REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 163/2011 z dnia 29 grudnia 2011 r. REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce Nowe Skalmierzyce 12/2011r. 1

2 SPIS TREŚCI Rozdział I: Przepisy ogólne 3 - podstawa prawne kontroli zarządczej 3 - cele oraz obszary kontroli zarządczej 4 Rozdział II: Środowisko wewnętrzne 5 - przestrzeganie wartości etycznych 6 - kompetencje zawodowe 6 - struktura organizacyjna 7 - delegowanie uprawnień 7 Rozdział III: Cele i zarządzanie ryzykiem 8 - misja jednostki (funkcja stała) 9 - określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 9 - identyfikacja ryzyka 11 - analiza ryzyka oraz reakcja na ryzyko 12 Rozdział IV: Mechanizmy kontroli 14 - dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności 14 - ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 15 Rozdział V: Informacja i komunikacja 18 - bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna 18 Rozdział VI: Monitorowanie i ocena 19 - monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, ocena systemu kontroli zarządczej przez audyt, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej 20 2

3 1 Rozdział I PRZEPISY OGÓLNE Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t. j. z 2001 roku Dz. U. Nr 142 poz.1591 ze zmianami,) w związku z art. 69 ust.1 pkt. 2,3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U z 2009 roku Nr 157 poz ze zmianami) oraz w oparciu o komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF z dnia 30 grudnia 2009r. Nr 15 poz.84) przez Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce zostaje wprowadzony regulamin kontroli zarządczej. 2 Ilekroć jest mowa w niniejszym regulaminie o : 1) UGiM należy przez to rozumieć Urząd Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce; 2) Burmistrzu należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce; 3) Kierowniku jednostki należy przez to rozumieć kierownika jednostki sektora finansów publicznych nadzorowanej przez Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce; 4) Koordynatorze ds. kontroli zarządczej należy przez to rozumieć osobę upoważnioną przez Burmistrza do sprawowania nadzoru nad stanem kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Burmistrzowi Gminy Nowe Skalmierzyce. 5) Standardach należy przez to rozumieć standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, wydawane na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy; 6) Procesie - należy przez to rozumieć proces systemu zarządzania oraz każdy inny uporządkowany zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, których celem jest uzyskanie zamierzonego rezultatu, w sposób umożliwiający identyfikację ścieżki postępowania 7) Ryzyku należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub zaniechania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku jednostki lub które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań; 3

4 3 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, określonych w szczególności w Strategii Rozwoju, w Budżecie Gminy oraz w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 4 PODSTAWA PRAWNA KONTOLI ZARZĄDCZEJ 1. Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy art. 68 ustawy o finansach publicznych. 2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki art. 69, ust. 1, pkt. 3 ustawy o finansach publicznych. 3. Regulamin kontroli zarządczej dla Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce opracowany został na podstawie wydanych przez Ministra Finansów Standardów Kontroli Zarządczej dla sektora finansów publicznych (Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009, opublikowany w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Finansów Nr 15, poz. 84 z 30 grudnia 2009). 4. Pomimo, iż w/w standardy nie są źródłem prawa powszechnie obowiązującego, stanowią zbiór wytycznych, które wskazują Burmistrzowi ogólne założenia w zorganizowaniu systemu kontroli zarządczej, a w efekcie mają prowadzić do funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Gminie i Mieście Nowe Skalmierzyce. 5. Postanowienia zawarte w regulaminie kontroli zarządczej oraz w regulaminie zarządzania ryzykiem określone zostały w taki sposób aby spełniały 22 standardy ujęte w 5 grupach (nazywanych w regulaminie obszarami kontroli zarządczej) standardów kontroli zarządczej wydanych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia CELE ORAZ OBSZARY KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1.Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewniania co do: 4

5 a. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; podejmowanie działań zgodnie z przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami i wytycznymi kierownictwa; b. skuteczności i efektywności działania; w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystanie zasobów majątkowych i ludzkich; c. wiarygodności sprawozdań; d. ochrony zasobów; zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym danych osobowych i informacji niejawnych; e. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; f. efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej; g. zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości. 2. Obszary kontroli zarządczej: a. środowisko wewnętrzne; b. cele i zarządzanie ryzykiem; c. mechanizmy kontroli; d. informacja i komunikacja; e. monitorowanie i ocena. 6 Rozdział II ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Standardy w zakresie środowiska wewnętrznego dotyczą systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości. Określają wymogi wobec środowiska, w jakim funkcjonować będzie kontrola zarządcza. Aby system kontroli zarządczej działał zgodnie z założeniami, musi funkcjonować w środowisku do tego przygotowanym organizacyjnie (struktura) oraz merytorycznie i mentalnie (kadra). Standardy dotyczące środowiska wewnętrznego odnoszą się do procedur pisemnych (np. regulamin organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce, zakresy czynności), ale także do tzw. wartości niepisanych, takich jak postawa kierownictwa i pracowników, etyka pracy, sposób 5

6 komunikowania się petentami i podmiotami zewnętrznymi, wiedza dotycząca celów kontroli zarządczej i jej akceptacja, poziom kompetencji pracowników. Środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy determinuje jakość kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. W/w elementy nie będące bezpośrednio związane z realizacją celów kontroli zarządczej stanowią bazę do właściwego wdrożenia mechanizmów kontroli zarządczej i ich funkcjonowania. 7 II.1. PRZESTRZEGANIE WARTOŚCI ETYCZNYCH 1. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Kierownictwo jednostki powinno wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. 2. Zasady etyczne i wymagania formalno - prawne dla pracowników Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce określa Kodeks Etyki pracowników Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. 3. Do regulacji realizujących standard w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce zalicza się: a) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie wprowadzenia kodeksu etyki pracowników w Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce; b) Szkolenia pracowników z zakresu kontroli zarządczej; c) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie w sprawie zasad zapewniających bezstronność i obiektywizm działania pracowników Urzędu przy wykonywaniu czynności służbowych. 8 II.2. KOMPETENCJE ZAWODOWE 1. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji pracowników zawiera Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie ustalenia regulaminu naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. 2. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. 3. Pracownicy uczestniczą w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych poszerzających wiedzę, umiejętności i kwalifikacje, organizowanych i nadzorowanych przez Urząd Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. 6

7 4. Do regulacji realizujących standard w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce zalicza się: a) Zarządzenia Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie zasad planowania i organizowania szkoleń dla pracowników Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce; b) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie regulaminu pracy Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce; c) Zarządzenia Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę sprawę, d) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie ustalenia regulaminu naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce 9 II.3. STRUKTURA ORGANIZACYJNA 1.Strukturę organizacyjną Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce określa regulamin organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce wraz ze schematem organizacyjnym. Dla każdego pracownika określony jest w formie pisemnej aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności przechowywany w aktach osobowych prowadzonych przez komórkę kadrową. 2. Do regulacji realizujących standard w Urzędzie Gminy i Miasto Nowe Skalmierzyce zalicza się: Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce wraz ze schematem organizacyjnym. 10 II.4. DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ 1. Zakresy delegowanych uprawnień zostały określone w sposób odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. 2. Każde delegowanie uprawnień powinno być jak najbardziej adekwatne do wiedzy, umiejętności i możliwości pracowników. 3. Delegowanie uprawnień ma na celu realizowanie przedsięwzięcia w ustalonym terminie, w sposób jak najbardziej dokładny przy optymalnym wykorzystaniu zasobów. 4. Delegowanie uprawnień w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce odbywa się na zasadach określonych w Zarządzeniu w sprawie zasad wydawania i rejestracji upoważnień w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. 7

8 5. Uprawnienia delegowane poszczególnym osobom zarządzającym mają pisemny charakter i są każdorazowo potwierdzane podpisem przez osobę przyjmującą. Dokumenty z delegacjami uprawnień załączane są do akt osobowych pracowników i przechowywane są w referacie organizacyjnym i spraw obywatelskich. 6. Do regulacji realizujących standard w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce zalicza się: a) Zarządzenia Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie regulaminu pracy UGiM Nowe Skalmierzyce; b) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w UGiM Nowe Skalmierzyce. c) Zarządzenia Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie powołania stałej komisji inwetaryzacyjnej, zarządzenia inwentaryzacji rocznej oraz przyjęcia do stosowania instrukcji inwetaryzacyjnej Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. d) Zarządzenia Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie sprawowania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności, celowości oraz zgodności z planem finansowym. e) Zarządzenie w sprawie zasad wydawania i rejestracji upoważnień w UGiM Nowe Skalmierzyce. 11 Rozdział III CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Postanowienia zawarte w regulaminie kontroli zarządczej wskazują sposób zarządzania ustalenia celów i zarządzania ryzykiem w UGiM poprzez: 1. określenie misji, celów i sposobu monitorowania ich osiągania; 2. identyfikację ryzyk niepowodzenia misji, realizacji celów i zadań; 3. analizę wpływu konkretnych ryzyk na realizację misji, celów i zadań; 4. wyznaczenie akceptowanego poziomu ryzyk; 5. reakcję i monitoring ryzyka. 12 III.1. MISJA JEDNOSTKI (FUNKCJA STAŁA) 1.Misją Urzędu Gminy i Miasta w Nowych Skalmirzycach jest zapewnienie należytego, sprawnego i fachowego realizowania przez Urząd zadań własnych gminy, zleconych 8

9 i powierzonych gminie oraz tworzenie warunków dla rozwoju gospodarczego gminy. 2. Misję Urzędu realizować będzie przez: a) zapewnienie klientom kompleksowej obsługi administracyjnej; b) wykonywanie zadań realizowanych przez Urząd w sposób sprawny, kompetentny i uprzejmy; c) efektywne zarządzanie mieniem gminnym; d) zapewnienie kompleksowej obsługi organów gminy; f) zapewnienie rzetelnej informacji. 3.Misja Urzędu Gminy i Masta Nowe Sklamirzyce może podlegać weryfikacji z punktu widzenia jej aktualności lub potrzeby określenia nowych (dodatkowych) celów oraz wprowadzenia nowych zadań. 13 III.2. OKREŚLENIE CELÓW I ZADAŃ, MONITOROWANIE I OCENA ICH REALIZACJI 1. Cele Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce (cele szczegółowe oraz okresowe) określane są: - w rocznej perspektywie, do końca stycznia każdego roku; - w okresie 3 letnim. 2. Cele Urzędu na rok kolejny określa zespół ds. kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Urzędzie, zwany zespołem ds. kontroli zarządczej. Zespół powołuje oraz określa jego skład Burmistrz odrębnym zarządzeniem. Z pośród członków zespołu ds. kontroli zarządczej zostaje wybrany koordynator, zwany dalej koordynatorem ds. kontroli zarządczej który kieruje pracą zespołu. 3. Każdy cel realizowany jest przez wykonywanie określonych zadań oraz podzadań. 4. Zespół o którym w pkt. 2 określa cele, zadania oraz mierniki realizacji celów dla UGiM i ujmuje je w planie (rejestrze) realizacji celów i zadań zał. nr 2 do zarządzenia. 5. Przy tworzeniu planu celów, zadań oraz mierników realizacji celów, zespół o którym mowa w pkt. 2 uwzględnia informacje otrzymane od pozostałych pracowników UGiM w zakresie określenia celów, zadań, mierników realizacji zadań. 6. Kierownik każdej komórki organizacyjnej, zarządzający procesami w UGiM odpowiadają za realizacje przypisanych celów, zadań lub podzadań w zakresie im przypisanych do realizacji. 7. W przypadku realizacji jednego zadania przez kilka komórek organizacyjnych lub przez kilka stanowisk pracy, kierownik jednostki może wyznaczyć koordynatora realizacji zadania wspólnego. 8. Kierownik każdej komórki orgnizacyjnej, pracownik samodzielnego stanowiska pracy lub 9

10 koordynator kontroli zarządczej może przedstawić Burmistrzowi - do końca kwartału w roku - propozycję celów szczegółowych oraz zadań szczegółowych służących realizacji celów głównych za realizację których odpowiada. Propozycje celów szczegółowych przedłożonych przez kierowników komórek organizacyjnych, koordynatora ds. kontroli zarządczej, pracowików samodzielnych stanowisk pracy powinny obejmować: a) charakterystykę opisową celu i zadania wskazującą jego powiązanie z realizacją celu, zadania głównego; b) mierniki bazowe osiągnięcia danego celu; c) mierniki docelowe osiągnięcia danego celu. 9. Kierownicy komórek organizacyhjnych w UGIM są odpowiedzialni za realizację danego celu, zadania, podzadania oraz mogą wyznaczyć osobę odpowiedzialną za realizacje celu, zadania, podzadania. W przypadku samodzielnych stanowisk pracy osobami odpowiedzialnymi za realizację celu są pracownicy tych stanowisk. 10. Burmistrz analizuje przedstawione propozycje celów, zadań, podzadań oraz miernikow ich realizacji i zatwierdza do końca stycznia danego roku plan (rejestr) celów i zadań. 11. Wszyscy pracownicy zobowiązani są do zapoznania się z zatwierdzonym przez Burmistrza planem (rejestrem) celów i zadań na dany rok. 12. Plan (rejestr) realizacji celów, zadań, podzadań i mierników ich realizacji może zostać zmieniony po uchwaleniu budżetu gminy na dany rok oraz każdej późniejszej zmianie budzetu gminy, mającej istotny wpływ na zakres realizowanych celow, zadań, podzadań i mierników ich realizacji. 13. Plan (rejestr) realizacji celów, zadań, podzadań i mierników ich realizacji powinien być każdrazowo aktualizowany, jeśli zmianie uległa liczba określonych celów, zadań i podzadań dla gminy. 14. Członkowie zespołu ds. kontroli zarządczej, pracownicy samodzielnych stanowisk pracy, zarzadzający procesami, monitorują osiągnięcie każdego celu i realizację zadań w komórkach organizacyjnych, biorąc pod uwagę przyjęte mierniki. 14. Kierownicy komórek organizacyjnych, pracownicy samodzielnych stanowisk pracy, sporządzają na koniec każdego półrocza analizę realizacji celów, zadań, podzadań i mierników ich realziacji i przedstawiają ją Burmistrzowi poprzez koordynatora ds. kontroli zarządczej. 15. Analiza realizacji celów, zadań, podzadań i mierników ich realizacji powinna wskazywać poziom osiągniętych mierników w odniesieniu do poziomu zakładanego oraz informować o przyczynach nieosiągnięcia zakładanych mierników i propozycji podjecia działań. 16. Do regulacji realizujących ten standard w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce zalicza się: 10

11 a) plan (rejestr) celów, zadań i podzadań w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce zał. nr 2 do zarządzenia. 14 III.3. IDENTYFIKACJA RYZYKA 1. Co najmniej raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów, zadań, podzadań ustalonych w trybie określonym w 13 niniejszego regulaminu. 2. Oceny ryzyk dokonuje zespół o którym mowa w 13, pkt. 2 niniejszego regulaminu. 3. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez: - identyfikację ryzyka; - analizę ryzyk i określenia poziomu ryzyka akceptowalnego; - podejmowania działań zaradczych (reakcji na ryzyko). 4. Do regulacji realizujących standard w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce zalicza się: a) Regulamin zarządzania ryzykiem; b) spotkania zespołu ds. kontroli zarządczej. c) cykliczne spotkania kierowników komórek organizacyjnych, pracowników samodzielnych stanowisk pracy, zarządzających procesami w Urzędzie z Burmistrzem Urzędu Gminy i Miasta Nowe Sklamierzyce. 15 III.4. ANALIZA RYZYKA ORAZ REAKCJA NA RYZYKO 1.Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie (ocenie) mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków - określeniu poziomu istotności ryzyka (ocenie ryzyka). 2. Do regulacji realizujących ten standard w Urzędzie zalicza się: a) regulamin zarządzania ryzykiem wraz z załącznikami wprowadzony odrębnym zarządzeniem Burmistrza Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce; b) przyjęcie systemu identyfikacji i analizy ryzyka (systematyczne narady kierownictwa w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce). 16 Rozdział IV MECHANIZMY KONTROLI 11

12 Standardy w tym zakresie stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane nim korzyści. 17 IV.1. DOKUMENTOWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ, NADZÓR, CIĄGŁOŚĆ DZIAŁALNOŚCI 1. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja ta jest spójna i dostępna dla wszystkich pracowników Urzędu dla których te informacje są niezbędne. 2. Obowiązujące regulaminy, instrukcje są znane wszystkim pracownikom Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce (listy potwierdzające zapoznanie się pracowników z tymi dokumentami). 3. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej przechowywana jest przez koordynatora ds. kontroli zarządczej w Urzędzie. 4. Dodatkowa dokumentacja zanim włączona zostanie do systemu kontroli zarządczej poddawana jest analizie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi, analizie ich aktualności z punktu widzenia realizowanych celów, zadań, podzadań oraz mierników ich realizacji w Urzędzie. 5. W UGiM Nowe Skalmierzyce prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań, podzadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 6. Nadzór o którym mowa w pkt. 5 obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników 7. Elementem nadzoru w UGiM Nowe Skalmierzyce jest system sprawozdawczy i informacyjny, który umożliwia szybki przepływ informacji od osób nadzorowanych do osób nadzorujących. 8. W UGiM Nowe Skalmierzyce stosowana jest wyrywkowa weryfikacja czynności pracowników nadzorowanych. 9. Kluczowe decyzje i działania są podejmowane wyłącznie za wiedzą i zgodą Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. 10. Zapewnienie ciągłości działalności UGiM opiera się na przede wszystkim na kluczowej kadrze. 12

13 11. Wskazana jest osoba zastępująca każdego z pracowników w przypadku jego nieobecności w taki sposób aby zapewnić ciągłość realizacji zadań w UGiM Nowe Skalmierzyce. 12. Wskazane są osoby zastępujące poszczególne osoby z kadry kierowniczej podczas ich nieobecności. 13. Do regulacji realizujących w/w standardy w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce zalicza się: a) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie rejestrowania procedur kontroli zarządczej w Urzędzie. b) Baza danych (strona BIP Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce) umożliwiająca pobranie i zapoznanie się z procedurami wewnętrznymi w UGiM Nowe Skalmierzyce. c) System umożliwiający trwałe odnotowywanie uwag pracowników dotyczących procedur wykorzystywanych przy ich aktualizacjach lub zmianach; d) Zakresy obowiązków wskazujące osoby zastępujące każdego z pracowników w przypadku jego nieobecności; e) System przechowywania danych gwarantujących ich nienaruszalność. 18 IV.2. OCHRONA ZASOBÓW, SZCZEGÓŁOWE MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZĄCE OPERACJI FINANSOWYCH I GOSPODARCZYCH, MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZĄCE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH 1. W Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce wprowadzono odpowiednie środki ograniczenia i kontroli dostępu do budynków, obiektów i pomieszczeń oraz środki ich ochrony: - dostęp osób spoza Urzędu do obiektów i pomieszczeń Urzędu jest ograniczony i kontrolowany, - dostęp pracowników do obiektów i pomieszczeń Urzędu poza godzinami pracy jest ograniczony i kontrolowany; - pomieszczenia o istotnym znaczeniu np. serwerownia są odpowiednio chronione za pomocą zabezpieczeń technicznych, a dostęp do nich jest kontrolowany i ograniczony tylko dla uprawnionych osób. 2. W UGiM Nowe Skalmierzyce funkcjonują odpowiednie mechanizmy w celu zapewnienia ochrony zasobów materiałowych i ich właściwego wykorzystania: a) została wprowadzona instrukcja określająca zasady przeprowadzania inwentaryzacji; b) powierzenia pracownikom mienia następuje w formie pisemnej; c) pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za mienie im powierzone oraz swoich obowiązków w zakresie jego ochrony i właściwego wykorzystania; 13

14 d) składniki majątku trwałego są odpowiednio oznakowane i zaewidencjonowane. 3. Zasoby UGiM Nowe Skalmierzyce o szczególnym znaczeniu dla gospodarki finansowej są odpowiednio chronione, a dostęp do nich jest ograniczony do uprawnionych osób i kontrolowany: a) dokumentacja wytwarzana przez UGIM Nowe Skalmierzyce jest odpowiednio przechowywana i chroniona; b) dostęp do dokumentów finansowych mają tylko osoby upoważnione; c) zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za środki pieniężne, weksle, gwarancje bankowe, pieczęcie, urządzenia służące do składania podpisu elektronicznego, itp. ; d) przejęcie odpowiedzialności materialnej za poszczególne zasoby następuję w formie pisemnej. 4. W UGIM Nowe Skalmierzyce funkcjonują odpowiednie mechanizmy kontroli, które zapewniają, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje zatwierdzone przez Burmistrza lub upoważnione przez niego osoby. 5. Zatwierdzeniu podlegają wszelkie wydatki przed ich dokonaniem oraz wszelkie zobowiązania przed ich zaciągnięciem oraz rozpoczęcie operacji mogącej skutkować zaciągnięciem zobowiązania lub dokonaniem wydatku, np. wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, złożenia zamówienia u dostawcy, podpisanie umowy. 6. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez Burmistrza już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 7. Kontrolę finansową sprawuję Burmistrz Gminy i Miasta oraz Skarbnik zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych. 8. Kontrola finansowa obejmuje: a) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; b) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych; c) prowadzenie gospodarki finansowej. 9. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych zobowiązani są: a) Burmistrz Gminy lub osoba upoważniona, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej; b) pracownicy odpowiedzialni merytoryczne za realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby. 14

15 10. Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja ta jest dostępna dla upoważnionych osób. Dokumentacja operacji gospodarczych lub finansowych jest pełna oraz umożliwia prześledzenie każdej operacji finansowej lub gospodarczej od samego początku, w trakcie trwania i po zakończeniu; 11. Transakcje i zdarzenia są właściwie klasyfikowane i bezzwłocznie rejestrowane. 12. Klasyfikacja operacji finansowych i gospodarczych spełnia wymogi przepisów o rachunkowości oraz specyficzne wymagania dla jednostek sektora finansów publicznych. 13. Poprawnie zaewidencjonowane w systemie finansowo księgowym operacje gospodarcze są niezwłocznie, ostatecznie zapisywane do ksiąg rachunkowych bez możliwości ich poprawiania. 14. W UGiM Nowe Skalmierzyce prowadzony jest rejestr umów. Przechowywane oryginały umów są odpowiednio chronione i dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby. 15. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane, a dotyczące kosztów są korzystne dla Gminy i mają pokrycie w planie finansowym. 16. W UGIM Nowe Skalmierzyce przechowywana jest pełna dokumentacja dotycząca postępowań o udzielenie zamówień publicznych. 17. W UGiM Nowe Skalmierzyce funkcjonują odpowiednie mechanizmy kontroli, które zapewniają, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje zatwierdzone przez Burmistrza lub upoważnione przez niego osoby. 18. Dostęp do zasobów informatycznych UGiM Nowe Skalmierzyce mają wyłącznie uprawnione osoby. a) ponadto wprowadzono odpowiednie środki ograniczenia dostępu do zasobów informatycznych, m.in. do sieci, komputerów, serwerów, baz danych, oprogramowania systemowego, aplikacji, urządzeń; b) środki ograniczenia dostępu obejmują zabezpieczenia fizyczne odpowiednich pomieszczeń(np. serwerownia) jak również zabezpieczenia sprzętowe, systemowe, programowe; c) dostęp do zasobów informatycznych mają tylko pracownicy posiadający odpowiednie umiejętności oraz po odpowiednim przeszkoleniu w zakresie ochrony tych zasobów; d) dostęp do systemu wymaga wielopoziomowego logowania się. 19. W UGiM Nowe Skalmierzyce ogranicza się i monitoruje się dostęp do oprogramowania systemowego. Mechanizmy kontroli polegają na tym, że tylko administrator danych ma dostęp do zasobów systemowych. Polityka bezpieczeństwa oparta jest na kontrolowanym dostępie do poszczególnych elementów zasobów systemowych. Poza tym używanie haseł, spełniających określone wymogi (ilość, kategoria znaków) skutecznie wprowadza ww. ochronę. 15

16 20. Do regulacji realizujących w/w standardy w UGiM Nowe Skalmierzyce zalicza się: a) powierzenie odpowiedzialności materialnej za przekazane pracownikom składniki majątkowe; b) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie ustalenia polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych; c) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa i wojny; d) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie wprowadzenia do stosowania dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla Budżetu oraz Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. e) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. f) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie sprawowania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności, celowości oraz zgodności z planem finansowym. g) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych; h) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie powołania stałej komisji inwetaryzacyjnej, zarządzenia inwentaryzacji rocznej oraz przyjęcia do stosowania Instrukcji Inwetaryzacyjnej Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. 19 Rozdział V INFORMACJA I KOMUNIKACJA Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz Urzędu, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców. 20 V.1. BIEŻĄCA INFORMACJA, KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA I ZEWNĘTRZNA 1. Osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić w odpowiedniej formie i czasie - właściwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. 16

17 2. W UGiM Nowe Skalmierzyce funkcjonują efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki, a także korespondencji pomiędzy UGiM Nowe Skalmierzyce, a odbiorcami zewnętrznymi informacji. 3. Bieżąca informacja realizowana jest poprzez: a) właściwą oraz rzetelną komunikację, którą gwarantuje instrukcja kancelaryjna, w szczególności: - książka zarządzeń; - tablica ogłoszeń; - zebrania z kierownikami komórek organizacyjnych, pracownikami samodzielnych stanowisk, pełnomocnikiem, zarządzającymi procesami; - zebrania ze związkami zawodowymi. b) drogą telefoniczną oraz elektroniczną. 4. Wpływ dokumentacji do jednostki jest ewidencjonowany, a korespondencja niezwłocznie rozdzielana i przekazywana pracownikom właściwych komórek organizacyjnych. 5. Szczególny nacisk położony jest na obieg dokumentacji, która umożliwia komórce finansowo księgowej bieżące ewidencjonowanie operacji gospodarczych. 6. Burmistrzowi UGiM Nowe Skalmierzyce przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla osiągnięcia celów, realizacji zadań jednostki, w szczególności: - informacje zewnętrzne związane z przepisami prawa lub innymi regulacjami; - informacje wewnętrzne, zwłaszcza dotyczące głównych celów, zadań, podzadań w Urzędzie; 7. System komunikacji wewnętrznej gwarantuje, że każdy pracownik rozumie cele systemu funkcjonowania kontroli finansowej, sposób jego funkcjonowania a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym systemie. 8. Komunikację zewnętrzną wykonuje Burmistrz Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce, a podczas nieobecności Burmistrza osoby go zastępujące oraz osoby upoważnione. 9. Wyznaczeni pracownicy do kontaktów zewnętrznych. 9. Do regulacji realizujących w/w standardy w UGiM Nowe Skalmierzyce zalicza się: a) Regulamin organizacyjny UGiM Nowe Skalmierzyce; b) Instrukcja kancelaryjna UGiM Nowe Skalmierzyce ; c) Zarządzenie Burmistrza Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych. 21 Rozdział VI MONITOROWANIE I OCENA 17

18 VI.1. MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ, SAMOOCENA, OCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ PRZEZ AUDYT, UZYSKANIE ZAPEWNIENIA O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1. Burmistrz oraz osoby upoważnione ramach wykonywanych bieżących obowiązków monitorują skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 2. Wszyscy pracownicy przekazują Burmistrzowi poprzez koordynatora ds. kontroli zarządczej informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 3. Burmistrz podejmuję środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur, regulaminów, instrukcji Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce. 2. W Urzędzie samooceny kontroli zarządczej dokonuje Burmistrz Urzędu Gminy i Miasta Nowe Skalmierzyce przy pomocy koordynatora ds. kontroli zarządczej. Wyniki samooceny wpisywane są w arkuszu samooceny, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia. 3. W jednostkach podległych Burmistrzowi gminy, samoocenę kontroli zarządczej przeprowadzają kierownicy tych jednostek. Wyniki samooceny wpisywane są w arkuszu samooceny. 4. Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny kontroli zarządczej w UGIM Nowe Skalmierzyce oraz w jednostkach podległych. 18