Warszawa, 19.12.2014 Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia WYJAŚNIENIE SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Działając na podstawie art. 38 ust. 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U.2013 r. poz. 907 ze zm.), w związku z wniesieniem przez Wykonawców wniosków o wyjaśnienie treści SIWZ, Zamawiający zawiadamia o udzielonych wyjaśnieniach do specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniu, którego przedmiotem jest: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów oraz usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie w Warszawie w 2015-2016 r. Pytanie 1 Czy Zamawiający w związku z tym, iż umożliwia wykonanie zamówienia przez podwykonawców dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego? W wyniku tego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurować inny podmiot niż Zamawiający. Natomiast na podstawie zawartej umowy będzie możliwość wykazania, że nadanie przesyłki zlecił Zamawiający? Zamawiający, zgodnie z Pzp, musi założyć, że Wykonawca może zarówno wystąpić wspólnie z innym Wykonawcą w postępowaniu, jak i umożliwić mu wykazanie podwykonawcy, któremu Wykonawca zamierza ewentualnie powierzyć wykonanie części zamówienia, co określa w formularzu oferty. W tymże formularzu Wykonawca podaje cenę realizacji zamówienia oświadczając, że zawiera ona wszystkie koszty wykonania zamówienia, a więc i koszty wskazanego podwykonawstwa. W sytuacji zgłoszenia podwykonawstwa, dla Zamawiającego Wykonawcą pozostaje podmiot składający ofertę, z którym zostaje zawarta umowa, której treść w zawartym w załączniku nr 10 do siwz zaakceptował. Wobec tego Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Zamawiający nie dokonuje zmiany w siwz. Pytanie 2 Czy Zamawiający dopuszcza nadawanie przesyłek wymagających zachowania terminu w dacie nadania, doręczanych w przypadkach przewidzianych w kpc, kpk, kpa i Ordynacji podatkowej przez posłańca w imieniu i na rzecz Zamawiającego u operatora Wyznaczonego? Wykonawca wskazuje, iż w przypadku dopuszczania nadawania przesyłek przez posłańca dla Zamawiającego będzie wiązało się wykonywaniem dodatkowych czynności, co przełoży się na wzrost pracochłonności a także wpłynie na zwiększenie kosztów ponoszonych przez Zamawiającego. Z uwagi na powyższe, Wykonawca prosi o odpowiedź na poniższe pytania:
: Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zachowania terminu w dacie nadania u operatora Wyznaczonego. 1) czy Zamawiający zakłada, że będzie zobowiązany do podziału korespondencji i tworzenia odrębnych dokumentów nadawczych dla przesyłek nadawanych w imieniu i na rzecz Zamawiającego przez Wykonawcę? Zamawiający dopuszcza możliwość tworzenia odrębnych dokumentów nadawczych do przesyłek nadanych w imieniu i na rzecz Zamawiającego przez Wykonawcę 2) czy Zamawiający zakłada konieczności nanoszenia przez Zamawiającego innych nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, które będą nadawane u różnych operatorów? Zamawiający nie zakłada możliwości nanoszenia przez Zamawiającego innych nadruków znaków opłaty na przesyłkach. 3) czy Zamawiający zakłada, iż odbiór awizowanych przesyłek, które nie byłyby realizowane przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora? Zamawiający nie zakłada możliwości awizowania przesyłek, bowiem odbiór przesyłek następuje w siedzibie Zamawiającego w jego godzinach urzędowania 4) czy zamawiający uwzględnił, iż Prawo pocztowe (Rozdział 8) przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej. Zgodnie ze wzorem umowy ( 5 pkt. 1), który Wykonawca akceptuje, Wykonawca odpowiedzialny jest wobec Zamawiającego za usługi podwykonawców, jak i działania własne. Ponadto Zamawiający zakłada odpowiedzialność Wykonawcy także na ogólnych zasadach odpowiedzialności wynikających z Kodeksu cywilnego ( 5 pkt. 5 wzoru umowy) 5) Czy Zamawiający uwzględnił, iż w przypadku świadczenia usług przez pośrednika na Zamawiającym będzie spoczywał obowiązek uiszczenia opłaty za zwrot przesyłki do Nadawcy (po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi)? To element występujący w przypadkach odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata bądź nieodebrania przesyłki po awizacji w określonym przepisami czasie. Stawka opłaty za zwrot przesyłki rejestrowanej po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy, której nadanie zostało opłacone znaczkiem pocztowym, pobierana byłaby na podstawie oraz zgodnie z cennikiem usług
powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym od Nadawcy tj. Zamawiającego. Opłata zostanie pobrana w formie gotówki, przed wydaniem przesyłki przez listonosza. Podstawę prawna do żądania zapłaty za zwrot przesyłek stanowi art. 32 Prawa Pocztowego, zgodnie z którym: Przesyłkę pocztową, której nie można doręczyć adresatowi, operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwraca nadawcy. Za czynności związane ze zwrotem przesyłki operator ten może żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku usług powszechnych albo w umowie. Zamawiający przewiduje uiszczanie opłat za świadczenia w ramach realizacji umowy wyłącznie zgodnie z załącznikiem nr 2 do siwz (formularz cenowo-asortymentowy) 6) Czy zamawiający jest świadomy, iż będzie zobowiązany dołączać różne druki potwierdzenia odbioru do nadawanych przesyłek jedne wymagane przez operatora wyznaczonego, zaś drugie wymagane przez innego operatora? Wykonawca nadmienia, także że w takiej sytuacji będzie następować inny sposób wykonani usługi właściwy dla danego operatora pocztowego, przy czym na druku potwierdzenia odbioru będzie pojawiać się jako nadawca przesyłki nazwa operatora pocztowego, który w imieniu i na rzecz będzie nadawał przesyłki u operatora pocztowego. Powyższe budzi ryzyko, możliwości wykorzystania takiego dowodu odbioru przesyłki w postępowaniach prowadzonych przez Zamawiającego jako dowodu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dołączenia różnych druków potwierdzenia odbioru 7) Czy Zamawiający analizował czy i w jaki sposób będzie dokonywał rozliczeń z pośrednikiem w zakresie zwrotu poniesionych opłat na rzecz operatora wyznaczonego za zwroty przesyłek? Jakie skutki wywoła to rozliczenia na gruncie podatku VAT? Ustawa o podatku VAT przewiduje dwie możliwości rozliczenia kosztów poniesionych przez jedne podmiot ale związanych z działalnością innego podmiotu: a. Poprzez refakturowanie (art.8 ust. 2a ustawy o VAT), bądź b. Na zasadzie zwrotu kosztów (art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT) Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez renomowanych doradców podatkowych, a wynikającym z obowiązujących przepisów oraz licznym orzecznictwie w kwestiach podatkowych w przypadku kosztów ponoszonych przez Zamawiającego na rzecz Operatora wyznaczonego z tytułu zwrotów nieodebranych przesyłek brak będzie podstaw do refakturowania. Zamawiający jako nadawca przesyłek będzie bowiem w takiej sytuacji nabywcą i ostatecznym beneficjentem usług Operatora wyznaczonego. Zamawiający będzie wówczas występował jako nabywca usług we własnym imieniu i na własną rzecz, nie zaś jako podmiot biorący udział w świadczeniu usług na rzecz osoby trzeciej faktycznego beneficjenta usługi, jak to zostało określone w art.8 ust. 2a ustawy o VAT. Natomiast zwrot kosztów, o którym mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, jest dokonywany poza rozliczeniami VAT. Zgodnie ze wspomnianym przepisem, podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku. Dla zastosowanie tej regulacji konieczne jest wystąpienie podatnika działającego w imieniu i na rzecz podmiotu, za który poniósł koszty.
Czy w tej sytuacji Zamawiający świadczy usługi dla rzecz innego operatora pocztowego? W naszej ocenie koszt poniesione na rzecz operatora wyznaczonego będą poniesione we własnych imieniu przez Zamawiającego. Jednym z obowiązków nałożonych na podatnika VAT jest dokumentowanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT dokonanych na rzecz podmiotów za pomocą faktur (art. 106b ust. 1). Przepisy podatkowe szczegółowo regulują sposób wystawienia faktury, a także zakres danych, jakie powinny zostać ujęte na fakturze. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in. datę wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, nazwę(rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług. Zamawiający przewiduje uiszczanie opłat za świadczone usługi zgodnie z załącznikiem nr 2 do siwz, przy zastosowaniu zasad rozliczeń wynikających ze wzoru umowy (załącznik nr 10 do siwz 8) Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jest świadomy, iż faktycznym Nadawcom przesyłek będzie wówczas operator pocztowy, a nie Zamawiający? Powyższe może budzić wątpliwości adresatów przesyłek oraz organów, którym Zamawiający będzie przedstawiał dowody nadania korespondencji. Zamawiający nie dopuszcza możliwości, aby nadawcą przesyłek Zamawiającego był podmiot inny niż Zamawiający 9) Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, dokona modyfikacji treści SIWZ w taki sposób, aby jednoznacznie zostały opisane wszystkie warunki świadczenia usług zarówno usług pocztowych jak usługi pośrednictwa, bowiem w przypadku braku stosownych zmian, samo dopuszczenia nadawania przesyłek w imieniu i na rzecz Zamawiającego powoduje, że zapisy SIWZ będą stały w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Ustawą Prawo pocztowe. Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości nie dokona modyfikacji siwz 10) Czy Zamawiający akceptuje ryzyko związane z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w kpc, kpk, kpa i Ordynacji podatkowej? Czy Zamawiający uwzględnił, iż to Zamawiający poniesie konsekwencje wynikające z niedochowania terminu złożenia pisma w ostatnim dniu? Zamawiający uznaje, że opóźnienie nadania przesyłek, dla których wymagane jest dotrzymanie określonych terminów, będzie nienależytym wykonaniem umowy przez Wykonawcę. Nienależyte wykonanie umowy powoduje skutki przewidziane w przepisach prawa.
Zamawiający dodatkowo wprowadza zmianę w siwz zastępując zał. nr. 10 do siwz (wzór umowy) załącznikiem 10 A. Pytanie 3 3. Czy w związku z zamieszczonym zapisem załączniku 9 do SIWZ pkt. 3 o treści : Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował w kraju co najmniej jedną stałą placówką pocztową, znajdującą się na terenie każdej dzielnicy (miast z wydzielonymi dzielnicami) - gmin miejskich, miejsko-wiejskich oraz wiejskich czynną we wszystkie dni robocze min. 5 razy w tygodniu, oprócz sobót. oraz zapisem w pkt. 22 o treści..w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca dysponuje odpowiednią siecią placówek zlokalizowanych w każdej gminie w kraju, w których odbywać się będzie odbiór przesyłek Zamawiającego przez adresatów? Czy Zamawiający może dokonać zmian w Załączniku nr 9 Opis Przedmiotu Zamówienia pkt. 3 dodając zapis dotyczący warunków jakie winny spełniać Jednostki Wykonawcy w zakresie np: 1) czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, 2) oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, 3) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy". Czy Zamawiający oczekuje aby wykaz tych jednostek był dołączony do oferty i przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia wybranych przez Zamawiającego Jednostek Wykonawcy w zakresie spełnienia warunków. Negatywny wynik przeprowadzonej weryfikacji Jednostek Wykonawcy, o której mowa w pkt. będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. Zamawiający dokonuje zmian w załączniku nr 9 do siwz (opis przedmiotu zamówienia) zastępując go załącznikiem nr 9 A. Jednocześnie Zamawiający informuje, że nie oczekuje składania przez wykonawców wykazu jednostek wykonawcy. Pytanie 4 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisów w Załączniku nr 10 do SIWZ Wzór umowy 3 pkt 2 : Za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go każdego miesiąca Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną przelewem z dołubezgotówkowo na numer konta., w terminie 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury Zamawiającemu. Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia konta Zamawiającego. Proponujemy zapis:
Zamawiający za okres rozliczeniowy przyjmuje jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT, wraz ze specyfikacją wykonywanych usług, w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym Należności wynikające z faktur VAT, Nadawca regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 21 dni od daty jej wystawienia. Na przelewie Nadawca zobowiązany jest określić tytuł wpłaty "za FV nr Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. Zamawiający nie zgadza się na proponowane zmiany nie dokonuje zmiany w siwz Pytanie 5 Czy Zamawiający dopuszcza możliwości wprowadzenia do treści Załącznika nr 10 do SIWZ Wzór umowy poniższego zapisu dotyczącego podatku VAT: Świadczenie usług pocztowych, z wyłączeniem usługi odbioru korespondencji, na dzień zawarcia umowy jest zwolnione z podatku od towarów i usług. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki. Zamawiający nie zgadza się na wprowadzenie proponowanego zapisu do załącznika nr 10 do siwz. Jednocześnie Zamawiający dokonuje modyfikacji zapisów w załączniku nr 10 do siwz zmieniając treść 7 ust. 2. Zamawiający zastępuje załącznik nr 10 do siwz załącznikiem nr 10 A Pytanie 6 Czy w stosunku do przesyłek, dla których Zamawiający przewiduje konieczność nadawania w sposób określony w art. 57 5 pkt 2 KPA, art. 165 2 KPC, art. 12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej oraz innych aktów prawnych odnoszących się do nadania przesyłek ze skutkiem zachowania terminu lub wniesienia pisma do sądu/organu administracji publicznej, to czy dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? Ze względu na swoją specyfikę, a więc konieczność posługiwania się w tym zakresie operatorem wyznaczonym, uzasadnione jest wyłączenie powyższych przesyłek i wszczęcie w tym zakresie osobnego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego obejmującego wyłącznie tego rodzaju przesyłki. Wykonawca informuje, że wyłączenie tych przesyłek wpłynie na cenę oferty Wykonawcy, a także innych Wykonawców przystępujących do postępowania i w istotny sposób wpłynie na zwiększenie konkurencyjności postępowania. Brak konieczności uwzględniania w kosztach nadawania ww. przesyłek pozwoli Wykonawcy na zaproponowanie najbardziej optymalnych dla Zamawiającego warunków cenowych. Co więcej, również konkurenci Wykonawcy, przede wszystkim operator wyznaczony Poczta Polska S.A., wiedząc o zwiększeniu konkurencji, będą zmuszeni do obniżenia proponowanych cen ofertowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania
Pytanie 7 W treści SIWZ i Załączników do SIWZ (pkt 11 Załącznika nr 9, 4 ust. 5 Załącznika nr 10), Zamawiający wskazuje, że: z obecnych szacunków wynika, że z generowanych przesyłek listowych - doręczanie pism urzędowych, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, stanowi ok.70% całości wysyłanej korespondencji, a w okresie obowiązywania umowy wartość ta może znacznie się zwiększyć. Dla w/w przesyłek wymagane jest potwierdzenie ich nadania z mocą dokumentu urzędowego, zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 29 grudnia 2012r. Prawo pocztowe. Czy Zamawiający wskazuje tutaj, że 70% przesyłek doręczane będzie doręczane w trybach przepisów, wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego? Jeżeli tak, to Wykonawca oczywiście nie kwestionuje przedstawionych przez Zamawiającego potrzeb, jednak biorąc uwagę doświadczenie Wykonawcy w świadczeniu usług pocztowych na rzecz różnego rodzaju instytucji zwraca uwagę, że wskazany przez Zamawiającego szacunkowy wolumen przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego jest nadzwyczaj wysoki. Podkreślić należy, że pośrednictwa operatora wyznaczonego wymaga tylko bardzo wąska grupa przesyłek, tj. takie przesyłki, które zawierają pisma do sądów i organów administracji, a które dla wywołania określonych w przepisach skutków prawnych tj. zachowaniem terminu lub wniesieniem pisma do sądu w sytuacji składania ich w ostatni dzień tego terminu poprzez wysłanie pocztą, wymagają nadania w placówce operatora wyznaczonego, tj. Poczty Polskiej S.A (art. 57 5 pkt 2 KPA, art. 12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 2 KPC). W praktyce nie są to więc wszystkie pisma kierowane do tych organów, a z reguły są to np. odwołania od decyzji oraz apelacje w postępowaniach sądowych, dla których przez przepisy prawne przewidziane są ściśle określone terminy na złożenie. W świetle powyższego oraz w świetle odpowiedzi na pytania, Wykonawca przypomina również, że pisma, które nadaje Zamawiający w prowadzonych przez siebie postępowaniach (zawierające decyzje, wezwania itp.) nie wymagają pośrednictwa operatora wyznaczonego. Tryby doręczania przesyłek w postępowaniach sądowych i administracyjnych są określone w aktach prawnych regulujących dane postępowanie. Art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Wykonawca, mając na względzie własne doświadczenie w realizowaniu usług pocztowych oraz wiedzę odnośnie zapotrzebowania innych zamawiających należących do sektora finansów publicznych, wskazuje, że szacunkowy wolumen przesyłek nadawanych w trybach art. 57 KPA, art. 12 Ordynacji Podatkowej, oraz art. 165 KPC jest bardzo niski i oscyluje w przedziale kilku procent w stosunku do całości przedmiotu zamówienia, i w zdecydowanej większości wypadków nie przekracza 5 % ogółu przesyłek będących przedmiotem zamówienia.
Dodatkowo Wykonawca jest świadom, iż specyfika działalności Zamawiającego, a konkretniej rodzaj korespondencji który przeważa wśród wysyłanej przez niego w żaden sposób nie wpasowuje się w konieczność zapewnienia skutku zachowania terminu wniesienia pisma/wniesienia pisma do sądu. Oczywistym jest bowiem, że wskazana korespondencja Zamawiającego (w zdecydowanie znacznej części) nijak się ma do jakichkolwiek postępowań, do których stosuje się przepisy KPA, Ordynacji podatkowej, KPC, PPSA. Wymagane ewentualnie przez Zamawiającego skutki (art. 57 5 pkt 2 KPA, art. 12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 2 KPC) są więc w tym przypadku zupełnie bezpodstawne i sprzeczne ze specyfiką przedmiotu zamówienia. Wykonawca posiada szerokie doświadczenie w świadczeniu usług pocztowych na rzecz wielu instytucji, w tym takich, których profil działania jest bardzo podobny do profilu działania Zamawiającego. Dla przykładu, Powiatowy Urząd Pracy w Bytomiu, który jest obsługiwany przez Wykonawcę w wyniku wygranego przetargu, wysyła całą swoją korespondencję za pośrednictwem Wykonawcy. Dzięki zastosowaniu zaproponowanych przez Wykonawcę rozwiązań, udało się w ten sposób znacznie obniżyć koszty usług pocztowych (o czym w dalszej części pisma). Biorąc pod uwagę powyższe Wykonawca zwraca się o powtórną ocenę rzeczywistego zapotrzebowania Zamawiającego w zakresie przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego i ewentualną rewizję swojego stanowiska oraz oszacowanie szacunkowego wolumenu tych przesyłek z uwzględnieniem powyższych rozważań. Wykonawca jednocześnie informuje, że informacje te mają duży wpływ nie tylko na ofertę Wykonawcy, który musi uwzględnić w kosztach pośrednictwo operatora wyznaczonego, ale także innych wykonawców przystępujących do przetargu, w tym przede wszystkim operatora wyznaczonego, który zdając sobie sprawę z udzielonych przez Zamawiającego odpowiedzi będzie miał świadomość, że sam może zaproponować wyższą cenę za realizację zamówienia. Realne oszacowanie potrzeb we wskazanym zakresie leży więc również w interesie Zamawiającego, który poprzez niewielką modyfikację zapisów może znacznie obniżyć swoje koszty związane z zamówieniem. Zamawiający uwzględniając treść pytania dokonuje modyfikacji treści SIWZ w taki sposób, że zastępuje załącznik Nr 9 załącznikiem nr 9a i załącznik nr 10 załącznikiem nr 10A. Zamawiający jednocześnie informuje, że nie może wskazać rzeczywistego zapotrzebowania przesyłek nadawanych u operatora wyznaczonego, gdyż nie prowadzi takich statystyk. Zamawiający występuje w postępowaniach, w których wysyłanie przesyłek u operatora wyznaczonego w danym dniu wywołuje skutki prawne. Do obowiązków Zamawiającego należy chociażby dochodzenie świadczeń alimentacyjnych na rzecz dzieci przebywających w pieczy zastępczej (liczba dzieci, wobec których istnieje ww. obowiązek to około 3000), czy występowanie w postępowaniach o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej - w postępowaniu administracyjnym dotyczącym opłaty za pobyt dziecka w pieczy zastępczej. Pytanie 8 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego?
Wykonawca informuje, że w tym przypadku będzie stosował następujący tryb: wydzielone przesyłki pocztowe, po ich odebraniu od Zamawiającego, w tym samym dniu zostaną dostarczone do placówki operatora wyznaczonego i nadane w imieniu Zamawiającego, Wykonawca następnie dostarczy Zamawiającemu uzyskane potwierdzenie nadania. Wykonawca będzie tylko pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym, nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego, nie zmieni jednak danych Zamawiającego na kopercie. Sposób oznaczenia wniesienia opłaty pocztowej ustalony z Zamawiającym zastąpią znaki opłaty pocztowej stosowane przez operatora wyznaczonego. Wykonawca podkreśla, że Poczta Polska S.A. jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnej usługi pocztowej ma obowiązek zrealizować usługę i nie może odmówić w tym zakresie zawarcia umowy o świadczenie usług pocztowych niezależnie od łączących ją stosunków z Wykonawcą. Powyższe działanie ma bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia interesów Zamawiającego. W sytuacji bowiem gdy Zamawiający jest stroną np. postępowania cywilnego i zależy mu na złożeniu pisma w terminie wynikającym z konkretnej procedury, winien taką przesyłkę wydzielić i wskazać operatorowi pocztowemu, że powinna być ona doręczona przez operatora wyznaczonego. W przeciwnym wypadku negatywne skutki procesowe (uchybienie terminu np. do wniesienia apelacji) poniesie Zamawiający, który nie poinformuje operatora pocztowego o charakterze przesyłki, na co ten ostatni nie miał żadnego wpływu. Możliwa jest również w tym zakresie sytuacja, że przesyłki muszą być przekazane operatorowi na tyle wcześnie do doręczenia, aby przesyłka "fizycznie" trafiła do organu/sądu w terminie przewidzianym na dokonanie danej czynności procesowej. Niemniej wymaga to współpracy z Zamawiającym i najpierw wyodrębnienia przesyłek, które muszą być nadane w trybach według ww. procedur Zamawiający dopuszcza wykonanie odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego. Pytanie 9 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych? Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość, by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego, znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych. Jednakże informacje te nie mogą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ
Pytanie 10 Zamawiający wymaga do wykonawców uzupełnienia w cenniku ofertowym proponowanych cen jednostkowych za poszczególne usługi wyrażonych jedynie w wartości brutto, nie wyodrębniając osobnych kolumn na uzupełnienie cen za poszczególne przesyłki wyrażonych w wartości netto oraz naliczonego podatku VAT. Wykonawca zwraca uwagę, iż taka sytuacja nie jest korzystna z perspektywy interesów Zamawiającego. Brak rozbicia cen za poszczególne usługi objęte przedmiotem zamówienia na cenę netto, naliczony podatek od towarów i usług (VAT) oraz wynikową cenę brutto pozbawia Zamawiającego możliwości porównania proponowanych cen ofertowych do cen, które powinny obowiązywać w przypadku np. obniżenia stawki podatku VAT. Wskazać bowiem należy, iż obecna (23%-owa) stawka podatku VAT jest efektem ciężkiej sytuacji ekonomicznej kraju i relacji długu publicznego do produktu krajowego brutto (PKB), co wymusiło podjęcie czynności zaradczych i m.in. podwyższenie obowiązującej standardowej stawki VAT. Niewykluczone jest jednak, że zmiana powyższych okoliczności (np. korzystniejsza relacja długu publicznego do PKB) spowoduje również obniżenie stawek podatku od towarów i usług. Wówczas w interesie Zamawiającego będzie zapewnienie sobie większej przejrzystości w skalkulowaniu cen zaproponowanych przez wykonawcę z uwzględnieniem bieżącej (niższej) stawki VAT, a tym samym uiszczanie niższego wynagrodzenia na rzecz wykonawcy. Dodatkowo, taka zmiana ułatwi kalkulację samym wykonawcom, jak również wprowadzi większą klarowność i transparentność co do obliczania ceny, co pozwoli uniknąć błędów i omyłek rachunkowych. W ocenie Wykonawcy będzie to również element pełniejszej realizacji elementarnej dla Prawa zamówień publicznych zasady jawności postępowania (wyrażonej w art. 8 ustawy PZP). W związku z powyższym, Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o uwzględnienie wniosku w zakresie wprowadzenia w formularzu cenowym osobnych kolumn/rubryk, w celu umożliwienia wpisania cen za poszczególne usługi objęte przedmiotem zamówienia wyrażonych również w wartości netto oraz wskazania naliczonej stawki podatku VAT. Zamawiający nie wprowadza zmian w tym zakresie w treści załącznika cenowego Pytanie 11 Zamawiający wskazał w treści SIWZ (pkt 11 Załącznika nr 9, 4 ust. 5 Załącznika nr 10), że wymaga aby potwierdzenie przyjęcia przesyłki przez Wykonawcę miało moc dokumentu urzędowego. Należy podkreślić, że wskazane wymogi spełnić może jedynie operator wyznaczony, którego obowiązki do roku 2015 na podstawie art. 178 ustawy Prawo pocztowe pełni Poczta Polska S.A.. Art. 17 ustawy Prawo pocztowe stanowi: Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego ma moc dokumentu urzędowego. Wymóg spełnienia powyższych skutków bezpośrednio przez nadanie w placówce wybranego operatora prowadzi w konsekwencji do naruszenia elementarnych zasad prawa zamówień publicznych tj. zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania
wykonawców (art. 7 ust. 1 PZP) oraz naruszenia zakazu wyrażonego w art. 29 ust. 2 PZP, zgodnie z którym Zamawiający nie opisuje przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję, gdyż tylko jeden podmiot może złożyć ofertę w niniejszym postępowaniu. Przepisy powszechnie obowiązującego prawa to okoliczność, na którą Wykonawca nie ma żadnego wpływu i nie jest w stanie w żaden sposób spełnić takiego warunku. Co więcej, potwierdzenie nadania z mocą dokumentu urzędowego nie ma żadnego wpływu na skuteczność doręczeń nadawanych przez Zamawiającego przesyłek. Wykonawca zwraca uwagę, że pogląd taki podzieliła również Krajowa Izba Odwoławcza, która w trzyosobowym składzie orzekła 7 października 2013 r. (sygn. akt: KIO 2184/13), że żaden sąd i prokuratura w Polsce nie może się domagać by dowód nadania przesyłek poleconych, nadawanych przez sąd lub prokuraturę, a także organ administracji publicznej, jak i podmiot wykonujący działania z zakresu administracji publicznej, był wystawiany z mocą urzędową. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, iż istnieje alternatywny sposób świadczenia usługi w tym zakresie, tj. nadawanie przesyłek, dla których Zamawiający wymaga zapewnienia omawianego skutku charakteru potwierdzenia nadania (moc dokumentu urzędowego), za pośrednictwem operatora wyznaczonego, gdzie wybrany wykonawca występuje de facto w roli posłańca. Wymagałoby to jednak zmiany SIWZ i współpracy Zamawiającego z wybranym wykonawcą niebędącym operatorem wyznaczonym (o czym mowa w pytaniach poniżej). Sytuacja taka oczywiście nie wpłynęłaby na status Zamawiającego jako nadawcy, nie zmieniłaby również podmiotu figurującego na dowodzie nadania przesyłki. W świetle powyższego Wykonawca zwraca się eliminację wskazanego zapisu SIWZ, ew. taką jego zmianę, by wybrany wykonawca mógł wysyłać przesyłki wymagające zapewnienia skutku, o którym mowa w art. 17 ustawy Prawo pocztowe za pośrednictwem operatora wyznaczonego, występując de facto w roli posłańca. Zamawiający nie dopuszcza zamian zapisów SIWZ w zakresie wskazanym w pytaniu Wykonawcy. Pytanie 12 Czy Zamawiający będzie oklejał przesyłki rejestrowane dostarczonymi przez Wykonawcę numerami nadawczymi? Zamawiający nie będzie oklejał przesyłek numerami nadawczymi dostarczonymi przez Wykonawcę mieści się to w zakresie prac Wykonawcy objętych umową. Pytanie 13 Czy Zamawiający może doprecyzować, co rozumie pod pojęciem przesyłek pozaeuropejskim? Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie, w jakie konkretne rejony świata mają być nadawane wspomniane przesyłki. Tego typu informacja jest niezbędna celem przygotowania oferty cenowej dla tego typu przesyłek.
Zamawiający przewiduje jedynie możliwość nadania takich przesyłek, co sygnalizuje wykazując ich śladową ilość w formularzu cenowym. Zamawiający nie potrafi wskazać miejsca, gdzie miałby je wysyłać. Zamawiający udziela odpowiedzi na zadane pytania wysyłając je do zainteresowanych oraz publikując je na stronie internetowej Zamawiającego. Zamawiający likwiduje załączniki Nr 9 i 10 do SIWZ wprowadzając w ich miejsce załączniki nr 9 A i 10 A. W związku z tym użyte w SIWZ słowa: załącznik nr 9 i 10 zastępuje się odpowiednio słowami: 9A i 10A Jednocześnie Zamawiający informuje, że wprowadzone zmiany nie powodują zmiany terminu składania i otwarcia ofert ani konieczności zmiany ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej p.o. Zastępcy Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie Agata Kaczmarska