Procedura zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 2608/2012 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 09 lipca 2012 r. Procedura zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu 1 1. Określenia stosowane w niniejszej procedurze: 1) Urząd Urząd Miejski w Radomiu; 2) Prezydent Prezydent Miasta Radomia; 3) Dyrektor Wydziału - Dyrektor Wydziału, Kierownik Biura oraz samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie Miejskim w Radomiu podlegle bezpośrednio Prezydentowi Miasta Radomia; 4) czynnik ryzyka zdarzenie, które może spowodować wystąpienie ryzyka; 5) ryzyko - możliwość wystąpienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonywanie zadań bądź osiąganie celów; 6) wpływ ryzyka - skutki dla realizowania zadań i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem; 7) prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka - częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem; 8) istotność ryzyka - kombinacja wpływu ryzyka i prawdopodobieństwa jego wystąpienia oraz wpływu na organizację; 9) akceptowany poziom ryzyka - ustalony w procedurze poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku; 10) zarządzanie ryzykiem - proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia; 11) mechanizmy kontroli zarządczej - wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów; 12) Zespół Zespół ds. Kontroli Zarządczej Urzędu Miejskiego w Radomiu powołany odrębnym Zarządzeniem Prezydenta. 2 Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest: 1) usprawnienie procesu planowania; 2) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów; 3) zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej; 4) zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań. 3 Proces zarządzania ryzykiem w Urzędzie obejmuje: 1) identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu; 2) ustalenie metod przeciwdziałania ryzyku;

2 3) przeciwdziałanie ryzyku; 4) dokumentowanie i monitorowanie procesu oraz dokonywanie zmian Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do końca stycznia każdego roku, dla Wydziałów i do końca lutego każdego roku dla Urzędu. 2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dla Wydziałów dokonują Dyrektorzy Wydziałów w ramach działalności merytorycznej, 3. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dla Urzędu dokonuje Zespół Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom Urzędu i zadaniom realizowanym przez Wydziały oraz realizacji budżetu Gminy Miasta Radomia. 2. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować: 1) cele Urzędu i zadania realizowane przez Wydziały; 2) realizację budżetu Gminy Miasta Radomia, 4) zagrożenia związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań Urzędu oraz realizacją budżetu gminy wraz z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi przyczynami i możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń. 3. Podczas identyfikacji stosowana jest kategoryzacja ryzyka określona w załączniku Nr 1 do niniejszej procedury Ocena ryzyka polega na określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego wpływu na działalność Wydziału a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków, jakie będzie ono miało, dla realizacji zadania, osiągnięcia celu lub realizacji budżetu gminy. Do określenia wpływu używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni, niski zawartej w punkcie 1 załącznika Nr 2 do niniejszej procedury. 3. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysokie, średnie, niskie, zawartej w punkcie 2 załącznika Nr 2 do niniejszej procedury W oparciu o dokonaną ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu ryzyka ustalany jest, zgodnie z punktem 3 załącznika Nr 2 do niniejszej procedury, poziom istotności ryzyka. 2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: 1) ryzyko poważne - to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 6-9 punktów. 2) ryzyko umiarkowane - to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 3-5 punktów. 3) ryzyko nieznaczne to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 1-2 punkty.

3 8 Na potrzeby zarządzania ryzykiem w Urzędzie przyjmuje się, iż: 1. ryzykiem akceptowanym jest ryzyko nieznaczne. 2. Ryzyko umiarkowane i poważne przekracza akceptowany poziom ryzyka. 3. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do poziomu akceptowalnego, poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia (przeciwdziałanie ryzyku) Metodami przeciwdziałania ryzyku są: 1) kontrolowanie ryzyka podejmowanie działań pozwalających na likwidację ryzyka lub jego ograniczenie do akceptowalnego poziomu, np. poprzez wzmocnienie mechanizmów kontroli wewnętrznej (opracowanie pisemnych procedur, wytycznych) wbudowanych w realizowane procesy; 2) przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia, 3) przesunięcie w czasie (wycofanie się) - zawieszenie działań rodzących zbyt duże ryzyko, 4) tolerowanie ryzyka np. w przypadku, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści;. 2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować: 1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń; 2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka; 3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres, w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań Do zadań Dyrektorów Wydziałów w procesie zarządzania ryzykiem należy: 1) określenie celów realizowanych przez podległe im Wydziały, zadań służących do osiągnięcia tych celów oraz nazw i wartości mierników planowanych do osiągnięcia w danym roku, zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia, 2) zidentyfikowanie ryzyk, jakie mogą zagrozić osiągnięciu poszczególnych celów i zadań, 3) analiza zidentyfikowanych ryzyk w celu określenia prawdopodobieństwa i możliwych skutków (efektów lub rezultatów) wystąpienia danego ryzyka, 4) podjęcie działań w celu zmniejszenia wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia zidentyfikowanych ryzyk, tj. zastosowanie odpowiednich mechanizmów kontroli, zgodnie z 9 niniejszej procedury, 5) dokumentowanie procesu analizy i oceny ryzyka poprzez wypełnienie Arkusza identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku, określonego wzorem zamieszczonym w załączniku nr 4 do procedury, 6) przekazanie do Zespołu, arkusza identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku, w terminie określonym w 4 niniejszej procedury, 7) sporządzenie i bieżące prowadzenie Rejestru ryzyk określonych dla Wydziału, zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku nr 5 do niniejszej procedury, 8) zgłaszanie Zespołowi postrzeganych zagrożeń nie związanych bezpośrednio z wykonywaną pracą, a dotyczących Urzędu.

4 2. Do zadań Zespołu w procesie zarządzania ryzykiem należy: 1) weryfikacja otrzymanych od Dyrektorów Wydziałów arkuszy identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku, w tym: a) analiza zidentyfikowanych ryzyk i reakcji na ryzyko, b) ocena adekwatności i efektywności zaproponowanych mechanizmów kontrolnych mających na celu ograniczenie ryzyka, c) ocena adekwatności i efektywności sposobu monitorowania ryzyka, 2) sporządzenie i bieżące prowadzenie Rejestru ryzyk określonych dla Urzędu, zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia, 3) przekazanie Prezydentowi informacji dotyczącej zarządzania ryzykiem, zawartej w corocznym sprawozdaniu o stanie kontroli zarządczej Urzędu, 4) monitorowanie ryzyk o największym wpływie i prawdopodobieństwie wystąpienia oraz inicjowanie działań zmierzających do ich ograniczenia, 5) informowanie Prezydenta o najważniejszych ryzykach i działaniach podejmowanych w celu ich minimalizacji, 6) okresowe przeglądy i aktualizacja Rejestru ryzyk sporządzonego dla Urzędu. 11 Dyrektorzy Wydziałów zapewniają stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku ustalonych w Arkuszach identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku a w razie zaistnienia potrzeby przygotowują projekty stosownych aktów wewnętrznych określających mechanizmy kontroli i przedstawiają je Prezydentowi w celu ich akceptacji i wprowadzenia do stosowania Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez: 1) Dyrektorów Wydziałów, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania; 2) kierownictwo Urzędu Miejskiego w Radomiu, w ramach bieżącego zarządzania Urzędem. 2. Efektywność zarządzania ryzykiem oraz system kontroli zarządczej podlega niezależnej i obiektywnej ocenie przez audyt wewnętrzny. 3. Wyniki oceny, o której mowa w ust. 1 i 2, wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 13 W terminie do 15 stycznia każdego roku Dyrektorzy składają deklarację dotyczącą wykonanej pracy w roku poprzednim, związanej z zarządzaniem ryzykiem, o treści zgodnej z załącznikiem Nr 6 do niniejszej procedury i przekazują ją Prezydentowi.

5 Załącznik Nr 1 do procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu Kategorie (obszary) ryzyka Ryzyko finansowe Budżetowe Strat majątkowych Zamówień publicznych i zlecania zadań publicznych Odpowiedzialności finansowej Realizacji programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej Związane z planowaniem dochodów i wydatków, dostępnością środków publicznych, dokonywaniem wydatków i pobieraniem dochodów. Związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem ubezpieczenia np. ryzyko pożaru lub innego żywiołu, kradzieży, wypadku, itp. Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień publicznych lub zlecaniem zadań publicznych innym podmiotom np. ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu udzielania zamówień publicznych. Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pieniężnych tytułem np. odszkodowań, odsetek ustawowych, kosztów procesowych i innych nieplanowanych wydatków. Związane z wystąpieniem nieprawidłowości przy wykorzystaniu środków z funduszy europejskich. Ryzyko dotyczące zasobów ludzkich Personelu BHP Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników, szkoleniami, wprowadzaniem nowych zadań bez zabezpieczenia kadrowego. Związane ze zdrowiem pracowników i wypadkami przy pracy. Ryzyko działalności Regulacji wewnętrznych Organizacji i podejmowania decyzji Związane z istnieniem i funkcjonowaniem regulacji wewnętrznych, nieaktualnych uregulowań lub nieprzestrzegania procedur, instrukcji itp. Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz przekazywaniem obowiązków i uprawnień np. ryzyko nieprecyzyjnie określonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury organizacyjnej, nieprawidłowo wydanej decyzji, braku zapewnienia terminowego ogłaszania aktów normatywnych, w tym przepisów prawa miejscowego.

6 Kontroli funkcjonalnej i samooceny Informacji Reputacji Systemów informatycznych Nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasta Radomia Związane z działaniem systemu kontroli funkcjonalnej np. ryzyko niedostatecznej kontroli lub nieskutecznych metod kontroli. Związane z jakością informacji na, podstawie których podejmowane są decyzje np. ryzyko braku komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Związane z reputacją Urzędu, np. ryzyko negatywnych opinii. Związane z używanymi w Urzędzie systemami i programami informatycznymi oraz ochroną zawartych w nich danych np. ryzyko awarii systemów informatycznych, ryzyko udostępniania danych osobom nieuprawnionym, ryzyko nieuprawnionej modyfikacji danych. Związane z pogorszeniem sytuacji finansowej jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Radomia. Ryzyko zewnętrzne Infrastruktury Gospodarcze Środowiska prawnego Związane z infrastrukturą np. transportem, komunikacją teleinformatyczną, zaopatrzeniem w energię, gaz itp. Związane z czynnikami ekonomicznymi np. kursami walut, inflacją itp. Związane ze zmiennością przepisów prawa, nieprawidłową wykładnią i niejednolitym orzecznictwem.

7 1. Zasady oceny wpływu ryzyka. Ocena wpływu ryzyka Załącznik Nr 2 do procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu Wpływ Wysoki (3) Średni (2) Niski (1) Przesłanki Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje uszczerbek mający krytyczny lub bardzo duży wpływ na realizację kluczowych zadań albo osiąganie założonych celów poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa lub na reputacji Urzędu. Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczną stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację Urzędu. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego. Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację Urzędu. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. 2. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. Stopień prawdopodobieństwa Wysoki (3) Średni (2) Niski (1) Przesłanki Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku. Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się sporadycznie w ciągu roku. Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub nie wystąpi wcale. 3. Poziom istotności ryzyka. Ryzyko poważne (6-9) Ryzyko o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim prawdopodobieństwie. Ryzyko o średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie. Ryzyko o wysokim wpływie i niskim prawdopodobieństwie. Ryzyko umiarkowane (3-5) Ryzyko o średnim wpływie oraz o średnim lub niskim prawdopodobieństwie. Ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie. Ryzyko nieznaczne (1-2) Ryzyko o niskim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie.

8 4. Mapa ryzyka Y Skutek Wysoki (3) III. (3) II. (6) I. (9) Średni (2) VI. (2) V. (4) IV. (6) Niski (1) IX. (1) VIII. (2) VII. (3) Niskie (1) Średnie (2) Wysokie (3) X Prawdopodobieństwo 1. Ryzyka znajdujące się w obszarze ciemnoszarym: ryzyka o największym prawdopodobieństwie wystąpienia i największym wpływie na realizację zadań Wydziału lub osiągnięcie celów Urzędu. 2. Ryzyka znajdujące się w obszarze jasnoszarym: ryzyka o najmniejszym prawdopodobieństwie wystąpienia i najmniejszym wpływie na realizację zadań Wydziału lub osiągnięcie celów Urzędu.

9 Załącznik Nr 3 do procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu Najważniejsze cele do realizacji w roku. dla Wydziału/Biura... Mierniki określające stopień realizacji celu Odniesienie do planowana wartość Najważniejsze zadania służące dokumentu Osoby Lp. Cel do osiągnięcia na realizacji celu nazwa o charakterze odpowiedzialne koniec roku, którego strategicznym dotyczy plan Podpis i pieczęć Dyrektora Wydziału/Biura

10 Załącznik Nr 4 do procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu Arkusz identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku. Ryzyko Przeciwdziałanie ryzyku Lp. Cel - zadanie Ryzyko (wraz z podaniem kategorii) Wpływ Prawdopodobieństwo Istotność ryzyka Planowana metoda przeciwdziałania ryzyku Podpis i pieczęć Dyrektora Wydziału Instrukcja: 1. Numer kolejny celu lub zadania. 2. Nazwa celu lub zadania. 3. Wskazanie kategorii lub ryzyka oraz krótki opis jego natury, np. ryzyko finansowe związane z nieterminowym odprowadzeniem dochodów 4. Ocena wpływu w skali: wysokie średnie niskie. 5. Ocena prawdopodobieństwa w skali: wysokie średnie niskie. 6. Poziom istotności ryzyka wynikający z przyznanych ocen prawdopodobieństwa i wpływu (poważny lub umiarkowany). 7. Wskazanie planowanej metody przeciwdziałania ryzyku np. powierzenie odpowiedzialności wyznaczonemu pracownikowi, bieżący nadzór osoby kierującej wydziałem, opracowanie i wdrożenie nowej procedury.

11 Załącznik Nr 5 do procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu Rejestr ryzyk Nr ryzyka Właściciel ryzyka Kategoria ryzyka Opis ryzyka W P Punktowa ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne Wymagane działania Termin wykonani a Instrukcja: Rejestr ryzyk sporządza się na podstawie Arkuszy identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku. 1. Należy wpisać odpowiednią liczbę porządkową oznaczającą zidentyfikowane ryzyko. 2. Należy wpisać nazwę komórki organizacyjnej Urzędu, która zidentyfikowała ryzyko i jest odpowiedzialna za jego monitoring. 3. Należy wpisać odpowiednią kategorię ryzyka, tj. pogrupowane czynniki ryzyka np.: finansowe, zasobów ludzkich, działalności lub zewnętrzne. 4. Należy krótko scharakteryzować zidentyfikowane ryzyko. 5. Należy wpisać wagę wpływu zidentyfikowanego ryzyka na osiągnięcie celu lub realizację zadania. 6. Należy wpisać wagę prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. 7. Należy dokonać punktowej oceny ryzyka, którą jest iloczyn wpływu i prawdopodobieństwa. 8. Należy wyszczególnić wdrożone w komórce mechanizmy kontrolne. 9. Należy wpisać działania, które należy podjąć w celu ograniczenia ryzyka do akceptowalnego poziomu. 10. Należy podać termin wykonania działań, o których mowa w punkcie 9.

12 Załącznik Nr 6 do procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Radomiu Coroczna deklaracja dotycząca zarządzania ryzykiem w roku Deklaracja złożona przez:... (imię i nazwisko Dyrektora Wydziału) Odpowiedzialnego/ą za: (obszar odpowiedzialności) Organizacja Urzędu wymaga, by osoby kierujące wydziałami podpisały coroczną deklarację dotyczącą wykonywanej pracy związanej z zarządzaniem ryzykiem. Niniejsza deklaracja umożliwi Prezydentowi Miasta Radomia oraz innym właściwym osobom uzyskanie wiedzy na temat stanu kontroli zarządczej Urzędu Miejskiego w Radomiu. Deklarację tę można podpisać bez zastrzeżeń wyłącznie, gdy wdrożono w trakcie roku system zarządzania ryzykiem, który funkcjonował prawidłowo przez cały rok. Zgadzam się, iż pełniona przeze mnie funkcja zobowiązuje mnie do podpisania niniejszej deklaracji. Podpisując niniejszą deklarację, uznaję, że: 1. Wraz z pracownikami kierowanej przeze mnie komórki, przestrzegamy polityki Urzędu dotyczącej zarządzania ryzykiem w zakresie, w jakim ma ona wpływ na wypełniane przez nas obowiązki; 2. Prowadzę i dokonuję przeglądu Rejestru ryzyka i monitoruję podjęcie odpowiednich działań w celu zarządzania najważniejszymi rodzajami ryzyk, które mogą wystąpić w kierowanej przeze mnie komórce organizacyjnej. 3. Niezwłocznie i na bieżąco podejmuję działania w celu wdrożenia zaleceń kontroli i audytów. 4. Pracownicy kierowanej przeze mnie komórki organizacyjnej są aktywnie zachęcani do identyfikacji i zarządzania ryzykiem. 5. Pracownicy kierowanej przeze mnie komórki organizacyjnej są aktywnie zachęcani do informowania o możliwości wystąpienia nowych ryzyk i innych istotnych kwestiach.... Data i podpis osoby składającej deklarację