ZARZĄDZENIE NR 4 / 2010 z dnia 17 grudnia 2010r. Dyrektora Zespołu Szkół im. Weteranów II Wojny Światowej w Lisięcicach w sprawie Regulaminu Kontroli Zarządczej Na podstawie art. 39 ust. 3 pkt 3 ustawy o systemie oświaty i art. 69 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz w oparciu o Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) wprowadza się Regulamin Kontroli Zarządczej. Postanowienia ogólne 1 Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Zespole Szkół im. Weteranów II Wojny Światowej w Lisięcicach Definicja kontroli zarządczej i jej cele 2 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy - opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. Środowisko wewnętrzne 3 Nauczyciele powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Zasady te i wymagania formalno prawne dla nauczycieli określa Karta nauczyciela i Ustawa o systemie oświaty
4 Pracownicy niepedagogiczni powinni być świadomi wartości etycznych, wspierać je i promować, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. Zasady etyczne i wymagania formalno prawne dla innych pracowników szkoły określa Kodeks Pracy oraz Regulamin Pracy. 5 1. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. 2. Rekrutację nowych pracowników przeprowadza komisja rekrutacyjna, w skład której wchodzą: 1) dyrektor, 2) wicedyrektor, 3) sekretarz szkoły. 3. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 ze zm.). 4. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w szkole innych pracowników określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.). 5. Każdemu pracownikowi szkoły przedstawiono na piśmie opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie opisu stanowiska jest potwierdzone podpisem pracownika. Wzór opisu stanowiska stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu. 6 1. Praca nauczyciela w szkole podlega ocenie. Szczegółowe regulacje dotyczące przeprowadzenia oceny nauczyciela znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 2 listopada 2000 r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1066). 2. Szczegółowe wymagania dotyczące awansu zawodowego nauczycieli są określone w rozporządzeniu MEN z dnia 1 grudnia 2004 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego nauczycieli (Dz. U. z 2004 r. Nr 260, poz. 2593 z późn. zm.). 3. W przypadku zatrudnienia w szkole pracownika samorządowego na stanowisku urzędniczym jego praca będzie podlegała ocenie o której mowa w Art.17 ust.1 ustawy o pracownikach samorządowych. 4. Wszyscy pracownicy uczestniczą w systematycznych szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych poszerzających wiedzę o bezpieczeństwie i higienie pracy, podnoszących umiejętności dydaktyczne oraz wychowawcze, organizowanych i nadzorowanych przez dyrektora szkoły.
7 1. Zasady organizacyjne i wewnętrzną strukturę szkoły reguluje Ustawa o systemie oświaty. 2. Strukturę organizacyjną szkoły określa Statut Zespołu Szkół zatwierdzony prze Radę Pedagogiczną. 3. Dla każdego pracownika określony jest w formie pisemnej aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności przechowywany u sekretarza szkoły. 5. Uprawnienia delegowane poszczególnym osobom zarządzającym, mają pisemny charakter i są potwierdzane podpisem przez osobę przyjmującą. Dokumenty z delegacjami uprawnień załączane są do akt osobowych pracownika. Dokumentacje przechowuje się na stanowisku sekretarza szkoły. 6. Zostało również zawarte porozumienie z Zarządem Kultury i Sportu w Głubczycach w zakresie obsługi finansowo-księgowej i kadrowej dotyczące dyrektora. Cele i zarządzanie ryzykiem 8 Misją szkoły jest tworzenie uczniom możliwości pełnego rozwoju intelektualnego, psychicznego i fizycznego w poszanowaniu ich godności i wolności światopoglądowej oraz przygotowanie do dalszego kształcenia. 1. Cele szkoły są określane w rocznej perspektywie i zawarte są w planie pracy szkoły. 2. Cele szkoły na rok kolejny określa zespół w skład którego wchodzą: 1) dyrektor szkoły, 2) wicedyrektor, 3) przewodniczący zespołów nauczycieli, 4) główny księgowy. 9 3. Zespół określa cele szkoły na rok kolejny w terminie do 15 sierpnia cele dydaktyczne i do 30 września cele pozostałe (w tym finansowe). 4. Wyznaczone przez zespół cele są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, stanowiącym załącznik Nr 2 do regulaminu. 5. Zespół określony w ust. 2 określa mierniki realizacji celów. Mierniki są wpisywane w rejestrze celów i ryzyka, stanowiącej załącznik Nr 2 do regulaminu. 10 1. Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów ustalonych w trybie określonym w 9 regulaminu. 2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez: 1) identyfikacje ryzyka, 2) monitorowanie realizacji zadań, 3) analizę ryzyka i podejmowanie działań zaradczych. 3. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli.
4. Identyfikacji ryzyk dokonuje zespół określony w 9 regulaminu. 5. O terminie przeprowadzenia identyfikacji ryzyk decyduje dyrektor szkoły. 6. Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana również w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje szkoła. 7. O przeprowadzeniu ponownej identyfikacji ryzyka decyduje dyrektor szkoły. 8. Zidentyfikowane ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, stanowiącym załącznik Nr 2 do regulaminu. 9. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia ryzyka. 10. Analizy ryzyka dokonuje zespół określony w 9 ust. 2 regulaminu. 11. Przewidywane skutki wystąpienia ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyka. 11 1. Dyrektor szkoły i pozostali członkowie zespołu określonego z 9 ust. 2 niniejszego regulaminu na podstawie wyników analizy ryzyka i przewidywanych skutków wystąpienia ryzyka określają rodzaj możliwych reakcji na ryzyko (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). 2. Członkowie zespołu określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. Opisy działań w reakcji na ryzyko są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk, stanowiącym załącznik Nr 2 do regulaminu. 3. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi dyrektor szkoły i osoby odpowiedzialne za realizację celów szkoły za dany rok. Mechanizmy kontroli 12 1. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor szkoły lub pracownicy, którzy przejęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 2. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: 1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej. 3. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są: 1) dyrektor szkoły, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej, 2) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby.
4. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora szkoły już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie, dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 5. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane, a dotyczące kosztów są korzystne dla szkoły i mają pokrycie w planie finansowym szkoły. 6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: 1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi szkoły z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień, 2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, 3) zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 7. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są regulowane odpowiednimi przepisami wewnętrznymi, instrukcją kancelaryjną, regulaminem audytu, regulaminem kontroli. 8. Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w zarządzeniu dyrektora Nr 7/2009 z dnia 15 października 2009 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w Zespole Szkół w Lisięcicach. 9. Szczegółowe zasady przeprowadzania audytu wewnętrznego zawarte są w zarządzeniu dyrektora Nr 5/2010 z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia procedur audytu wewnętrznego w Zespole Szkół w Lisięcicach. 10. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem bądź utratą dokumentów określa instrukcja kancelaryjna, przyjęta zarządzeniem dyrektora w sprawie instrukcji kancelaryjnej. 11. Dokumentacja Systemu Kontroli Zarządczej (tj. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne) wprowadzane są Zarządzeniami Dyrektora Szkoły. Pracownicy zapoznają się z powyższą dokumentacją potwierdzając ten fakt podpisem. 12. Źródłowe dokumenty rejestrowane i przechowywane są w Sekretariacie Szkoły Nadzór pedagogiczny 13 1. Nadzór pedagogiczny sprawowany według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz. 1324) wydanym na podstawie art. 35 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.) 2. Nadzór pedagogiczny i finansowy nad Szkołą sprawuje jednostka nadrzędna, odpowiednio Kuratorium Oświaty w Opolu i Urząd Miejski w Głubczycach. 3. Bezpośredni nadzór pedagogiczny i dydaktyczny w Szkole sprawuje Dyrektor Szkoły i wicedyrektor. 14
Ochrona zasobów 1. Ochrona zasobów w naszej placówce obejmuje zasoby ludzkie i materialne. Jest zorganizowana poprzez zobowiązanie pracowników do określonego zachowania. 2. Dotyczy systemu danych osobowych, informatycznych. Placówka korzysta wyłącznie z legalnych programów. 3. W jednostce wyznaczony jest administrator ochrony danych osobowych sekretarz szkoły (Ustawa o systemie danych osobowych). 15 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 1. Kontrolę finansowa reguluje Zarządzenie Dyrektora Szkoły w sprawie sprawowania kontroli finansowej, określające w formie pisemnej następujące procedury: a. Instrukcja gospodarowania środkami finansowymi b. Instrukcje kasowa c. Zasady gospodarowania składnikami majątku ruchomego d. Regulamin dokonywania zamówień publicznych e. Instrukcja w sprawie zasad, czynności i trybu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. f. Instrukcja inwentaryzacyjna 2. Zasady prowadzenia rachunkowości regulują zarządza Dyrektora Zarządu Oświaty Kultury i Sportu w Głubczycach, jednostki prowadzącej obsługę finansowo kasową szkoły. 16 Informacja i komunikacja 1. Właściwą oraz rzetelną komunikację wewnętrzną gwarantuje Instrukcja kancelaryjna system bezdziennikowy w jednostkach oświaty, w szczególności: a. Książka zarządzeń dyrektora b. Tablica ogłoszeń w tym BIP c. Rady Pedagogiczne d. Zebrania z pracownikami administracji i obsługi 2. Komunikację zewnętrzną wykonuje Dyrektor Szkoły zgodnie Ustawą o systemie oświaty Monitorowanie i ocena 17 1. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie. 2. Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązany jest także wicedyrektor. 4. Osiąganie celów i wykonanie zadań Szkoły podlega (monitorowaniu) ocenie dwa razy w ciągu roku szkolnego na posiedzeniach Rady Pedagogicznej.
5. Wszyscy pracownicy przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 6. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 7. Dyrektor szkoły podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w szkole procedur i regulaminów. 18 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Samooceny dokonuje dyrektor szkoły. 19 1. Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w szkole. 2. Dyrektor Szkoły, na podstawie sprawozdań i raportów nauczycieli, przestawia ocenę osiągnięcia celów pedagogicznych Szkoły. 3. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez dyrektora szkoły za poprzedni rok. 4. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 238, poz. 1581). 20 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Mgr Tadeusz Wojciechowski... (podpis dyrektora)
OPIS STANOWISKA PRACY Załącznik Nr 1 do Regulaminu kontroli zarządczej Dane podstawowe 1. Nazwa stanowiska: /przykład/ samodzielny referent 2. Cel istnienia stanowiska pracy: /przykład/ prowadzenie sekretariatu 3. Warunki pracy: wynagrodzenie: czas pracy: Zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności 4. Zakres obowiązków: /przykład/ przyjmowanie i rozdział korespondencji /przykład/ wysyłanie korespondencji /przykład/ wystawianie legitymacji uczniom 5. Zakres odpowiedzialności: /przykład/ za powierzone wyposażenie stanowiska pracy /przykład/ za powierzoną dokumentację 6. Zakres uprawnień: /przykład/ obsługa sekretariatu Charakterystyka wymagań na stanowisku 7. Wykształcenie: wykształcenie średnie ekonomiczno-administracyjne 8. Praktyka zawodowa: /przykład/ pięcioletnia praktyka zawodowa na samodzielnym stanowisku w administracji oświatowej 9. Cechy osobowości: /przykład/ komunikatywność 10. Umiejętności: /przykład/ umiejętność organizacji pracy /przykład/ doświadczenie w pracy na samodzielnym stanowisku /przykład/ znajomość przepisów Karty Nauczyciela, Ustawy o systemie oświaty, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania administracyjnego umiejętność obsługi komputera podpis pracownika
Rejestr celów i ryzyka - mierniki Załącznik Nr 2 do Regulaminu kontroli zarządczej Cel szkoły osoby odpowiedzialn e za reali zację Celów szkoły Miernik i Rea l i z a c ji c e l ó w Zidentyfikoa w ne r y z k o realizacji ce lu Prwadopodo bieństwo wystąpienia ryzyka (bardzo wysokie, wysokie, średnie, niskie) M o ż l i w e s k u t k i w y s t ą p i e n i a r y z y k a Reakcja na ryzyko: Tolerowanie, Przeniesienie, Wycofanie się, Działanie (opis działania)