Warszawa, 19.04.2013 Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego CEO/Au/ZO/21/Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Akademia uczniowska. Umowa Nr. Zawarta w dniu.. pomiędzy: Fundacją Centrum Edukacji Obywatelskiej, w Warszawie, z siedzibą przy ulicy Noakowskiego 10, 00-666 Warszawa. Wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 12.10.2001, za numerem KRS: 0000052758, NIP: 525-17-26-659, REGON: 012433534 reprezentowaną przez Jacka Strzemiecznego Prezesa Zarządu zwaną dalej Zamawiającym a <nazwa (firma) wykonawcy>, z siedzibą w <adres> <NIP> reprezentowaną przez: <imię> <nazwisko> - <stanowisko>zwaną dalej Wykonawcą. łącznie zwanymi Stronami lub każda z osobna Stroną Przedmiot i sposób realizacji umowy 1. 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi polegającej na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu Akademia uczniowska realizowanego przez Fundację Centrum Edukacji Obywatelskiej na podstawie umowy o numerze UDA-POKL.03.03.04-00-105/09-00 z dnia 09.04.2010r. zawartej z Ministerstwem Edukacji Narodowej, którego obowiązki z dniem 01.08.2011r. powierzono Ośrodkowi Rozwoju Edukacji na mocy porozumienia nr POKL/P3/IP2/2011/1 z dnia 28.07.2011 r., we współpracy z partnerami: Międzynarodowym Instytutem Biologii Molekularnej i Komórkowej oraz
Polsko - Amerykańską Fundacją Wolności, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet III Wysoka jakość oświaty zwanym dalej Audytem. 2. Audyt, o którym mowa w ust. 1 zostanie przeprowadzony zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami audytu a także zgodnie z zakresem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy, zwanym Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia i obejmować będzie zgodność realizacji przedmiotowego projektu z zapisami umowy o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa. 3. Wykonawca będzie upoważniony do przeglądania i analizy dokumentacji oraz zasięgania innych informacji oraz wiadomości związanych z projektem o którym mowa w ust.1. 4. Po przeprowadzeniu audytu Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania: - 2-ch raportów z realizacji audytu, tj. po każdym z etapów oraz raportu końcowego zawierających wszystkie elementy, wymagane przez standardy i wytyczne, o których mowa w ust. 2. Wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 zapytania ofertowego. Dokumenty z tego ustępu po ich przygotowaniu, winny być dostarczone Zamawiającemu przez Wykonawcę w 2-ch egzemplarzach w formie papierowej oraz jeden egzemplarz w formie elektronicznej w formacie.doc. 5. W przypadku wystąpienia różnicy pomiędzy wersją elektroniczną a wersją papierową, za obowiązującą uznaje się wersję papierową. 6. Zamawiający ustosunkuje się do każdego z raportów, o których mowa w 1 ust. 4, w terminie 10 dni od dnia otrzymania raportu i zdecyduje o zgłoszeniu ewentualnych uwag do jego treści i opinii. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń lub uwag Wykonawca zobowiązany będzie dostosować raport zgodnie z przedstawionymi uwagami w terminie nie dłuższym niż 10 dni. W przypadku braku zgłoszenia ewentualnych uwag w ww. terminie uznaje się, że Zamawiający zgadza się z treścią raportu. 7. Osobami, które podpiszą raporty, o których mowa w ust. 4, muszą być osoby dokonujące audytu. Personel 2. 1. Wykonawca zapewni personel niezbędny dla właściwej realizacji umowy. 2. Wymiana audytora, wymienionego w Ofercie Wykonawcy, dopuszczalna jest jedynie w szczególnych okolicznościach, po uprzedniej zgodzie na taką zamianę wyrażonej pisemnie przez Zamawiającego. 3. W przypadku wykonania audytu przez audytora innego niż określonego w Ofercie Wykonawcy i nie zaakceptowanego uprzednio przez Zamawiającego: 1) Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 5% kwoty określonej w 5 ust. 1; 2) Czynności audytowe zostaną przez Wykonawcę powtórzone. 2
3). Wniosek o wymianę audytora powinien mieć formę pisemną, zawierać CV i doświadczenie, obowiązki oraz uzasadnienie zmiany audytora. Termin i miejsce realizacji umowy 3. 1. Strony ustalają, iż wykonanie przedmiotu umowy nastąpi w następujących terminach, składających się na dwa etapy : a) 15.05.2013-30.06.2013; b) 15.05.2015-30.06.2015; przy czym każdy z raportów dotyczących danego etapu zostanie przedstawiony Zamawiającemu w terminie 21 dni od końcowych dat wskazanych w pkt. a i b powyżej. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów realizacji poszczególnych etapów audytu po uprzednim uzgodnieniu z Wykonawcą. 3. Miejscem wykonania usługi jest adres pod którym Zamawiający prowadzi działalność. Zobowiązania Stron 4. 1. Wykonawca oświadcza, iż posiada kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy i zobowiązuje się do realizacji Umowy z należytą starannością, wynikającą z profesjonalnego charakteru świadczonych przez niego usług, ocenianą przez pryzmat art. 355 2 k.c. 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy własnymi siłami. Wykonawca nie może powierzyć ani w całości, ani w części wykonania usługi osobom trzecim bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 3. Jeżeli Wykonawca nie wykona przedmiotu umowy w terminie określonym niniejszą umową Zamawiający potrąci karę umowną w wysokości 2 % całkowitej wartości przedmiotu umowy określonej w 5 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia (liczonego od dnia następnego po upływie terminów wskazanych w 3 ust. 1 Umowy). 4. Jeżeli opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy przekroczy 10 dni (tj. względem każdego z terminów określonych w 3 ust. 1 pkt. a i pkt. b powyżej) Zamawiający ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym. W takim przypadku wynagrodzenie, o którym mowa w 5 ust. 1 Wykonawcy nie przysługuje, a dodatkowo Zamawiający ma prawo naliczyć mu karę umowną w wysokości 50% całkowitej wartości przedmiotu umowy. 5. W przypadku wykonania Umowy niezgodnie z zakresem, o którym mowa w 1 ust. 1 i 2 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3% całkowitej wartości przedmiotu umowy, określonej w 5 ust. 1, liczoną za każdy nie prawidłowo wykonany lub 3
w ogóle nie wykonany element zakresu zamówienia, po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do uzupełnienia brakujących lub nieprawidłowo wykonanych elementów i bezskutecznym upływie zakreślonego terminu, który nie może być dłuższy niż 14 dni. 6. Uregulowanie przez Zamawiającego zobowiązań za wykonaną usługę nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku udzielania Zamawiającemu dalszych ewentualnych wyjaśnień i wykonania w związku z tym niezbędnych czynności w zakresie przewidzianym niniejszą umową. 7. Zamawiający zobowiązuje się, w zakresie od niego zależnym, do zapewnienia Wykonawcy warunków do sprawnej i zgodnej z zasadami wynikającymi z niniejszej umowy realizacji przedmiotu umowy. 8. Do obowiązków Wykonawcy należy archiwizowanie, do dnia 31 grudnia 2020 roku, wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją audytu, w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 9. Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia na wszystkich dokumentach związanych z prowadzeniem przedmiotowego audytu logotypów: - Europejskiego Funduszu Społecznego - Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Projektu, Beneficjenta i Partnerów oraz informacji o współfinansowaniu projektu o następującej treści: Projekt Akademia uczniowska jest dofinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamawiający udostępni Wykonawcy w wersji elektronicznej ww. logotypy i zapisy i zabrania Wykonawcy jakiejkolwiek ich modyfikacji pod rygorem roszczeń odszkodowawczych. Wynagrodzenie i sposób rozliczenia 5. 1. Za wykonanie określonego w 1 przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie umowne w wysokości.. (słownie: ) płatne w dwóch ratach. 2. Zapłata za wykonaną usługę nastąpi po wykonaniu prawidłowo każdego z etapów audytu projektu, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze wskazanym na fakturze po przyjęciu przez Zamawiającego raportów, o których mowa w 1 ust. 4, w terminie 21 dni, od daty otrzymania prawidłowo wystawionej pod względem formalnym i rachunkowym faktury VAT. Faktura może zostać wystawiona przez Wykonawcę najwcześniej dzień po podpisaniu przez Zamawiającego i Wykonawcę raportu z audytu, który będzie podpisany bez uwag/zastrzeżeń i przyjęty przez Zamawiającego. 4
Postanowienia szczegółowe realizacji Umowy 6. Jeżeli okaże się, że do sprawnej realizacji Umowy niezbędne jest dokonanie dodatkowych uzgodnień, Strony poczynią te uzgodnienia niezwłocznie. 7. 1. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Zamawiającego o każdej zmianie adresu siedziby i o każdej innej zmianie w działalności Wykonawcy mogącej mieć wpływ na realizację Umowy. 2. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku Wykonawcę będą obciążać ewentualne koszty mogące wyniknąć wskutek zaniechania. 8. Wykonawca zobowiązuje się bezterminowo do utrzymania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiającego oraz wszelkich innych informacji jakie uzyskał w związku z realizacją niniejszej umowy, bez względu na sposób i formę ich utrwalenia i przekazania. W przypadku naruszenia zapisów przedmiotowego paragrafu Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości odpowiadającej 10% całkowitej wartości przedmiotu umowy za każdy przypadek naruszenia. 9. 1. Zastrzeżone w Umowie kary umowne mogą być potrącane przez Zamawiającego z należności Wykonawcy wynikającymi z faktur VAT przez niego wystawionych. W innych przypadkach będą one płatne przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty otrzymania wezwania do zapłaty wystawionego przez Zamawiającego w tym zakresie wraz ze wskazaniem naruszonego przez Wykonawcę zapisu Umowy. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość zastrzeżonych w Umowie kar umownych, w przypadku gdy powstała u Zamawiającego szkoda nie została pokryta w całości z kar umownych. Rozstrzyganie sporów 10. 1. Wszelkie spory jakie mogą wyniknąć pomiędzy Stronami w związku z realizacją postanowień niniejszej umowy, będą rozwiązywane polubownie. 2. W razie braku możliwości porozumienia się Stron, wszelkie sprawy sporne wynikające z niniejszej umowy zostaną rozstrzygnięte przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 5
Przedstawiciele 11. 1. Strony wyznaczają następujące osoby, które w ich imieniu odpowiedzialne będą za współpracę w wykonywaniu niniejszej umowy ( Przedstawiciele ): ze strony Zamawiającego:, tel.:, faks: 22 e-mail : ze strony Wykonawcy:, tel.:, faks: 22 e-mail: 2. Strony będą się informować niezwłocznie, nie później niż z uprzedzeniem 7 (siedmiu) dni, o zmianie Przedstawicieli. Zmiana Przedstawiciela nie stanowi zmiany Umowy i nie wymaga sporządzenia aneksu. Zmiany i uzupełnienia 12. Wszelkie zmiany, uzupełnienia oraz rozwiązanie niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności za zgodą obu Stron. Postanowienia końcowe 13. 1. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i innych ustaw. 2. Umowa podlega prawu Rzeczpospolitej Polskiej. 3. Jeżeli niektóre z postanowień Umowy są lub staną się niekompletne lub nieskuteczne, nie spowoduje to naruszenia ważności lub skuteczności Umowy w jej pozostałej części. W takim wypadku Strony są zobowiązane zastąpić postanowienie niekompletne lub nieskuteczne uregulowaniem skutecznym prawnie, które będzie odpowiadało lub będzie najbliższe celowi i wytyczonym zamierzeniom ekonomicznym postanowienia nieważnego, niekompletnego lub nieskutecznego. 4. Niewykonywanie, częściowe wykonywanie albo opóźnienie wykonania przez daną Stronę przysługującego jej prawa nie stanowi zrzeczenia się tego prawa. 6
14. Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, każdy na prawach oryginału, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Załączniki: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2. Oferta Wykonawcy z dnia.. 3. Wzór raportu audytu 7