WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 12 stycznia 2015 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 12 stycznia 2015 r. NK-KE.431.27.2014.KL Pan Jarosław Głowacki Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 4, 5 oraz 6 listopada 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 7 października 2014 r. nr: NK-KE.0030.60.2014.KL oraz NK-KE.0030.61.2014.KL zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Międzybórz z siedzibą przy ul. Kolejowej 13, 56-513 Międzybórz, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej (Dz. U z 2012 r., poz. 461 ze zm.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2014 r. nr NK-KE.430.7.2013.MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1

1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 6. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, 7. wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj. 1. sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznych, 2. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania o zmianie imienia i/lub nazwiska. V. ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej, tj.: 1. sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, 2. realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, 3. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, 4. wzywania do kwalifikacji wojskowej, 5. prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, 2

6. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 3, art. 127 ust. 1 lub art. 127 ust. 1a ustawy, 7. realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, 8. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Jarosław Głowacki Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz, który zajmował niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W czasie kontroli w jednostce kontrolowanej wyjaśnień udzielali: - Pani Lucyna Kucharczyk Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Międzyborzu, odpowiedzialna jednocześnie za prawidłową realizację zadań przez podinspektora ds. Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych - Pani Mirosława Rychel inspektor ds. Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych. Realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. negatywnie w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie z uchybieniami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej Pismem nr NK-KE.431.27.2014.KL z dnia 12 grudnia 2014 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz nie wniósł zastrzeżeń. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz terminowość załatwiania spraw z tego zakresu Kontroli poddano 15 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (10 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). Na tej podstawie ustalono, iż zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne wnioski złożone w formie pisemnej, a organ sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej, bowiem do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania wpłaty. W toku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłową praktykę zamieszczania adnotacji o opłacie skarbowej. Adnotacje o niepodleganiu opłacie skarbowej zamieszczane były na wnioskach o wydanie zaświadczenia, zamiast na wydawanym zaświadczeniu, co jest niezgodnie z dyspozycją 4 ust. 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 roku w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330). Natomiast adnotacje 3

o pobranej opłacie skarbowej, określające jej wysokość w ogóle nie zostały zamieszczone, co stanowi naruszenie 4 ust. 1 pkt 1 powyższego rozporządzenia, a sytuacja taka miała miejsce m.in. w sprawach nr SO.5342.2.37.2014 czy nr SO.5342.2.17.2013. Ustalono, iż we wszystkich sprawach zaświadczenia wydawane były niezgodnie z żądaniem wnioskodawców, bowiem zawierały datę zameldowania na pobyt stały, której wnioskodawcy nie żądali. Ponadto w sprawie nr SO.5342.2.19.2013 organ zamieścił w zaświadczeniu również adres zameldowania na pobyt stały, mimo iż wnioskodawca zażądał jedynie zaświadczenia zawierającego adres zameldowania na pobyt czasowy. Stwierdzono, że zaświadczenia we wszystkich sprawach zostały wydane upoważnionym osobom, bowiem z wnioskiem występowali albo sami zainteresowani albo ich przedstawiciele ustawowi. Stwierdzono, iż na wydanych zaświadczeniach jako źródło pochodzenia danych organ wskazuje rejestr mieszkańców, który na mocy oczekującej ustawy z dnia 24 września 2010 r. (Dz. U. Nr 217, poz. 1427, z późn. zm.) zacznie funkcjonować dopiero z dniem 1 stycznia 2015 roku, zamiast gminnego zbioru meldunkowego, który organ aktualnie prowadzi na gruncie u.e.l.d.o. i który powinien wskazywać jako źródło pochodzenia danych zawartych w zaświadczeniu. Ponadto ustalono, iż w sprawach z zakresu wydawania zaświadczeń pracownicy stosują symbol klasyfikacyjny 5342 jednolitego rzeczowego wykazu akt, który dotyczy aktualizowania danych w ewidencji ludności, zamiast symbolu 5345, który przeznaczony jest do udostępniania danych oraz wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że w nagłówkach wydawanych zaświadczeń stosowano oznaczenie aparatu pomocniczego (Urzędu Miasta i Gminy Międzybórz), zamiast organu (Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz). Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. zaświadczenia wydają organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, w konsekwencji oznaczenie właściwego organu powinno widnieć w nagłówku zaświadczenia. Zgodnie z art. 217 3 Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Na kontrolowanych wnioskach o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych brak jest pieczęci z datą wpływu do Urzędu Miasta i Gminy Międzybórz, co należy uznać za naruszenie 42 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.), który stanowi, iż po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Jednak w wyniku weryfikacji daty widniejącej na wniosku oraz daty wydania i odbioru zaświadczenia, należy uznać że zaświadczenia były wydawane terminowo, tj. w dniu złożenia wniosku. [Dowód: akta kontroli str.: 55-66] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami, natomiast terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń należało ocenić pozytywnie z uchybieniami. 4

Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 15 spraw (10 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.) z zakresu udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż w sprawach nr SO.5345.51.2013 oraz SO.5345.65.2013 organ udostępnił dane, pomimo braków formalnych polegających na niezłożeniu wniosku na właściwym formularzu, którego wzór został określony na podstawie dyspozycji 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353, z późn. zm.). Należy wskazać, iż w przypadku stwierdzenia braków formalnych wniosku, organ powinien wezwać do ich uzupełnienia na podstawie art. 64 2 Kpa, w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. Natomiast w sprawie nr Nyso.53445.53.2013 organ wezwał do złożenia wniosku na obowiązującym wzorze, jednak w powyższym piśmie brakowało podstawy prawnej wezwania (art. 64 2 Kpa), terminu do uzupełnienia braków oraz skutków ich nieuzupełnienia. Ponadto wezwanie nie zawierało wskazania ani podstawy prawnej obowiązku złożenia wniosku w formie odpowiedniego formularza, ani wzoru wniosku, do którego uzupełnienia wzywał organ. Biorąc pod uwagę, iż wnioskodawcą była spółdzielnia mieszkaniowa, organ powinien również wezwać do uzupełnienia braków formalnych polegających na nieuiszczeniu opłaty za udostępnienie danych osobowych, której wysokość określa 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. Nr 207, poz. 1298). Zgodnie z art. 1 1 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2013 r., poz. 1443), spółdzielnia jest dobrowolnym zrzeszeniem nieograniczonej liczby osób, o zmiennym składzie osobowym i zmiennym funduszu udziałowym, które w interesie swoich członków prowadzi wspólną działalność gospodarczą. Wobec powyższego spółdzielnia mieszkaniowa jest podmiotem wskazanym w art. 44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o., co w związku z art. 44h ust. 9 pkt 2 u.e.l.d.o. obliguje ją do ponoszenia opłaty za udostępnienie danych osobowych. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż organ udostępniał dane niezgodnie z zakresem żądania wnioskodawcy. Postępowanie takie miało miejsce w sprawie nr SO.5345.68.2013, w której organ udostępnił nazwisko rodowe, pomimo iż wnioskodawca takich danych nie żądał, w sprawie nr SO.5345.79.2013 udostępniono drugie imię, natomiast w sprawie nr SO.5345.46.2013 organ, pomimo żądania wnioskodawcy, nie wskazał adresu zameldowania na pobyt czasowy trwający powyżej trzech miesięcy. Ponadto ustalono, iż we wszystkich sprawach, w których wnioskodawca żądał udostępnienia wizerunku twarzy bądź kserokopii wniosku o wydanie dowodu osobistego (sprawy nr SO.5345.46.2013, nr SO.5345.68.2013 oraz nr SO.5345.53.2014), w odpowiedzi organu można odnaleźć jedynie zapis o ilości załączników, natomiast brak ich w aktach. W konsekwencji zapytano pracowników o przyczynę takiej praktyki. W drodze złożonych wyjaśnień wskazano, że: załączniki do wniosków o udostępnienie danych nie są przechowywanie w aktach sprawy, ponieważ znajdują się w przechowywanych dokumentach w kopertach dowodowych. Należy wyjaśnić, że powyższe wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie przede wszystkim z uwagi 5

na fakt, że koperta dowodowa znajduje się w urzędzie jedynie do czasu, gdy organ jest wystawcą dowodu osobistego jego posiadacza, a w przypadku zmiany właściwości organu koperta dowodowa zostaje przekazana do właściwego organu. Zgodnie bowiem z 25 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475), zwanego dalej r.z.p.d.m., organ przyjmujący wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego, który nie posiada koperty dowodowej, wzywa organ gminy, który wydał poprzedni dowód osobisty, do nadesłania tej koperty. Właściwy organ jest zobowiązany przesłać kopertę dowodową niezwłocznie po otrzymaniu wezwania. Wobec powyższego należy wskazać, że organ administracji publicznej powinien udzielać odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymania, a całość odpowiedzi organu powinna mieć odzwierciedlenie w aktach sprawy. Spośród wszystkich kontrolowanych wniosków dwanaście złożyły podmioty wskazane w art. 44h ust. 1 u.e.l.d.o., które są zwolnione z opłaty za udostępnienie danych na podstawie art. 44h ust. 9 pkt 1 u.e.l.d.o. Jeden wniosek został złożony przez podmiot zwolniony z powyższej opłaty na mocy art. 44h ust. 10 u.e.l.d.o., natomiast dwa wnioski złożyły podmioty zobligowane do jej uiszczenia, na mocy art. 44h ust. 9 pkt 2 u.e.l.d.o. Należy wskazać, iż co do zasady w odpowiedziach na wnioski o udostępnienie danych, brak jest stosownej adnotacji o zwolnieniu bądź pobraniu wyżej wymienionej opłaty. Wyjątek stanowią sprawy nr SO.5345.54.2014 oraz nr SO.5345.44.2014, w których organ zamieścił adnotacje o pobraniu/zwolnieniu z opłaty skarbowej. Wobec powyższego należy wyjaśnić, że opłata za udostępnienie danych, nie stanowi opłaty skarbowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 1628), a pobiera się ją na podstawie wskazanego powyżej rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat. W sprawach nr SO.5345.74.2013 oraz nr SO.5345.78.2013 organ uznał się za niewłaściwy, w konsekwencji na podstawie art. 65 1 Kpa, przekazał wniosek według właściwości, jednocześnie zawiadamiając o tym wnoszącego podanie, co należy uznać za poprawne postępowanie. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż na wszystkich pismach stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych stosowano oznaczenie aparatu pomocniczego (Urzędu Miasta i Gminy Międzybórz), zamiast organu (Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz), co należy uznać za błędną praktykę. Zgodnie z art. 44i u.el.d.o. dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia organ gminy, wobec powyższego to oznaczenie organu powinno widnieć w nagłówku odpowiedzi na wniosek. [Dowód: akta kontroli str.: 67-98] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych 6

z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono negatywnie. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie W piśmie nr USC.5300.35.2014 z dnia 9 października 2014 r. kierownik jednostki kontrolowanej poinformował, że w okresie kontrolowanym nie prowadzono postępowań administracyjnych na podstawie art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. Wobec powyższego kontroli poddano jedynie postepowania prowadzone na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych były prowadzone przez Panią Mirosławę Rychel inspektora ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych oraz Panią Lucynę Kucharczyk kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Podczas czynności kontrolnych zweryfikowano wszystkie postępowania przeprowadzone w kontrolowanych okresie, tj. 11 spraw: SO.5343.4.2013, SO.5343.6.2013, SO.5343.5.2013, SO.5343.1.2013, SO.5343.2.2013, SO.5345.3.2013, SO.5343.4.2014, SO.5343.5.2014, SO.5343.3.2014, SO.5343.2.2014, SO.5343.1.2014. W wymienionych powyżej sprawach wydano 9 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz 2 decyzje o umorzeniu postępowania, na podstawie art. 105 Kpa. W każdym z analizowanych przypadków organ weryfikował wpływające wnioski. W sytuacji gdy wniosek zawierał braki formalne organ wzywał na podstawie art. 64 2 Kpa do ich uzupełnienia w terminie 7 dni, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania. Sytuacja taka miała miejsce w postępowaniu nr SO.5343.3.2014 gdzie organ wezwał do przedłożenia dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu oraz złożenia podpisu pod wnioskiem przez jedną ze stron. Należy wskazać, iż organ na podstawie art. 64 2 Kpa wezwał również do uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej pomimo, że podstawą prawną wezwania w tym zakresie powinien być art. 261 1 Kpa. Należy wyjaśnić, że brakiem formalnym wniosku związanym z opłatą będzie sytuacja, gdy przepis prawa procesowego bądź materialnego będzie wskazywał jako jeden ze składników podania dołączenie potwierdzenia uiszczenia opłaty. Brak uiszczenia opłaty nie jest brakiem formalnym wniosku o jakim mowa w art. 64 Kpa, należy bowiem odróżnić brak formalny wniosku w sytuacji gdy podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach, od braku fiskalnego w postaci nieuiszczenia opłaty (por. wyrok WSA w Kielcach z dnia 4 września 2008 r., sygn. akt II SA/Ke 205/08). Zgodnie z art. 261 1 Kpa jeżeli strona nie wpłaciła należności tytułem opłat i kosztów postępowania, które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone z góry, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej termin do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, a dłuższy niż czternaście dni. W sytuacji opłaty za wydanie decyzji administracyjnej zastosowanie będą miały przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 1628). Zgodnie z art. 6 ust. 1 powyższej ustawy, obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej. Ponadto 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330) wskazuje, że składający wniosek jest zobowiązany dołączyć dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej, nie później niż w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty. Należy również wskazać różnice pomiędzy konsekwencjami wywoływanymi przez 7

zastosowanie konkretnego trybu wezwania. W sytuacji nieuzupełnienia braku formalnego wniosku, zgodnie z art. 64 2 Kpa podanie pozostawia się bez rozpoznania. Natomiast w przypadku niezastosowania się do wyznaczonego terminu do uiszczenia opłaty za wydanie decyzji administracyjnej, zgodnie z art. 261 2 i 3 Kpa podanie podlega zwrotowi w drodze postanowienia. W wyniku kontroli ustalono, że organ niezwłocznie kierował do stron zawiadomienia o wszczęciu postępowania, zgodnie z art. 61 4 Kpa, a wskazana w zawiadomieniu data wszczęcia postępowania była poprawna. Ponadto, co do zasady, poprawnie prowadzono postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W każdym wymagającym tego postępowaniu kierowano wniosek do Policji z prośbą o ustalenie aktualnego miejsca zamieszkania strony oraz zapytanie o udzielenie informacji o osobie kierowane do Krajowego Rejestru Karnego. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w sprawie nr SO.5343.1.2013 oraz nr SO.5343.6.2013 zostały pominięte strony postępowania. W pierwszej sprawie organ pominął Panią M K, mimo, iż z aktu notarialnego jednoznacznie wynika, że jest właścicielem przedmiotowej nieruchomości. W konsekwencji pismem nr NK- KE.431.27.2014.KL poproszono pracowników o wyjaśnienia. W odpowiedzi wskazano, że w postepowaniu SO.5343.1.2013 organ mylnie nie ustalił strony M K, niemieszkającej i nieposiadającej zameldowania na pobyt stały w spornym budynku. Należy podkreślić, że powyższe wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie, gdyż brak zamieszkania czy zameldowania w żadnym stopniu nie kształtuje prawa własności do nieruchomości, które wpływa na posiadanie legitymacji do bycia stroną postępowania o wymeldowanie na gruncie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. W postępowaniu nr SO.5343.6.2013 pominięto stronę Pana Stanisława P. W wyjaśnieniach pracownicy wskazali, iż przedmiotowej sprawie stroną postępowania była jedynie Pani L P (rod. która w całości odziedziczyła spadek po nieżyjącej Pani J P. Należy wskazać, iż w księdze wieczystej, jako właściciel widnieje również Pan S P, co oznacza, że również w tej sprawie wyjaśnienia organu nie zasługują na uwzględnienie. Należy wyjaśnić, że sytuacja w której strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowania stanowi przesłankę do wznowienia postępowania na podstawie art. 145 1 pkt 4 Kpa. W toku kontroli stwierdzono, że wszystkie wezwania do złożenia zeznań w charakterze świadka nie zawierają pouczenia o skutkach niezastosowania się do wezwania, ponadto przez zamieszczanie w nagłówku pieczęci aparatu pomocniczego, wezwania również nie posiadały wskazania organu wzywającego, co stanowi naruszenie art. 54 1 pkt 1 i 6 Kpa. W postępowaniu nr SO.5343.5.2014, które dotyczyło wymeldowania matki z dzieckiem, a strona postępowania wycofała wniosek w zakresie wymeldowania dziecka, organ nie umorzył postępowania w części dotyczącej dziecka, a wydał decyzję jedynie o wymeldowaniu matki. Należy wyjaśnić, iż zgodnie z art. 105 1 Kpa, w sytuacji, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. W przedmiotowej sprawie postępowanie zostało rozstrzygnięte jedynie w części dotyczącej matki, natomiast w stosunku do postępowania o wymeldowanie dziecka istnieje bezprawna przewlekłość, którą organ powinien przerwać, wydając decyzję o umorzeniu postępowania. Co więcej, organ w pełni ustalił stan faktyczny sprawy z którego wynika, że dziecko rzeczywiście nie przebywa pod adresem zameldowania na pobyt stały. Mając na 8

uwadze zadanie organu jakim jest czuwanie nad poprawnością zapisów w ewidencji ludności, po wycofaniu wniosku przez stronę i umorzeniu postępowania, organ powinien wszcząć postępowanie z urzędu i rozstrzygnąć sprawę co do istoty. W postępowaniu nr SO.5343.1.2013, które dotyczyło wymeldowania Pana R Z z pobytu stałego, organ po wpłynięciu pisma strony Pana Z Z w sprawie wycofania wniosku o wymeldowanie skierował pismo do strony, wobec której toczyło się postępowanie o wymeldowanie, które wskazywało, że: Organ wydaje decyzję o umorzeniu postępowania, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe. W związku z powyższym proszę o wypowiedzenie się na piśmie, czy nie wnosi Pan sprzeciwu wobec umorzenia postępowania w sprawie o wymeldowanie Pana z budynku mieszkalnego przy ul. W w Międzyborzu. Należy wyjaśnić, iż wycofanie wniosku powoduje bezprzedmiotowość postępowania i jest samoistną przesłanką do obligatoryjnego umorzenia postępowania (art. 105 1 Kpa). W powyższej sytuacji nie ma miejsca na stanowisko strony wobec toczącego się postępowania, ponieważ nie ma już ono swego przedmiotu, a organ jest zobligowany umorzyć postępowanie. Natomiast instytucja wyrażenia stanowiska przez strony jest uregulowana w art. 105 2 Kpa, który stanowi, że organ administracji publicznej może umorzyć postępowanie, jeżeli wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz gdy nie jest to sprzeczne z interesem społecznym. Instytucja fakultatywnego umorzenia postępowania, dotyczy sytuacji, w której postępowanie nie stało się bezprzedmiotowe, lecz strona przestała być zainteresowana rozstrzygnięciem sprawy (bezprzedmiotowość subiektywna), czemu dała wyraz wnosząc o umorzenie postępowania (patrz T. Lewandowski, Fakultatywne umorzenie postępowania, komentarz praktyczny, Lex 2013). W omawianej sprawie strona wycofała wniosek, a nie wniosła o umorzenie postępowania, organ więc pomylił instytucje fakultatywnego umorzenia postępowania z obligatoryjnym jego umorzeniem. W konsekwencji błędnego postępowania organ skierował do stron sygnalizację na podstawie art. 36 Kpa, w uzasadnieniu wskazując, iż organ oczekuje na stanowisko osoby wymeldowywanej w sprawie umorzenia postępowania. Należy podkreślić, iż nie dość, że organ zastosował zły tryb umorzenia postępowania, to w wezwaniu nie wskazał stronie terminu do zajęcia stanowiska, co z kolei stanowi naruszenie art. 54 1 pkt 5 Kpa. W sprawach nr SO.5343.2.2013 oraz nr SO.5343.1.2013 ustalono nieprawidłowości dotyczące stosowania instytucji pomocy prawnej. W przedmiotowych sprawach organ zwrócił się z prośbą do sąsiedniego organu o przyjęcie od strony wyjaśnień w sprawie. Należy wskazać, iż omawiane pisma nie posiadły wskazanej podstawy prawnej (art. 52 Kpa). W przedmiotowych pismach organ również wskazał, że: jeżeli strona będzie chciała wymeldować się z opuszczonego lokalu, proszę o przyjęcie od niej wypełnionego i podpisanego na odwrocie formularza «zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego» i odesłania go do tutejszego organu. Należy wskazać, że instytucja pomocy prawnej sprowadza się do sytuacji, w której organ może zwrócić się do innego właściwego terenowo organu o wezwanie osoby zamieszkałej/zameldowanej na jego terenie w celu złożenia wyjaśnień lub zeznań albo dokonania innych czynności związanych z toczącym się postępowaniem. Natomiast przesłanki negatywne uregulowane w art. 53 Kpa wskazują m.in., że instytucji pomocy prawnej nie stosuje się w przypadkach, w których charakter sprawy lub czynności wymaga dokonania czynności przed organem administracji publicznej prowadzącym postępowanie. Niewątpliwie taki charakter ma wymeldowanie w drodze czynności materialno-technicznej, bowiem zgodnie 9

z art. 15 ust. 1 u.e.l.d.o. osoba, która opuszcza miejsce pobytu stałego lub czasowego, jest obowiązana wymeldować się w organie gminy, właściwym ze względu na dotychczasowe miejsce jej pobytu. Ponadto art. 15 ust. 5 u.e.l.d.o. wskazuje, że organ gminy wydaje takiej osobie zaświadczenie stwierdzające dopełnienie obowiązku wymeldowania się. Z powyższego bezsprzecznie wynika, że wymeldowanie w drodze czynności materialno-technicznej ma osobisty charakter i nie może mieć tu zastosowania instytucja pomocy prawnej. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż co do zasady, organ przed wydaniem decyzji kierował do stron wezwania do wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, zgodnie z art. 10 Kpa. Wyjątek stanowi sprawa nr SO. 5343.4.2014. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje zawierały w podstawie prawnej wskazanie art. 104 Kpa. Należy zauważyć, w że omawianych decyzjach zbędnym jest przywoływanie w podstawie prawnej powyższego przepisu, bowiem art. 104 Kpa stosuję się jedynie pomocniczo w sytuacjach, gdy przepis prawa materialnego nie wskazuje jednoznacznie, że rozstrzygnięcie w danej sprawie następuje w drodze decyzji administracyjnej. Ustalono, że merytoryczna treść rozstrzygnięć była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, oznaczenie organu oraz datę wydania, ponadto były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. W toku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prowadzenia metryki sprawy. Metryka stanowi obligatoryjny element akt sprawy, w którym powinny zostać uwzględnione wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach postępowania w danej sprawie, tj. nie tylko pracownicy organu, ale także np. biegli czy osoby udzielające pomocy prawnej. Metryka powinna również zawierać określenie wszystkich czynności procesowych i faktycznych podejmowanych przez te osoby. Metryka sprawy założona po wszczęciu postępowania musi być prowadzona stale w miarę dokonywania czynności zmierzających do jej załatwienia, co wprost wynika z obowiązku jej aktualizacji (art. 66a 3 Kpa). Należy wskazać, że we wszystkich kontrolowanych postępowaniach metryki prowadzone były w sposób nieprawidłowy, bowiem nie zawierały składników kluczowych dla metryki, czyli ukazania wszystkich czynności postępowania i osób je przeprowadzających. W metrykach wskazane są jedynie: rejestracja wpływu, dekretacja, przyjęcie do realizacji i wydanie decyzji, pomimo że w postępowaniach było przeprowadzanych wiele innych czynności podlegających wpisowi do metryki: m.in. zawiadomienie o wszczęciu postępowania, wezwania do złożenia wyjaśnień w charakterze świadka, czy sporządzenie protokołu z ustnych wyjaśnień, itd. Ponadto należy wskazać, iż czynność decyzja wskazywana w metryce powinna być rozbita na dwie czynności, tj. przygotowanie projektu decyzji oraz jej podpisanie, ze wskazaniem osób dokonujących tych czynności, natomiast nie wskazywać dwóch osób w jednej rubryce oznaczenie osoby podejmującej daną czynność, jeżeli te czynności się od siebie różnią. Ponadto w sprawach nr SO.5343.2.2014 oraz SO.5343.1.2014 w aktach sprawy brakowało metryki. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy załatwiane były terminowo. W sprawach, gdzie koniecznym było przedłużenie terminu do załatwienia sprawy, co do zasady informowano strony na podstawie art. 36 1 i 2 Kpa, o niezałatwieniu sprawy w terminie, wyjątek stanowi sprawa nr SO.5343.2.2013. Ponadto 10

w sprawach m.in.: nr SO.5343.5.2013, nr SO.5343.4.2014, nr SO.5343.6.2013 sygnalizacje były kierowane jedynie do wnioskującej strony postępowania, natomiast pomijano osobę wobec której toczyło się postępowanie o wymeldowanie, pomimo, iż niezałatwienie sprawy w terminie było związane z wnioskiem do sądu o ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej. Należy wskazać, że do czasu wydania postanowienia przez sąd pisma w sprawie powinny być kierowane do wszystkich stron postępowania. [Dowód: akta kontroli str.: 259-393] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono negatywnie, natomiast terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Zgodnie z art. 44a ust. 1 u.e.l.d.o. organ zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji ludności w systemie teleinformatycznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru m.in. danych byłych mieszkańców. Zakres danych gromadzonych w zbiorze byłych mieszkańców wskazuje art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. stanowiąc, iż w tym zbiorze oprócz danych wymaganych dla aktualnych mieszkańców określonych w art. 44a ust. 2 u.e.l.d.o. zbiór ten powinien zawierać również datę wymeldowania, datę zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Ponadto zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475), zwanego dalej r.z.p.d.m, wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy, na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgodnie osoby poza terenem kraju. Obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego do niezwłocznego przekazywania danych dotyczących zmiany stanu cywilnego mieszkańców gminy właściwym organom, wynika z dyspozycji art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych zweryfikowano 15 zawiadomień o zgonach mieszkańców przekazanych w formie odpisu skróconego aktu zgonu. Stwierdzono, iż w dwóch przypadkach do gminnego zbioru meldunkowego wprowadzono błędną datę zgonu osoby zmarłej (sytuacje dotyczące aktów zgonu nr I/5 /2014 USC m. st. Warszawy oraz nr I-7 /2014 USC w Łodzi Zgodnie z art. 44a ust. 2 pkt 6 u.e.l.d.o. w zbiorze danych stałych mieszkańców należy przechowywać dane dotyczące ich aktualnego stanu cywilnego. W sytuacji śmierci jednego z małżonków następuje zmiana stanu cywilnego drugiego. W konsekwencji organ gminy jest zobowiązany aktualizować również informację o stanie cywilnym żyjącego małżonka, na podstawie przesłanego odpisu skróconego aktu zgonu przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego, w trybie art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. Wśród kontrolowanych zawiadomień cztery dotyczyły osób, które w chwili śmierci pozostawały w związku małżeńskim. W wyniku kontroli stwierdzono, iż wszystkie zostały zaktualizowane poprawnie. [Dowód: akta kontroli str.: 99-103] 11

Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Wykonywanie czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 20 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie (5 zgłoszeń pobytu stałego z 2013 r. oraz 5 z 2014 r., a także 5 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). Ustalono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach, których wzór określają załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475), zwanego dalej r.z.p.d.m. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w trzech przypadkach formularze nie zawierały wypełnionych wszystkich elementów wskazanych w art. 11 ust. 1 u.e.l.d.o. Na formularzu meldunkowym P F brakuje wskazania nazwiska rodowego, także na formularzu Z G brakuje nazwiska rodowego, natomiast na formularzu W J brakuje wskazania nazwiska rodowego, stanu cywilnego oraz dokumentu stwierdzającego tożsamość. Podobnie w przypadku formularza M J pozostała nieuzupełniona rubryka dokument stwierdzający tożsamość, pomimo iż w przypadku osób niepełnoletnich nieposiadających dokumentu stwierdzającego tożsamość, dane powinno weryfikować się za pomocą odpisu skróconego aktu urodzenia, zgodnie z art. 9 ust. 2 u.e.l.d.o. W związku z faktem, że obowiązku meldunkowego dokonuje się poprzez osobiste stawiennictwo w siedzibie organu osoby zainteresowanej, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego bądź osobę sprawującą nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu oraz z faktem, że zameldowanie jest czynnością materialnotechniczną wykonywaną w chwili zgłoszenia, bezwzględnym obowiązkiem pracownika organu jest staranne weryfikowanie kompletności formularza. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że zgłoszenie meldunkowe M I nie zostało wprowadzone do gminnego zbioru meldunkowego, co stanowi rażące naruszenie prawa, a w szczególności art. 47 ust. 1 u.e.l.d.o., zgodnie z którym organ gminy prowadzący ewidencję ludności jest obowiązany na podstawie zgłoszenia dokonać zameldowania lub wymeldowania przez zarejestrowanie danych dotyczących osoby i miejsca jej pobytu, jak również innych zdarzeń objętych obowiązkiem meldunkowym. Należy wskazać, że po dokonaniu czynności meldunkowych osoba dokonująca obowiązku meldunkowego powinna otrzymać potwierdzenie zameldowania wydane na podstawie 7 ust. 1 bądź 8 ust. 1 r.z.p.d.m. ważne przez okres 2 miesięcy od dnia wystawienia w przypadku zameldowania na pobyt stały lub ważne do czasu upływu terminu zameldowania, w sytuacji zameldowania na pobyt czasowy. W celu weryfikacji prawidłowości wydawanych potwierdzeń, poproszono o sporządzenie przykładowych wydruków. Stwierdzono, że dane zawarte w wydawanych dokumentach są zgodne z wymogami zawartymi w rozporządzeniu, jednak w przypadku potwierdzeń zameldowania na pobyt czasowy, stosowana jest błędna nomenklatura poświadczenie zameldowania, zamiast potwierdzenie zameldowania. 12

Zgodnie z art. 11 ust. 2 u.e.l.d.o. przy zameldowaniu osoba zgłaszająca się przedstawia do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu podmiotu dokonującego potwierdzenia pobytu. Takim dokumentem może być umowa cywilnoprawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny do lokalu. Należy wskazać, iż mimo, że akt potwierdzający należy przedstawić jedynie do wglądu, z akt sprawy powinno wynikać, że taki dokument został okazany (por. wyrok SN dnia 20 września 2002 r., sygn. akt III RN 139/01). Wobec powyższego, dobrą praktyką byłoby przechowywanie w aktach sprawy kserokopii powyższych dokumentów bądź uczynienie stosownej adnotacji na formularzu meldunkowym. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że w aktach sprawy nie widnieją żadne informacje potwierdzające okazanie powyższych dokumentów. Ustalono, iż we wszystkich przypadkach obowiązek meldunkowy był wykonywany osobiście bądź poprzez przedstawiciela ustawowego w przypadku osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych, co jest zgodne z art. 9a u.e.l.d.o. Należy wskazać, iż zgodnie z 4 ust. 1 i 5 ust. 1 w związku z 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r., poz. 1480), zwanego dalej r.s.t.p.d. organ gminy po dopełnieniu przez osobę obowiązku meldunkowego jest zobowiązany do zawiadomienia o tym fakcie w terminie 1 dnia roboczego, w zależności od sytuacji, organ właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego albo pobytu stałego i czasowego, albo pobytu czasowego tej osoby. Pracownik urzędu zapytany o terminowość wskazał, iż zawiadomienia są przekazywane tego samego dnia, którego następuje wprowadzenie danych. Wskazany termin jest zatem dochowywany. [Dowód: akta kontroli str.: 104-114] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić negatywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 roku, Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności należy ocenić negatywnie. DOWODY OSOBISTE Sprawy dotyczące dowodów osobistych prowadzi Pani Mirosława Rychel inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. W przypadku nieobecności zastępstwo obejmuje Pani Lucyna Kucharczyk Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. Wydawanie dowodów osobistych Kontroli poddano następujące koperty dowodowe: AXF, AXA, AXK, AYD, AYE, AYF, AYF, AYF, AXC, AYC, AXE, AXA, AXD, AXL, 13

AWZ, AWN, AYM, AYA, AYA, AYE. Na tej podstawie ustalono, co następuje. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawnione osoby, zgodnie z 5 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 z późn. zm.), zwanego dalej r.d.o. Pośród kontrolowanych spraw 8 dotyczyło wydania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia, a 2 dotyczyły wydania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia. W jednej sprawie dotyczącej wydania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia (AXK ) na wniosku brak podpisu rodzica, co stanowi naruszenie 6 ust. 1 r.d.o. Wniosek został przyjęty przez pracownika zastępującego. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że rodzic był obecny przy przyjmowaniu wniosku dowodowego dla małoletniego powyżej 13. roku życia, ale przez niedopatrzenie pracownika nie złożył podpisu na wniosku dowodowym. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż przy przyjmowaniu wniosków należy wykazywać się większą starannością analizy ich kompletności. W pozostałych przypadkach dotyczących wydania dowodu osobistego dla osób małoletnich, które ukończyły 13. rok życia wnioski zawierają podpisy rodzica i małoletniego. W sprawach dot. wydania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia (AXC oraz AYC ) na wnioskach brak podpisów rodziców. Znajdują się one natomiast na dodatkowym dokumencie stanowiącym uzasadnienie. Ponadto w sprawie dotyczącej wydania dowodu osobistego AXC wniosek został złożony wg. dyspozycji 1 ust. 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 roku w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. 2000, Nr 112, poz. 1182 z późn. zm.), obowiązującym do dnia 23 marca 2009 r. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że przez nieuwagę przyjęto nieobowiązujący formularz wniosku. Zgodnie z art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o. na uzasadniony wniosek rodziców lub opiekunów dowód osobisty może być wydany osobie, która nie ukończyła 13. roku życia. Obowiązujący wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego określa załącznik nr 1 do rozporządzenia r.d.o. ( 7 ust. 7 r.d.o.). Ustawodawca nie przewidział wzoru wniosku o wydanie dowodu osobistego z wyszczególnioną rubryką dotyczącą uzasadnienia, zatem dopuszczalne jest zarówno zawarcie uzasadnienia na formularzu składanym wg dyspozycji 7 ust. 7 r.d.o, jak i dołączenie w formie dodatkowego dokumentu. W drugim przypadku w miejscu przeznaczonym na wniosku na wyszczególnienie załączników należy wskazać, iż do wniosku został załączony dodatkowy dokument zawierający uzasadnienie. Niezależnie od wyboru sposobu uzasadnienia podania, wnioskodawcy mają obowiązek podpisania wniosku o wydanie dowodu osobistego ( 6 ust. 1 r.d.o.). Przepis 5 ust. 1 pkt 1 r.d.o. stanowi, iż za osobę małoletnią, która nie ukończyła 13. roku życia, wniosek składają rodzice lub ustanowieni przez sąd opiekunowie albo jeden z rodziców lub ustanowionych przez sąd opiekunów wraz z pisemną zgodą drugiego z rodziców lub opiekuna ustanowionego przez sąd, poświadczoną za zgodność podpisu przez organ gminy lub notariusza. Co do zasady brak podpisu pod wnioskiem stanowi brak formalny podania, który uniemożliwia jego merytoryczne rozpoznanie. W takiej sytuacji organ administracji publicznej zobowiązany jest wezwać wnoszącego podanie do uzupełnienia braku formalnego w terminie 7 dni z pouczeniem, iż niedopełnienie czynności spowoduje pozostawienie podania 14

bez rozpoznania (art. 64 2 Kpa). Natomiast zaniechanie ww. obowiązku i rozpoznanie wniosku obarczonego brakiem formalnym, co miało miejsce w rozpoznawanych sprawach, ocenia się jako nieprawidłowość. Mając jednak na uwadze, iż podpisy rodziców znajdują się na dodatkowym dokumencie stanowiącym uzasadnienie wniosku powyższa nieprawidłowość nie skutkuje koniecznością podjęcia czynności, o których mowa w art. 43 ust. 4 u.e.l.d.o. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego podmioty wnioskujące dołączają dokumenty, o których mowa w 7 ust. 1 r.d.o., a w przypadku, gdy odpis aktu stanu cywilnego wnioskodawcy już znajduje się w dokumentacji dowodowej, bądź akt stanu cywilnego został sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dokumentu tożsamości wnioskodawca nie dołącza tych dokumentów ponownie lub w ogóle (w zależności od sytuacji), zgodnie z 7 ust. 5 i 6 r.d.o. Wyjątek stanowiła sprawa dot. wydania dowodu osobistego nr AXE. W kopercie dowodowej znajduje się kopia odpisu skróconego aktu małżeństwa nr 2 /2013 USC w S. Na wniosku złożonym wg dyspozycji 7 ust. 7 r.d.o., w części dotyczącej adnotacji urzędowych znajduje się potwierdzenie zgodności danych zawartych w ww. wniosku z aktem małżeństwa nr 2 /2013 dokonane przez Kierownika USC w Międzyborzu. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że: Podczas składania wniosku wnioskodawca zobowiązał się do dostarczenia brakującego dokumentu (odpisu skróconego aktu małżeństwa), jednak tego nie uczynił. Pracownik dołączył do wniosku kserokopię dokumentu (odpis skrócony aktu małżeństwa wpłynął do ewid. lud. w celu dokonania stosownych zmian). Kierownik USC w Międzyborzu potwierdził na wniosku dowodowym zgodność danych pomyłkowo. W kopercie dowodowej znajduje się uzupełniony oryginał odpisu AM.. W tym miejscu przypomnieć należy, że zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. osoba będąca obywatelem polskim i zamieszkała w Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązana posiadać dowód osobisty od ukończenia 18 roku życia. Do wniosku o wydanie dowodu osobistego należy dołączyć dokumenty, o których mowa w 7 ust. 1 pkt 1 i 3 lub 4. Wniosek złożony bez wskazanych powyżej załączników obarczony jest brakami formalnymi. W takiej sytuacji organ gminy powinien wystosować do wnioskodawcy wezwanie do uzupełnienia brakujących dokumentów w terminie 7 dni od dnia doręczenia pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania (na podstawie art. 64 2 Kpa w związku z 7 ust. 1 r.d.o.). To na wnioskodawcy bowiem ciąży obowiązek posiadania dowodu osobistego, a za uchylanie się od obowiązku posiadania bądź wymiany dowodu osobistego przewidziane są sankcje karne (kara ograniczenia wolności albo kara grzywny) art. 55 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. Pełnoletni obywatel RP zobowiązany jest zatem do złożenia kompletnego wniosku o wydanie dowodu osobistego do właściwego organu gminy. Natomiast obowiązkiem organu jest egzekwowanie ww. obowiązku od obywatela. We wszystkich wnioskach znajdują się potwierdzenia danych meldunkowych. W sprawach dotyczących wymiany dowodu osobistego z powodu utraty poprzedniego dokumentu tożsamości (AWZ, AYM, AYA ) nie zawsze przyjmowane jest zgłoszenie utraty, tj. brak w sprawie AYM. W wyniku weryfikacji danych zawartych w kopercie dowodowej z danymi zawartymi w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych stwierdzono, że poprzedni dokument został unieważniony z nieprawidłową datą, tj. datą odbioru nowego dokumentu, a nie jak należało dokonać tej czynności zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że Z uwagi na bardzo częste utraty dowodów osobistych i znajdujące 15

się w kopercie dowodowej zawiadomienia o utracie dokumentu wskazywały, że dokument ten został unieważniony i zawiadomienie znajduje się w kopercie dowodowej.. Powyższa argumentacja jest niezrozumiała, bowiem posiadacz dowodu osobistego może mieć aktualny tylko jeden dowód osobisty, tym samym nie jest możliwe jednoczesne zgłaszanie utraty kilku dowodów osobistych, wskutek czego pracownik przyjmujący zawiadomienie o utracie dokumentu tożsamości może pogubić się, który dokument należy unieważnić. Ponadto, z wiedzy kontrolerów wynika, że przyjmując nowy wniosek o wydanie dowodu osobistego z powodu utraty poprzedniego dokumentu tożsamości system komputerowy, za pośrednictwem którego przesyłane są wnioski do personalizacji dowodów osobistych stosuje tzw. kontrolę logiczną, tj. wyświetla komunikat czy unieważnić poprzedni dowód osobisty?. W takiej sytuacji pracownik zobowiązany był do udzielenia odpowiedzi twierdzącej, co nie zostało uczynione w tej sprawie. Zgodnie z 24 ust. 4 r.d.o. zawiadomienie o utracie dowodu osobistego składa się w formie pisemnej, które jednocześnie stanowi podstawę do unieważnienia utraconego dokumentu tożsamości (art. 43 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o.). Wobec powyższego naruszony został 26 ust. 3 w związku z 24 ust. 4 r.d.o. oraz art. 43 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. Ponadto ustalono, iż we wszystkich analizowanych kopertach dowodowych (za wyjątkiem AYA ) znajdują się części B formularza, o którym mowa w 9 r.d.o., na których wnioskodawcy kwitują odbiór dowodu osobistego. Jednak w dwóch sprawach (AYE i AYF ) posiadacz w niepełny sposób dokonał pokwitowania odbioru dowodu osobistego, brak bowiem obok podpisu daty odbioru, co stanowi naruszenie 17 ust 1 r.d.o. Ponadto w jednej sprawie: AYA brak odcinka B w kopercie dowodowej. Choć znajdują się tam 2 formularze dowodowe, to jeden posiada nieoderwany odcinek B, a drugiego odcinka B, pomimo odbioru dowodu osobistego, brak w kopercie dowodowej. Powyższe stanowi naruszenie 17 ust. 2 r.d.o. [Dowód: akta kontroli str.: 115-168, 394-405] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawanie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym W wyniku kontroli stwierdzono, iż na 20 skontrolowanych przypadków 9 spraw dotyczyło wymiany dowodu osobistego. W tych sprawach dokonano weryfikacji prawidłowości unieważnienia poprzednich dowodów osobistych w systemie informatycznym ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Na tej podstawie ustalono, iż organ gminy na ogół prawidłowo wprowadza do systemu informatycznego daty unieważnienia poprzednich dowodów osobistych, zgodnie z zapisami 34 i 35 r.d.o. Jednak w sprawie dotyczącej dowodu osobistego AYA stwierdzono, że poprzedni dokument został unieważniony dopiero z dniem odbioru nowego dokumentu. W tym miejscu wyjaśnić należy, że poprzedni dokument został wydany z nieprawidłowymi danymi (adres), toteż jako przyczynę wymiany wskazano reklamacja błędne dane. Wnioskodawca odebrał go 18 marca 2014 r., a następnego dnia został wygenerowany kolejny formularz (w ramach reklamacji). Wobec powyższego poprzedni dokument należało unieważnić z datą zgłoszenia 16