UMOWA PARTNERSKA DOTYCZĄCA PROJEKTU EKO-SZKOŁA - TERMOMODERNIZACJA SZKÓŁ W POWIECIE PUCKIM zawarte w dniu r. pomiędzy: GMINĄ KOSAKOWO zwaną dalej Liderem lub beneficjentem a POWIATEM PUCKIM, GMINĄ KROKOWĄ, GMINĄ MIASTA PUCK, GMINĄ PUCK, GMINĄ MIASTA WŁADYSŁAWOWO zwanymi dalej partnerami.
Rozdział I Cel partnerstwa 1 Przedmiotem niniejszej umowy (zwanej dalej Umową ) jest zorganizowanie Partnerstwa w celu przygotowania i realizacji projektu o nazwie EKO-SZKOŁA - termomodernizacja szkół w powiecie puckim planowanego do współfinansowania w ramach Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej. Rozdział II Zadania i obowiązki Partnerów w związku z realizacją projektu 2 Zadania i obowiązki Gminy Kosakowo (Lidera Projektu) Gmina Kosakowo, działając jako Lider Projektu, a takŝe wykonując zadania merytoryczne w projekcie jako Partner zobowiązuje się do: a. zlecenia wykonania opracowań niezbędnych do złoŝenia projektu w ramach konkursu do współfinansowania z Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej w tym studium wykonalności oraz wniosku aplikacyjnego b. złoŝenia wniosku o dofinansowanie projektu, w terminie wymaganym przez instytucję wdraŝającą lub pośredniczącą. c. monitorowania oraz przestrzegania prawidłowości i terminowości realizowania projektu, d. reprezentowania Partnerstwa, w tym utrzymywanie stałych kontaktów i współpracy z instytucją wdraŝającą lub pośrednicząca. e. motywowania Partnerów do współpracy, dąŝenia do doskonalenia pracy Partnerstwa oraz wypracowania zasad dalszej, długoletniej współpracy. f. podejmowania wszelkich działań jakie wymagane są od Partnera zmierzających do realizacji projektu, w tym do realizowania postanowienia umowy o finansowanie projektu oraz właściwej sprawozdawczości, 3 Zadania i obowiązki Partnerów Projektu Partnerów zobowiązuje się do: a. wykonania i dostarczenia w określonym terminie wymaganych dla przedsięwzięcia partnera projektów budowlanych i innych opracowań oraz wszelkich pozwoleń i innych decyzji administracyjnych niezbędnych do uzyskania dofinansowania z RPO i z innych funduszy Unii Europejskiej, b. dostarczenia dokumentów niezbędnych do wykonania studium wykonalności projektu a takŝe koncepcji budowlanej, w terminie ustalonym przez wykonawcę lub lidera projektu, c. podejmowania wszelkich działań jakie wymagane są od Partnera zmierzających do realizacji projektu, w tym do realizowania postanowienia umowy o finansowanie projektu oraz właściwej sprawozdawczości d. partycypacji w kosztach przygotowania projektu zgodnie z par. 4 niniejszej umowy. e. zapewnienia wymaganego wkładu własnego do projektu (zgodnie z szacunkowymi kosztami, stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszej umowy). f. prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.
g. prowadzenia ewidencji zdarzeń księgowych w sposób umoŝliwiający jednoznaczną identyfikację kosztów ponoszonych na realizację projektu oraz powiązanie płatności z dokonywanymi wydatkami z projektu, a takŝe identyfikację kosztów ponoszonych na realizację projektu oraz powiązanie płatności z dokonywanymi wydatkami z projektu, a takŝe identyfikację dowodów, na podstawie których dokonano płatności h. rzetelnego dokumentowania wydatków za pomocą oryginałów rachunków, faktur i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych płatności. 4 1. Partnerzy zobowiązują się do zachowania celów projektu zgodnie ze złoŝonym wnioskiem w okresie 10 lat od daty zakończenia finansowego rozliczenia projektu tzn. projekt nie zostanie poddany znacznej modyfikacji 2. Partnerzy oświadczają, Ŝe środki przekazane na podstawie niniejszej umowy zostaną wykorzystane wyłącznie na cele w niej określone 3. Odpowiedzialność wobec osób trzecich ponosi kaŝdy z partnerów w zakresie swojego działania lub zaniechania 4. Wydatki niekwalifikowane poszczególnych partnerów zostaną pokryte z ich budŝetów 5. Produkty oraz majątek uzyskany w ramach projektu pozostanie własnością poszczególnych partnerów 6. Partnerzy zgodnie oświadczają, Ŝe upowaŝnionym do podpisania umowy w ich imieniu i na ich rzecz będzie Lider Projektu 7. Lider moŝe udzielić dalszych pełnomocnictw pracownikom Urzędu Gminy Kosakowo, po uzyskaniu zgody wszystkich partnerów. Rozdział III Finansowanie przygotowania projektu 5 1. Wysokość nakładów na przygotowanie projektu wynosi łącznie 50 000,00 PLN (sześćdziesiąt tysięcy zł 00/100) złotych, w tym zryczałtowana kwota przypadająca na partnera: a. Gmina Miasto Puck 6 000,00 zł b. Gmina Puck 4 500,00 zł c. Gmina Krokowa 12 000,00 zł d. Gmina Miasta Władysławowo 5 500,00 zł e. Gmina Kosakowo 6 000,00 zł f. Powiat Pucki 16 000,00 zł 2. Na koszt przygotowania projektu składa się koszt opracowania studium wykonalności, koszt materiałów biurowych i materiałów promocyjnych dotyczących przygotowania projektu. 3. Partnerzy zobowiązują się przekazać Liderowi kwotę partycypacji w kosztach przygotowania projektu zgodnie z ust. 1, na podstawie Noty księgowej wystawionej przez Lidera. 4. Lider wystawi Notę księgową o której mowa w ust. 3 po wystawieniu faktur VAT przez wykonawców poszczególnych usług/dostawców związanych z przygotowaniem projektu. 5. Lider przedstawi rozliczenie z wydatkowania środków o których mowa w ust. 1 w terminie do 30 marca 2010r.
6. Strony ustalają, Ŝe środki finansowe przekazane przez Partnera na przygotowanie Projektu, jeŝeli nie zostaną w całości wykorzystane do zrealizowania i przygotowania Projektu, zostaną w niewykorzystanym zakresie zwrócone przez Partnera Wiodącego w terminie do 30 kwietnia 2010 roku. Rozdział IV Plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansami 6 1. Wstępny plan finansowy Projektu oraz cząstkowe plany finansowe w podziale na poszczególnych Partnerów stanowią załączniki nr 1 do niniejszej umowy. 7 1. Odpowiedzialność za zarządzanie finansowe projektem ponosi Lider Projektu, który reprezentowany jest przez Koordynatora Projektu, realizującego swoje zadania w porozumieniu z Radą Partnerów 2. KaŜdy z Partnerów samodzielnie podejmuje decyzje finansowe w zakresie swojej części budŝetu i ponosi za te decyzje odpowiedzialność 3. Partnerzy będą realizować zadania w szczególności w zakresie nadzoru nad prawidłowością i terminowością realizacji Projektu oraz spójności promocji. 8 1. Środki finansowe projektu trafiają bezpośrednio na konta bankowe Lidera Projektu i Partnerów, 2. Partnerzy i Lider Projektu, dla potrzeb projektu załoŝą wyodrębnione subkonta bankowe, 3. Po wydatkowaniu środków i po zakończeniu kaŝdego działania Partner niezwłocznie przekazuje Liderowi raporty finansowe i merytoryczne, zgodne z wymaganiami Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej, w terminie umoŝliwiającym Liderowi sporządzenie prawidłowej zbiorczej sprawozdawczości, 4. Uruchomienia środków do Partnerów dokonuje Instytucja Zarządzająca. 9 Partnerzy zgodnie ustalają zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych wg następujących punktów: 1. KaŜdy z Partnerów prowadzi wyodrębnioną księgowość swojej części Projektu. 2. Dla potrzeb Projektu u Lidera wyodrębniona zostanie zbiorcza księgowość pozwalająca na transparentne rozliczenie całości przedsięwzięcia. 3. Partnerzy będą przekazywać wraz z raportami, potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dowodów księgowych ujętych w raportach. 4. Strony zobowiązują się konsultować i uzgadniać między sobą raporty w okresach miesięcznych. 5. Strony zobowiązują się do modyfikowania na forum Rady Partnerów powyŝszych zasad, tak aby moŝliwym było uzyskanie w kaŝdej chwili szczegółowego raportu w zakresie przychodów i poniesionych kosztów w ramach Projektu. 6. KaŜdy z Partnerów wyraŝa gotowość udostępnienia dokumentów źródłowych i udzielania informacji Liderowi Projektu.
Rozdział V Zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie 10 1. Komunikację i przepływ informacji w Partnerstwie zapewni Koordynator Projektu a odbywać się to będzie za pomocą róŝnego rodzaju technicznych środków łączności oraz spotkań bilateralnych i posiedzeń Rady Partnerów. 2. Koordynator projektu wyznaczony zostanie przez Lidera Projektu 3. Organ wykonawczy kaŝdego z podmiotów reprezentuje Partnera osobiście lub poprzez wskazanego pełnomocnika 4. Rada Partnerów odbywać będzie systematyczne spotkania, pozwalające na sprawną realizację projektu i rozwiązywanie pojawiających się problemów, przynajmniej raz w miesiącu. 5. Podczas spotkań poprzedzających złoŝenie wymaganych sprawozdań Rada dokona oceny postępów projektu i zaproponuje Koordynatorowi Projektu rozwiązania dla kwestii kluczowych wymagających wsparcia ze strony wszystkich Partnerów. Rozdział VI Zasady podejmowania decyzji w partnerstwie 11 1. W partnerstwie kompetencje decyzyjne wykonuje Koordynator Projektu wraz z Radą Partnerów 2. Wszelkie decyzje strategiczne mające wpływ na realizację projektu podejmuje Zespół opisany w p.1 niniejszego paragrafu. O ile w umowie partnerstwa, wytycznych dot. Funduszy Strukturalnych UE, Programach Operacyjnych lub przepisach prawa nie ma wskazanych kompetencji innego podmiotu, to kompetencje te wykonuje Rada Partnerów. 3. Rada Partnerów podejmuje decyzje w drodze konsensusu. W przypadku nie osiągnięcia konsensusu, decyzję zapadają większością ¾ głosów. 4. Rada Partnerów wykonuje swoje zadania nieodpłatnie 5. W skład Rady Partnerów wchodzą osoby oddelegowanie przez poszczególnych partnerów (po 1 osobie). Rozdział VII Sposób monitorowania i kontroli projektu 12 1. Monitorowanie i kontrola Projektu zapewniona jest przez Radę Partnerów. 2. Na posiedzeniach rozpatruje się: a. Sprawozdania merytoryczne poszczególnych Partnerów dotyczącego zaawansowania przebiegu Projektu b. Sprawozdania finansowe dotyczące zaawansowania planu finansowego Projektu c. Dokumenty przygotowywane dla Instytucji WdraŜającej 3. Wnioski wynikające z przebiegu Projektu są wdraŝane przez Koordynatora i Radę Partnerów. 13
1. Odpowiedzialność finansową za realizację projektu ponosi Lider, z zastrzeŝeniem ust. od 2 do 3 niniejszego paragrafu. 2. KaŜdy Partner ponosi wszelkie skutki finansowe z tytułu niewykonania lub nienaleŝytego wykonania przedmiotu umowy, a skutki finansowe obciąŝają go odpowiednio do stopnia niewykonania lub nienaleŝytego wykonania przedmiotu umowy. 3. KaŜdy z Partnerów odpowiada za całość zadań wynikających z zakresu określonego w 3 niniejszej umowy. 14 1. Strony zobowiązują się do prowadzenia spójnej promocji projektu poprzez: a. opracowanie i realizowanie wspólnej strategii promocji, b. opracowanie wzorów tablic informacyjnych, oraz innych środków promocji 2. Monitoring Projektu będzie prowadzony na podstawie harmonogramu realizacji Projektu, który strony wspólnie sporządziły. 3. Lider oraz partnerzy zobowiązani są do zapewnienia archiwizacji dokumentów projektu po jego zakończeniu, zgodnie z wymogami Instytucji Zarządzającej oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Rozdział VIII Przepisy pozostałe i końcowe 15 KaŜda zmiana warunków umowy lub jej uzupełnienie wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. 14 Umowa wygasa z upływem czasu, na jaki została zawarta lub gdy zajdą okoliczności, których Partnerzy nie mogli przewidzieć przy zawieraniu umowy, za które nie ponoszą odpowiedzialności, a które w sposób trwały uniemoŝliwiają dalsze jej wykonywanie, w szczególności decyzje władz administracyjnych. 15 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową oraz mają zastosowanie: a. przepisy kodeksu cywilnego, b. dokumenty regulujące działanie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego 2. Tytuły poszczególnych paragrafów umowy czy rozdziałów mają wyłącznie charakter redakcyjny i nie mogą być wykorzystywane dla interpretacji postanowień niniejszej umowy. 16 1. Strony dąŝyć będą w drodze negocjacji do polubownego rozwiązywania wszelkich sporów powstałych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. 2. W razie, gdyby polubowne rozwiązanie zaistniałego między stronami sporu okaŝe się niemoŝliwe, zostanie on poddany rozstrzygnięciu sądu właściwego dla siedziby Lidera Projektu.
17 Umowa zostaje zawarta na okres realizacji Projektu. Umowa wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. 18 Załączniki do umowy stanowią jej integralną część. 19 Umowę sporządzono w 7 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kaŝdej ze stron i jednym dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego Podpisano w imieniu i przez: