Wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego PL04 Oszczędzanie energii i promowanie odnawialnych źródeł energii w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009 2014 1
1. Wstęp Celem opracowania niniejszych Wytycznych jest pomoc Wnioskodawcom w określeniu wydatków kwalifikujących się i niekwalifikujących się do dofinansowania w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009 2014. Podstawowym zadaniem Wytycznych jest pomoc Wnioskodawcom w przygotowaniu wniosku aplikacyjnego oraz prawidłowego rozliczenia projektu. Niniejsze wytyczne mają charakter uzupełniający, zostały przygotowane w oparciu o postanowienia Regulacji w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009 2014 oraz zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie kosztów zarządzania dla Operatorów Programów w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009 2014. 2. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków Ocena kwalifikowalności wydatku dokonywana jest zarówno na etapie naboru wniosków, jak i podczas realizacji projektu. Na etapie naboru projektu sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku aplikacyjnym. Za wydatki kwalifikowalne w ramach projektów uznane będą koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta lub partnera (zgodnie z umową partnerską) spełniające wszystkie poniższe kryteria: zostały poniesione między pierwszym i ostatnim dniem kwalifikowalności, zgodnie z ramami czasowymi określonymi w umowie w sprawie projektu; mają związek z pracami wykonanymi wyłącznie w trakcie okresu realizacji projektu wskazanym we wniosku aplikacyjnym, z zastrzeżeniem że data rozpoczęcia realizacji projektu nie może być wcześniejsza niż data decyzji Komitetu ds. Wyboru Projektów o przyznaniu dofinansowania; mają związek z przedmiotem umowy w sprawie projektu i wskazane są w szacunkowym ogólnym budżecie projektu; zostały uwzględnione w umowie w sprawie projektu; są proporcjonalne i niezbędne do wdrożenia projektu; muszą być wykorzystane wyłącznie na zrealizowanie celu/celów projektu i jego oczekiwanego rezultatu/oczekiwanych rezultatów w sposób zgodny z zasadami gospodarności, skuteczności i efektywności; są możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, w szczególności poprzez wprowadzenie do ewidencji księgowej projektu, oraz ustalone zgodnie z odpowiednimi standardami rachunkowości obowiązującymi w Polsce i zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (np. wydatki zostały należycie udokumentowane za pomocą faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej mocy dowodowej); są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego; nie są finansowane z innych środków pomocowych, unijnych lub krajowych (zasada braku podwójnego finansowania); zostały dokonane w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku; 2
zostały dokonane w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych lub z zachowaniem warunków konkurencyjności,zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Wydatki uznaje się za poniesione, gdy koszt został odpowiednio udokumentowany (wystawiona została faktura lub dokument o równoważnej wartości dowodowej), zapłacony, a przedmiot dostarczony (w przypadku towarów) lub wykonany (w przypadku usług i robót) i odebrany. W wyjątkowych przypadkach, koszty, w odniesieniu do których faktury wydano w ostatnim miesiącu kwalifikowalności, są również uważane za powstałe w okresie kwalifikowalności, o ile koszty te poniesiono w terminie 30 dni od ostatniego dnia okresu kwalifikowalności. Koszty pośrednie i amortyzacja sprzętu uznane są za poniesione w chwili ich zaksięgowania przez beneficjenta. Procedury wewnętrznej rachunkowości i audytu beneficjenta muszą umożliwiać bezpośrednie powiązanie wydatków i ewentualnych przychodów zadeklarowanych w odniesieniu do projektu z odpowiednimi sprawozdaniami rachunkowymi i dokumentami uzupełniającymi. Wydatki ponoszone w trakcie realizacji projektu, aby mogły być uznane za wydatki kwalifikowalne, winny mieć formę gotówkową. Oznacza to, że wydatek musi być poniesiony w znaczeniu kasowym tj. musi nastąpić rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta/partnera projektu. Wyjątkiem od tej zasady ogólnej jest amortyzacja, która jest kosztem, ale nie jest wydatkiem. Podatek od towarów i usług VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym tylko wówczas, gdy jest on faktycznie i ostatecznie ponoszony przez beneficjenta. Podatek VAT, który można odzyskać, nie może być uznany za kwalifikowalny, nawet jeżeli nie został faktycznie odzyskany przez beneficjenta/partnera projektu. Oznacza to, że w przypadkach, gdy beneficjent/partner projektu może odzyskać podatek VAT, ale rezygnuje z tej możliwości, podatek VAT nie jest wydatkiem kwalifikowanym. Za odzyskanie podatku VAT należy rozumieć odliczenie go od podatku VAT należnego lub zwrot w określonych przypadkach, według warunków ściśle określonych przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku (Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054). _ W przypadku weryfikacji wydatków poniesionych przez partnera z kraju darczyńców, wystarczającym dowodem poniesienia kosztów jest raport niezależnego i certyfikowanego audytora stwierdzający, iż zgłoszone wydatki zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, prawem krajowym i praktykami księgowymi kraju partnera projektu. Zasada ta odnosi się tylko do partnerów z krajów darczyńców. 3. Wkład rzeczowy Wkład rzeczowy nie jest kwalifikowalny w ramach projektów. 4. Wydatki kwalifikowalne w ramach projektów 4.1. Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne w ramach projektu Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne w projekcie to wydatki, które zostały wskazane przez beneficjenta i/lub partnera projektu, zgodnie z ich zasadami rachunkowości oraz 3
zwyczajowymi przepisami wewnętrznymi jako konkretne wydatki bezpośrednio związane z wdrażaniem projektu, które można zatem bezpośrednio zaksięgować dla tego projektu. Oprócz wydatków bezpośrednich poniesionych na realizację zadań inwestycyjnych kwalifikowalne są również poniżej wskazane wydatki bezpośrednie, jeżeli spełniają kryteria podane w pkt. 2: a) koszty wynikające z umów zawartych przez beneficjenta w celu wdrożenia projektu, pod warunkiem, że ich zawarcie jest zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych oraz dokumentami programowymi np. koszty realizacji robót budowlanych lub zakupu sprzętu związane z realizacją projektu (z zastrzeżeniem zapisów załącznika nr 3 do niniejszego Regulaminu), koszty nadzoru inwestorskiego. b) koszt nowego sprzętu (o którym mowa w ust. a) pod warunkiem, że jest on amortyzowany zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości obowiązującymi beneficjenta i zasadami ogólnie przyjętymi dla przedmiotów tego samego rodzaju. Tylko ta część amortyzacji, która odpowiada okresowi trwania projektu oraz rzeczywistemu zużyciu do celów projektu może być brana pod uwagę przez Operatora Programu. Od ogólnej zasady istnieje możliwość zastosowania wyjątku. Beneficjenci, wobec których zastosowano wyjątek w odniesieniu do jakiegokolwiek sprzętu (sprzęt wyłączony): będą właścicielami sprzętu, którego dotyczy wyjątek, przez okres co najmniej 5 lat od momentu zakończenia projektu oraz będą użytkowali przedmiotowy sprzęt na rzecz realizacji ogólnych celów projektu przez ten sam okres; ubezpieczą sprzęt, którego dotyczy wyjątek, na wypadek pożaru, kradzieży i innych nieprzewidzianych wypadków zarówno podczas realizacji projektu jak i przez okres 5 lat od zakończenia projektu; oraz ustanowią oddzielną pulę środków na utrzymanie sprzętu, którego dotyczy wyjątek, przez okres co najmniej 5 lat od czasu zakończenia projektu. Oddzielna pula środków niezbędna do spełnienia tego warunku będzie określona w umowie w sprawie projektu. Operator Programu może zwolnić beneficjenta z ww. obowiązków, w odniesieniu do każdego indywidualnie wskazanego sprzętu, którego dotyczy wyjątek, w sytuacji gdy Operator Programu ma pewność, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, że użytkowanie sprzętu do celów ogólnych projektu, tj. rezultatów programu, po jego zakończeniu nie wywołuje żadnych korzyści ekonomicznych. Ponadto lista wyłączonego sprzętu dla projektu będzie zatwierdzana na etapie umowy w sprawie projektu. Całkowity koszt zakupu nowego sprzętu jest kwalifikowalny pod warunkiem, że sprzęt ów stanowi nieodłączną i niezbędną część projektu i ma zasadnicze znaczenie dla osiągnięcia rezultatu projektu. c) koszty dostaw, pod warunkiem, że są one możliwe do zidentyfikowania i przypisane do projektu; d) koszty informacji i promocji projektu w tym wydatki związanie z upowszechnianiem informacji o realizacji projektu partnerskiego i informacji o tym, że projekt jest współfinansowany ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Kosztami kwalifikowanymi będą: utworzenie i prowadzenie stron internetowych, pozycjonowania w wyszukiwarkach, 4
koszty związane z przygotowaniem, wydaniem oraz dystrybucją materiałów informacyjnych i promocyjnych (np. podręczniki, albumy, plakaty, banery, broszury, artykuły, ulotki, naklejki etc.), inne materiały informacyjno-promocyjne, mające przede wszystkim wartość informacyjną wykorzystywane podczas spotkań/konferencji/warsztatów/ seminariów, etc., powielanie/kopiowanie materiałów informacyjno-promocyjnych, przygotowanie i opublikowanie ogłoszeń i innych materiałów informacyjnych w prasie oraz na bilbordach, przygotowanie i emisja ogłoszeń oraz innych materiałów informacyjnych w telewizji, radiu, prasie, mediach elektronicznych, tablice informacyjne, tablice pamiątkowe, spotkania informacyjne, konferencje, konferencje prasowe, organizacja oraz udział w przedsięwzięciach mających na celu prezentację oraz promowanie projektu, przygotowanie materiałów audiowizualnych, inne podobne wydatki związane z promocją. e) koszty zarządzania do których należą: koszty personelu przydzielonego do projektu, zawierające faktyczne wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowo wchodzące w skład wynagrodzenia, pod warunkiem, że są one zgodne ze standardowymi zasadami ustalania wynagrodzeń przez beneficjenta i partnera projektu. Odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu są kwalifikowalne w zakresie, w którym odnoszą się do kosztów działań, które nie byłyby przeprowadzone, gdyby nie podjęto się wdrażania danego projektu, wynagrodzenia pracowników, w tym składki na ubezpieczenia społeczne i inne koszty wchodzące w skład wynagrodzenia zgodnie z prawem pracy, w wysokości wynikającej z układu zbiorowego pracy, w wysokości wynikającej z układu zbiorowego pracy lub z regulaminu wynagradzania w danej jednostce bądź odpowiedniego aktu prawnego regulującego zasady wynagradzania, prace pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej - uwzględniając fakt, iż zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w sprawie kosztów zarządzania odpowiednie koszty wynagrodzeń pracowników są kwalifikowalne wyłącznie w zakresie, w którym odnoszą się do kosztów działań, które nie byłyby przeprowadzone, gdyby nie podjęto się wdrażania danego projektu, koszty podróży, diet, zakwaterowania dla personelu uczestniczącego w projekcie pod warunkiem, że są one zgodne ze zwyczajowymi praktykami beneficjenta i partnera projektu oraz nie przekraczają stawek krajowych. W przypadku podmiotów z Polski zostały one określonew Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. tłumaczenia oraz weryfikacja tłumaczeń, koszty związane z organizacją szkoleń, seminariów, warsztatów, konferencji oraz innych spotkań niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu w zakresie wskazanym w wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w sprawie kosztów zarządzania, 5
opłaty związane z zakładaniem i funkcjonowaniem rachunków bankowych wymaganych zgodnie z umową w sprawie projektu, w tym koszty przelewów przychodzących i wychodzących, koszty zakupu sprzętu informatycznego/ biurowego oraz oprogramowania i licencji związanych z realizacją projektu jeżeli pracownik wykonuje zadania na rzecz projektu przez co najmniej 50 % swojego czasu pracy. Wydatki na zakup sprzętu i wyposażenia dla pracowników, którzy wykonują zadania na rzecz projektu w mniejszym zakresie niż 50% czasu pracy, są kwalifikowalne tylko w takim stopniu (proporcjonalnie), w jakim pracownik wykonuje zadania na rzecz projektu, koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z bezpośrednią obsługą administracyjną projektu (jeśli nie zostały włączone do kosztów pośrednich), inne uzasadnione koszty związane obsługą administracyjną projektu (jeśli nie zostały włączone do kosztów pośrednich) tj m.in.: koszty utrzymania powierzchni biurowych, opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich. W ramach wynagrodzenia pracowników za wydatki kwalifikowalne uznaje się: wynagrodzenie zasadnicze, nagrody i premie przewidziane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji bądź odpowiednim akcie prawnym regulującym zasady wynagradzania za pracę pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej, dodatek za staż pracy, dodatek funkcyjny, dodatek za stopień służbowy, wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę, składki potrącane z wynagrodzenia netto pracownika, płatny urlop szkoleniowy (finansowany proporcjonalnie do wysokości wynagrodzenia finansowego w ramach kosztów zarządzania, jeśli tematyka szkolenia dotyczyła kwestii związanych z projektem), ekwiwalent za niewykorzystany urlop (finansowany proporcjonalnie do wysokości wynagrodzenia finansowego w ramach kosztów zarządzania), dodatkowe wynagrodzenie roczne (jeśli dotyczy), za okres przepracowany na rzecz projektu oraz w odpowiedniej proporcji, odpłatność pracodawcy z tytułu: składek na ubezpieczenie społeczne (składka emerytalna, rentowa, wypadkowa), składek na Fundusz Pracy, składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Kwalifikowalność wydatków w ramach kosztów zarządzania uzależniona jest od specyfiki danego projektu. Wydatki w ramach kosztów zarządzania winny być realizowane w sposób celowy i oszczędny poprze uzyskiwanie najlepszych efektów z danych nakładów. Co do zasady, wydatki winny być realizowane w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych z lub odpowiednio zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 6
2004 r. Prawo zamówień publicznych, w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. 4.2. Pośrednie koszty projektu (koszty ogólne) Koszty pośrednie to wszystkie kwalifikowalne koszty, które nie mogą być jasno wskazane przez beneficjenta i/lub partnera projektu, jako bezpośrednio związane z projektem, ale które można wskazać i uzasadnić w ramach systemu rachunkowości, jako poniesione bezpośrednio w związku z bezpośrednimi kosztami kwalifikowalnych projektu. Nie mogą one obejmować żadnych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych. Do kosztów pośrednich można zaliczyć m.in.: koszt zatrudnienia personelu nie zaangażowanego bezpośrednio w projekt np. wynagrodzenia personelu obsługowego projektu (obsługa kadrowa, księgowa, administracyjna; koszty funkcjonowania biura tj. prąd, gaz, ogrzewanie, woda, sprzątanie, akcesoria biurowe, czynsz, najem, podatek od nieruchomości, opłaty administracyjne, akcesoria/przybory toaletowe inne opłaty związane z eksploatacją lokalu wg obwiązującej stawki; koszty administracyjne tj. telefon, fax, internet, poczta elektroniczna, usługi pocztowe, telegraficzne, kurierskie, powielanie, materiały biurowe, artykuły piśmiennicze i akcesoria związane z działaniami na rzecz projektu, zakup sprzętu informatycznego, biurowego oraz oprogramowania i licencji związanych z realizacją projektu; inne koszty administracyjne absolutnie niezbędne do zakończenia realizacji projektu, np. koszty pracy współpracowników wspomagających (np. zatrudnionych na umowę zlecenie lub o dzieło na czas określony do konkretnych prac pomocniczych) i głównej kadry zarządzającej niezwiązanej bezpośrednio z wdrażaniem projektu; powszechnie używane środki trwałe. Koszty pośrednie ponoszone w ramach projektów mogą opierać się na ryczałcie wynoszącym do 20% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych nie uwzględniających wydatków ponoszonych w związku z przekazaniem niektórych zadań do wykonania na zewnątrz (np. budowy, szkolenia), ponadto zostaną szczegółowo określone w umowie w sprawie projektu. Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w sprawie kosztów zarządzania regulują rozdział kosztów pośrednich i bezpośrednich zatrudnionych w projekcie pracowników. Charakter zadań powierzonych do wykonania osobom zatrudnionym w projekcie oraz czas poświęcony na ich wykonanie oraz mają istotny wpływ na to czy koszt wynagrodzenia danego pracownika będzie kosztem bezpośrednim czy pośrednim. W przypadku gdy pracownik zatrudniony jest w jednostce na pełen etat, wykonuje zadania na rzecz projektu przy wykorzystaniu części etatu opis stanowiska pracy/zakres obowiązków tej osoby winien wskazywać jaka część etatu (lub procentowo) przypisana została do sfinansowania w ramach kosztów zarządzania projektu. Wówczas wynagrodzenie danego pracownika winno być finansowane proporcjonalnie do czasu jaki przypisano na realizację zadań na rzecz projektu. Ponadto, regulamin organizacyjny jednostki zaangażowanej w proces wdrażania i realizacji projektu winien określać zadania jakie wykonuje instytucja w związku z realizacją projektu. Zadania wskazane w regulaminie winny wpisywać się bezpośrednio w zakresy obowiązków osób (opisy stanowisk) których wynagrodzenie finansowane jest w ramach kosztów zarządzania. 7
Szczegółowa metodologia kalkulacji kosztów pośrednich stanowi załącznik do wniosku aplikacyjnego. 5. Koszty niekwalifikowalne Poniższe wydatki nie są uznawane za kwalifikowalne: wydatki niezwiązane z celami projektu; odsetki od zadłużenia, obsługa zadłużenia i opłaty za opóźnienie płatności; opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów związanych z rachunkami wymaganymi przez Operatora Programu lub obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałożonych przez umowę w sprawie programu; rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania; VAT podlegający zwrotowi; koszty pokryte z innych źródeł; grzywny, kary i koszty postępowania sądowego; wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności oraz wydatki niepotrzebne lub nierozważne; następujące składki wynagrodzeń: świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, odprawy emerytalno-rentowe, nagrody jubileuszowe, zasiłek chorobowy, zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny), zasiłki finansowane przez ZUS (np. zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, opiekuńczy wyrównawczy), koszty badań wstępnych oraz kontrolnych, dopłata do okularów, koszty usług zdrowotnych; koszty zawierania umów cywilnoprawnych na realizację zadań w ramach projektu z osobami, których wynagrodzenie jest finansowane w ramach kosztów zarządzania i/lub osobami, których zakresy obowiązków/opisy stanowisk obejmują zadania związane z wdrażaniem i realizacją projektu; koszty związane z przygotowaniem inwestycji to znaczy koszty opracowania: audytu efektywności ekologicznej, dokumentacji technicznej (w tym projektu budowlanego; przedmiotowe nie dotyczy budynków uznanych za wzorcowe), koszty materiałów eksploatacyjnych. 6. Okres kwalifikowalności wydatków Szczegółowe ramy kwalifikowalności wydatków dla poszczególnych projektów zostaną indywidualnie określone w umowie w sprawie projektu podpisanej pomiędzy Beneficjentem a Operatorem, przy czym początkowym dniem okresu kwalifikowalności jest data podjęcia decyzji o dofinansowaniu projektu przez Komitet ds. wyboru projektów a końcowa data kwalifikowalności nie może być późniejsza niż 30 kwietnia 2016 r. 8