Szczecin, dnia 08.01.2014r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Akademia Sztuki w Szczecinie zaprasza do składania ofert na prowadzenie działalności gastronomiczno - kulturalnej w lokalu użytkowym w Szczecinie ul. Śląska 4 Niniejszym zaproszeniem Akademia Sztuki w Szczecinie, zwana dalej Akademią, otwiera postępowanie, w którym zaprasza do składania ofert zawierających koncepcję prowadzenia działalności gastronomicznokulturalnej w lokalu wraz z ofertą cenową za wynajem lokalu wraz z ogródkami. I. Opis dotyczący budynku i lokalu Adres: 70-562 Szczecin, ulica Śląska 4 Lokal znajduje się na parterze budynku, w którym prowadzona jest działalność Domu Pracy Twórczej SZTUKAteria (zwanego dalej DPT Sztukateria"), zarządzanego od 2010r. przez Akademię Sztuki w Szczecinie. DPT SZTUKAteria oferuje usługi noclegowe oraz wynajem sal konferencyjnych. Oferowany do wynajmu lokal posiada powierzchnię użytkową 106,81 m 2 oraz dwa ogródki o łącznej powierzchni ok. 117,92 m 2, położone przed budynkiem od strony frontowej przy ul. Śląskiej 4 w Szczecinie. Lokal posiada dwie sale konsumpcyjne, zaplecze kuchenne i sanitarne oraz ogródki, przeznaczone na działalność gastronomiczno-kulturalną w okresie letnim (od maja do września). Akademia Sztuki w Szczecinie jest właścicielem w/w nieruchomości zlokalizowanej przy ul. Śląskiej 4 w Szczecinie. Lokal gastronomiczny został podany gruntownej przebudowie i adaptacji na przełomie roku 2012 i 2013. Wszystkie pomieszczenia będące przedmiotem najmu posiadają nową stolarkę okienną i drzwiową. Sale wyposażone są w nową instalację elektryczną gniazd wtykowych i oświetlenia. Ponadto zamontowany jest profesjonalny system ekspozycyjny dający możliwość zawieszania prac oraz odpowiedniego kierunkowego oświetlenia ekspozycyjnego. Lokal jest w pełni klimatyzowany. Wejście do pomieszczeń lokalu gastronomicznego odbywa się za pośrednictwem holu wejściowego w budynku oraz od zewnątrz poprzez przedogródki. Zadanie przebudowy i adaptacji lokalu realizowane było w oparciu o projekt budowlany zatwierdzony przez właściwy organ architektoniczno budowlany oraz prawomocną decyzję o pozwoleniu na budowę. Ogródki znajdujące się od strony ul. Śląskiej są przewidziane do zaadaptowania przez Najemcę, w ramach planowanej do uruchomienia działalności gastronomicznej. Możliwe jest także dodatkowe wynajęcie powierzchni magazynowej w piwnicy obiektu - 9 m2. 1
II. Akademia Sztuki w Szczecinie oczekuje od Oferentów: 1. Prowadzenia działalności korespondującej z misją Akademii Sztuki w Szczecinie, działalności skierowanej do studentów i kadry naukowej Akademii oraz wszystkich osób zainteresowanych korzystaniem z usług gastronomiczno-kulturalnych, w sposób nie uciążliwy dla okolicznych mieszkańców, zgodny z przyjętymi normami współżycia społecznego. Oczekiwany przez Wynajmującego zakres i profil działalności opisany jest w Załączniku nr 1 do niniejszego zaproszenia. 2. Odpowiedniego wyposażenia i przygotowania lokalu do prowadzonej działalności z wykorzystaniem przygotowanej przez Wynajmującego aranżacji wnętrza lokalu i zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności przepisami sanitarno-epidemiologicznymi i przeciwpożarowymi. 3. Oferowania śniadań typu kontynentalnego klientom DPT Sztukateria" przy ul. Śląskiej 4, zarządzanego przez Akademię. DPT Sztukateria" dysponuje 35 miejscami noclegowymi. 4. Przygotowania koncepcji działalności z założeniem minimum 3-letniego prowadzenia działalności. 5. Prowadzenia działalności kulturalnej we współpracy z Akademią Sztuki w Szczecinie. Akademia ze swej strony deklaruje współuczestnictwo w organizacji wydarzeń wystawienniczych i muzycznych w oparciu o plan działalności promocyjnej Akademii prowadzonej przez jednostkę organizacyjną Biuro Promocji. 6. Zagospodarowania ogródków przeznaczonych na działalność gastronomiczną na własny koszt. Wynajmujący posiada aktualny projekt zagospodarowania ogródków wraz z pozwoleniem na budowę. Oferent dokona zagospodarowania ogródków w oparciu o projekt przedłożony przez Wynajmującego lub Oferent opracuje projekt budowlany zamienny, zgodny z Miejscowym Planem Zagospodarowania Przestrzennego (konieczność minimalnej ilości zieleni na poziomie 30% powierzchni ogródków), dokona wszelkich niezbędnych uzgodnień (w tym z Wynajmującym i z autorem projektu) i uzyska zmianę decyzji o pozwoleniu na budowę. Po uzyskaniu w/w decyzji administracyjnej i jej uprawomocnieniu się, Oferent dokona zagospodarowania ogródków. III. Uzupełniające informacje dla Oferentów o zasadach i zakresie planowanej współpracy 1. Umowa wynajmu lokalu zostanie zawarta na 3 lata z dodatkowym zapisem o pierwszeństwie dotychczasowego najemcy na przedłużenie umowy na dalszy okres, jeżeli Akademia Sztuki w Szczecinie będzie przeprowadzała takie postępowanie i w przypadku braku zastrzeżeń Akademii do dotychczasowej współpracy z Najemcą. 2. Czynsz za wynajem lokalu będzie płatny z góry do 10-go każdego miesiąca przez 12 miesięcy w roku, czynsz za wynajem ogródków będzie płatny z góry do 10-go każdego miesiąca w sezonie od maja do września włącznie. Przed podpisaniem umowy wymagana będzie wpłata kaucji równej trzymiesięcznemu czynszowi za wynajem lokalu. 3. Koszty użytkowania lokalu, w tym w szczególności koszt podatku od nieruchomości, koszty dostawy i zużycia mediów tj. energia elektryczna, energia cieplna, woda, koszt odprowadzenia ścieków, koszt wywozu nieczystości, sprzątania i konserwacji lokalu, koszt usług telekomunikacyjnych, koszt ochrony 2
lokalu, koszt materiałów eksploatacyjnych będą ponoszone przez Najemcę - rozliczenie kosztów na podstawie podliczników lub na podstawie proporcjonalnego udziału w powierzchni budynku. 4. Koszty ponoszone przez Akademię - odśnieżanie dachu budynku. 5. Strony uzgodnią cennik usług dla lokalu przy ul. Śląskiej 4 - dla obsługi gości hotelowych (śniadania w cenie noclegu). Najemca będzie zapraszany do prowadzenia obsługi cateringowej konferencji i spotkań grup wynajmujących sale konferencyjne w DPT SZTUKAteria cena obsługi będzie podlegała każdorazowym uzgodnieniom. 6. Istotne postanowienia, które zawierać będzie przyszła umowa użytkowania lokalu: 6.1. Oferent zobowiązany będzie do uwzględnienia wyposażenia lokalu, określonego w Załączniku nr 2, w planowanej koncepcji wykorzystania przedmiotu najmu. Pozostałe wyposażenie, jakie uzupełni Oferent, winno komponować się z już istniejącymi elementami umeblowania. 6.2. Oferent zobowiązany będzie do uzyskania wszelkich niezbędnych zezwoleń na wykonywanie działalności gastronomiczno-kulturalnej we własnym zakresie i na własny koszt, w tym w szczególności zezwoleń inspektoratu sanitarno-epidemiologicznego, zezwoleń na organizację imprez masowych itp. 6.3. Oferent zobowiązany będzie do podjęcia działalności gastronomiczno - kulturalnej w terminie określonym w umowie. 6.4. Oferent zobowiązany będzie do wykonania zagospodarowania ogródków na działalność gastronomiczną w terminie określonym w umowie zgodnie z zasadami opisanym w punkcie II.6 Zaproszenia do składania ofert. 6.5. Koszty użytkowania lokalu, dostarczenia i zużycia mediów, usług porządkowych i ochrony oraz prowadzenia działalności itp. ponosić będzie w całości Oferent, na zasadach określonych w umowie. 6.6. Oferent będzie ponosił koszt podatku od nieruchomości w części dotyczącej wynajmowanego lokalu i ogródków całorocznie. 6.7. Oferent będzie zobowiązany do ponoszenia kosztów bieżącej konserwacji i utrzymania lokalu, w tym dokonywania nakładów koniecznych w celu utrzymania lokalu w stanie niepogorszonym. 6.8. Oferent nie będzie uprawniony do dokonywania jakichkolwiek nakładów na lokal, przeprowadzania jakichkolwiek prac remontowych lub budowlanych, bez wcześniejszej pisemnej zgody Akademii. 6.9. Oferent będzie zobowiązany do uzgodnienia z Akademią treści i szaty graficznej szyldów, banerów reklamowych itp. oraz miejsca w którym będą eksponowane. 6.10. Oferent będzie zobowiązany do prowadzenia działalności kulturalnej w lokalu we współpracy z Akademią, w zakresie, w sposób i w terminach uzgodnionych na początku każdego kolejnego roku kalendarzowego. 6.11. Oferent będzie zobowiązany do serwowania śniadań dla gości DPT SZTUKAteria, w budynku przy ul. Śląskiej 4 oraz do obsługi cateringowej konferencji i spotkań dla wynajmujących sale konferencyjne. 6.12. W przypadku wypowiedzenia przez Oferenta zawartej umowy przed upływem 3 lat Wynajmującemu będzie przysługiwało prawo naliczenia kary umownej w wysokości trzymiesięcznego czynszu za wynajem lokalu. 6.13. Oferent będzie zobowiązany do posiadania polisy OC (kontraktowe i deliktowej) w związku z prowadzoną w lokalu działalnością gospodarczą oraz polisę ubezpieczenia przedmiotu najmu w wysokości min. 300 tys. zł od następstw pożaru, zalania i innych nieszczęśliwych wypadków przez cały okres trwania umowy. 3
IV. Złożenie oferty - wymagane dokumenty 1. Wypełniony Załącznik nr 3 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert - Formularz ofertowy". 2. Dodatkowe dokumenty: a) Informacja o dotychczas prowadzonej działalności (ostatnie 2 lata) wraz z opisem świadczonych usług - o ile Oferent prowadził działalność. b) Koncepcja prowadzenia działalności gastronomiczno-kulturalnej w oferowanym lokalu oraz proponowane menu (opis oczekiwanej przez Akademię działalności gastronomicznej, kulturalnej i organizacyjnej w lokalu przedstawia załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia). Oferta musi zawierać pełną koncepcję dotyczącą obu rodzajów działalności gastronomicznej i kulturalnej. Od Oferenta zaproszonego do podpisania umowy wymagane będzie złożenie następujących dokumentów przed podpisaniem umowy: a) Aktualny odpis z KRS lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej - dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy od daty złożenia oferty (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). b) Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - dokument wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące od daty złożenia oferty (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). c) Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu- wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące od daty złożenia oferty (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). V. Składanie ofert 1. Ofertę można składać od poniedziałku do piątku w godz. od 8:00 do 15:00 w siedzibie Akademii Sztuki w Szczecinie, plac Orła Białego 2, 70-562 Szczecin, pok. 212, Sekretariat Kanclerza, w terminie do dnia 27.01.2014r. do godz. 15:00 2. Ofertę należy złożyć w zaklejonej i opisanej kopercie: Oferta na prowadzenie działalności gastronomiczno-kulturalnej - Szczecin, ul. Śląska 4". 3. Oferent przed złożeniem oferty powinien dokonać oględzin lokalu oraz ogródków. Na dokonanie oględzin proszę umawiać się telefonicznie w dni robocze w godz. od 8:00 do 15:00 z następującymi osobami: - Pani Grażyna Modzelewska tel. 664 080 256 - Pani Jolanta Bartczak tel. 664 080 257 4. Oferent przed złożeniem oferty może umówić się na spotkanie w Akademii celem zapoznania się z dokumentacją projektową wykonawcza i powykonawczą dotyczącą przeprowadzonej przebudowy i adaptacji budynku przy ul. Śląskiej 4 w Szczecinie, na cele gastronomiczne, a także 4
pod kątem doprecyzowania założeń zawartych w niniejszym zaproszeniu, w szczególności w zakresie możliwej współpracy Oferenta i Akademii przy organizacji wydarzeń kulturalnych. Na spotkania proszę umawiać się telefonicznie z następującymi osobami: sprawy techniczne dotyczące dokumentacji projektowej Pani Ewa Nowakowska tel. 664 080 265, sprawy współpracy w ramach prowadzonej działalności DPT SZTUKAteria - Pani Grażyna Modzelewska tel. 664 080 256 VI. Rozpatrzenie ofert: 1. Oferty będą oceniane przez Komisję ze względu na zaproponowane stawki najmu oraz pod względem przedstawienia najlepszej koncepcji prowadzenia działalności kulturalnogastronomicznej korespondującej z działalnością reprezentowaną przez Akademię Sztuki w Szczecinie i możliwej trwałości zaproponowanego projektu. 2. Komisja ma prawo do odbycia spotkań z wybranymi oferentami celem uzyskania szczegółowych informacji w zakresie złożonej koncepcji prowadzenia działalności kulturalno - gastronomicznej. Komisja nie będzie prowadziła negocjacji cenowych w zakresie zadeklarowanych stawek najmu. 3. Przy ocenie o`fert zostaną uwzględnione dwa kryteria cena oferty" i koncepcja prowadzenia działalności gastronomiczno-kulturalnej" 4. W ramach kryterium koncepcja prowadzenia działalności gastronomiczno-kulturalnej" Komisja dokona oceny według poniższych podkryteriów: a) Koncepcja wystroju i aranżacji wnętrza lokalu i ogródków b) Proponowane menu c) Proponowane formy współpracy z Akademią w zakresie działalności kulturalnej d) Deklarowany czas rozpoczęcia działalności od dnia przekazania oferentowi lokalu do dyspozycji. VII. Akademia zastrzega sobie prawo do unieważnienia i zamknięcia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyn. Opublikowanie zaproszenia do składania ofert, jak też otrzymanie w wyniku zaproszenia oferty cenowej nie jest równoznaczne z przyjęciem oferty przez Akademię Sztuki w Szczecinie i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez nią umowy. W załączeniu: Załączniki nr 1 Oczekiwany zakres i profil działalności Załącznik nr 2 Opis wyposażenia lokalu Załącznik nr 3 - Formularz ofertowy - na oryginale właściwy podpis - 5