REGULAMIN PRAC KOMISJI OCENIAJĄCEJ WNIOSKI w ramach projektu:,,własna firma Twoją przyszłością szkolenia, doradztwo i wsparcie w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej Działanie 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 1 Definicje Użyte w niniejszym Regulaminie wyrażenia oznaczają: a) AIP Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości b) Biuro Projektu pok. 103 w budynku Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie przy ul. Janosika 8, 71 424 Szczecin, pomieszczenie należące do Akademickiego Inkubatora Przedsiębiorczości; c) Projekt Projekt WŁASNA FIRMA - TWOJĄ PRZYSZŁOŚCIĄ - szkolenia, doradztwo i wsparcie w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej Umowa nr UDA-POKL.06.02.00-32-023/09-00 d) Beneficjent Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie; e) Regulamin regulamin Komisji Oceny Wniosków; f) Kandydat osoba, która złożyła u Beneficjenta wypełniony i podpisany formularz rekrutacyjny; g) Uczestnik projektu kandydat, który został zakwalifikowany do udziału w Projekcie; h) KOW Komisja Oceny Wniosków 2 Postanowienia Ogólne 1. Za powołanie, skład i organizację pracy KOW, odpowiedzialny jest Dyrektor AIP Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie. 2. KOW rozpatrująca i oceniająca wnioski składa się z min. 4 członków tj.: a) Przewodniczącego KOW, którym jest Kierownik projektu lub asystent Kierownika projektu, b) min. 3 członków będących ekspertami z udokumentowaną wiedzą i/lub doświadczeniem z zakresu przedsiębiorczości. 3. KOW pracuje zgodnie z harmonogramem określonym przez Kierownika projektu 4. W posiedzeniu KOW mogą brać udział przedstawiciele Instytucji Pośredniczącej tj. Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, w celu zapewnienia obiektywnej
i rzetelnej procedury oceny wniosków. Występują oni w roli obserwatora z prawem reagowania i ewentualnej interwencji w przypadku stwierdzenia naruszenia procedur oceny wniosku. Obserwator ma prawo wglądu do ocenianych przez KOW wniosków oraz wniesienia zastrzeżeń do dokonanej oceny, co powinno zostać odnotowane w protokole z posiedzenia KOW. 5. Ze względu na zachowanie bezstronności, przejrzystości i transparentności członkami KOW nie mogą być pracownicy Beneficjenta z tzw. kadry zarządzającej projektu. 6. W skład KOW mogą być powołani pracownicy Beneficjenta (z zastrzeżeniem ust. 5) lub inne osoby posiadające udokumentowaną wiedzą i/lub doświadczeniem z zakresu przedsiębiorczości. 7. Wynagrodzenie osób powołanych do pracy w KOW jest wydatkiem kwalifikowanym. Pracownicy. Pracownicy Beneficjenta biorący udział w realizacji projektu i otrzymujący już z tego tytułu wynagrodzenie, nie otrzymują dodatkowych środków w związku z udziałem w pracach KOW (podwójne wynagradzanie). 8. Posiedzenia KOW będą odbywać się każdorazowo po zakończeniu naboru wniosków w Akademickim Inkubatorze Przedsiębiorczości, przy ul. Janosika 8 w Szczecinie, w terminie wyznaczonym przez Beneficjenta, o czym WUP w Szczecinie zostanie pisemnie poinformowany w terminie 7 dni przed posiedzeniem KOW. 3 Przewodniczący Komisji Oceny Wniosków 1. Przewodniczącym KOW może być Kierownik projektu lub asystent Kierownika projektu. 2. Przewodniczący może wyznaczyć spośród członków KOW swojego Zastępcę. Wyznaczenie Zastępcy następuje w formie pisemnego upoważnienia. 3. Przewodniczący KOW powołuje członków KOW, którzy są ekspertami z udokumentowaną wiedzą i/lub doświadczeniem z zakresu przedsiębiorczości. 4. Przewodniczący/Zastępca Przewodniczącego jest odpowiedzialny za zwołanie posiedzenia KOW oraz zapewnienie podczas prac KOW bezstronności, transparentności i przejrzystości. 4 Zadania Komisji Oceniającej Wnioski KOW jest odpowiedzialny za: 1. Przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków (w tym: zweryfikowanie biznesplanów i pozostałych załączników do wniosku). 2. Wyłonienie wniosków kwalifikujących się do otrzymania wsparcia (wnioski, które uzyskały min. 60 pkt na 100 pkt możliwych do zdobycia i min. 60 % punktów możliwych do uzyskania w każdym punkcie oceny) w ramach środków określonych we wniosku projektowym na dany rodzaj wsparcia. 3. Sporządzenie listy wniosków uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów tj. listy rankingowej.
5 Posiedzenia Komisji Oceny Wniosków 1. Posiedzenia KOW są ważne, gdy uczestniczy w nich minimum 3 członków KOW oraz Przewodniczący/Zastępca Przewodniczącego. 2. W pracach KOW mogą uczestniczyć również pracownicy WUP w Szczecinie w charakterze obserwatorów. 3. Członkowie KOW dokonują oceny merytorycznej wniosków podczas posiedzenia KOW, które odbywa się w Akademickim Inkubatorze Przedsiębiorczości przy ul. Janosika 8 w Szczecinie. 4. Posiedzenia KOW odbywają się zgodnie z harmonogramem. 6 Zasada bezstronności prac Komisji Oceny Wniosków 1. Członkowie KOW nie mogą być związani z uczestnikami projektu stosunkiem osobistym lub służbowym takiego rodzaju, który mógłby wywołać wątpliwości, co do bezstronności przeprowadzonych czynności. 2. Członkowie KOW oraz obserwatorzy zobowiązani są do podpisania przed przystąpieniem do prac KOW Deklaracji poufności i bezstronności, której wzór stanowi załącznik nr 16 do Ramowych Wytycznych z Działania 6.2 z dnia 31.03.2010 roku. 3. Każdy członek KOW przed przystąpieniem do oceny wniosku, zobowiązany jest także podpisać Deklarację poufności i bezstronności znajdującą się w Karcie Oceny Merytorycznej w odniesieniu do ocenianego przez siebie wniosku. Nie podpisanie Deklaracji poufności i bezstronności pozbawia członka KOW możliwości oceny danego wniosku. 4. W przypadku, określonym w ust. 3, wniosek jest kierowany do oceny innego członka KOW wskazanego przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego. 7 Ocena merytoryczna wniosku 1. Przedmiotem oceny KOW są wyłącznie wnioski oceniane przez Beneficjenta (Projektodawcę), jako kompletne i spełniające kryteria formalne. W przypadku stwierdzenia uchybień formalnych Beneficjent na etapie składania wniosków wzywa do ich usunięcia Uczestnika projektu w terminie 3 dni kalendarzowych. 2. Oceny merytorycznej dokonuje się przy pomocy Karty oceny merytorycznej z zachowaniem zasady bezstronności oraz przejrzystości dokonywanej oceny. 3. Ocena wniosków odbywa się zgodnie z kryteriami zawartymi w dokumentach programowych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL, Plan Działania, Dokumentacja Konkursowa, Ramowe Wytyczne). 4. Każdy wniosek oceniany jest niezależnie przez 2 członków KOW wylosowanych przez
Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego spośród członków KOW obecnych na posiedzeniu. 5. Osoba oceniająca wniosek zobowiązana jest do przedstawienia w formie pisemnej uzasadnienia wystawionej oceny końcowej, jak i ocen cząstkowych z poszczególnych części wniosku, co potwierdza własnoręcznym podpisem. 6. Członek KOW oceniający wniosek, może zaproponować niższą niż wnioskowana kwotę dofinansowania w przypadku zidentyfikowania kosztów, które uzna za nieuzasadnione (np. za niezwiązane z przedsięwzięciem lub zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi). Członek KOW oceniający wniosek, przedstawiając propozycję kwoty dofinansowania powinien brać pod uwagę, czy po takiej zmianie przedsięwzięcie opisane we wniosku będzie nadal wykonalne i utrzyma swoje standardy jakościowe. 7. Członkowie KOW, którzy oceniali dany wniosek, wypracowują wspólne stanowisko odnośnie obniżenia wysokości proponowanej kwoty dofinansowania. Informację na temat wysokości uzgodnionej kwoty dofinansowania należy zamieścić w protokole z posiedzenia KOW. 8. Jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia jednolitego stanowiska, wniosek zostaje skierowany do trzeciego, członka KOW, wskazanego przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego. Ocena trzeciej osoby jest ostateczna i wiążąca. 9. W przypadku obniżenia kwoty dofinansowania (uznania, któregoś z wydatków za nieuzasadniony lub zawyżony) Uczestnik projektu nie ma obowiązku ponoszenia wydatku z środków własnych Uczestnik zostaje zwolniony z poniesienia takiego wydatku, przy czym zobowiązuje się go do aktualizacji harmonogramu rzeczowo finansowego oraz aktualizacji wydatków w biznes planie. 10. W żadnym wypadku kwota dofinansowania zaproponowana przez członka KOW nie może przekroczyć kwoty, o którą ubiega się Uczestnik projektu 11. W przypadku, gdy różnica punktowa pomiędzy ocenami członków KOW wynosi więcej niż 30% punktów liczonych od ogólnej sumy punktów (przy czym ocena przynajmniej jednej z nich musi wynosić minimum 60 punktów), wniosek poddany jest dodatkowej ocenie przez trzeciego członka KOW. Trzeci oceniający wyznaczany jest przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego KOW, a jego ocena stanowi wówczas ocenę ostateczną i wiążącą. 12. W przypadku dwóch lub więcej wniosków o równej liczbie punktów, wyższe miejsce na liście rankingowej otrzymuje ten, który uzyskał kolejno wyższą liczbę punktów w następujących punktach Karty Oceny Merytorycznej: a) Pomysł na biznes; b) Opłacalność i efektywność przedsięwzięcia; c) Znajomość rynku i konkurencji; d) Potencjał i wykształcenie Uczestnika projektu; e) Identyfikacja rozwiązań alternatywnych. 13. Dokonanie oceny na Karcie Oceny Merytorycznej, członek KOW potwierdza własnoręcznym podpisem. 14. Przewodniczący/Zastępcę Przewodniczącego lub osoba przez niego wyznaczona i upoważniona z pośród członków KOW, sporządza protokołu z posiedzenia KOW oraz listę rankingową wniosków uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych
punktów. Oba dokumenty muszą zostać podpisane przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego (lub osobę wyznaczoną i upoważnioną) i zatwierdzone przez Beneficjenta. 15. Beneficjent ma obowiązek pisemnego poinformowania uczestnika projektu o wynikach oceny merytorycznej wniosku w terminie 7 dni od zakończenia prac KOW. 8 Procedura odwoławcza od decyzji KOW 1. Uczestnikowi projektu, którego wniosek wraz z biznesplanem został odrzucony na etapie oceny formalnej lub merytorycznej przysługuje możliwość złożenia do Beneficjenta wniosku o ponowne rozpatrzenie wniosku wraz z biznesplanem pod warunkiem przedstawienia dodatkowych wyjaśnień/informacji dotyczących zakresu przedsięwzięcia (min. 1000 znaków) i/lub ewentualnych uchybień formalnych. 2. Wniosek o ponowne rozpatrzenie biznesplanu powinien zostać złożony przez Uczestnika projektu w formie pisemnej w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wyników z posiedzenia KOW. 3. Uczestnik może złożyć pisemną prośbę o wydanie Karty Oceny Merytorycznej do złożonego przez siebie wniosku, w przeciągu 2 dni roboczych od ogłoszenia wyników z oceny merytorycznej. Wydanie Karty Oceny Merytorycznej przez Beneficjenta nastąpi w przeciągu 2 dni roboczych od daty wpływu pisemnej prośby. 4. Beneficjent dokonuje powtórnej oceny biznesplanu w terminie 2 dni roboczych od dnia wpłynięcia wniosku o powtórną ocenę biznesplanu, przez powołaną odwoławczą KOW, w której nie mogą oceniać eksperci raz już oceniający odrzucony biznesplan. 5. Beneficjent ma każdorazowo obowiązek pisemnego poinformowania uczestnika projektu o wynikach powtórnej oceny biznesplanu. Powtórna ocena biznesplanu jest oceną wiążącą i ostateczną, od której nie przysługuje odwołanie. 6. Wyniki odwoławczej KOW stanowią ocenę ostateczną i wiążącą, od której Uczestnikowi projektu nie przysługuje prawo odwołania. 7. Po przeprowadzeniu dodatkowej oceny złożonych wniosków o ponowną ocenę biznesplanu przez odwoławczą KOW, w zależności od ilości uzyskanej liczby punktów, KOW niezwłocznie rekomenduje wnioski do realizacji (jeżeli środki finansowe projektu są wystarczające), bądź odrzuca je jako nie kwalifikujące się do otrzymania wsparcia, poprzez opublikowanie ostatecznej listy uczestników kwalifikujących się do otrzymania dotacji. 9 Protokół z Posiedzenia Komisji Oceny Wniosków 1. Posiedzenia KOW odbywają się w trybie zamkniętym, w siedzibie Akademickiego Inkubatora przedsiębiorczości w Szczecinie przy ul. Janosika 8, w godzinach pracy Biura.
2. Przewodniczący/Zastępcę Przewodniczącego lub osoba przez niego wyznaczona i upoważniona, sporządza protokołu z posiedzenia KOW (wraz z listą rankingową), który musi co najmniej zawierać: a) określenie terminu i miejsca posiedzenia, b) informacje na temat osób biorących udział w posiedzeniu KOW oraz liczby ocenionych wniosków, c) informację na temat wniosków, dla których dokonano obniżenia wnioskowanej kwoty dofinansowania, d) informację na temat wniosków, dla których dopuszczono skorygowanie wniosku, e) inne istotne elementy postępowania oceniającego. 3. Do protokołu z oceny dołącza się w formie załączników: a) dokument potwierdzający powołanie przez Beneficjenta KOW w określonym składzie, b) listę obecności podpisaną przez członków KOW i obserwatorów (w przypadku, gdy brali udział w KOW), c) upoważnienie Zastępcy Przewodniczącego KOW, w przypadku gdy Przewodniczący Zastępcę wyznaczył, d) listę wniosków wraz ze wskazaniem członków KOW, którzy je ocenili, ocenami poszczególnych członków KOW i średnią oceną ostateczną projektu, e) Karty Oceny Merytorycznej wraz z Deklaracjami bezstronności i poufności wypełnione i podpisane przez członków, którzy brali udział w KOW i obserwatorów (w przypadku, gdy brali udział w KOW), f) listę rankingową tj. listę wniosków uszeregowanych w kolejności od największej liczby uzyskanych punktów podpisaną przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego, ze wskazaniem wniosków kwalifikowanych do dotacji. 4. Protokół z posiedzenia KOW podpisany przez wszystkich członków KOW oraz obserwatorów (w przypadku, gdy brali udział w KOW) wraz ze wszystkimi załącznikami oraz wnioskami przechowuje Beneficjent. 10 Postanowienia końcowe 1. KOW działa na podstawie niniejszego regulaminu. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Instytucję Wdrażającą Działanie 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i Samozatrudnienie, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, tj. Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie. 3. Możliwe jest wprowadzenie poprawek do regulaminu KOW w sytuacji zmiany wytycznych, warunków realizacji projektu lub dokumentów programowych.