Szef może mieć personel na oku

Transkrypt

1 Szef może mieć personel na oku Magdalena Januszewska Cel i ważny interes pracodawcy mogą uzasadnić stosowanie monitoringu w firmie. Jednak taka kontrola nie może naruszać dóbr osobistych pracowników Telefon komórkowy, telewizja przemysłowa zamontowana w zakładzie, GPS w służbowych autach sprawiają, że szef może na bieżąco się zorientować, gdzie i co robi jego podwładny. Obserwowanie załogi podczas wykonywania służbowych zadań budzi wątpliwości, ale też i kusi wielu szefów. Można sprawdzać Przepisy nie regulują warunków monitorowania poczynań podwładnych. Pozostaje więc posiłkować się ogólnymi zasadami wynikającymi z konstytucji, kodeksów: cywilnego (w szczególności dotyczącymi dóbr osobistych pracownika) i pracy. O tym, że pracownik musi wykonywać prace na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, mówi art kodeksu pracy (k.p.). Prawa do kontrolowania podwładnych upatruje się też w art. 120 k.p., który wskazuje, że szkodę wyrządzoną osobie trzeciej przez pracownika musi naprawić pracodawca. Ponadto art. 94 pkt 2 k.p. wskazuje, że szef musi zapewnić w firmie taką organizację pracy, aby w pełni wykorzystać czas. Pracodawca swe prawo do sprawdzania, co robią jego pracownicy, może uzasadniać także tym, że mają oni obowiązek dbania o dobro zakładu pracy i powierzone im mienie. Godność i prywatność Z drugiej strony art. 47 konstytucji mówi o prawie do ochrony prawnej życia prywatnego. O konieczności przestrzegania tego prawa pracownika przez pracodawcę wypowiadał się także Europejski Trybunał Praw Człowieka. Uznał za niedopuszczalne czytanie prywatnych i i podsłuchiwanie takich rozmów (wyrok z 3 kwietnia 2007 r., sprawa 62617/00). Ponadto art. 23 kodeksu cywilnego (k.c.) zapewnia ochronę dóbr osobistych człowieka, m.in. wizerunku. Art. 111 k.p. mówi o obowiązku poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Inwigilowany na podstawie tego przepisu może się domagać zaprzestania takich praktyk i żądać zadośćuczynienia w razie stwierdzenia, że pracodawca posługiwał się środkami kontroli. Podleganie kierownictwu nie oznacza bowiem, że pracownik może być kontrolowany na każdym kroku. Wprowadzając monitoring, trzeba zatem wyważyć ochronę sprzecznych ze sobą dóbr. Trzeba też pamiętać, że ryzyko

2 naruszenia prywatności pracownika rośnie, jeśli pracodawca korzysta z kilku metod inwigilacji jednocześnie. Powód kontroli Pracodawca musi też zwrócić uwagę na metody i cel kontroli. Cel musi być usprawiedliwiony. Obserwowanie za pośrednictwem środków technicznych nie może np. służyć nękaniu pracowników. Ponadto metody muszą być proporcjonalne do celu, który szef chce osiągnąć. Do kontrolowania czasu pracy podwładnego wystarczy wprowadzenie kart elektronicznych przy wejściu do zakładu, niekoniecznie trzeba montować kamery przy stanowiskach pracy. Czasem ma to jednak swoje uzasadnienie, także z uwagi na bezpieczeństwo pracowników, np. w bankach. Wystarczy wiedza Jak wdrożyć monitorowanie pracowników, aby pozostać w zgodzie z prawem, biorąc pod uwagę, że przepisy prawa pracy na ten temat milczą? Eksperci radzą, aby kwestie te uregulować poprzez odpowiednie zapisy w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy. Warto tam nie tylko wpisać to, że w firmie są określone metody kontroli, ale także sprecyzować, kto, kiedy i gdzie jest obserwowany oraz w jaki sposób szef będzie wykorzystywać zdobyte informacje. Przepisy nie mówią wprost o obowiązku zawiadamiania pracowników o tym, że pracodawca ich kontroluje za pomocą technicznych środków. Zasadniczo jednak powinno się to dziać za ich wiedzą. Wpisanie zasad kontroli w regulaminie powinno załatwić sprawę. Jeśli zatrudniony nie wie o kontroli, to może dojść do naruszenia jego dóbr osobistych. A zgodnie z art. 24 k.c. już samo zagrożenie wystarczy, aby pracownik mógł żądać zaniechania takich działań. Oczywiście można także pobrać od pracownika oświadczenie, że się zapoznał z zasadami kontroli w firmie, a jeszcze lepiej że się na nią zgadza. Inspekcja z ukrycia Niekiedy jednak informowanie o stosowaniu metod kontroli mija się z celem. Jeśli np. w zakładzie zdarzają się kradzieże, a pracodawca ma uzasadnione podejrzenia, że winni są im pracownicy, to wprowadzenie monitoringu bez ich wiedzy jest uzasadnione. W regulaminie można natomiast zapisać, że pracodawca będzie korzystał z tej formy obserwacji w razie podejrzeń wobec pracowników. W niektórych sytuacjach uzasadnione jest stosowanie kontroli bez żadnego uprzedzenia. Jeśli szef sądzi, że przedstawiciele handlowi w jego firmie wbrew ustaleniom korzystają ze służbowych aut do załatwiania prywatnych spraw, to może bez ich wiedzy sprawdzić to, np. montując GPS podczas przeglądów rejestracyjnych. Kilka tygodni powinno

3 jednak wystarczyć, aby zweryfikować podejrzenia. Potem pracodawca powinien zawiadomić podwładnych, że stosuje określone metody obserwacji. Granice podglądania Za każdym razem, gdy szef decyduje się kontrolować pracownika, powstaje pytanie o granice takiego działania. Nie można bowiem czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny z jego społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego. W pewnych wypadkach nie ma wątpliwości, że stosowanie monitoringu jest niedopuszczalne. Tak byłoby, gdyby pracodawca zamontował kamery np. w toaletach, garderobach, pomieszczeniach socjalnych. Z pewnością naruszałoby to godność pracownika i jego prawo do prywatności. Stosowanie kamer przemysłowych, a przede wszystkim przechowywanie nagrań może się zresztą okazać ryzykowne także z innego powodu z uwagi na ustawę o ochronie danych osobowych. Wizerunek osoby fizycznej pozwala ją bowiem zidentyfikować, co stwarza podstawę do ochrony informacji. Zasadniczo też pracodawca nie powinien stosować kontroli poza czasem pracy danej osoby. Można po godzinach zrezygnować z geolokalizacji w telefonach komórkowych (o ile wcześniej nie wyłączy go sam pracownik). Czy jednak zawsze obserwowanie po godzinach pracy jest zabronione? Wydaje się, że nie. Gdy pracodawca się nie zgodził na używanie firmowego auta do prywatnych celów, to może sprawdzić, czy pracownik nie postępuje wbrew jego woli i ewentualnie pociągnąć go do odpowiedzialności. Jeśli na to przystał, to nie powinien śledzić, jak pracownik przemieszcza się poza czasem pracy. Ale nawet w takiej sytuacji, gdy jest to pojazd dużej wartości, nie można pracodawcy odmówić prawa do kontrolowania, gdzie jest należący do niego sprzęt. W takim wypadku działanie pracodawcy jest uzasadnione jego ważnym interesem. Podstawa prawna: kodeks cywilny (DzU z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.), ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU nr 133 poz. 883 ze zm.) Kontrolę pracowników uzasadnia bezpieczeństwo Rozmowa z Arkadiuszem Sobczykiem, radcą prawnym z kancelarii prawnej Sobczyk i Współpracownicy Czy ciągłe obserwowanie pracownika jest zgodne z prawem? Kontrola musi być współmierna do celu, który pracodawca chce osiągnąć, np. jeśli

4 chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa pracownikowi i mieniu pracodawcy, to jest ona uzasadniona. Natomiast gromadzenie takich informacji nie możne służyć np. zbieraniu haków na personel i ewentualnemu szantażowaniu ich nimi. Przychylam się do opinii, że totalna, ciągła kontrola pracownika jest niezgodna z prawem, choć poza ogólnym stwierdzeniem zawartym w art k.p. trudno wskazać przepis prawa pracy, który by o tym mówił. Prawne uzasadnienie tego poglądu znajdziemy raczej w przepisach o ochronie danych osobowych, które w stosunkach pracy są stosowane. Z tym że dotyczy to dóbr chronionych, np. wizerunku. Przepisy te nie dają już przekonujących podstaw do ograniczenia kontroli aktywności w korzystaniu z komputera. Trudno też określić, w którym momencie obserwujący podwładnych zaczyna łamać prawo: z uwagi na pojemność pojęcia uzasadnionego i proporcjonalnego interesu, który uzasadnia monitoring i utrwalanie jego efektów. Dlatego u niektórych pracodawców lub w stosunku do pewnych grup pracowników może on być uzasadniony. Ponadto pracodawca może jedynie obserwować pracę, nie utrwalając zapisu. Można się wtedy zastanawiać, jaka to różnica, czy pracodawca przebywa z podwładnym w tym samym pomieszczeniu i w związku z tym ma go na oku cały czas, czy widzi go za pośrednictwem kamery. Poza tym nie pracujemy non stop przez osiem godzin, bo jest to nienaturalne, co zresztą potwierdził Sąd Najwyższy, wypowiadając się o przerwach w pracy. Ciągła kontrola kreuje więc nienaturalny stan presji. Na jakie zarzuty ze strony inwigilowanych pracowników powinien być przygotowany pracodawca? Najbardziej realne zarzuty można podnosić z przepisów o ochronie danych osobowych, zarzucając zbieranie i prowadzenie przez szefa niezgodnej z prawem bazy danych. To dotyczy oczywiście sytuacji, w której kontrola nie jest uzasadniona współmiernym celem pracodawcy. Wydaje się, że pewne pole do ochrony dają przepisy BHP, jeżeli wykażemy, że elementy wywierania intensywnej presji psychicznej przeważają nad racjonalną potrzebą kontroli. Podwładny może oczywiście dochodzić swych praw w drodze ochrony dóbr osobistych tam, gdzie kontrola odnosi się np. do wizerunku, a nie zachodzą wspomniane okoliczności uzasadniające kontrolę. Ale jest to kłopotliwe i długotrwałe. Nie wykluczam także, że w konkretnych okolicznościach nierównomierna i nieuzasadniona kontrola może być narzędziem dyskryminacji lub mobbingu, co otwiera nowe możliwości ochrony prawnej. Podwładnych trzeba poinformować o monitoringu Rozmowa osobowych z Michałem Serzyckim, generalnym inspektorem ochrony danych Jakich reguł powinni przestrzegać pracodawcy, którzy stosują monitoring w miejscu pracy (np. montują kamery przemysłowe), aby pozostawać w zgodzie z

5 ustawą o ochronie danych osobowych? Przede wszystkim powinni zadbać o rzetelne poinformowanie pracowników, że prowadzą wideofilmowanie, z wyjątkiem sytuacji, gdy ukrycie tego faktu uzasadniałby cel obserwacji, np. gdy istnieje uzasadnione podejrzenie kradzieży na danym terenie. Jeśli pracodawca śledzi personel za pośrednictwem kamer, to dostęp do utrwalonych w ten sposób obrazów mogą mieć tylko upoważnione do tego osoby. A jeśli przechowuje te nagrania? Wtedy ma obowiązek należycie je zabezpieczyć jako zbiory danych osobowych. Musi zapewnić m.in., aby nie zostały udostępnione osobom nieupoważnionym lub nie były przetwarzane z naruszeniem ustawy. Zapobiec musi także ich zmianie, utracie, uszkodzeniu lub zniszczeniu. To jednak administrator danych musi zdecydować, jakie środki techniczne i organizacyjne będą wystarczające, aby uczynić zadość temu obowiązkowi. Niekiedy wystarczy zamykana szafa, a kiedy indziej odpowiednie zabezpieczenia systemu elektronicznego, w którym te dane są przechowywane. Jak długo mogą być przechowywane nagrania z monitoringu, aby nie naruszyć art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy, który mówi, że ma to trwać nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania? I tutaj trudno o postawienie granicy. Liczy się przede wszystkim cel zbierania danych. Gdy on ustanie, to nagrania powinny być skasowane. Jeśli na filmie widać, jak podwładni dokonują kradzieży, to uzasadnione jest przechowywanie go aż do zakończenia postępowania w tej sprawie. A czy pracodawca, który przechowuje nagrania z monitoringu, musi zarejestrować taki zbiór u generalnego inspektora ochrony danych osobowych? Czy są one objęte zwolnieniem jako dane dotyczące zatrudnienia? Jeśli nie zachodzi obawa, że będą nagrane inne osoby niż pracownicy, to takiego zbioru rejestrować nie trzeba. W tym przypadku zastosowanie ma bowiem art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy, który zwalnia pracodawcę z obowiązku rejestracji zbioru danych związanych z zatrudnieniem. Inaczej trzeba postąpić, gdy nagrane zostaną osoby spoza firmy. Wtedy taki zbiór należy zarejestrować, o ile będzie możliwe zidentyfikowanie nagranych osób. Jeśli zatem w biurze obsługi klienta w warsztacie samochodowym wisi kamera, która nagrywa nie tylko personel, ale i wchodzących tam klientów, których tożsamość można ustalić na podstawie innych informacji posiadanych przez firmę, to takie nagrania są zbiorem danych podlegających rejestracji. Rzeczpospolita