REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE ul. Kraszewskiego 36 tel/fax (0-12) 427-32-61 30-110 Kraków (0-12) 427-38-19 e-mail: riokrak@kr.onet.pl (0-12) 422-59-73 WK-6005-14/04 Kraków, 2004-03-22 Pan Grzegorz Brach Wójt Gminy Dębno Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła kontrolę sprawdzającą wykonania wniosków po kontroli kompleksowej gospodarki finansowej Gminy Dębno - przekazanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie pismem z dnia 10 września 2000 r. Nr WK - 0931-24/01. Ustalenia kontroli zawarte w dwustronnie podpisanym protokole z dnia 8 marca 2004 r. wykazują nieprawidłowości wynikające z braku właściwej realizacji wniosków pokontrolnych w zakresie gospodarki finansowej Gminy wydanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie. W szczególności nie zrealizowanie zaleceń pokontrolnych dotyczących : - uregulowań wewnętrznych w sprawie kontroli wewnętrznej, organizacji rachunkowości m.in. poprzez : brak zaktualizowania zapisów dokumentacji opisującej przyjętą politykę rachunkowości budżetu Gminy (w szczególności zapisy dotyczące Zarządu Gminy) do nowych uregulowań ustawy o samorządzie gminnym, nie realizowanie postanowień art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) w zakresie opracowania procedur kontroli finansowej,
brak dostosowania zakresów czynności pracowników referatu księgowości do instrukcji obiegu, emisji i kontroli dokumentacji księgowej (zarządzenie Wójta Gminy Nr 2/W z dnia 2 stycznia 2002 r.), - prowadzenia ksiąg rachunkowych nie w pełni zgodnie z zasadami rachunkowości a w szczególności : nie zapisanie w księdze głównej nazwy rodzaju księgi, programu przetwarzania, oznaczeń co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego, daty sporządzenia, numerów stron oraz sum na kolejnych, brak w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i oznaczeń stron - pierwszej i ostatniej, dokonywanie zapisów w dzienniku w sposób, który nie daje możliwości jednoznacznego powiązania zapisów w dzienniku ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, co jest niezgodne z art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości (pod jedna pozycją księgową znajduje się kilka dowodów księgowych), brak w zapisie księgowym w dzienniku daty dokonania operacji księgowej - art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, niezgodność zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej z obrotami wykazanymi w dzienniku za miesiąc czerwiec 2003 r. co narusza postanowienia art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ujęcie w księgach rachunkowych faktury VAT nr 13/03/BP z dnia 9 stycznia 2003 r., która winna być zaewidencjonowana w księgach rachunkowych Zakładu Obsługi Szkół i Przedszkoli nie sporządzenie na koniec roku 2002 zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, co jest niezgodne z art. 18 ust. 2 ww. ustawy, - naruszenie zasad gospodarki kasowej: dokonywano wypłaty gotówki z kasy na podstawie dowodów źródłowych nie sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym np. dow. ks. Nr 7/38/02, Nr 11/38/02, faktura Vat Nr 122/2002, - przeprowadzenie inwentaryzacji majątku Gminy nie w pełni zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami poprzez: nie przestrzeganie ustalonych instrukcją inwentaryzacyjną wzorów załączników do przeprowadzenia inwentaryzacji oraz ustalonego zarządzeniem Nr 14/2002 Wójta Gminy Dębno z dnia 1 października 2002 r. terminu przeprowadzenia inwentaryzacji, poprawianie błędów w arkuszach spisu z natury w sposób niezgodny z instrukcją inwentaryzacyjną, 2
- nie sporządzania w roku 2002 jednostkowych sprawozdań o dochodach i wydatkach budżetowych oraz o stanie zobowiązań przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Dębnie oraz nie sporządzanie miesięcznych sprawozdań o wydatkach budżetowych przez Urząd Gminy w Dębnie, co stanowi naruszenie postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2000 r. w sprawie zasad i terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego, - rozliczania kosztów podróży służbowych w oparciu o dokumenty nie spełniające wymogów określonych w 2 ówcześnie obowiązującym rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2001 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (dow. ks. Nr 19/11/02, Nr 247/2002, - nie respektowania wszystkich postanowień - w umowach dotyczących dotacji z budżetu Gminy Dębno dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku - wymaganych przez 4 oraz 5 ww. uchwały Rady Gminy Nr I/132/2001 oraz art. 71 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 118 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o finansach publicznych, - nie respektowania postanowień prawa podatkowego : organ podatkowy pierwszej instancji nie korzystał z uprawnień do prowadzenia czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów tj. sprawdzenia składanych deklaracji i ustalenia stanu faktycznego - art. 272 pkt 1 i 3 ustawy Ordynacja podatkowa, nie przestrzegania zasad ustalania i pobierania podatku od nieruchomości, określonych w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych a dotyczy to podatku od nieruchomości od osób fizycznych i oddanych do użytkowania budynków w latach 1998 i 1999, nie naliczania we wszystkich przypadkach należnych odsetek z tytułu nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości zgodnie z unormowaniami art. 53 1 ustawy Ordynacja podatkowa, - gospodarowania nieruchomościami z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami i przepisów wykonawczych a w szczególności przez : nie dopełnienie obowiązku wynikającego z postanowień art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami przez nie ogłoszenie w prasie lokalnej, że wywieszono wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. W wykazie nieruchomości brak również wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ww. ustawy (wykaz nieruchomości z dnia 15 stycznia 2003 r.), zawarcie umowy sprzedaży niezgodnie z wymogami określonymi w art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami (działka Nr 294/24), 3
brak w protokole z przeprowadzonego przetargu informacji o obciążeniach tej nieruchomości, co jest niezgodne z 9 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.) - działka Nr 294/24, - nie przestrzegania w pełni postanowień ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi poprzez : brak właściwego dokumentu potwierdzającego tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych przy zezwoleniu nr I/475/A/2003 z dnia 29 lipca 2003 r., co jest niezgodne z art. 18 ust. 6 pkt 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przy braku zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z rejestru przedsiębiorców - zezwolenie nr I/468/B/2003 z dnia 28 lipca 2003 r., nr I/469/C/2003 z dnia 28 lipca 2003 r., nr II/468/C/2003 z dnia 17 lipca 2003 r., co jest niezgodne z art. 18 ust. 6 pkt 1 ww. ustawy, - nie wykonanie wniosków pokontrolnych, pomimo zapewnień w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne - pismo z dnia 3 stycznia 2002 r. znak UG - 0055/1/2002 Przewodniczącego Zarządu, że zostały one wykonane. Dotyczy to nie dokonania szczegółowego rozliczenia inwestycji - oczyszczalnia ścieków w Woli Dębińskiej oraz nie wyegzekwowanie od wykonawcy kar umownych w kwocie 13.096,80 zł z tytułu nieterminowego wykonania robót. Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości ponoszą b. Zarząd Gminy, były oraz obecny Wójt Gminy a także Skarbnik Gminy. Przedstawiając powyższe ustalenia Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie prosi o podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia ujawnionych nieprawidłowości poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych: 1. Dostosowanie przepisów wewnętrznych w zakresie organizacji rachunkowości i kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych do obowiązujących przepisów prawa a w szczególności zorganizowanie kontroli finansowej w oparciu o opracowane procedury kontroli i oceny celowości wydatków i sposobu wykorzystania kontroli, w myśl postanowień ustawy o finansach publicznych. 2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). 4
3. Prowadzenie gospodarki kasowej z uwzględnieniem zasad rachunkowości i wewnętrznych uregulowań a w szczególności dokonywanie wypłat z kasy na podstawie dowodów źródłowych sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. 4. Przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z postanowieniami art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz wewnętrznymi uregulowaniami. 5. Zobowiązanie kierowników jednostek organizacyjnych Gminy do sporządzania sprawozdań budżetowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.). 6. Rozliczanie delegacji służbowych pracowników zgodnie z ustaleniami określonymi przez pracodawcę w poleceniach wyjazdów służbowych, stosownie do wymogów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990). 7. Zlecenie zadań publicznych do wykonania podmiotowi niezaliczonemu do sektora finansów publicznych i niedziałającemu, w celu osiągnięcia zysku, na podstawie umowy jednostki samorządu terytorialnego z tym podmiotem, stosownie do wymogów określonych w art. 118 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz postanowień Uchwały Rady Gminy w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli dotacji udzielonych z budżetu Gminy Dębno podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych na zadania publiczne. 8. Ścisłe przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa podatkowego poprzez : - dokonywanie przez organ podatkowych pierwszej instancji czynności sprawdzających niezbędnych do ustalenia zobowiązań podatkowych, w myśl przepisów ustawy Ordynacja podatkowa w celu zabezpieczenia prawidłowego opodatkowania podatkiem od nieruchomości składników podlegających opodatkowaniu, - naliczanie należnych odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych stosownie do postanowień ustawy Ordynacja podatkowa. 9. Prowadzenie gospodarki nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy stosownie do wymogów przepisów prawa a w szczególności : - zamieszczanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę oraz w ogłoszeniu o przetargu wszystkich informacji wymaganych przez przepis 5
art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity - Dz. U. z 2000 Nr 46, poz. 543, z późn. zm.), - zawieranie w protokołach z przeprowadzonego przetargu informacji określonych w 9 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.). 10. Respektowanie postanowień ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.) w szczególności w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. 11. Przestrzeganie obowiązku należytego realizowania w bieżącym wykonywaniu zadań, wniosków pokontrolnych wydanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie oraz informowanie o realizacji zaleceń pokontrolnych zgodnie ze stanem faktycznym. 12. Usunięcie innych usterek wykazanych w protokole kontroli a nie ujętych w niniejszym piśmie. Do wyżej wymienionych wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby - w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia - stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. O sposobie wykorzystania wyników kontroli i realizacji niniejszego wystąpienia należy powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie - w terminie 30 dni od dnia doręczenia pisma. Otrzymują: 1. adresat 2. a/a Do wiadomości: Przewodniczący Rady Gminy Dębno 6