Zarządzenie Nr 973/OU/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31.12.2015 r. w sprawie wprowadzenia zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. Na podstawie art.33 ust.3 i ust 5 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2015 r. poz.1515, z poźn. zm.) w związku z art. 68 i art.69 ust. 1 pkt. 2, ust.3, ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. z 2013 poz. 885, z poźn. zm. ) zarządzam, co następuje: 1. 1. Ustalam zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Słupsku, zwane dalej Zasadami kontroli zarządczej, w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia. 2. Kontrola zarządcza w Mieście funkcjonuje na dwóch poziomach: 1) jednostki, której funkcjonowanie organizują kierownicy tych jednostek, w tym na poziomie Urzędu Miejskiego w Słupsku, kierowanym przez Prezydenta Miasta Słupska (I poziom); 2) Miasta Słupska jako jednostki samorządu terytorialnego (II poziom). 3. Prezydent Miasta wykonuje kontrolę zarządczą przy pomocy Zastępców Prezydenta, Skarbnika, Sekretarza i dyrektorów wydziałów, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań. 4. Zasady kontroli zarządczej określa Prezydent Miasta Słupska, który ocenia także jej funkcjonowanie. 2. 1. Zobowiązuję dyrektorów wydziałów, kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach Urzędu Miejskiego w Słupsku i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta do: 1) zapoznania podległych pracowników ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartymi w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84), wytycznymi określonymi w komunikacie nr 3 Ministerstwa Finansów z dnia 16 lutego 2011r. (Dz.Urz. MF nr 2 poz.11), komunikacie Nr 6 Ministerstwa Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. (D.Urz. MF poz. 56) oraz z treścią niniejszego zarządzenia, 2) zapewnienia realizacji niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuję kierowników jednostek organizacyjnych Miasta Słupska do: 1) zorganizowania i zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w tych jednostkach, uwzględniającego specyfikę i charakter jednostki; 2) składania do merytorycznego wydziału do końca stycznia każdego roku, informacji o sposobie funkcjonowania kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki, według wzoru zawartego w załączniku nr 6 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku.
3. Zobowiązuję dyrektorów wydziałów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach Urzędu Miejskiego w Słupsku do: 1) składania do końca lutego każdego roku do Koordynatora kontroli zarządczej informacji o sposobie funkcjonowania kontroli zarządczej w wydziale oraz jednostkach organizacyjnych Miasta (zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym) za rok poprzedni, według wzoru zawartego w załączniku nr 6 do Zasad kontroli zarządczej; 2) informacja winna zawierać akceptację resortowych Zastępców Prezydenta, Skarbnika, Sekretarza. 1. Powołuję Sekretarza Miasta na Koordynatora kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. 3. 2.Koordynator kontroli zarządczej w moim imieniu sprawuje nadzór nad właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej. 3. Zobowiązuję Koordynatora Kontroli Zarządczej do przygotowania do końca marca każdego roku do mojej akceptacji projektu Oceny stanu kontroli zarządczej za rok poprzedni według wzoru zawartego w załączniku nr 7 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. 4. Uchylam Zarządzenie Nr 1319/OK/2013 Prezydenta Miasta Słupska z dnia z dnia 31 grudnia 2013 roku w sprawie wprowadzenia zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. Powierzam wykonanie niniejszego zarządzenia Sekretarzowi Miasta Słupska. 5. 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 4 stycznia 2016 r. PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Robert Biedroń
Uzasadnienie: zmiany w Zarządzeniu Nr 1319/OK/2014 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 grudnia 2013 roku w sprawie wprowadzenia zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Słupsku spowodowane są: reorganizacją Urzędu, nastąpiła zmiana nazw Wydziałów i ich kompetencji, zmianą zapisów dotyczących terminu wykonywania identyfikacji samooceny wg wzoru Kwestionariusza samooceny, która ma być sporządzona do końca danego roku na druku stanowiącym załącznik nr 5 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku, wykreślenia procedur i auditu Zintegrowanego Systemu Zarządzania w związku z rezygnacją z certyfikacji zewnętrznej Zintegrowanego Systemu Zarządzania, zmianą zapisów dotyczących identyfikacji ryzyk w 18 punkcie 3 należy określić od 3 do 5 zadań lub 7 w przypadku realizowania nowych zadań (słowo ryzyka zastąpione zostało słowem zadań ).
Załącznik do Zarządzenia Nr 973 / OU/ 2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 grudnia 2 015 r. Zasady kontroli zarządczej w Mieście Słupsku ROZDZIAŁ 1 Postanowienia ogólne 1. Kontrolę zarządczą w Mieście Słupsku, zwanym dalej Miastem, stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Miasta w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Kontrola zarządcza w Mieście obejmuje zarządzanie jednostką samorządu terytorialnego, zaś istotnym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowanie stopnia ich realizacji. 3. Ilekroć w treści Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku jest mowa o: 1) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Słupsku, 2) Prezydencie - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Słupska, 3) Koordynatorze kontroli zarządczej należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Słupska, 4) jednostkach organizacyjnych Miasta należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Miasta utworzone do realizacji zadań Miasta, 5) podmiotach nadzorowanych należy przez to rozumieć spółki z udziałem Miasta oraz inne podmioty w zakresie w jakim wykorzystują one majątek bądź środki Miasta, miejskie instytucje kultury, Samodzielny Miejski Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej i inne miejskie osoby prawne, 10) Regulaminie Organizacyjnym - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Słupsku, 11) Regulaminie wewnętrznym - należy przez to rozumieć Regulamin Wewnętrzny Wydziału Urzędu Miejskiego, 12) budżecie Miasta - należy przez to rozumieć budżet Miasta Słupska, 13) ryzyku należy przez to rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizacje założonych celów, 14) Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych należy przez to rozumieć Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarte w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) oraz wytycznymi określonymi w komunikacie nr 3 Ministerstwa Finansów z dnia 16 lutego 2011 (Dz. Urz. MF nr 2 poz.11), komunikacie Nr 6 Ministerstwa Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. (D.Urz. MF poz. 56).
4. 1. W ramach kontroli zarządczej w Mieście wyróżnia się w szczególności: 1) samokontrolę polegającą na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników Urzędu oraz pracowników jednostek organizacyjnych Miasta w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanych kompetencji; 2) kontrolę funkcjonalną, która wykonywana jest przez dyrektorów wydziałów, kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach w Urzędzie oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta. Obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach obowiązków ; 3) kontrolę instytucjonalną, którą w Urzędzie wykonuje Zespół Audytu i Kontroli na podstawie rocznego planu kontroli oraz kontroli doraźnych zlecony przez Prezydenta; 4) nadzór sprawowany przez: a) Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Skarbnika, Sekretarza oraz osoby pełniące funkcje kierownicze, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań, b) wydziały Urzędu wykonujące zadania w zakresie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Miasta oraz podmiotami nadzorowanymi; nadzór nad spółkami prawa handlowego z udziałem Miasta jest sprawowany w formie nadzoru właścicielskiego zgodnie z zarządzeniem Nr 881/BPM/15 Prezydenta Miasta Słupska z 2 grudnia 2015 r. 5) kontrolę finansową prowadzoną przez Skarbnika Miasta, osoby przez niego upoważnione oraz służby finansowe Urzędu; 6) kontrolę zewnętrzną sprawowaną przez: a) Zespół Audytu i Kontroli w odniesieniu do jednostek organizacyjnych Miasta oraz podmiotów nadzorowanych, b) wydziały Urzędu zgodnie z podziałem zadań i kompetencji, w jednostkach organizacyjnych Miasta oraz w podmiotach nadzorowanych, c) organy kontroli zewnętrznej, d) zespoły powoływane doraźnie przez Prezydenta w odniesieniu do jednostek organizacyjnych Miasta oraz podmiotów nadzorowanych. 2. Kontrola zarządcza podlega ocenie wykonywanej przez audyt wewnętrzny. 3. Audyt wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę kontroli zarządczej i czynności doradcze. ROZDZIAŁ 2 Cel i zakres kontroli zarządczej 1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 5.
3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 2. Szczegółową charakterystykę celów kontroli zarządczej w Mieście przedstawia załącznik nr 1 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. 6. Elementami systemu kontroli zarządczej są w szczególności: 1) ustawy, rozporządzenia, uchwały Rady Miejskiej, zarządzenia Prezydenta Miasta, okólniki, 2) ustalenie misji Miasta, celów i zadań strategicznych w ramach poszczególnych zadań oraz zadań wspomagających osiągnięcie celów strategicznych, 3) budżet Miasta, 4) procedury, instrukcje, upoważnienia, pełnomocnictwa, polecenia służbowe, zakresy czynności i obowiązki pracowników, 5) zarządzanie ryzykiem przez dyrektorów wydziałów, kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta (identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, podejmowanie działań zapobiegających występowaniu ryzyka). ROZDZIAŁ 3 Standardy kontroli zarządczej 7. 1. Ogólne wskazówki dotyczące zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście stanowią Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. 2. Standardy dzielą się na pięć grup odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, 5) monitorowanie i ocena. 8. Środowisko wewnętrzne 1. Środowisko wewnętrzne obejmuje: 1) Przestrzeganie wartości etycznych - kadra zarządzająca oraz pracownicy Urzędu zobowiązani są przy wykonywaniu powierzonych im zadań do przestrzegania wartości etycznych określonych w Kodeksie etyki pracowników Urzędu. 2) Kompetencje zawodowe kadra zarządzająca i pracownicy Urzędu są zobowiązani do stałego pogłębiania wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego i efektywnego wykonywania zadań na danym stanowisku, m.in. poprzez samokształcenie, szkolenia i dokształcanie w ramach
studiów podyplomowych. W celu realizacji przepisów ustawy o pracownikach samorządowych dotyczących zatrudniania pracowników oraz w celu zapewnienia wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy w Urzędzie, wprowadzono procedurę zatrudniania określoną zarządzeniem Prezydenta w sprawie ustalenia procedury naboru na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze oraz wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie. Ponadto pracownicy zatrudnieni po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym w tym na stanowisku kierowniczym przechodzą przygotowanie teoretyczne i praktyczne w ramach służby przygotowawczej. Sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu reguluje odrębne zarządzenie Prezydenta. 3) Strukturę organizacyjną w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Miasta regulują: a) zarządzenie Prezydenta w sprawie Regulaminu Organizacyjnego, który określa w szczególności organizację i zasady funkcjonowania Urzędu, b) zarządzenie Prezydenta w sprawie Regulaminów Wewnętrznych Wydziałów Urzędu, które określają zadania oraz strukturę organizacyjną wydziałów. c) Uchwały Rady Miejskiej powołujące jednostki organizacyjne Miasta oraz nadające statuty tym jednostkom, Prezydent zatwierdza strukturę organizacyjną oraz zakres zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Miasta. 4) Delegowanie uprawnień zakresy obowiązków, uprawnień i kompetencji osób zarządzających i pracowników Urzędu zostały określone pisemnie i podlegają zmianom stosownie do stanu faktycznego. Zadania Prezydenta zostały określone w przepisach prawa powszechnie obowiązujących oraz Statucie Miasta Słupska. W Urzędzie uregulowano podział zadań i kompetencji oraz prowadzenie określonych spraw Miasta w imieniu Prezydenta pomiędzy Zastępcami Prezydenta, Skarbnikiem i Sekretarzem. Zakres zadań i obowiązków dyrektorów wydziałów Urzędu określono w Regulaminie Organizacyjnym. Obowiązki i uprawnienia pracowników Urzędu określone są w indywidualnych zakresach czynności (przyjętych i potwierdzonych podpisem pracownika). Zakres delegowanych uprawnień dla kierownictwa i pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Miasta wynika z pełnomocnictw i upoważnień Prezydenta. Pełnomocnictwa i upoważnienia podlegają bieżącej aktualizacji. Cele i zarządzanie ryzykiem 9. 1. Misje, cele strategiczne oraz zasady ich aktualizacji i związane z nimi ryzyka zawarte są odpowiednio w Strategii Rozwoju Miasta Słupska, Wieloletnim Programie Inwestycyjnym, Wieloletniej Prognozie Finansowej. 2. Zadania nie stanowiące priorytetów rozwoju Miasta (zadania operacyjne) są realizowane przez osoby zarządzające, pracowników Urzędu oraz pracowników jednostek organizacyjnych Miasta w stopniu odpowiadającym ustawowemu obowiązkowi realizowania zadań samorządu terytorialnego z wykorzystaniem narzędzi i zasad bieżącego zarządzania operacyjnego. 10. 1.Projekt budżetu Miasta przygotowywany jest zgodnie prawnymi. z obowiązującymi przepisami 2. Za realizacje budżetu odpowiadają dyrektorzy wydziałów, pracownicy na samodzielnych stanowiskach jak i dyrektorzy jednostek organizacyjnych Miasta.
11. Do 31 marca każdego roku Prezydent przygotowuje sprawozdanie z wykonania budżetu za poprzedni rok budżetowy zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 12. 1. Dyrektorzy wydziałów, pracownicy na samodzielnych stanowiskach oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Miasta są odpowiedzialni za: 1) realizację zadań Wydziału oraz jednostki organizacyjnej Miasta w sposób spójny z misją oraz celami strategicznymi i operacyjnymi Miasta, a także za realizację budżetu jednostkowego ujętego w budżecie Miasta, 2) prawidłową realizację zadań operacyjnych nie stanowiących priorytetów rozwoju Miasta w stopniu odpowiadającym ustawowemu obowiązkowi realizowania zadań samorządu terytorialnego. 2. Zastępcy Prezydenta, Sekretarz i Skarbnik są obowiązani do zapoznania podległych dyrektorów wydziałów i pracowników na samodzielnych stanowiskach oraz kierowników nadzorowanych jednostek organizacyjnych Miasta z misją, celami strategicznymi Miasta i operacyjnymi oraz i budżetem jednostkowym danego wydziału lub jednostki organizacyjnej Miasta. 3. Dyrektorzy wydziałów są obowiązani do zapoznania podległych pracowników z misją, celami strategicznymi Miasta i operacyjnymi Wydziału oraz budżetem jednostkowym danego wydziału. 4. Kierownicy jednostek organizacyjnych Miasta są obowiązani do zapoznania podległych pracowników z misją, celami strategicznymi Miasta i operacyjnymi jednostki oraz budżetem jednostkowym jednostki. 5. Pracownicy Urzędu oraz pracownicy jednostek organizacyjnych Miasta obowiązani są do zapoznania się: 1) z misją Miasta, 2) z celami i zadaniami, realizowanymi w ramach działalności Miasta (cele strategiczne i operacyjne, wynikające z ustawowych zadań Miasta jako gminy i powiatu i ujęte w Strategii Rozwoju Miasta Słupska, Wieloletnim Programie Inwestycyjnym i Wieloletniej Prognozie Finansowej). Proces zarządzania ryzykiem obejmuje: 1) identyfikację ryzyk, 2) ocenę ryzyk, 3) ustalenie akceptowalnego poziomu ryzyk, 4) reakcję na ryzyka, 5) monitorowanie ryzyk. 13. 14. 1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego realizacji poszczególnych celów strategicznych i operacyjnych Miasta oraz pozostałych działań nie stanowiących priorytetów rozwoju Miasta:
1) identyfikacja ryzyka celów strategicznych wykonywana jest na podstawie Strategii Rozwoju Miasta Słupska, Wieloletniego Programu Inwestycyjnego, Wieloletniej Prognozy Finansowej oraz budżetu Miasta, 2) identyfikacja ryzyka zadań operacyjnych wykonywana jest na podstawie Regulaminu Wewnętrznego merytorycznego Wydziału oraz Regulaminów jednostek organizacyjnych Miasta, 3) identyfikacja ryzyka realizacji projektu wykonywana jest na podstawie wytycznych do projektu lub w przypadku ich braku identyfikacji ryzyka zatwierdzonego przez dyrektora merytorycznego wydziału. 2. Podczas identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja. Ustala się następujące kategorie ryzyka: 1) ryzyko finansowe, 2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich, 3) ryzyko działalności, 4) ryzyko zewnętrzne. 3. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii przedstawia tabela stanowiąca załącznik nr 2 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. 15. 1. Ocena zidentyfikowanych ryzyk polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, a następnie ustaleniu jego istotności. 2. Ustalenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanego stopnia konsekwencji zagrożeń dla realizacji celów i działań określonych w 9 w przypadku wystąpienia zdarzenia objętego ryzykiem. 3. Do ustalenia wpływu ryzyka używana jest następująca skala ocen: 1) wysoki 3 punkty, 2) średni 2 punkty, 3) niski 1 punkt. 4. Ustalenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu możliwości wystąpienia danego zdarzenia narażonego na ryzyko. 5. Do ustalenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka używana jest następująca skala ocen: 1) wysokie 3 punkty, 2) średnie 2 punkty, 3) niskie 1 punkt. 6.Zasady ustalania wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka określone są w załączniku nr 3 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. 7. W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, ustalany jest poziom istotności ryzyka. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: 1) ryzyko poważne, tj. ryzyko którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na realizację celu lub działania wynosi 6 lub 9 punktów,
2) ryzyko umiarkowane, tj. ryzyko którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na realizację celu lub działania wynosi 2 lub 3 lub 4 punkty, 3) ryzyko nieznaczne, tj. ryzyko którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na realizację celu lub działania wynosi 1 punkt. 8. Oceny dokonuje się wg wzoru Rejestru ryzyka stanowiącego załącznik nr 4 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. 16. 1. Ryzykiem akceptowalnym jest ryzyko nieznaczne i umiarkowane. Natomiast ryzyko poważne przekracza akceptowalny poziom. 2. Ryzyko przekraczające akceptowalny poziom ryzyka wymaga podjęcia decyzji, czy pozostanie na przekraczającym poziomie oraz czy podjęte zostaną działania ograniczające je do poziomu akceptowanego tj. zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia (przeciwdziałania ryzyku). 17. 1. Metodami reakcji na wystąpienie ryzyka są: 1) akceptowanie (tolerowanie), 2) przeniesienie ryzyka przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu, 3) przeciwdziałanie ryzyku zastosowanie mechanizmów kontroli wewnętrznej. 2. W celu określenia metody reakcji na wystąpienie ryzyka należy przeanalizować: 1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń, 2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka, 3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań. I. Identyfikacja ryzyk. 18. 1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody reakcji na wystąpienie ryzyka w odniesieniu do zadań strategicznych, operacyjnych, zadań jednostki organizacyjnej Miasta oraz projektów dokonują: 1) dyrektorzy wydziałów, pracownicy na samodzielnych stanowiskach Urzędu stosownie do kompetencji określonych w Regulaminach Wewnętrznych lub w zakresach czynności, 2) dyrektorzy jednostek organizacyjnych Miasta stosownie do regulaminu jednostki organizacyjnej Miasta. 2. W identyfikacji i analizie ryzyka, o której mowa w ust. 1, wydziały Urzędu powinny uwzględnić ryzyka występujące w nadzorowanych przez nie jednostkach organizacyjnych Miasta. 3. Identyfikacji ryzyk należy dokonać w oparciu o najważniejsze zadania, natomiast pozostałe ryzyka monitorować podczas bieżącej pracy. Należy określić od 3 do 5 zadań lub do 7 w przypadku realizowania nowych zadań. 4. Identyfikacja ryzyk winna być sporządzona na dany rok na druku stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 4 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku do końca marca każdego roku.
5. Rejestr ryzyk winien być prowadzony odrębnie dla zadań strategicznych i operacyjnych. 6. Zapisy w Rejestrze ryzyk powinny zawierać akceptację resortowych zastępców Prezydenta, Skarbnika, Sekretarza. II. Sprawozdawczość z zarządzania ryzykami. 1. Zobowiązuję kierowników jednostek organizacyjnych Miasta do składania dyrektorowi wydziału merytorycznego do końca stycznia każdego roku Rejestrów ryzyk za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki, według wzoru zawartego w załączniku nr 4 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. 2. Zidentyfikowane i ocenione ryzyka oraz określone i zastosowane metody reakcji na wystąpienie ryzyka, o których mowa w ust. 1, w odniesieniu do najważniejszych zadań, dyrektorzy wydziałów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach Urzędu przekazują Koordynatorowi kontroli zarządczej w zakresie zadań operacyjnych i strategicznych do końca lutego każdego roku, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku. 3. Rejestr ryzyk winien być prowadzony odrębnie do zadań strategicznych i operacyjnych. 19. Koordynator kontroli zarządczej do końca marca każdego roku przedstawia Prezydentowi raport z zarządzania ryzykiem (zidentyfikowane i ocenione ryzyka oraz określone i zastosowane metody reakcji na wystąpienie ryzyka, o których mowa w 18). Raport stanowi załącznik do Oceny stanu kontroli zarządczej. 20. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowalnego poziomu są na bieżąco monitorowane przez: 1) Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Skarbnika oraz Sekretarza w ramach bieżącego zarządzania Urzędem, 2) dyrektorów wydziałów, pracowników na samodzielnych stanowiskach, kierowników projektów oraz kierowników jednostek, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczenia. Mechanizmy kontroli 21. 1. W Urzędzie obowiązuje zasada dokumentowania systemu kontroli zarządczej. 2. Zarządzenia, pełnomocnictwa i upoważnienia Prezydenta, a także procedury, wytyczne i regulaminy wewnętrzne oraz zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników Urzędu określa się w formie pisemnej. Zbiór i rejestry zarządzeń oraz pełnomocnictw i upoważnień Prezydenta prowadzi Wydział Organizacji Urzędu.
22. 1. W Mieście prowadzony jest nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 2. Nadzór, rozumiany jako istotny mechanizm kontroli zarządczej, który zakłada istnienie właściwego przywództwa kierownictwa i kontroli hierarchicznej na wszystkich etapach działalności, prowadzony jest w Urzędzie przez: 1) Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta oraz Skarbnika i Sekretarza zgodnie z podziałem kompetencji i zadań, 2) dyrektorów wydziałów i kierowników referatów Urzędu Miejskiego oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy, którzy sprawują nadzór kierowniczy w zakresie określonym w Regulaminie Wewnętrznym lub wynikającym z realizacji zadań, 3) wydziały Urzędu wykonujące zadania z zakresu nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Miasta i podmiotami nadzorowanymi. 3. Nadzór realizowany jest w szczególności poprzez: 1) monitorowanie działań podejmowanych przez podległych pracowników oraz jednostki organizacyjne Miasta, w tym realizację celów i zadań, o których mowa w 9, 2) weryfikację dokumentów przedkładanych przez podległych pracowników i jednostki organizacyjne Miasta oraz podmioty nadzorowane, 3) udzielanie pracownikom i jednostkom organizacyjnym Miasta oraz podmiotom nadzorowanym instruktażu i wyjaśnień, 4) przeprowadzanie kontroli instytucjonalnych w wydziałach, jednostkach organizacyjnych Miasta oraz podmiotach nadzorowanych, 5) przeprowadzanie kontroli bieżącej dokumentów lub stopnia realizacji zadań przez podległych pracowników, jednostki organizacyjne Miasta oraz podmioty nadzorowane, 6) organizowanie spotkań i posiedzeń w celu rozwiązywania bieżących problemów, 7) wydawanie, w razie stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu podległych pracowników Urzędu, jednostek organizacyjnych Miasta oraz podmiotów nadzorowanych, wiążących poleceń mających na celu ich usunięcie. 23. 1. W ramach standardu ciągłości działalności w Urzędzie wdrożono mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości pracy całego Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem wszystkich systemów informatycznych, m.in.: 1) w celu ochrony prawidłowej pracy urządzeń komputerowych systemu informatycznego Urzędu (np. serwery, komputery, drukarki, urządzenia peryferyjne), na wypadek awarii zasilania elektrycznego, zainstalowano urządzenie podtrzymujące napięcie (UPS), 2) cześć serwerów i urządzeń aktywnych sieci o krytycznym znaczeniu pracuje w systemie klastrowym, jest zdublowana i w razie wystąpienia awarii jednego serwera lub urządzenia, automatycznie przełącza się na drugie, 3) zastosowano wielopoziomowe systemy wykonywania kopii zapasowych w tym kopii wykonywanych na serwerach w innym budynku niż serwery zasadnicze. 2. Plany awaryjne i inne zabezpieczenia dla kluczowych działalności Urzędu, opracowane zostały na podstawie analizy ryzyka i są testowane przynajmniej raz do roku i aktualizowane w razie potrzeby.
24. 1. W Urzędzie wdrożono mechanizmy i procedury gwarantujące ochronę zasobów majątkowych, finansowych i informatycznych, przetwarzanych i przechowywanych danych oraz informacji i dokumentów objętych klauzulami niejawności oraz wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Szczegółowe zasady i tryb ochrony ww. zasobów regulują: Polityka Bezpieczeństwa Informacji Urzędu, Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego obiektu przy Pl. Zwycięstwa 1 i 3, a także Plan ochrony informacji niejawnych w Urzędzie. 3. Podstawowe mechanizmy ochrony zasobów Urzędu obejmują: 1) nadzorowanie dostępu do budynku Urzędu i jego pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem pomieszczeń serwerowni, Kancelarii niejawnej oraz archiwum zakładowego, Urzędu Stanu Cywilnego, Wydziału - Centrum Obsługi Mieszkańców, 2) monitorowanie wszystkich wejść do budynku oraz pomieszczeń o szczególnym znaczeniu za pomocą systemu telewizji przemysłowej, 3) zainstalowanie w wybranych pomieszczeniach Urzędu alarmów, 4) określenie prawa pobierania klucza do określonych pomieszczeń oraz ustalenie osób, które mają prawo przebywania w budynku Urzędu po godzinach pracy, 5) ograniczenie (do upoważnionych osób) dostępu do określonych zasobów, w tym kontrolowanie i rejestrowanie dostępu do urządzeń IT i serwerowni Urzędu oraz Kancelarii niejawnej (fizyczny dostęp do pomieszczeń, w których eksploatowane są systemy informatyczne chronią odpowiednio do wagi zagrożeń: zamykane drzwi, zakratowane okna pomieszczeń na parterze, alarmy, szafy na akta, system monitorowanego dostępu do pomieszczeń, system kontroli wejścia do pomieszczeń), 6) wejście do pomieszczenia serwerowni jest chronione przez system monitoringu, drzwi oraz niezależny alarm przy wejściu, 7) zainstalowanie w pomieszczeniach o szczególnym znaczeniu detektorów ognia, dymu i podwyższonej temperatury, wody (w archiwum), 8) zabezpieczenie okien w pomieszczeniach znajdujących się na parterze budynku kratami, niezależnie od innych zabezpieczeń, mechanicznych i elektronicznych, 9) zlokalizowanie Kancelarii niejawnej, urządzeń IT oraz serwerowni z dala od miejsc narażonych na zalanie lub powódź, 10) przechowywanie bieżących kartotek papierowych w szafach zamykanych na klucz, w pomieszczeniach, w których odbywa się praca, 11) przechowywanie archiwalnych dokumentów papierowych w regałach metalowych lub drewnianych w pomieszczeniach archiwów, które są zamykane i plombowane, 12) przechowywanie kartotek papierowych dotyczących ewidencji ludności w zamykanych szafach. 25. 1. W ramach standardu mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych w Urzędzie, wprowadzona została Zarządzeniem Prezydenta, Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym, regulująca m.in. zasady ochrony danych zawartych w systemie informatycznym Urzędu, sposób zabezpieczenia i zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych, zabezpieczenia organizacyjne i techniczne oraz zasady monitorowania zabezpieczeń.
2. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych w Urzędzie, obejmują w szczególności: 1) definiowanie użytkowników, grup użytkowników oraz haseł (zasady obowiązujące przy definiowaniu użytkowników i przydziału haseł określa procedura administrowania identyfikatorami i hasłami dostępu), 2) archiwizowanie danych na urządzeniach archiwizujących w serwerowni i przechowywanie ich wg zasad określonych w procedurze tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa, 3) zapisywanie wszystkich zbiorów informatycznych na dyskach komputerów głównych serwerów, 4) wprowadzenie w głównych serwerach systemu zapisu na macierzy dyskowej zwiększającej poprawność zapisu i bezpieczeństwo danych, 5) bieżącą ochronę przed wirusami serwerów i stacji roboczych za pomocą zainstalowanych programów kontrolujących zawartość zbiorów uruchamianych razem z komputerem, 6) bieżącą ochronę sieci przed atakiem z zewnątrz za pomocą zainstalowanych programów i urządzeń typu Firewall (UTM). 26. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w Urzędzie Miejskim określone są w Zarządzeniu Prezydenta w sprawie zasad polityki rachunkowości i obejmują głównie: 1. dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych na bieżąco, rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty, 2. zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez Prezydenta lub osoby przez niego upoważnione, 3. podział kluczowych obowiązków, 4. weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Informacja i komunikacja 27. 1. Grupa standardów informacja i komunikacja obejmuje: 1) informację bieżącą, 2) komunikację wewnętrzną, 3) komunikację zewnętrzną. 2. Zastępcy Prezydenta, Skarbnik i Sekretarz oraz dyrektorzy wydziałów i kierownicy referatów są zobowiązani do zapewnienia pracownikom Urzędu stałego dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Informacje te powinny być rzetelne i efektywne oraz przekazywane w odpowiednim czasie i formie. System komunikacji powinien zapewnić przepływ informacji pomiędzy przełożonym a pracownikiem i odwrotnie. 3. Zastępcy Prezydenta, Skarbnik i Sekretarz zobowiązani są do bieżącego przekazywania dyrektorom wydziałów i pracownikom na samodzielnych stanowiskach Urzędu informacji niezbędnych do realizacji zadań Miasta oraz informacji organizacyjnych i technicznych, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań. 4. Zastępcy Prezydenta, Skarbnik i Sekretarz określają sposób i formę komunikacji, w zależności od rangi informacji, mając na względzie jej efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez
odbiorców (narady kierownictwa Urzędu, spotkania, pisma okólne, przesyłanie komunikatów za pomocą sieci informatycznej i inne). 5. Dyrektorzy wydziałów i kierownicy referatów Urzędu oraz dyrektorzy jednostek organizacyjnych Miasta odpowiedzialni są za umożliwienie bieżącego i skutecznego dostępu podległym pracownikom do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, zgodnie z regulaminem wewnętrznym oraz regulaminem jednostki. 6. Dyrektorzy wydziałów i kierownicy referatów Urzędu określają sposób i formę komunikacji z pracownikami, biorąc pod uwagę specyfikę i strukturę wydziału oraz efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców (zakresy czynności, polecenia służbowe, spotkania robocze, warsztaty, rozmowy, korespondencja wewnętrzna, przesyłanie komunikatów za pomocą sieci informatycznej). 7. Pozyskiwanie i wymiana informacji z podmiotami zewnętrznymi odbywa się poprzez: 1) udział Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Skarbnika i Sekretarza oraz dyrektorów wydziałów, pracowników na samodzielnych stanowiskach Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta lub wyznaczonych przez nich pracowników w sesjach i komisjach Rady Miejskiej, 2) przyjmowanie interesantów, rozpatrywanie petycji, skarg i wniosków mieszkańców, 3) spotkania Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika oraz dyrektorów wydziałów Urzędu z kierownikami jednostek organizacyjnych Miasta, 4) korespondencję prowadzoną z podmiotami zewnętrznymi. 8. W Urzędzie funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej oraz z podmiotami zewnętrznymi: 1) korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna, 2) wewnętrzna poczta elektroniczna Intranet, 3) narady i spotkania z kierownictwem Urzędu oraz w ramach zespołów tematycznych. 9. Korespondencja wewnętrzna oraz zewnętrzna odbywa się zgodnie z trybem i zasadami podpisywania pism i obiegu dokumentów określonymi odrębnymi zarządzeniami Prezydenta. Monitorowanie i ocena 28. Monitorowanie - Prezydent, Zastępcy Prezydenta, Skarbnik i Sekretarz, dyrektorzy wydziałów, kierownicy referatów, pracownicy na samodzielnych stanowiskach Urzędu oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Miasta zobowiązani są do bieżącego monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, zgodnie z zakresem zadań i kompetencji określonym w regulaminie wewnętrznym lub regulaminie jednostki organizacyjnej Miasta. 29. 1. Ocena systemu kontroli zarządczej dokonywana jest przede wszystkim poprzez: 1) samoocenę, 2) nadzór, 3) audyt wewnętrzny, 4) kontrole wewnętrzne i zewnętrzne,
2. Samoocena dyrektorzy wydziałów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach Urzędu oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Miasta zobowiązani są do przeprowadzenia samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w wydziałach Urzędu oraz jednostkach organizacyjnych Miasta. 1) Identyfikacja samooceny wg wzoru Kwestionariusza samooceny winna być sporządzona za dany rok na druku stanowiącym załącznik nr 5 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku do końca danego roku. 2)Wynik samooceny, sporządzonej wg wzoru Kwestionariusza samooceny za poprzedni rok, stanowiącego załącznik nr 5 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku, powinien być przekazany przez : a) kierowników jednostek organizacyjnych Miasta, do końca stycznia każdego roku za rok poprzedni, dyrektorowi wydziału merytorycznego, b) dyrektorów wydziałów (wraz z samoocenami z jednostek) oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach Urzędu, do końca lutego każdego roku za rok poprzedni, Koordynatorowi kontroli zarządczej, c) Koordynator kontroli zarządczej, w terminie do końca marca każdego roku, przedstawia Prezydentowi sprawozdanie z samooceny kontroli zarządczej. 3. Kontrole wewnętrzne i zewnętrzne przeprowadzają: 1) wydziały Urzędu - w jednostkach organizacyjnych Miasta i podmiotach nadzorowanych, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji określonych w Regulaminie Organizacyjnym, 2) Zespół Audytu i Kontroli w Wydziałach Urzędu, jednostkach organizacyjnych Miasta i podmiotach nadzorowanych, 3) zespoły powoływane doraźnie w zakresie ustalonym przez Prezydenta, 4) organy kontroli zewnętrznej, przeprowadzane wg odrębnych przepisów. 5. Audyt wewnętrzny dokonuje niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Miasta. Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Miasta jest przeprowadzany przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych w Zespole Audytu i Kontroli. Dyrektor Zespołu Audytu i Kontroli sprawuje nadzór organizacyjny i proceduralny nad audytorami. 6. W jednostkach organizacyjnych Miasta może być przeprowadzany ponadto audyt wewnętrzny przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych w jednostce na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeżeli kierownicy tych jednostek podejmą decyzję o prowadzeniu audytu. 7. Systematyczna ocena kontroli zarządczej dokonywana jest przez audyt wewnętrzny poprzez: 1) uwzględnienie przez dyrektora Zespołu Audytu i Kontroli przy analizie ryzyka przeprowadzanej w celu przygotowania rocznego planu audytu wewnętrznego, priorytetów audytu wskazanych przez Prezydenta oraz zakresu jego odpowiedzialności za funkcjonowanie kontroli zarządczej w Mieście, 2) uwzględnienie przez audytora wewnętrznego, w programie zadania zapewniającego oceny systemu kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem w obszarze objętym zadaniem zapewniającym, 3) wskazanie przez audytora wewnętrznego, w sprawozdaniu z zadania zapewniającego, słabości kontroli zarządczej wraz z analizą ich przyczyn w obszarze ryzyka objętym zadaniem
zapewniającym, 4) wskazanie przez audytora wewnętrznego, w sprawozdaniu z zadania zapewniającego, skutków lub ryzyk wynikających ze stwierdzonych słabości kontroli zarządczej, 5) ujęcie w sprawozdaniu z przeprowadzonego zadania zapewniającego, opinii audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w obszarze ryzyka objętym zadaniem zapewniającym, 6) zawarcie przez dyrektora Zespołu Audytu i Kontroli, w sprawozdaniu z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego, zbiorczej informacji o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej. 8. Audytorzy wewnętrzni ponadto wspierają Prezydenta oraz Koordynatora kontroli zarządczej w zarządzaniu ryzykiem oraz ocenie systemu kontroli zarządczej poprzez czynności doradcze, z pominięciem takich czynności które prowadziłyby do przyjęcia przez audytorów obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką. 9. Szczegółowe procedury i zasady prowadzenia audytu wewnętrznego reguluje Karta audytu, Podręcznik procedur audytu wewnętrznego w Urzędzie oraz Program Zapewnienia i Poprawy Jakości, wprowadzone Zarządzeniem Prezydenta. 30. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Prezydenta w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta są informacje, w szczególności: 1) sprawozdanie Koordynatora Kontroli Zarządczej z zarządzania ryzykiem w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Miasta, 2) zbiorcza informacja Koordynatora Kontroli Zarządczej o sposobie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Miasta, 3) sprawozdanie Koordynatora Kontroli Zarządczej z samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Miasta, 4) sprawozdanie Skarbnika z wykonania budżetu Miasta, 5) sprawozdanie Dyrektora Zespołu Audytu i Kontroli z wykonania planu audytu oraz sprawozdania z zadań zapewniających przekazywane na bieżąco oraz z wykonania planu kontroli przeprowadzonych w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Miasta. PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Robert Biedroń
Lp. 1. Cel kontroli zarządczej (zapewnienie) Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 2. Skuteczność i efektywność działania 3. Wiarygodność sprawozdań Podstawa prawna art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych 4. Ochrona zasobów art. 68 ust. 2 pkt 4 ustawy o finansach publicznych 5. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania art. 68 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych Cele kontroli zarządczej. Czynności dla osiągnięcia celu Załącznik Nr 1 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku Analiza szczególnych celów i podstaw funkcjonowania, jakimi charakteryzuje się Urząd, na podstawie weryfikacji aktów prawnych ogólnie obowiązujących, aktów prawa międzynarodowego i stworzonych na ich podstawie aktów prawa miejscowego. Ocena wewnętrznych dokumentów normatywnych tj. zarządzeń, instrukcji, wytycznych, procedury poleceń służbowych opracowanych w Urzędzie. Ocena poziomu realizacji wykonywanych zadań (celów) w stosunku do minimalizacji kosztów ich osiągnięcia. Terminowość i zasadność wykonywanych zadań. Wdrażanie działań oszczędnościowych. Opracowanie systemu reagowania na stwierdzone nieprawidłowości. Weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych i porównanie ich z danymi prezentowanymi w sprawozdaniach finansowych i budżetowych. Ocena merytoryczna dokumentów źródłowych jako podstawy do sporządzenia wszelkiego rodzaju sprawozdań wynikających ze specyfiki danej jednostki. Klasyfikacja zasobów i ustalenie hierarchii ich ważności. Ocena systemu i elementów składowych zarządzania jakością. Analiza procedur i skuteczności bezpieczeństwa wytwarzanych i prezentowanych informacji w jednostkach sektora finansów publicznych. Weryfikacja przestrzegania w bieżącej działalności reguł oraz przepisów o poufności, przystępności i wyłączności danych w zależności od ich ważności i przeznaczenia. Każdy nowo zatrudniony pracownik ma obowiązek zapoznania się z Kodeksem etyki pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku. Propagowanie poprzez szkolenia i materiały promocyjne celów z obszaru etyki i działań mających na nią wpływ. 6. Efektywność i skuteczność przepływu informacji 7. Zarządzanie ryzykiem art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy o finansach publicznych Weryfikacja przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami jednostki i jej efektywności w systemie zarządzania jednostką. Wprowadzenie działań naprawczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Zdefiniowanie wszystkich obszarów ryzyka w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Miasta. Sprawdzenie, czy jest ono zgodne z oczekiwaniami Kierownictwa i czy ma decydujący wpływ na oczekiwane efekty. Opracowanie systemu oceny skuteczności zarządzania ryzykiem. PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Robert Biedroń
Załącznik Nr 2 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku Katalog przykładowych ryzyk Poniższa tabela przedstawia przykłady kategorii ryzyk wraz z przykładami dotyczącymi jego możliwych źródeł (przyczyn) oraz skutków. Tabela nie określa zamkniętego katalogu ryzyka. Ryzyko finansowe - opis i przykłady ryzyk: Budżetowe Związane z planowaniem dochodów i wydatków, dostępnością środków publicznych na rachunku, dokonywaniem wydatków i pobieraniem dochodów: np. niewykonanie planu dochodów Oszustwa i kradzieży Związane ze stratą środków rzeczowych i finansowych będącą wynikiem przestępstwa lub wykroczenia np. kradzież mienia przez interesantów lub pracowników Podlegające ubezpieczeniu Zamówień publicznych i zlecenia zadań publicznych Odpowiedzialności Związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem ubezpieczenia np. ryzyko pożaru, zalania, wypadku. Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień publicznych lub zlecaniem zadań publicznych innym podmiotom np. ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych. Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pieniężnych tytułem np. odszkodowań, odsetek karnych, kosztów procesowych. Ryzyko dotyczące zasobów ludzkich - opis i przykłady ryzyk: Pracowników Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników np. absencja chorobowa pracowników. BHP Związane z bezpieczeństwem warunków pracy i wypadkami przy pracy np. śliska podłoga Ryzyko działalności - opis i przykłady ryzyk: Regulacji wewnętrznych Organizacji i podejmowania decyzji Kontroli zarządczej Związane z istnieniem i aktualnością regulacji wewnętrznych np. brak aktualnych aktów prawnych. Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz przekazywaniem obowiązków i uprawnień np. ryzyko nie precyzyjnie określonych zakresów obowiązków, ryzyko braku formalnie powierzonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury organizacyjnej. Związane z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej np. ryzyko niedostatecznej kontroli, ryzyko nieskutecznych mechanizmów kontrolnych.
Informacji Związane z jakością informacji na podstawie, których podejmowane są decyzje np. ryzyko braku komunikacji w pionie i poziomie struktury organizacyjnej. Wizerunku Związane z wizerunkiem Urzędu oraz jednostki organizacyjnej np. ryzyko negatywnych opinii i artykułów w prasie. Systemów informatycznych Związane z używanymi w Urzędzie oraz jednostce organizacyjnej systemami i programami informatycznymi oraz ochroną danych w sieci np. ryzyko awarii systemu, ryzyko dostępu do danych przez nieuprawnione osoby, ryzyko niekontrolowanej modyfikacji danych. Ryzyko zewnętrzne - opis i przykłady ryzyk: Infrastruktury Związane z infrastrukturą np. wyposażeniem, bazą lokalową, środkami transportu i środkami łączności. Gospodarcze Związane z czynnikami ekonomicznymi np. kursy walut, inflacja. Środowiska prawnego Związane z częstotliwością zmian przepisów prawa lub brakiem uregulowań w zakresie danego obszaru. PREZYDENT MIASTA SŁUPSKA Robert Biedroń
Zasady ustalania wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka Zasady oceny wpływu ryzyka: Wpływ Wysoki 3 pkt Charakterystyka stopnia ryzyka Załącznik Nr 3 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku a) poważna niezgodność z przepisami prawa lub niezgodność z postanowieniami umów, b) brak procedur dla danego procesu, c) zakłócenia pracy urzędu powodujące brak zachowania ciągłości działania, d) brak osiągania kluczowych celów, e) brak odpowiednich mechanizmów kontrolnych, bądź istniejące są nieskuteczne, f) negatywny wpływ na wizerunek urzędu, g) zagrożenie bezpieczeństwa ludzi. Średni -2 pkt Niski 1 pkt a) średnia niezgodność z przepisami prawa lub średnia niezgodność z postanowieniami umów, b) brak szczegółowych procedur dla danych procesów, c) średnie zakłócenia pracy urzędu, d) niewykonanie zadań urzędu, e) niska skuteczność istniejących mechanizmów kontrolnych, f) średnie zagrożenie utraty dobrego wizerunku urzędu. a) niska niezgodność z przepisami prawa, postanowieniami umów, lub procedurami b) ewentualne zakłócenia nie mające wpływu na realizację zadań, c) ewentualne skutki zagrożeń ograniczane przez mechanizmy kontrolne, d) brak zagrożenia utraty dobrego wizerunku urzędu. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka: Prawdopodobieństwo Wysokie 3 pkt Średnie 2 pkt Niskie 1 pkt Przesłanki Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku. Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się okazjonalnie w ciągu roku. Istnieją uzasadnione powody by sadzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub że nie zdarzy się w ogóle.
KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY NA ROK... Załącznik Nr 5 do Zasad kontroli zarządczej w Mieście Słupsku Lp. ZAGADNIENIE TAK NIE * UWAGI 1. Czy pracownicy Pani/Pana wydziału/jednostki znają misję, cele strategiczne i operacyjne Urzędu/ jednostki? 2. Czy struktura wydziału/jednostki jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 3 Czy w Pani/Pana wydziale/jednostce w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań wydziału/jednostki? 4. Czy podejmowane są działania w celu zmniejszenia wystąpienia zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk? 5. Czy pracownicy posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 6. Czy pracownicy w Pani/Pana wydziale/jednostki mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w wydziale/jednostce? 7. Czy pracownicy znają procedury, które muszą stosować? 8. Czy w Pani/Pana wydziale/jednostce stosuje się przepisy dotyczące przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych? 9. Czy dokumentacja wydziału/jednostki jest w odpowiedni sposób zabezpieczona? 10. Czy w Pani/Pana wydziale/jednostce w odniesieniu do dokonywanych operacji finansowych występują niżej wymienione mechanizmy kontroli, tj.: a) rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, b) zatwierdzanie operacji finansowych przez osoby upoważnione, c) weryfikacja operacji finansowych przed i po ich realizacji?
11. Czy organizacja pracy pozwala Kierownictwu skutecznie kontrolować pracę pracowników, za których są bezpośrednio odpowiedzialni? 12. 13 14. Czy istniejący w wydziale/jednostce system przekazywania informacji zapewnia osobom zarządzającym i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie? Czy pracownicy Pani/Pana wydziału/jednostki mają zapewniony rozwój kompetencji zawodowych (szkolenia,konferencje, studia itp.)? Czy pracownicy Pani/Pana wydziału/jednostki : a) znają wartości etyczne obowiązujące w Urzędzie/jednostce organizacyjnej Miasta? b) przestrzegają zasady etyki obowiązujące w Urzędzie/jednostce organizacyjnej Miasta? 15. Czy pracownicy mają możliwość swobodnego zgłaszania sugestii w zakresie usprawniania działań? 16. Czy w ramach wydziału/jednostki organizowane są spotkania, podczas których omawiane są istotne problemy, ryzyka, słabości kontroli zarządczej? 17. Czy wszyscy pracownicy wykorzystują raz do roku minimum dwutygodniowy urlop? 18. Czy istnieją i są przestrzegane procedury bezpieczeństwa przy zwalnianiu pracowników np. czy nie mają dostępu do systemów informatycznych, pomieszczeń itp.? 19. Czy zalecenia audytu wewnętrznego oraz kontroli wewnętrznej i zewnętrznej są analizowane i wdrażane? 20. Czy dokonuje Pani/Pan monitoringu skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, umożliwiając w ten sposób bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów?...... data i podpis Dyrektora wydziału/ pracownika na samodzielnym stanowisku / Kierowniku jednostki organizacyjnej Miasta / (niepotrzebne skreślić) * w przypadku udzielenia negatywnej odpowiedzi należy w kolumnie Uwagi wyjaśnić przyczyny