REGULAMIN REALIZACJI PROJEKTÓW W WARSZAWSKIM UNIWERSYTECIE MEDYCZNYM

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 48/2008 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 29 kwietnia 2008 r. REGULAMIN REALIZACJI PROJEKTÓW W WARSZAWSKIM UNIWERSYTECIE MEDYCZNYM Wydanie: I Obowiązuje od: 1 czerwca 2008 r. Opracował/li: Zespół ds. regulaminu realizacji projektów pod kierunkiem Kanclerza WUM Data: 15 kwietnia 2008 r. Zatwierdził/li: Rektor WUM (Zarządzenie nr 48/2008) Data: 29 kwietnia 2008 r. Uwagi do Regulaminu należy zgłaszać do: Biura Projektów (biuroprojektow@wum.edu.pl)

2 Spis treści str. DZIAŁ I. PRZEPISY OGÓLNE...1 DZIAŁ II. PROCEDURY PROJEKTOWE...4 ROZDZIAŁ I PROCEDURA ZGŁASZANIA I WSTĘPNEJ SELEKCJI INICJATYW PROJEKTOWYCH...4 ROZDZIAŁ II PROCEDURY INICJOWANIA PROJEKTÓW...7 ROZDZIAŁ II.1 PROCEDURA PRZYGOTOWANIA PROJEKTU...7 ROZDZIAŁ II.2 PROCEDURA TWORZENIA ZESPOŁU PROJEKTOWEGO...12 ROZDZIAŁ II.3 PROCEDURA ROZPOCZĘCIA REALIZACJI PROJEKTU...13 ROZDZIAŁ III PROCEDURY REALIZACJI PROJEKTÓW...15 ROZDZIAŁ III.1 PROCEDURA RAPORTOWANIA...16 ROZDZIAŁ III.2 PROCEDURA KONTROLI PROJEKTÓW...17 ROZDZIAŁ III.3 PROCEDURA WPROWADZANIA ZMIAN W PROJEKCIE...18 ROZDZIAŁ III.4 PROCEDURA ZAMKNIĘCIA PROJEKTU...19 DZIAŁ III. STRUKTURA ORGANIZACYJNA PROJEKTU...21 DZIAŁ IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE...24 Załączniki do Regulaminu Zał. 1 Zał. 2 Zał. 3 Zał. 4 Zał. 5 Zał. 6 Zał. 7 Zał. 8 Zał. 9 Zał. 10 Zał. 11 Zał. 12 Zał. 13 Zał. 14 Zał. 15 Zał. 16 Zał. 17 Zał. 18 Zał. 19 Zał. 20 Zał. 21 Zał. 22 Zał. 23 Mapa Systemu zarządzania projektami Uczelni Mapa procesu Zgłaszanie i wstępna selekcja inicjatyw projektowych Formularz Inicjatywa projektowa Mapa procesu Inicjowanie projektu Mapa procesu Przygotowanie projektu wewnętrznego Mapa procesu Przygotowanie projektu międzynarodowego i finansowanego z Funduszy Strukturalnych Formularz Matryca logiczna Formularz Harmonogram projektu Formularz Budżet projektu Formularz Karta projektu wewnętrznego Formularz Karta projektu międzynarodowego/ finansowanego z Funduszy Strukturalnych Mapa procesu Tworzenie zespołu projektowego Formularz Skład i zadania zespołu projektowego Regulamin wynagradzania pracowników Uczelni za pracę przy realizacji projektów Mapa procesu Rozpoczęcie realizacji projektu Formularz Zarządzenie Rektora ws rozpoczęcia realizacji projektu i powołania zespołu projektowego Formularz Pełnomocnictwo dla Kierownika Projektu / Przewodniczącego Komitetu Sterującego Projektu Instrukcja realizacji i kontroli wydatków oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych w ramach projektów Mapa procesu Realizacja projektu wewnętrznego Mapa procesu Realizacja projektu międzynarodowego i finansowanego z Funduszy Strukturalnych Formularz Raport okresowy Mapa procesu Zamknięcie projektu wewnętrznego Formularz Raport końcowy projektu

3 Regulamin Realizacji Projektów na Warszawskim Uniwersytecie Medycznym (Zarządzenie Rektora nr /2008) DZIAŁ I. PRZEPISY OGÓLNE 1 1. Niniejszy Regulamin określa procedury: a) zgłaszania i wstępnej selekcji inicjatyw projektowych, b) inicjowania projektów oraz c) realizacji projektów w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, zwanym dalej Uniwersytetem lub Uczelnią. 2. Regulamin określa również struktury organizacyjne, które mogą zostać powołane na potrzeby realizacji projektów w Uniwersytecie. W szczególności, Regulamin definiuje zakres odpowiedzialności i uprawnień Komitetu Sterującego Projektu oraz Kierownika Projektu. 3. Regulamin dotyczy projektów: wewnętrznych, krajowych, dla których wymagany jest wkład własny lub pokrycie kosztów niekwalifikowalnych przez Uczelnię, międzynarodowych oraz finansowanych z Funduszy Strukturalnych. 4. Celem Regulaminu jest: zapewnienie skutecznej selekcji, realizacji, kontroli i oceny projektów, standaryzacja procesów związanych z inicjowaniem i realizacją projektów oraz dokumentów projektowych, wprowadzenie dobrych praktyk zarządzania projektami oraz umożliwienie kodyfikacji, gromadzenia i udostępniania wiedzy nabywanej przez pracowników Uniwersytetu w wyniku realizacji projektów. 5. Zasady: a) wynagradzania pracowników Uczelni za pracę przy realizacji projektów, b) realizacji i kontroli wydatków oraz obiegu dokumentów finansowo księgowych w ramach projektów zostały określone w załącznikach do Regulaminu. 6. W sprawach nieobjętych niniejszym Regulaminem, należy postępować zgodnie ze stosownymi procedurami obowiązującymi w Uczelni. Cele projektów realizowanych w Uniwersytecie muszą być zgodne ze strategią i celami statutowymi Uczelni. 2 3 Określenia użyte w Regulaminie, w kolejności alfabetycznej: 1. Dokumenty projektowe dokumenty dotyczące konkretnego projektu, tworzone w celu zainicjowania tego projektu i w okresie jego realizacji, np. inicjatywa projektowa, studium wykonalności, wniosek o dofinansowanie, budżet, raporty, dokumenty finansowo księgowe, etc. Strona 1 z 24

4 2. Dokumenty programowe dokumenty określające zasady inicjowania i realizacji projektów w ramach określonego programu. 3. Dział Kompetencyjny jednostka administracji centralnej odpowiedzialna, między innymi, za administracyjną obsługę i monitorowanie projektów, według następującego podziału kompetencji: a) Biuro Projektów projekty wewnętrzne oraz projekty finansowane z Funduszy Strukturalnych, b) Dział Współpracy z Zagranicą projekty międzynarodowe, c) Dział Nauki projekty krajowe. 4. Kierownik Projektu osoba odpowiedzialna za bieżące zarządzanie projektem, za realizację celów i rezultatów/ produktów projektu oraz za kierowanie zespołem projektowym; powoływany przez Rektora na okres realizacji projektu. 5. Komisja ds. Oceny Projektów, zwana dalej Komisją organ kolegialny powołany przez Rektora, po zasięgnięciu opinii Senatu, do analizy, oceny i selekcji zgłaszanych inicjatyw projektowych oraz wydawania rekomendacji w sprawie kluczowych zmian w projektach; W skład Komisji wchodzą: a) reprezentanci wydziałów Uniwersytetu wskazani przez Dziekanów, b) reprezentanci administracji centralnej Uczelni wskazani przez Kanclerza oraz c) pracownik Biura Projektów, jako Sekretarz Komisji członek Komisji bez prawa głosu. 6. Komitet Sterujący Projektu organ kolegialny powoływany przez Rektora, w przypadkach uzasadnionych wielkością, złożonością, specyfiką lub interdyscyplinarnym charakterem danego projektu, w celu nadzorowania prawidłowej realizacji tego projektu oraz podejmowania decyzji dotyczących prac projektowych na poziomie strategicznym. Skład Komitetu wskazuje Komisja. 7. Koszty kwalifikowalne koszty niezbędne do zrealizowania projektu, ponoszone w okresie jego realizacji, merytorycznie uzasadnione; spełniające kryteria zasadności wyznaczone w ramach programu, z którego projekt jest finansowany. 8. Koszty niekwalifikowalne wszelkie koszty ponoszone na realizację projektu, niepodlegające refundacji w ramach programu, z którego projekt jest finansowany. 9. Okres realizacji projektu okres od momentu podpisania przez Uczelnię umowy o dofinansowanie i/lub wydania zarządzenia Rektora w sprawie rozpoczęcia realizacji projektu i powołania zespołu projektowego, do momentu całkowitego, merytorycznego i finansowego, rozliczenia projektu oraz złożenia sprawozdań i raportów końcowych; może składać się z etapów. 10. Prefinansowanie konieczność przejściowego sfinansowania części lub całości wydatków na realizację projektów międzynarodowych lub finansowanych z Funduszy Strukturalnych, ze środków własnych Uczelni lub z pozyskanych przez nią środków zewnętrznych, wynikająca z zasady okresowej refundacji wydatków, obowiązującej w ramach niektórych programów. 11. Program program, w ramach którego można otrzymać dofinansowanie na realizację projektu ze środków krajowych lub międzynarodowych, np. program finansowany z Funduszy Strukturalnych, program Unii Europejskiej, program pozawspólnotowy. 12. Projekt niepowtarzalne, złożone przedsięwzięcie realizowane zespołowo, w sposób względnie niezależny od bieżącej działalności Uczelni, podejmowane w celu osiągnięcia założonego na początku, unikalnego rezultatu/ produktu. Posiada jasno określone cele, wymagania jakościowe, ramy czasowe i budżet. Strona 2 z 24

5 13. Projekt finansowany z Funduszy Strukturalnych projekt realizowany w Uniwersytecie, współfinansowany ze środków pochodzących z Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej, w tym projekt partnerski. 14. Projekt krajowy projekt realizowany w Uniwersytecie, finansowany lub współfinansowany ze środków krajowych w ramach działalności statutowej, prac własnych, grantów MNiSW i Ministra Zdrowia, działalności wspomagającej badania, etc., z wyłączeniem Funduszy Strukturalnych. 15. Projekt międzynarodowy projekt realizowany w Uniwersytecie, finansowany lub współfinansowany ze środków zagranicznych w ramach programów Unii Europejskiej oraz programów pozawspólnotowych, z wyłączeniem Funduszy Strukturalnych; w tym projekt partnerski. 16. Projekt partnerski - wspólny projekt Uczelni i innych podmiotów prawnych tworzących partnerstwo powołane w celu opracowania i realizacji tego projektu, zgłaszanego do dofinansowania w ramach programu. 17. Projekt wewnętrzny projekt realizowany w Uniwersytecie, finansowany w całości ze środków własnych Uczelni, określonych w planach rzeczowo finansowych, i/lub pozyskanych przez nią środków zewnętrznych niepochodzących z programów (darowizny, dotacje, sponsoring). 18. Umowa o dofinansowanie umowa o dofinansowanie projektu zawarta z instytucją zewnętrzną, umowa konsorcjum, partnerstwa lub inna umowa regulująca udział Uczelni w realizacji projektu. 19. Wkład własny określona w umowie o dofinansowanie, część nakładów rzeczowo finansowych zadeklarowana na współfinansowanie projektu, pochodząca ze środków własnych Uczelni lub z pozyskanych przez nią środków zewnętrznych niepochodzących z programów. 20. Wniosek o dofinansowanie dokument przedkładany przez Uczelnię do instytucji zewnętrznej w celu uzyskania środków finansowych na realizację projektu w ramach określonego programu. 21. Zespół Projektowy grupa osób powołana przez Rektora w celu realizacji projektu, na okres realizacji tego projektu. 4 Mapa (graficzny opis) systemu zarządzania projektami Uczelni stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 5 Informacje o możliwości otrzymania dofinansowania na realizację projektu w ramach programów wyszukują, pozyskują oraz przekazują do odpowiednich jednostek organizacyjnych, jak również zamieszczają na swojej stronie internetowej, Działy Kompetencyjne Projekty krajowe, międzynarodowe i finansowane z Funduszy Strukturalnych, są inicjowane i realizowane zgodnie z wytycznymi określonymi w stosownych regulacjach zewnętrznych (rozporządzeniach, dokumentach programowych, instrukcjach właściwych dla danego programu, etc.) oraz zgodnie z umowami o dofinansowanie zawartymi przez Uczelnię, jak również w oparciu o niniejszy Regulamin. 2. W sytuacji, gdy ww. wytyczne i umowy przewidują dodatkowe warunki i zasady postępowania, które nie są aktualnie obowiązujące w Uniwersytecie, Uczelnia zobowiązana jest je wypełnić. Strona 3 z 24

6 DZIAŁ II. PROCEDURY PROJEKTOWE ROZDZIAŁ I PROCEDURA ZGŁASZANIA I WSTĘPNEJ SELEKCJI INICJATYW PROJEKTOWYCH 7 1. Niniejsza procedura określa zasady i tryb: formułowania i zgłaszania pomysłów projektów w postaci inicjatyw projektowych, oceny zgłoszonych inicjatyw pod kątem celowości i możliwości ich realizacji przez Uczelnię oraz wyboru inicjatyw do dalszego opracowania. 2. Procedurze podlegają inicjatywy wszystkich projektów, o których mowa w 1 ust. 3, w tym pomysły na projekty partnerskie. 3. Mapa (graficzny opis) procesu zgłaszania i wstępnej selekcji inicjatyw projektowych stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu Z inicjatywą projektową może wystąpić każdy pracownik Uniwersytetu, zwany dalej Inicjatorem W przypadku wspólnej inicjatywy kilku jednostek organizacyjnych Uczelni, wskazuje się, spośród ich pracowników, jednego Inicjatora, reprezentującego wszystkie jednostki inicjujące projekt. 2. Inicjatywy projektowe można zgłaszać przez cały rok, z zastrzeżeniem ust. 3 i Inicjatywy projektowe, których realizacja miałaby zostać uwzględniona w prowizorium i planie rzeczowo - finansowym na kolejny rok budżetowy należy zgłaszać do połowy października. 4. Inicjatywy projektowe, których realizacja, według Inicjatora, mogłaby zostać sfinansowana w ramach określonego programu, należy składać, co najmniej, na 6 tygodni przed upływem terminu złożenia wniosku o dofinansowanie tego projektu do właściwej instytucji zewnętrznej Inicjatywę projektową należy złożyć na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu: drogą mailową na adres projekty@wum.edu.pl lub bezpośrednio w Biurze Projektów, na nośniku elektronicznym. Wersje papierowe inicjatyw nie będą przyjmowane Formularz inicjatywy jest dostępny do pobrania na stronie internetowej Uczelni. 2. W przypadku wątpliwości lub trudności z wypełnieniem formularza inicjatywy projektowej, Inicjator może zwrócić się o pomoc w jego przygotowaniu do Działu Kompetencyjnego Biuro Projektów rejestruje i wprowadza zgłoszone inicjatywy projektowe do elektronicznej Bazy Projektów Uczelni, nadając im indywidualny numer kodowy i jednoznaczną nazwę. 2. Inicjatywy są rejestrowane i przechowywane z zachowaniem ochrony praw autorskich Inicjatora. 3. Dostęp do rejestru inicjatyw w Bazie Projektów oraz prawo do ich przeglądania mają jedynie pracownicy Biura Projektów. Strona 4 z 24

7 11 1. Zgłoszone inicjatywy projektowe są oceniane i wstępnie selekcjonowane przez Komisję, w drodze posiedzeń. 2. Posiedzenia Komisji odbywają się co najmniej raz w miesiącu (pod koniec miesiąca). 3. W posiedzeniu, poza członkami Komisji, mogą wziąć udział, zaproszeni przez Przewodniczącego Komisji, eksperci, celem wydania opinii na temat inicjatyw projektowych. 4. Posiedzenia Komisji organizuje Biuro Projektów Odpowiednio wcześniej, Biuro Projektów doręcza zgłoszone inicjatywy projektowe członkom Komisji, w celu zapoznania się z ich treścią. 5. W wyjątkowych przypadkach, Komisja może ocenić i podjąć decyzję w sprawie inicjatywy projektowej poza trybem posiedzenia, drogą pisemną, w terminie ustalonym z Biurem Projektów Komisja analizuje i ocenia zgłoszone inicjatywy projektowe, kierując się kryteriami celowości oraz możliwości ich realizacji przez Uczelnię. W szczególności, Komisja weryfikuje zgodność danej inicjatywy ze strategią, celami statutowymi i potrzebami Uniwersytetu oraz ocenia wielkość wkładu własnego i ryzyko finansowe projektu. 2. Na podstawie dokonanej oceny, Komisja może wydać następujące decyzje: a) zgoda na przygotowanie projektu na podstawie inicjatywy projektowej, b) zgoda na realizację inicjatywy w ramach zadań właściwej merytorycznie jednostki organizacyjnej, c) decyzja o rozpatrzeniu inicjatywy w innym terminie, d) decyzja o odrzuceniu inicjatywy Przed podjęciem decyzji, Komisja może zwrócić się do Inicjatora z prośbą o dodatkowe informacje i wyjaśnienia dotyczące inicjatywy projektowej lub o jej dopracowanie Komisja ma prawo zatwierdzić inicjatywę projektową pod warunkiem wprowadzenia do niej określonych zmian lub uwag W przypadku wydania decyzji, o której mowa w ust. 2 pkt. c lub d, Komisja powinna podać jej uzasadnienie. 3. Komisja podejmuje decyzje w drodze jawnego głosowania, zwykłą większością głosów, bez względu na liczbę obecnych członków. W przypadku równego rozkładu głosów, decyduje głos Przewodniczącego Komisji Głosy wstrzymujące się podczas głosowania traktuje się jako głosy nieoddane. 4. W przypadku inicjatyw o strategicznym znaczeniu dla Uczelni, Komisja może podjąć decyzję o ich utajnieniu (nie podawaniu do publicznej wiadomości do momentu rozpoczęcia projektu). 5. Decyzje oraz wszelkie komentarze Komisji, Sekretarz Komisji wpisuje na formularzu inicjatywy projektowej. Wypełniony formularz podpisuje Przewodniczący Komisji lub jego Zastępca Sekretarz Komisji sporządza protokół z posiedzenia Komisji, który zawiera: a) numer protokołu, b) termin posiedzenia, Strona 5 z 24

8 c) podpisaną listę obecności członków Komisji, d) informację o obecności ekspertów (o ile byli uczestnikami posiedzenia), e) listę zgłoszonych inicjatyw oraz decyzje, opinie i uwagi w ich sprawie, f) inne istotne elementy postępowania oceniającego oraz g) pozostałe sprawy poruszane na posiedzeniu, w tym rekomendacje Komisji w sprawie przygotowanych i realizowanych projektów. 2. Protokoły, podpisane przez Przewodniczącego Komisji lub jego Zastępcę, archiwizuje Biuro Projektów. 14 Biuro Projektów: 1. wprowadza decyzje i zalecenia Komisji do Bazy Projektów; 2. archiwizuje oryginały wszystkich ocenionych inicjatyw projektowych w wersji papierowej i elektronicznej (w Bazie Projektów); 3. umieszcza na stronie internetowej Uczelni krótkie informacje o zgłoszonych inicjatywach projektowych i decyzjach Komisji wydanych w ich sprawie, z zastrzeżeniem 12 ust Inicjatywy projektowe zatwierdzone przez Komisję do realizacji w ramach zadań właściwej merytorycznie jednostki organizacyjnej, Biuro Projektów przekazuje kierownikowi tej jednostki. Dalsze rozdziały niniejszego Regulaminu nie dotyczą tych inicjatyw. 2. Inicjatywy projektowe zatwierdzone przez Komisję jako podstawa do przygotowania projektu, Biuro Projektów przekazuje do właściwego Działu Kompetencyjnego W celu ustalenia właściwego Działu Kompetencyjnego i możliwości sfinansowania danego projektu w ramach określonego programu, Biuro Projektów może wnioskować do Zastępcy Kanclerza o zwołanie wewnętrznego zebrania z udziałem Kierowników Działów. 3. Informację o przekazaniu inicjatywy do określonego działu/jednostki, Biuro Projektów wprowadza do Bazy Projektów. 4. Dalszy tryb postępowania z inicjatywami przekazanymi do Działu Kompetencyjnego określają przepisy niniejszego Regulaminu, z zastrzeżeniem ust Inicjatywy projektów krajowych są przygotowywane i realizowane zgodnie z odrębnymi przepisami, za wyjątkiem zasad zawierania umów o dofinansowanie ( Regulaminu) oraz zasad realizacji i kontroli wydatków oraz obiegu dokumentów finansowo księgowych w ramach projektów (określonych w załączniku nr 18 do Regulaminu). 5. Przed rozpoczęciem przygotowania projektu, Dział Kompetencyjny we współpracy z Kwestorem lub osobą przez niego upoważnioną, weryfikuje i/lub wskazuje możliwe źródła finansowania projektu, w tym możliwe sposoby prefinansowania oraz pokrycia kosztów wkładu własnego i kosztów niekwalifikowalnych projektu przez Uczelnię. Przygotowana propozycja montażu finansowego wymaga wstępnej akceptacji dysponenta/ów wskazanych środków finansowych. 6. W przypadku problemu z pozyskaniem środków zewnętrznych, wskazaniem środków własnych Uczelni lub innych wątpliwości związanych z daną inicjatywą projektową, Biuro Projektów przedkłada sprawę Komisji z prośbą o podjęcie decyzji w sprawie dalszego postępowania. Strona 6 z 24

9 ROZDZIAŁ II PROCEDURY INICJOWANIA PROJEKTÓW Niniejszy rozdział określa zasady i tryb inicjowania projektów, na podstawie inicjatyw projektowych zatwierdzonych przez Komisję Proces inicjowania projektu obejmuje fazy: a) przygotowania projektu, b) tworzenia zespołu projektowego oraz c) rozpoczęcia realizacji projektu. 2. Mapa procesu inicjowania projektu stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu. ROZDZIAŁ II.1 PROCEDURA PRZYGOTOWANIA PROJEKTU Niniejsza procedura określa zasady i tryb przygotowywania, czyli szczegółowego planowania i definiowania projektów. 2. W przypadku projektów międzynarodowych i finansowanych z Funduszy Strukturalnych, przygotowanie projektu obejmuje przygotowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie do właściwej instytucji zewnętrznej. 3. Mapa procesu przygotowania projektu wewnętrznego stanowi załącznik nr 5, a projektu międzynarodowego i finansowanego z Funduszy Strukturalnych załącznik nr 6 do Regulaminu Osobą odpowiedzialną za przygotowanie projektu jest Inicjator, chyba że nie pozwalają na to jego/jej kompetencje lub obowiązki pełnione na Uczelni. W powyższym przypadku, Inicjator lub Komisja wskazuje inną osobę do pełnienia tej roli. 2. Inicjator przygotowuje projekt, w tym opracowuje wymagane dokumenty projektowe, przy udziale Działu Kompetencyjnego oraz innych jednostek organizacyjnych i pracowników Uniwersytetu. 3. W przygotowaniu projektu powinni uczestniczyć kandydaci na członków zespołu projektowego. 4. Dział Kompetencyjny wspiera i koordynuje przygotowanie projektu, w tym między innymi: występuje do Zastępcy Kanclerza z wnioskiem o wyznaczenie pracowników administracji, spoza Działu Kompetencyjnego, do pomocy przy przygotowaniu projektu; informuje Inicjatora o szczegółowych zasadach dotyczących sposobu i zakresu przygotowania dokumentacji projektowej; wskazuje Inicjatorowi źródło pobrania odpowiednich formularzy dokumentów projektowych, bądź odpowiedniego programu komputerowego np. generatora wniosków o dofinansowanie z listą obowiązkowych załączników oraz instrukcją ich wypełnienia; pomaga Inicjatorowi w sporządzeniu odpowiednich dokumentów projektowych; występuje do właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych z prośbą o sporządzenie dokumentów lub dostarczenie informacji, opinii, analiz niezbędnych do przygotowania projektu; Strona 7 z 24

10 w uzgodnieniu z Zastępcą Kanclerza, zleca sporządzenie wymaganej dokumentacji projektowej lub dostarczenie informacji, opinii, analiz, dotyczących przygotowywanego projektu, podmiotom zewnętrznym; w uzgodnieniu z Inicjatorem, sporządza Kartę projektu; gromadzi i archiwizuje dokumenty projektowe opracowane w fazie przygotowania projektu; wprowadza informacje i stosowne dokumenty projektowe do Bazy Projektów; prowadzi korespondencję z właściwymi instytucjami zewnętrznymi oraz w przypadkach uzasadnionych wielkością, złożonością, specyfiką lub interdyscyplinarnym charakterem projektu, wnioskuje o powołanie Komitetu Sterującego Projektu. PROJEKTY WEWNĘTRZNE Faza przygotowania projektu wewnętrznego kończy się opracowaniem następujących dokumentów: a) Matryca logiczna, b) Harmonogram projektu, c) Budżet projektu, d) Karta projektu wewnętrznego, których formularze stanowią załączniki nr 7, 8, 9 i 10 do niniejszego Regulaminu. 2. W zależności od złożoności i specyfiki przygotowywanego projektu lub w następstwie innych przesłanek, może zaistnieć konieczność opracowania, na tym etapie, dodatkowych dokumentów projektowych, takich jak: rejestr ryzyka, opis docelowej architektury informatycznej, plan projektu, karta zadań członka zespołu, specyfikacja wymagań, ocena opłacalności, studium wykonalności, etc Decyzję o opracowaniu powyższych dokumentów podejmuje Dział Kompetencyjny. 3. Inicjator podpisuje dokumenty opracowane w fazie przygotowania projektu i przedkłada je do Działu Kompetencyjnego, w wersji elektronicznej i papierowej. 4. Dział Kompetencyjny rejestruje i akceptuje złożone dokumenty, po zweryfikowaniu ich kompletności oraz sprawdzeniu pod względem formalnym W szczególności, przed akceptacją dokumentów projektowych, Dział Kompetencyjny: weryfikuje propozycję montażu finansowego projektu, wskazaną w budżecie projektu i zaakceptowaną przez dysponenta/ dysponentów środków, oraz potwierdza dostępność środków finansowych na realizację projektu w Kwesturze (wstępna blokada środków); przekazuje projekt budżetu do zaopiniowania Kwestorowi; może wystąpić do Inicjatora z prośbą o poprawienie lub uzupełnienie złożonych dokumentów. 5. Zaakceptowane dokumenty, Dział Kompetencyjny przedkłada Rektorowi lub osobie posiadającej stosowne pełnomocnictwo, celem wydania decyzji w sprawie realizacji projektu Przed podjęciem decyzji w sprawie realizacji projektu, Rektor/ osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo może zwrócić się do Komisji z prośbą o wydanie rekomendacji w tej sprawie. 2. Komisja wydaje rekomendacje w trybie i na zasadach opisanych w 11 i 12 Regulaminu, z zastrzeżeniem kolejnych ustępów niniejszego. Strona 8 z 24

11 3. Komisja, ponownie oceniając planowany projekt, kieruje się dodatkowymi kryteriami: zgodności (stopnia dopasowania celów projektu do potrzeb i oczekiwań Uczelni), efektywności (stosunku nakładów na projekt do jego rezultatów i potencjalnych oddziaływań), skuteczności (stopnia osiągnięcia zakładanych celów poprzez realizację danego projektu), użyteczności (wpływu projektu na zaspokojenie potrzeb i oczekiwań jego odbiorców) i trwałości projektu (trwałości zmian wprowadzonych w wyniku realizacji projektu). 4. Na podstawie dokonanej oceny, Komisja może wydać następujące rekomendacje: a) Projekt rekomendowany do realizacji b) Projekt rekomendowany do dopracowania c) Projekt rekomendowany do realizacji w innym terminie d) Projekt rekomendowany do odrzucenia 5. W przypadku, gdy na potrzeby projektu rekomendowanego do realizacji, należy powołać Komitet Sterujący Projektu, Komisja wskazuje skład tego Komitetu W skład Komitetu Sterującego Projektu powinni wchodzić: a) dysponent środków finansowych Uniwersytetu, z których finansowany lub współfinansowany jest projekt, lub osoba upoważniona przez niego (jeżeli projekt jest choć w części finansowany ze środków własnych Uczelni), b) przedstawiciele odbiorców i dostawców projektu Odbiorcy projektu to podmioty, które będą korzystać z rezultatów/produktów projektu Dostawcy projektu to podmioty, które dostarczają zasoby, w tym zasoby ludzkie, niezbędne do realizacji projektu i/lub posiadają fachową wiedzę i doświadczenie w zakresie związanym z danym projektem Komisja może wskazać dodatkowe osoby na członków Komitetu Sterującego Projektu, w tym przedstawicieli instytucji zewnętrznych uczestniczących w pracach projektowych Przewodniczącym Komitetu Sterującego Projektu powinna zostać osoba, o której mowa w ust. 5.1 pkt. a lub główny dostawca projektu. 6. Sekretarz Komisji wpisuje rekomendacje i uwagi Komisji w Karcie Projektu, a następnie przedstawia ten dokument do zatwierdzenia Przewodniczącemu Komisji lub jego Zastępcy Na podstawie rekomendacji Komisji i/lub oceny dokumentów projektowych, Rektor / osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo może wydać następujące decyzje w sprawie projektu: a) Projekt do realizacji b) Projekt do dopracowania c) Projekt do realizacji w innym terminie d) Projekt do odrzucenia 2. Rektor/ osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo wpisuje swoją decyzję w Karcie projektu. 3. Dział Kompetencyjny wprowadza decyzję ws. realizacji projektu do Bazy Projektów i informuje o niej Inicjatora. 4. Wydanie decyzji, o której mowa w 1 ust. a uruchamia procedurę Rozpoczęcia realizacji projektu. Strona 9 z 24

12 PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE I FINANSOWANE Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH W fazie przygotowywania projektu międzynarodowego lub finansowanego z Funduszy Strukturalnych opracowywany jest kompletny wniosek o dofinansowanie oraz Karta projektu Wzór formularza Karty projektu międzynarodowego lub finansowanego z Funduszy Strukturalnych stanowi załącznik nr 11 do Regulaminu. 2. W przypadku projektów partnerskich, przygotowanie projektu kończy się opracowaniem ww. Karty projektu oraz dokumentów niezbędnych do przystąpienia Uczelni do danego projektu. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie Osobą odpowiedzialną za terminowe i zgodne z wymaganiami programu przygotowanie merytorycznej części wniosku o dofinansowanie jest Inicjator W szczególności, Inicjator odpowiada za opracowanie analizy korzyści i ocenę ryzyka projektu. 2. Inicjator przekazuje wniosek z wypełnioną częścią merytoryczną do Działu Kompetencyjnego, w wersji elektronicznej, w terminie uzgodnionym z Działem Kompetencyjnym Dział Kompetencyjny może wystąpić do Inicjatora z prośbą o uzupełnienie lub poprawienie przedłożonej części wniosku. 3. Dział Kompetencyjny koordynuje przygotowanie wniosku o dofinansowanie, w tym: uzupełnia część formalną wniosku, niezwiązaną z merytoryczną realizacją projektu; kompletuje dokumentację projektową; weryfikuje budżet projektu pod względem kwalifikowalności kosztów; weryfikuje propozycję montażu finansowego projektu i potwierdza dostępność środków finansowych na realizację projektu w Kwesturze (wstępna blokada środków); przekazuje kompletny wniosek (z załącznikami) i Kartę projektu do zatwierdzenia Inicjatorowi; 4. We wniosku o dofinansowanie, jako osobę do kontaktów z instytucją zewnętrzną (koordynatora, administratora projektu) wpisuje się wyznaczonego pracownika Działu Kompetencyjnego. Złożenie wniosku o dofinansowanie 24 Złożenie wniosku o dofinansowanie do instytucji zewnętrznej wymaga pisemnej akceptacji Rektora Uniwersytetu lub osoby posiadającej stosowne pełnomocnictwo Inicjator zatwierdza i przekazuje Kartę projektu oraz wniosek o dofinansowanie (z załącznikami) w wersji elektronicznej i papierowej do Działu Kompetencyjnego, nie później niż na 2 tygodnie przed upływem terminu składania wniosków o dofinansowanie do właściwej instytucji zewnętrznej Inicjator podpisuje składany wniosek oraz parafuje każdą jego stronę wraz z załącznikami Dokumenty parafuje ponadto pracownik Działu Kompetencyjnego, odpowiedzialny za przygotowanie danego wniosku. Strona 10 z 24

13 2. Dział Kompetencyjny rejestruje i akceptuje złożone dokumenty projektowe, po zweryfikowaniu ich kompletności oraz zgodności z wymaganiami programu, a następnie przedkłada je do akceptacji władzom administracyjnym Uczelni Wniosek o dofinansowanie, dotyczący projektu, w którym planowane są prace inwestycyjne bądź remontowe, wymaga akceptacji i parafowania przez właściwego Zastępcę Kanclerza Każdy wniosek o dofinansowanie wymaga akceptacji i parafowania przez Kanclerza. 3. Wniosek o dofinansowanie ostatecznie zatwierdza (podpisuje i parafuje) Rektor lub osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo Zasady i tryb wydawania ostatecznej decyzji w sprawie zgłoszenia projektu do dofinansowania w ramach programu, są takie same, jak te określone w 20 i 21 ust.1 3 Regulaminu. 4. Zatwierdzenie wniosku o dofinansowanie przez Rektora/osobę posiadającą stosowne pełnomocnictwo, upoważnia Dział Kompetencyjny do złożenia tego wniosku do właściwej instytucji zewnętrznej W przypadku projektów, dla których wymagana jest zgoda Senatu Uniwersytetu na ich realizację i/lub potwierdzenie przez ten organ dysponowania i przeznaczenia środków finansowych wystarczających do zapewnienia płynności finansowej projektu, Rektor/osoba upoważniona składa wniosek o podjęcie przez Senat stosownej uchwały, wyrażającej zgodę na realizację i/lub prefinansowanie projektu i/lub określającej wysokość wkładu własnego Uczelni. 2. Powyższa uchwała musi zostać podjęta przed złożeniem wniosku o dofinansowanie do instytucji zewnętrznej Dział Kompetencyjny sporządza i przechowuje kopię podpisanego wniosku o dofinansowanie, z zachowaniem praw autorskich jego twórców. 2. Inicjator poświadcza za zgodność z oryginałem każdą stronę archiwalnej kopii wniosku Dział Kompetencyjny: monitoruje wniosek o dofinansowanie oraz informuje Inicjatora, Rektora i Zastępcę Kanclerza o aktualnym etapie jego rozpatrywania; prowadzi korespondencję z właściwą instytucją zewnętrzną i na jej wezwanie uzupełnia formalne uchybienia we wniosku o dofinansowanie oraz udziela stosowanych wyjaśnień. 2. Kancelaria Uniwersytetu bezzwłocznie przekazuje do Działu Kompetencyjnego korespondencję od instytucji zewnętrznych. 3. Zatwierdzenie wniosku o dofinansowanie przez instytucję zewnętrzną, uruchomia procedurę Rozpoczęcia realizacji projektu. 4. W przypadku odrzucenia wniosku przez instytucję zewnętrzną, Dział Kompetencyjny informuje o tym fakcie Inicjatora i władze Uczelni, celem podjęcia decyzji w sprawie dalszego postępowania. Strona 11 z 24

14 ROZDZIAŁ II.2 PROCEDURA TWORZENIA ZESPOŁU PROJEKTOWEGO Niniejsza procedura określa zasady i tryb tworzenia zespołu projektowego. 2. Osobą odpowiedzialną za utworzenie zespołu projektowego jest Inicjator. 3. Mapa procesu tworzenia zespołu projektowego stanowi załącznik nr 12 do Regulaminu. 4. Powyższy proces należy zrealizować równolegle z procesem przygotowywania projektu Inicjator określa proponowany skład i zadania zespołu projektowego na formularzu stanowiącym załącznik nr 13 do Regulaminu ( Skład i zadania zespołu projektowego ) W szczególności, w ww. dokumencie należy wskazać kandydata na Kierownika Projektu Kandydatem na Kierownika Projektu zostaje Inicjator, chyba że nie pozwalają na to jego/jej kompetencje lub obowiązki pełnione na Uczelni. W powyższym przypadku, Inicjator wskazuje inną osobę do pełnienia tej roli. 2. Zgodę na członkostwo w zespole projektowym, musi wyrazić kandydat na członka zespołu oraz jego bezpośredni przełożony Ww. osoby składają podpisy na dokumencie projektowym Skład i zadania zespołu projektowego. 3. W przypadku braku w Uczelni dostępnych pracowników o wymaganych kwalifikacjach, Inicjator wskazuje w ww. dokumencie na konieczność zewnętrznej rekrutacji potrzebnych członków zespołu. Zasady zatrudniania pracowników na potrzeby projektów określa załącznik nr 14 do Regulaminu. 4. Kompletny Skład i zadania zespołu projektowego, podpisany przez Inicjatora, sprawdzają pod względem formalnym i zatwierdzają: a) Dział Kompetencyjny na zgodność z dokumentami projektowymi i zasadami programu; b) Dział Personalny na zgodność wymiaru czasu pracy członków zespołu z przepisami prawa pracy. 5. Dział Kompetencyjny przedkłada Skład i zadania zespołu projektowego, wraz z dokumentami opracowanymi w fazie przygotowania projektu, do ostatecznego zatwierdzenia Rektorowi lub osobie posiadającej stosowne pełnomocnictwo Rektor/osoba upoważniona może wprowadzić zmiany w proponowanym składzie zespołu projektowego, w tym wyznaczyć inną osobę do pełnienia roli Kierownika Projektu. 6. Rektor powołuje Zespół Projektowy, w składzie wskazanym w ww. dokumencie, w trybie i na zasadach określonych w procedurze Rozpoczęcie realizacji projektu. 7. Zasady i tryb wynagradzania pracowników Uniwersytetu za pracę przy realizacji projektów określa załącznik nr 14 do Regulaminu. 8. Status oraz obowiązki i uprawnienia członków zespołu projektowego zostały określone w dziale III Regulaminu Struktura organizacyjna projektu. Strona 12 z 24

15 ROZDZIAŁ II.3 PROCEDURA ROZPOCZĘCIA REALIZACJI PROJEKTU Niniejsza procedura określa zasady i tryb rozpoczęcia realizacji projektu. 2. Mapa procesu rozpoczęcia projektu stanowi załącznik nr 15 do Regulaminu Projekt rozpoczyna się w momencie wydania przez Rektora zarządzenia w sprawie rozpoczęcia realizacji projektu i powołania zespołu projektowego, z zastrzeżeniem ust. 2 i W przypadkach określonych w Statucie Uniwersytetu, wydanie zarządzenia poprzedza odpowiednia uchwała Senatu Uczelni. 3. W przypadku projektów międzynarodowych i finansowanych z Funduszy Strukturalnych, projekt rozpoczyna się w momencie zawarcia umowy o jego dofinansowanie z właściwą instytucją zewnętrzną. Rektor wydaje zarządzenie po podpisaniu umowy przez Uczelnię. ZAWARCIE UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU Niżej wymienione zasady odnoszą się do wszystkich umów o dofinansowanie, w tym umów konsorcjum, partnerstwa i innych regulujących udział Uczelni w realizacji projektu. 2. Niżej wymienione zasady odnoszą się również do sporządzania i zawierania aneksów do umów Decyzja instytucji zewnętrznej o przyznaniu wsparcia finansowego oraz projekt umowy o dofinansowanie, dostarczone do Uczelni, są niezwłocznie przekazywane do Zastępcy Kanclerza. 2. W uzgodnieniu z Zastępcą Kanclerza, umowę o dofinansowanie i załączniki do niej przygotowuje Dział Kompetencyjny, przy udziale Inicjatora i właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych. 3. Umowy zawierane w języku obcym winny być tłumaczone na język polski przez tłumaczy przysięgłych. Tłumaczenie, w uzgodnieniu z Zastępcą Kanclerza, zleca Dział Kompetencyjny Przygotowaną umowę o dofinansowanie i załączniki do niej weryfikują oraz parafują: a) pod względem merytorycznym Inicjator, b) pod względem formalnym Kierownik Działu Kompetencyjnego, c) pod względem prawnym Radca Prawny. 2. Umowy o dofinansowanie projektu są podpisywane zgodnie z posiadanymi pełnomocnictwami i procedurami obowiązującymi w Uniwersytecie W szczególności ww. umowy, w zakresie zgodności z zasadami realizacji projektów, kontrasygnuje Zastępca Kanclerza 3. Parafy i kontrasygnaty dokonywane są na każdej stronie jednego egzemplarza umowy, z określeniem daty, podpisem i pieczątką na stronie ostatniej. Strona 13 z 24

16 36 1. Oryginały umów o dofinansowanie są rejestrowane i przechowywane w Dziale Kompetencyjnym i Biurze Organizacyjno Prawnym. 2. Kopie umów, poświadczone na zgodność z oryginałem przez Radcę Prawnego, otrzymują Kierownik Projektu i Kwestura. WYDANIE ZARZĄDZENIA REKTORA Rektor wydaje zarządzenie w sprawie rozpoczęcia realizacji projektu i powołania zespołu projektowego oraz, gdy zachodzi taka potrzeba, udziela Przewodniczącemu Komitetu Sterującego i/lub Kierownikowi Projektu pisemne pełnomocnictwa do zarządzania projektem Powyższe pełnomocnictwa obejmują zakres niezbędny do wykonywania zadań związanych z realizacją oraz zamykaniem, w tym rozliczaniem, projektu Projekty zarządzeń i pełnomocnictw przygotowuje Biuro Organizacyjno - Prawne, w uzgodnieniu z Działem Kompetencyjnym, na formularzach stanowiących załączniki nr 16 i 17 do Regulaminu. 2. Wydanie zarządzenia wyznacza oficjalne rozpoczęcie projektu oraz powołanie struktury organizacyjnej projektu (Kierownika Projektu, zespołu projektowego i, opcjonalnie, Komitetu Sterującego Projektu Po wydaniu zarządzenia Rektora, Dział Kompetencyjny: 1.1. powiadamia członków zespołu projektowego i ich bezpośrednich przełożonych o powołaniu ich do prac nad projektem oraz o terminie i miejscu spotkania inaugurującego projekt; 1.2. powiadamia Kwesturę o rozpoczęciu projektu zgodnie z Instrukcją realizacji i kontroli wydatków oraz obiegu dokumentów finansowo księgowych w ramach projektu stanowiącą załącznik nr 18 do Regulaminu; 1.3. umieszcza na stronie internetowej Uczelni informację o rozpoczęciu projektu i Kartę Projektu; 2. Kierownik Projektu: 2.1. ustala z Komitetem Sterującym Projektu i Działem Kompetencyjnym zasady komunikacji, podejmowania decyzji, raportowania i wprowadzania zmian w ramach projektu; 2.2. na podstawie wytycznych ww. podmiotów, wprowadza ewentualne zmiany w dotychczasowych lub przygotowuje nowe dokumenty projektowe, np. plany etapów, plan komunikacji, rejestr ryzyka; 2.3. we współpracy z Działem Kompetencyjnym, organizuje spotkanie inaugurujące projekt, w którym uczestniczą członkowie zespołu projektowego oraz, opcjonalnie, członkowie Komitetu Sterującego Projektu. W trakcie spotkania, Kierownik Projektu przedstawia cele, zakres i strukturę organizacyjną projektu oraz ustala zasady funkcjonowania zespołu projektowego. Strona 14 z 24

17 ROZDZIAŁ III PROCEDURY REALIZACJI PROJEKTÓW Niniejszy rozdział określa ogólne zasady i tryb realizacji projektów, w tym zasady i tryb: składania raportów z przebiegu prac projektowych, wprowadzania zmian do projektu, kontroli projektu oraz zamknięcia projektu. 2. Mapa procesu realizacji projektu wewnętrznego stanowi załącznik nr 19, a projektu międzynarodowego i finansowanego z Funduszy Strukturalnych załącznik nr 20 do Regulaminu. 3. Szczegółowe zasady realizacji projektu ustala Kierownik Projektu, z uwzględnieniem 38 ust Zasady i tryb realizacji i kontroli wydatków oraz obiegu i archiwizacji dokumentów finansowo księgowych w ramach projektów, określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 18 do Regulaminu Kierownik Projektu odpowiada za bieżące zarządzanie realizacją projektu. 2. Komitet Sterujący Projektu, jeżeli został powołany, nadzoruje prawidłową realizację projektu oraz podejmuje decyzje dotyczące prac projektowych na poziomie strategicznym. 3. Dział Kompetencyjny wspiera i monitoruje proces realizacji projektu, w tym: czuwa nad przestrzeganiem procedur realizacji projektu, pomaga Kierownikowi Projektu w prowadzeniu dokumentacji projektowej, wprowadza do Bazy Projektów stosowne informacje i dokumenty projektowe, w tym informacje o postępie realizacji projektu; zwraca się z prośbą o sporządzenie określonych dokumentów projektowych, w tym sprawozdań, lub dostarczenie wymaganych danych, opinii, analiz etc. dotyczących projektu, do właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, pośredniczy w kontaktach pomiędzy Kierownikiem Projektu a Komitetem Sterującym Projektu oraz władzami Uczelni; w przypadku projektów międzynarodowych i finansowanych z Funduszy Strukturalnych: przygotowuje wnioski o płatność do instytucji zewnętrznych i przedkłada je do podpisu osobom posiadającym stosowne pełnomocnictwa, odpowiada za terminowe składanie odpowiednich raportów i innych dokumentów projektowych do instytucji zewnętrznych, prowadzi korespondencję z instytucjami zewnętrznymi oraz realizuje inne zadania wynikające z umowy o dofinansowanie i dokumentów programowych. 4. W okresie realizacji projektu, oryginały dokumentów projektowych (a w przypadku konieczności przekazania oryginału poza Uczelnię ich kopie) gromadzi i przechowuje Dział Kompetencyjny, z zastrzeżeniem zasad dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentów finansowo księgowych, określonych w załączniku nr 18 do Regulaminu. Strona 15 z 24

18 41 1. Projekt wewnętrzny, którego okres realizacji przekracza 6 miesięcy powinien składać się z etapów Etapy nie powinny nachodzić na siebie czasowo i być dłuższe niż 6 miesięcy Każdemu z etapów powinna być przypisana określona część budżetu projektu. 2. Kierownik Projektu ustala liczbę i granice etapów z Komitetem Sterującym Projektu lub, jeżeli organ ten nie został powołany, z Działem Kompetencyjnym. 3. Rozpoczęcie realizacji każdego kolejnego etapu projektu powinno podlegać zatwierdzeniu stosownie przez Komitet Sterujący Projektu lub Dział Kompetencyjny. ROZDZIAŁ III.1 PROCEDURA RAPORTOWANIA Kierownik Projektu prezentuje przebieg prac projektowych oraz dostarcza wszelkie informacje dotyczące projektu Komitetowi Sterującemu Projektu, Rektorowi Uniwersytetu oraz Działowi Kompetencyjnemu, na żądanie tych organów. 2. Kierownik Projektu niezwłocznie informuje Dział Kompetencyjny i Komitet Sterujący Projektu o nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu, w tym o odchyleniach od terminów i limitów projektu, a także o wszelkich sytuacjach i zagrożeniach mogących mieć istotny wpływ na dalszy jego przebieg. 3. Dział Kompetencyjny przygotowuje i przedkłada Rektorowi okresowe raporty z realizacji projektów, odrębnie uwzględniając projekty realizowane zgodnie z harmonogramem i projekty, w których nastąpiło przekroczenie terminów i limitów. PROJEKTY WEWNĘTRZNE Kierownik Projektu przygotowuje i przedkłada do Działu Kompetencyjnego raporty okresowe z postępu prac projektowych, na formularzu stanowiącym załącznik nr 21 do Regulaminu Raporty składane są raz na kwartał, chyba że Komitet Sterujący lub, jeżeli organ ten nie został powołany, Dział Kompetencyjny ustali inne terminy raportowania dla danego projektu. 2. Raporty zatwierdza Dział Kompetencyjny i Komitet Sterujący Projektu, jeżeli został powołany. PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE I FINANSOWANE Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH Raporty okresowe (częściowe) są sporządzane i składane do właściwej instytucji zewnętrznej w oparciu o wzory formularzy, wytyczne i harmonogram zawarty w umowie o dofinansowanie. 2. Za terminowe i prawidłowe przygotowanie części merytorycznej ww. raportów odpowiada Kierownik Projektu. 3. Dział Kompetencyjny sporządza część formalną ww. raportów oraz ich część finansową, na podstawie danych i dokumentów otrzymanych z Kwestury. Strona 16 z 24

19 4. Gotowe raporty, parafowane przez odpowiedzialnego pracownika Działu Kompetencyjnego, w tym ich część finansową, podpisuje Kierownik Projektu. 5. Raporty okresowe ostatecznie zatwierdza Rektor lub osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo. 6. Zatwierdzone raporty przekazuje właściwej instytucji zewnętrznej Dział Kompetencyjny Przed złożeniem raportu okresowego do instytucji zewnętrznej, Dział Kompetencyjny przekazuje jego kopię do wglądu Komitetowi Sterującemu Projektu. ROZDZIAŁ III.2 PROCEDURA KONTROLI PROJEKTÓW KONTROLA WEWNĘTRZNA Wszystkie projekty realizowane w Uniwersytecie podlegają monitoringowi i kontroli wewnętrznej. 2. Kierownik Projektu odpowiada za bieżącą kontrolę realizacji projektu. 3. Komitet Sterujący Projektu lub, jeżeli organ ten nie został powołany, Dział Kompetencyjny dokonuje okresowej oceny i kontroli postępu i prawidłowości realizacji projektu. 4. Wskaźniki finansowe i merytoryczne projektów: a) na bieżąco monitoruje Dział Kompetencyjny; b) raz na kwartał kontroluje Zastępca Kanclerza. 5. Realizację warunków i terminów wynikających z umów o dofinansowanie, w tym przez inne podmioty, na bieżąco monitoruje Dział Kompetencyjny. 6. Raz na kwartał, Zastępca Kanclerza kontroluje zgodność dokumentacji projektowej: raportów, kart pracy, etc. 7. Zasady i tryb kontroli wydatków ponoszonych w ramach projektów określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 18 do Regulaminu. 8. Projekty podlegają również standardowym procedurom kontroli i audytu wewnętrznego obowiązującym w Uczelni. 9. W uzasadnionych przypadkach, Rektor, Kanclerz lub Zastępca Kanclerza mogą zlecić przeprowadzenie dodatkowej kontroli wewnętrznej projektu. KONTROLA ZEWNĘTRZNA W przypadku projektów międzynarodowych i finansowanych z Funduszy Strukturalnych, obowiązkowe kontrole zewnętrzne są przeprowadzane zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zasadami danego programu. 2. W uzasadnionych przypadkach, Rektor, Kanclerz lub Zastępca Kanclerza może zlecić przeprowadzenie dodatkowej kontroli zewnętrznej każdego projektu realizowanego w Uniwersytecie. 3. W kontrolach zewnętrznych Uczelnię reprezentują: Kierownik Projektu w zakresie merytorycznym; upoważniony pracownik Działu Kompetencyjnego w zakresie pozostałym. Strona 17 z 24

20 ROZDZIAŁ III.3 PROCEDURA WPROWADZANIA ZMIAN W PROJEKCIE PROJEKTY WEWNĘTRZNE Uruchomienia poniższej procedury wymagają następujące zmiany w projekcie wewnętrznym: a) zmiana celów i/lub rezultatów (produktów) projektu, b) zmiana budżetu, c) wydłużenie okresu realizacji projektu lub etapu. 2. Kierownik Projektu przedkłada wniosek o wprowadzenie zmiany, wraz z nowymi wersjami przedłożonych wcześniej dokumentów projektowych, które uległyby zmianie, do Działu Kompetencyjnego Kierownik Projektu może działać w porozumieniu, na polecenie i/lub według wytycznych Komitetu Sterującego Projektu. 3. Dział Kompetencyjny rejestruje wniosek oraz, jeżeli istnieje taka konieczność, występuje do właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych lub ekspertów z prośbą o wyrażenie opinii na temat proponowanej zmiany W szczególności, jeżeli zmiana obejmuje zmianę budżetu, Dział Kompetencyjny przekazuje nową wersję budżetu do zaopiniowania Kwestorowi Jeżeli zmiana obejmuje przekroczenie dotychczasowego budżetu, Dział Kompetencyjny we współpracy z Kwestorem lub osobą przez niego upoważnioną, potwierdza i/lub wskazuje możliwe źródła finansowania zwiększonych kosztów projektu. 4. Decyzję w sprawie przyjęcia lub odrzucenia zmiany, na podstawie przedstawionych dokumentów projektowych i opinii, podejmuje Komitet Sterujący Projektu lub, jeżeli organ ten nie został powołany, Dział Kompetencyjny w uzgodnieniu w władzami administracyjnymi Uczelni, z zastrzeżeniem ust Ostateczną decyzję w sprawie przyjęcia lub odrzucenia kluczowych zmian w projekcie (obejmujących: przekroczenie budżetu ponad granice tolerancji wyznaczone dla projektu lub znaczącą zmianę celów/rezultatów projektu) podejmuje Rektor lub osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo, po uzyskaniu rekomendacji Komisji. 6. Przyjęcie propozycji zmiany obejmującej przekroczenie budżetu, oznacza jednocześnie zgodę na przyznanie dodatkowych środków finansowych na realizację projektu i jest podstawą blokady środków w budżecie. 7. Podmioty zatwierdzające propozycję zmiany powinny brać pod uwagę potencjalne skutki przyjęcia/ odrzucenia zmiany (ryzyko, koszty, harmonogram, inne konsekwencje), wpływ zmiany na projekt (terminowość, koszty, zakres, jakość) oraz alternatywne rozwiązania. 8. Dział Kompetencyjny informuje Kierownika Projektu o przyjęciu/ odrzuceniu propozycji zmiany. 9. Kierownik Projektu odpowiada za wprowadzenie i realizację przyjętej zmiany. 10. Dział Kompetencyjny archiwizuje dokumentację z powyższego postępowania, wprowadza stosowne informacje i dokumenty projektowe do Bazy Projektów oraz powiadamia Kwesturę o zmianach przyjętych w budżecie. Strona 18 z 24

21 PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE I FINANSOWANE Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH W przypadku projektów międzynarodowych i finansowanych z Funduszy Strukturalnych, zmiany w projekcie można wprowadzać jedynie w trybie i zakresie wynikającym z umowy o dofinansowanie oraz dokumentów programowych, z zastrzeżeniem ust Zmiany obejmujące zwiększenie wkładu własnego lub kosztów niekwalifikowalnych projektu (ponad granice tolerancji wyznaczone dla projektu) wymagają pozytywnej rekomendacji Komisji. 3. Dział Kompetencyjny koordynuje i nadzoruje proces wprowadzania zmian, w tym: weryfikuje możliwość wprowadzenia zmian zgłoszonych przez Kierownika Projektu, inicjuje konieczne zmiany niemerytoryczne, aktualizuje wymagane dokumenty projektowe, przedstawia propozycje zmian do zaopiniowania właściwym jednostkom organizacyjnym, Komitetowi Sterującemu Projektu i/lub Komisji, składa do właściwej instytucji zewnętrznej wniosek o zmianę w projekcie zatwierdzony przez Rektora lub osobę posiadającą stosowne pełnomocnictwo, informuje Kierownika Projektu i Komitet Sterujący o decyzji instytucji zewnętrznej, nadzoruje wprowadzenie zmiany z uwzględnieniem zapisów 47 ust.10. ROZDZIAŁ III.4 PROCEDURA ZAMKNIĘCIA PROJEKTU Niniejsza procedura określa zasady i tryb zamknięcia projektu realizowanego w Uniwersytecie. 2. Każdy rozpoczęty projekt musi zostać zamknięty zgodnie z niniejszą procedurą. 3. Zamknięcie projektu obejmuje jego rozliczenie merytoryczne i finansowe. 4. Po zamknięciu projektu Dział Kompetencyjny: wprowadza do Bazy Projektów oraz umieszcza na stronie internetowej Uczelni informację o zakończeniu projektu; przekazuje kompletną dokumentację projektową do archiwum Uczelni Dokumentacja merytoryczna jest archiwizowana bezterminowo, natomiast dokumentacja administracyjno techniczno księgowa przez okres 5 lat od zakończenia projektu, chyba że stosowne regulacje i wytyczne stanowią inaczej. PROJEKTY WEWNĘTRZNE Mapa procesu zamknięcia projektu wewnętrznego stanowi załącznik nr 22 do Regulaminu. 2. Zamknięcie projektu wewnętrznego można rozpocząć, gdy wszystkie zaplanowane prace projektowe zostały wykonane, a gotowe rezultaty (produkty) projektu przyjęte przez odbiorców, z zastrzeżeniem ust Decyzja o przedwczesnym zamknięciu projektu, może zostać podjęta z uwagi na: znaczące przekroczenie budżetu, wymaganych terminów, nakładu pracy; Strona 19 z 24