Zarządzenie nr 17 / 2011 z dnia 30 marca 2011 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie realizacji przez Uniwersytet Projektu Termomodernizacja budynku laboratorium wraz z odzyskiem ciepła z budynku wysokiego Wydziału Nauk o Ziemi w Sosnowcu etap końcowy inwestycji (TERMOLAB), realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie Projektu nr UDA- RPSL.05.03.00-00-123/10-00 zawartą w dniu 21 marca 2011 r. pomiędzy Województwem Śląskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego pełniącym rolę Instytucji Zarządzającej RPO WSL a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu UŚ z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 7 Rektora UŚ z dnia 15 lutego 2006 r. w sprawie zasad nadzoru nad realizowaniem projektów z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych zarządza się, co następuje: I. Postanowienia ogólne 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach Projektu Termomodernizacja budynku laboratorium wraz z odzyskiem ciepła z budynku wysokiego Wydziału Nauk o Ziemi w Sosnowcu etap końcowy inwestycji (TERMOLAB), zwanego dalej Projektem. 2. Nadrzędnym dokumentem jest umowa o dofinansowanie Projektu nr UDA-RPSL.05.03.00-00- 123/10-00 zawarta w dniu 21 marca 2011 r. pomiędzy Województwem Śląskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego pełniącym rolę Instytucji Zarządzającej RPO WSL a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach - Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia Umową.
II. Zarządzanie Projektem 2 W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy powołuje się na okres od dnia 31 marca 2011 r. do dnia 28 sierpnia 2012 r. Zespół Nadzorujący i Zespół Wykonawczy dla potrzeb zarządzania i realizacji Projektu. 3 Zespół Nadzorujący 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju, 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką, 3) Kanclerz, 4) Kwestor, 5) Dziekan Wydziału Nauk o Ziemi. 2. Do zadań Zespołu Nadzorującego należy: 1) współpraca z kierownictwem Projektu w zakresie realizacji Projektu, 2) uczestniczenie w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu, 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 4 Zespół Wykonawczy 1. W skład Zespołu Wykonawczego realizacji Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu, 2) Koordynator Projektu, 3) obsługa sekretaryjna Kierownika Projektu. 2
2. Członkowie Zespołu Wykonawczego ściśle współpracują, w celu prawidłowej realizacji Projektu, z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 3. Zadania członków Zespołu Wykonawczego, poszczególnych jednostek administracji ogólnouczelnianej oraz innych osób zaangażowanych w realizację Projektu określa załącznik do niniejszego zarządzenia. III. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 5 1. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) oraz zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego. Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) oraz ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) stosuje się odpowiednio. 2. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 251, poz. 1852, z późn. zm.), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w sprawie kwalifikowalności wydatków w RPO WSL na lata 2007-2013. 3. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu Śląskiego, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania, 2) nawiązania odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym, 3
3) zawarcia umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu, 4) przyznania premii za zadania dodatkowe pracownikom niebędących nauczycielami akademickimi, 5) przyznania dodatku uczelnianego. 4. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Śląskiego, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. IV. Zasady realizacji dostaw, usług i robót budowlanych 6 1. Dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie. 2. Każdy wniosek o zakup musi być przygotowany zgodnie z wymogami stosowanego w Uniwersytecie Śląskim systemu elektronicznego, musi być opisany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz podpisany przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi, roboty budowlane i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług, robót budowlanych i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. V. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 7 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie Śląskim do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 4
2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z Umową oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r. (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 93 Rektora UŚ z dnia 18 października 2010 r.). 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, odpowiednio oznaczonych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WSL w zakresie informacji i promocji, segregatorach i teczkach. VI. Zakaz zbycia aktywów trwałych 8 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet Śląski za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego, w których realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu, odpowiednio oznaczone zgodnie z wytycznymi, o których mowa w 7 ust. 3, są ewidencjonowane na osobnych numerach inwentarzowych, a wyodrębniona dokumentacja jest przechowywana w odpowiednio oznaczonych segregatorach i teczkach. 4. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają dodatkowym spisom inwentaryzacyjnym z natury lub drogą weryfikacji w roku 2011 i 2012, a arkusze spisowe winny być odpowiednio oznaczone zgodnie z wytycznymi, o których mowa w 7 ust. 3. VII. Ochrona danych osobowych 9 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim. 5
2. Powierza się Kierownikowi Projektu nadzór i zabezpieczenie ochrony danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. 3. Udziela się Kierownikowi Projektu pełnomocnictwa do wydawania w imieniu Rektora specjalnych upoważnień osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych w określonym zakresie. 4. Dziekan Wydziału Nauk o Ziemi wyznaczy w uzgodnieniu z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w Uniwersytecie Śląskim oraz Kierownikiem Projektu osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych osobowych związanych z realizacją Projektu w systemie informatycznym. 5. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych prowadzona jest na Wydziale Nauk o Ziemi przez pracownika wyznaczonego przez Dziekana Wydziału, w uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu. VIII. Postanowienia końcowe 10 1. W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 z dnia 30 listopada 2009 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. 2. Poniesienie pierwszego wydatku w Projekcie nastąpiło dnia 30 kwietnia 2010 roku. 11 W ramach kontroli wewnętrznej Rektor zleci przeprowadzenie audytu wewnętrznego realizacji Projektu w roku 2012. 6
12 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 31 marca 2011 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 7