Znak sprawy PN 4/KT/2015 SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Druk folderów na potrzeby Klastra Marek Turystycznych Polski Wschodniej Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) oraz na zasadach ustalonych jednolicie dla wszystkich wykonawców w niniejszej specyfikacji. Przedmiot umowy zrealizowany będzie w ramach realizacji działań Projektu Klaster Marek Turystycznych Polski Wschodniej nr PO PW 01.04.03-00-026/11, umowa nr PO PW 01.04.03-00-026/11-00, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.4 Promocja i Współpraca. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania/unieważnienia przedmiotowego postępowania przetargowego na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Białystok, dnia 05.05.2015 r. Zarząd Polskiego Stowarzyszenia Doradczego i Konsultingowego Strona 1
I. Tryb zamówienia: przetarg nieograniczony. II. Zamawiający: Polskie Stowarzyszenie Doradcze i Konsultingowe z siedzibą w Białymstoku (15-771) przy ulicy Studziennej 2, telefon 85 652 61 07 KRS 0000221615, NIP 542 290 15 67, REGON 052252089. III. Przedmiot zamówienia: Druk folderów na potrzeby Klastra Marek Turystycznych Polski Wschodniej /Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 4 będący integralną częścią niniejszej specyfikacji/. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Za ofertę ważną uznaje się tylko ofertę, która przewiduje wykonanie całości przedmiotu zamówienia. IV. Termin realizacji zamówienia: do 25 maja 2015 r. V. Termin składania ofert: do dnia 12 maja 2015 r. do godziny: 12.00. VI. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia, tj. zrealizowali w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 zamówienia o wartości min. 10.000 zł brutto każde, odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi niniejszego zamówienia, 3. dysponują lub będą dysponować w chwili wykonana zamówienia odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, 4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia, 5. nie została otwarta w stosunku do nich likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość, a także nie zalegają z opłacaniem podatków ani składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne (z wyjątkiem przypadków, kiedy Strona 2
uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu), 6. nie są powiązani osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym w rozumieniu Ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U.10.240.1603) http://dokumenty.rcl.gov.pl/d2010240160301.pdf VII. Instrukcja dla Wykonawców: 1. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści SWZ. Zamawiający zaleca wykorzystanie formularzy przekazanych przez Zamawiającego. Dopuszcza się złożenie w ofercie załączników opracowanych przez Wykonawcę, pod warunkiem, że będą one zgodne co do treści z formularzami opracowanymi przez Zamawiającego. 2. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony w niniejszej SWZ sposób wykonania zamówienia (oferty wariantowej). 4. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie wątpliwości związanych z treścią Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) wpłynie do Zamawiającego w terminie późniejszym, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. VIII. Przygotowanie oferty: 1. Oferta powinna być napisana w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą techniką. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedna ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe lub/i alternatywne, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę. 2. Ofertę podpisuje (składa) osoba lub osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Upoważnienie do ww. czynności winno wynikać z załączonych do oferty dokumentów. Strona 3
3. Wszystkie strony oferty winny być złączone w sposób trwały uniemożliwiający ich przypadkowe rozłączenie bez naruszenia integralności oferty. Jeżeli Wykonawca nie zadba o integralność swojej oferty ponosi w tym zakresie wyłączną odpowiedzialność. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę lub osoby podpisujące (składające) ofertę w imieniu Wykonawcy. 4. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane niniejszą specyfikacją oświadczenia i dokumenty (w tym załączniki), bez wprowadzania do ich treści jakichkolwiek zastrzeżeń ze strony Wykonawcy. 5. W przypadku dołączenia do oferty dokumentów (pism, oświadczeń, zaświadczeń, certyfikatów itp.) lub ich fragmentów w języku innym niż polski, wymagane jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski. Za treść tłumaczenia dokonaną przez inną osobę niż tłumacz przysięgły wyłączną odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 6. W przypadku Wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (dotyczy spółki cywilnej, konsorcjum) Zamawiający wymaga, aby: a. ustanowili pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy (do oferty należy dołączyć stosowny dokument ustanawiający pełnomocnika np. umowę spółki cywilnej, umowę konsorcjum); b. wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane były wyłącznie z pełnomocnikiem lub Wykonawcą wyznaczonym przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do dokonywania rozliczeń w ich imieniu; c. wypełniając formularz ofertowy, składając oświadczenie wg załącznika nr 2 do SWZ, jak również wypełniając inne dokumenty powołujące się na Wykonawcę ; w miejscu nazwa i adres Wykonawcy należy wpisać dane dotyczące wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie, a nie pełnomocnika; d. w przypadku, gdyby oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie została wybrana w przedmiotowym postępowaniu, Zamawiający przed podpisaniem umowy może zażądać przedstawienia umowy regulującej ich współpracę. 7. Cena w ofercie musi być podana w PLN brutto w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku oraz zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz ewentualne rabaty. 8. Cena winna być wpisana przez Wykonawców do "formularza ofertowego" stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ. Strona 4
9. Zamawiający postanawia, że wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, wyjaśnienia oraz inne dokumenty, jak i odpowiedzi na nie, przekazywane Zamawiającemu przez Wykonawców jak i Wykonawcom przez Zamawiającego, winny dla swej ważności mieć formę pisemną, faksu lub e-mail, za wyjątkiem oferty, która winna być złożona wyłącznie w formie pisemnej. Każda ze stron na żądanie drugiej zobowiązana jest niezwłocznie potwierdzić fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia oraz innych informacji, w formie faksu lub e-mail. Przyjmuje się, że informacje wysłane przez Zamawiającego lub działające w jego imieniu osoby, na podane w ofercie danego Wykonawcy adresy oraz numery, uznane zostaną za ważnie doręczone w terminie ich wysłania. IX. Wymagane dokumenty: 1. Pełnomocnictwo do podpisania (złożenia) oferty, jeżeli osobą podpisującą (składającą) ofertę nie jest osoba upoważniona do tej czynności na podstawie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez notariusza lub osoby, których uprawnienie do reprezentacji wynika z dokumentu rejestracyjnego (ewidencyjnego) Wykonawcy, zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w tych dokumentach. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru (KRS) lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 3. Wykaz zrealizowanych zamówień (wg załącznika nr 3 do SWZ) odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi niniejszego zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. Do wykazu należy dołączyć dokumenty (referencje, protokoły odbioru itp.) potwierdzające ich należyte wykonanie. 4. Oświadczenie Wykonawcy (wg załącznika nr 2 do SWZ), że: 1) Posiada uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2) Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia. 3) Dysponuje lub będzie dysponował w chwili wykonana zamówienia odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia. Strona 5
4) Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5) Nie została otwarta w stosunku do niego likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość, a także nie zalega z opłacaniem podatków ani składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne (z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu). 6) Nie jest powiązany osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Oferentem a Zamawiającym polegające na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej lub b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji lub c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika lub d. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej: a. zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 2 niniejszego rozdziału, składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości; b. jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. W przypadku przedsiębiorców ubiegających się wspólnie o zamówienie (spółka cywilna, konsorcjum), przedsiębiorcy składają oddzielnie dokumenty wymienione w pkt 2 niniejszego rozdziału. W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionego(ych) przedstawiciela(i) Wykonawcy zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy lub przez notariusza. Strona 6
Zamawiający, w sytuacji gdy dana oferta zawiera braki formalne (brak wymaganych warunkami SWZ i/lub ogłoszenia dokumentów takich jak: wypis z KRS-u lub innych dokumentów żądanych przez Zamawiającego na potwierdzenie spełnienia warunków dopuszczających danego Wykonawcę do ubiegania się o dane zamówienie, wezwie takiego Wykonawcę do ich uzupełnienia pod rygorem uznania jego oferty za nieważną, wyznaczając w tym celu odpowiedni nieprzekraczalny termin. X. Kryteria oceny ofert i sposób dokonywania wyboru: A. CENA OFERTOWA 90% liczonym wg wzoru: Cmin Cof = x 90 pkt Cof bad gdzie: Cof bad cena ofertowa brutto badanej oferty, Cmin najniższa zaproponowana cena ofertowa brutto spośród złożonych ofert; B. TERMIN REALIZACJI DOSTAWY 10% liczonym wg wzoru: Tmin Tof = x 10 pkt T of bad gdzie: Tof bad Tmin termin realizacji zamówienia zaoferowany w ofercie badanej (nie dłuższy niż do 25 maja 2015 r.), długość terminu realizacji zamówienia w ofercie, w której zaoferowano najkrótszy termin realizacji zamówienia spośród wszystkich złożonych ofert (nie dłuższy niż do 25 maja 2015 r.). Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa ilość punktów. Strona 7
W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. XI. Wadium: 1. Kwota wadium wynosi: 1 000,00 zł Słownie: jeden tysiąc złotych. 2. Wadium należy wnieść do dnia 12.05.2015 r. na konto nr: 07 1940 1076 3076 1915 0000 0000 prowadzone w Credit Agricole Bank Polska S.A. z dopiskiem: Wadium- Znak sprawy PN-4/KT/2015 3. Za termin wniesienia wadium uważa się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego. 4. Wykonawca, którego oferta nie będzie w całości zabezpieczona wadium na warunkach niniejszej specyfikacji, zostanie przez Zamawiającego wykluczony z postępowania przetargowego. 5. Wadium w całości winno znajdować się w posiadaniu Zamawiającego wraz z upłynięciem dniowego terminu wyznaczonego do składania ofert pod rygorem wykluczenia z postępowania przetargowego. 6. Wadia Wykonawców, których oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza zostaną im zwrócone niezwłocznie po zawarciu umowy z Wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. 7. Wadium przepada na rzecz Zamawiającego, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, uchyli się od zawarcia umowy lub zawarcie umowy w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. XII. Termin związania ofertą wynosi 30 dni liczonych od ostatniego dnia terminu składania ofert. XIII. Pytania i wątpliwości co do treści SWZ oraz jej załączników można zgłaszać do Zamawiającego na e-mail: zamowienia@polskiestowarzyszenie.pl lub faksem na numer: (85) 652 61 07. XIV. Składanie i tryb otwarcia ofert. 1. Oferty w zamkniętych kopertach oznaczonych Oferta przetargowa na: Druk folderów na potrzeby Klastra Marek Turystycznych Polski Wschodniej - nie otwierać przed dniem 12 maja 2015 r. opatrzone pieczątką firmową Wykonawcy należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Strona 8
Białymstoku przy ul. Studziennej 2, w sekretariacie do dnia 12 maja 2015 r. do godz. 12.00. 2. Oferty złożone u Zamawiającego po upływie ww. terminu nie biorą udziału w postępowaniu przetargowym. 3. Publiczne otwarcie ofert nastąpi w dniu 12 maja 2015 r. o godz. 12.15 w siedzibie Zamawiającego przy ulicy Studziennej 2. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w szczególności dotyczących kalkulacji ceny. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia ustnej licytacji z udziałem Wykonawców, którzy złożyli ważne oferty, jeżeli w postępowaniu przetargowym oferty złoży więcej niż jeden podmiot, a cena oferty najkorzystniejszej (pisemnej) przekroczy kwotę przeznaczoną na sfinansowanie przetargu/zamówienia. Brak przystąpienia do licytacji nie skutkuje nieważnością oferty pisemnej danego Wykonawcy. 6. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty przesyłając im stosowne informacje via e-mail lub faks oraz zamieści te informacje na swojej stronie internetowej (www.polskiestowarzyszenie.pl). 7. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do stawienia się w siedzibie Zamawiającego we wskazanym przez niego terminie w celu podpisania umowy. Nie stawienie się przedstawiciela Wykonawcy umocowanego do podpisania umowy we wskazanym przez Zamawiającego miejscu i terminie, traktowane będzie jako uchylanie się Wykonawcy od podpisania umowy i skutkować konsekwencjami przewidzianymi prawem jak i warunkami niniejszej specyfikacji. 8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą specyfikacją mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.). XV. Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie 3. Wykaz doświadczenia 4. Opis przedmiotu zamówienia 5. Umowa (wzór) Zarząd Polskiego Stowarzyszenia Doradczego i Konsultingowego Strona 9