dotyczących prac na poziomie strategicznym zmianę w projekcie Wytyczne i zalecenia dotyczące prac, decyzje o przyjęciu/ odrzuceniu zmian Informowanie o odchyleniach od terminów i limitów, problemach, ryzykach i zagroŝeniach dla Realizacja Zarządzanie bieŝącą realizacją prowadzące do osiągnięcia zamierzonych celów Decyzja o przerwaniu (zamknięciu) Zamknięcie Rozliczenie merytoryczne i finansowe KOC DZIAŁ KOMPETENCYJNY Metryka BAZA PROJEKTÓW Obsługa administracyjna i wsparcie procesu, monitorowanie i kontrola we współpracy z władzami administracyjnymi Uczelni, prowadzenie Bazy Projektów, umieszczanie informacji o projekcie na stronie www Uczelni, archiwizacja dokumentacji projektowej, nadzór nad procedurami projektowymi strona 2 z 8
INICJOWA PROJEKTU Pomysł na projekt Projekty międzynarodowe i finansowane z funduszy strukturalnych: przygotowanie zgodnie z Regulaminem Projekty krajowe: przygotowanie zgodnie z odrębnymi przepisami BIURO PROJEKTÓW INICJATOR i zgłoszenie projektowej do BIURA PROJEKTÓW projektowa inicjatywa kompletna i zgodna pod względem formalnym Rejestracja Formularz: zał. nr 2 oraz 2a, 2b lub 2c do Regulaminu W wersji elektronicznej i, podpisanej przez Inicjatora, papierowej/ zeskanowanej projekty@wum.edu.pl KOC Przekazanie kopii Inicjatorowi i do właściwego Działu Kompetencyjnego Archiwizacja ocenionej w wersji papierowej Baza Inicjatyw Realizacja w ramach zadań jednostki poza Regulaminem KOC Przekazanie kopii Inicjatorowi i Kierownikowi właściwej jednostki Archiwizacja ocenionej w wersji papierowej Baza Inicjatyw KOC Przekazanie kopii Inicjatorowi Archiwizacja ocenionej w wersji papierowej Baza Inicjatyw Przekazanie do Rektora lub właściwej Projekty: naukowe Senacka Komisja ds. Nauki dydaktyczne Senacka Komisja ds. Dydaktyki pozostałe Rektor Wprowadzenie, decyzji i zaleceń Rektora/ do Bazy Inicjatyw Wprowadzenie, decyzji i zaleceń Rektora/ do Bazy Inicjatyw Wprowadzenie, decyzji i zaleceń Rektora/ do Bazy Inicjatyw Biuro Projektów we współpracy z Działami Kompetencyjnymi, Kwesturą, Z-cą Kanclerza, dysponentami środków Wystąpienie do Rektora/ Senackiej Komisji o podjęcie decyzji ws dalszego postępowania Jest moŝliwość sfinansowania ze środków zewn. i/lub wew. zgodność ze strategią, celami statutowymi i potrzebami Uczelni; wkład własny; ryzyko Analiza i ocena zgłoszonych inicjatyw WyraŜenie zgody na przygotowanie na podstawie Projektowa REKTOR / właściwa SENACKA KOMISJA inicjatywa celowa i moŝliwa do WyraŜenie zgody na realizację w ramach zadań właściwej jednostki org. Podjęcie decyzji o rozpatrzeniu w innym terminie Projektowa Projektowa Podjęcie decyzji o odrzuceniu Projektowa strona 3 z 8
PRZYGOTOWA PROJEKTU Inicjowanie Zgoda Rektora / na przygotowanie KOC KOC o Zgoda Rektora/ osoby upowaŝnionej na złoŝenie przez instytucję zewn. Rozpoczęcie Umowa o ; Zarządzenie ws rozpoczęcia ; Metryka Utworzenie zespołu Skład zespołu KOC Realizacja strona 4 z 8
PRZYGOTOWA WNIOSKU O DOFINANSOWA Inicjowanie Przekazanie dokumentów do zatwierdzenia Rektorowi/ osobie upowaŝnionej Rozpoczęcie KOC Zgoda Rektora / na przygotowanie KOC Osoby / działy / zespół wyznaczony do INICJATOR przygotowania, DZIAŁ KOMPETENCYJNY kandydaci na członków zespołu Ustalenie zakresu wsparcia adm. przy przygotowaniu Przekazanie Inicjatorowi wskazówek, zaleceń dot. przygotowania W tym osób i jednostek org. do przygotowaniu Ewentualnie: powołanie przez Kanclerza zespołu do przygotowania Koordynacja i wsparcie prac nad przygotowaniem z załącznikami, opracowanie formalnej części i (we współpracy z Kwesturą) propozycji montaŝu finansowego merytorycznej części o Udział w opracowaniu dokumentów W wersji elektronicznej, w terminie Przekazanie części merytorycznej do Działu Kompetencyjnego wniosek złoŝony w terminie, kompletny i zgodny z wymaganiami programu, regulacjami WUM Rejestracja Podpisanie i złoŝenie do Działu Kompetencyjnego gotowego z załącznikami wniosek zatwierdzony przez instytucję zewn. Monitorowanie oceny, uzupełnianie uchybień formalnych ZłoŜenie oryginału do właściwej instytucji zewnętrznej Kopia Egzemplarz archiwalny, przechowywany w Dziale Kompetencyjnym Powiadomienie Inicjatora i Władz Uczelni REKTOR / OSOBA POSIADAJĄCA STOSOWNE PEŁNOMOCNICTWO złoŝenie wymaga decyzji Senatu Zgoda na złoŝenie SENAT Wydanie opinii/ decyzji w/s Uchwała Senatu strona 5 z 8
ROZPOCZĘCIE REALIZACJI PROJEKTU o o przez instytucję zewn. KIEROWNIK PROJEKTU REKTOR DZIAŁ KOMPETENCYJNY Wzór: zał. nr 3 do Regulaminu Zawarcie umowy o Umowa o Rejestracja umowy w centralnym rejestrze umów i archiwizacja w Dziale Kompetencyjnym Wystąpienie do Rektora o rozpoczęcie Wydanie zarządzenia ws. rozpoczęcia i powołania Kierownika Projektu Zarządzenie Rektora Utworzenie zespołu Zgodnie z Regulaminem i wewnętrznymi procedurami Uczelni Skład zespołu Metryka ZałoŜenie i przygotowanie wspólnie z Kwesturą Metryki Powiadomienie członków zespołu o spotkaniu inaugurującym projekt Przekazanie kopii umowy o Kierownikowi Projektu Ustalenie z Komitetem Sterującym i Działem Kompetencyjnym zasad komunikacji, podejmowania decyzji, raportowania, wprowadzania zmian w projekcie Przekazanie metryki Kierownikowi Projektu i Z-cy Kanclerza Przeprowadzenie spotkania inaugurującego projekt Wprowadzenie danych i dokumentów do Bazy Projektów Umieszczenie informacji o rozpoczęciu na stronie www Uczelni KOC KOMITET STERUJĄCY PROJEKTU i DZIAŁ KOMPETENCYJNY Przekazanie wytycznych dotyczących Realizacja strona 6 z 8
REALIZACJA PROJEKTU ZESPÓŁ PROJEKTOWY Rozpoczęcie Realizacja zadań, pakietów roboczych Zamknięcie Realizacja BieŜące zarządzanie realizacją prowadzące do osiągnięcia załoŝonych celów zgodnie z umową o KOC KIEROWNIK PROJEKTU Promocja Projektu, informowanie Działu Kompetencyjnego, Komitetu Sterującego, Władz Uczelni o przebiegu prac na Ŝądanie Termin raportu merytorycznej części raportu okresowego okresowy zmiany w projekcie Ryzyko, problem w projekcie Informowanie o problemach, odchyleniach od terminów i limitów, ryzykach i zagroŝeniach dot. okresowy - część merytoryczna raportu Zgłoszenie propozycji zmiany do Działu Kompetencyjnego Udział w przygotowaniu oraz akceptacja i dokumentów Wytyczne i uwagi instytucji zewnętrznej Nadzór nad wprowadzeniem zmiany DZIAŁ KOMPETENCYJNY (Koordynator administracyjny ) Baza Projektów Obsługa administracyjna, wsparcie, monitorowanie i kontrola oraz nadzór nad realizacją umowy o we współpracy z Z-cą Kanclerza i właściwymi merytorycznie jedn. org., przedkładanie wymaganych danych i dokumentów instytucji zewnętrznej, nadzór nad procedurami formalnej i finansowej części raportu we współpracy z jednostkami org. ZłoŜenie raportu do instytucji zewnętrznej zmiana moŝliwa do wprowadzenia Zgodnie z umową o i zasadami programu o zmianę do instytucji zewn. i aktualizacja dokumentów projekt. we współpracy z jedn. org. Baza Projektów propozycja zmiany przyjęta przez instytucję zewn. Powiadomienie Kierownika,Komitetu Sterującego, Kwestury, władz Uczelni o decyzji instytucji ws zmiany Analiza problemu pod kątem zasad programu i umowy o, zgłoszenie sprawy Komitetowi Sterującemu Projektu i władzom Uczelni Baza Projektów Wniosek Uczelni o płatność okresowy Przekazanie raportu do wglądu / akceptacji Komitetowi Sterującemu zmianę + nowe wersje dokumentów ZłoŜenie dokumentów do instytucji zewnętrznej Wytyczne, zalecenia dotyczące KOMITET STERUJĄCY PROJEKTU Nadzór nad prawidłową realizacją i osiągnięciem celów podejmowanie decyzji, wydawanie zaleceń i wytycznych dotyczących prac na poziomie strategicznym Opinia ws wprowadzenia zmiany Podjęcie stosownych działań, decyzji REKTOR lub osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo Wniosku o płatność do instytucji zewnętrznej Nadzór nad realizacją projektów Uczelni na poziomie strategicznym raportu okresowy Zgoda na zmianę w projekcie zmianę + nowe wersje dokumentów Podjęcie stosownych działań, decyzji strona 7 z 8
ZAMKNIĘCIE REALIZACJI PROJEKTU Załącznik nr 1 do Regulaminu Realizacji Projektów w WUM (Zarządzenie Rektora nr 84/2009) DZIAŁ KOMPETENCYJNY KIEROWNIK PROJEKTU Realizacja Zakończenie zgodnie z umową o części merytorycznej raportu końcowego Przekazanie części merytorycznej raportu do Działu Kompetencyjnego, w wersji elektronicznej, w uzgodnionym terminie Skompletowanie raportu końcowego z, przygotowanie jego części formalnej i finansowej końcowy raportu końcowego Przedstawienie raportu do akceptacji Kierownikowi Projektu w wersji elektronicznej lub papierowej Przekazanie raportu do wglądu/ akceptacji Komitetowi Sterującemu Projektu Przedstawienie raportu do zatwierdzenia Rektorowi lub osobie upowaŝnionej i przekazanie do Działu Kompetencyjnego w wersji elektronicznej listy doświadczeń z Wprowadzenie do Bazy Projektów informacji o zakończeniu i listy doświadczeń z ZłoŜenie raportu do instytucji zewnętrznej opis praktyk i doświadczeń z, które mogą zostać wykorzystane przy przyszłych projektów Uczelni (archiwum ) Umieszczenie informacji o zakończeniu na stronie www Uczelni Zgromadzenie i przekazanie dokumentacji projektowej do Archiwum Właściwe meryt. jednostki org., Kwestura Dostarczanie danych i dokumentów niezbędnych do przygotowania raportu KOC REKTOR / OSOBA UPOWAZNIONA raportu końcowego końcowy strona 8 z 8