SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI RADY NADZORCZEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ SYMPATYCZNA ZA OKRES OD 1 STYCZNIA 2015 ROKU DO 31 GRUDNIA 2015 ROKU I. Wprowadzenie Podstawą działania Rady Nadzorczej jest Statut Spółdzielni oraz przyjęty na jego podstawie Regulamin Rady Nadzorczej. Rada sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością Spółdzielni. Okres sprawozdawczy to okres obrachunkowy Spółdzielni za 2015 r., wynikający z ustawy i przepisów o rachunkowości z zakresu sprawozdań i zamknięcia ksiąg rachunkowych. II. Skład Rady Nadzorczej W omawianym okresie sprawozdawczym Rada Nadzorcza działała w następujących składach: przed Walnym Zgromadzeniem w maju 2015 r. w skład Rady wchodzili: Przewodniczący Rady Nadzorczej Zastępca Przewodniczącego Rady Sekretarz Rady - Zbigniew Michaś - Robert Stempień - Marian Kawecki Komisja Rewizyjna: Przewodniczący - Bogdan Osiński Członkowie - Gabriela Dróbkowska, Zbigniew Michaś i Bartosz Walczyk Komisja Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi: Przewodnicząca - Łucja Narożna Członkowie - Grażyna Łysiak, Halina Malińska i Włodzimierz Baran-Rzewuski Komisja ds. Organizacyjno-Prawnych: Przewodniczący - Grzegorz Marajda Członkowie - Małgorzata Trela-Skawińska i Robert Stempień Komisja Mieszkaniowa: Przewodniczący - Stanisław Ertman Członkowie - Marek Hyży, Kazimierz Wolski Paniom Halinie Malińskiej, Łucji Narożnej oraz panu Robertowi Stępniowi skończyła się druga kadencja i nie mogli ponownie kandydować na członków Rady Nadzorczej. 1
Pani Grażyna Łysiak oraz pan Bartosz Walczyk zakończyli swoją pierwszą pełną kadencję w Radzie Nadzorczej i mogli ubiegać się o miejsce w Radzie Nadzorczej na jeszcze jedną kadencję. Na Walnym Zgromadzeniu w maju 2015 r. do Rady wybieranych było 5 osób. Po Walnym Zgromadzeniu w skład Rady Nadzorczej weszły panie Grażyna Łysiak, Krystyna Mruk oraz Wioletta Lubaszko oraz panowie Wiesław Jastrząbek i Zygmunt Bednarski. Na zwołanym przez Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu 9 czerwca 2015 roku Rada Nadzorcza ukonstytuowała się, a skład jej przedstawiał się następująco: Przewodniczący Rady Nadzorczej - Zbigniew Michaś Z-ca Przewodniczącego Rady - Zygmunt Bednarski Sekretarz Rady - Marian Kawecki Komisja Rewizyjna: Przewodniczący - Bogdan Osiński Sekretarz - Gabriela Dróbkowska Członkowie - Wioletta Lubaszko, Zbigniew Michaś Komisja Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi: Przewodniczący - Włodzimierz Baran-Rzewuski Członkowie - Grażyna Łysiak i Krystyna Mruk Komisja ds. organizacyjno-prawnych: Przewodniczący - Grzegorz Marajda Sekretarz - Małgorzata Trela-Skawińska Członkowie - Wioletta Lubaszko i Wiesław Jastrząbek Komisja Mieszkaniowa: Przewodniczący - Stanisław Ertman Sekretarz - Kazimierz Wolski Członek - Marek Hyży Panom Marianowi Kaweckiemu, Grzegorzowi Marajdzie i Zbigniewowi Michasiowi dobiegła końca druga kadencja i nie mogą ponownie kandydować na członków Rady Nadzorczej. Osoby te zgodnie z przepisami ustawy muszą mieć przerwę w swojej działalności. Pozostałe dwie osoby tj. pan Włodzimierz Baran-Rzewuski i Bogdan Osiński zakończyły swoją pierwszą pełną kadencję w Radzie Nadzorczej i mogą ubiegać się o miejsce w Radzie Nadzorczej na jeszcze jedną kadencję. Z przyczyn osobistych rezygnację z członkostwa w Radzie Nadzorczej złożyła pani Małgorzata Trela-Skawińska w związku z czym dokonany zostanie również wybór uzupełniający do składu Rady Nadzorczej na roczną kadencję. 2
Zgodnie z ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych i 111 ust. 3 i 5 Statutu Spółdzielni na Walnym Zgromadzeniu w 2016 roku do Rady Nadzorczej będzie wybieranych 5 osób na pełną 3 letnią kadencję i 1 osoba na roczną kadencję uzupełniającą. III. Posiedzenia Rady Nadzorczej oraz Komisji Zgodnie z 115 ust. 1 Statutu Spółdzielni i 5 ust. 1 Regulaminu Rady Nadzorczej, posiedzenia Rady były zwoływane przez jej przewodniczącego zgodnie z ustalonym harmonogramem. Posiedzenia plenarne były poprzedzane spotkaniami Prezydium Rady, na których ustalano porządek obrad spotkania plenarnego. W omawianym okresie sprawozdawczym odbyło się 13 posiedzeń Prezydium i 13 posiedzeń plenarnych Rady Nadzorczej. Frekwencja na posiedzeniach plenarnych wyniosła 91,3% W czasie posiedzeń podjęto ogółem 106 uchwał, w tym m.in.: 54 z zakresu spraw finansowych, 19 z zakresu organizacji Spółdzielni Zarząd Spółdzielni wystosował 18 wniosków o wykluczenie z członkostwa w Spółdzielni z uwagi na uchylanie się od wykonywania istotnych zobowiązań wobec Spółdzielni, tj. nie wnoszenie opłat za używanie lokalu mieszkalnego po rozpatrzeniu których Rada Nadzorcza podjęła 5 uchwał o wykluczeniu. Organizacja działań Rady Nadzorczej w 2015 roku była zgodna z 114 Statutu Spółdzielni i polegała na: 1) uchwalaniu planów finansowo-gospodarczych Spółdzielni, 2) nadzorze i kontroli działalności Spółdzielni; w szczególności kontroli uchwalania okresowych sprawozdań oraz dokonywania okresowych ocen wykonania przez Spółdzielnię zadań gospodarczych, przestrzegania przez Spółdzielnię praw członkowskich oraz sposobu załatwiania przez Zarząd wniosków organów Spółdzielni i poszczególnych jej członków, 3) uchwalaniu zmian regulaminów, 4) uchwalaniu wysokości opłat, 5) rozpatrywaniu odwołań od decyzji Zarządu, 6) podejmowaniu uchwał w sprawie pozbawienia członkostwa przez wykluczenie z rejestru członków. Rada Nadzorcza wykonywała swoje statutowe obowiązki również poprzez systematyczne działanie czterech stałych komisji. Praca wszystkich komisji miała znaczący wpływ na sprawne funkcjonowanie całej Rady. Członkowie komisji pracowali w oparciu o sporządzone przez siebie i zatwierdzone przez Radę plany pracy. Zadania przewidziane do realizacji w bieżącej kadencji zostały wykonane. Członkowie Komisji Rewizyjnej skierowali swoją uwagę na: 1) omówienie analizy działalności Spółdzielni w zakresie wykonania planu finansowo-gospodarczego po zakończeniu każdego kwartału, 2) okresowe rozpatrywanie rozmiarów i przyczyn kształtowania się zaległości w opłatach za korzystanie z lokali mieszkalnych i użytkowych, prezentowanie wniosków na posiedzeniach Rady Nadzorczej, 3
3) współudział w przeprowadzaniu rozmów z osobami zalegającymi długotrwale z opłatami, 4) omówienie i zaopiniowanie rocznego sprawozdania finansowego składającego się z: wprowadzenia do sprawozdania, bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej oraz sprawozdania Zarządu, 5) omówienie i akceptacja wniosków w sprawie uchwalenia absolutorium członkom Zarządu Spółdzielni, 6) omówienie i opiniowanie spraw wynikających z bieżących potrzeb np. konrola procesu zamówień i konkursów ofert na prace wykonywane przez firmy zewnętrzne, 7) współpraca z innymi komisjami Rady. Członkowie Komisji Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi analizowali i opiniowali Plan finansowo-gospodarczy Spółdzielni na 2015 rok. Komisja dokonała okresowego przeglądu osiedla pod kątem estetyki i czystości osiedla oraz stanu podłoży w częściach wspólnych budynków mieszkalnych. Przez cały okres kadencji brała udział jako obserwator w konkursach ofert ogłaszanych przez Spółdzielnię. 17 września 2015 r. Komisja przeprowadziła sezonowy przegląd osiedla gdzie skupiła się na ocenie stanu technicznego chodników, miejsc postojowych i estetyki terenów zielonych. Wnioski i sugestie Komisji zostały ujęte w protokole i przekazane do Zarządu Spółdzielni. W okresie sprawozdawczym analizowała wykonanie planu remontowego i dzieliła się wnioskami z Zarządem i Radą Nadzorczą. Na wniosek Zarządu w wyniku wygospodarowania oszczędności w funduszu remontowym Komisja GZM rozpatrywała propozycje zmian w planie remontowym 2015 r. Komisja brała udział wraz z Zarządem i działem technicznym w opracowaniu planu remontowego na 2016 rok. Komisja ds. organizacyjno-prawnych wypełniała swoje obowiązki wynikające z Regulaminu Komisji i planu pracy na rok 2015. Członkowie Komisji prowadzili bieżącą analizę projektów uchwał Rady Nadzorczej i regulaminów przygotowywanych przez Zarząd. Opiniowali projekty zmian w regulaminach, w tym: w regulaminie przyjmowania członków, ustanawiania praw do lokali, zamiany i zbywania praw do lokali mieszkalnych, w regulaminie używania lokali w domach Spółdzielni Mieszkaniowej Sympatyczna oraz porządku domowego i współżycia mieszkańców, w regulaminie zlecania dostaw i usług wykonawcom spoza Spółdzielni, w regulaminie rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i ustalania opłat za używanie lokali. Wspólnie z Zarządem Spółdzielni opracowano praktycznie nowy Regulamin określający obowiązki Spółdzielni i lokatorów w zakresie napraw lokali w budynkach Spółdzielni. Członkowie Komisji współpracowali z innymi Komisjami Rady Nadzorczej w zakresie wykonywania bieżących zadań. Należy podkreślić dobrą wspólpracę z Zarządem. Przewodniczący Komisji utrzymywał stały kontakt z członkami Zarządu i radcą prawnym Spółdzielni. Członkowie Komisji Mieszkaniowej: 1) przeprowadzali wywiady środowiskowe i rozmowy z mieszkańcami zadłużonych lokali, 2) opiniowali wnioski o wykluczeniu z członkostwa w Spółdzielni, 4
3) kontrolowali ilości osób w lokalach w celu porównania z ilością osób, za które wnoszone są opłaty, 4) współpracowali z innymi Komisjami Rady, 5) uczestniczyli w wielu dyżurach Rady Nadzorczej na terenie Spółdzielni, 6) przeprowadzali wizyty u osób niepełnosprawnych ruchowo w celu potwierdzenia podpisów na składanie oświadczeń lub upoważnień do Spółdzielni, 7) współdziałali z pracownikiem ds. członkowsko-mieszkaniowych w sprawach lokali mieszkalnych w przypadkach nieuregulowanych spraw spadkowych, czego efektem było złożenie przez spadkobierców stosownych wniosków do sądu. IV. Dyżury członków Rady Nadzorczej Członkowie Rady pełnili cotygodniowe dyżury w siedzibie Spółdzielni, w czasie których przyjęli 22 osoby i 3 przedstawicieli firm. Przyjęte osoby przedstawiały uwagi i problemy wynikające z potrzeb środowiska. Dyżurujący przedstawiciel Rady Nadzorczej, po zapoznaniu się ze zgłoszonym problemem i udokumentowaniu wpisem w książce dyżurów, przekazywał sprawę Zarządowi lub przedstawiał na plenarnym posiedzeniu Rady Nadzorczej. Rada analizowała zgłaszany problem i udzielała odpowiedzi, kierując się prawem i dobrem ogółu mieszkańców Spółdzielni. V. Majątek Spółdzielni Rada analizowała również dane dotyczące majątku Spółdzielni. Z analizy tych danych wynika, że z roku na rok systematycznie zmniejsza się wartość tzw. aktywów trwałych. Aktywa trwałe w Spółdzielni w ostatnich 3 latach wynosiły: 2013 r. 18.690.548,30 zł 2014 r. 17.579.553,11 zł 2015 r. 16.976.701,02 zł Spadek tej wartości następuje głównie na skutek naliczania rocznego umarzania środków trwałych jak również na skutek wyodrębnień lokali i uwłaszczeń. Aby temu spadkowi przeciwdziałać niezbędne było rozpoczęcie inwestycji przynoszących w przyszłości wymierne korzyści finansowe. Taką inwestycją może być na przykład etapowa budowa parkingów, których brak na terenie Spółdzielni jest coraz bardziej odczuwalny. W najbliższej przyszłości problem ten będzie się zapewne pogłębiał. Często również już same plany nowych inwestycji, napotykają na przeszkody w postaci niechęci i protestów części mieszkańców. Inna, ale jakże ważną sprawą jest także wygospodarowanie środków na realizację takich zamierzeń. Ważnym sposobem przeciwdziałania spadkowi wartości aktywów poprzez pozyskiwanie dodatkowych środków finansowych może być wydzierżawianie części terenu Spółdzielni. Rada podjęła już decyzje w sprawie takich dzierżaw, a te przynoszą już wymierne korzyści finansowe mieszkańcom Spółdzielni. 5
VI. Zadłużenie członków Spółdzielni Rada poświęcała dużo czasu sprawom finansowym, w tym bieżącej kontroli i analizie stanu zadłużenia mieszkańców Spółdzielni. Zadłużenie to na 31 grudnia 2015 roku wynosi 592.735,82 zł. Jest to zadłużenie porównywalne z wysokością naliczeń 1-miesięcznych opłat czynszowych wszystkich mieszkańców Spółdzielni. Oddzielnym ważnym zagadnieniem jest zadłużenie wśród najemców lokali użytkowych. Na dzień 31 grudnia 2015 roku zaległości podmiotów gospodarczych i parkingów wyniosły 151.420,44 zł. Rada Nadzorcza na bieżąco monituje stan zaległości w opłatach co znajduje odzwierciedlenie w protokołach Komisji Rewizyjnej. Na posiedzenia poświęcone sprawom windykacji zadłużeń wezwano łącznie 18 osób. Rada Nadzorcza z uwagą rozpatrywała każdy z wniosków dotyczących wykluczenia z członkostwa w Spółdzielni. Zebrania poświęcone sprawom zadłużenia i wykluczenia z członkostwa to spotkania bardzo trudne dla wszystkich biorących w nich udział. Mając na uwadze wpływ zubożenia społeczeństwa, a także wzrost cen głównie mediów, tego typu posiedzenia są jednak niezbędne. Często mobilizują wezwane osoby do podejmowania działań, doprowadzających do spłaty lub choćby zmniejszenia zadłużenia. Często jednak osoby prawidłowo zawiadomione o posiedzeniach Rady nie przychodzą na nie. Z reguły skutkiem takiego zachowania było pozbawienie ich członkostwa, a w konsekwencji eksmisja z lokalu spółdzielczego lokatorskiego względnie skierowanie wniosku o sprzedaż mieszkania w drodze licytacji razem z lokatorami. VII. Ocena sprawozdania finansowego Spółdzielni za rok 2015 Uchwałą nr 64/2015 z dnia 27 października 2015 roku Rada Nadzorcza po zapoznaniu się z wnioskami Zarządu w sprawie sprawdzenia sprawozdania finansowego za 2015 rok postanowiła nie przeprowadzać badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta skutkiem czego Komisja Rewizyjna została zobligowana do przeprowadzenia sprawdzenia rocznego sprawozdania finansowego S.M. Sympatyczna za rok 2015. Komisja Rewizyjna po dokonaniu sprawdzenia sprawozdania za 2015 rok sporządziła protokół, z którego wynika, iż Komisja Rewizyjna wnosi o przedłożenie sprawozdania finansowego za 2015 rok do zatwierdzenia przez Walne Zgromadzenie Członków S.M. Sympatyczna. W następstwie tego Rada Nadzorcza uchwałą nr 7/2016 z dnia 15 marca 2016 roku przyjęła protokół Komisji Rewizyjnej i wnioskuje o zatwierdzenie sprawozdania finansowego na Walnym Zgromadzeniu Członków Spółdzielni. Rada Nadzorcza wnosi o przekazanie wyniku bilansowego w wysokości 500.521,23 zł na pokrycie kosztów eksploatacji. Problematyka sposobu rozliczania wyniku finansowego jest bliżej opisana w Sprawozdaniu Zarządu. VIII. Ocena przeprowadzonej lustracji Spółdzielni za lata 2012 2014. W 2015 roku przeprowadzono lustrację na podstawie umowy zawartej w dniu 28.08.2015 r. pomiędzy Spółdzielnią Mieszkaniową Sympatyczna w Łodzi, a Krajowym Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych w Warszawie. Podstawą zawarcia tej umowy są postanowienia art. 91 ustawy z dnia 16 września 6
1982 r. Prawo spółdzielcze. Lustracją objęto całokształt działalności Spółdzielni w okresie od 01.01.2012 r. do 31.12.2014 r. Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia: 1) organizacja Spółdzielni, 2) stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni, 3) sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami, 4) Gospodarka Zasobami Mieszkaniowymi, 5) zaspokajanie potrzeb technicznych nieruchomości, 6) Gospodarka finansowa, 7) Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 5 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych. Wyniki przeprowadzonej lustracji nie stwierdziły istotnych uchybień w wyżej wymienionych zagadnieniach, a Krajowy Związek wnosi o zapoznanie członków Spółdzielni na Walnym Zgromadzeniu z listem polustracyjnym jaki przesłono do Spółdzielni. IX. Współpraca Rady Nadzorczej z Zarządem Współpracę Rady Nadzorczej i jej komisji z Zarządem Spółdzielni w okresie sprawozdawczym należy określić jako dobrą. Uwagi i wnioski Rady były przez Zarząd na bieżąco realizowane. W zasadniczych sprawach udawało się wypracować wspólne stanowisko. Członkowie Rady systematycznie spotykali się z Zarządem w celu omawiania bieżących spraw. Rada Nadzorcza S.M. Sympatyczna uchwałą nr 78/2015 z dnia 15 grudnia 2015 roku z okazji przypadającej 25-tej rocznicy powstania Spółdzielni Mieszkaniowej Sympatyczna przy udziale Zarządu pragnie wyrazić wdzięczność wszystkim tym, którzy swoim społecznym zaangażowaniem i pracą przyczynii się do jej utworzenia i rozwoju. Postawa tych, którzy nie szczędzili wysiłku dla dobra ogółu mieszkańców Spółdzielni zasługuje na szacunek nas wszystkich. Należy docenić ciągłe podwyższanie jakości funkcjonowania osiedla w ciągu tych 25 lat, a równocześnie wyrazić nadzieję, że nasza Spółdzielnia będzie w następnych latach coraz lepiej spełniać swoje zadania oraz sprosta nowym wyzwaniom. X. Wnioski końcowe Wskazana jest kontynuacja podjętych przez Radę działań w celu utrzymania przyjętego kierunku rozwoju Spółdzielni. Sprawą dużej wagi dla prawidłowego funkcjonowania Spółdzielni jest dbałość o utrzymanie porządku, estetyczny wygląd osiedla oraz podejmowanie inicjatyw na rzecz pogłębiania współpracy z mieszkańcami oraz działań na rzecz powiększenia majątku Spółdzielni. Łódź, dnia 17 maja 2016 roku w imieniu Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Sympatyczna 7