ZARZĄDZENIE NR 33/11 STAROSTY OSTROWSKIEGO z dnia 13 września 2011 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Zarządczej w Powiecie Ostrowskim Na podstawie art. 34 ust.1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz 1592, zm. Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz.984, Nr 153 poz. 1271, Nr 200 poz. 1688, Nr 214, poz. 1806, Dz. U. z 2003 r. Nr 162 poz. 1568,Dz. U. z 2004 r. Nr 102 poz. 1055, Dz. U. z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, Dz. U. z 2008 r. Nr 180,poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, Dz. U. z 2009 r. Nr 92, poz. 753, Nr 157, poz. 1241 Dz.U. z 2010 r.nr 28, poz. 142, poz. 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz. 675,Dz. U. z 2011 r. Nr 21, poz. 113) oraz na podstawie art. 69, ust 1, pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; zm. Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz.620, Nr 123, poz. 835, Nr 152 poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726), zarządza się co następuje: 1. Wprowadza się Regulamin Kontroli Zarządczej w Powiecie Ostrowskim, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia, zwany dalej "Regulaminem" 2. 1. Wykonanie Zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych powiatu ostrowskiego wymienionym w Statucie Powiatu Ostrowskiego oraz kierownikom wewnętrznych komórek organizacyjnych i osobom zajmującym samodzielne stanowiska w Starostwie Powiatowym w Ostrowi Mazowieckiej. 2. Osoby wymienione w ust.1 zobowiązuje się do zapoznania podległych pracowników z treścią Regulaminu, w celu jego stosowania. 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Starosta Zbigniew Kamiński Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 1
Załącznik do Zarządzenia Nr 33/11 Starosty Ostrowskiego z dnia 13 września 2011 r. REGULAMIN kontroli zarządczej w Powiecie Ostrowskim. Rozdział 1. Przepisy ogólne Regulamin określa zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Powiecie Ostrowskim. 1. 2. Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie: 1) kontrola zarządcza - ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań powiatu, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy; kontrola zarządcza obejmuje wszystkie aspekty funkcjonowania jednostki, 2) jednostka - jednostki organizacyjne powiatu ostrowskiego wymienione w Statucie Powiatu Ostrowskiego, w tym Starostwo Powiatowe w Ostrowi Mazowieckiej, 3) kierownictwo - oznacza Starostę, Wicestarostę, Sekretarza i Skarbnika, kierowników jednostek oraz kierowników komórek organizacyjnych jednostek, 4) standardy kontroli zarządczej - zbiór wytycznych Ministra Finansów dla sektora finansów publicznych (opublikowane w Komunikacie Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów Nr 15, poz. 84 z dnia 30 grudnia 2009 r.), które osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie kontroli zarządczej powinny wykorzystać do tworzenia, oceny i doskonalenia systemu kontroli zarządczej, 5) ryzyko - możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów; ryzyko jest mierzone wpływem (siłą oddziaływania) oraz prawdopodobieństwem jego wystąpienia. Rozdział 2. Organizacja systemu kontroli zarządczej i jej koordynacja 1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 3. 2) skuteczności i efektywności działania, w tym w szczególności oszczędnego i efektywnego wykorzystywania zasobów majątkowych i ludzkich, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, w szczególności poprzez zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem bądź utratą, w tym danych osobowych i informacji niejawnych, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, dla zapewnienia kierownictwu i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej, 7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w funkcjonowaniu jednostki, wskazanie sposobu Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 1
i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości. 2. Za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej odpowiada kierownik jednostki. 3. Za funkcjonowanie kontroli zarządczej na poziomie jednostki samorządu powiatowego odpowiada Starosta. 4. 1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Powiatu. 2. Sekretarz Powiatu, jako koordynator kontroli zarządczej organizuje system kontroli zarządczej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych. 5. 1. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej polega na opracowaniu systemu kontroli zarządczej, wdrożeniu go do stosowania w jednostce, bieżącym monitoringu i ocenie jego funkcjonowania oraz, w przypadku wystąpienia takiej konieczności, jego aktualizacji. 2. Kontrolę zarządczą uznaje się za adekwatną, jeżeli jest odpowiednia do zadań realizowanych przez jednostkę i obejmuje cały zakres działania jednostki. 3. Kontrolę zarządczą uznaje się za skuteczną, jeżeli system kontroli zarządczej nie jest jedynie zbiorem dokumentów, lecz faktycznie funkcjonuje w jednostce oraz pozwala na osiągnięcie zamierzonych rezultatów. 4. Kontrolę zarządczą uznaje się za efektywną, jeżeli umożliwia osiąganie najlepszych efektów działania jednostki przy najmniejszych poniesionych nakładach. 6. Standardy kontroli zarządczej 1. Podstawy funkcjonowania systemu kontroli zarządczej określone zostały poprzez standardy kontroli zarządczej. 2. Standardy dzielą się na sześć grup odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej, tj.: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele jednostki, 3) zarządzanie ryzykiem, 4) mechanizmy kontrolne, 5) informacja i komunikacja, 6) monitorowanie i ocena. Rozdział 3. Środowisko wewnętrzne 7. Na środowisko wewnętrzne składają się następujące elementy: 1) przestrzeganie wartości etycznych, 2) kompetencje zawodowe, 3) struktura organizacyjna, 4) delegowanie uprawnień. Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 2
8. Przestrzeganie wartości etycznych 1. Wszyscy pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. 2. Kierownictwo przez codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników. 3. W jednostkach obowiązują zasady organizacji pracy określone w formie pisemnej. 4. Zaleca się wprowadzenie dokumentu wewnętrznego określajacego zasady etycznego postępowania. 9. Kompetencje zawodowe 1. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumienie znaczenia systemu kontroli zarządczej. 2. Proces naboru na stanowiska urzędnicze (w jednostkach, w których stanowiska takie występują) prowadzony jest zgodnie z przyjętą w jednostce procedurą, zapewniającą wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. 3. Kierownik jednostki zapewnia podnoszenie kompetencji zawodowych podległym pracownikom; szkolenia pracowników są realizowane, zgodnie z potrzebami i celami jednostki. 4. Każdy pracownik zatrudniony na stanowisku urzędniczym (jak w ust. 2) podlega ocenie okresowej zgodnie z przyjętą w jednostce procedurą. 10. Struktura organizacyjna 1. Struktura organizacyjna jednostki jest dostosowana do jej aktualnych celów i zadań. 2. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres podległości służbowej jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. 3. Pracownikowi przedstawia się zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Ma on formę pisemną, jest precyzyjnie określony oraz odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie zakresu jest potwierdzone przez pracownika jego podpisem i określeniem daty. 11. Delegowanie uprawnień 1. Zakres delegowanych uprawnień poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom jest precyzyjnie określony oraz odpowiednio dostosowany do wagi podejmowanych decyzji. 2. Delegowanie uprawnień odbywa się w formie upoważnień i pełnomocnictw, które są rejestrowane. 3. Przyjęcie delegowanych uprawnień jest potwierdzane podpisem. Rozdział 4. Misja - cele jednostki 12. 1. Misja jednostki określona jest w dokumencie ustrojowym takim jak statut bądź regulamin organizacyjny jednostki. 2. Planowanie szczegółowych zadań i celów winno mieć realistyczne podstawy, które wynikają z posiadanych zasobów kadrowych, majątkowych i finansowych. Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 3
3. Zadania wyznaczone do realizacji są powiązane z zagwarantowaniem środków na ich realizację. Rozdział 5. Zarządzanie ryzykiem 13. 1. Na proces zarządzania ryzykiem składają się następujące elementy: 1) identyfikacja ryzyka, 2) analiza ryzyka, 3) reakcja na ryzyko. 2. Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym, stale zachodzącym w funkcjonowaniu jednostki. Za zarządzanie ryzykiem odpowiedzialny jest kierownik jednostki. 3. Działania związane z identyfikacją ryzyka i oceną ryzyka oraz określenie rodzaju reakcji na ryzyko jest dokonywane systematycznie, nie rzadziej jednak niż raz w roku. 4. Czynności związane z identyfikacją, analizą i reakcją na ryzyko powinny być dokonane w terminie do 30 listopada każdego roku. Udokumentowane wyniki tych działań przesyłane są w formie elektronicznej do audytora wewnętrznego w terminie do 10 grudnia każdego roku. Audytor wewnętrzny uwzględnia wyniki analizy ryzyka przy opracowywaniu rocznego planu audytu. 5. W celu udokumentowania procesu zarządzania ryzykiem należy zastosować wzór rejestru ryzyka określony w załączniku nr 1 do Regulaminu. 6. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka i oceny ryzyka oraz określić rodzaj reakcji na ryzyko, adekwatny do istotności zidentyfikowanego ryzyka. 14. Identyfikacja ryzyka 1. Identyfikacji ryzyka należy dokonywać zawsze, jeśli to możliwe, w odniesieniu do zidentyfikowanych celów i zadań jednostki. 2. W procesie identyfikacji ryzyka może uczestniczyć każdy pracownik jednostki, w zakresie odpowiednim do jego wiedzy i odpowiedzialności za realizację konkretnych celów i zadań. 3. W trakcie identyfikacji ryzyka należy dążyć do tego, by do każdego zidentyfikowanego ryzyka przyporządkować osobę, która posiada odpowiednie możliwości i właściwe kompetencje do podjęcia działań ograniczających jego występowanie (tzw. właściciel ryzyka). 4. Dokonując identyfikacji ryzyka należy uwzględnić w szczególności kategorie ryzyka wymienione w załączniku nr 2 do Regulaminu. 15. Ocena ryzyka 1. Każde zidentyfikowane ryzyko należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. 2. Oceny poziomu prawdopodobieństwa należy dokonać w sposób określony w załączniku nr 3, a wpływu (skutków) wystąpienia ryzyka w sposób określony w załączniku nr 4 do Regulaminu. 3. Po dokonaniu oceny poziomu prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia ryzyka należy dokonać oceny poziomu jego istotności, w sposób określony w załączniku nr 5 do Regulaminu. 16. Reakcja na ryzyko Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 4
1. W stosunku do ryzyk o akceptowalnym poziomie istotności (poziom niski) określanie rodzaju działań nie jest konieczne. 2. W stosunku do każdego ryzyka o średnim i wysokim poziomie istotności należy określić rodzaj działań, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu. W szczególności powinny to być działania zmierzające do ograniczenia prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia ryzyka. Rozdział 6. Mechanizmy kontrolne 17. 1. Mechanizmy kontrolne to wszelkie działania, podjęte w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka lub jego wpływu (następstw). Stosowane mechanizmy kontrolne powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko zidentyfikowane w jednostce. 2. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontrolnych nie powinny być wyższe od uzyskanych dzięki nim korzyści. Mechanizmy kontrolne polegają w szczególności na: 1) dokumentowaniu systemu kontroli zarządczej, 2) prowadzeniu nadzoru, 3) utrzymaniu ciągłości działalności, 4) ochronie zasobów, 18. 5) realizacji szczegółowych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych. 19. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 1. Należy dążyć, by wszystkie stosowane w praktyce elementy kontroli zarządczej, tj. wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników itp., określone zostały w formie pisemnej, w spójny sposób. 2. Wszyscy pracownicy jednostki mają obowiązek zapoznania się z wewnętrznymi procedurami, które dotyczą wykonywanych przez nich obowiązków i realizowanych zadań. 20. Prowadzenie nadzoru 1. Nadzór prowadzony jest w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji zadań. 2. Osoby zajmujące stanowiska kierownicze mają przypisane obowiązki w zakresie bieżącego nadzorowania pracy pracowników podległych. 21. Utrzymanie ciągłości działalności W celu efektywnej ciągłości działalności jednostki: 1) w sytuacjach gdzie prawo na to zezwala, zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, 2) zorganizowany jest system zastępstw pracowników w przypadku ich nieobecności w pracy, 3) prowadzona dokumentacja jest rejestrowana, znakowana i przechowywana zgodnie z zasadami obowiązującymi w jednostce (np. instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna). Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 5
22. Ochrona zasobów 1. W ramach ochrony zasobów w jednostce określa się w szczególności: 1) zasady administrowania i przetwarzania danych osobowych, 2) zasady ochrony informacji niejawnych (prowadzenia kancelarii informacji niejawnych), 3) zasady przeprowadzania inwentaryzacji majątku, 4) zasady archiwizacji dokumentów. 2. Właściwym komórkom organizacyjnym w jednostce powierza się odpowiedzialność za utrzymanie w odpowiednim stanie i gotowości technicznej poszczególnych składników infrastruktury. 3. Pracownicy jednostki ponoszą odpowiedzialność za powierzony im sprzęt i urządzenia. 4. W jednoscte prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach składników majątkowych jednostki, zgodnie z zasadami przeprowadzania inwentaryzacji obowiązującymi w jednostce. 5. Jednostka dysponuje archiwum, w którym zgodnie z instrukcją archiwalną przechowywane są dokumenty. 6. Majątek ruchomy oraz nieruchomości są odpowiednio zabezpieczone i ubezpieczone. 7. W celu zapewnienia ochrony zasobów jednostki pracownicy zobowiązani są do: 1) przestrzegania ustalonych zasad porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy praz przepisów przeciwpożarowych, 2) dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych oraz ochrony informacji niejawnych, zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami, 3) ochrony danych osobowych w systemie informatycznym, w szczególności przeciwdziałania dostępowi osób niepowołanych oraz podjęcie działań w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń systemu informatycznego. 23. Ochrona zasobów - mechanizmy kontrolne dotyczące systemów informatycznych W jednostce funkcjonuje polityka bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych, której celem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach teleinformatycznych jednostki, w tym: 1) przechowywanych i przetwarzanych danych, zapewniając im poufność, integralność oraz dostępność, 2) zapewnienie ciągłości pracy systemów teleinformatycznych poprzez zastosowanie nowoczesnych technologii i narzędzi informatycznych, 3) zapewnienie zgodności przetwarzania informacji z obowiązującymi aktami prawnymi. 24. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 1. Zorganizowanie kontroli zarządczej w ramach prowadzonych operacji finansowych i gospodarczych polega w szczególności na zapewnieniu zasad gwarantujących gromadzenie środków publicznych oraz ich rozdysponowywanie w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. 2. Wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem następujących zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiąganiu założonych celów, Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 6
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 3. System kontroli zarządczej powinien zapewnić funkcjonowanie przynajmniej następujących mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych: 1) rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 2) zatwierdzanie operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, 4. W ramach realizacji standardu w jednostce określa się w szczególności: 1) zasady polityki rachunkowości, 2) zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych. Rozdział 7. Informacja i komunikacja W ramach informacji i komunikacji wyróżnia się: a) bieżącą informację, b) komunikację wewnętrzną, c) komunikację zewnętrzną 25. 26. Bieżąca informacja i komunikacja wewnętrzna 1. Kierownictwo i pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. 2. Efektywny i skuteczny przepływ informacji zapewniają jednostce, w szczególności: 1) znajomość przepisów wewnętrznych, 2) przekazywanie zdobytych informacji innym pracownikom, którzy powinni być z nimi zapoznani w związku z wykonywanymi czynnościami służbowymi (w szczególności dotyczy wiedzy zdobytej na kursach szkoleniach, seminariach), 3) niezwłoczne rozpowszechnianie wydawanych aktów prawnych i wytycznych w sposób umożliwiający właściwe i terminowe wykonywanie zadań, 4) optymalne wykorzystywanie narzędzi wspomagających pracę, mających wpływ na efektywność i skuteczność przepływu informacji (systemów informatycznych, poczty elektronicznej, stron internetowych instytucji publicznych itp.). 27. Komunikacja zewnętrzna 1. Obowiązkiem wszystkich pracowników jest dbałość o wymianę z podmiotami zewnętrznymi informacji istotnych dla realizacji zadań i celów jednostki. Wymiana informacji dotyczy zarówno dbałości o jej uzyskanie jak też przekazywania informacji na zewnątrz. 2. Przez podmioty zewnętrzne należy rozumieć w szczególności: 1) klientów korzystających z usług realizowanych przez jednostkę, 2) organy administracji publicznej współpracujące, kontrolujące i nadzorujące jednostkę. 3. Przekazywanie informacji na zewnątrz powinno odbywać się zgodnie z obwiązującymi regulacjami prawnymi, w szczególności dotyczącymi zasad udzielania informacji publicznej, jednakże z poszanowaniem zasad ochrony informacji niejawnych oraz danych osobowych. Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 7
4. Istotne źródło informacji przekazywanych na zewnątrz stanowi Biuletyn Informacji Publicznej oraz strona internetowa jednostki. 1. Na monitorowanie i ocenę składają się: Rozdział 8. Monitorowanie i ocena 28. 1) bieżące monitorowanie systemu kontroli zarządczej, 2) samoocena systemu kontroli zarządczej, 3) audyt wewnętrzny. 2. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas bieżącego wykonywania obowiązków przez kierownictwo, przy czym odpowiedzialność za monitorowanie realizacji zadań i celów ponoszą: 1) w starostwie powiatowym kierownicy komórek organizacyjnych lub osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy, 2) w pozostałych jednostkach kierownik jednostki. 3. Źródłami informacji o stanie kontroli zarządczej mogą być w szczególności: 1) bieżący monitoring prowadzony przez właścicieli ryzyk, 2) wyniki audytu wewnętrznego, 3) wyniki kontroli wewnętrznych, 4) wyniki kontroli zewnętrznych, 5) wyniki samooceny kontroli zarządczej, 6) okresowe sprawozdania z realizowanych zadań. 29. Samoocena systemu kontroli zarządczej 1. Do dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej zobowiązane jest kierownictwo z wyłączeniem Starosty. 2. Samoocena systemu kontroli zarządczej przeprowadzana jest co najmniej raz w roku. 3. Wyniki samooceny są dokumentowane zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do Regulaminu i przekazywane do kancelarii starostwa, do 20 stycznia każdego roku za rok poprzedni. 4. Wyniki samooceny są przedstawiane niezwłocznie Staroście przez Sekretarza Powiatu. 5. Odpowiedzialność za proces dokonywania samooceny kontroli zarządczej ponoszą: 1) w Starostwie Powiatowym koordynator kontroli zarządczej Sekretarz Powiatu, 2) w pozostałych jednostkach kierownik jednostki. 30. Audyt wewnętrzny 1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Starosty i Zarządu Powiatu oraz kierowników jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań, poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. 2. Audyt wewnętrzny jest prowadzony zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych i aktami wykonawczymi do ustawy oraz Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, z uwzględnieniem uregulowań wewnętrznych obowiązujących w jednostce (Karta Audytu). Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 8
Załącznik nr 1 do Regulaminu kontroli zarządczej w Powiecie Ostrowskim Rejestr ryzyka Cel/ Zadanie Opis ryzyka- zagrożenia w procesach realizacji zadania/ celu Istniejące mechanizmy kontrolne prawdopodo -bieństwo Ocena ryzyka wpływ istotność Planowane działania Właściciel ryzyka Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 1
Załącznik nr 2 do Regulaminu kontroli zarządczej w Powiecie Ostrowskim Kategorie ryzyka Budżet Kategoria ryzyka Zasoby ludzkie Kompetencje Informacja i komunikacja Złożoność Regulacje wewnętrzne Systemy informatyczne Opis Dotyczy dostępności środków na realizację zadania. Należy ustalić czy: - ujęte w budżecie środki finansowe są wystarczające do realizacji zadania, - realizacja zadania wymaga dodatkowych środków finansowych mimo to zadanie jest realizowane, - realizacja zadania wymaga dodatkowych środków finansowych brak środków finansowych w istotny sposób utrudnia lub uniemożliwia realizację zadania. Dotyczy liczby pracowników zaangażowanych w realizację zadania. Należy ustalić czy: - zasoby ludzkie są wystarczające do realizacji zadania, - zasoby ludzkie są niewystarczające mimo to zadanie jest realizowane, - zasoby ludzkie są niewystarczające brak odpowiednich zasobów w istotny sposób utrudnia lub uniemożliwia realizację zadania. Dotyczy wiedzy pracowników w zakresie realizowanych zadań. Należy ustalić czy: - wiedza pracowników jest wystarczająca i odpowiednia do wykonywanego zadania, - wiedza pracowników wymaga uzupełnienia koniecznosć uzupełnienia wiedzy/brak wystarczającej wiedzy nie ma jednak istotnego wpływu na realizację zadania, - wiedza pracowników wymaga uzupełnienia odnotowano istotne przypadki nieskutecznej/niewłaściwej realizacji zadania wynikające z braku odpowiedniej wiedzy pracowników. Dotyczy posiadania wystarczającej informacji, która jest niezbędna do realizacji zadania. Należy ustalić czy: - realizacja zadania nie wymaga pozyskania informacji spoza jednostki/komórki organizacyjnej, - realizacja zadania wymaga pozyskania informacji spoza jednostki/komórki organizacyjnej pozyskanie odpowiedniej informacji nie stanowi problemu lub brak odpowiedniej informacji nie wpływa w istotny sposób na realizację zadania, - realizacja zadania wymaga pozyskania informacji spoza jednostki/komórki organizacyjnej występują problemy z pozyskaniem wymaganej informacji w istotny sposób utrudniające lub uniemożliwiające realizację zadania. Dotyczy poziomu skomplikowania realizowanych działań/konieczności współdziałania z innymi komórkami organizacyjnymi/jenostkami organizacyjnymi. Należy ustalić czy: - zadanie jest realizowane samodzielnie przez jednostkę/komórkę organizacyjną - nie wymaga współdziałania z innymi komórkami/ jednostkami, - realizacja zadania jest uzależniona od decyzji/czynności wykonywanych przez inną komórkę organizacyjną/jednostkę współpraca przebiega w sposób umożliwiający właściwą realizację zadania, - realizacja zadania jest uzależniona od decyzji/ czynności wykonywanych przez inną komórkę organizacyjną/ jednostkę występują problemy ze współpracą, które utrudniają lub uniemożliwiają realizację zadania. Dotyczy wewnętrznych uregulowań określających/uszczegółowiających tryb postępowania przy realizacji zadania. Należy ustalić czy: - zasady realizacji zadania zostały określone/uszczegółowione w regulacjach wewnętrznych jednostki (procedurach, instrukcjach, itp.), - zasady realizacji zadania nie zostały określone/ uszczegółowione w regulacjach wewnętrznych jednostki - dotychczas nie stwierdzono problemów/nieprawidłowości w realizacji zadania wynikających z braku regulacji wewnętrznych, - zasady realizacji zadania nie zostały określone/ uszczgółowione w regulacjach wewnętrznych jednostki istnieje koniecznosć określenia/ uszczegółowienia sposobu realizacji zadania w regulacjach wewnętrznych jednostki. Dotyczy systemów i programów informatycznych używanych do realizacji zadania. Należy ustalić czy: - realizacja zadania nie wymaga użytkowania specjalistycznych programów informatycznych, - realizacja zadania wymaga użytkowania specjalistycznych programów informatycznych odpowiednie programy zostały zapewnione, - realizacja zadania wymaga użytkowania specjalistycznych programów informatycznych odpowiednie programy nie są wykorzystywane lub nie zostały zapewnione. Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 1
Infrastruktura Środowisko prawne Dotyczy posiadanego wyposażenia, bazy lokalowej, dostępności środków transportu i łączności niezbędnych do realizacji zadania. Należy ustalić czy: - posiadane wyposażenie i warunki pracy są wystarczające do realizacji zadania, - posiadane wyposażenie i warunki pracy nie są wystarczające do realizacji zadania mimo to zadanie jest realizowane, - posiadane wyposażenie i warunki pracy nie są wystarczające do realizacji zadania ich brak w znaczący sposób utrudnia lub uniemożliwia realizację zadania. Dotyczy poziomu skomplikowania przepisów prawnych, częstotliwości zmian przepisów, braku jednolitego orzecznictwa w zakresie realizowanego zadania. Należy ustalić czy: - środowisko prawne jest stabilne przepisy są czytelne i ulegają zmianom bardzo rzadko, - przepisy prawne są skomplikowane lub niejednoznaczne lub stan prawny ulega częstym zmianom jednak nie odnotowano przypadków realizacji zadania niezgodnie z przepisami, - częsta zmiana stanu prawnego lub niejednoznacznosć/skomplikowanie przepisów w sposób znaczący utrudnia lub uniemożliwia właściwą realizację zadania odnotowano przypadki realizacji zadania niezgodnie z przepisami. Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 2
Załącznik nr 3 do Regulaminu kontroli zarządczej w Powiecie Ostrowskim Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka Prawdopodobieństwo Wysokie (3) Średnie (2) Niskie (1) Kryteria oceny Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub nie zdarzy się w ciągu roku Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 1
Załącznik nr 4 do Regulaminu kontroli zarządczej w Powiecie Ostrowskim Zasady oceny wpływu (skutków) wystąpienia ryzyka Wpływ Wysoki (3) Średni (2) Niski (1) Kryteria oceny Zdarzenie objęte ryzykiem: - ma krytyczny lub bardzo duży wpływ na realizację kluczowych zadań albo osiąganie założonych celów lub - ma krytyczny lub bardzo duży wpływ na efektywność lub jakość wykonywanych zadań lub - powoduje poważną stratę finansową lub - powoduje poważny uszczerbek na reputacji jednostki - z wystąpieniem zdarzenia mogą wiązać się nieodwracalne zmiany lub proces przywracania do stanu poprzedniego wiązał się będzie z dużymi stratami finansowymi Zdarzenie objęte ryzykiem: - ma negatywny wpływ na realizację kluczowych zadań albo osiąganie założonych celów lub - ma negatywny wpływ na efektywność lub jakość wykonywanych zadań lub - może spowodować stratę finansową lub - może być negatywnie odebrane przez otoczenie zewnętrzne - z wystąpieniem zdarzenia ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego Zdarzenie objęte ryzykiem: - nie wpływa lub ma niewielki wpływ na realizację kluczowych zadań albo osiąganie założonych celów lub - nie wpływa lub ma niewielki wpływ na efektywność lub jakość wykonywanych zadań lub - nie powoduje lub powoduje niewielką stratę finansową - nie wpływa na reputację jednostki - skutki zdarzenia można łatwo usunąć Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 1
Załącznik nr 5 do Regulaminu kontroli zarządczej w Powiecie Ostrowskim Zasady ustalania poziomu istotności ryzyka Poziom ryzyka Ryzyko wysokie (RW) Ryzyko średnie (RŚ) Ryzyko niskie (RN) Kryteria ustalenia poziomu ryzyka Ryzyko o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim prawdopodobieństwie Ryzyko o średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie Ryzyko o wysokim wpływie i niskim prawdopodobieństwie Ryzyko o średnim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie Ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie Ryzyko o niskim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 1
ARKUSZ SAMOOCENY SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Załącznik nr 6 do Regulaminu kontroli zarządczej w Powiecie Ostrowskim W... (nazwa jednostki) L.p. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ TAK NIE NIE W PEŁNY M ZAKRESI E UWAGI/ /DODATKOW E INFORMACJE DOKUMENTY/ PROCEDURY/ REGULACJIE WEWNĘTRZNE W TYM ZAKRESIE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. I. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień 1. Czy osoby zarządzające i pracownicy są świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegają ich przy wykonywaniu powierzonych zadań? 2. Czy osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codzinnym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami? 3. Czy zadbano, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania? 4. Czy proces zatrudniania (naboru) jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy? 5. Czy zapewnia się rozwój kompetancji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających? 6. Czy dokonuje się okresowej oceny pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych (jeżeli okresowa ocena pracowników w jednostce obowiązuje)? 7. Czy struktura organizacyjna jednostki jest dostosowana do aktualnych celów i zadań? 8. Czy zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostki, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników został określony w formie Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 1
pisemnej w sposób przejrzysty i spójny? 9. Czy każdy pracownik posiada aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności? 10. Czy deleguje się uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze? 11. Czy precyzyjnie określa się zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom? 12. Czy zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego? 13. Czy przyjęcie delegowanych uprawnień jest potwierdzane podpisem? II. CELE JEDNOSTKI I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM misja, określanie celów i zadań, monitotorwanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka, naliza ryzyka, reakcja na ryzyko 1. Czy określono misję jednostki? 2. Czy szczegółowe cele i zadania określono z uwzględnieniem posiadanych posiadanych zasobów kadrowych, majątkowych i finansowych? 3. Czy prowadzono bieżące monitorowanie realizacji zadań i celów? 4. Czy dokonywano oceny realizacji celów? 5. Czy co najmniej raz w roku dokonano identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań? 6. Czy w stosunku do zidentyfikowanego ryzyka poddano je analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków? 7. Czy ustalono poziom istotności ryzyka? 8. Czy w stosunku do każdego średniego i istonego ryzyka określono rodzaj działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu? III. MECHANIZMY KONTROLNE dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 2
1. Czy dokumentacja systemu kontroli zarządczej, tj. wewnętrzne procedury, regulaminy, instrukcje itp. zostały określone w sposób pisemny? 2. Czy ww. dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest spójna? 3. Czy dokumenatcja systemu kontroli zarządczej jest dostępna dla wszystkich, dla których jest niezbędna? 4. Czy prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej ich realizacji? 5. Czy osoby zarządzające mają przypisane obowiązki w zakresie nadzorowania pracy pracowników podległych? 6. Czy istnieją mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności jednostki? 7. Czy podejmuje się działania zapewniające dostęp do zasobów tylko upoważnionym osobom? 8. Czy pracownikom i osobom zarządzającym powierzono odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki? 9. Czy istnieją mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, zapewniające: 9A. Rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych? 9B. Zatwierdzanie operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione? 10. Czy określono mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych? IV. INFORMACJA I KOMUNIKACJA bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna, komunikacja zewnętrzna 1. Czy osobom zarządzającym i pracownikom zapewnia się w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań? 2. Czy zapewniono efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej? 3. Czy zapewniono efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 3
mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań? V. MONITOROWANIE I OCENA monitorowanie systemu kontroli zarządczej, smoocena, audyt wewnętrzny 1. Czy monitoruje się skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwia bieżące rozwiązywanie zidntyfikowanych problmów? 2. Czy w jednostce prowadzony jest audyt wewnętrzny? Sporządził:... (imię i nazwisko, stanowisko, data) Id: BYHHG-YFECN-MHZOW-JICZZ-TCQKI Strona 4