e-poradnik Praca i Ubezpieczenia Praca i Ubezpieczenia Kontrola pracowników Obowiązki i prawa pracodawcy i pracownika Jak pracodawca może sprawdzić, co pracownik robi w czasie pracy Jak może weryfikować jego uczciwość Kiedy i jak może kontrolować stan zdrowia pracownika Jakie zasady obowiązują przy kontroli telepracowników Co grozi pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych pracowników Wyjaśnienia ekspertów Interpretacje GIODO Wzory pism i druków
Spis treści Wstęp...5 Rozdział 1. Jak pracodawca może sprawdzić, co pracownik robi w czasie pracy...7 Rozdział 2. Jak można zweryikować uczciwość pracownika...15 Rozdział 3. Czy możliwa jest kontrola pracownika przy użyciu jego danych biometrycznych...17 Rozdział 4. Kiedy i jak pracodawca może sprawdzać stan zdrowia pracownika... 20 Rozdział 5. Jakie zasady obowiązują przy kontroli telepracownika... 30 Rozdział 6. Jak pracodawca może kontrolować korzystanie przez pracownika ze zwolnienia lekarskiego... 36 Rozdział 7. Jak sprawdzić poprawność i prawdziwość zaświadczenia lekarskiego... 49 Rozdział 8. Co grozi pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych pracownika... 54 Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (22) 530 40 40; www.gazetaprawna.pl Redakcja: Małgorzata Jankowska, Monika Bugaj-Wojciechowska DTP: Joanna Archacka Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40 tel. (22) 761 30 30, 0 801 62 66 66; e-mail: bok@infor.pl Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. ISBN 978-83-61957-98-0 Wydanie I/2012, styczeń 2012 r. Wyjaśnienia ekspertów... 63 Jakie są granice kontroli pracowników przez pracodawcę... 63 Jak pracodawca może kontrolować telepracownika...75 Wyjaśnienia GIODO... 86 O czym musi pamiętać pracodawca, aby kontrolując pracowników nie naruszyć ustawy o ochronie danych osobowych... 86
4 e-biblioteka Gazety Prawnej Wzory pism i druków... 95 Wstęp To, że pracodawcy mają prawo kontrolować swoich pracowników, nie budzi wątpliwości. Jedną z cech charakterystycznych stosunku pracy jest bowiem wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy. To on ponosi ryzyko prowadzonej działalności, a więc musi mieć prawo do sprawdzania, czy zatrudnione osoby realizują wyznaczone im zadania i działają zgodnie z interesem irmy. Wątpliwości może budzić natomiast zakres takiej kontroli, tym bardziej że przepisy zagadnienia te regulują bardzo ogólnie. A rozwój technologii daje pracodawcom coraz więcej narzędzi do kontrolowania zatrudnionych przez siebie osób zarówno w zakładzie pracy, jak i poza nim. Mają do dyspozycji nie tylko rozbudowane systemy monitoringu pomieszczeń irmy, programy szpiegujące aktywność pracowników w internecie oraz umożliwiające kontrolę poczty elektronicznej, ale też przykładowo system GPS, dzięki któremu mogą sprawdzać, po jakim terenie poruszają się ich przedstawiciele handlowi. Nie wszystkie jednak dostępne metody mogą być przez pracodawców wykorzystywane do kontroli pracowników. Pracodawcy muszą przede wszystkim pamiętać, że kontrolując pracownika zobowiązani są szanować jego godność i inne dobra osobiste, czyli np. jego wizerunek, tajemnicę korespondencji lub cześć. O wszystkich formach kontroli muszą wcześniej informować podwładnych. Rekomendowanym przez ekspertów rozwiązaniem jest określenie np. w regulaminie pracy lub innym akcie zasad dokonywania kontroli w irmie oraz uzyskanie od pracowników pisemnego potwierdzenia, że się z nimi zapoznali. W regulaminie tym pracodawcy powinni wskazać nie tylko sposób, ale i cel prowadzenia kontroli. Jeśli pracodawca zasady kontrolowania pracowników określi w odrębnym regulaminie kontroli, powinien w indywidualnych umowach o pracę zobowiązać pracowników do jego przestrzegania. Każda kontrola prowadzona przez pracodawcę musi mieć też swój uzasadniony cel oraz być adekwatna do sytuacji i do jego osiągnięcia. Ponadto na niektóre formy kontroli pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika. Zgodę taką musi wyrazić np. telepracownik świadczący pracę we własnym domu. Warto znać podstawowe zasady i granice legalnego kontrolowania pracowników, aby uniknąć ich ewentualnych roszczeń, w sytuacji gdy uznają, że swoimi działaniami pracodawca naruszył ich dobra osobiste, co może pociągać za sobą konieczność wypłacenia im np. zadośćuczynienia inansowego. Za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych pracodawcy grozić może natomiast grzywna, kara ograniczenia wolności albo kara pozbawienia wolności do lat 2. Publikacja omawia wszystkie najbardziej popularne sposoby kontrolowania pracowników przez pracodawcę, określa ich warunki, wskazuje na granice
6 e-biblioteka Gazety Prawnej podejmowanych przez pracodawcę działań i ewentualne skutki przekroczenia przez niego przysługujących mu uprawnień. Ma charakter poradniczy. Czytelnik znajdzie tu wiele przykładów pokazujących stosowanie różnych metod kontroli w praktyce. Wartością dodaną są niewątpliwie wyjaśnienia ekspertów, m.in. sędziów sądów okręgowych orzekających w sprawach z zakresu prawa pracy, radców prawnych oraz generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Pracodawcom przydać się mogą też przygotowane na potrzeby tego opracowania wzory: dodatkowej umowy określającej zasady kontroli telepracownika oraz regulaminu pracy regulującego nie tylko zasady kontroli pracowników (m.in. badania trzeźwości, dokonywania przeszukania pracowników), ale też zasady korzystania przez nich np. z poczty elektronicznej, sprzętu komputerowego czy internetu. Rozdział 1 Jak pracodawca może sprawdzić, co pracownik robi w czasie pracy Do kontrolowania podwładnych pracodawcy wykorzystują wszelkie dostępne środki, w tym elektroniczne. Mają oni prawo sprawdzać, czy w czasie pracy podwładni rzeczywiście wykonują swoje obowiązki, jak często korzystają z przerw lub w jaki sposób używają służbowego sprzętu powierzonego im przez irmę. Monitorowanie podwładnego nie może jednak naruszać jego godności i innych dóbr osobistych. Prawo pracy nie określa wprost zakresu ochrony pracowników przed ich kontrolowaniem w miejscu pracy. Ogólne zasady tej ochrony wynikają jednak z art. 11 1 kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, czyli np. jego wizerunek, tajemnicę korespondencji lub cześć. Dodatkowo art. 22 1 k.p. wyraźnie wskazuje, jakich informacji o pracowniku może żądać pracodawca. Zawarty w nim katalog danych, obejmujący m.in. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania czy wykształcenie, ma charakter zamknięty. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać od pracownika innych danych, nawet jeśli usprawiedliwia to koniecznością nadzoru jego pracy. Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kontroli pracowników irma powinna zatem poinformować o tym zatrudnionych i przedstawić im zasady takiego nadzoru. Informację taką może zamieścić w regulaminie pracy. Ma też prawo wydać zarządzenie, np. w sprawie korzystania ze sprzętu elektronicznego, w sprawie zasad monitoringu pomieszczeń biurowych (muszą się z nim zapoznać wszyscy pracownicy). Roszczenia pracowników Jeśli irma nie poinformuje podwładnych o możliwości kontroli i zasadach jej przeprowadzania, mogą oni złożyć skargę do generalnego inspektora ochrony danych osobowych lub dochodzić swoich roszczeń przed sądem w postępowaniu cywilnym z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych (na podstawie art. 23 i 24 k.c.). Mają w szczególności prawo domagać się od pracodawcy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia (np. poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści), zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty na wskazany cel społeczny. (Patrz str. 54 62). Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia. Określenie rozmiaru szkody, jaką z tytułu inwigilacji poniósł pracownik, może być jednak trudne do ustalenia. Na przykład w sytuacji kontrolowania poczty elektronicznej sąd musi wziąć pod uwagę dwie sprzeczne ze sobą zasady: ochronę tajemnicy
8 e-biblioteka Gazety Prawnej Kontrola pracowników. Obowiązki i prawa pracodawcy i pracownika 9 korespondencji oraz zasadę właściwego użytkowania mienia powierzonego przez pracodawcę. Pracodawcy powinni jednocześnie pamiętać, że w przypadku niektórych form kontroli konieczne jest nie tylko poinformowanie o nich pracownika, ale także uzyskanie jego zgody na zastosowanie takiego nadzoru. Jest ona konieczna np. w przypadku nagrywania rozmów telefonicznych prowadzonych w czasie pracy ze służbowego telefonu. Warto podkreślić, że naruszenie godności pracownika może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracodawcę. Podwładny może rozwiązać w takiej sytuacji umowę bez wypowiedzenia i uzyskać odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Orzecznictwo SN Określenie ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków w art. 55 1 1 k.p. oznacza naruszenie przez pracodawcę (osobę, za którą pracodawca ponosi odpowiedzialność) z winy umyślnej lub wskutek rażącego niedbalstwa obowiązków wobec pracownika, stwarzające realne zagrożenie istotnych interesów pracownika lub powodujące uszczerbek w tej sferze wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 2010 r., I PK 83/10, LEX nr 737372. Dla oceny, że doszło do naruszenia godności pracownika (art. 11 1 k.p.) nie ma znaczenia, czy on sam potraktował określone zachowanie osoby reprezentującej pracodawcę jako godzące w jego dobro osobiste. Reakcja pracownika na takie zachowanie może mieć jednak znaczenie w procesie oceny, czy naruszenie godności obiektywnie wystąpiło. Do podstawowych obowiązków pracodawcy w rozumieniu art. 55 1 1 k.p. należy również obowiązek przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. Ocena, czy nastąpiło ciężkie naruszenie przez pracodawcę obowiązku przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego wobec pracownika (art. 55 1 1 k.p.), wymaga uwzględnienia subiektywnych kryteriów oceny zachowania osób reprezentujących pracodawcę wyrok Sądu Najwyższego z 8 października 2009 r., II PK 114/09, OSNP 2011/9-10/127. Sprawdzanie komputera Jedną z najczęściej stosowanych obecnie form kontroli pracowników jest nadzór nad użytkowaniem służbowego komputera. Sprzęt taki jest własnością pracodawcy i jako narzędzie pracy powinien być do niej wykorzystywany. Również poczta elektroniczna jest takim samym narzędziem pracy udostępnianym pracownikowi przez pracodawcę jak biurko, specjalistyczne maszyny czy inne urządzenia techniczne. Dlatego pracodawca może sprawdzać, w jaki sposób podwładni użytkują sprzęt elektroniczny. Najpierw powinien jednak zapoznać pracownika z obowiązującymi w przedsiębiorstwie zasadami korzystania z takiego sprzętu i zaznaczyć, że ich przestrzeganie podlega kontroli działu informatycznego w irmie. W takiej sytuacji może on sprawdzać, czy podwładny nie wykorzystuje sprzętu do celów prywatnych. Jak irma ma wprowadzić nadzór nad sprzętem użytkowanym przez pracownika 1. Wprowadź zakaz wykorzystywania komputera do celów prywatnych Jeśli pracodawca chce uniknąć sytuacji, gdy pracownicy korzystają ze służbowych komputerów w niewłaściwy sposób, powinien wprowadzić ograniczenia w jego użytkowaniu. Ma on prawo zakazać np. używania służbowej skrzynki do celów prywatnych (lub ograniczyć takie prawo pracowników wyłącznie do określonych sytuacji, np. kontaktów z członkiem rodziny). Firma może też zabronić korzystania w czasie pracy z komunikatorów internetowych lub portali społecznościowych. Dzięki temu zyska pewność, że służbowy komputer jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem, czyli do pracy. Jeśli pracodawca chce wprowadzić takie zakazy lub ograniczenia, musi poinformować o tym pracowników. W przeciwnym razie podwładni mogą uznać, że np. użytkowanie portali społecznościowych w czasie pracy jest dopuszczalne. 2. Zastanów się nad rodzajem kontroli korzystania ze sprzętu Przed rozpoczęciem nadzoru nad użytkowaniem służbowego komputera irma powinna się zastanowić, w jakim celu ma być on prowadzony. Jeżeli pracodawcy zależy np. na ochronie wrażliwych danych (np. tajemnicy przedsiębiorstwa), do których dostęp mają pracownicy, może on wprowadzić jedynie ograniczenie korzystania np. z poczty elektronicznej lub komunikatorów internetowych. Jeśli zaś chce przede wszystkim zdobyć wiedzę o tym, w jaki sposób podwładni użytkują powierzony im sprzęt komputerowy (a więc jednocześnie sprawdzić, co robią w czasie pracy), powinien zainstalować oprogramowanie szpiegujące. Dzięki temu będzie wiedzieć, np. jakie witryny internetowe odwiedza pracownik i jak dużo czasu w pracy poświęca na wykonywanie swoich obowiązków. 3. Poinformuj pracowników o metodzie nadzoru Jeśli pracodawca zdecyduje się na konkretny rodzaj kontroli służbowego komputera, musi poinformować o tym swoich podwładnych, jeszcze zanim rozpocznie nadzór. W przeciwnym razie narazi się na zarzut nieprzestrzegania kodeksu pracy (zobowiązuje on pracodawcę do szanowania godności pracownika) oraz naruszenia jego dóbr osobistych. W takiej sytuacji pracownik może np. żądać zadośćuczynienia inansowego. Warto podkreślić, że irma powinna nie tylko zawiadomić podwładnego o tym, że będzie sprawdzać np. jego służbową skrzynkę pocztową, ale również wskazać mu zasady takiego nadzoru. W omawianym przykładzie musi zatem określić, czy pracodawca będzie zapoznawał się z treścią e-maili, czy dopuszcza w ograniczonym stopniu możliwość wykorzystywania skrzynki do celów prywatnych lub czy jej monitoring będzie miał charakter stały czy wyrywkowy.