ZASADY DOPUSZCZALNOŚCI STOSOWANIA MONITORINGU W STOSUNKACH PRACY

Transkrypt

1 ZASADY DOPUSZCZALNOŚCI STOSOWANIA MONITORINGU W STOSUNKACH PRACY Paulina Dawidczyk Dyrektor Zespołu ds. Sektora Zdrowia, Zatrudnienia i Szkolnictwa Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, Warszawa kancelaria@uodo.gov.pl

2 REGULACJE PRAWNE ODNOSZĄCE SIĘ DO MONITORINGU PRACOWNIKÓW Nową, uchwaloną 10 maja 2018 r., ustawą o ochronie danych osobowych znowelizowano przepisy sektorowe dotyczące monitoringu (także innego niż wizyjny) stosowanego przez pracodawców. Weszły one w życie 25 maja 2018 r., a więc w dniu rozpoczęcia stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, czyli RODO. Ustawodawca nie przewidział w tym przypadku szczególnych okresów przejściowych na dostosowanie się do nowych regulacji.

3 REGULACJE PRAWNE ODNOSZĄCE SIĘ DO MONITORINGU PRACOWNIKÓW Art. 6 ust. 1 lit. F RODO prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora (pracodawcę) Art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 917) zasady nadzoru

4 FORMY MONITOROWANIA PRACOWNIKÓW Monitoring wizyjny (wyłączenie możliwości nagrywania dźwięku) Monitoring poczty elektronicznej Inne formy monitoringu np. lokalizowanie w przestrzeni (GPS)

5 CELE PRZETWARZANIA DANYCH DLA MONITORINGU WIZYJNEGO Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników Ochrona mienia Kontrola produkcji Zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę

6 CELE PRZETWARZANIA DANYCH DLA INNYCH FORM MONITORINGU Zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy Zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy Pracodawca nie może kontrolować prywatnej korespondencji swoich pracowników! Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

7 MONITORING WIZYJNY OBSZAR NADZORU Teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy Obszary wyłączone z nadzoru: - pomieszczenia sanitarne, szatnie - stołówki i palarnie - pomieszczenia udostępnianie zakładowej organizacji związkowej chyba że stosowanie monitoringu jest niezbędne do realizacji celów, nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób

8 MONITORING WIZYJNY OKRES PRZECHOWYWANIA NAGRAŃ okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania do czasu prawomocnego zakończenia postępowania w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu po upływie tych okresów, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej

9 SPOSÓB WPROWADZENIA MONITORINGU (DOT. WSZYSTKICH FORM) Pracodawca musi ustalić cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w: układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, bądź w obwieszczeniu - jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

10 CEL, ZAKRES, SPOSÓB MONITORINGU (DOT. WSZYSTKICH FORM) Cele - ujęte w Kodeksu pracy (dla monitoringu wizyjnego) oraz w art Kodeksu pracy (dla innych form monitoringu) Zakres kategorie monitorowanych przestrzeni (np. wejścia lub wjazdy na teren zakładu pracy, parkingi, hale produkcyjne), zakres przetwarzanych danych (np. wizerunki osób, tablice rejestracyjne), okres przechowywania danych Sposób zastosowania monitoringu np. monitoring mienia po zakończeniu pracy, stały podgląd dokonywany przez pracowników ochrony, ciągłe nagrywanie w celu późniejszej weryfikacji

11 OBOWIĄZEK INFORMOWANIA O MONITORINGU (DOT. WSZYSTKICH FORM) najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem w sposób przyjęty u danego pracodawcy (poza sytuacjami kiedy monitoring taki jest już stosowany) w przypadku nowych pracowników poinformowanie na piśmie przed dopuszczeniem ich do pracy pracodawca ma obowiązek oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem pracodawca musi pamiętać o wykonywaniu w stosunku do monitorowanych pracowników obowiązków informacyjnych określonych w RODO art. 12, 13 i 15.

12 ZASADY MONITOROWANIA PRACOWNIKA Zasady stosowania przez pracodawców narzędzi ingerujących w prywatność pracowników: Pojęcie życia prywatnego może rozciągać się na działalność zawodową jednostki. Prywatna korespondencja nie traci swojego poufnego charakteru przez samo użycie służbowych narzędzi komunikacji. Musi istnieć wyraźna i precyzyjna podstawa prawna ingerencji w prywatność pracownika. Warunkiem stosowania metod nadzoru jest uprzednie poinformowanie o tym pracownika. Monitoring może być stosowany tylko w określonych celach.

13 Paulina Dawidczyk Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, Warszawa