ZARZĄDZENIE NR 20/2016 BURMISTRZA MIASTA KOSTRZYN NAD ODRĄ. z dnia 15 stycznia 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 20/2016 BURMISTRZA MIASTA KOSTRZYN NAD ODRĄ z dnia 15 stycznia 2016 r. w sprawie określenia zasad funkcjonowania i organizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą i jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U poz. 885 z późn. zm.), art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) zarządzam, co następuje: Ustalam zasady funkcjonowania i organizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą i jednostkach organizacyjnych, zwane dalej Zasadami kontroli zarządczej, w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia. 2. Kontrola zarządcza w Mieście Kostrzyn nad Odrą funkcjonuje na dwóch poziomach: 1) I poziom kontrola zarządcza prowadzona w jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą, za którą odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek, w tym kontrola zarządcza prowadzona przez Burmistrza Miasta w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą, 2) II poziom kontrola zarządcza na poziomie Miasta Kostrzyn nad Odrą, jako jednostki samorządu terytorialnego, wykonywana przez Burmistrza Miasta Zobowiązuję naczelników wydziałów oraz kierowników biur i referatów Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą do: 1) zapoznania podległych pracowników ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) oraz z treścią niniejszego zarządzenia, 2) zapewnienia realizacji niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuję kierowników jednostek organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą do: 1) zorganizowania i zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w tych jednostkach, uwzględniającego specyfikę i charakter jednostki, 2) składania Burmistrzowi Miasta Kostrzyn nad Odrą w terminie do dnia 30 stycznia każdego roku informacji o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki, według wzoru zawartego w załączniku nr 3 do Zasad kontroli zarządczej. 3. Sekretarz Miasta w imieniu Burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór i koordynację właściwego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą i jednostkach organizacyjnych. 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Kostrzyn nad Odrą. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 1

2 6. Traci moc Zarządzenie nr 140/2010 Burmistrza Miasta Kostrzyn nad Odrą z dnia 25 listopada 2010r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą i jednostkach organizacyjnych Miasta oraz zasad jej koordynacji. Burmistrz Miasta Andrzej Kunt Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 2

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 20/2016 Burmistrza Miasta Kostrzyn nad Odrą z dnia 15 stycznia 2016 r. ZASADY FUNKCJONOWANIA I ORGANIZACJI KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA KOSTRZYN NAD ODRĄ I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH MIASTA KOSTRZYN NAD ODRĄ ROZDZIAŁ 1 Postanowienia ogólne 1. Użyte w niniejszej procedurze zwroty posiadają następujące znaczenie: 1) kontrola zarządcza - ogół działań podejmowanych w jednostce sektora finansów publicznych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, 2) system kontroli zarządczej - ogół zasad i procedur zaprojektowanych i wdrożonych przez Burmistrza Miasta Kostrzyn nad Odra, odnoszących się do całokształtu działalności Miasta Kostrzyn nad Odra jako jednostki samorządu terytorialnego, stanowiących spójną i logiczną całość funkcjonującą na wszystkich poziomach zarządzania, służących zwiększeniu prawdopodobieństwa zrealizowania wytyczonych celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy poprzez zmniejszenie skutków potencjalnego ryzyka, 3) dokumentacja systemu kontroli zarządczej zbiór procedur wewnętrznych, instrukcji, wytycznych, dokumentów określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz innych dokumentów wewnętrznych funkcjonujących w jednostce, spójnych i dostępnych dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. 4)Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych wytyczne wskazane w Komunikacie Ministra Finansów Nr 23 z dnia r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF, Nr 15, poz. 84), 5) samokontrola - kontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności, realizowana w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań, 6) kontrola funkcjonalna kontrola realizowana przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych w ramach zakresu czynności oraz przez pracowników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań, 7) kontrola wewnętrzna - kontrola realizowana przez pracownika ds. kontroli zarządczej oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, 8) kontrola finansowa - sprawowana przez skarbnika Miasta oraz głównych księgowych miejskich jednostek organizacyjnych, 9) audyt wewnętrzny - działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie burmistrza i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, 10) procedury - zbiór aktów wewnętrznych, celem których jest organizacja i porządkowanie procesów zachodzących w Urzędzie Miasta oraz miejskich jednostkach organizacyjnych, 11) procedury finansowe - procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych, 12) procedury okołofinansowe - procedury wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących funkcjonowanie i pracę jednostki samorządu terytorialnego, 13) ryzyko możliwość wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku jednostki samorządu terytorialnego lub które przeszkodzi w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań, 14) mechanizmy kontrolne - elementy systemu zarządzania, zasady określone przez przepisy prawa, procedury, które mają ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub jego skutki, 15) zarządzanie ryzykiem - procedury i polityki oraz skoordynowane działania, podejmowane zarówno przez kierownictwo jednostki, jak i jej pracowników, które poprzez identyfikację i analizę ryzyka oraz określanie adekwatnych reakcji na ryzyko zwiększają prawdopodobieństwo osiągnięcia celów i realizacji zadań. Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 1

4 ROZDZIAŁ 2 Istota kontroli zarządczej i jej cele 2.1. Kontrolę zarządczą w Mieście Kostrzyn nad Odrą - jednostce samorządu terytorialnego, stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Miasta w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Kontrola zarządcza to określony zespół mechanizmów wspierających proces zarządzania jednostką, nastawionych na osiągnięcie wyznaczonych celów i realizację zadań. 3. Najistotniejszym elementem kontroli zarządczej jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji a w przypadkach tego wymagających właściwe i skuteczne reagowanie na zaistniałe zagrożenie (ryzyko) mogące zakłócić sprawne funkcjonowanie jednostki samorządu terytorialnego. 4. Istotną składową kontroli zarządczej jest orientacja na zarządzanie ryzykiem, które ma pomóc w realizacji celów jednostki poprzez maksymalizację szans i minimalizację zagrożeń. 5. Kontrola zarządcza ma charakter systemowy, a jej efektywne funkcjonowanie wymaga aktywnego działania ze strony wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które mają udział w zarządzaniu jednostką poprzez odpowiednio skonkretyzowane i zhierarchizowane cele oraz osiągane rezultaty. 6. Kontrola zarządcza stwarza podstawy sprawnego zarządzania jednostką, dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje naruszenie prawa, zaniedbania i nieprawidłowości, ewentualne nadużycia i inne uchybienia. 7. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 2. Szczegółową charakterystykę celów kontroli zarządczej w Mieście Kostrzyn nad Odrą - jednostce samorządu terytorialnego przedstawia załącznik nr 1 do Zasad Funkcjonowania i Organizacji Kontroli Zarządczej. ROZDZIAŁ 3 Organizacja kontroli zarządczej 3.1. Kontrola zarządcza w Mieście Kostrzyn nad Odrą jednostce samorządu terytorialnego funkcjonuje na dwóch poziomach: 1) I poziom kontrola zarządcza prowadzona w jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn and Odrą, za którą odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek, w tym kontrola zarządcza prowadzona przez Burmistrza w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą, 2) II poziom kontrola zarządcza na poziomie Miasta Kostrzyn nad Odrą, jako jednostki samorządu terytorialnego, wykonywana przez Burmistrza Miasta Kostrzyn nad Odrą, 2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Burmistrza Miasta Kostrzyn nad Odrą, 3. Za kontrolę zarządczą odpowiedzialni są ponadto: 1) Wiceburmistrz, Skarbnik i Sekretarz Miasta Kostrzyn nad Odrą, 2) Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Biur, Kierownicy Referatów w zakresie swoich kompetencji i w odniesieniu do komórek organizacyjnych, którymi kierują, 3) osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy w zakresie swoich zadań, 4) pozostali pracownicy Urzędu Miasta w zakresie wykonywanych przez nich zadań, 5) kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych i pracownicy tych jednostek w zakresie wykonywanych przez nich zadań. 4. Zakres przedmiotowy i podmiotowy odpowiedzialności, o której mowa w ust. 3 pkt 1-4 wynika z zakresu zadań zdefiniowanych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta dla poszczególnych komórek organizacyjnych Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 2

5 oraz z podporządkowania tych komórek, ustalonego w schemacie organizacyjnym Urzędu. 5. Koordynację systemu kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Miasta zwany Koordynatorem kontroli zarządczej. 6. Koordynator kontroli zarządczej w imieniu Burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta oraz jednostkach organizacyjnych System kontroli zarządczej tworzą wewnętrzne mechanizmy kontrolne wbudowane w cykl działalności jednostki w postaci uporządkowanego zbioru procedur finansowych i okołofinansowych, instrukcji, regulaminów oraz innych aktów wewnętrznych, które służą zapewnieniu realizacji celów i zadań jednostki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Elementami systemu kontroli zarządczej są w szczególności: 1) ustawy, rozporządzenia, uchwały Rady Miasta, zarządzenia Burmistrza, 2) procedury, instrukcje, zakresy czynności i obowiązków pracowników, polecenia służbowe, 3) zarządzanie ryzykiem przez kadrę kierowniczą Urzędu Miasta oraz kierowników jednostek organizacyjnych (identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, podejmowanie działań zapobiegających występowaniu ryzyka), 4) ustalenie podstawowych celów i najważniejszych zadań, a także mierników określających stopień ich realizacji we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta oraz jednostkach organizacyjnych. 3. Wykaz regulacji składających się na dokumentację systemu kontroli zarządczej zawiera załącznik nr 2 do Zasad Kontroli Zarządczej. 4. Wykaz, o którym mowa w ust. 3 podlega aktualizacji bez konieczności zmiany Zasad Kontroli Zarządczej W ramach kontroli zarządczej wyróżnia się w szczególności: 1) kontrolę finansową sprawowaną przez skarbnika Miasta oraz głównych księgowych miejskich jednostek organizacyjnych, 2) kontrolę funkcjonalną realizowaną osoby zajmujące stanowiska kierownicze oraz pracowników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań, 3) kontrolę wewnętrzną realizowaną przez pracownika ds. kontroli zarządczej oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, 4) audyt wewnętrzny w zakresie oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Kostrzyn nad Odrą - jednostce samorządu terytorialnego, 5) samokontrolę, tj. kontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o istniejące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności 6.1. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań przez wszystkich pracowników zatrudnionych w UM bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 2. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany: 1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, 2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach. 3. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości. 7. Kontrolę funkcjonalną wykonują: 1) Burmistrz, Wiceburmistrz i Sekretarz Miasta w stosunku do wszystkich pracowników i wszystkich wydziałów w zakresie funkcjonowania UM, 2) Skarbnik w stosunku do wszystkich komórek organizacyjnych UM w zakresie gospodarki finansowej oraz prowadzenia dokumentacji związanej z pobieraniem i rozliczaniem środków finansowych, 3) Naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów na bieżąco w stosunku do podległych pracowników w postaci kontroli: a) ex-ante (wstępnej) o charakterze zapobiegawczym, stosowanej przed podjęciem decyzji (zainicjowaniem działania), b) bieżącej prowadzonej w trakcie trwania i na każdym etapie działania, w celu wyeliminowania nieprawidłowości przed jego zakończeniem. 4) pracownicy, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali upoważnieni na podstawie odrębnych przepisów. Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 3

6 8.1. Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest przez pracownika ds. kontroli zarządczej oraz pracowników, którzy do wykonywania tego rodzaju kontroli zostali upoważnieni na piśmie przez Burmistrza. Jest to kontrola expost (następcza) o charakterze inspekcyjnym. 2. Organizacja procesu kontroli wewnętrznej oraz tryb jej przeprowadzania określone zostały odrębnym Zarządzeniem Burmistrza w sprawie kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą i jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą. ROZDZIAŁ 4 Podstawowe wymagania sytemu kontroli zarządczej w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych 9.1. Ogólne wytyczne dotyczące zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta oraz jednostkach podległych definiują Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone w Komunikacie Ministra Finansów Nr 23 z dnia r. (Dz. Urz. MF, Nr 15, poz. 84). 2. Standardy stanowią uporządkowany zbiór wskazówek, mających pomóc kierownikom jednostek sektora finansów publicznych w skutecznym zorganizowaniu i wdrożeniu, odpowiednio dopasowanego do charakteru ich jednostki, modelu kontroli zarządczej. 3. Standardy dzielą się na pięć grup odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, 5) monitorowanie i ocena. 10. Standardy z grupy ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE - wpływające na jakość kontroli zarządczej, obejmują: 1) Przestrzeganie wartości etycznych - osoby zarządzające oraz pracownicy Urzędu Miasta zobowiązani są przy wykonywaniu powierzonych im zadań do przestrzegania wartości etycznych określonych w Kodeksie Etyki Pracowników Samorządowych. Osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych. 2) Kompetencje zawodowe osoby zarządzające i pracownicy Urzędu Miasta są zobowiązani do stałego pogłębiania wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego i efektywnego wykonywania zadań na danym stanowisku, m.in. poprzez samokształcenie, szkolenia i dokształcanie w ramach studiów podyplomowych. W celu realizacji przepisów ustawy o pracownikach samorządowych dotyczących zatrudniania pracowników oraz w celu zapewnienia wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy w Urzędzie wprowadzono Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze. Pracownicy podejmujący poraz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym na stanowisku kierowniczym, przechodzą przygotowanie teoretyczne i praktyczne w ramach służby przygotowawczej. Sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę zostały szczegółowo określone w Regulaminie służby przygotowawczej w Urzędzie Miasta. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych podlegają okresowym ocenom, zgodnie z zasadami i kryteriami określonymi w Regulaminie okresowej oceny pracowników w Urzędzie Miasta. 3) Strukturę organizacyjną w Urzędzie Miasta, którą regulują: a) Regulamin Organizacyjny, który określa w szczególności organizację i zasady funkcjonowania Urzędu oraz zakres działania wydziałów, biur i referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy, b) Statut Miasta. 4) Delegowanie uprawnień zakresy czynności, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności osób zarządzających i pracowników Urzędu zostały określone pisemnie w indywidualnych zakresach czynności (przyjętych podpisem pracownika) i podlegają zmianom stosownie do faktycznie realizowanych czynności. W zakresach czynności wskazane jest również pełnienie zastępstwa za danego pracownika. Zadania Burmistrza zostały określone w przepisach prawa powszechnie obowiązujących, Statucie Miasta i Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta. W ww. dokumentach określono podział zadań i kompetencji pomiędzy Zastępcą Burmistrza, Skarbnikiem i Sekretarzem. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdza się podpisem. Zakres delegowanych uprawnień dla kierownictwa i pracowników Urzędu Miasta oraz kierowników jednostek organizacyjnych wynika z pisemnych pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza. Pełnomocnictwa i upoważnienia wydane przez Burmistrza podlegają rejestrowaniu i bieżącej aktualizacji. 11. Standardy z grupy CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM: Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 4

7 1) Misja i wizja Misja, obszary strategiczne, priorytety i zadania Miasta oraz zasady ich aktualizacji i związane z nimi szanse i zagrożenia sformułowane zostały w Strategii Rozwoju Miasta Kostrzyn nad Odrą na lata : Wizja: Kostrzyn nad Odrą w roku 2023 łączy w sobie rozwój gospodarczy z jednoczesnym poszanowaniem środowiska naturalnego oraz promocją walorów turystycznych i historycznych miasta i regionu. jest przestrzenią bezpieczną, która stwarza warunki do życia rodzinnego i rozwoju zawodowego oraz zaspokaja potrzeby swoich mieszkańców. Misja: Celem polityki rozwoju Kostrzyna nad odrą jest dynamiczny rozwój miasta, zapewniający wysoką jakość życia mieszkańców poprzez efektywne wykorzystanie jego atrakcyjności gospodarczej i turystycznej. 2) Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Nadrzędnym zadaniem jednostki samorządu terytorialnego jest zaspokajanie zbiorowych potrzeb społeczności lokalnej oraz załatwianie spraw indywidualnych osób w sposób profesjonalny, rzetelny, skuteczny i uprzejmy, w trybie i terminach określonych przepisami prawa, przy gospodarnym wykorzystaniu środków publicznych. Urząd Miasta jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, realizującą zadania w zakresie określonym w ustawie o samorządzie gminnym oraz w Statucie Miasta. Burmistrz sprawuje nadzór w aspekcie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej nad jednostkami podległymi w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji ich celów i zadań. Roczne zadania budżetowe określone są w Budżecie Miasta, uchwalanym przez Radę Miasta. Zadania i przedsięwzięcia realizowane w okresach dłuższych niż rok, wskazane są w Wieloletniej Prognozie Finansowej, uchwalanej przez Radę Miasta. Cele i zadania Miasta określane są w oparciu o cele strategiczne i operacyjne zawarte w Strategii Rozwoju Miasta Kostrzyn nad Odrą na lata ) System zarządzania ryzykiem - stanowi istotny element kontroli zarządczej sprawowanej w jednostce samorządu terytorialnego. Celem zarządzania ryzykiem jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych przez jednostkę celów i realizacji zadań. Zarządzanie ryzykiem powinno prowadzić do eliminacji lub ograniczenia - do akceptowalnego poziomu - prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia zdarzeń negatywnych w celu usprawnienia funkcjonowania jednostki oraz zapewnienia ochrony jej majątku i wizerunku. W formalnym procesie zarządzania ryzykiem uczestniczą wszyscy pracownicy UM i każdy z nich ponosi odpowiedzialność w obszarze swojego merytorycznego działania. Ograniczanie ryzyka prowadzone jest poprzez zaprojektowanie i wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontrolnych na podstawie wyników analizy ryzyka oraz monitoringu jego poziomu. Zasady i procedury funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą zostały określone w odrębnym zarządzeniu. Naczelnik wydziału, kierownik biura bądź referatu a także pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku pracy, w zakresie działalności swojej komórki, odpowiada za: a) wdrożenie i promowanie zasad zarządzania ryzykiem w swojej komórce organizacyjnej; b) realizację celów i zadań, bieżące ich monitorowanie oraz zarządzanie ryzykiem związane z celami i zadaniami; c) informowanie Kadry Zarządzającej o istotnych ryzykach mogących zakłócić realizację podstawowych zadań, d) gromadzenie i analizę informacji dotyczących kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, w tym informacji dotyczących ryzyk, e) przekazywanie pracownikom komórki organizacyjnej niezbędnych informacji z zakresu kontroli zarządczej, f) bieżącą współpracę z inspektorem ds. kontroli zarządczej w zakresie istotnych słabości kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej. 12. Standardy z grupy MECHANIZMY KONTROLI: 1) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej. Jednym z elementów kontroli zarządczej jest system wprowadzonych mechanizmów kontroli, na który składają się procedury wewnętrzne, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Zarządzenia, pełnomocnictwa i upoważnienia Burmistrza, a także procedury, wytyczne i regulaminy wewnętrzne oraz zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników Urzędu Miasta określa się w formie pisemnej. Zbiór i rejestry zarządzeń oraz pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza prowadzi Wydział Organizacyjno - Administracyjny Urzędu Miasta. Dokumentację systemu kontroli zarządczej tworzy się w szczególności w oparciu dokumenty wskazane w załączniku nr 2 do Zasad Kontroli Zarządczej. 2) Nadzór - w jednostce prowadzony jest nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 5

8 skutecznej realizacji. Nadzór, rozumiany jako istotny mechanizm kontroli zarządczej, który zakłada istnienie właściwego przywództwa kierownictwa i kontroli hierarchicznej na wszystkich etapach działalności, prowadzony jest w Urzędzie Miasta przez: a) Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań, b) Naczelników wydziałów oraz kierowników biur i referatów Urzędu w stosunku do podległych pracowników, w zakresie określonym w Regulaminie Organizacyjnym, wynikającym z realizacji zadań. Nadzór prowadzony jest w formie i zakresie określonym przez wyznaczone osoby i komórki organizacyjne, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji oraz uwzględnieniem specyfiki danej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta i obejmuje w szczególności: a) środki oddziaływania merytorycznego, b) środki nadzoru personalnego. Nadzór realizowany jest w szczególności poprzez: a) monitorowanie działań podejmowanych przez podległych pracowników, w tym realizacji celów i zadań Miasta, b) weryfikację dokumentów przedkładanych przez podległych pracowników oraz podmioty nadzorowane, c) udzielanie pracownikom i podmiotom nadzorowanym instruktażu i wyjaśnień, d) przeprowadzanie kontroli funkcjonalnej w wydziałach, referatach, biurach, samodzielnych stanowiskach pracy Urzędu Miasta oraz jednostkach i podmiotach nadzorowanych, e) przeprowadzanie kontroli wstępnej lub bieżącej, dokumentów lub stopnia realizacji zadań przez podległych pracowników oraz podmioty nadzorowane, f) przeprowadzanie kontroli następczej, tj. kontroli realizowanej po zaistnieniu zdarzenia rzeczywistego, mającą na celu wykrycie nieprawidłowości, g) wydawanie, w razie stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu podległych pracowników Urzędu Miasta oraz podmiotów nadzorowanych, wiążących poleceń mających na celu ich usunięcie, h) organizowanie roboczych spotkań, dyskusji i posiedzeń w celu rozwiązywania bieżących problemów. 3) Ciągłość działalności - w celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości pracy Urzędu Miasta: - w przypadkach nie zakazanych z mocy prawa, stosuje się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, - sprawy są prowadzone, przechowywane, znakowane, rejestrowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną; co pozwala na bieżące śledzenie toku sprawy i przejęcie jej przez zastępującego pracownika, - w zakresach czynności ustalone są zastępstwa pracowników, - zapewnia się ciągłość działania w zakresie finansowania działalności jednostki, - dokonuje się bieżącej analizy i oznaczenia warunków środowiska pracy (pomiary natężenia i rozmieszczenia oświetlenia, temperatury, wilgotności i poziomu hałasu). W celu zabezpieczenia prawidłowej pracy urządzeń komputerowych systemu informatycznego i przeciwdziałaniu zagrożeniu utraty danych na wypadek awarii zasilania elektrycznego, zamontowano urządzenia podtrzymujące napięcie (UPS). 4) Ochrona zasobów - w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą realizowane są mechanizmy i procedury gwarantujące ochronę zasobów majątkowych, finansowych i informatycznych, przetwarzanych i przechowywanych danych oraz informacji i dokumentów objętych klauzulami niejawności oraz wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych. Szczegółowe zasady i tryb ochrony ww. zasobów regulują: a) Polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w UM, b) Instrukcja Zarządzania Systemami Informatycznymi Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą w zakresie przetwarzania danych osobowych c) Plan Ochrony UM, procedury ewakuacji i alarmów w UM, d) Plan ochrony informacji niejawnych i organizacja kancelarii niejawnej w UM, Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 6

9 e) Instrukcja inwentaryzacyjna w UM, Właściwym referatom i stanowiskom pracy w Urzędzie powierzono odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej poszczególnych składników infrastruktury Urzędu. Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan, co potwierdzają własnoręcznym podpisem na druku OT - przyjęcie środka trwałego. Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z zarządzeniem Burmistrza w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacyjnej. Urząd dysponuje archiwum zakładowym, w którym jest przechowywana i zabezpieczona zgromadzona dokumentacja, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej. Budynki stanowiące siedzibę Urzędu Miasta przy ul. Granicznej 2, 4 i 8 oraz budynek przy ul. Kopernia 1 są odpowiednio zabezpieczone i zapewniona jest ich ochrona poprzez stałe monitorowanie zainstalowanych lokalnych systemów alarmowych przez uprawniony podmiot zewnętrzny. Pracownicy Urzędu Miasta zobowiązani są do: a) przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy Urzędu zasad porządku i dyscypliny pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, b) dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych, c) ochrony danych osobowych w systemie informatycznym, a w szczególności przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych oraz przeciwdziałanie w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń systemu zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U z 2002 r. Nr 101, poz. 926), d) przestrzegania zasad określonych w instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym. Polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie zapewnia odpowiedni poziomu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, w tym przechowywanych i przetwarzanych aktywów zapewniając im poufność, integralność, oraz dostępność. Prawidłowy nadzór nad przestrzeganiem zasad polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie, zapewniają Administrator Bezpieczeństwa Informacji i Administrator Systemu Informatycznego, powołani przez Burmistrza odrębnymi zarządzeniami. 5) Mechanizmy kontroli systemów informatycznych w Urzędzie Miasta, obejmują w szczególności: a) definiowanie użytkowników, grup użytkowników oraz haseł (zasady obowiązujące przy definiowaniu użytkowników i przydziału haseł określa procedura administrowania identyfikatorami i hasłami dostępu), b) archiwizowanie danych na urządzeniach archiwizujących w serwerowni i przechowywane ich wg zasad określonych w procedurze tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa, c) zapisywanie wszystkich zbiorów informatycznych na dyskach komputerów głównych serwerów, d) bieżącą ochronę przed wirusami serwerów i stacji roboczych za pomocą zainstalowanych programów kontrolujących zawartość zbiorów uruchamianych razem z komputerem, e) bieżącą ochronę sieci przed atakiem z zewnątrz za pomocą zainstalowanych programów i urządzeń typu Firewall (UTM). 6) Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w Urzędzie Miasta zawarte są w zarządzeniach Burmistrza w sprawie: a) instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz instrukcji gospodarki kasowej, b) określenia przyjętych zasad (polityki) rachunkowości i planów kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera w Urzędzie Miasta, c) ustalenia procedury kontroli finansowej w UM, d) Instrukcji dot. inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, e) zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych Miasta w zakresie pobierania dochodów i dokonywania wydatków, f) wprowadzenia Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych. Przedmiotem kontroli zarządczej są w szczególności procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań finansowych i dokonywaniem wydatków ze środków publicznych oraz Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 7

10 zwrotem środków publicznych, stanowiących własność Miasta. Działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość objęte są szczególną formą kontroli zarządczej - kontrolą finansową, która umożliwia przeprowadzenie wstępnej oceny ustalania należności, realizacji dochodów i przychodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków i rozchodów. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji. Dokumentacja jest kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji finansowej i gospodarczej. Operacje finansowe i gospodarcze są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane zgodnie właściwymi procedurami określonymi w przepisach wewnętrznych jednostki. 13. Grupa standardów INFORMACJA I KOMUNIKACJA obejmuje: 1) informację bieżącą, 2) komunikację wewnętrzną, 3) komunikację zewnętrzną. Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz oraz kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta są zobowiązani do zapewnienia pracownikom zatrudnionym w jednostce stałego dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Informacje te powinny być rzetelne i efektywne oraz przekazywane w odpowiednim czasie i formie. System komunikacji powinien zapewnić przepływ informacji pomiędzy przełożonym a pracownikiem i odwrotnie. Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz określają sposób i formę komunikacji, w zależności od rangi informacji, mając na względzie jej efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców (narady kierownictwa, spotkania, pisma okólne, przesyłanie komunikatów za pomocą sieci informatycznej i inne). Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta odpowiedzialni są za umożliwienie bieżącego i skutecznego dostępu podległym pracownikom do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta. Kierownicy komórek organizacyjnych określają sposób i formę komunikacji z pracownikami, biorąc pod uwagę specyfikę i strukturę wydziału, referatu bądź biura oraz efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców (zakresy czynności, polecenia służbowe, spotkania robocze, rozmowy, korespondencja wewnętrzna, przesyłanie komunikatów za pomocą sieci informatycznej i inne). Pozyskiwanie i wymiana informacji z podmiotami zewnętrznymi odbywa się poprzez: 1) udział Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Skarbnika i Sekretarza lub wyznaczonych przez nich pracowników w sesjach i komisjach Rady Miasta, 2) przyjmowanie interesantów, rozpatrywanie petycji, skarg i wniosków mieszkańców, przygotowywanie odpowiedzi na zapytania i interpelacje radnych oraz wnioski Komisji Rady Miasta, 3) spotkania Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Skarbnika i Sekretarza oraz Naczelników wydziałów i Kierowników biur i referatów Urzędu z kierownikami jednostek organizacyjnych Miasta, 4) korespondencję prowadzoną z podmiotami zewnętrznymi, 5) ogłoszenia prasowe, 6) karty informacyjne usług publikowane w BIP, 7) procedury konsultacji społecznych, 8) spotkania przedstawicieli władz miasta z samorządami osiedlowymi, 9) spotkania otwarte przedstawicieli władz miasta z mieszkańcami. W Urzędzie Miasta funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej oraz z podmiotami zewnętrznymi: 1) korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna, 2) wewnętrzna poczta elektroniczna, 3) narady i spotkania z kierownictwem i pracownikami Urzędu Miasta. Korespondencja wewnętrzna oraz zewnętrzna odbywa się zgodnie z trybem i zasadami określonymi Regulaminie Organizacyjnym i Instrukcji kancelaryjnej. w Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 8

11 Pracownicy Urzędu Miejskiego mają zapewniony dostęp do niezbędnych informacji prawnych potrzebnych do wykonywania przez nich obowiązków służbowych poprzez powszechny dostęp do Informacji Prawnej LEX, a także zakup i prenumeratę wydawnictw o różnej tematyce z zakresu finansów publicznych i samorządu gminnego. Do komunikacji z podmiotami zewnętrznymi wyznaczono osobę, której w zakresie obowiązków przypisano czynności związane z obsługą medialną i komunikacją z podmiotami zewnętrznymi w zakresie udzielania niezbędnych informacji. W zakresie udzielania kluczowych informacji jednostkę reprezentują osoby z kadry zarządzającej. 14. Grupa standardów MONITOROWANIE I OCENA. System kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej ma na celu bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Skarbnik, Sekretarz i kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta zobowiązani są do bieżącego monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, zgodnie z zakresem zadań i kompetencji określonym w Regulaminie Organizacyjnym, a w razie ujawnienia słabości lub problemów do zastosowania środków mających na celu rozwiązanie problemu i usprawnienie systemu kontroli zarządczej. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej ma charakter ciągły i odbywa się poprzez analizy i oceny kierownictwa jednostki oparte na informacjach uzyskanych w ramach bieżącej działalności jednostki (skargi, wyniki kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, przypadki nieprawidłowości i problemów w jednostce). Ocena systemu kontroli zarządczej dokonywana jest przede wszystkim poprzez: a) samoocenę, b) nadzór, c) audyt wewnętrzny, d) kontrole wewnętrzne i zewnętrzne. Samoocena pracownicy Urzędu Miasta zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych i kierowniczych urzędniczych, zobowiązani są do sporządzenia, w terminach wskazanych przez Burmistrza, samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej na swoim stanowisku pracy. Samooceny dokonuje się poprzez wypełnienie kwestionariuszy samooceny przez pracowników zatrudnionych na stanowisku: a) urzędniczym kierowniczym, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Zasad Kontroli Zarządczej, b) urzędniczym, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Zasad Kontroli Zarządczej. Wypełnione kwestionariusze samooceny w formie papierowej przekazuje się Inspektorowi ds. Kontroli Zarządczej. Wykaz pytań zawartych w kwestionariuszu samooceny może ulec zmianie bez konieczności zmiany Zasad Kontroli Zarządczej. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Mieście Kostrzyn nad Odrą jako jednostce samorządu terytorialnego Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych jest przeprowadzany przez usługodawcę w ramach zawartej umowy cywilno-prawnej. Kontrole wewnętrzne przeprowadzane są przez pracownika ds. kontroli zarządczej oraz pracowników, którzy do wykonywania tego rodzaju kontroli zostali upoważnieni na piśmie przez Burmistrza. Organizacja procesu kontroli wewnętrznej oraz tryb jej przeprowadzania określone zostały odrębnym Zarządzeniem Burmistrza w sprawie kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą i jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą. W jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą kontrole wewnętrzne mogą przeprowadzać również kierownicy tych jednostek w ramach sprawowanego nadzoru nad wykonaniem zadań przez podległych im pracowników jednostki. Kontrole zewnętrzne przeprowadzają organy kontroli zewnętrznej według odrębnych przepisów. Źródłem uzyskania przez Burmistrza zapewnienia o stanie kontroli zarządczej (w tym kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta) są informacje o stanie kontroli zarządczej, w szczególności: 1) zbiorcza informacja o stanie systemu zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta, 2) wyniki z przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta, 3) informacja o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta, 4) sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego, 5) roczne sprawozdanie z realizacji planu kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez pracownika ds. kontroli Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 9

12 zarządczej, 6) materiały z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych przez organy kontroli zewnętrznej, 7) sprawozdanie z wykonania budżetu Miasta. Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 10

13 Załącznik Nr 1 do Zasad Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą Cele kontroli zarządczej Lp Cel kontroli zarządczej (zapewnienie) Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi Skuteczność i efektywność działania Wiarygodność sprawozdań Ochrona zasobów Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania Efektywność i skuteczność przepływu informacji Zarządzanie ryzykiem Podstawa prawna art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 4 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy o finansach publicznych Czynności dla osiągnięcia celu Analiza szczególnych funkcji, celów i podstaw funkcjonowania, jakimi charakteryzuje się Urząd Miasta, na podstawie weryfikacji aktów prawnych ogólnie obowiązujących, aktów prawa międzynarodowego i stworzonych na ich podstawie aktów prawa miejscowego. Jako uzupełnienie - ocena wewnętrznych dokumentów normatywnych (zarządzenia, instrukcje, wytyczne, procedury, polecenia służbowe) opracowanych w jednostce organizacyjnej Urzędu Miasta. Ocena poziomu realizacji wykonywanych zadań (celów) w stosunku do minimalizacji kosztów ich osiągnięcia. Zastosowanie mierników i kwalifikacji poszczególnych celów w powiązaniu z działalnością podstawową i uzupełniającą. Wdrażanie działań oszczędnościowych. Opracowanie systemu reagowania na stwierdzone nieprawidłowości. Weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych i porównanie ich z danymi prezentowanymi w sprawozdaniach finansowych i budżetowych. Ocena merytoryczna dokumentów źródłowych jako podstawy do sporządzenia wszelkiego rodzaju sprawozdań wynikających ze specyfiki danej jednostki. Klasyfikacja zasobów i ustalenie hierarchii ich ważności. Analiza procedur i skuteczności bezpieczeństwa wytwarzanych i prezentowanych informacji w jednostkach sektora finansów publicznych. Weryfikacja przestrzegania w bieżącej działalności reguł oraz przepisów o poufności, przystępności i wyłączności danych w zależności od ich ważności i przeznaczenia. Ustalenie i wdrożenie w życie kodeksu etyki. Propagowanie poprzez szkolenia i materiały promocyjne celów z obszaru etyki i działań mających na nią wpływ. Ocena aktualnie funkcjonującego systemu wytwarzania informacji i jej wykorzystywania w jednostkach sektora finansów publicznych dla osiągnięcia ustalonych celów. Wprowadzenie działań naprawczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Weryfikacja przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami jednostki i jej efektywności w systemie zarządzania jednostką. Zdefiniowanie obszarów ryzyka w Urzędzie Miasta. Sprawdzenie, czy jest ono zgodne z oczekiwaniami kierownictwa i czy ma decydujący wpływ na oczekiwane efekty. Opracowanie systemu oceny skuteczności zarządzania ryzykiem. Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 1

14 Załącznik Nr 2 do Zasad Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą Dokumentacja systemu kontroli zarządczej w UM Kostrzyn nad Odrą w powiązaniu ze Standardami kontroli zarządczej OBSZAR Lp. DOKUMENT 1. Statut Miasta Kostrzyn nad Odrą 2. Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą 3. Kodeks etyki pracowników samorządowych UM I. Środowisko wewnętrzne 4. Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą 5. Regulamin Pracy UM Kostrzyn nad Odrą 6. Regulamin wynagradzania pracowników UM 7. Zakresy czynności na poszczególne stanowiska pracy w UM 8. Regulamin okresowej oceny pracowników UM 9. Regulamin sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miasta 10. Instrukcja w sprawie zasad wydawania i rejestracji upoważnień i pełnomocnictw w UM 11. Plan badań okresowych pracowników UM 12. Instrukcja i zasady szkolenia pracowników UM w zakresie bhp i ppoż. 13. Opisy poszczególnych stanowisk pracy oraz zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określone dla każdego pracownika UM w formie pisemnej II. Cele i zarządzanie ryzykiem III. Mechanizmy kontroli 1. Strategia Rozwoju Miasta Kostrzyn nad Odrą Wieloletnia Prognoza Finansowa Miasta Kostrzyn nad Odrą 3. Arkusz celów i zadań komórki organizacyjnej UM 4. Arkusz identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku 5. Zestawienie zrealizowanych celów i zadań 6. Rejestr ryzyk w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą 7. Coroczna deklaracja dotycząca zarządzania ryzykiem 8. Wykaz przykładowych ryzyk występujących w poszczególnych obszarach ryzyka dotyczących działalności Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą 1. Polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w UM 2. Instrukcja Zarządzania Systemami Informatycznymi Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą w zakresie przetwarzania danych osobowych 3. Plan ochrony UM, procedury ewakuacji i alarmów w UM 4. Plan ochrony informacji niejawnych i organizacja kancelarii niejawnej w UM 5. Instrukcja dot. inwentaryzacji majątku oraz zasad zbywania i likwidacji środków trwałych zaewidencjonowanych w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą 6. Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych 7. Instrukcja gospodarki kasowej w UM 8. Określenia przyjętych zasad (polityki) rachunkowości i planów kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera w Urzędzie Miasta 9. Procedury kontroli finansowej w UM 10. Zasady gospodarki finansowej jednostek budżetowych Miasta w zakresie pobierania dochodów i dokonywania wydatków 11. Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych w UM 12. Regulamin kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą i jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą 13. Regulamin gospodarowania Funduszem Świadczeń Socjalnych UM Kostrzyn nad Odrą 14. Rejestr umów zewnętrznych na usługi i dostawy których wartość nie przekracza kwoty określonej w art.4pkt 8 Ustawy Pzp Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 1

15 15. Regulamin prac komisji przetargowych w UM 16. Instrukcja postępowania w przypadkach wskazujących na możliwość wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych źródeł IV. Informacja i komunikacja V. Monitorowanie i ocena 1. Rejestr korespondencji wychodzącej i przychodzącej 2. Karty informacyjne usług publikowane w BIP 3. Instrukcja kancelaryjna 1. Kwestionariusz samooceny pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowniczym i stanowisku urzędniczym 2. Informacja o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta 3. Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego 4. Sprawozdanie z realizacji planu kontroli wewnętrznych 5. Protokoły z kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej 6. Sprawozdanie z wykonania budżetu Miasta 7. Regulamin organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 2

16 Załącznik Nr 3 do Zasad Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) INFORMACJA O SPOSOBIE ZORGANIZOWANIA I FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZA ROK Lp. ZAGADNIENIE TAK NIE UWAGI Czy zorganizowano i zapewniono adekwatny, skuteczny i efektywny system kontroli zarządczej (z uwzględnieniem specyfiki i charakteru jednostki)? Czy w ramach funkcjonującego w jednostce systemu kontroli zarządczej zapewniono: 1) zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 2) skuteczność i efektywność działania 2. 3) wiarygodność sprawozdań 4) ochronę zasobów 5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania 6) efektywność i skuteczność przepływu informacji 7) zarządzanie ryzykiem 3. Czy w ramach funkcjonującego w jednostce systemu kontroli zarządczej uwzględniono Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarte w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84)?... (data i podpis kierownika jednostki) 1 W przypadku zaznaczenia odpowiedzi NIE w kolumnie nr 4, proszę podać przyczyny oraz planowany termin uwzględnienia danego zagadnienia w systemie kontroli zarządczej. Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 1

17 ANKIETA JEST ANONIMOWA Lp. ZAGADNIENIE TAK NIE UWAGI Czy pracownicy Pani/Pana wydziału/referatu/biura znają Kodeks etyki pracowników samorządowych UM w Kostrzynie nad Odrą (mają świadomość wartości etycznych obowiązujących przy wykonywaniu powierzonych zadań)? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w UM? 3. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 4. Czy zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Pani/Pana komórki org. został określony w formie pisemnej? 5. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 6. Czy pracownicy Pani/Pana wydziału/referatu/biura mają zapewniony rozwój kompetencji zawodowych (szkolenia, konferencje, studia itp.)? 7. Czy struktura wydziału/referatu/biura jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? Załącznik Nr 4 do Zasad Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Miasta Kostrzyn nad Odrą KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY kierownicy komórek organizacyjnych / samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Miasta Kostrzyn nad Odrą Id: 9DBF2A E-8D98-227BF9C73F40. Uchwalony Strona 1