LPO.410.022.01.2015 P/15/003 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana P/15/003 Świadczenie usług publicznych w formie elektronicznej na przykładzie wybranych jednostek samorządu terytorialnego Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Artur Pigłas, doradca ekonomiczny, upoważnienie do kontroli nr 95196 z dnia 3 lipca 2015 r. Urząd Miasta i Gminy Wronki, ul. Ratuszowa 5, 64-510 Wronki (Urząd) (dowód: akta kontroli str. 1-2) Kierownik jednostki kontrolowanej Mirosław Wieczór, Burmistrz Miasta i Gminy Wronki (Burmistrz) (dowód: akta kontroli str. 3) II. Ocena kontrolowanej działalności 1 Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Burmistrz Miasta i Gminy Wronki w latach 2014-2015 (I półrocze) podejmował działania umożliwiające świadczenie przez Urząd usług publicznych drogą elektroniczną, w tym korzystanie przez interesantów Urzędu z elektronicznej skrzynki podawczej (ESP). Przyjęta Strategia Rozwoju Miasta i Gminy Wronki na lata 2014-2020 uwzględniła potrzebę zwiększenia skali i dostępności świadczonych przez Gminę usług w formie elektronicznej. Dla udostępnionych usług opracowano karty usług, zawierające informacje niezbędne do załatwienia sprawy. Informacje o elektronicznej skrzynce podawczej Urzędu zamieszczono na stronach internetowych Gminy oraz materiałach promocyjnych dystrybuowanych przez Urząd. Pracownicy Urzędu podnosili swoje kompetencje uczestnicząc w szkoleniach z zakresu świadczenia usług elektronicznych i przetwarzania informacji za pomocą systemów teleinformatycznych. Stosowanie podpisu elektronicznego przez uprawnionych pracowników Urzędu było prawidłowe. W latach 2014-2015 w Urzędzie dwukrotnie przeprowadzono audyt bezpieczeństwa informatycznego. Ustalenia kontroli wykazały następujące nieprawidłowości przy realizacji zadań z zakresu objętego kontrolą: nie przekazano do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych (CRD) na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (epuap ) trzech wzorów formularzy usług świadczonych przez Urząd, co stanowiło naruszenie art. 19b ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne 2 ; 1 Najwyższa Izba Kontroli w ocenie ogólnej i ocenach cząstkowych zastosowała opisową formę oceny kontrolowanej działalności. 2 Dz. U. z 2014 r., poz. 1114, ustawa o informatyzacji 2
nie opublikowano na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu informacji o wymaganiach dla dokumentów elektronicznych 3, wynikających z 3 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych 4 (nieprawidłowość została usunięta w trakcie kontroli). III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Działania w celu umożliwienia załatwienia spraw w urzędzie przez obywatela/przedsiębiorcę drogą elektroniczną. Opis stanu faktycznego 1.1. Uchwałą Rady Miasta i Gminy Wronki z 12 listopada 2014 r. przyjęto do realizacji Strategię Rozwoju Miasta i Gminy Wronki na lata 2014-2020. W ramach jednego z celów strategicznych zaplanowano: zwiększenie dostępności usług publicznych przy wykorzystaniu Internetu i innych nowoczesnych technologii oraz zapewnienie powszechnego dostępu do e-usług i e-administracji. Monitorowanie założonych celów zaplanowano przy użyciu wskaźników obejmujących m.in. liczbę usług publicznych dostępnych w formie elektronicznej oraz liczbę mieszkańców Gminy korzystających z e-usług i e-administracji. (dowód: akta kontroli str. 34, 50-52, 54, 65, 76) Zastępca Burmistrza podał, że dla realizacji ww. celów, w miarę rozwoju platformy epuap, Urząd zaplanuje systematycznie uruchamianie kolejnych e-usług oraz rozważy możliwość wystąpienia o przyznanie Urzędowi uprawnień podmiotu potwierdzającego profil zaufany. (dowód: akta kontroli str. 136) 1.2. Na dzień 30 czerwca 2015 r. Urząd oferował siedem usług elektronicznych 5 świadczonych poprzez platformę epuap.: - elektroniczna skrzynka podawcza (formularz umożliwiający złożenie wniosku, skargi, zapytania do Urzędu), - uzyskanie wypisu i wyrysu z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, - uzyskanie wypisu i wyrysu ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy, - złożenie deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowania odpadami komunalnymi dla: nieruchomości zamieszkałych przez mieszkańców, nieruchomości niezamieszkałych, na których powstawały odpady komunalne oraz nieruchomości wykorzystywanych do celów rekreacyjno-wypoczynkowych, - złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na usunięcie drzew i krzewów. Ponadto, poprzez platformę epuap, Urząd umożliwiał załatwienie drogą elektroniczną 38 spraw przy wykorzystaniu jednolitego formularza elektronicznego 6. Formularz każdej sprawy, przygotowany był w oparciu o wzór tzw. pisma ogólnego 7, w związku z powyższym nie zawierał pełnego zakresu informacyjnego koniecznego 3 tj.: informacji o maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać doręczony dokument elektroniczny lub zapisane urzędowe poświadczenie odbioru. 4 Dz. U. z 2015 r. poz. 971 dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentów elektronicznych. 5 tj. usług świadczonych drogą elektroniczną w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz. 1422), dla których udostępniono wzory dokumentów elektronicznych. 6 Usługi te wskazane były na epuap jako pojedyncze sprawy możliwe do załatwienia w Urzędzie drogą elektroniczną. 7 formularz ten zawierał nw. dane: miejscowość, data i treść wniosku, dane nadawcy, dane adresata, a także umożliwiał dodanie załączników. 3
dla zrealizowania danej e-usługi (formularze te nie pozwalały więc na weryfikację przedstawienia kompletnych danych niezbędnych dla załatwienia danej sprawy). (dowód: akta kontroli str. 80-81) 1.3. W latach 2014-2015 (I półrocze) Urząd świadczył usługi elektroniczne wyłączenie poprzez platformę epuap. W tym okresie zrealizowano łącznie dwie usługi elektroniczne. Obie sprawy dotyczyły wniosków o udzielenie informacji publicznej przekazanych do Urzędu za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej. (dowód: akta kontroli str. 82-96) 1.4. Ustalając katalog usług świadczonych drogą elektroniczną kierowano się względami funkcjonalnymi biorąc pod uwagę usługi najpowszechniej realizowane przez Urząd w formie tradycyjnej (papierowej). Zastępca Burmistrza wyjaśnił, że dążąc do stworzenia narzędzia funkcjonalnego dla interesantów Urząd planował rozwój katalogu usług świadczonych poprzez platformę epuap. Realizacją tego założenia było wprowadzenie w 2015 r. możliwości elektronicznego składania deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. (dowód: akta kontroli str. 99) 1.5. Przy wprowadzaniu usług świadczonych drogą elektroniczną Urząd nie napotkał barier prawnych, organizacyjnych lub technicznych, które uniemożliwiałyby świadczenie tego rodzaju usług. (dowód: akta kontroli str. 99) 1.6. Ustalając katalog usług elektronicznych nie kierowano się wynikami odrębnych badań analitycznych lub ankietowych. Według Zastępcy Burmistrza tendencja do elektronicznego świadczenia usług publicznych miała charakter globalny i powinnością Urzędu było otwieranie się na możliwość korzystanie z e-usług przez interesantów. Ponadto, zwiększenie dostępności usług publicznych przy wykorzystaniu Internetu i innych nowoczesnych technologii zostało zapisane w strategii rozwoju Gminy, która została opracowana na podstawie badań ankietowych oraz wskazań zespołów składających się z przedstawicieli różnych środowisk. (dowód: akta kontroli str. 100) 1.7. Wykorzystanie e-usług nie było przedmiotem odrębnych analiz ze strony Urzędu. Według Zastępcy Burmistrza większym zainteresowaniem od platformy epuap cieszyły się karty usług udostępniane interesantom w postaci formularzy gotowych do wydrukowania i wypełnienia (zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu). Miały one na celu udzielenie wskazówek interesantom oraz umożliwienie im jak najszybszego załatwienia sprawy w Urzędzie (ograniczenie ilości wizyt w Urzędzie do niezbędnego minimum). (dowód: akta kontroli str. 100) 1.8. Do Urzędu nie wpływały skargi dotyczące zakresu usług publicznych świadczonych w formie elektronicznej lub wnioski w sprawie usprawnienia tej formy komunikacji mieszkańców z Urzędem. (dowód: akta kontroli str. 102) 1.9. W odniesieniu do czterech usług Urząd korzystał wyłącznie ze wzorów dokumentów znajdujących się w centralnym repozytorium e-puap. Rada Miasta i Gminy Wronki uchwałą z dnia 26 marca 2015 r. 8 ustaliła wzory deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, jakie można było składać w Urzędzie drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy 8 Uchwała nr V/44/2015 Rady Miasta i Gminy Wronki z dnia 26 marca 2015 r. w sprawie wzoru deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właściciela nieruchomości z terenu Gminy Wronki 4
epuap. Dotyczyło to deklaracji za gospodarowanie odpadami komunalnymi dla: nieruchomości zamieszkałych przez mieszkańców, nieruchomości niezamieszkałych, na których powstawały odpady komunalne oraz nieruchomości, na których znajdowały się domki letniskowe lub inne nieruchomości wykorzystywane do celów rekreacyjno-wypoczynkowych. W I kwartale 2015 r. (17 marca i 29 kwietnia 2015 r.) Urząd zakupił od podmiotu prywatnego trzy formularze dotyczące opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, za łączną kwotę 3.321 zł brutto (900 zł netto za jeden formularz). Wzory tych dokumentów zostały wykonane i zainstalowane na platformie epuap przez dostawcę ww. usług, a ponadto wykonawca przeniósł na Urząd majątkowe prawa autorskie do wykonanych formularzy elektronicznych. Wzory tych formularzy (poprzez zamieszczenie odwołania do usługi karty usługi zamieszczonej na epuap) udostępniono na stronach internetowych BIP Urzędu w trakcie trwania kontroli NIK. (dowód: akta kontroli str. 103-117) 1.10. Zarządzeniem z 31 grudnia 2012 r. 9 Burmistrz wskazał system tradycyjny jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie. Do wspomagania procesu obiegu dokumentów wskazał system Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Do dnia zakończenia kontroli NIK system ten nie został wprowadzony. Zastępca Burmistrza podał w złożonych wyjaśnieniach, że system ten nie został dotąd wdrożony ze względów organizacyjnych. Uznano, że dla funkcjonalnego działania systemu niezbędne jest pełne przygotowanie kadry Urzędu oraz sieci komputerowej (kompleksowe szkolenia z ww. zakresu przeprowadzono w 2014 r.). Osobą odpowiedzialną za wdrożenie systemu był sekretarz gminy, z którym rozwiązano umowę o pracę. Wdrożenie systemu, według wyjaśnień Zastępcy Burmistrza będzie możliwe w IV kwartale br. (zatrudniono pracownika biura podawczego i kierownika Referatu Organizacyjnego, którego kluczowym zadaniem będzie wdrożenie i nadzorowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów). (dowód: akta kontroli str. 118-121) Dokumenty, wpływające do Urzędu za pośrednictwem platformy epuap (pisma ogólne od interesantów wymagające stanowiska Urzędu) były drukowane i przekazywane do sekretariatu Urzędu przez informatyka obsługującego elektroniczną skrzynkę podawczą. Następnie były one rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym i przekazywane pracownikom właściwym merytorycznie. Odpowiedź Urzędu była udzielana za pośrednictwem platformy epuap i podpisywana elektronicznie przez właściwych pracowników. Bezpieczny podpis elektroniczny posiadało siedem osób, tj.: Burmistrz, Z-ca Burmistrza, Skarbnik, trzech pracowników Urzędu oraz Przewodniczący Rady Miasta i Gminy 10. Dostęp do platformy epuap posiadało ośmioro pracowników wykonujących zadania wymagające dostępu do elektronicznej skrzynki podawczej (m.in. sporządzenie sprawozdań budżetowych, sprawy ewidencji ludności, obsługa wniosków o udzielenie informacji publicznej). (dowód: akta kontroli str. 138-149) 1.11. W wyniku badania usług udostępnionych przez Urząd poprzez platformę epuap oraz w oparciu o trzy 11 wnioski o udzielenie informacji publicznej przekazane 9 Zarządzenie nr 47/2012 Burmistrza Miasta i Gminy Wronki z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie wyboru systemu wykonywania czynności kancelaryjnych, wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych oraz określenia rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny 10 W zakresie związanym z wykorzystaniem platformy epuap, w latach 2014-2015 (I półrocze) wysłano 41 wiadomości wymagających użycia podpisy elektronicznego, z tego 39 sprawozdań budżetowych. 11 Badaniem objęto dwie sprawy skierowane do Urzędu w latach 2014-2015 (I półrocze) i jeden wniosek z lipca 2015 r. 5
Ustalone nieprawidłowości do Urzędu drogą elektroniczną 12 w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 sierpnia 2015 r. stwierdzono, że: a) udostępniając usługę elektroniczną, na platformie epuap zamieszczono dane wymagane w 8 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 maja 2014 r. w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej 13, b) wszystkie trzy sprawy zaewidencjonowano w dzienniku korespondencji najpóźniej w drugim dniu roboczym od daty ich wpływu do Urzędu drogą elektroniczną. Odpowiedź Urzędu został przekazana zainteresowanym podmiotom w terminie 18, 14 i 7 dni od daty ich wpływu do Urzędu, c) przy załatwianiu sprawy nie było konieczności kontaktu z inną jednostką administracji publicznej za pośrednictwem platformy epuap w celu uzyskania danych, informacji lub dokumentów dotyczących tej sprawy, d) załatwienie spraw nie wymagało od obywateli dostarczenia danych będących w posiadaniu innego urzędu administracji publicznej, e) Urząd udzielił odpowiedzi w formie opisowej za pośrednictwem platformy epuap i zostały one podpisane elektronicznie przez właściwych dysponentów tych podpisów (Burmistrza i Zastępcę Burmistrza). W jednym przypadku do pisma przewodniego przekazanego i podpisanego elektronicznie poprzez platformę epuap dołączono zeskanowane pismo zawierające informacje będące przedmiotem wniosku osoby prywatnej. (dowód: akta kontroli str. 84-96, 126-131) Wnioskodawcy umożliwiono uzyskanie informacji na temat aktualnego stanu załatwienia sprawy poprzez kontakt z pracownikiem obsługującym daną sprawę (na podstawie sygnatury akt danej sprawy). (dowód: akta kontroli str. 137) 1.12. Wykorzystywana przez Urząd platforma epuap, w okresie objętym kontrolą nie działa w pełni stabilnie. Informatyk Urzędu podał w złożonych wyjaśnieniach że występowały przerwy w funkcjonowaniu platformy objawiające się komunikatami o błędach przy próbie zalogowania, bądź na etapie tworzenia dokumentów. Szczególnie dotyczyło to okresów wysłania sprawozdań budżetowych (Urząd nie dokonywał szczegółowych analiz liczby takich przypadków). Przerwy w działaniu platformy nie miały wpływu na czas załatwienia trzech spraw skierowanych do Urzędu drogą elektroniczną. (dowód: akta kontroli str. 125, 150) 1.13. W latach 2014-2015 Informatyk Urzędu uczestniczył w jednym szkoleniu z zakresu usług elektronicznych ( Instalowanie samorządowych e-usług z wykorzystaniem platformy epuap ) oraz trzech szkoleniach związanych z procesem przetwarzania informacji 14. Ponadto pracownik zatrudniony na stanowisku ds. obsług interesantów odbył szkolenie w zakresie zagadnień związanych z doręczaniem korespondencji elektronicznej 15. (dowód: akta kontroli str. 151-160) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 12 Z zastosowaniem elektronicznej skrzynki podawczej. W Urzędzie nie zrealizowano innych usług przy wykorzystaniu formularzy udostępnionych na platformie epuap 13 Dz. U. z 2014 r. poz. 584, ze zm. rozporządzenie w sprawie korzystania z epuap. 14 Minimalne wymagania bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych podmiotów realizujących zadania publiczne zgodne z rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, E-administracja - bezpieczeństwo danych w systemach informatycznych, Nowelizacja ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - szkolenie przygotowujące dostosowania nowych uregulowań. 15 Doręczenia elektroniczne w praktyce funkcjonowania urzędu - aktualne problemy. 6
Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego Wzory formularzy trzech e-usług 16 uruchomionych po wejściu w życie rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych 17 nie zostały przekazane do CRD, pomimo obowiązku wynikającego z art. 19b ust. 3 ustawy o informatyzacji. Odnosząc się do braku przekazania do CRD wzorów dokumentów elektronicznych trzech e-usług świadczonych w Urzędzie, Zastępca Burmistrza podał w wyjaśnieniu, że Urząd publikując elektroniczną wersję ww. deklaracji kierował się wolą jak najszybszego udostępnienia ww. deklaracji mieszkańcom, a przesłanie dokumentu do CRD wiązałoby się z wielomiesięcznym oczekiwaniem na jego akceptację. Burmistrz poinformował, że ww. formularze zostaną przekazane do CRD. (dowód: akta kontroli str. 103-116, 161-171, 270-271) 2) W przypadku jednego z wniosków o udzielenie informacji publicznej, Urząd udzielił odpowiedzi po upływie 14-dniowego terminu określonego w art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej 18. Wniosek o udzielenie informacji publicznej wpłynął do Urzędu za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej w dniu 3 kwietnia 2015 r., następnie został wydrukowany i zarejestrowany w dzienniku korespondencyjnym Urzędu pod datą 8 kwietnia 2015 r. (tj. w drugim dniu roboczym od wpływu pisma do ESP). Informacja Urzędu została przekazana zainteresowanemu podmiotowi drogą elektroniczną w dniu 21 kwietnia 2015 r. (dowód: akta kontroli str. 84-86) Zastępca Burmistrza podał w wyjaśnieniu, że było to spowodowane pomyłką pracownika redagującego odpowiedź dla wnioskodawcy (omyłkowo obliczono wiążący termin udzielenie odpowiedzi od dnia rejestracji pisma w dzienniku korespondencji, a nie od faktycznej daty wpłynięcia pisma do Urzędu drogą elektroniczną). (dowód: akta kontroli str. 270-271) W okresie objętym kontrolą Gmina umożliwiła interesantom załatwienie spraw w Urzędzie drogą elektroniczną za pomocą siedmiu usług elektronicznych udostępnionych na platformie epuap. Dla poszczególnych usług zostały opracowane karty usług, zawierające informacje niezbędne do załatwienia sprawy. Poza usługą elektronicznej skrzynki podawczej, pozostałe usługi nie były przez mieszkańców wykorzystywane. Pracownicy Urzędu podnosili swoje kompetencje uczestnicząc w szkoleniach z zakresu udzielania usług elektronicznych i przetwarzania informacji za pomocą systemów teleinformatycznych. Urząd nie przekazał do CRD wzorów trzech formularzy e-usług uruchomionych po wejściu w życie rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych. Ponadto, błędnie zarejestrowano datę wpływu korespondencji do Urzędu, co skutkowało uchybieniem terminu do udzielenia informacji publicznej. 2. Zgodność świadczonych usług elektronicznych z wymogami określonymi w przepisach prawa oraz w uregulowaniach wewnętrznych 2.1. Zgodnie z art. 16 ust. 1a ustawy o informatyzacji, Urząd zrealizował obowiązek udostępnienia elektronicznej skrzynki podawczej. Zamieszczone informacje o ESP były łatwo dostępne i czytelne, znajdowały się na stronie internetowej Gminy. (dowód: akta kontroli str. 122, 195-198) 16 deklaracji za gospodarowanie odpadami komunalnymi dla: nieruchomości zamieszkałych przez mieszkańców, nieruchomości niezamieszkałych, na których powstawały odpady komunalne oraz nieruchomości na których znajdowały się domki letniskowe lub inne nieruchomości wykorzystywane do celów rekreacyjno-wypoczynkowych 17 Weszło w życie 30 października 2011 r. 18 Dz. U. z 2014 r., poz. 782 ze zm. 7
W czerwcu 2015 r. za pośrednictwem ESP do Urzędu wpłynęły dwie wiadomości (korespondencja od organów publicznych) natomiast 1652 pisma skierowano do Urzędu w formie korespondencji papierowej. (dowód: akta kontroli str. 192-193) 2.2. Urząd korzystał z dwóch elektronicznych skrzynek podawczych prowadzonych na platformie epuap od 2013 r., w tym jedna dedykowana była osobom prywatnym i firmom, a druga instytucjom finansowym (Urząd nie aktywował innych adresów elektronicznej skrzynki podawczej i nie przekazywał Ministrowi Administracji i Cyfryzacji informacji w trybie art. 16 ust. 1b ustawy o informatyzacji 19 ). (dowód: akta kontroli str. 122) 2.3. Na stronach internetowych Gminy zamieszczone były adresy elektronicznych skrzynek podawczych. W trakcie trwania kontroli NIK, na stronie internetowej BIP Urzędu zamieszczono: informacje o uruchomieniu elektronicznych skrzynek podawczych, metodach dostarczania dokumentów elektronicznych do Urzędu, zasadach otrzymania urzędowego poświadczenie odbioru, wymagań dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu, tj. dane wymagane w 3 ust. 1 pkt 1-2 i 4-5 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych. (dowód: akta kontroli str. 195, 199) 2.4. Elektroniczna skrzynka podawcza wykorzystywana na platformie epuap zapewniała, zgodnie z 5 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych, oznaczenie doręczonych dokumentów elektronicznych danymi stwierdzającymi ważność podpisów elektronicznych w momencie ich złożenia oraz czas ich weryfikacji. Na próbie czterech wybranych do badania dokumentów elektronicznych doręczonych do Urzędu w latach 2014-2015 stwierdzono, że zostały one opatrzone podpisem elektronicznym. (dowód: akta kontroli str. 202-203, 206-211), 2.5. Urząd korzystając z ogólnopolskiego systemu teleinformatycznego epuap, wywiązywał się z obowiązku przekazania nadawcy dokumentu elektronicznego poświadczenia przedłożenia, o którym mowa w 13 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych. (dowód: akta kontroli str. 200-201, 210-216) 2.6. System teleinformatyczny epuap, za pomocą którego przesyłano korespondencję elektroniczną Urzędu, udostępniał poświadczenie doręczenia, o którym mowa w 14 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych. (dowód: akta kontroli str. 91-96) 2.7. W okresie objętym kontrolą Urząd nie przetwarzał dokumentów elektronicznych przy użyciu odrębnego systemu informatycznego (obsługa tej korespondencji odbywała się wyłącznie poprzez platformę epuap). (dowód: akta kontroli str. 122) 2.8. Urząd nie pełnił roli punktu potwierdzającego profil zaufany epuap. (dowód: akta kontroli str. 122) 2.9. W latach 2013-2014 w Urzędzie dwukrotnie przeprowadzono audyt wewnętrzny z zakresu bezpieczeństwa informacji. W jego wyniku nie sformułowano 19 Po dniu 11 sierpnia 2014 r. - tj. po dniu wejścia w życie art. 16 ust. 1b ustawy o informatyzacji, który nakłada na podmioty publiczne obowiązek przekazywania Ministrowi Administracji i Cyfryzacji informacji o adresie skrzynki - Urząd nie uruchamiał elektronicznej skrzynki podawczej. 8
Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa rekomendacji w zakresie dostępu do platformy epuap wykorzystywanej do świadczenia e-usług. (dowód: akta kontroli str. 217-261) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następującą nieprawidłowość. Na stronie internetowej BIP Urzędu nie zamieszczono informacji wymaganych 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych, w tym o: adresie ESP na platformie epuap (pkt 1); maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do doręczenia za pomocą elektronicznych skrzynek podawczych (pkt 2); rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać im doręczony dokument elektroniczny (pkt 4); rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru (pkt 5). (dowód: akta kontroli str. 122) Informatyk Urzędu wykonujący również obowiązki koordynatora ds. BIP podał w złożonym wyjaśnieniu, że z uwagi na znikome zainteresowanie społeczeństwa realizowaniem spraw poprzez platformę epuap Urząd zdecydował o zamieszczeniu na stronach internetowych Gminy 20 i w stopkach notatników (materiałów promocyjnych Gminy) ogólnych informacji o adresach elektronicznych skrzynek podawczych. Rozszerzenie i uszczegółowienie informacji postanowiono zamieścić na nowych stronach biuletynu informacji publicznej Urzędu. (dowód: akta kontroli str. 125) W trakcie trwania kontroli NIK ww. nieprawidłowości zostały usunięte (na stronach BIP Urzędu zamieszczono ww. informacje). (dowód: akta kontroli str. 199) Najwyższa Izba Kontroli ocenia, że ESP funkcjonowała zgodnie z wymogami, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie dokumentów elektronicznych. Udostępniona ESP zapewniała przekazywanie nadawcom i odbiorcom stosownych poświadczeń. Na stronie BIP Urzędu dopiero w trakcie kontroli zamieszczono informacje o uruchomieniu elektronicznej skrzynki podawczej i o technicznych aspektach jej wykorzystania. 3. Skuteczność (efekty) działań promocyjnych i informacyjnych w zakresie świadczenia usług elektronicznych Opis stanu faktycznego 3.1. Urząd informował mieszkańców o uruchomieniu elektronicznej skrzynki podawczej poprzez zamieszczenie informacji o jej adresie na stronie internetowej Gminy prowadzonej pod domeną www.wronki.pl oraz w stopce notatników materiałów promocyjnych Gminy dystrybuowanych przez Urząd. W trakcie trwania kontroli NIK ww. informacje zamieszczono także na stronach internetowych BIP Urzędu. (dowód: akta kontroli str. 195-198) 20 dot. ogólnej strony internetowej Gminy (www. wronki.pl) 9
Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa 3.2. W Urzędzie nie prowadzono odrębnego monitorowania efektów informowania mieszkańców o udostępnionych i świadczonych e-usługach. Nie prowadzono również ankiet lub innych form poznawania potrzeb mieszkańców (przedsiębiorców) w zakresie korzystania z elektronicznej formy komunikacji z Urzędem. (dowód: akta kontroli str. 100) 3.3. W okresie objętym kontrolą Urząd nie ponosił wydatków na finansowanie działalności promocyjnej ukierunkowanej na rozpowszechnianie usług elektronicznych. Zastępca Burmistrza podał w złożonych wyjaśnieniach, że uznano za wystarczający przyjęty przez Gminę sposób informowania o e-usługach (opisany w pkt 3.1 niniejszego wystąpienia pokontrolnego). W jego opinii wydatkowanie środków finansowych na reklamę e-usług mogłoby nosić znamiona działania niegospodarnego, ponieważ przy tak nikłym zainteresowaniu tymi usługami koszty działań promocyjnych nie gwarantowałyby odpowiedniego efektu w postaci zwiększenia zainteresowania platformą epuap. (dowód: akta kontroli str. 34, 63) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Najwyższa Izba Kontroli ocenia, że działania Urzędu w zakresie popularyzacji wśród obywateli i przedsiębiorców możliwości załatwiania spraw drogą elektroniczną ograniczały się do zamieszczenia informacji o adresie elektronicznej skrzynki podawczej w serwisie internetowym Gminy i w materiałach promocyjnych Urzędu, co nie przyczyniało się do zwiększenia realizacji e-usług w Urzędzie. IV. Wnioski Przedstawiając powyższe oceny wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 21, wnioskuje o: 1. podjęcie działań zmierzających do terminowej obsługi spraw kierowanych do Urzędu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, 2. przekazanie do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych formularzy elektronicznych deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi. V. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK, proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. 21 Dz.U. z 2015 r., poz. 1096. 10
W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Poznań, dnia 5 października 2015 r. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Kontroler Dyrektor Artur Pigłas doradca ekonomiczny z up. Grzegorz Malesiński Wicedyrektor 11