Załącznik nr 5b do siwz GCI. 341- /2012 ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY UMOWA NR.. zawarta w dniu...2012r pomiędzy Gminą Miasta Gdynia -, z siedzibą w Gdyni, przy, reprezentowaną przez:.. zwaną dalej Zamawiającym, a.., z siedzibą w, przy ul..., wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem:., posiadającym NIP:, REGON:, reprezentowanym przez : 1. 2. zwanym dalej Wykonawcą, o następującej treści: 1 Okoliczności zawarcia umowy Umowa niniejsza zostaje zawarta na podstawie Zarządzenia Nr /2012/ Dyrektora Gdyńskiego Centrum Innowacji z dnia.2012r w sprawie zatwierdzenia wyniku postępowania w trybie przetargu nieograniczonego w trzech częściach poniżej 200 000 EURO na usługę kompleksowego sprzątania i utrzymania czystości w Części II sprzątanie pomieszczeń Laboratorium PPNT. 2 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego sprzątania i utrzymania czystości w pomieszczeniach Laboratorium. Powierzchnia objęta usługą wynosi 478,12 m 2. 2. Zamawiający wymaga, aby do wykonania tego zadania Wykonawca dedykował stały zespół (co najmniej 2 osoby), który zostanie przeszkolony przez kierownika laboratorium lub osoby przez niego upoważnione. 3. Każda zmiana osób dedykowanych do wykonania zadania, musi być wcześniej uzgodniona i zatwierdzona przez Zamawiającego. Informacja o zmianie osób realizujących przedmiot zamówienia, jak również zgoda Zamawiającego wymagają formy pisemnej. 4. Zamawiający wymaga, aby zespół dedykowany do sprzątania Laboratorium posiadał: a. odkurzacz wraz z całym podstawowym wyposażeniem b. wózek systemowy, posiadający dwie komory na wodę, worek na śmieci i odpady, półkę na środki czystości i ściereczki, uchwyt do mopa. 5. Z uwagi na specyfikę pracy i konieczność zachowania wysokiego stopnia czystości i zabezpieczenia, sprzęt i niezbędne do sprzątania Laboratorium oprzyrządowanie (miotły, wiadra, ścierki) muszą być dedykowane tylko do tego zadania. 6. Zamawiający wymaga, aby usługa sprzątania była wykonywana od poniedziałku do piątku (oprócz dni ustawowo uznanych za święta) w godzinach od 14:00 do 18:00. W wymienionym czasie osoba sprzątająca ma obowiązek wykonać wszystkie należące do niej obowiązki. 7. Usługa powinna być wykonywana pod nadzorem kierownika laboratorium lub osoby przez niego wskazanej. Zakres bieżących prac jest ustalany codziennie z osobą dedykowaną do kontaktów. 8. Zakres usług wymaganych przez Zamawiającego: a. codziennie: Strona 1 z 7
i. Odkurzanie i mycie podłóg, umywalek, zlewów, kaloryferów i parapetów w każdej pracowni i części socjalnej, ii. Wyrzucanie śmieci i mycie szkła laboratoryjnego iii. Mycie zewnętrznych powierzchni sprzętu laboratoryjnego na wskazanie iv. Utrzymanie czystości sanitariatów i pomieszczenia prysznica v. Inne prace bieżące związane z przedmiotem zamówienia, ustalane każdorazowo z kierownikiem laboratorium lub osobą przez niego wskazaną. b. raz w tygodniu: i. mycie wewnętrznych powierzchni szklanych drzwi i ścianek ii. czyszczenie lamp oświetleniowych c. dwa razy w trakcie trwania umowy: i. akrylowanie lub pastowanie posadzki korytarza i części socjalnej ii. mycie okien, części przeszklonych, świetlików. 9. Zamawiający wymaga, aby środki czystości i preparaty, które będą używane do wykonania przedmiotu zamówienia posiadały atesty i certyfikaty PZH. 10. Ściereczki i inne materiały używane w trakcie wykonywania usługi mają być dobrej jakości tj. nie pozostawiać kurzu i nie reagować z odczynnikami chemicznymi stosowanymi w laboratorium. 11. Preparaty zabezpieczające posadzki muszą być odporne na działanie środków dezynfekujących. 12. Wykonawca na swój koszt będzie zapewniał bieżące uzupełnianie środków i artykułów higieniczno-sanitarnych, tj. mydło w płynie, papier toaletowy (trójwarstwowy, celulozowy, biały) i ręczniki papierowe jednorazowego użytku (nie gorsze niż ręcznik Z-Z biały, celuloza, dwuwarstwowy). Termin wykonania 1. Umowa zostaje zawarta na okres od 01 maja 2012r. do 31 stycznia 2013r. 3 4 Zobowiązania i obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się nadzorować pracę osób wykonujących przedmiot zamówienia, aby usługa była świadczona z należytą starannością. Wszystkie prace związane z wykonywaniem przedmiotu umowy muszą być nadzorowane przez upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy, odpowiedzialnych za organizację i jakość świadczonych usług. 2. Każde zgłoszenie Zamawiającego, dotyczące nienależytego wykonania usługi zgłoszone telefonicznie lub e-mailem zostanie potwierdzone przez Wykonawcę. Potwierdzenie zostanie wysłane na fax. lub email do osoby wskazanej przez Zamawiającego, do kontaktów. 3. Wykonawca zobowiązuje się wyposażyć osoby wykonujące przedmiot zamówienia w identyfikatory oraz jednolity ubiór, na którym będzie widniało logo Wykonawcy. 4. Do obowiązków Wykonawcy należy uzupełnianie środków czystości w takim cyklu czasowym, aby zapewnić ciągłość ich dostępności. Uzupełniane środki mają spełniać wymogi zawarte w SIWZ oraz Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo wystąpienia z żądaniem zmiany stosowanych przez Wykonawcę środków, w przypadku ich nieskuteczności, powodowania uszkodzeń czyszczonych powierzchni lub uczuleń osób przebywających w pomieszczeniach objętych usługą. Wykonawca w ciągu trzech dni od dnia wpływu takiego żądania, przedstawi do akceptacji Zamawiającemu wykaz proponowanych na zamianę środków. 6. Wykonawca potwierdza, że posiada sprzęt i narzędzia niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. 7. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania odpowiednich środków czystości w zależności od czyszczonych powierzchni. Zastosowane środki czystości nie mogą powodować uszkodzeń czyszczonych powierzchni i wpływać na ich szybsze zniszczenie. 8. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego zgłaszania Zamawiającemu uszkodzeń oraz usterek dotyczących w szczególności sieci wodno-kanalizacyjnej, c.o. oraz wszelkich Strona 2 z 7
nieprawidłowości mających wpływ na bezpieczeństwo budynku, urządzeń i osób, zauważonych podczas wykonywania usługi. 9. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji dotyczących działalności Zamawiającego, z którymi zapoznał się w trakcie wykonywania przedmiotu zamówienia. 5 Obowiązki Zamawiającego 1. Obowiązki Zamawiającego w ramach niniejszej umowy: a. zabezpieczenie środków finansowych, niezbędnych do prawidłowego i terminowego wykonania zadania, b. terminowa zapłata należności wynikających z faktur sprawdzonych i zatwierdzonych przez Zamawiającego na zasadach określonych w 10 i 11 niniejszej umowy, c. zabezpieczenie pomieszczenia, w którym Wykonawca będzie mógł przechowywać środki i przedmioty służące do wykonania przedmiotu umowy, d. udzielania odpowiedzi na Zapytania Wykonawcy, występujące w trakcie realizacji umowy, bez zbędnej zwłoki.. 6 Osoby wskazane do kontaktów 1. Ze strony Wykonawcy do nadzoru i kontaktów z Zamawiającym upoważnieni są: tel. email: 2. Ze strony Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą upoważnieni są: tel. email: 7 Nienależyte wykonanie umowy i kary umowne 1. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia stwierdzonych i zgłoszonych mu przez Zamawiającego uchybień w realizacji usługi. Za niezwłoczne usunięcie uznaje się usunięcie zgłoszonego uchybienia w ciągu 1 godziny od momentu przyjęcia zgłoszenia przez Wykonawcę. Wystąpienie nieprawidłowości zostanie udokumentowane protokołem podpisanym przez obie strony. 2. W przypadku stwierdzenia nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia polegającego między innymi na: a. nie wykonaniu lub niedbałym wykonywaniu prac ujętych w zakresie usług wymaganych, b. zmianie osób dedykowanych do wykonania zadania bez wcześniejszego uzyskania zgody Zamawiającego, c. zmianie środków, preparatów dezynfekujących i myjących bez wcześniejszego uzyskania zgody Zamawiającego, d. nie dostarczeniu na żądanie Zamawiającego kart charakterystyk substancji niebezpiecznych oraz atestów i certyfikatów używanych środków, e. braku bieżącego uzupełniania środków higieniczno-sanitarnych lub uzupełnianie środkami niezgodnymi w wymaganiami zamieszczonymi w SIWZ Wykonawca zostanie obciążony karą umowną w wysokości 200,- zł za każde zdarzenie potwierdzone protokołem i podpisanym przez obie strony. 3. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wystąpienia przypadku nienależytego wykonania umowy lub braku wykonania usługi, zgłasza ten fakt wskazanej do kontaktu osobie wyznaczonej przez Wykonawcę. 4. Zgłoszenie o którym mowa w ust. 1 może być dokonane telefoniczne, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub pisemnie na fax. Osoba przyjmująca zgłoszenie ma obowiązek niezwłocznie potwierdzić jego przyjęcie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres. oraz skontaktować się z przedstawicielami Zamawiającego celem omówienia zakresu nieprawidłowości, terminu jej usunięcia jak również terminu sporządzenia protokołu nienależytego wykonania usługi. 5. Sporządzony i podpisany protokół będzie podstawą do dalszych działań. Strona 3 z 7
6. Brak kontaktu ze strony Wykonawcy w ciągu godziny od zgłoszenia nieprawidłowości, zostanie potraktowany jako uznanie roszczeń ujętych w zgłoszeniu i zgodą na ujęcie całego zakresu zgłoszenia w protokole nienależytego wykonania usługi. Zgłoszenia będę dokonywane w godzinach pracy Zamawiającego pn-pt od 8:00 : do 16:00. 7. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącenia kar umownych, określonych w ust. 2 niniejszego paragrafu, z należnego Wykonawcy wynagrodzenia lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 8. W przypadku potrącenia kary umownej z zabezpieczenia należytego wykonania umowy Wykonawca ma obowiązek uzupełnić zabezpieczenie o wysokość potrąconych kar umownych. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 7 Podwykonawcy (w przypadku ujawnionych podwykonawców postanowienia tego paragrafu ulegną odpowiednio zmianie) 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy własnymi siłami*/ własnymi siłami oraz przy pomocy podwykonawców w zakresie wskazanym w ust. 2*. 2. Zakres prac, który Wykonawca wykona przy pomocy podwykonawców lub innych podmiotów: a... (zakres prac) b... (zakres prac) c... (zakres prac) 8 Wynagrodzenie 1. Strony ustalają, że obowiązującą ich formą wynagrodzenia, zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia oraz wybraną w trybie przetargu nieograniczonego ofertą Wykonawcy, będzie wynagrodzenie ryczałtowe w stałej wysokości za cały przedmiot umowy: Część II sprzątanie pomieszczeń Laboratorium PPNT.. zł netto (słownie: zł 00/100),.. zł brutto (słownie:. zł 00/100). podatek VAT. zł (słownie: zł 00/100), 2. Określone w ust. 1 wynagrodzenie jest niezmienne przez cały okres obowiązywania niniejszej umowy. Wykonawca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac i innych świadczeń. 3. Wynagrodzenie, ustalone w ust. 1 niniejszego paragrafu, obejmuje całość prac wykonywanych przez Wykonawcę. 9 Sposób płatności 1. Strony przyjmują za okres rozliczeniowy jeden miesiąc kalendarzowy. 2. Kwota określona w fakturze będzie przekazana Wykonawcy w terminie 21 dni od daty wpływu faktury do Zamawiającego, przelewem na konto wskazane w fakturze. 3. W przypadku opóźnienia w realizacji terminu płatności ze strony Zamawiającego, Wykonawca będzie naliczał odsetki ustawowe od wartości faktury. 4. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT o numerze identyfikacyjnym NIP... Strona 4 z 7
5. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT o numerze identyfikacyjnym NIP 586-21- 38-302. 6. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktur VAT bez potwierdzenia przez Zamawiającego. 7. Wykonawca wystawi faktury na dane Zamawiającego: Jednostka Budżetowa,,. 10 Zabezpieczenie (Treść umowy w tym punkcie zostanie dostosowana do formy wnoszonego zabezpieczenia, * na etapie składania oferty nie należy dokonywać wyboru formy zabezpieczenia) 1. Wykonawca na dzień podpisania umowy wnosi zabezpieczenie należytego jej wykonania w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto, czyli w kwocie:... zł, (słownie :......) w formie: a. pieniądza, b. poręczeń bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym, c. gwarancji bankowych, d. gwarancji ubezpieczeniowych, e. poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9.11.2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. a. Zamawiający zwróci zabezpieczenie w wysokości 100% wartości zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane, 2. Zamawiający dopuszcza zmianę rodzaju zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wniesionego w jednej formie na inną formę, pod warunkiem, że Wykonawca zachowa ciągłość zabezpieczenia i jego odpowiednią wysokość. 11 Ubezpieczenie 1. Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, związanej z przedmiotem umowy, na cały okres realizacji umowy, na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 20.000,00 PLN na jedno i wszystkie zdarzenia. 2. Wykonawca zobowiązany jest nie później niż w terminie 10 dni od daty zawarcia niniejszej umowy przedstawić Zamawiającemu kopię zawartej umowy ubezpieczenia lub kopię polisy ubezpieczeniowej (wraz z dowodem opłacenia składek). 3. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywania umowy ubezpieczenia, o której mowa w ust. 1, w całym okresie trwania niniejszej umowy oraz do przedkładania Zamawiającemu każdorazowo potwierdzenia terminowej zapłaty składki lub raty składki. 4. Kopia polisy ubezpieczeniowej (umowy ubezpieczenia) stanowi załącznik do niniejszej umowy. 12 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w razie: a) wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Wykonawca zaś może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy, b) ogłoszenia likwidacji Wykonawcy, 2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinno zawierać uzasadnienie. 3. W przypadku wystąpienia piątego przypadku nieprawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia (potwierdzonych protokołami podpisanymi prze strony) w ciągu jednego okresu rozliczeniowego Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Strona 5 z 7
4. Prawo do odstąpienia może być zrealizowane w terminie do 30 dni od dnia stwierdzenia podstawy odstąpienia 13 Rozwiązanie umowy 1. Każdej ze stron umowy przysługuje prawo jej wcześniejszego rozwiązania za dwumiesięcznym wypowiedzeniem. 2. Zamawiającemu przysługuje prawa rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w następujących sytuacjach: a) Wykonawca po raz trzeci w okresie rozliczeniowym wykonał przedmiot zamówienia z uchybieniem, co zostało stwierdzone w podpisanym przez strony protokole, b) Wykonawca nie przedstawił dokumentu zawarcia umowy ubezpieczenia OC lub pomimo wezwania nie przedstawił dokumentu potwierdzenia uregulowania kolejnej składki ubezpieczenia. 3. W przypadku rozwiązania umowy bez okresu bez zachowania okresu wypowiedzenia Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. 14 Zmiany umowy 1. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikających z niniejszej umowy. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany niniejszej umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w następującym zakresie: 1) odstąpienia na wniosek Zamawiającego od realizacji części umowy i związane z tym obniżenie wynagrodzenia za część zamówienia, co do której zamawiający odstąpił od jej realizacji, w przypadku gdy realizacja części zamówienia nie odpowiada potrzebom Zamawiającego, 2) zmiana wynagrodzenia brutto w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT, 3) zmiany terminów płatności wynikające z wszelkich zmian wprowadzanych do umowy, a także zmiany samoistne, o ile nie spowodują konieczności zapłaty odsetek lub wynagrodzenia w większej kwocie Wykonawcy, 4) siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z siwz, 3. Zmiany wymagają formy pisemnej (aneksu) z wyjątkiem sytuacji opisanej w ust. 2 pkt 1, w której odstąpienie od realizacji części zamówienia następuje przez jednostronne oświadczenie Zamawiającego na piśmie. 5. Nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych w szczególności: a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego); b) zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów między stronami. 6. W trakcie trwania umowy oraz w okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do pisemnego powiadamiania Zamawiającego o: 1) zmianie siedziby lub nazwy firmy, 2) zmianie osób reprezentujących, 3) ogłoszeniu upadłości, 4) ogłoszeniu likwidacji, 5) zawieszeniu działalności, 6) wszczęciu postępowania układowego, w którym uczestniczy Wykonawca. 14 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, przepisy Kodeksu cywilnego, a w sprawach procesowych przepisy kodeksu postępowania cywilnego oraz postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Prawem właściwym jest prawo polskie. 2. W przypadku powstania sporu powstałego w związku z niniejszą umową strony dążyć będą do ugodowego rozstrzygnięcia sporu, tj. w drodze negocjacji i porozumienia. Strona 6 z 7
3. W przypadku niemożności ugodowego rozstrzygnięcia sporu sądem wyłącznie właściwym do rozpoznawania sporów wynikających z niniejszej umowy będzie Sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 4. Umowa została sporządzona w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, 2 egz. dla Zamawiającego 1 egz. dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA * niepotrzebne skreślić Strona 7 z 7