Białystok, dn. 02.08.2016 r. Pytania i odpowiedzi dotyczące naboru nr RPPD.09.01.00-IZ.00-20-001/16 1. W jaki sposób należy zgłaszać pracowników biura LGD na szkolenia w ramach projektu na koszty bieżące i aktywizacji? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 uczestnikiem projektu jest osoba fizyczna bez względu na wiek lub podmiot bezpośrednio korzystający z interwencji EFS. Bezpośrednie wsparcie uczestnika to wsparcie, na które zostały przeznaczone określone środki, świadczone na rzecz konkretnej osoby/podmiotu, prowadzące do uzyskania korzyści przez uczestnika. Ponadto jako uczestników wykazuje się wyłącznie te osoby i podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich dane niezbędne do określenia wspólnych wskaźników produktu (w przypadku osób fizycznych oraz wsparcia pracowników instytucji dotyczących co najmniej płci, statusu na rynku pracy, wieku, wykształcenia, sytuacji gospodarstwa domowego) i dla których planowane jest poniesienie określonego wydatku (zakres danych nt. uczestników projektów współfinansowanych z EFS gromadzonych w centralnym systemie teleinformatycznym wskazano w załączniku nr 7 do ww. Wytycznych). Jednocześnie należy pamiętać, że zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Rozdział 8.2 pkt 4: Co do zasady, kwalifikowalność uczestnika projektu potwierdzana jest bezpośrednio przed udzieleniem mu pierwszej formy wsparcia w ramach projektu, przy czym jeżeli charakter wsparcia uzasadnia prowadzenie rekrutacji na wcześniejszym etapie realizacji projektu kwalifikowalność uczestnika projektu potwierdzana może być na etapie rekrutacji do projektu. Mając na uwadze powyższe, kwalifikowalność uczestnika projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji (np. pracownik biura LGD), powinna być potwierdzona bezpośrednio przed udzieleniem mu pierwszej formy wsparcia (np. w postaci szkolenia) w ramach projektu. 2. Czy wkład własny w ramach projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji może stanowić cześć wynagrodzenia zrefundowana ze środków funduszu pracy, w przypadku osoby zatrudnionej w LGD w ramach prac interwencyjnych? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny oznacza środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowanych i nie zostaną beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Jednocześnie zgodnie z Podrozdziałem 8.3 pkt 9 Wytycznych, to beneficjent określa formę wniesienia wkładu własnego. Wkład własny może pochodzić ze środków m. in.:
budżetu JST, Funduszu Pracy, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, prywatnych. Zgodnie z powyższym cześć wynagrodzenia ww. osoby, refundowana ze środków funduszu pracy, może stanowić wkład własny w ramach projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji. 3. Czy stażysta (koszty jego zatrudnienia będą ponoszone przez PUP) będzie zaliczany do wymaganych etatów? Zgodnie z treścią Wezwania lokalnych grup działania, dla których funduszem wiodącym jest EFS do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji w ramach Osi IX Działanie 9.1, w okresie realizacji projektu LGD jest m.in. zobowiązana do zatrudniania pracowników w łącznym wymiarze określonej liczby etatów, rozumianych jako stosunek pracy powstały w związku z zawartą umową o pracę. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 34 Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 645) staż oznacza nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. Staż odbywa się na podstawie umowy zawartej przez starostę z pracodawcą (art. 53 ust. 4 ww. ustawy). Biorąc pod uwagę powyższe staż nie jest zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę w związku z tym stażysta nie może być wliczany do liczby wymaganych etatów, o których mowa w ww. Wezwaniu. 4. Czy zatrudnienie personelu projektu, częściowo w formie wolontariatu, może stanowić wkład własny LGD w ramach projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji? Zgodnie z Podrozdziałem 6.10 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, pkt 6 lit. c: w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu. W związku z powyższym nie jest dopuszczalna sytuacja dzielenia wynagrodzenia personelu projektu w przedstawiony sposób, gdzie część wynagrodzenia będzie kwalifikowana w projekcie (np. 4/5 etatu), a pozostała część (np. 1/5 etatu) będzie świadczona w formie wolontariatu. Powyższe nie wyklucza jednocześnie możliwości zakwalifikowania jako wkład własny zarówno części wynagrodzenia pracownika biura LGD, jak również wnoszenia do projektu wkładu niepieniężnego w formie wolontariatu, o ile wolontariuszem nie jest osoba stanowiąca personel projektu oraz spełnione są pozostałe warunki kwalifikowalności zawarte w ww. podrozdziale Wytycznych. 5. Czy jest konieczne ponowne ogłaszanie konkursów związanych z zatrudnieniem pracowników, z którymi zawarte umowy są na dzień dzisiejszy aktualne, a wcześniej zostali oni wyłonieni na drodze konkursów otwartych? Zgodnie z sekcją 6.16.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, pkt 3: W przypadku, gdy osoba stanowiąca personel projektu jest pracownikiem beneficjenta, jej zaangażowanie do projektu lub projektów może mieć miejsce wyłącznie na podstawie stosunku pracy lub umowy w wyniku której następuje wykonanie oznaczonego dzieła (sekcja 6.16.2 pkt 4 Wytycznych). W przypadku zatrudniania personelu na podstawie stosunku pracy, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli są spełnione łącznie warunki opisane w sekcji 6.16.1 pkt 2, tj. m.in.: - pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu 2
- zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy; przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć m.in. wskazanie w ww. dokumentach zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu. Jednocześnie jako oddelegowanie należy rozumieć zmianę obowiązków służbowych pracownika na okres zaangażowania w realizację projektu. W związku z powyższym nie ma konieczności przeprowadzania ponownego naboru na pracowników jeśli zawarte oraz obowiązujące z nimi umowy o pracę spełnią wyżej wymienione warunki. Natomiast każdorazowo koszty związane z zawartą umową zlecenie, aby mogły być uznane za kwalifikowalne w ramach projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji, powinny być ponoszone zgodnie z warunkami określonymi w sekcji 6.16.2 Wytycznych. Punkt 1 przytoczonej sekcji stanowi: Wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu zaangażowanego na podstawie stosunku cywilnoprawnego (umowa zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt menadżerski) są kwalifikowalne, z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej sekcji oraz w podrozdziale 6.5 Wydatki ponoszone zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji. 6. Czy LGD może zatrudnić, w zależności od potrzeb, na umowę zlecenie np. członków Rady LGD? Zgodnie z art. 34 ust. 3 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. zadania LGD obejmują m.in. wybór operacji i ustalanie kwoty wsparcia. W przypadku RLKS zadania z art. 34 ust. 3 lit. f rozporządzenia nr 1303/2013 realizowane są albo przez oddzielny organ (radę), albo przez zarząd LGD. Ustalenie tej kwestii powinno znaleźć się w statucie LGD, zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 4 ustawy. Jeśli jednak LGD (walne zebranie członków albo zebranie delegatów) zdecyduje o powołaniu rady, zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy, członkowie rady nie mogą być równocześnie ani członkami organu kontroli wewnętrznej LGD, ani członkami jej zarządu, ani pracownikami tej LGD. Jednocześnie zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy (Dz.U.2014.1502 j. t.): Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Zatem osoba wykonująca pracę w ramach innego stosunku prawnego niż stosunek pracy (np. na podstawie umowy zlecenia) nie jest pracownikiem. W związku z tym członek Rady LGD może być zatrudniony w LGD na podstawie umowy zlecenie. Jednocześnie należy mieć na uwadze, ze koszty związane z zawartą umową zlecenie, aby mogły być uznane za kwalifikowalne w ramach projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji, powinny być ponoszone zgodnie z warunkami określonymi w sekcji 6.16.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 7. Czy w ramach projektu jest możliwość uzyskania dodatkowego wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w ramach projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji? Zgodnie z treścią Podrozdziału 6.16 Koszty związane z angażowaniem personelu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydatkami kwalifikowanymi, w przypadku wynagrodzenia personelu, mogą być nagrody (z wyłączeniem nagrody jubileuszowej) lub premie, o ile są spełnione łącznie następujące warunki: a) nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, b) nagrody lub premie zostały wprowadzone w danej instytucji, co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, 3
c) nagrody lub premie potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta, d) nagrody lub premie przyznawane są w związku z realizacją zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy. Kwalifikowane mogą być również, w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych, dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującym przepisami prawa pracy. Należy pamiętać, że dodatek może być przyznany zarówno jako wyłączne wynagrodzenie za pracę w projekcie albo jako uzupełnienie wynagrodzenia personelu projektu rozliczanego w ramach projektu. Dodatek może być kwalifikowalny, o ile zostaną spełnione łącznie następujące warunki: a) możliwość przyznania dodatku wynika bezpośrednio z prawa pracy, b) dodatek został przewidziany w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, c) dodatek został wprowadzony w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, przy czym nie dotyczy to przypadku, gdy możliwość przyznania dodatku wynika z aktów prawa powszechnie obowiązującego, d) dodatek potencjalnie obejmuje wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady jego przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta, e) dodatek jest kwalifikowalny wyłącznie w okresie zaangażowania danej osoby do projektu, f) wysokość dodatku uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków, przy czym w przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek rozliczany proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w dany projekt (przez zakres dodatkowych obowiązków należy rozumieć zarówno nowe obowiązki służbowe, nie wynikające z dotychczasowego zakresu zadań, jak i zwiększenie zaangażowania w ramach dotychczasowych obowiązków służbowych pracownika). Jednocześnie należy mieć na uwadze, że powyższe dodatki, są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego wraz ze składnikami, o których mowa w podrozdziale 6.16 pkt 3 Wytycznych, z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego. 8. Czy na stanowisku ds. koordynowania wsparcia z EFRR w ramach projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji może być zatrudniony, na podstawie umowy zlecenie, Prezes Zarządu LGD prowadzący jednocześnie osobiście działalność gospodarczą (samozatrudnienie)? Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 określają w sekcji 6.16.2 Stosunek cywilnoprawny, że: Wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu zaangażowanego na podstawie stosunku cywilnoprawnego (umowa zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt menadżerski) są kwalifikowalne, z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej sekcji oraz w podrozdziale 6.5. Przytoczony powyżej Podrozdział 6.5 Wytycznych odnosi się do wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji w ramach którego sekcja 6.5.3. zawiera dodatkowo szczególne warunki realizacji zamówień publicznych udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umów innych niż umowa o pracę, za każdym razem, Beneficjent powinien zastosować zasadę konkurencyjności biorąc pod uwagę szczególne warunki jej wykorzystania, o których wspomniano powyżej. W szczególności należy pamiętać o tym, że: 4
w przypadku beneficjenta, o którym mowa w podrozdziale 6.5 pkt 2 lit b tiret i, wartość zamówienia publicznego ustala się w odniesieniu do danego projektu, z uwzględnieniem warunków i procedur określonych w pkt 1 sekcji 6.5.1; w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia publiczne, z wyjątkiem zamówień sektorowych, udzielane przez beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp, zgodnie z art. 3 ustawy Pzp, nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: (...) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,(...). Przywołana zasada konkurencyjności nie dotyczy osób zatrudnianych na podstawie umowy o pracę ponieważ, zgodnie z Wytycznymi, zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy i usługi określone w art. 4 ustawy Pzp (z wyjątkiem dostaw i usług określonych pkt. 8 art. 4), tj. m.in. umowy z zakresu prawa pracy. Należy pamiętać, że Beneficjent może każdorazowo oddelegować swojego pracownika do realizacji zadań w projekcie pamiętając o wskazaniu w umowie o pracę/zakresie czynności służbowych/opisie stanowiska pracy zakresu zadań związanych z realizacją projektu. Biorąc pod uwagę powyższe możliwe jest połączenie pełnienia funkcji prezesa zarządu (np. w oparciu o uchwałę o powołaniu, umowę o świadczenie usług zarządzania) z równoczesnym zatrudnieniem na umowę o pracę na stanowisku ds. koordynowania wsparcia z EFRR w ramach projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji. Zgodnie z Rozdz. 6.16.3 Wytycznych kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby samozatrudnionej, tj. osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wykonującej osobiście zadania w ramach projektu, którego jest beneficjentem, pod warunkiem wyraźnego wskazania tej formy zaangażowania oraz określenia zakresu obowiązków tej osoby w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Sytuacja ta nie dotyczy projektów na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji realizowanych przez stowarzyszenia lokalne grupy działania. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w zakresie wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji mają zastosowanie do wydatków ponoszonych zarówno w ramach współfinansowania krajowego (w tym wkładu własnego), jak i ze środków unijnych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych lub z Funduszu Spójności. Ponadto należy pamiętać, wypełniając wniosek o dofinansowanie projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji, że beneficjent wykazuje we wniosku swój potencjał kadrowy, o ile go posiada, przy czym jako potencjał kadrowy rozumie się powiązane z beneficjentem osoby, które zostaną zaangażowane w realizację projektu, w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, które beneficjent oddeleguje do realizacji projektu. Jako potencjał kadrowy nie są wykazane osoby planowane do zaangażowania w okresie realizacji projektu w oparciu o procedury, o których mowa w podrozdziale 6.5. Wytycznych. 5