Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 120.12.2016 Burmistrza Miasta i Gminy Siewierz z dnia 11 lutego 2016 r. Karta Audytu Wewnętrznego Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Karta Audytu Wewnętrznego określa zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Siewierz. 2. Ilekroć w niniejszym opracowaniu jest mowa o: Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Miasta i Gminy Siewierz; Burmistrzu rozumie się przez to Burmistrza Miasta i Gminy Siewierz; audytorze wewnętrznym rozumie się przez to audytora wewnętrznego zatrudnionego na Samodzielnym Stanowisku ds. Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz; jednostce organizacyjnej rozumie się przez to jednostki organizacyjne Gminy określone w Statucie Gminy Siewierz oraz samorządowe instytucje kultury; jednostce audytowanej - rozumie się przez to Urząd i inne jednostki organizacyjne Gminy Siewierz podlegające audytowi wewnętrznemu; kierowniku jednostki audytowanej rozumie się przez to osobę kierującą jednostką audytowaną, jak również osobę pełniącą jego obowiązki; zadaniu audytowym rozumie się przez to zadanie zapewniające lub czynności doradcze; zadaniu zapewniającym rozumie się przez to zespół działań podejmowanych w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej; czynnościach doradczych rozumie się przez to działania, inne niż zadania zapewniające, podejmowane przez audytora wewnętrznego, których cel i zakres jest uzgodniony z kierownikiem jednostki, a których efektem mogą być propozycje dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki; czynnościach sprawdzających rozumie się przez to czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego, mające na celu ocenę sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń zrealizowanych przez audytowanego.
Rozdział II Podstawy prawne funkcjonowania audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny prowadzony jest na podstawie: a) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz.U. z dnia 28 września 2015 r., poz. 1480), c) komunikatu nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2013 r. poz. 15). Rozdział III Cele audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. 2. Audyt wewnętrzny, poprzez czynności doradcze, przyczynia się do usprawnienia funkcjonowania jednostki. Rozdział IV Zakres audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem oraz kierowania jednostką, a w szczególności: 1) przegląd systemu kontroli zarządczej; 2) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej; 3) ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy; 4) ocenę zabezpieczenia mienia jednostki; 5) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki; 6) przegląd programów i projektów, w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami; 2
7) ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli. 2. Czynności doradcze mogą być wykonywane przez audytora wewnętrznego, o ile ich cel i zakres nie prowadzi do przyjęcia przez audytora obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką. Sposób wykonania i dokumentowania przebiegu oraz wyniku czynności doradczych powinien być odpowiedni do rodzaju i charakteru działań audytora wewnętrznego. 3. Audytor wewnętrzny obejmuje zakresem swojego badania wszystkie obszary działania Gminy. 4. Zakres audytu nie może być ograniczany. 5. Audytor dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. 6. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające dokonując oceny sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń zrealizowanych przez audytowanego. O zakresie i sposobie przeprowadzenia czynności sprawdzających decyduje audytor wewnętrzny, który określa, czy należy przeprowadzić dodatkowe czynności, czy też informacje uzyskane od kierownika jednostki lub komórki audytowanej stanowią wystarczającą podstawę do dokonania oceny. Rozdział V Niezależność audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny w urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Siewierz przeprowadza audytor wewnętrzny zatrudniony w urzędzie. 2. Audytor wewnętrzny: 1) podlega bezpośrednio Burmistrzowi, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywania przez audytora zadań; 2) jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań; 3) postępuje zgodnie z przepisami prawa, Standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych oraz uznaną praktyką audytu wewnętrznego. Rozdział VI Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego 1. Audytor wewnętrzny: 1) jest uprawniony do przeprowadzania audytu we wszystkich obszarach działalności urzędu; 3
2) ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń jednostki oraz wszelkich dokumentów i materiałów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej; 3) ma prawo żądać od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego; 4) ma prawo do sporządzania kopii, odpisów, zestawień lub wydruków z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, a pracownicy są zobowiązani do udzielenia informacji, wyjaśnień, sporządzenia i potwierdzenia kopii, odpisów, wyciągów i zestawień żądanych przez audytora; 5) może z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki; 6) nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli zarządczej w jednostce, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku przeprowadzenia audytu wewnętrznego, wspomaga Burmistrza we właściwej realizacji tych procesów; 7) nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa; 8) nie może przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką; 9) w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami zewnętrznymi, a także kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli; 10) jest uprawniony do uzyskiwania koniecznej pomocy ze strony pracowników komórek audytowanych, jak również specjalistów z różnych dziedzin, zatrudnionych w urzędzie i jednostkach organizacyjnych. 2. Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny za: 1) rzetelne i profesjonalne wykonanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu jak również zadań pozaplanowych; 2) efektywną koordynację działalności na samodzielnym stanowisku audytora wewnętrznego zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego oraz uznaną praktyką; 3) opracowanie, na podstawie wyników analizy ryzyka rocznego planu audytu obejmującego wszystkie obszary działania jednostki oraz sprawozdania z jego realizacji. 4
Rozdział VII Organizacja przeprowadzania audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny przeprowadzany jest na podstawie rocznego planu audytu opracowanego na podstawie analizy ryzyka. 2. Audytor wewnętrzny przedstawia Burmistrzowi plan audytu na rok następny do końca każdego bieżącego roku. 3. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności wystąpienia nowych ryzyk lub też zmiany oceny ryzyka audytor wewnętrzny na wniosek Burmistrza lub z własnej inicjatywy w uzgodnieniu z Burmistrzem, przeprowadza audyt wewnętrzny poza planem. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić audyt wewnętrzny poza planem audytu w jednostce organizacyjnej Gminy Siewierz na wniosek kierownika tej jednostki lub z własnej inicjatywy, w uzgodnieniu z Burmistrzem. 4. Do końca stycznia następnego roku audytor wewnętrzny przedstawia Burmistrzowi sprawozdanie z prowadzenia audytu wewnętrznego. 5. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie imiennego upoważnienia Burmistrza oraz po okazaniu legitymacji służbowej. 6. Kierownik komórki objętej audytem zapewnia audytorowi wewnętrznemu warunki niezbędne do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, przedstawia żądane dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników tej komórki. 7. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji audytor wewnętrzny może, w uzgodnieniu z Burmistrzem, powołać rzeczoznawcę do udziału w zadaniu. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę jest przekazywana audytorowi wewnętrznemu, który w razie potrzeby może żądać jej uzupełnienia. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę nie jest wiążąca dla audytora wewnętrznego. 8. Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie naruszenia dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić Burmistrza. 9. Metodykę działania audytu wewnętrznego, w tym przeprowadzania zadania audytowego, określa Księga Procedur Audytu Wewnętrznego. 10. Dokumentacja dotycząca zadania audytowego i pozostała dokumentacja audytu wewnętrznego stanowią własność jednostki. 5
Rozdział VIII Relacje z zewnętrznymi instytucjami kontrolnymi 1. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, audytor wewnętrzny powinien brać pod uwagę, o ile to możliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez zewnętrzne instytucje kontrolne tak, aby uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów. 2. Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor wewnętrzny powinien uwzględniać wyniki kontroli dokonanych przez inne instytucje kontrolne. 3. Dokumentacja z przeprowadzenia audytu wewnętrznego powinna być udostępniona nnym instytucjom kontroli za pośrednictwem Burmistrza. Rozdział IX Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych niniejszą Kartą audytu stosuje się przepisy ustawy o finansach publicznych i aktów wykonawczych do ustawy oraz postanowienia wynikające z Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego i Kodeksu Etyki Audytora Wewnętrznego. 6