Zasady współpracy GlaxoSmithKline z partnerami biznesowymi

Zasady współpracy GlaxoSmithKline z partnerami biznesowymi

Zasady współpracy GlaxoSmithKline z partnerami biznesowymi W GlaxoSmithKline dążymy do prowadzenia działalności zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi. Działamy przestrzegając zbioru zasad, wytycznych i polityk uwzględniających pełen zakres odpowiedzialności biznesowej, społecznej i środowiskowej. W ten sposób chcemy zapewnić długotrwały i zrównoważony charakter naszej działalności oraz odpowiadać na oczekiwania naszego otoczenia. W związku z tym GSK dąży do podejmowania współpracy z partnerami biznesowymi, którzy akceptują nasze wysokie standardy etyczne i sami działają w sposób odpowiedzialny i etyczny. W celu zdefiniowania i zakomunikowania obowiązujących reguł, GSK opracowała niniejsze Zasady współpracy GlaxoSmithKline z partnerami biznesowymi. Dokument wzorowany jest na Zasadach odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw w przemyśle farmaceutycznym, opracowanych przez międzynarodową Inicjatywę ds. Łańcucha Dostaw w Przemyśle Farmaceutycznym (PSCI). Od naszych partnerów biznesowych oczekujemy: przyjęcia, zakomunikowania swoim pracownikom i stosowania niniejszych Zasad, przestrzegania wszelkich obowiązujących przepisów prawnych, zasad oraz innych regulacji. Zasady etyczne Partnerzy biznesowi GSK powinni prowadzić swoją działalność w sposób etyczny i uczciwy. 1. Uczciwość biznesowa, reputacja i uczciwa konkurencja - Zabrania się korupcji, wyłudzania korzyści i defraudacji. Partnerom biznesowym GSK nie wolno oferować ani przyjmować łapówek czy innych nielegalnych korzyści, wynikających z relacji biznesowych lub współpracy z instytucjami państwowymi. Bez odpowiedniego uprzedniego zezwolenia, partnerzy biznesowi GSK nie mogą przekazywać środowisku zewnętrznemu planów firmy GSK, danych dotyczących jej działalności i szczegółów polityk wewnętrznych ani też ujawniać informacji wewnętrznych, które mogłyby mieć wpływ na cenę akcji GSK. Partnerzy biznesowi GSK nie mogą też publicznie ujawniać informacji poufnych lub zastrzeżonych dotyczących jakiegokolwiek aspektu działalności firmy GSK. Wszyscy współpracujący z GSK partnerzy biznesowi powinni prowadzić działalność zgodnie z zasadami uczciwej i wolnej konkurencji oraz wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa ochrony konkurencji. 1

2. Działania marketingowe i promocyjne - Wszystkie materiały marketingowe i promocyjne muszą spełniać wysokie standardy etyczne, medyczne i naukowe oraz być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i innymi regulacjami. W materiałach i działaniach promocyjnych, w których wspomina się o produktach lub usługach innych podmiotów gospodarczych (np. firm będących konkurentami GSK), należy przekazywać uczciwe i dokładne informacje dotyczące tych produktów i usług. 3. Prywatność - Partnerzy biznesowi muszą zapewnić poufność i bezpieczeństwo informacji umożliwiających identyfikację osób poprzez wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa. Wykorzystanie i ujawnianie informacji umożliwiających identyfikację osób należy ograniczyć do celów zgodnych z przeznaczeniem tych informacji i zapewnić ochronę prawa do prywatności. Zatrudnienie W kontekście relacji z pracownikami, od partnerów biznesowych GSK wymaga się poszanowania praw człowieka i traktowania pracowników z godnością i szacunkiem. 1. Dobrowolne Zatrudnienie - Partnerzy biznesowi GSK nie mogą korzystać z pracy przymusowej bądź niewolniczej, pracy wynikającej z konieczności spłaty długu wobec pracodawcy ani pracy niedobrowolnej wykonywanej przez więźniów. Od pracowników rozpoczynających zatrudnienie w danej firmie nie można wymagać złożenia w depozycie żadnych dokumentów ani wartości pieniężnych. 2. Praca wykonywana przez dzieci i osoby młodociane - Partnerzy biznesowi GSK nie mogą korzystać z pracy wykonywanej przez dzieci. Zatrudnienie osób młodocianych (poniżej 18. roku życia) jest możliwe wyłącznie w warunkach niezagrażających zdrowiu oraz w przypadku, gdy wiek młodocianego pracownika przekracza obowiązującą w danym kraju dolną granicę wieku umożliwiającą podjęcie pracy lub wiek zakończenia obowiązkowej edukacji. 3. Niestosowanie dyskryminacji i sprawiedliwe traktowanie - Partnerzy biznesowi GSK mają obowiązek zapewnić swoim pracownikom miejsce pracy, w którym zakazane są wszelkie formy prześladowania i dyskryminacji. Zabroniona jest dyskryminacja ze względu na przynależność rasową, kolor skóry, wiek, płeć, orientację seksualną, przynależność etniczną, niepełnosprawność, wyznanie, przynależność do organizacji politycznych, członkostwo w związku zawodowym czy stan cywilny. 4. Wynagrodzenie, świadczenia i godziny pracy - Partnerzy biznesowi GSK muszą wynagradzać pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wynagrodzeń, w tym przestrzegać wymogów dotyczących płacy minimalnej, nadgodzin i należnych świadczeń. Partnerzy biznesowi GSK muszą bez zbędnej zwłoki informować 2

pracowników o podstawie prawnej obliczania i wypłacania wynagrodzeń. Partnerzy biznesowi GSK mają również obowiązek informować pracowników o konieczności pracy w nadgodzinach, za które muszą wypłacić wynagrodzenie. Środowisko naturalne, zdrowie i bezpieczeństwo Partnerzy biznesowi GSK muszą prowadzić działalność w sposób odpowiedzialny za kwestie środowiskowe tak, aby ograniczać niekorzystny wpływ swojej działalności na środowisko naturalne. Partnerów biznesowych GSK zachęca się do dbania o zasoby naturalne, nieużywania w miarę możliwości materiałów niebezpiecznych i angażowania się w działania związane z wielokrotnym wykorzystaniem materiałów i ich recyklingiem. 1. Zezwolenia środowiskowe - Partnerzy biznesowi GSK muszą przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony środowiska. Wymagane jest uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń, licencji, dokumentów potwierdzających rejestrację informacji, przestrzeganie obowiązujących ograniczeń i stosowanie się do określonych w nich wymagań związanych z działalnością i sprawozdawczością. 2. Odpady i zanieczyszczenia - Od partnerów biznesowych GSK wymaga się wdrożenia systemów zapewniających bezpieczną obsługę, transport, składowanie, powtórne wykorzystanie odpadów, zanieczyszczeń emitowanych do atmosfery i ścieków. 3. Wycieki i emisje - Od partnerów biznesowych GSK wymaga się wdrożenia systemów służących zapobieganiu przypadkowym wyciekom i emisjom zanieczyszczeń do środowiska oraz minimalizowaniu ich szkodliwości. Partnerów biznesowych GSK obowiązują następujące zasady dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa: 1. Ochrona pracowników - Partnerzy biznesowi GSK mają obowiązek zapewnienia pracownikom ochrony przed działaniem szkodliwych czynników chemicznych, biologicznych i fizycznych oraz przed ryzykiem związanym z wykonywaniem ciężkich prac fizycznych. 2. Bezpieczeństwo procesów - Partnerzy biznesowi GSK powinni wdrożyć programy mające na celu zapobieganie katastrofom ekologicznym związanym z wyciekami i emisjami substancji chemicznych do środowiska oraz minimalizowanie ich szkodliwości. 3. Gotowość na wypadek katastrof i podejmowanie odpowiednich działań - Partnerzy biznesowi GSK mają obowiązek określania i oceny sytuacji kryzysowych w miejscu pracy oraz minimalizowania ich szkodliwości poprzez wdrożenie planów 3

działań kryzysowych i procedur podejmowania działań w sytuacjach kryzysowych. 4. Informacje o substancjach niebezpiecznych - Informacje dotyczące substancji niebezpiecznych, w tym związków i półproduktów farmaceutycznych, powinny być szeroko dostępne w celu edukowania, szkolenia i ochrony pracowników przed ich szkodliwym działaniem. Systemy zarządzania Partnerów biznesowych GSK obowiązują następujące zasady dotyczące systemu zarządzania: 1. Rzetelność, odpowiedzialność i zarządzanie ryzykiem - Od Partnerów biznesowych GSK wymaga się wdrożenia mechanizmów służących do określania ryzyk związanych z działalnością i zarządzania nimi we wszystkich dziedzinach, których dotyczy niniejszy dokument. 2. Wymogi prawne i konsumenckie - Partnerzy biznesowi GSK powinni wiedzieć, które z obowiązujących przepisów prawa, regulaminów, norm i postanowień konsumenckich ich dotyczą oraz przestrzegać ich postanowień. 3. Określanie obszarów występowania problemów - Wszystkich pracowników należy zachęcić do zgłaszania przypadków budzących niepokój lub czynności niezgodnych z prawem, jakie zdarzyły się w miejscu pracy, bez ryzyka narażenia się na udzielenie nagany, zastraszanie czy prześladowanie. 4. Przeciwdziałanie oszustwom i zgłaszanie przypadków oszustw - Partnerzy biznesowi mają obowiązek wdrożenia adekwatnych programów dotyczących przeciwdziałania oszustwom i zgłaszania przypadków oszustw. Partnerzy biznesowi GSK mają obowiązek zgłaszania wszelkich przypadków oszustw dotyczących działalności firmy GSK, niezależnie od ich rodzaju i skali. 5. Szkolenia i wiedza fachowa - Od Partnerów biznesowych GSK wymaga się wdrożenia programu szkoleniowego umożliwiającego kadrze zarządzającej i pracownikom zdobycie właściwego poziomu wiedzy, umiejętności i kompetencji, dzięki któremu zostanie zapewniona zgodność z niniejszymi zasadami. 6. Stałe doskonalenie - Od Partnerów biznesowych GSK oczekuje się stałego doskonalenia swojej działalności poprzez stawianie celów jej dotyczących, realizację planów wdrożeniowych i podejmowanie niezbędnych działań naprawczych w związku z wszelkimi uchybieniami określonymi w drodze oceny wewnętrznej lub zewnętrznej, kontroli i przeglądów zarządzania. 4

7. Kontynuacja procesów biznesowych - Partnerzy biznesowi GSK są odpowiedzialni za opracowywanie i wdrażanie odpowiednich planów kontynuacji procesów biznesowych w odniesieniu do działań realizowanych na rzecz firmy GSK. Plany te należy opracowywać i aktualizować tak, aby możliwe było sprawne odzyskanie i przywrócenie częściowo lub w całości przerwanych funkcji o znaczeniu krytycznym. Ma to na celu ograniczenie potencjalnego niekorzystnego wpływu takich zdarzeń na działalność i ochronę reputacji firmy GSK. Przeciwdziałanie korupcji 1. Polityka przeciwdziałania przekupstwu i korupcji wymaga zachowania zgodności z najwyższymi standardami etycznymi oraz przepisami prawa antykorupcyjnego obowiązującymi w krajach, w których GSK (za pośrednictwem podmiotu zewnętrznego lub w inny sposób) prowadzi działalność gospodarczą. Polityka przeciwdziałania przekupstwu i korupcji obowiązuje wszystkich pracowników GSK oraz podmioty zewnętrzne, działające w imieniu GSK. Jej celem jest zagwarantowanie, że wszelkie relacje z podmiotami zewnętrznymi, zarówno w ramach sektora prywatnego, jak i publicznego, odbywają się z poszanowaniem wszelkich obowiązujących norm i przepisów prawa oraz standardów uczciwości biznesowej wymaganych w ramach całej organizacji GSK. GSK ceni uczciwość i przejrzystość - nie akceptuje żadnych przejawów praktyk korupcyjnych ze strony pracowników lub kierownictwa GSK, bądź podmiotów zewnętrznych, działających w imieniu GSK. 2. Płatności o charakterze korupcyjnym - Pracownikom GSK oraz partnerom biznesowym działającym w imieniu GSK nie wolno w sposób bezpośredni lub pośredni obiecywać, wydawać zgody, zatwierdzać lub oferować dokonania bądź dokonywać płatności lub przekazania innych korzyści materialnych dowolnej osobie (lub na żądanie dowolnej osoby), w tym funkcjonariuszowi publicznemu, w celu wywarcia niedozwolonego wpływu lub skłonienia takiej osoby do podjęcia bądź powstrzymania się od określonego działania, czy też do wydania pożądanej decyzji, mającej zapewnić spółce niedozwoloną przewagę bądź pozyskanie lub utrzymanie relacji biznesowych, jak również w dowód wdzięczności za powyższe. Ramowy zbiór polityk GSK Oprócz zasad określonych w niniejszym dokumencie firma GSK przyjęła także obowiązujący pracowników GSK kodeks postępowania. Wyznacza on podstawowe standardy, których pracownicy GSK powinni przestrzegać w swojej codziennej działalności na rzecz firmy i jednocześnie promować uczciwy, zgodny z prawem i etyczny biznes. 5

W związku z tym osoby trzecie kontaktujące się z pracownikami firmy GSK powinny rozumieć przyjęte przez GSK zasady unikania konfliktu interesów i przyjmowania propozycji rozrywek oraz upominków określonych w następujący sposób: 1. Konflikt interesów - GSK oczekuje od wszystkich pracowników nieuczestniczenia w rzeczywistym ani potencjalnym konflikcie interesów. Konflikt interesów występuje wtedy, gdy możliwość odniesienia bezpośredniej lub pośredniej korzyści może mieć wpływ na podejmowane przez daną osobę decyzje lub kroki dotyczące działalności firmy GSK. 2. Przyjmowanie propozycji rozrywek lub upominków - Prowadzenie działalności biznesowej może wymagać okazjonalnego uczestnictwa w wydarzeniach rozrywkowych związanych ze sprawami służbowymi lub wymianą upominków mających wartość materialną. Opracowane przez firmę GSK wytyczne określają standardy i ograniczenia dotyczące przyjmowania propozycji rozrywek lub upominków ze strony jakiejkolwiek osoby, organizacji lub agencji związanej z działalnością biznesową firmy GSK. Poza tym pracownicy działu zakupów firmy GSK podlegają dodatkowym restrykcjom dotyczącym zasad przyjmowania propozycji rozrywek lub upominków od partnerów biznesowych GSK lub potencjalnych partnerów biznesowych GSK. 3. Oczekiwania Pracownicy GSK mogą przyjmować propozycje rozrywek, o ile są one zgodne z prawem i etyczne, ich wartość jest zwyczajowo przyjęta i mieści się w rozsądnych granicach, są składane okazjonalnie i służą wsparciu działalności firmy, a nie tylko rozrywce. Pracownicy NIE mogą przyjmować ofert podróży lub zakwaterowania z noclegiem, ponieważ uznaje się, że wartość takich ofert nie mieści się w rozsądnych granicach. Pracownicy GSK mogą, co do zasady, przyjmować upominki mające symboliczną wartość (np. długopisy, kubki, kalendarze itp.), o ile są one oferowane sporadycznie i zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami współpracy biznesowej. Pracownicy działu zakupów GSK podlegają dodatkowym ograniczeniom dotyczącym przyjmowania propozycji rozrywek lub upominków od partnerów biznesowych GSK lub potencjalnych partnerów biznesowych GSK. Pracowników działu zakupów obowiązują specjalne zalecenia dotyczące niekorzystania z jakichkolwiek zaproszeń na imprezy sportowe sponsorowane przez danego dostawcę, a także zwrotu nawet najdrobniejszych upominków wakacyjnych. Pracownicy GSK i nabliżsi członkowie ich rodzin NIE mogą przyjmować od aktualnych lub potencjalnych partnerów biznesowych GSK żadnych nieodpowiednich propozycji rozrywek lub upominków ani domagać się ich złożenia lub wręczenia. 6

GSK Commercial Sp. z o.o., ul. Rzymowskiego 53, 02-697 Warszawa tel. +(48 22) 576 90 00, fax +(48 22) 576 90 01, www.gsk.com.pl GSK Services Sp. z o.o., ul. Grunwaldzka 189, 61-322 Poznań tel. +(48 61) 860 12 00, fax +(48 61) 867 57 17, www.gsk.com.pl GlaxoSmithKline Pharmaceuticals S.A., ul. Grunwaldzka 189, 61-322 Poznań tel. +(48 61) 860 12 00, fax +(48 61) 867 57 17, www.gsk.com.pl KORPO-BRO/3/2011