1
Rozliczanie kosztów osobowych w ramach dotacji udzielanych ze środków POPT 2007-2013 2
Rozliczanie kosztów osobowych Prowadzenie ewidencji czasu pracy: Prowadzenie ewidencji czasu pracy w postaci kart czasu pracy nie jest wymagane. W przypadku zatrudniania personelu projektu na podstawie stosunku pracy należy pamiętać o udokumentowaniu zatrudnienia lub oddelegowania pracownika do pełnienia zadań w ramach projektu poprzez odpowiednie zapisy, uzasadniające wymiar zaangażowania pracownika w realizację projektu, w umowie o pracę, zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy. 3
Rozliczanie kosztów osobowych płaca zasadnicza, Kwalifikowalność składników wynagrodzeń pracowników dodatki do wynagrodzenia: funkcyjny, stażowy, zadaniowy, specjalny składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe, płacone przez pracodawcę, składka na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę. Inne wydatki związane z wynagrodzeniami, np. dodatkowe wynagrodzenie roczne, nagrody, premie mogą być finansowane pod warunkiem ich ujęcia w szczegółowym budżecie projektu. 4
Przykładowe wydatki niekwalifikowalne związane z wynagrodzeniami pracowników: odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; nagrody jubileuszowe; godziny nadliczbowe; składki na PFRON; odprawy; Rozliczanie kosztów osobowych wynagrodzenie płacone w okresie wypowiedzenia bez obowiązku świadczenia pracy. 5
Rozliczanie kosztów osobowych Koszty umów cywilno-prawnych Kwalifikowalny jest koszt wynagrodzenia osób nie będących pracownikami instytucji zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych, zawartych zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z przepisami prawa pracy oraz regulacjami dotyczącymi udzielenia zamówień publicznych, w tym zasadami dotyczącymi uczciwej konkurencji i równego traktowania. Niekwalifikowalne są wydatki poniesione na wynagrodzenia osób wykonujących zadania na podstawie umowy cywilno-prawnej na rzecz instytucji, której jednocześnie są pracownikami. 6
Pytania i odpowiedzi Czy zapis w Przewodniku dla beneficjenta POPT 2007-2013 wykluczający możliwość zawierania umów cywilno prawnych z własnymi pracownikami bezwzględnie dotyczy również dotacji i w związku z tym żaden pracownik Wnioskodawcy nie będzie mógł być zatrudnionym na umowę zlecenie jako personel projektu? W projekcie ujęte zostały wyłącznie umowy cywilnoprawne natomiast osoba z zewnątrz nie spełni funkcji koordynatora gminnego? Zasady opisane w Przewodniku dotyczą wszystkich beneficjentów POPT. Natomiast forma zaangażowania w projekt określona we wniosku o dofinansowanie nie jest obligatoryjna, można więc rozważyć oddelegowanie części etatu pracowników Wnioskodawcy do projektu lub przyznanie im dodatków zadaniowych/specjalnych, oczywiście w ramach limitu środków dla danego stanowiska w budżecie projektu. 7
Pytania i odpowiedzi Czy gminnych koordynatorów - dla każdego partnera projektu (gminy) zatrudnia wnioskodawca, czy dany partner? Jeżeli jest możliwość zmiany formy zatrudnienia z umowy cywilno-prawnej na dodatek do wynagrodzenia, to kto go powinien wypłacać? W tej sytuacji dopuszczalne jest podpisanie umowy cywilnoprawnej między Wnioskodawcą a pracownikami partnerów. Jeżeli partnerzy zdecydują się na wypłacanie dodatków do wynagrodzenia, należy te wydatki zrefundować z rachunku projektu na podstawie dokumentu typu nota obciążeniowa. W jaki sposób należy rozliczać czas pracy pracownika Wnioskodawcy zatrudnionego do realizacji jednego projektu na pełen etat i drugiego (finansowanego z dotacji) na 1/3 etatu? Zawarcie z pracownikiem drugiej umowy jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy rodzaj pracy jest wyraźnie inny niż uzgodniony i wykonywany w podstawowym czasie pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 13 marca 1997 r., sygn. I PKN 43/97). W przeciwnym razie pracodawca narusza przepisy o czasie pracy, w szczególności te o pracy w godzinach nadliczbowych oraz gwarantowanym odpoczynku dobowym i tygodniowym. 8
Pytania i odpowiedzi Czy, a jeżeli tak to w jakiej formie powinny zostać opisane stanowiska pracy finansowane z dotacji? W przypadku zatrudniania personelu projektu na podstawie stosunku pracy należy pamiętać o udokumentowaniu zatrudnienia lub oddelegowania pracownika do pełnienia zadań w ramach projektu poprzez odpowiednie zapisy, uzasadniające wymiar zaangażowania pracownika w realizację projektu, w umowie o pracę, zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy. 9
Pytania i odpowiedzi Czy jeśli umowa dotacji zostanie podpisana 20 lipca 2013 a okres realizacji projektu jest od 1 lipca 2013 r. to wynagrodzenia personelu będą kwalifikowane od 1 czy od 20 lipca? W przypadku projektów, których okres realizacji określony we wniosku aplikacyjnym rozpoczyna się przed podpisaniem umowy, wydatki rozliczane w projekcie mogą dotyczyć okresu od dnia podpisania umowy. W takiej sytuacji okres realizacji projektu określony w umowie dotacji rozpoczyna się z dniem podpisania umowy. Czy w sytuacji, gdy asystent/ka projektu (1/4 etatu) przebywa na urlopie macierzyńskim jest możliwe przyznanie do czasu powrotu tej osoby dodatku do wynagrodzenia koordynatorowi projektu (1/2 etatu)? Taka sytuacja jest dopuszczalna, jeżeli ma charakter czasowy. W przypadku gdy pracownik nie będzie mógł wykonywać zadań w związku z dłuższą nieobecnością, np. zwolnieniem lekarskim lub urlopem macierzyńskim, beneficjent powinien zapewnić ciągłość realizacji zadań tego personelu. 10
Pytania i odpowiedzi Czy możliwe jest zaangażowanie w ramach personelu projektu tej samej osoby na więcej niż jedną umowę cywilno-prawną, np. osoba jednocześnie pełni rolę asystenta projektu oraz specjalisty ds. zamówień publicznych? IZ POPT nie dopuszcza takiej możliwości. Określenie we wniosku aplikacyjnym kilku funkcji w ramach zarządzania projektem musi wynikać z faktu, iż poszczególne osoby wnoszą do realizacji projektu umiejętności i wiedzę, które nie są tożsame. We wniosku o dofinansowanie założono finansowanie m.in. koordynatora projektu (3000 zł/mies.) oraz księgowej (1500 zł/mies.). Czy w związku z problemami z zatrudnieniem księgowej za takie wynagrodzenie jest możliwe obniżenie wynagrodzenia koordynatora do 2000 zł/mies. i podniesienie wynagrodzenia księgowej do 2500 zł/mies.? Taka sytuacja jest dopuszczalna, ponieważ nie jest zwiększana łączna kwota na wynagrodzenia. Zmiana wymaga uprzedniej zgody IZ POPT, która podejmuje decyzję po przeanalizowaniu zapisów wniosku o udzielenie dotacji. 11
Pytania i odpowiedzi Czy jest możliwe zatrudnienie pracownika do realizacji projektu i przyznanie mu wynagrodzenia wyższego niż przewidziane w projekcie? Różnica byłaby dopłacana ze środków własnych wnioskodawcy, nie stanowiłaby wkładu własnego projektu. Podwyższenie wynagrodzenia jest możliwe pod warunkiem, że poziom zaangażowania w projekt (wymiar etatu) nie zmieni się w stosunku do wniosku o dofinansowanie, np. zakładano cały etat i wynagrodzenie 3000 zł to jest możliwe podwyższenie wynagrodzenia do 4000 zł, pod warunkiem nie będzie się to wiązało z powierzeniem innych zadań niż realizacja projektu. 12
Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej ul. Wspólna 2/4 00-960 Warszawa tel: 022 273 78 00 13