Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych

Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com XIII Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Szczecin, dn. 2-3 czerwca 2016 r. Plan Geneza i pojęcie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych. Regulacje prawne dotyczące funkcjonowania składów. Liczba, rodzaje i organizacja składów. Bieżąca obsługa składów (przyjmowanie, wypożyczanie, wyjmowanie pism) a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny). Przekazywanie składów do archiwum terminy, przygotowanie, ewidencja. Obsługa składów w archiwum zarządzanie, zabezpieczanie, brakowanie, przekazywanie do archiwów państwowych. Czego w przepisach brakuje? 1

Geneza i pojęcie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych 2011 rok Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) 2

Definicja składów skład chronologiczny uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD skład informatycznych nośników danych uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej por. 2 pkt 10 i 11 rozporządzenia z 18.01.2011 r. System kancelaryjny a systemy wykonywania czynności kancelaryjnych 3

System kancelaryjny zasady formalnego postępowania z pismami (dokumentami) i utworzonymi z nich aktami. ustala on: o metody sporządzania, grupowania i przechowywania pism i akt, o metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy Racjonalny obieg (zarządzanie) pismem (sprawą) w instytucji zależy od doboru właściwego systemu kancelaryjnego. Współcześnie wyróżnia się system: o dziennikowy o mieszany o bezdziennikowy (OBOWIĄZUJĄCY W PODMIOTACH PUBLICZNYCH) System powinien być opisany w instrukcji kancelaryjnej System kancelaryjny bezdziennikowy W tym systemie rejestrowana jest sprawa w spisie spraw prowadzonym dla danej grupy rzeczowej z JRWA (teczki) założonej w danym roku w danej komórce organizacyjnej lub gromadzona jest dokumentacja nietworząca akt sprawy dla danej grupy rzeczowej z JRWA. Wszystkie pisma dotyczące jednej sprawy mają ten sam znak sprawy. Rejestr pism (dziennik podawczy/dziennik korespondencyjny) najczęściej się zachowuje, ale pełni on wyłącznie funkcję kontrolki tego co przyszło lub wyszło z podmiotu i dla śledzenia obiegu pism. W systemie EZD rejestracja pism jest obowiązkowa; pozwala nadać identyfikator w systemie każdemu dokumentowi niezależnie od znaku sprawy/znaku pisma. por. 3 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. 4

System tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej (głównie papierowej), z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci (tzw. systemy EOD, SEOD) por. przykładowo: 2 pkt 14 i rozdział 3 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r. System EZD system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. System ten może wspierać obsługę i tworzenie dokumentacji w postaci papierowej, jeżeli jej istnienie jest wymagane przepisami prawa por. przykładowo: 2 pkt 13 i rozdział 2 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r. 5

Zmiany po 1 listopada 2015 r. Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1. 1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b. por.: art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach System EZD / System tradycyjny po 2011 r. generalne zasady: o Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD o Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. o Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. o Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone por. przykładowo: 1 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r. 6

System EZD / System tradycyjny inne regulacje wypracowane po 2011 r.: o Zmiana sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, pod warunkiem jej uzasadnienia, może zostać dokonana na poziomie danej sprawy przez prowadzącego sprawę lub kierownika komórki organizacyjnej. czyli dwa systemy wykonywania czynności kancelaryjnych: podstawowy system dokumentowania SYSTEM TRADYCYJNY ze wsparciem systemu EOD wyjątki systemy dedykowane podstawowy system dokumentowania SYSTEM TRADYCYJNY ze wsparciem systemu klasy EZD wyjątki systemy dedykowane system EZD podstawowy system dokumentowania SYSTEM EZD wyjątki systemy dedykowane system tradycyjny 7

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu EZD składy chronologiczne ------ System tradycyjny czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej; dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych składy informatycznych nośników danych składy informatycznych nośników danych System EZD / System tradycyjny po 2011 r. generalne zasady: o Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie. o Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie. por. przykładowo: 1 pkt 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r. 8

Regulacje prawne dotyczące funkcjonowania składów Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nowelizacja z dnia 20 marca 2015 r. weszła w życie 1 listopada 2015 r. 9

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych 10

art. 6 ust. 2 oraz art. 6 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach o INSTRUKCJA KANCELARYJNA o JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT o ewentualnie KWALIFIKATOR DOKUMENTACJI o INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT) Liczba, rodzaje i organizacja składów 11

Miejsce składów 22 i 47 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych. Miejsce składów postulaty praktyczne jedno miejsce najlepiej kancelaria, czyli tam, gdzie pisma są przyjmowane i skąd są wysyłane; inne miejsca, tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione lokalizacją (inny budynek, komórki zamiejscowe); 12

Rodzaje składów (system EZD) 23 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. Przesyłki [wpływające EP] na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek. Przesyłki [wpływające EP] na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w 20 ust. 4, przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek. 34 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących. Rodzaje składów (system EZD) 38 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym... Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD... Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD... 13

Rodzaje składów obserwacje praktyczne FINN Sp. z o.o. EZD PUW SCP przesyłki w pełni odwzorowane SCN przesyłki nie w pełni odwzorowane SCW elementy akt spraw wytworzonych wewnątrz (w tym zwrotki) EZD TiMSI e-kancelaria (1) Przesyłki przychodzące odwzorowane w całości, w tym zwrotki (2) Przesyłki przychodzące nieodwzorowane w całości, w tym zwrotki (3) Informatyczne nośniki danych, których zawartość została przeniesiona do systemu EZD w całości (4) Informatyczne nośniki danych, których zawartość nie została przeniesiona do systemu EZD w całości (5) Przesyłki wychodzące dla drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej oraz przesyłki wychodzące istotne dla jednostki organizacyjnej (6) Przesyłki wewnętrzne odwzorowane w całości http://www.kursy.portalmed.pl/res/app/h elp/u/sklady.html Przychodzące Pisma w wersji papierowej, w pełni odwzorowane cyfrowo Przychodzące Pisma w wersji papierowej, nie w pełni odwzorowane cyfrowo Przychodzące Informatyczne nośniki danych w całości przeniesione do EZD Przychodzące Informatyczne nośniki danych nie przeniesione lub częściowo przeniesione do EZD Wychodzące Pisma w wersji papierowej, w pełni odwzorowane cyfrowo Wychodzące Pisma w wersji papierowej, nie w pełni odwzorowane cyfrowo (7) Przesyłki wewnętrzne nieodwzorowane w całości Wychodzące Informatyczne nośniki danych w całości przeniesione do EZD Wychodzące Informatyczne nośniki danych nie przeniesione lub częściowo przeniesione do EZD Wychodzące i wytworzone dla wewnętrznego obiegu - 4 ww. rodzaje Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek 14

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu EZD składy chronologiczne ------ System tradycyjny czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej; dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych składy informatycznych nośników danych składy informatycznych nośników danych Obsługa składów w systemie EZD 15

Przyjmowanie przesyłek wpływających do składów por. 21 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. 4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego. 5. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane: 1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz 2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD. 7. Po zakończeniu sprawy: 1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego; 2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych. Przyjmowanie przesyłek wychodzących do składów 34 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących. 16

Przyjmowanie przesyłek do składów - REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH Po zakończeniu rejestracji kancelaria odnotowuje na przesyłce w postaci papierowej jej numer oraz odkłada ją do odpowiedniego składu. Jej udostępnienie prowadzącemu sprawę jest możliwe na zasadzie wypożyczenia ze składu lub wyjęcia ze składu, w przypadku gdy przesyłka ma być dołączona do akt sprawy prowadzonej sposobem tradycyjnym. W przypadku wysyłania pism za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru odkłada się je do właściwego składu pism przychodzących. Przyjmowanie przesyłek do składów REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH Stosując odpowiednio zasady określone dla pism przychodzących wykonuje się odwzorowania cyfrowe (skany) dla pism wewnętrznych, stanowiących część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD, dla których na podstawie innych przepisów wymagana jest postać papierowa. Pisma te po wykonaniu odwzorowania cyfrowego przechowuje się w składzie chronologicznym dla pism wewnętrznych, stosując odpowiednio podział ze względu na pełne lub częściowe odwzorowanie cyfrowe. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej [wychodzące] chyba, że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowywania w jednostce organizacyjnej drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się we właściwym składzie chronologicznym. 17

Przyjmowanie przesyłek do składów - sposoby I sposób Ponowna rejestracja w ramach danego składu. II sposób Wypełnienie dodatkowych metadanych w ramach opisu przesyłki i wskazanie składu. III sposób Przypisywanie przesyłek przez system do właściwego składu na podstawie wprowadzonych metadanych na etapie rejestracji i obsługi pisma Udostępnianie / wyjmowanie przesyłek ze składów por. 21 i 22 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. 8. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 7, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie. 2. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez: 1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu albo 2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy. 3. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 2. 18

Wypożyczanie przesyłek ze składów REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH W przypadku wypożyczenia przesyłki (nośnika, pisma) ze składu należy to udokumentować przez: o włożenie w ich miejsce karty zastępczej; o odnotowanie w systemie EZD informacji, zamieszczonych w karcie zastępczej. Dopuszcza się wykonanie kopii wypożyczanej dokumentacji lub nośnika. W przypadku przesyłek w postaci papierowej, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie przekazywania przez kancelarię jest realizowane [...] przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD przez wypożyczenie ze składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych Wycofanie przesyłek ze składów REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH Dopuszcza się wycofanie dokumentacji ze składu chronologicznego, jeżeli stanowi ona część dokumentacji prowadzonej sposobem tradycyjnym, a na etapie rejestracji uznano ją za część dokumentacji prowadzonej w systemie EZD W przypadku przesyłek, dla których czynności kancelaryjne prowadzone są sposobem tradycyjnym, o ile kancelaria dysponuje wiedzą na ten temat, dokonywanie przekazania przez kancelarię jest realizowane [...] przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD dokonując wycofania przesyłki z odpowiedniego składu. 19

Procedura wypożyczania i wyjmowania przesyłek ze składów REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH Wypożyczenie lub wycofanie przesyłek ze składów jest realizowane w następujący sposób: o pracownik kieruje do właściwej kancelarii prośbę o wypożyczenie lub wycofanie przesyłki (pisma) wskazując jej UNP lub kod kreskowy; o kancelaria przygotowuje przesyłki (pisma) do odbioru oraz dla każdej przesyłki (pisma) kartę zastępczą wypożyczenia lub wycofania; o pracownik odbiera z kancelarii oryginały przesyłek (pism) potwierdzając ich odbiór czytelnym podpisem w karcie. Procedura zwrotu przesyłek do składów REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH Zwrot przesyłek do składów jest realizowany w następujący sposób: o pracownik przynosi do kancelarii oryginały przesyłek (pism); o kancelaria odnotowuje w systemie EZD zwrot przesyłki (pisma) do składu i odkłada przesyłkę (pismo) we właściwe miejsce; o kancelaria przekazuje pracownikowi, zwracającemu przesyłkę, kartę zastępczą wypożyczenia przesyłki (pisma). 20

Obsługa składów w systemie tradycyjnym Skład informatycznych nośników danych 47. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych. 2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających. 21

Pudła lub paczki odpowiednie opakowania; sposób przechowywania; opisywanie pudeł; Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny) 22

Obsługa składów a model prowadzenia sprawy por. 21 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. 7. Po zakończeniu sprawy [w systemie EZD]: 1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego; 2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych. Obsługa składów a model prowadzenia sprawy por. 47 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy [tradycyjnej], po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych. 2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających. 23

Obsługa składów a model prowadzenia sprawy REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH Przed oznaczeniem sprawy prowadzonej w systemie EZD jako zakończonej: o przesyłki w postaci papierowej, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, muszą zostać zwrócone do składu chronologicznego; o przesyłki na informatycznych nośnikach danych muszą zostać zwrócone do składu informatycznych nośników danych. Dopuszcza się wycofanie dokumentacji ze składu chronologicznego, jeżeli stanowi ona część dokumentacji prowadzonej sposobem tradycyjnym, a na etapie rejestracji uznano ją za część dokumentacji prowadzonej w systemie EZD. Przekazywanie składów do archiwum terminy, przygotowanie, ewidencja 24

Przekazywanie składów do archiwum - zasady por. 38 instrukcji kancelaryjnej dla EZD [BRAK REGULACJI DLA SYSTEMU TRADYCYJNEGO] TERMIN po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie. NIE DOTYCZY Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD (kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy). Przekazywanie składów do archiwum - porządkowanie por. 12 i 15 instrukcji archiwalnej z 2011 r. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na: o pozostawieniu jej w układzie niezmienionym; o umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach; o opisaniu pudeł lub paczek: [...]; o w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek). 25

Przekazywanie składów do archiwum - ewidencja por. 12 i 13 instrukcji archiwalnej z 2011 r. Skład informatycznych nośników danych Skład chronologiczny nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację --- informacja, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki data przekazania spisu imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację, data przekazania spisu Przekazywanie składów do archiwum - ewidencja por. 12 i 13 instrukcji archiwalnej z 2011 r. odrębny zakres danych dla spisu informatycznych nośników danych: liczba porządkowa, oznaczenie nośnika, określenie typu nośnika, odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik, numer seryjny nośnika, jeśli występuje. odrębny zakres danych dla spisu dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego: liczba porządkowa, informacja o skrajnych identyfikatorach przesyłek, rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce. 26

Przekazywanie składów do archiwum - praktyka Weryfikacja i potwierdzenie statusu przesyłek w pudle (wsparcie systemem EZD). Ewentualna zmiana opakowań oraz generowanie nowych etykiet z opisem pudeł (wsparcie systemem EZD). Obsługa pudeł potwierdzenie uporządkowania pudeł, przekazanie pudeł do ponownego uporządkowania, przekazanie pudeł do weryfikacji archiwum (wsparcie systemem EZD). Obsługa składów w archiwum zarządzanie, zabezpieczanie, brakowanie, przekazywanie do archiwów państwowych 27

Zarządzanie składami w archiwum por. 17 instrukcji archiwalnej z 2011 r. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w 3 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno: 1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego; 2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych 3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo-odbiorczy numer tego spisu wynikający z wykazu spisów; 4) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle; 5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym; 6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów. Zabezpieczanie składów w archiwum por. 19 instrukcji archiwalnej z 2011 r. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa. Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik. W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii bezpieczeństwa dotyczy nośnika, o którym mowa w 20 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej, informacje, o których mowa w ust. 4, odnotowuje się w systemie EZD w metadanych opisujących właściwą przesyłkę, w ramach elementu, o którym mowa w pkt 13 części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej. 28

Zabezpieczanie składów w archiwum por. 22 instrukcji archiwalnej z 2011 r. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe. por. 38 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. Brakowanie składów Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy. por. 41 instrukcji archiwalnej z 2011 r. W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu 29

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej (...) mając na uwadze wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia i potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz kierując się zakresem stosowania systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi Rozporządzenie z 20 października 2015 r. por. 2 rozporządzenia Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego albo organ, o którym mowa w art. 19 ustawy. Wydanie opinii następuje na wniosek organu lub jednostki organizacyjnej albo z urzędu i może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną archiwum państwowego albo archiwum wyodrębnionego. 30

Przekazywanie składów do archiwum państwowego por. 44 instrukcji archiwalnej z 2011 r. W systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej (...) mając na uwadze wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia i potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz kierując się zakresem stosowania systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi 31

Przekazywanie składów do archiwum państwowego por. 6 rozporządzenia Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania, podając dane o: (...) o systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub jednostce organizacyjnej; o systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym wskazanie, czy był to system elektronicznego zarządzania dokumentacją; o składzie chronologicznym, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze; o składzie informatycznych nośników danych, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze; Czego w przepisach brakuje? 32

Reorganizacja jednostki organizacyjnej (przekazanie zadań do innej jednostki, ustanie działalności) a postępowanie ze składami. Prototyp Archiwum Dokumentów Elektronicznych nie pozwala na przekazanie informacji o przypisaniu dokumentów (pism) do składów zakres metadanych. Procedura brakowania Brak regulacji dotyczących postępowania z pismami wewnętrznymi, które powstały w postaci papierowej, choć sprawa jest prowadzona w EZD regulacje analogiczne jak dla pism wychodzących Co z przesyłkami mieszanymi papierowoelektronicznymi, zwłaszcza co dalej z częścią na papierze? Jest mowa tylko o wyjmowaniu przesyłek ze składu, a nie ma rozróżnienia między wyjmowaniem a wypożyczaniem 33

Dla systemu tradycyjnego nie uregulowano sposobu i trybu postępowania ze składami informatycznych nośników danych, w tym archiwizacji (przekazanie, ewidencja) Brak regulacji dotyczących sposobu udostępniania dokumentów ze składu, który jest w archiwum Brak przepisów o weryfikacji zawartości pudeł w składach przed przekazaniem do archiwum Brak regulacji na temat postępowania ze spisami ze składów w archiwum oraz z samymi pudłami (sygnatury archiwalne, sposób przechowywania) Brak zasad porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji w składach przed ich przekazaniem do archiwum państwowego 34

Dziękuję za uwagę dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com 35