PG VII G 020/40/14 ZARZĄDZENIE Nr 33/14 PROKURATORA GENERALNEGO z dnia 18 listopada 2014 r. w sprawie kontroli zarządczej w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2011 r., Nr 270, poz. 1599 z póżn. zm. 1 ) zarządza się, co następuje: 1. Zarządzenie określa działania podejmowane w ramach kontroli zarządczej w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w szczególności poprzez zapewnienie: 1. skuteczności i efektywności działania; 2. wiarygodności sprawozdań; 3. ochrony zasobów; 4. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 5. efektywności i skuteczności przepływu informacji; 6. zarządzania ryzykiem. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) Komunikacie należy przez to rozumieć Komunikat Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 maja 2014 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli 1 Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2011 r. Nr 240, poz.1430, z 2011 r. Nr 203, poz.1192, z 2012 r. poz. 637, z 2013 r. 1623, z 2014 r. 504. 1
zarządczej dla działu administracji rządowej sprawiedliwość (Dz. Urz. MS z 2014 r. poz.107); 2) kierowniku jednostki należy przez to rozumieć dysponenta części budżetowej - odpowiednio Prokuratora Generalnego, prokuratora apelacyjnego i prokuratora okręgowego; 3) ustawie o finansach publicznych należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013, 885 j.t.); 4) kontroli zarządczej, planie działalności na rok następny, sprawozdaniu z wykonania planu działalności, oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni należy przez to rozumieć kontrolę zarządczą, plan działalności na rok następny, sprawozdanie z wykonania planu działalności, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w rozumieniu działu I rozdziału 6 ustawy o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustawy; 5) standardach kontroli zarządczej należy przez to rozumieć standardy określone w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych; 6) zarządzaniu ryzykiem należy przez to rozumieć procedury i polityki oraz skoordynowane działania, podejmowane zarówno przez kierownictwo jednostki, jak i pracowników, które poprzez identyfikację i analizę ryzyka oraz określenie adekwatnych reakcji na ryzyko zwiększają prawdopodobieństwo osiągnięcia celów i realizacji zadań; 7) ryzyku kluczowym należy przez to rozumieć ryzyko, które może spowodować niezrealizowanie celów strategicznych prokuratury, określonych w planie działalności lub zagrozić ich realizacji; 8) analizie ryzyka - należy przez to rozumieć systematyczne szacowanie poziomu istotności ryzyka, stanowiącego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz skutku jakie będzie miało jego wystąpienie na osiągnięcie celów i zadań; 9) właścicielach ryzyk - należy przez to rozumieć osoby odpowiedzialne za zarządzanie danym ryzykiem, posiadające kompetencje do podjęcia działań 2
zaradczych w stosunku do zarządzanego obszaru, i którzy są z tego zarządzania rozliczani. 3. Prokurator Generalny zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury, w zakresie spraw niezastrzeżonych odrębnymi przepisami i z uwzględnieniem ustawowych zasad regulujących prawa i obowiązki prokuratorów, w tym zasadę niezależności i podległości służbowej oraz praw i obowiązków pracowników prokuratury. 4. 1. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na I poziomie należy do obowiązków: 1) w Prokuraturze Generalnej - Prokuratora Generalnego, 2) w prokuraturze apelacyjnej - prokuratora apelacyjnego 3) w prokuraturze okręgowej i w prokuraturach rejonowych - prokuratora okręgowego. 2. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na II poziomie należy do obowiązków: 1) Prokuratora Generalnego - wobec prokuratur podległych, zgodnie z ustawą o prokuraturze; 2) prokuratorów apelacyjnych - wobec prokuratur podległych, zgodnie z ustawą o prokuraturze; 5. 1. Obowiązki koordynatora kontroli zarządczej w Prokuraturze Generalnej i innych powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, w zakresie wskazanym w niniejszym zarządzeniu, wykonuje Departament Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury. 3
2. Obowiązki koordynatora kontroli zarządczej w prokuraturze apelacyjnej i w prokuraturze okręgowej wykonuje komórka organizacyjna w tej jednostce, osoba lub zespół osób, wyznaczonych przez kierownika jednostki. 6. Określenie celów i zadań powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, a także system monitorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań, stanowi najważniejszy proces kontroli zarządczej oraz istotne kryterium dokonywania jej oceny. 7. 1. Dyrektorzy departamentów/biur Prokuratury Generalnej w terminie do dnia 15 września każdego roku, przedstawiają do Departamentu Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury propozycje najważniejszych celów i zadań oraz mierników do planu działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury w odniesieniu do powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, z uwzględnieniem celów i zadań Prokuratury Generalnej. 2. Prokuratorzy apelacyjni w terminie do dnia 15 września każdego roku, przedstawiają do Departamentu Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury propozycje najważniejszych celów i zadań oraz mierników do planu działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury w odniesieniu do powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury. 3. Prokurator Generalny zatwierdza, przygotowany przez Departament Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury, plan działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury na rok następny, w terminie do dnia 15 października każdego roku. 4. Prokurator Generalny przekazuje Ministrowi Sprawiedliwości plan działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury na rok następny, zgodnie z 17 Komunikatu. 4
8. 1. Plan działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury niezwłocznie po podpisaniu przez Prokuratora Generalnego, publikowany jest w Biuletynie Informacji Publicznej. 2. Dyrektor Departamentu Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury w terminie do dnia 31 października każdego roku, przekazuje Dyrektorom departamentów/biur Prokuratury Generalnej oraz prokuratorom apelacyjnym, wskazany w 7 ust. 3 plan działalności. 3. Prokuratorzy apelacyjni na podstawie planu działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury sporządzają plan działalności na rok następny dla obszaru apelacji, obejmujący cele i zadania oraz mierniki określone w planie działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, ewentualnie inne cele i zadania oraz mierniki przyjęte do realizacji na rok następny, który przekazują do prokuratur okręgowych, w terminie do 30 listopada każdego roku. 4. Prokuratorzy okręgowi na podstawie planu działalności dla obszaru apelacji, sporządzają do 31 grudnia każdego roku plan działalności dla kierowanej jednostki oraz podległych prokuratur rejonowych, uwzględniające cele i zadania oraz mierniki określone w planie działalności dla obszaru apelacji oraz ewentualnie inne cele i zadania oraz mierniki przyjęte do realizacji na rok następny. 9. 1. Zarządzanie ryzykiem realizowane jest we wszystkich obszarach działania Prokuratury Generalnej oraz powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, odnoszących się do celów i zadań ujętych w planie działalności. 2. Zarządzanie ryzykiem odnoszącym się do celów i zadań ujętych w planie działalności, obejmuje swym zakresem identyfikację i analizę ryzyka oraz adekwatne do poziomu ryzyka reagowanie na nie. 3. Zarządzanie ryzykiem odbywa się na poziomie realizacji celów i zadań w Prokuraturze Generalnej, w prokuraturach apelacyjnych, w prokuraturach okręgowych. 4. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany. 5
5. Identyfikacja ryzyka jest zadaniem ciągłym, uwzględniającym zarówno czynniki zewnętrzne, jak i wewnętrzne, mające wpływ na sytuację jednostki, przy czym zasadniczy proces identyfikacji ryzyka jest zintegrowany z etapem planowania działalności. 6. W procesie identyfikacji ryzyka należy wziąć pod uwagę zmiany zachodzące w prokuraturze i jej otoczeniu, funkcjonujące systemy informatyczne, ryzyka o charakterze finansowym, jak również ryzyka zagrażające wizerunkowi prokuratury, jako organowi ochrony prawnej. 7. Prokurator Generalny w terminie do 31 października każdego roku, dokonuje identyfikacji kluczowych ryzyk dla poszczególnych celów i zadań przyjętych w planie działalności, określa akceptowalny poziom ryzyka, reakcję na ryzyko, a także ustala właścicieli ryzyka. 8. Zidentyfikowane kluczowe ryzyka celów i zadań przyjętych w planie działalności Dyrektor Departamentu Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury niezwłocznie przekazuje dyrektorom departamentów/biur Prokuratury Generalnej oraz prokuratorom apelacyjnym. 9. Dyrektorzy departamentów/biur Prokuratury Generalnej identyfikują ryzyka dla kierowanej komórki, dokonują analizy ryzyka w odniesieniu do realizowanych zadań, z uwzględnieniem prawdopodobieństwa oraz potencjalnych skutków ryzyka, ustalają reakcję na ryzyko oraz właściciela ryzyka, a działania te realizowane są z wykorzystaniem ryzyk o których mowa w ust. 7. 10. Prokuratorzy apelacyjni identyfikują ryzyka dla kierowanej jednostki, dokonują analizy ryzyka w odniesieniu do realizowanych zadań, z uwzględnieniem prawdopodobieństwa oraz potencjalnych skutków ryzyka, ustalają reakcję na ryzyko oraz właściciela ryzyka, a działania te realizowane są z wykorzystaniem ryzyk o których mowa w ust. 7. 11. Prokuratorzy okręgowi identyfikują ryzyka dla kierowanej jednostki oraz podległych prokuratur rejonowych, dokonują analizy ryzyka w odniesieniu do realizowanych zadań, z uwzględnieniem prawdopodobieństwa oraz potencjalnych skutków ryzyka, ustalają reakcję na ryzyko oraz właściciela ryzyka, a działania te realizowane są z wykorzystaniem ryzyk o których mowa w ust. 7. 6
12. Analizę ryzyka dla danej jednostki (komórki organizacyjnej), należy dokonać poprzez określenie poziomu istotności ryzyka stanowiącego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz skutku jakie będzie miało jego wystąpienie na osiągnięcie celów i zadań, w oparciu o punktowe tabele prawdopodobieństwa i skutku wystąpienia ryzyka oraz sposobu reakcji na ryzyko w zależności od poziomu istotności ryzyka, którego wzór określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 13. Identyfikację i analizę ryzyka o których mowa w ust. 9, 10 i 11 należy przeprowadzać nie rzadziej niż raz na kwartał, w terminie 15 dni po zakończeniu kwartału. 14. W stosunku do każdego ryzyka, które nie może zostać zaakceptowane, planowane są i wdrażane przez właściciela ryzyka działania zaradcze. W przypadku gdy właścicielem ryzyka nie jest kierownik jednostki, zakres działań zaradczych jest z nim uzgadniany. 15. W przypadku oceny, iż reakcja na ryzyko wymaga podjęcia działań przez kierownika jednostki organizacyjnej wyższego szczebla, należy niezwłocznie o tym poinformować w formie pisemnej kierownika właściwej jednostki. 10. Kierownicy jednostek, mając na uwadze rolę audytu wewnętrznego w ocenie skuteczności i usprawnianiu procesów zarządzania ryzykiem, zatwierdzają kartę audytu, określającą cel, uprawnienia i zakres odpowiedzialności audytu wewnętrznego, z zachowaniem jego niezależności i obiektywności działań o charakterze zapewniającym i doradczym. 11. 1. Monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej prowadzona jest na bieżąco oraz odpowiednio dokumentowana. 2. Monitoring uwzględnia przede wszystkim stan realizacji celów i zadań z planu działalności, mający odzwierciedlenie w systemie zarządzania ryzykiem oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń. 7
3. Dyrektorzy departamentów/biur Prokuratury Generalnej zobowiązani są do półrocznego raportowania do Departamentu Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury stopnia realizacji celów wraz z oceną ryzyka/prawdopodobieństwa nieosiągnięcia wskazanych w planie działalności wartości mierników dla poszczególnych celów, o ile dotyczą zadań kierowanej komórki, najpóźniej w terminie 30 dni od zakończeniu półrocza. 4. Departament Organizacji Pracy Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury, w oparciu o uzyskane dane, opracowuje półroczny raport ze stopnia realizacji celów wraz z oceną ryzyka/prawdopodobieństwa nieosiągnięcia wskazanych w planie działalności wartości mierników dla poszczególnych celów oraz przedkłada go Prokuratorowi Generalnemu. Wzór raportu określony jest w załączniku nr 2. 5. Raport, o którym mowa w ust. 4 przekazywany jest do wiadomości wszystkich członków kierownictwa Prokuratury Generalnej, dyrektorów departamentów /biur oraz do prokuratorów apelacyjnych. 6. Prokuratorzy apelacyjni i prokuratorzy okręgowi zobowiązani są do zorganizowania dla podległych jednostek systemu raportowania ze stopnia realizacji celów określonych w planie działalności wraz z oceną ryzyka. 12. 1. W celu dokonania prawidłowej oceny stanu kontroli zarządczej należy wziąć pod uwagę informacje dostępne z różnych źródeł, w tym w szczególności: - monitoringu realizacji celów i zadań; - samooceny systemu kontroli zarządczej, która powinna być przeprowadzana corocznie w każdej jednostce; - systemu zarządzania ryzykiem; - wyników pracy audytu i kontroli wewnętrznej; - wyników kontroli i audytów zewnętrznych. 2. Dyrektorzy departamentów/biur Prokuratury Generalnej, prokuratorzy apelacyjni i prokuratorzy okręgowi dokonują weryfikacji funkcjonowania kontroli zarządczej odpowiednio w kierowanych komórkach organizacyjnych i w jednostkach, a prokuratorzy okręgowi również w odniesieniu do podległych prokuratur rejonowych, 8
między innymi w drodze samooceny kontroli zarządczej, która może być przeprowadzona za pomocą ustalonych przez nich arkuszy samooceny. 3. Departament Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury, między innymi na podstawie arkuszy samooceny sporządza sprawozdanie z funkcjonowania kontroli zarządczej za dany rok w terminie do dnia 31 marca każdego roku i przedstawia je Prokuratorowi Generalnemu. 4. Wzór arkusza samooceny dla dyrektorów departamentów/biur Prokuratury Generalnej określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 5. Wzór sprawozdania z funkcjonowania kontroli zarządczej za rok określa załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. 13. 1. Prokuratorzy okręgowi przekazują prokuratorowi apelacyjnemu sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w terminie do dnia 28 lutego każdego roku. 2. Prokuratorzy apelacyjni do dnia 15 marca każdego roku przekazują do Departamentu Organizacji Pracy, Wizytacji i Systemów Informatycznych Prokuratury zbiorcze sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok obejmujące obszar apelacji, niezależnie od obowiązku sporządzenia sprawozdania z wykonania planu działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w odniesieniu do kierowanej jednostki. 3. Kierownicy jednostek sporządzają sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok zgodnie z zasadami i wzorami określonymi przepisami wykonawczymi, wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 i 7 ustawy o finansach publicznych. 4. Prokurator Generalny przekazuje Ministrowi Sprawiedliwości sprawozdanie z wykonania planu działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury w terminie do dnia 31 marca każdego roku. 9
14. Sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 15. 1. Traci moc zarządzenie nr 28/12 Prokuratora Generalnego z dnia 26 marca 2012 r. w sprawie organizacji kontroli zarządczej w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r. PROKURATOR GENERALNY ANDRZEJ SEREMET 10