Zarządzenie Nr 41 / 2014 Burmistrza Miasta Przeworska z dnia 22 kwietnia 2014 r. w sprawie: wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych dla Gminy Miejskiej Przeworsk, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r poz. 594 tj. ze zm) i art. 44 ustawy z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz.885 tj. ze zm.) zarządzam, co następuje: 1 Wprowadzam Regulamin udzielania zamówień publicznych dla Gminy Miejskiej Przeworsk, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro o treści określonej w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuje się wszystkich pracowników do przestrzegania zasad określonych w Regulaminie. 3 Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom Urzędu Miasta Przeworska. 4 Traci moc Zarządzenie Burmistrza Miasta Przeworska Nr 15/2013 z dnia 15 lutego 2013 r. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01.05.2014 r. Z up. BURMISTRZA (-) mgr Dariusz Łapa Zastępca Burmistrza Miasta Przeworska
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 41 / 2014 Burmistrza Miasta Przeworska z dnia 1 maja 2014 roku. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH DLA GMINY MIEJSKIEJ PRZEWORSK KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30 000 EURO 1 1. Regulamin określa wewnętrzne zasady udzielania i rejestracji zamówień publicznych przez Gminę Miejską Przeworsk - na dostawy, usługi i roboty budowlane, które są opłacane w całości lub w części ze środków finansowych budżetu Gminy bez względu na źródła ich pochodzenia, dotyczących zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 907 tj. z późn. zm. ). 2. Regulamin precyzuje zasady dla Gminy Miejskiej Przeworsk w zakresie przygotowywania i przeprowadzania postępowań w celu udzielenia zamówień publicznych oraz realizacji umów w sprawie zamówień publicznych oraz sporządzenia rejestru zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. 3. Zamówienia publiczne zwolnione ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych udzielane są z uwzględnieniem przepisów Kodeksu cywilnego i przepisów Ustawy o finansach publicznych z poszanowaniem zasad gospodarczego, celowego i oszczędnego działania. 2 1. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych uregulowano w następującym układzie: a) zamówienia o wartości do 8 000 euro, b) zamówienia o wartości przekraczającej 8 000 do 30 000 euro. 3 Do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 8 000 euro nie stosuje się postanowień niniejszego regulaminu. 4 1. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 8 000 do 30 000 euro rozpoczyna pisemny wniosek skierowany przez kierownika referatu lub osoby zatrudnionej na samodzielnym stanowisku do Burmistrza Miasta Przeworska. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 2. Wniosek o udzielenie zamówienia zawiera: a) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, b) szacunkową wartość zamówienia, c) przeliczenie wartości zamówienia ze złotych na równowartość w euro, przy zastosowaniu średniego kursu złotego, ogłoszonego przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 35 ust.3 ustawy Pzp, d) dane osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia, e) datę ustalenia wartości zamówienia (nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania), f) termin realizacji/wykonania zamówienia, g) źródło finansowania, h) dane osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia.
3. Każdy wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, kierowany do Burmistrza Miasta Przeworska opiniuje Przewodniczący Stałej Komisji Przetargowej w celu zweryfikowania progów stosowanej procedury. 4. Ważność wniosku uzależniona jest od pozytywnego zatwierdzenia pod względem finansowym przez Skarbnika Miasta Przeworska oraz pod względem formalnym i merytorycznym przez Burmistrza Miasta Przeworska. 5 1. Kolejnym etapem procedury o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 8 000 euro do 30 000 euro, jest sporządzenie notatki z przeprowadzonego rozeznania rynku. Notatkę sporządza wyznaczony pracownik. Wzór notatki z przeprowadzonego rozeznania rynku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 2. Notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku zawiera: a) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, b) termin realizacji/wykonania zamówienia, c) aktualną wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub kosztorysu, d) przeliczenie wartości zamówienia ze złotych na równowartość wyrażoną w euro, przy zastosowaniu średniego kursu złotego, ogłaszanego przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp, e) nazwę i adres wykonawców (co najmniej 2 wykonawców), f) proponowaną cenę oraz inne kryteria wyboru oferty, g) datę uzyskania informacji, h) propozycję udzielenia zamówienia wybranemu wykonawcy. 3. Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone w dowolnej formie: rozmowa telefoniczna w wyniku której została złożona oferta lub oferta złożona drogą elektroniczną albo pisemnie. 4. Przy zamówieniach o wartości powyżej kwoty 8 000 do 30 000 euro na dostawy, usługi i roboty budowlane zawiera się umowę w formie pisemnej. 5. Do dokumentów postępowania należy dołączyć notatkę z rozeznania rynku oraz zamówienie lub umowę, jeżeli były sporządzane. 6 Po wyborze wykonawcy i udzieleniu zamówienia, pracownik wyznaczony do przeprowadzenia postępowania zobowiązany jest do sporządzenia protokołu z przeprowadzonego postępowania. Przykład protokołu stanowi załącznik nr 3 do regulaminu. 7 1. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. 2. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 3. Udzielenie zamówienia zatwierdza Burmistrz Miasta Przeworska. 4. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Do faktury wystawionej przez wybranego wykonawcę za realizację zamówienia, należy dołączyć kopię umowy. 6. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców nie ma zastosowania w przypadku, gdy ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych lub ich pilność, uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy. a) Przesłanki wyboru wykonawcy należy uwzględnić w protokole postępowania o udzieleniu zamówienia. 7. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienie prowadzona jest przez referat, który jest odpowiedzialny za jego realizację i archiwizację. 8 Obowiązkiem kierownika referatu odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania jest bezstronne oraz staranne przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
9 1. Wszystkie zamówienia do kwoty 30 000 euro, podlegają wpisowi do rejestrów zamówień publicznych prowadzonych przez poszczególne referaty. Wzór formularza stanowi załącznik nr 4 do regulaminu. 2. Kierownicy poszczególnych referatów lub wyznaczony pracownik, zobowiązani są do prowadzenia rejestru zamówień o których mowa w 9 pkt 1 oraz dostarczenia Przewodniczącemu Stałej Komisji Przetargowej w nieprzekraczalnym terminie do końca stycznia każdego roku, sprawozdania o udzielonych zamówieniach za rok ubiegły. 10 Do zamówień publicznych dofinansowywanych z udziałem środków zewnętrznych stosuje się przepisy określone przez Instytucję dofinansowującą. 11 1. Niniejszy Regulamin ma zastosowanie od dnia zatwierdzenia przez Burmistrza Miasta Przeworska. 2. Odpowiedzialność za przestrzeganie i stosowanie postanowień niniejszego regulaminu ponoszą wszyscy pracownicy Urzędu.......... (DATA I PODPIS BURMISTRZA MIASTA PRZEWORSKA)
Znak sprawy:... załącznik nr 1 do Regulaminu... (miejscowość, data) (wnioskodawca-referat, pieczątka) WNIOSEK o dokonanie dostawy / usługi / roboty budowlanej o wartości przekraczającej 8 000 do 30 000 euro. Opis przedmiotu zamówienia... (nazwa, cechy, ilość, jednostka miary) 1. Szacunkowa wartość zamówienia: wartość netto...zł wartość brutto...zł Wartość szacunkowa zamówienia netto w przeliczeniu na euro wynosi...netto Średni kurs złotego do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został i Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia. wynosi..zł. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu..na podstawie. Osoba/osoby dokonujące ustalenia wartości zamówienia... 2. Termin realizacji zamówienia... 3. Finansowanie zamówienia nastąpi z klasyfikacji budżetowej:... 4. Osoby odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia: 1/...(imię i nazwisko) podpis wnioskodawcy: Wyrażam zgodę/ nie wyrażam zgody (data i podpis osoby upoważnionej) Zatwierdzam / nie zatwierdzam pod względem finansowym (data i podpis Skarbnika Miasta)
Znak sprawy:... załącznik nr 2 do Regulaminu Notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku zamówienia o wartości od 8 000 do 30 000 euro. 1. Opis przedmiotu zamówienia:... 2. Termin realizacji/wykonania zamówienia:... 3. Wartość zamówienia...zł netto ustalona na podstawie:... 4. Wartość zamówienia w euro...przeliczona zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia... 5. Nazwisko i imię osoby, która ustaliła wartość zamówienia 6. Data ustalenia wartości zamówienia 7. Informacje dotyczące ceny i innych kryteriów wyboru oferty uzyskano od: Lp. Nazwa i adres wykonawcy Inne kryteria ( wymienić ) Oferowana cena ( netto / brutto ) 1. 2. 3. 8. Informacje uzyskano w dniach:... 9. Propozycja udzielenia zamówienia wykonawcy nr:... 10. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej:... Notatkę sporządził/ła:... Zatwierdzam do realizacji:......... (data i podpis osoby upoważnionej/kierownika referatu)
Znak sprawy:... załącznik nr 3 do Regulaminu PROTOKÓŁ z postępowania przy wyborze wykonawcy na zamówienie dostawy/usługi/roboty budowlanej o wartości przekraczającej 8 000 do 30 000 euro. Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku, Prawo zamówień publicznych szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30 000 euro (art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych). 1. W celu udzielenia zamówienia... opracowany został szacunek. 2. W dniu...przeprowadzone zostało rozeznanie rynku w formie notatki..., która stanowi integralną część niniejszej dokumentacji. 3. W budżecie Miasta na ten cel, została zabezpieczona kwota w wysokości:... 4. W wyniku przeprowadzonego postępowania wybrano ofertę:... 5. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej:... 6. Udzielono zamówienia/podpisano umowę z wykonawcą..., dnia... Miejscowość, data... (podpis osoby sporządzającej protokół) Zatwierdzam / nie zatwierdzam (Data i podpis osoby upoważnionej)
... (pieczęć jednostki) złącznik nr 4 do Regulaminu Rejestr zamówień publicznych których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Lp. Numer zamówienia Przedmiot zamówienia Data zawarcia umowy / złożenia zamówienia Nazwa i adres wykonawcy Cena netto / brutto Uwagi....... (data i podpis osoby upoważnionej/kierownika referatu)