Zarządzenie nr 91 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lipca 2012 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Śląskie Wyzwania w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z umową partnerską na rzecz realizacji projektu innowacyjnego testującego pt. Śląskie Wyzwania, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach projektu pt.: Śląskie Wyzwania, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Samorząd Województwa Śląskiego Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach (Lidera Partnerstwa), Miasto Jastrzębie Zdrój Powiatowy Urząd Pracy w Jastrzębiu Zdroju (Partnera nr 1), Uniwersytet Śląski w Katowicach (Partnera nr 2), zwany dalej Uniwersytetem oraz Fundację Rodzin Górniczych (Partnera nr 3), na mocy umowy partnerskiej na rzecz realizacji projektu innowacyjnego testującego pt. Śląskie Wyzwania, zwanej w dalszej części zarządzenia umową partnerską. 3. Nadrzędnym dokumentem są Zasady realizacji innowacyjnego projektu systemowego pt. Śląskie Wyzwania nr POKL.07.02.01-24-001/11, stanowiące załącznik do Uchwały Nr 1321/154/IV/2012 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 24 maja 2012 r. 1
II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową partnerską; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie, w okresie od dnia 1 maja 2012 r. do dnia 31 października 2014 r. sprawuje Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Nauk Społecznych. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Projektowego Uniwersytetu, o którym mowa w 6, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 2
5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Projektowy Uniwersytetu. 6 1. W skład Zespołu Projektowego Uniwersytetu wchodzą: 1) Koordynator merytoryczny Projektu; 2) Koordynator działań projektowych UŚ; 3) Specjalista ds. finansowych i administracyjnych UŚ; 4) Specjalista ds. organizacji i kontroli pracy zespołu badawczego (badanie IDI zad.1.2. i badanie SI zad. 1.10.). 2. Do zadań członków Zespołu Projektowego Uniwersytetu należy: 1) Koordynator merytoryczny Projektu do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie i organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, a także ponoszenie odpowiedzialności z tego tytułu, b) przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy partnerskiej, c) koordynacja działań merytorycznych związanych z Projektem, d) nadzorowanie prac związanych z realizacją Projektu i ich jakością, e) dokumentowanie przebiegu i wyników pracy własnej, f) uczestnictwo w spotkaniach Grupy Sterującej, powołanej przez Lidera Partnerstwa i Zespołu Projektowego Uniwersytetu, według ustalonego harmonogramu, g) podział obowiązków pomiędzy członków Zespołu Projektowego Uniwersytetu, w tym delegowanie odpowiedzialności oraz nadzorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację Projektu; 2) Koordynator działań projektowych UŚ do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie i organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, a także ponoszenie odpowiedzialności z tego tytułu, b) przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy partnerskiej, c) koordynowanie przygotowania i realizacji badań w fazie pogłębionej analizy i diagnozy problemu oraz opracowania wyników badań w formie raportu, d) koordynacja działań logistycznych związanych z Projektem, e) koordynacja prac Zespołu Projektowego Uniwersytetu i zespołu badawczego, monitorowanie postępu rzeczowego Projektu, zgodnie z umową partnerską i wnioskiem o dofinansowanie Projektu, f) kontrola przebiegu rekrutacji ankieterów oraz monitoring ich pracy, 3
g) utrzymywanie stałych kontaktów z osobami zaangażowanymi w prace projektowe, h) dokumentowanie przebiegu i wyników pracy własnej, i) uczestnictwo w spotkaniach Grupy Sterującej, powołanej przez Lidera Partnerstwa i Zespołu Projektowego Uniwersytetu, według ustalonego harmonogramu, j) informowanie Lidera Partnerstwa o planowanych zmianach w zadaniach Uniwersytetu, celem uzyskania akceptacji, k) niezwłoczne informowanie Grupy Sterującej o przeszkodach przy realizacji zadań, przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów, l) zatwierdzanie rachunków wystawionych przez wykonawców/zleceniobiorców oraz dokonywanie odbioru dzieł/zadań zleconych; 3) Specjalista ds. finansowych i administracyjnych UŚ do jego obowiązków należy w szczególności: a) przygotowywanie umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu, b) przygotowywanie wniosków o dodatki uczelniane, c) sporządzanie sprawozdań finansowych (w części obejmującej zadania Uniwersytetu), w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, d) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, e) koordynacja procesu weryfikacji zgromadzonych danych, f) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie monitoringu harmonogramu płatności, g) udział w cyklicznych spotkaniach Zespołu Projektowego Uniwersytetu i/lub Grupy Sterującej; 4) Specjalista ds. organizacji i kontroli pracy zespołu badawczego (badanie IDI zad.1.2. i badanie SI zad. 1.10.) do jego obowiązków należy w szczególności: a) logistyczna organizacja spotkań roboczych zespołu badawczego, według ustalonego harmonogramu oraz uczestnictwo w tych spotkaniach, b) przeprowadzenie i dokumentacja szkoleń ankieterów, c) koordynacja i nadzór nad pracą ankieterów w trakcie przeprowadzanych badań, d) współpraca z koordynatorami projektu Uniwersytetu, o których mowa w pkt 1 i 2, w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji; informowanie o problemach w trakcie prowadzonych badań, e) współpraca z zespołem badawczym, w celu realizacji zadań wynikających z harmonogramu realizacji Projektu oraz realizacji planowanych działań i osiągnięcia zamierzonych rezultatów, f) praca związana z konceptualizacją i opracowaniem badań, wynikających z harmonogramu prac oraz ustaleń przyjętych na spotkaniach roboczych zespołu badawczego, g) dokumentowanie przebiegu i wyników pracy własnej. 4
7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Projektowego Uniwersytetu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Nauk Społecznych, którego władze zobowiązane są do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Zasady zatrudniania/zaangażowania i wynagradzania w Projekcie 9 1. W Projekcie przewiduje się zatrudnianie/zaangażowanie personelu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego, uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu, aktualnie obowiązującymi dokumentami programowymi do Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w szczególności z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, oraz z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu. 3. Zatrudnianie/zaangażowanie personelu do Projektu następuje na wniosek Koordynatora działań projektowych UŚ, z tym, iż w przypadku pracowników Uniwersytetu Koordynator działań projektowych UŚ działa w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług 10 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Koordynatora działań projektowych UŚ. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. 5
VI. Koszty pośrednie 11 Koszty pośrednie w Projekcie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem/obowiązki informacyjne 12 1. Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową partnerską oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Dokumenty dotyczące realizacji Projektu, w tym materiały promocyjne, informacyjne, szkoleniowe i edukacyjne dotyczące zadań realizowanych przez Uniwersytet w ramach Projektu, winny być odpowiednio oznaczone, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w szczególności winny zawierać logo UE EFS, PO KL oraz Śląskie. Pozytywna energia. VIII. Ochrona danych osobowych 13 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy partnerskiej. 2. Powierza się Koordynatorowi działań projektowych UŚ nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. IX. Postanowienia końcowe 14 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. 6
15 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 maja 2012 roku. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 7