Bazy danych Access Grzegorz Kowalski
Obiekty baz danych Access tabele kwerendy (zapytania) formularze raporty makra moduły
System baz danych MS Access Tabela Kwerenda Formularz Raport Makro Moduł
Tabele Pojemnik na surowe dane, zorganizowane w wierszach (rekordy) i kolumnach (pola)
Kwerendy UmoŜliwiają przezukiwanie, sortowanie i wyświetlanie danych w zindywidualizowany sposób
Raporty SłuŜą do wyświetlania i drukowania sformatowanych danych oraz wyliczanych na ich podstawie sum i innych wartości
Formularze SłuŜą do wyświetlania, wprowadzania danych
Zasady nazewnictwa obiektów nazwa moŝe zawierać max. 64 znaki moŝe zawierać litery, cyfry i wiele znaków specjalnych nie moŝe zawierać: kropki (.), wykrzyknika(!), nawiasów kwadratowych([]), cudzysłowu (') duŝe i małe litery nie są rozróŝnialne nazwy obiektów powinny być niepowtarzalne w poszczególnych grupach
Konwencje nazewnictwa obiektów Obiekt prefix Obiekt prefix Form frm Query (data definition) qddl Form (dialog) fdlg Query (delete) qdel Form (menu) fmnu Query (form filter) qflt Form (message) fmsg Query (lookup) qlkp Form (subform) fsub Query (make-table) qmak Macro mcr Query (select) qry (or qsel) Module bas Query (union) quni Query (any type) qry Query (update) qupd Query (append) qapp Report rpt Query (crosstab) qxtb Report (subreport) rsub Table tbl
Konwencje nazewnictwa elementów Element prefiks Element prefiks Attachment att List box lst Bound object frame frb Option button opt Chart (graph) cht Option group grp Check box Combo box Command button Custom control Frame Hyperlink Image Label Line chk cbo cmd ocx fra hlk img lbl lin Page (on a Tab control) Page break Rectangle (shape) Subform/report Tab control Text box Toggle button Unbound object frame pge brk shp sub tab txt tgl fru
Zasady odwoływania się do obiektów MS Access [obiekt]![element_obiektu] rodzaj_obiektu![obiekt]![element_obiektu] [obiekt]![element_obiektu].własność_elementu rodzaj_obiektu![obiekt]![element_obiektu].własność elementu rodzaj_obiektu nazwa rodzaju obiektu np. dla formularzy Formularze obiekt nazwa obiektu np. Test_dane element_obiektu nazwa pola tabeli, pola kwerendy lub elementu formularza własność_elementu nazwa własności pola kwerendy, elementu formularza lub raportu
Typy danych
Typy danych Typ danych TEKST MEMO LICZBA Opis Znaki alfanumeryczne 0-255 Znaki alfanumeryczne 0-64000 Bajt liczby naturalne 0-255 Liczba całkowita liczby całkowite od -32768 do 32767 (-2 15 do 2 15-1) Liczba całkowita długa - liczby całkowite od -2147486648 do 2147486647 ((-2 31 do 2 31-1)) Pojedyncza precyzja liczby rzeczywiste od -3,402823 10 38 do 3,402823 10 38 Podwójna precyzja - liczby rzeczywiste od -1,7976931349 10 308 do 1,7976931349 10 308
Typy danych c.d. Typ danych DATA/GODZINA WALUTOWY AUTONUMER TAK/NIE OLE OBJECT HIPERŁĄCZE Opis Data i czas Typ liczbowy (2 miejsca po przecinku) Typ liczbowy (kolejne lub losowe liczby automatycznie generowane przez MS Access) Typ logiczny (PRAWDA/FAŁSZ) Obiekt utworzony w dowolnej aplikacji (np. obraz, wykres itp.) Typ znakowy, adres hiperłącza strony WWW, pliku lub miejsca w pliku
Typy danych - uwagi Typ TEKST: pola zawierać mogą dowolne znaki lub liczby, które nie podlegają działaniom matematycznym znaki zawsze zajmują wcześniej zdefiniowaną wielkość pola (brakujące są uzupełniane spacjami) Typ MEMO: pola o zmiennej długości wolniejsze wyszukiwanie niŝ w polach tekstowych
Typy danych - uwagi Typ LICZBOWY: do przechowywania danych, na których będą wykonywane obliczenia matematyczne naleŝy wybierać typ zgodny z zakresem zmienności pola wybór rozmiaru typu większego niŝ jest to konieczne wydłuŝa czas przetwarzania danych i powoduje zwiększenie zajętości na dysku Typ WALUTOWY: odmiana pól liczbowych wartości wyraŝone w jednostkach monetarnych
Typy danych - uwagi Typ AUTONUMER: liczby generowane automatycznie przez program począwszy od 1 zapewnia niepowtarzalność wartości w danym polu uŝywany jako identyfikator tabel nie mających klucza głównego Typ : LOGICZNY uŝywane do przechowywania danych dwustanowych w tabeli zapisywane są dwie wartości -1 (TAK) oraz 0 (NIE)
Formaty danych Sposób wyświetlania lub drukowania danych przechowywanych w bazie danych (format danych nie decyduje o sposobie przechowywania danych w bazie danych) Format danych jest określony w definicji kaŝdego typu pola Formaty wpływają tylko na wygląd danych, a nie na sposób ich przechowywania Istnieją formaty standardowe i formaty niestandardowe (uŝytkownika)
Formaty tekstowe i memo @ - & - wyświetlany jest wprowadzany znak lub spacja wyświetlany jest wprowadzany znak (opcjonalny) < - wymuszane małe litery > - wymuszane duŝe litery Dane Format Wyświetlany rezultat Beata Beata Adela ADELA @@@@@@@ &&&&&&& > < Beata Beata ADELA adela
Formaty liczbowe, - separator części dziesiętnej spacja - separator grup tysięcy 0 - wyświetla cyfry lub zera wiodące # - wyświetla cyfry lub nic Typ formatu Dane Rezultat Definicja Ogólny 987654,321 987654,321 ######,### Walutowy 987654,321 987.654,321 zł ###.##0,00 zł Stałoprzecinkowy 987654,321 987654,321 ######,### Standardowy 987654,321 987.654,321 ###.###,### Procentowy 0,321 98,7% ###,##% Wykładniczy 987654,321 9,87654321E+05 #,####E+00
Formaty danych typu DATA/GODZINA Format Data ogólna lub C Data pełna* dddddd Data średnia Data krótka* ddddd Godzina pełna* ttttt Godzina średnia Godzina krótka Rezultat 13-04-10 15:32 Wtorek 13 kwietnia 2010 13 kwi 2010 13-04-2010 15:32:16 03:32 15:32 * - zgodnie z ustawieniami Windows
Formaty danych typu DATA/GODZINA Format Opis d, dd ddd ddd w ww m, mm mmm mmmm q dzień miesiąca 1-31 lub 01-31 pon, wto, śro, Poniedziałek, Wtorek, numer dnia tygodnia numer tyg. w roku miesiąc 1-12 lub 01-12 sty, lut, mar, styczeń, luty, numer kwartału
Formaty danych typu DATA/GODZINA c.d. Format Opis r rr rrrr h, hh n, nn s, ss am/pm AM/PM numer dnia w roku rok (0-99) rok (0100-9999) godziny 1 lub 2 cyfry (0-23) minuty 1 lub 2 cyfry (0-59) sekundy 1 lub 2 cyfry (0-59) zegar w systemie anglosaskim zegar w systemie anglosaskim
Przykłady zastosowania formatów typu DATA Dane 2010-04-13 2010-04-13 2010-04-13 2010-04-13 2010-04-13 2010-04-13 11:04 13:04 13:04 Format dd-mm-rrrr dd/mm/rr dddd dd-mm-rr dd-mmm-rrrr dd mmmm rrrr ddddd gg:mm gg:mm gg:mm am/pm Rezultat 13-04-2010 13/04/10 wtorek 13-04-10 13 kwi 2010 13 kwietnia 2010 2010-04-13 11:04 13:04 01:04 pm
Maska wprowadzania danych Maska wprowadzania szczegółowy opis sposobu wprowadzania i wyświetlania danych pozwala określić rodzaj znaków, które mogą (muszą) być wprowadzone korzysta się z symboli zastępczych maski umoŝliwiają tylko kontrolę danych na etapie ich wprowadzania; nie mają wpływu na istniejące juŝ dane w BD wykorzystywane są w formularzach ignorowane są przy imporcie danych ze źródeł zewnętrznych moŝna korzystać z Kreatora masel wprowadzania
Maska wprowadzania danych symbole zastępcze Symbol 0 9 # L? A a & C Opis dowolna cyfra (wartość wymagana) dowolna cyfra lub spacja (wartość opcjonalna) dowolna cyfra lub spacja (wartość opcjonalna) * litera (A-Z wymagane) litera (A-Z opcjonalne) litera lub cyfra (wymagane) litera lub cyfra (opcjonalne) dowolny znak (wymagane) dowolny znak (opcjonalne) * - puste miejsca przekształcane w spacje
Maska wprowadzania danych symbole zastępcze Symbol Opis < >! \.,:;-/ Password wymuszanie małych liter wymuszanie duŝych liter wypełnianie pola od prawej do lewej (włączenie w dowolnym miejscu maski) Znaki po ukośniku występują literalnie (np. \A daje A) separatory dziesiętne, tysięcy, daty i godziny ukrycie wprowadzanych znaków
Maska wprowadzania danych - przykłady Dane ab1234567 ab1234567 ab1234567 kra1rt5 30121 126624762 65062112345 7351379054 dorota Maska LL0000000 >LL0000000 <L>L0000000 >LLL AAAA 00\-000 \(00\) 000\-00\-00 00000000000 000\-000\-00\-00 >L<?????????????? Rezultat ab1234567 AB1234567 ab1234567 KRA 1RT5 30-121 12 662-47-62 65062112345 735-137-90-54 Dorota
Reguły poprawności danych warunki jakie muszą spełniać wartości wprowadzane do pola danych definiuje się je za pomocą Kreatora wyraŝeń i klawiatury naleŝy określać podczas definiowania struktury tabeli naleŝy równocześnie zdefiniować komunikat pojawiający się w wyniku niespełnienia reguły poprawności
Reguły poprawności danych - operatory operatory porównania: =, <, >, <=, >=, <> LIKE porównanie z wzorcem z pomocą znaków? (pojedynczy znak), * (dowolny ciąg znaków), # (pojedyncza cyfra), [b-t] (dowolny znak z zakresu) operatory SQL: IN (lista wartości) - np. IN (0; 0,1; 0,5) BETWEEN AND - np. BETWEEN #13-07-74# AND #13-07-98# IS [NOT] NULL np. testy IS NULL operatory logiczne AND i OR
Wartość domyślna wartość domyślna jest wyświetlana automatycznie w polu w chwili dodawania nowego rekordu wartość moŝe być liczbą, ciągiem znaków, wyraŝeniem lub funkcją wbudowaną w MS Access Przykłady: =0,05 =Date() =Now()
Definiowanie bazy danych Acces 1. Definicja struktury tabeli 2. Definicja indeksów tabeli 3. Definicja związków pomiędzy tabelami 4. Wprowadzenie danych do tabeli 5. Definicja zapytań (kwerend) 6. Budowa interfejsu uŝytkownika (formularzy) 7. Definicja makr i innych modułów 8. Tworzenie raportów
Projektowanie tabel Wykorzystanie kreatora tabel: automatyczne definiowanie tabel standardowe wzorce tabel łatwość i duŝa szybkość definiowania poszczególnych tabel i ich pól konieczność uzupełniania definicji istniejących obiektów i ich elementów konieczność definiowania dodatkowych indeksów Projektowanie wg wymagań projetkanta: moŝliwość dostosowania struktury tabeli do indywidualnych potrzeb uŝytkownika moŝliwość definiowania własności pól z uŝyciem dowolnych formatów dla danego typu danych moŝliwość definiowania indeksów opartych na dowolnych polach łatwy i przyjazny interfejs definiowania związków pomiędzy tabelami (relacje)
Projektowanie tabel - szczegóły 1. Określenie nazwy pola tabeli 2. Wskazanie typu danego pola wybór z listy Typ danych 3. Wprowadzenie opisu zawartości informacyjnej (Opis) 4. Zdefiniowanie własności pola 5. Zapisanie tabeli pod odpowiednią nazwą Projekt tabeli naleŝy wykonać ze szczególną starannością
Właściwości pól Rozmiar pola Format sposób wyświetlania wprowadzonych danych Maska wprowadzania szczegółowy opis sposobu wprowadzania i wyświetlania danych Tytuł etykieta pola Wartość domyślna wartość przypisywana automatycznie do pola w nowym rekordzie Reguła poprawności warunek, który muszą spełniać wprowadzane dane Komunikat o błędzie komunikat wyświetlany, jeŝeli dane nie spełniają reguł poprawności Wymagane czy pole musi być wypełnione Zerowa długość dozwolona Indeksowane tworzenie indeksu opartego na tym polu
Indeksy posortowane ciągi pól przyspieszają wyszukiwanie danych w tabelach, działanie kwerend umoŝliwiają określanie związków pomiędzy tabelami (relacji) powinno się je tworzyć podczas definiowania struktury danych
Indeksy Atrybuty indeksów: podstawowy klucz posiada własność klucza głównego unikatowy kaŝda wartość w polu musi być niepowtarzalna ignoruj Null pozwala pominąć w indeksi wartości pól równe NULL Rodzaje indeksów: proste indeks oparty na jednym polu złoŝone indeks oparty na wielu polach
Modyfikacja definicji tabel Wykonywane na polach tabeli: zmiana nazwy pól zmiana rozmiaru pola zmiana typu danych w polach zmiana wartości domyślnej zmiana reguł poprawności wprowadzenie indeksowania zmiany innych właściwości pola
Modyfikacja definicji tabel Wykonywane w całej tabeli: zmiana kolejności pól w strukturze tabeli (zaznaczenie i przesunięcie) usunięcie pola dodanie pola (dodawane przed zaznaczonym wierszem) wprowadzenie lub usunięcie indeksu zmiana reguł poprawności komunikat przy naruszenia reguł poprawności
Relacje związki pomiędzy tabelami Relacje związki między tabelami umoŝliwiające logiczne powiązanie danych w wielu tabelach
Relacje - rodzaje jeden-do-jeden jeden-do-wielu wiele-do-wielu
Tworzenie relacji wymagane jest istnienie kluczy podstawowych (Primary Key) wskazane jest aby w jednej z tabel istniał tzw. klucz obcy, który jest polem wspólnym z tabelą nadrzędną wykonywane są w oknie Narzędzia/Relacje techniką drag-and-drop moŝna wskazać więzy integralności dotyczące kaskadowego aktualizowania i/lub usuwania rekordów powiązanych moŝna wskazać typ połączenia między tabelami
Relacje - uwagi relacje mogą być oparte tylko na polach mających zgodne typy danych relacje umoŝliwiają kontrolę warunków intergralności referencyjnej (taka sama wartość pola po stronie "wiele" jaka istniej po stronie "jeden") w przypadku relacji opartych o klucze złoŝone wymagana jest zgodność liczby pól w indeksach obu tabel wszystkie relacje widoczne są w tzw. schemacie relacji, który jest graficzną formą prezentacji związków pomiędzy tabelami usunięcie lub modyfikacja relacji wymaga jej wcześniejszego wskazania modyfikacja własności relacji jest moŝliwa po dwukrotnym kliknięciu na linii będącej reprezentacją graficzną związku
Wprowadzanie danych w arkuszu danych wypełnianie arkusza danych poprzez wpisywania danych, kolumny są polami tabeli, a wiersze rekordami aktualny rekord oznaczony jest znakiem selektora rekordów zatwierdzenie (zapisanie) danych w rekordzie następuje w momencie przejścia do innego rekordu lub zamknięcia tabeli miejsce wprowadzania nowego rekordu oznaczone jest symbolem gwiazdki podczas wprowadzania danych moŝna otworzyć okno dialogowe Powiększ - <Shift+F2> nowe rekordy wstawiane są domyślnie na końcu arkusza danych nowe rekordy moŝna wstawiać poprzez zaznaczenie rekordów źródłowych i wklejenie zawartości schowka