Zarządzenie nr 96/2016 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 21 grudnia 2016 roku w sprawie: podstawowych zasad obowiązujących na Uczelni przy zawieraniu umów o dzieło z osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej Na podstawie art. 66 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2016 roku, poz. 1842) zarządzam, co następuje: 1 1. Umowa o dzieło jest umową, w której przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania określonego dzieła, a zamawiający (Uczelnia) do zapłaty wynagrodzenia. 2. Umowa o dzieło jest umową rezultatu, gdzie wykonawca odpowiada przed zamawiającym za uzyskanie z góry oznaczonego rezultatu swej pracy. 3. Rezultat może polegać na doprowadzeniu do umówionego stanu, względnie na wytworzeniu nowego przedmiotu. 4. Wśród umów o dzieło wyróżnia się: umowy o dzieło, których przedmiot stanowi utwór w rozumieniu prawa autorskiego Ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (j.t. Dz. U. z 2016 roku, poz. 666 z późn. zm.) albo stanowi inny przedmiot własności intelektualnej w rozumieniu Ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku - Prawo własności przemysłowej (j.t. Dz. U. z 2013 roku, poz. 1410 z późn. zm.), pozostałe umowy o dzieło. Powyższe rozróżnienie jest istotne przy ustalaniu kwoty wynagrodzenia do opodatkowania podatkiem dochodowym. W obecnym stanie prawnym koszty uzyskania przychodu, w przypadku, gdy dzieło jest utworem w świetle prawa autorskiego, są ustalane na poziomie 50% wynagrodzenia, w granicach określonych przepisami prawa. 1. Stronami umowy są: 2 a) Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu (UEP), w imieniu którego działają: rektor, prorektor lub kanclerz według posiadanych kompetencji albo osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo rektora UEP; Uczelnia jest zwyczajowo określana jako zamawiający; w przypadku umów zawieranych na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2015 roku, poz. 2164, z późn. zm.) zaleca się jednolite stosowanie terminu zamawiający ; b) wykonawca, którym może być pracownik Uczelni, osoba fizyczna niebędąca pracownikiem UEP, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej. 2. Każdą umowę o dzieło kontrasygnuje pod względem finansowym kwestor Uczelni lub jego zastępca. Kontrasygnata kwestora/zastępcy kwestora stanowi potwierdzenie zgodności umowy z przepisami podatkowymi oraz potwierdzenie istnienia pokrycia zobowiązań finansowych wynikających z umowy w środkach Uczelni.
- 2-3. Wykonawca dzieła nie jest pracownikiem w rozumieniu przepisów kodeksu pracy i nie posiada uprawnień ustalonych przepisami prawa pracy dla osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy (jak: urlopy wypoczynkowe i okolicznościowe, dodatki specjalne, nagrody, premie, dodatki pieniężne z tytułu stażu pracy, świadczenia socjalne). 4. Wykonawca podejmujący czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych w systemach informatycznych Uczelni musi uzyskać stosowne upoważnienie udzielone przez właściwego administratora danych osobowych zgodnie z Polityką bezpieczeństwa informacji UEP. 3 1. Wykonawca: a) wykonuje dzieło samodzielnie, a nie pod kierownictwem zamawiającego; b) może otrzymywać wskazówki od zamawiającego co do sposobu wykonania dzieła; wskazówki te nie mogą jednak dotyczyć czynności innych niż objęte umową o dzieło ani zmieniać przedmiotu dzieła; wskazówki mogą być udzielone bezpośrednio w umowie bądź w trakcie wykonywania przedmiotu umowy; c) nie podlega Regulaminowi pracy UEP, jest natomiast zobowiązany do przestrzegania zasad bhp i ppoż. oraz niezakłócania porządku pracy na Uczelni. 2. Przy zawieraniu umowy o dzieło, której Stroną jest pracownik UEP, muszą być spełnione następujące warunki: a) dzieło określone w umowie nie może wchodzić w zakres obowiązków pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy na UEP; b) dzieło musi być wykonywane poza godzinami czasu pracy obowiązującymi pracownika z tytułu stosunku pracy na UEP. 4 1. Umowa o dzieło w szczególności powinna zawierać: a) datę zawarcia umowy, b) określenie Stron umowy, c) dokładne określenie dzieła, które ma być wykonane ze wskazaniem korzystania / bądź nie z praw autorskich, albo innych praw własności intelektualnych, d) określenie terminu wykonania dzieła, e) określenie wynagrodzenia za wykonanie dzieła, f) inne warunki umowne uzależnione od zamawianego dzieła i zgodne z obowiązującymi przepisami. 2. Umowa o dzieło musi być podpisana przez Strony umowy, opatrzona kontrasygnatą finansową kwestora (albo jego zastępcy), a nadto w przypadku umów o dzieło z: a) pracownikiem UEP zaparafowana przez bezpośredniego przełożonego (jeśli nie jest bezpośrednio zamawiającym), w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy zostanie wykonany poza obowiązującym danego pracownika czasem pracy i poza zakresem obowiązków danego pracownika w ramach stosunku pracy na Uczelni, b) doktorantem zaparafowana przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz dziekana, w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy nie należy do zakresu obowiązków tego doktoranta, wynikających z zadań wykonywanych w ramach powierzonych zajęć dydaktycznych na UEP, a realizacja umowy nie będzie utrudniać wykonywania obowiązków doktoranta oraz zatwierdzona przez osoby wymienione w 9, przed rozpoczęciem jej realizacji. 2a. Przed zawarciem umowy należy potwierdzić środki: a) w Dziale ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą dla umów dotyczących działalności badawczej i projektów nadzorowanych przez Dział;
- 3 - b) w Centrum Edukacji Menedżerskiej dla umów dotyczących studiów podyplomowych w zakresie działalności dydaktycznej; c) w Dziale Dydaktyki dla umów na prowadzenie zajęć dydaktycznych na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych I i II stopnia; d) w Biurze Pozyskiwania Funduszy i Zespole Księgowości Projektowej dla umów dotyczących projektów; e) u osób wyznaczonych przez rektora w zakresie umów dotyczących studiów doktoranckich; f) w Dziale Płac, Planowania i Sprawozdawczości w przypadku pozostałych umów zawieranych z kosztów ogólnouczelnianych i środków własnych. 3. Umowa powinna określać konsekwencje jej niewykonania albo nienależytego wykonania przez wykonawcę, na przykład poprzez wskazanie obowiązku zapłaty kary umownej. 5 1. Bezpośrednio zamawiający jest odpowiedzialny za celowość i zasadność zamówienia dzieła oraz za prawidłowe zakwalifikowanie umowy (umowa o dzieło czy umowa zlecenia) na podstawie jej treści. 2. Bezpośrednio zamawiający i wykonawca są odpowiedzialni za określenie, czy przedmiot umowy jest utworem w świetle przepisów prawa autorskiego albo stanowi inny przedmiot praw własności intelektualnej oraz za prawidłowe wskazanie zakresu rozporządzenia prawami autorskimi/innymi prawami własności intelektualnej na rzecz Uczelni. Umowa o dzieło zostaje zawarta na czas wykonania dzieła, czyli na czas określony. 1. Umowa o dzieło ma charakter odpłatny. 6 7 2. Wynagrodzenie za wykonanie dzieła ustalone przez Strony jest wynagrodzeniem umownym. 3. Wysokość wynagrodzenia ustala się na podstawie: wskazania podstaw do jego ustalenia (w tym stawek określonych przez rektora w drodze zarządzenia); zestawienia planowanych prac, składających się na wykonanie dzieła i wskazanie wynagrodzenia ryczałtowego. 4. W przypadku korzystania przez wykonawcę ze sprzętu i/lub materiałów UEP należy ten fakt uwzględnić przy ustalaniu wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy. 5. Z tytułu wykonywania umowy o dzieło wykonawca podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu na zasadach określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach. Zaliczka na podatek dochodowy naliczana jest zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 6. W przypadku wykonawców dzieła spoza UEP konieczne jest złożenie w Dziale Płac, Planowania i Sprawozdawczości oświadczenia o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym, według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszego Zarządzenia. Oświadczenie to należy złożyć wraz z pierwszą umową zawieraną z UEP. Kolejne oświadczenia należy składać w Dziale Płac, Planowania i Sprawozdawczości niezwłocznie w przypadku zmiany obowiązkowego identyfikatora dla celów rozliczeń z urzędem skarbowym.
- 4-7. Wykonawca, w przypadku rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu przy rozliczeniach podatkowych, jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia odrębnie dla każdego roku podatkowego (według wzoru stanowiącego załącznik nr 10). 8. Każdy Wykonawca, który w umowie na prowadzenie wykładu nie oświadczy, że podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub z innych tytułów osiąga kwotę minimalnego wynagrodzenia zobowiązany jest złożyć z każdym rachunkiem oświadczenie (według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do niniejszego Zarządzenia). 8 1. Z wnioskiem o wykonanie dzieła i zawarcie stosownej umowy może wystąpić: rektor, kierownik pionu (prorektor, dziekan, kanclerz), kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej, inne osoby, które są do tego upoważnione ze względu na powierzenie im realizacji określonych zadań na Uczelni (np. koordynatorzy projektów, kierownicy studiów podyplomowych). Osoby występujące z wnioskiem o wykonanie dzieła zwane są również bezpośrednio zamawiającym. 2. Bezpośrednio zamawiający dzieło jest odpowiedzialny za odbiór dzieła od wykonawcy. 3. Jeżeli dzieło ma wady, zamawiający może żądać ich usunięcia, wyznaczając wykonującemu dzieło odpowiedni termin. 4. W przypadku umów finansowanych ze środków ogólnouczelnianych konieczne jest wystąpienie z wnioskiem zaopiniowanym przez kierownika Działu Płac, Planowania i Sprawozdawczości w celu potwierdzenia pokrycia w tych środkach do rektora, prorektora lub kanclerza (zgodnie z kompetencjami) i uzyskanie zgody na sfinansowanie umowy o dzieło z tych środków. Obowiązek, o którym mowa w zdaniu pierwszym nie dotyczy przedsięwzięć, co do których wcześniej został zatwierdzony kosztorys. 9 Zatwierdzającym umowę o dzieło jest - według kompetencji - rektor albo prorektor albo kanclerz, a nadto w każdym przypadku wymagana jest kontrasygnata finansowa kwestora albo jego zastępcy. 10 1. Umowę o dzieło należy przekazać do Działu Płac, Planowania i Sprawozdawczości niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od daty jej zawarcia. 2. Umowę należy sporządzić w co najmniej trzech egzemplarzach (w tym co najmniej dwa dla UEP); w przypadku umów zawieranych z: a) pracownikami i doktorantami UEP po jednym egzemplarzu dla: wykonawcy, Działu Płac, Planowania i Sprawozdawczości oraz w przypadku zawierania umowy na drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych); b) osobami niebędącymi pracownikami UEP po jednym egzemplarzu dla wykonawcy, Działu Płac, Planowania i Sprawozdawczości, oraz w przypadku zawierania umowy na drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych); c) z osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej oraz podmiotami gospodarczymi po jednym egzemplarzu dla: wykonawcy, Działu Finansowo-Księgowego UEP oraz w przypadku zawierania umowy na drodze
- 5 - postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych). Kopia zawartej umowy powinna być przechowywana w jednostce/komórce organizacyjnej, której dotyczy. 11 1. Wynagrodzenie za wykonanie dzieła jest wypłacane wykonawcy po potwierdzeniu przez bezpośrednio zamawiającego wykonania przedmiotu umowy bez zastrzeżeń na protokole odbioru dzieła wzór protokołu stanowi załącznik nr 9. W przypadku dzieł dotyczących działalności dydaktycznej i naukowej może być stosowany wzór protokołu stanowiący załącznik nr 9a) do niniejszego Zarządzenia. Potwierdzenie takie stanowi podstawę do wystawienia faktury/rachunku. Protokół należy dołączyć do faktury lub rachunku. W związku z powyższym wynagrodzenie nie przysługuje za ewentualną niewykonaną część dzieła. W przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż jeden miesiąc dopuszcza się również rozliczenie wynagrodzenia za faktycznie wykonaną część dzieła w okresach nie krótszych niż jednomiesięczne. W przypadku przedkładania takiego rachunku należy wskazać, jakiego okresu dotyczy. W przypadku umów na prowadzenie wykładu Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia rachunku za każdy miesiąc odrębnie. 2. Wykonawca wystawia, z zastrzeżeniem postanowień 11 ust. 3, rachunek (według wzoru stanowiącego załącznik nr 6) albo fakturę i przedkłada do akceptacji: a) bezpośrednio zamawiającemu, który potwierdza wykonanie umowy pod względem merytorycznym/przyjmuje dzieło, b) bezpośrednio przełożonemu (jeśli Stroną umowy jest pracownik UEP) w celu potwierdzenia, że wykonanie dzieła nastąpiło poza obowiązującym pracownika czasem pracy i nie wchodziło w zakres obowiązków służbowych, c) kwestorowi albo jego zastępcy w celu zatwierdzenia do wypłaty, po uprzednim potwierdzeniu poprawności rachunku/faktury pod względem formalnym i rachunkowym zgodnie z 11 ust. 3 wraz z protokołem odbioru dzieła, d) rektorowi, prorektorowi, kanclerzowi (albo jego zastępcy) według kompetencji w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, natomiast w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność lub osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi kanclerzowi. 3. Rachunek/faktura jest sprawdzany/sprawdzana pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionych pracowników wg poniższych zasad: a) przez Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą rachunki/faktury dotyczące działalności badawczej i projektów nadzorowanych przez Dział; b) przez Centrum Edukacji Menedżerskiej rachunki/faktury w zakresie prowadzonych zajęć dydaktycznych na studiach podyplomowych; c) przez Dział Dydaktyki rachunki/faktury za prowadzenie zajęć dydaktycznych na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych I i II stopnia; d) przez osoby wyznaczone przez władze Uczelni do studiów doktoranckich rachunki/faktury dot. studiów doktoranckich; e) przez Dział Spraw Studenckich rachunki/faktury dotyczące działalności społecznokulturalnej studentów; f) przez koordynatorów/kierowników projektów albo osoby przez nich upoważnione rachunki/faktury wystawiane w ramach projektów; g) przez kierowników jednostek/komórek organizacyjnych UEP lub innych bezpośrednio zamawiających, w przypadku pozostałych rachunków/faktur w odniesieniu do umów zawieranych w innych jednostkach/komórkach UEP.
- 6-4. Za rozliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło zawartej z osobą fizyczną odpowiada Dział Płac, Planowania i Sprawozdawczości. Dział ten gromadzi i przechowuje pełną dokumentację dotyczącą zawarcia umowy o dzieło. Dział Płac, Planowania i Sprawozdawczości prowadzi ewidencję umów o dzieło zawartych z osobami fizycznymi (o ile nie są wykonywane w ramach działalności gospodarczej). 5. Umowy: a) zawarte z osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej oraz podmiotami gospodarczymi za pośrednictwem jednostek merytorycznie odpowiedzialnych, w tym: Działu Zarządzania Infrastrukturą, Działu ds. Aparatury, Działu Zaopatrzenia, Zakładu Graficznego, Działu Spraw Studenckich, Samodzielnej Sekcji Socjalnej, Działu Technicznego, Działu Marketingu, Biura Pozyskiwania Funduszy są prowadzone, gromadzone i przechowywane w tych działach wraz z pełną dokumentacją dotyczącą zawarcia i wykonania umowy o dzieło; b) związane z procesem wydawniczym (zwane dalej umowami wydawniczymi) w Wydawnictwie UEP są przechowywane i rejestrowane w tej jednostce organizacyjnej; c) związane z procesem wydawniczym w czasopismach uczelnianych są przechowywane i rejestrowane przez redakcje tych czasopism; d) pozostałe, z wyłączeniem umów o dzieło, o których mowa w 11 ust. 4 i ust. 5 lit. a)-c), są gromadzone i przechowywane wraz z rachunkiem lub fakturą w Dziale Finansowo- Księgowym. 6. Umowy zawierane w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego są, po podpisaniu przez Strony, przechowywane wraz z dokumentacją dotyczącą danego postępowania w Dziale Organizacyjnym i Zamówień Publicznych (Zespole zamówień publicznych). 7. Jeśli treść umowy nie stanowi inaczej, wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło jest przelewane na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę lub wypłacane gotówką w kasie Uczelni 15 dnia każdego miesiąca o ile zatwierdzone dokumenty (umowa o dzieło wraz z rachunkiem i pozostałymi wymaganymi załącznikami) dostarczone zostaną do Działu Płac, Planowania i Sprawozdawczości do szóstego dnia danego miesiąca. W sytuacji, gdy 15 przypada na dzień wolny od pracy wypłata jest dokonywana pierwszego dnia roboczego następującego po tej dacie. W wyjątkowych przypadkach, gdy rozliczenie projektu będzie wymagało wypłaty w innym terminie, wówczas (po złożeniu pisemnego wniosku z uzasadnieniem do Działu Płac, Planowania i Sprawozdawczości) zostanie przygotowana wypłata środków. Wynagrodzenie wypłacane na podstawie faktury płatne jest w terminie określonym w umowie, przy czym termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od daty dostarczenia do Działu Finansowo-Księgowym prawidłowej i zgodnej z umową faktury. 7. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umów powinny być dokonywane w formie pisemnej. Zmiany należy zgłaszać w terminie 7 dni od zaistnienia zdarzenia powodującego konieczność zmiany umowy. Przykładowy aneks stanowi załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia. 8. Wprowadza się wzory: a) umowy o dzieło załącznik nr 1, b) umowy o dzieło z prawami autorskimi załącznik nr 2, c) umowy o dzieło z prawami autorskimi w języku angielskim załącznik nr 2a, d) umowy o dzieło dla podmiotów gospodarczych załącznik nr 3, e) umowy o dzieło z prawami autorskimi dla podmiotów gospodarczych załącznik nr 4,
- 7 - f) umowy o przygotowanie i wygłoszenie wykładu załącznik nr 5, g) rachunku załącznik nr 6, h) rachunku w języku angielskim załącznik nr 6a, i) oświadczenia o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym załącznik nr 7, j) oświadczenia o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym w języku angielskim załącznik nr 7a, k) aneksu załącznik nr 8, l) protokołu odbioru dzieła załącznik nr 9, m) protokół odbioru dzieła dotyczący działalności dydaktycznej lub naukowej załącznik nr 9a), n) oświadczenie w przypadku rezygnacji ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu załącznik nr 10 o) oświadczenia o wysokości uzyskiwanego przychodu załącznik nr 11, do niniejszego Zarządzenia. 9. W przypadku umów odbiegających od wzorów obowiązujących na UEP przed przekazaniem do podpisów należy uzyskać akceptację pod względem formalno-prawnym radcy prawnego Uczelni. 12 Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie od dnia 1 stycznia 2017 roku. 13 Od dnia 1 stycznia 2017 roku tracą moc: 1. Zarządzenie nr 74/2013 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 6 grudnia 2013 roku w sprawie podstawowych zasad obowiązujących na Uczelni przy zawieraniu umów o dzieło z osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, 2. Zarządzenie nr 80/2013 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie zmiany Zarządzenia nr 74/2013 Rektora UEP z dnia 6 grudnia 2013 roku dotyczącego podstawowych zasad obowiązujących na Uczelni przy zawieraniu umów o dzieło z osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, 3. Zarządzenie nr 7/2014 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 10 lutego 2014 roku w sprawie wzoru uproszczonego dokumentu potwierdzającego wykonanie umowy o dzieło, 4. Zarządzenie nr 57/2014 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 29 września 2014 roku dotyczące wprowadzenia wzoru umowy na prowadzenie wykładu zawieranej na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. REKTOR (prof. dr hab. Maciej Żukowski, prof. zw. UEP)