Urząd Miejski w Radomiu Źródło: http://bip.radom.pl/ra/wladze-miasta/zarzadzenia-prezydenta/3770,nr-8832008-w-sprawie-zasad-ewidencji-obrotu-oraz-prow adzenia-dokumentacji-dotycz.html Wygenerowano: Środa, 28 grudnia 2016, 13:08 Strona znajduje się w archiwum. Data publikacji 07.02.2008 Nr 883/2008 w sprawie zasad ewidencji obrotu oraz prowadzenia dokumentacji dotyczącej podatku VAT w Urzędzie Miejskim w Radomiu. Zarządzenie Nr 883/2008 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 7 lutego 2008r w sprawie zasad ewidencji obrotu oraz prowadzenia dokumentacji dotyczącej podatku VAT w Urzędzie Miejskim w Radomiu.
Na podstawie art. 109 ust 3 i art. 111 ust 1 ustawy z dnia 11.03.2004r o podatku od towarów i usług (Dz. U Nr 54 poz. 535 z póź. zm.) oraz przepisów rozdziału 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U Nr 95 poz. 798 z póź zm.), a także na podstawie 4 ust 6 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Radomiu, wprowadzonego zarządzeniem nr 491/2007 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 26.07.2007 r z późniejszymi zmianami, informuję oraz z a r z ą d z a m co następuje: 1 1. Zgodnie przepisami w/w ustawy z dnia 11.03.2004r o podatku od towarów i usług oraz - wydanymi na jej podstawie - przepisami wykonawczymi w postaci Rozporządzeń Ministra Finansów, zakres podmiotowy i przedmiotowy w zakresie tego podatku, a dotyczący Gminy Miasta Radomia i Urzędu Miejskiego w Radomiu, jest następujący: a/ stosownie do postanowień art. 15 ust 6 ustawy nie są podatnikami podatku od towarów i usług (VAT) organy władzy publicznej oraz urzędy obsługujące te organy w zakresie realizowanych przez nie zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, jednakże z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. W przypadku Gminy Miasta Radomia - zgodnie z art. 11a ustawy z dnia 08.03.1990r o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U z 2001r nr 142 poz. 1591 z póź zm.) - organami gminy są Rada Miejska w Radomiu (organ stanowiący) i Prezydent Miasta Radomia (organ wykonawczy), który wykonuje zadania przy pomocy Urzędu Miejskiego - art. 33 w/w ustawy o samorządzie gminnym. b/ na podstawie natomiast 8 ust 1 pkt. 13 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004r w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług ( Dz. U Nr 97 poz. 970 z póź zm.) zwolnione od podatku VAT zostały czynności związane z wykonaniem zadań publicznych nałożonych odrębnymi przepisami, wykonywane w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność przez jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty itd.), z wyłączeniem również czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. c/ dodatkowo na podstawie 8 ust 1 pkt. 14 w/w Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004r zwolnione od podatku VAT zostały usługi świadczone pomiędzy gospodarstwami pomocniczymi jednostek budżetowych, jednostkami budżetowymi i zakładami budżetowymi, z wyjątkiem wymienionych w poz. 138 i 153 zał. nr 3 do ustawy i usług komunikacji miejskiej d/ Gmina Miasta Radomia, jako jednostka samorządu terytorialnego, wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność, na podstawie: - art 2 ust 1 ustawy z dnia 08.03.1990r o samorządzie gminnym w zakresie podanym w rozdziale 2 - art 2 ust 1 ustawy z dnia 05.06.1998r o samorządzie powiatowym (Dz. U nr 142 poz. 1592 z póź zm) w zakresie podanym również w rozdziale 2 tej ustawy e/ Urząd Miejski w Radomiu jest wyodrębnioną jednostką organizacyjną Gminy Miasta Radomia, wykazaną (ujętą) w załączniku nr 6 do Statutu Miasta Radomia, przyjętego uchwałą nr 113/2007 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 25.04.2007r w sprawie zmiany statutu miasta, której organizację i zasady funkcjonowania oraz szczegółowy zakres działania określa Regulamin Organizacyjny, nadany przez Prezydenta Miasta w drodze w/w zarządzenia. Kierownikiem jednostki Urząd Miejski w Radomiu jest Prezydent Miasta Radomia.
f/ w świetle powyższego realizacja zadań publicznych przez Gminę Miasta Radomia i jej organy oraz przez Urząd Miejski w Radomiu nie podlega przepisom ustawy z dnia 11.03.2004r o podatku od towarów i usług, za wyjątkiem jednak czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Natomiast realizacja przez Gminę Miasta Radomia lub Urząd Miejski w Radomiu zadań określonych wyżej w pkt. b lub c - podlega przepisom tej ustawy, ale korzysta ze zwolnienia od podatku VAT na podstawie 8 ust 1 pkt. 13 lub 14 w/w Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004r w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku zaś czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych, a także w przypadkach określonych przepisami działu III ustawy o VAT, Gmina Miasta Radomia jest podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku od towarów i usług, przy czym wszelkie zadania ewidencyjne i rozliczeniowe na rzecz i w imieniu Gminy w zakresie podatku VAT, które nie dotyczą działalności innych - wyodrębnionych w statucie - jednostek wewnętrznych Gminy, realizuje Urząd Miejski w Radomiu w ramach zadań określonych w jego regulaminie organizacyjnym. g/ jednocześnie zgodnie z decyzjami organów skarbowych, Gmina Miasta Radomia oraz Urząd Miejski w Radomiu winny być odrębnymi podatnikami i posiadać odrębne nr NIP, nadane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13.10.1995r o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz U nr 269 z 2004r poz 2681 z póź zm). Dlatego też nie zostało ostatecznie zaakceptowane - złożone w dniu 20.11.2003r - zgłoszenie aktualizacyjne NIP-2 zmieniające nazwę podatnika na Gmina Miasta Radomia - Urząd Miejski w Radomiu (ostatnia decyzja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr 1401/NN/4003-1/TZ/07 z dnia 14.12.2007r). W wyniku takich decyzji organów skarbowych oraz podjętych przez nas działań aktualizacyjnych w tym zakresie, obecnie występują dwa podmioty prawne, będące również odrębnymi podatnikami, z następującymi oznaczeniami: Gmina Miasta Radomia posiadająca nr Regon 670223451 i NIP 7962817529 oraz Urząd Miejski w Radomiu posiadający nr Regon 000516146 i NIP 7960009707
przy czym zarówno Gmina Miasta Radomia jak i Urząd Miejski w Radomiu mają ten sam adres swojej siedziby, a mianowicie: Radom, ul Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom. h/ dodatkowo na podstawie art 4 pkt 9 i 9a' ustawy z dnia 21.08.1997r o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U z 2004r nr 261 poz. 2603 z póź zm.) Prezydent Miasta Radomia wykonuje - zlecone ustawami powiatowi - zadania z zakresu administracji rządowej w odniesieniu do nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa, w tym także reprezentuje Skarb Państwa w zawieranych umowach cywilnoprawnych dotyczących gospodarowania powierzonym majątkiem Skarbu Państwa. W związku z powyższym do zadań Prezydenta Miasta Radomia i Gminy Miasta Radomia (jako miasta na prawach powiatu) należy również prowadzenie stosownych ewidencji i rozliczeń w zakresie podatku VAT w odniesieniu do czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem w ramach gospodarowania powierzonym majątkiem Skarbu Państwa, przy czym również w tym przypadku zadania ewidencyjne i rozliczeniowe w zakresie podatku VAT, które nie dotyczą działalności prowadzonych przez inne jednostki powiatowe Miasta Radomia, realizuje - na rzecz i w imieniu Gminy - również Urząd Miejski w Radomiu w ramach zadań określonych w jego regulaminie organizacyjnym 2. Należy także zwrócić szczególną uwagę na przepisy ustawy z dnia 11.03.2004r o podatku od towarów i usług (VAT), regulujące co najmniej trzy niżej wymienione zagadnienia, które - mogą mieć istotne znaczenie dla Gminy Miasta Radomia, zarówno w zakresie konieczności rozliczenia należnego podatku VAT jak również ponoszenia dodatkowych wydatków budżetowych z tego tytułu, tj. na: a/ miejsce świadczenia, uregulowane przepisami działu V ustawy - prawidłowe bowiem określenie miejsca świadczenia transakcji jest podstawowym kryterium oceny, czy dana transakcja - głównie w zakresie wymiany wewnątrzwspólnotowej - podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT) w Polsce, czy też podlega ona rozliczeniu tego podatku w innym państwie UE, a także czy przysługuje i na jakich warunkach zwrot podatku naliczonego w fakturach zakupu otrzymanych od kontrahentów z innych państw UE b/ handel wewnątrzwspólnotowy, uregulowany wieloma przepisami ustawy, które określają dodatkowe warunki i zasady ewidencji oraz dokumentowania tych transakcji, a także sporządzania dodatkowych informacji podatkowych w tym zakresie, jak również określają lub wskazują która ze stron takich transakcji jest podmiotem zobowiązanym do rozliczenia należnego
podatku VAT c/ rozliczenia przez Gminę Miasta Radomia podatku VAT przy realizacji projektów i zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków pomocowych Unii Europejskiej, kiedy to naliczony podatek od towarów i usług (VAT) zawarty w fakturach zakupu nie stanowi - z reguły - kosztu kwalifikowanego w przypadkach, gdy może być on - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa krajowego - odliczony od podatku należnego lub zwrócony podatnikowi (gminie) przez Urząd Skarbowy albo też odzyskany - na złożony przez gminę wniosek - z budżetu innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. 2 W związku z powyższym wprowadza się do stosowania w Urzędzie Miejskim w Radomiu, zarówno dla potrzeb Gminy Miasta Radomia przy realizacji jej zadań własnych oraz zleconych ustawowo, jak i dla jednostki budżetowej Urząd Miejski w Radomiu, zaktualizowane szczegółowe zasady ewidencji obrotu dla potrzeb rozliczeń koniecznych w zakresie podatku od towarów i usług oraz prowadzenia niezbędnej dokumentacji dotyczącej podatku VAT, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia. 3 1. Zobowiązuje się dyrektorów wydziałów oraz kierowników innych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu do zapoznania się osobiście oraz podległych pracowników, zarówno z obecnie obowiązującymi jak również przyszłymi
zmianami przepisów prawa, dotyczącymi podatku od towarów i usług (VAT), a także z treścią załącznika do niniejszego zarządzenia oraz przestrzegania ustalonych w nim zasad ewidencji obrotu w zakresie podatku od towarów i usług oraz prowadzenia określonej tam dokumentacji dotyczącej podatku VAT. 2. Dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy innych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu, prowadzących merytorycznie sprawy objęte przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), dokonają również przeglądu zawartych dotychczas i nadal czynnych umów z różnymi kontrahentami oraz przyjętych od nich lub złożonych im zamówień lub zleceń i niezwłocznie: a/ powiadomią wszystkich swoich kontrahentów o wyodrębnieniu dwóch podmiotów, tj Gminy Miasta Radomia i Urzędu Miejskiego w Radomiu z podaniem odrębnych dla nich nr REGON i NIP b/ dokonają - w razie potrzeby - stosownych zmian aktualizacyjnych w umowach i zamówieniach lub zleceniach, w celu dostosowania tych dokumentów do aktualnego - z naszej strony - nazewnictwa gminy i jej urzędu oraz nadanych im oznaczeń nr REGON i NIP c/ dopilnują prawidłowości stosowania obecnych nazw oraz oznaczeń dla Gminy Miasta Radomia i Urzędu Miejskiego w Radomiu na - sporządzanych w kierowanej przez siebie komórce organizacyjnej - fakturach sprzedaży oraz na fakturach zakupu, otrzymywanych przez tę komórkę organizacyjną w ramach realizacji swoich zadań, z uwzględnieniem stanu faktycznego, tj w imieniu i na rachunek którego z tych podmiotów dokonywana jest sprzedaż lub zakup określonych towarów lub usług.
4 Traci moc Zarządzenie Nr 456/2005 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 15.11.2005r w sprawie zasad ewidencji obrotu oraz prowadzenia dokumentacji dotyczącej podatku VAT w Urzędzie Miejskim w Radomiu. 5 Nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszego zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta. 6 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje od dnia 01 lutego 2008r.
Załącznik do Zarządzenia nr 883/2008 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 7 lutego 2008r Zasady ewidencji obrotu oraz prowadzenia dokumentacji dotyczącej podatku VAT w Urzędzie Miejskim w Radomiu.
Na podstawie art. 109 ust 3 i art. 111 ust 1 ustawy z dnia 11.03.2004r o podatku od towarów i usług ( Dz. U Nr 54 poz. 535 z póź. zm. ) oraz przepisów rozdziału 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( Dz. U Nr 95 poz. 798 z póź zm), ustala się następujące zasady ewidencji sprzedaży oraz prowadzenia dokumentacji dotyczącej podatku od towarów i usług ( VAT ), dla Urzędu Miejskiego w Radomiu jak również Gminy Miasta Radomia w zakresie jej zadań własnych i zleconych ustawowo, a realizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Radomiu zgodnie z regulaminem organizacyjnym tej jednostki. 1. Obowiązki w zakresie wystawiania faktur i paragonów fiskalnych w zakresie czynności, do których stosuje się przepisy w/w ustawy w zakresie należnego podatku od towarów i usług (VAT), a także prowadzenia ich ewidencji w rejestrach VAT. 1. Sprzedaż towarów i usług, a także wykonanie innych czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług, powinna być każdorazowo udokumentowana dowodem sprzedaży w postaci faktury VAT, paragonu fiskalnego lub faktury wewnętrznej. Obowiązek wystawienia w/w dokumentów sprzedaży nie zastępuje obowiązku czy też wymogu sporządzania albo też wydania - w określonych prawem przypadkach - aktu notarialnego, np. przy sprzedaży nieruchomości, lub stosownej w sprawie decyzji właściwego organu albo też wymaganego również dokumentu obrotu przedmiotami majątkowymi, np. dowodu Wz, LT, PT itp. 2. Dokumenty sprzedaży lub wykonania innej - wymienionej w art. 5 ustawy - czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, o których mowa wyżej (tj. faktury i paragony fiskalne), sporządza się w każdej komórce organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Radomiu, która w szczególności: a) zgodnie z przyjętym planem finansowym ( budżetem miasta ) - realizuje dochody budżetowe z mienia komunalnego (tj.
gminnego i powiatowego) lub ze sprzedaży składników majątku obrotowego, lub też ze świadczenia usług, czyli prowadzi merytorycznie w Urzędzie Miejskim w Radomiu - zgodnie z kompetencjami określonymi w regulaminie organizacyjnym - sprawy odpłatnych dostaw towarów lub odpłatnego świadczenia usług w rozumieniu przepisów w/w ustawy o podatku VAT, b/ na podstawie obowiązującego planu finansowego ( budżetu ) - jako dysponent środków budżetowych oraz na podstawie zawartej umowy lub z innego tytułu, zakupuje na rachunek Gminy Miasta Radomia lub Urzędu Miejskiego w Radomiu towary lub usługi na potrzeby gminy lub tej jednostki budżetowej, albo też z przeznaczeniem (w celu przekazania) dla innych odbiorców zewnętrznych lub pracowników Urzędu Miejskiego, które następnie - w całości lub części - odsprzedaje ( refakturuje ) dla wymienionych wyżej odbiorców, w tym także dla pracowników, c/ na podstawie uprawnień i upoważnień, wynikających z realizacji przez Gminę Miasta Radomia lub Prezydenta Miasta Radomia zadań powiatowych lub zleconych ustawami, albo też powierzonych na podstawie zawartych porozumień, dokonuje czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, wymienionych w art. 5 w/w ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), np. w zakresie gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa, d/ wykonuje inne czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, np nieodpłatne przekazanie towarów lub nieodpłatne świadczenie usług, o których mowa w art 7 ust 2 i art 8 ust 2 ustawy, jednak tylko pod warunkiem, że przekazującemu (tj Gminie lub Urzędowi Miejskiemu) przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w fakturach zakupu przekazywanych nieodpłatnie towarów lub świadczonych usług. 3. Dokument sprzedaży (tj. faktura VAT i paragon fiskalny) lub faktura wewnętrzna, a w razie potrzeby również nota korygująca - winien być wystawiony (sporządzony) przez osobę do tego uprawnioną, która ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe sporządzenie tego dowodu, zarówno pod względem merytorycznym, tzn. że odzwierciedla on rzeczywistą (faktyczną) transakcję, jak również formalnym i rachunkowym, tzn. że w prawidłowej wysokości ustalono w nim należność z tytułu sprzedaży i podatku VAT oraz że dokument sprzedaży sporządzony został zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, a konkretnie zgodnie z:
a/ przepisami rozdziału 4 w/w Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r ( Dz. U Nr 95 poz. 798 z póź zm.) - w zakresie faktur VAT, faktur korygujących VAT, faktur wewnętrznych, not korygujących b/ 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 04.07.2002r w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników ( Dz. U Nr 108 poz. 948 z póź zm. ) - w zakresie paragonów fiskalnych. 4. Zgodnie ze - złożonymi do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu i obowiązującymi obecnie - zgłoszeniami rejestracyjnymi podatników podatku VAT, na każdej fakturze VAT, dotyczącej czynności podlegających ustawie o podatku od towarów i usług a wykonywanych przez lub w imieniu i na rachunek : a/ Gminy Miasta Radomia, należy podać następujące dane sprzedawcy (wystawcy dokumentu sprzedaży) tj.: Gmina Miasta Radomia ul Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom NIP 7962817529
b/ Urzędu Miejskiego w Radomiu - dane dotyczące sprzedawcy będą następujące: Urząd Miejski w Radomiu ul Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom NIP 7960009707 c/ natomiast w przypadku czynności podlegających ustawie o podatku VAT, a wykonywanych przez Prezydenta Miasta Radomia w imieniu i na rachunek Skarbu Państwa, należy podać następujące dane dotyczące sprzedawcy (wystawcy dokumentu sprzedaży) tj.: Skarb Państwa reprezentowany przez Prezydenta Miasta Radomia Gmina Miasta Radomia ul Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom NIP 7962817529
5. Do wystawiania - dokumentujących sprzedaż - faktur VAT, faktur korygujących VAT i not korygujących w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu uprawnieni są pracownicy tej komórki organizacyjnej zgodnie ze swoim zakresem działania stanowiska pracy oraz posiadający dostęp do programu komputerowego w tym zakresie. Natomiast do podpisywania, wystawianych w poszczególnych komórkach organizacyjnych w/w dokumentów sprzedaży, uprawnieni są Dyrektorzy lub Kierownicy tych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego, każdy w zakresie działania kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej (wydziału, biura). Dodatkowo - na wniosek dyrektora lub kierownika komórki organizacyjnej Prezydent Miasta, lub działający z jego upoważnienia, Zastępca Prezydenta, może - do podpisywania tych dokumentów sprzedaży - upoważnić imiennie i w formie pisemnej innego pracownika komórki organizacyjnej, ze wskazaniem w upoważnieniu dla niego również zakresu przedmiotowego (z jakiego tytułu) oraz podmiotowego (dotyczących Gminy Miasta Radomia, Urzędu Miejskiego w Radomiu, Skarbu Państwa reprezentowanego przez Prezydenta Miasta Radomia). Kopie tych upoważnień przekazuje się i przechowuje w aktach osobowych Biura ds Kadr. W żadnym przypadku faktury VAT, faktury korygujące VAT i noty korygujące, dotyczące sprzedaży, nie mogą być podpisywane przez osoby do tego nieuprawnione (nieupoważnione). 6. Ustala się następujące główne miejsca sprzedaży w rozumieniu przepisów o podatku VAT, a zatem jednocześnie miejsca wystawiania faktur VAT lub paragonów fiskalnych w Urzędzie Miejskim w Radomiu, a mianowicie: a/ Wydział Zarządzania Nieruchomościami - w zakresie: - sprzedaży oraz dzierżawy a także innych czynności dotyczących składników mienia komunalnego, będącego na stanie i w ewidencji księgowej tego mienia w Urzędzie Miejskim w Radomiu, w tym m.in. w zakresie sprzedaży oraz dzierżawy gruntów i innych nieruchomości gminnych, opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntów, sprzedaży mieszkań i innych lokali komunalnych, itd., - sprzedaży oraz dzierżawy gruntów i innych składników mienia Skarbu Państwa, gospodarowanie którym zostało zlecone ustawowo lub powierzone w ramach zadań powiatowych, a także opłat wnoszonych za wieczyste użytkowanie gruntów SP
- innych czynności - wykonywanych przez wydział lub za jego pośrednictwem - podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, w tym także w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, realizowanych w imieniu i na rachunek gminy na podstawie umowy lub zlecenia przez inne podmioty prawne lub jednostki organizacyjne b/ Wydział Organizacyjny - w zakresie: - sprzedaży zbędnych i nadmiernych zapasów składników majątkowych, takich jak materiały, wyposażenie i inne środki trwałe, będących na stanie magazynu lub w użytkowaniu albo też wycofanych z użytkowania w komórkach organizacyjnych Urzędu Miejskiego, - wynajmu ( dzierżawy ) pomieszczeń w obiektach gminy użytkowanych przez Urząd Miejski, - refakturowania na rzecz innych odbiorców, w tym także pracowników, zakupionych uprzednio towarów i usług ( np. usług telekomunikacyjnych, itd. ), - innych czynności - wykonywanych przez wydział lub za jego pośrednictwem - podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT c/ Kancelaria Prezydenta w zakresie: - sprzedaży zbędnych i nadmiernych zapasów materiałów reklamowych i promocyjnych, będących na stanie prowadzonego magazynu w tym zakresie - odpłatnego świadczenia usług, w tym także ich refakturowanie na rzecz innych podmiotów, zgodnie z posiadanymi kompetencjami
- innych czynności - wykonywanych przez wydział lub za jego pośrednictwem - podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT d/ Wydział Infrastruktury - w zakresie: - dzierżawy lub sprzedaży składników infrastruktury miejskiej oraz wyposażenia gminnego, objętych ewidencją inwentarza w jednostce, którymi wydział ten administruje lub sprawuje nad nimi nadzór, np. dzierżawa słupów ogłoszeniowych, dzierżawa placów pod parkingi i targowiska itd., - innych czynności - wykonywanych przez wydział lub za jego pośrednictwem - podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT e/ inne komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Radomiu w zakresie wszystkich czynności - realizowanych przez nie w ramach zadań określonych regulaminem organizacyjnym Urzędu Miejskiego lub za ich pośrednictwem - podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT 7. W miejscu wystawiania faktur VAT tj. w każdym w/w wydziale Urzędu Miejskiego w Radomiu winna być prowadzona ewidencja ( rejestr ) faktur sprzedaży dla potrzeb podatku VAT, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Ewidencję tą prowadzi się jedną dla całego wydziału lub kilka w podziale wg niżej podanych zasad i winna ona zawierać co najmniej:
a/ liczbę porządkową b/ symbol i nr kolejny faktury VAT w danym roku lub miesiącu kalendarzowym, w zależności od potrzeb, przy czym przyjęte zasady numerowania nie mogą być zmieniane w ciągu roku c/ datę wystawienia faktury VAT d/ co najmniej nazwę nabywcy (odbiorcy) i jego numer identyfikacji podatkowej - NIP e/ wartość sprzedaży brutto oraz wartość sprzedaży netto i wartość podatku VAT z podziałem na stawki podatkowe w kolejności malejącej, a także łączną wartość należnego podatku VAT W razie uzasadnionej potrzeby, szczególnie dla potrzeb sporządzenia deklaracji VAT- 7 oraz informacji podsumowującej wg obowiązujących wzorów, a także przy dużej ilości transakcji sprzedaży w określonej komórce organizacyjnej Urzędu Miejskiego w okresie obrachunkowym, wskazane a nawet konieczne jest - po uzgodnieniu z Wydziałem Księgowości Urzędu - prowadzenie kilku ewidencji (rejestrów) sprzedaży VAT dla wyodrębnionych organizacyjnie lub tematycznie rodzajów sprzedaży lub innych czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. W przypadku sporządzania faktur VAT przy wykorzystaniu oprogramowania finansowo- księgowego, ewidencja tych dokumentów sprzedaży prowadzona jest automatycznie w odpowiednim rejestrze VAT w tym programie. Wydrukowany na koniec miesiąca kalendarzowego każdy rejestr sprzedaży VAT - przed przekazaniem go do Wydziału Księgowości Urzędu - podlega sprawdzeniu z posiadanymi kopiami faktur VAT oraz podpisaniu przez dyrektora wydziału lub kierownika biura. 8. Sprzedaż oraz odsprzedaż towarów i usług, podlegających przepisom ustawy o VAT, dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, w tym także dla pracowników Urzędu Miejskiego, dokumentowana jest zawsze paragonem fiskalnym ( w celu zarejestrowania obrotu ) oraz dodatkowo - ale równocześnie tj. w tym samym dniu - także fakturą VAT, która jako dokument rozrachunkowy - z wyznaczonym w niej terminem płatności - jest przekazywana nabywcy. Oryginał paragonu fiskalnego w takich przypadkach winien zostać dołączony do kopii faktury i razem z nią dostarczony do akt do Wydziału Księgowości Urzędu.
W sytuacjach wyjątkowych, tj. przy sprzedaży specyficznego rodzaju towarów lub usług oraz po spełnieniu łącznie wszystkich poniższych warunków, a mianowicie: a) istnieniu - w komórce organizacyjnej Urzędu Miejskiego prowadzącej sprzedaż - szczegółowej imiennej dokumentacji w postaci co najmniej zlecenia lub zamówienia na sprzedaż towaru lub wykonanie usługi oraz protokołu lub pokwitowania ich odbioru, b) zapewnieniu dokonania pełnej ( sprawdzalnej przez okres 5 lat ) odpłatności przez odbiorców za sprzedaż towarów lub świadczonych usług przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, c) nie występowania konieczności lub potrzeby wystawiania faktur VAT na mocy określonego przepisu prawa zarówno w czasie dokonywania sprzedaży jak i w terminie późniejszym, dopuszcza się - po uzgodnieniu z Głównym Księgowym Urzędu - dokumentowanie tego rodzaju sprzedaży towarów i usług jedynie za pomocą paragonów fiskalnych. W takich przypadkach oryginał paragonu fiskalnego winien być wręczony ( wydany ) odbiorcy przy wydaniu towaru lub odbiorze wykonanej usługi, natomiast oryginał dowodu zapłaty za towar lub usługę ( dowód KP, bankowy dowód wpłaty lub przelew bankowy itp.), będący w posiadaniu odbiorcy i stanowiący jego pokwitowanie dokonania zapłaty za przedmiotową sprzedaż, podlega włączeniu (załączeniu) do dokumentacji sprzedaży, znajdującej się w wydziale realizującym sprzedaż towaru lub usługi
Dokumentami sprzedaży - przekazywanymi do Wydziału Księgowości Urzędu - są w tym przypadku dobowe oraz okresowe ( maksymalnie za okresy miesięczne ) raporty fiskalne, wyemitowane z kas fiskalnych, na których sprzedaż ta jest rejestrowana, ze specyfikacją w nich ilości i wartości dla poszczególnych przedmiotów sprzedaży. 9. Powyższe ustalenia dotyczące dokumentacji sprzedaży towarów i usług oraz ich ewidencji dotyczą również dokumentów korygujących, tj. faktur korygujących VAT, wystawianych w sytuacjach określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach, przy czym zarówno numeracja kolejno wystawianych dokumentów korygujących sprzedaż jak też ich ewidencja winny być prowadzone odrębnie. Noty korygujące natomiast winny być dołączane do kopii dokumentu, którego dotyczą. 10. Ustala się, że wystawiane w Urzędzie Miejskim faktury VAT oraz dowody je korygujące oznaczane będą - generalnie - w sposób następujący: F/WW/xxxxx/RR - faktury VAT dla podmiotów gospodarczych i innych jedn.org. R/WW/xxxxx/RR - faktury VAT i paragony dotyczące sprzedaży fiskalnej KF/WW/xxxx/RR - korygujące faktury VAT gdzie: F lub R - oznaczenie dowodu sprzedaży KF lub KR - oznaczenie dowodu korygującego sprzedaż
WW - symbol wydziału, w którym prowadzona jest ewidencja dowodów sprzedaży RR - dwie ostatnie cyfry roku, w którym wystawiono fakturę lub rachunek xxxxx - numer kolejny faktury lub rachunku w roku kalendarzowym W razie potrzeby w/w symbol wydziału może być rozszerzony o dodatkowy znak pozwalający na niezbędne - dla określonych celów - wyodrębnienie różnych rodzajów sprzedaży prowadzonych w ramach działalności tego samego wydziału - komórki organizacyjnej. 11. Wystawianie faktur VAT jak również paragonów fiskalnych dotyczących sprzedaży towarów i usług w Urzędzie Miejskim winno odbywać się przy wykorzystaniu eksploatowanego systemu informatycznego w tym zakresie, zintegrowanego z systemem finansowo-księgowym, chyba, że komórka organizacyjna realizująca sprzedaż, albo też inny podmiot lub jednostka - zgodnie z umową lub zleceniem - wystawiająca w imieniu gminy te dokumenty sprzedaży, nie może być podłączona do sieci komputerowej dostępnej w siedzibie Urzędu Miejskiego przy ul Jana Kilińskiego 30 w Radomiu. W takim przypadku możliwe jest - a nawet wskazane - wystawianie faktur sprzedaży w w/w systemie informatycznym na udostępnionym do tego celu stanowisku pracy w komórce organizacyjnej (wydziale merytorycznym) podłączonym do w/w sieci komputerowej lub też w Wydziale Księgowości Urzędu.
2. Ustalenia dotyczące dokumentacji zakupu towarów i usług oraz prowadzenia w tym zakresie rejestrów VAT i rozliczeń podatku naliczonego. 1. Zgodnie z dokonanymi zmianami, podanymi wyżej w 1 ust 4, obecnie zarówno Gmina Miasta Radomia jak i Urząd Miejski w Radomiu są odrębnymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług VAT, a zatem są one uprawnione do otrzymywania faktur VAT przy dokonywaniu zakupu towarów i usług oraz tylko na ich podstawie do odliczania podatku naliczonego zapłaconego przy zakupach dotyczących - prowadzonych odrębnie przez każdy z tych podmiotów - działalności opodatkowanych podatkiem VAT. Oprócz tego Gmina Miasta Radomia przy realizacji zadań ustawowo zleconych, należących do administracji rządowej, dokonuje w tym zakresie również zakupów dotyczących działalności opodatkowanej podatkiem VAT, np czynności wynikających z umów cywilnoprawnych. Zatem jest ona także uprawniona do otrzymywania faktur VAT przy dokonywaniu zakupów oraz tylko na ich podstawie do odliczania podatku naliczonego, zapłaconego przy zakupach dotyczących działalności opodatkowanej w ramach realizacji przedmiotowych zadań zleconych. 2. Zakupy dla wszystkich wymienionych podmiotów, zarówno na zadania własne jak i zlecone objęte planem finansowym Urzędu Miejskiego w Radomiu, dokonywane są przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne tej jednostki budżetowej, zgodnie z zakresem ich działania ustalonym w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego. Dlatego też Dyrektorzy i Kierownicy komórek organizacyjnych oraz upoważnieni w tym zakresie pracownicy Urzędu Miejskiego zobowiązani są do dokonywania zakupów - przede wszystkim - u dostawców będących podatnikami podatku VAT, szczególnie w odniesieniu do działalności opodatkowanej tym podatkiem, oraz żądania od nich dokumentowania tego zakupu fakturami VAT. Zobowiązanie to nie zwalnia jednak z obowiązku stosowania również - przy dokonywaniu zakupu towarów i usług - właściwego trybu zamówienia, zgodnie z zasadami i przepisami w sprawie zamówień publicznych oraz dbałości o oszczędne wydatkowanie środków budżetowych zgodnie z przepisami prawa w zakresie finansów publicznych, a w związku z tym nie wyklucza się także możliwości zakupów u dostawców niebędących podatnikami podatku VAT lub zwolnionych od tego podatku. Ze względu jednak na charakter prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia i Urząd Miejski w Radomiu działalności - nie można nabywać towarów i usług wyłącznie na podstawie dokumentów zapłaty KP lub paragonów, w tym także paragonów fiskalnych. Zakupy drobnych materiałów i usług - dokonywane w jednostkach niebędących podatnikami VAT lub zwolnionych podmiotowo od tego podatku - winny być dokumentowane rachunkami. 3. Faktury VAT dotyczące zakupu towarów i usług winny odpowiadać tym samym wymogom co faktury VAT dotyczące sprzedaży towarów i usług, a więc powinny one:
a/ dokumentować rzeczywistą operację gospodarczą tj. faktyczny zakup towaru lub usługi, albo też przedpłatę na poczet dokonania zakupu wg złożonego zamówienia b/ wskazywać prawidłową oraz pełną nazwę i adres odbiorcy (nabywcy) towaru lub usługi, tj. Gmina Miasta Radomia ul Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom NIP 7962817529 lub Urząd Miejski w Radomiu ul Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom NIP 7960009707 w zależności od tego, na czyje potrzeby dokonywany jest zakup, tj czy dotyczy on kosztów działalności Gminy czy kosztów funkcjonowania samego Urzędu; natomiast w przypadku nabywania przedmiotów majątkowych ( w tym szczególnie nieruchomości) i usług na rzecz Skarbu Państwa, nazwa i adres odbiorcy (nabywcy) winny być następujące:
Skarb Państwa reprezentowany przez Prezydenta Miasta Radomia Gmina Miasta Radomia ul Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom NIP 7962817529 c/ być zgodne od strony formalnej z odpowiednimi przepisami rozdziału 4 wymienionego wyżej Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r w zakresie ich sporządzania d/ zostać odebrane od dostawcy za pokwitowaniem przez pracownika Urzędu Miejskiego w Radomiu, uprawnionego do tego ze strony Gminy Miasta Radomia lub Urzędu Miejskiego, albo też przesłane pocztą na adres Gminy lub Urzędu Miejskiego bez podpisu osoby uprawnionej, ale zarejestrowane w kancelarii głównej lub wydziałowym dzienniku korespondencji przychodzącej, z zaznaczeniem również na tym dokumencie daty wpływu. 3. Aktualny wykaz pracowników z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu, uprawnionych do pokwitowania swoim podpisem odbioru faktur VAT, dotyczących zakupu towarów i usług, winien znajdować się w dokumentacji dotyczącej podatku VAT w Wydziale Księgowości Urzędu. W związku z tym wszyscy dyrektorzy i kierownicy komórek organizacyjnych, będących dysponentami środków budżetowych na wydatki, w razie potrzeby zaktualizują i dostarczą do Wydziału Księgowości imienny wykaz pracowników swojego wydziału lub biura, uprawnionych do kwitowania odbioru w/w dokumentów zakupu, wraz ze wzorami ich podpisów. Wykaz ten przed przekazaniem go do Wydziału
Księgowości Urzędu podlega akceptacji przez Prezydenta Miasta lub jego Zastępcę. Osoba uprawniona odbioru faktur VAT, dotyczących zakupu towarów i usług, odpowiada również za formalno-prawną poprawność odebranego osobiście dowodu zakupu, z którą wiąże się m.in. możliwość dokonania odliczenia naliczonego w fakturze podatku VAT. Nie może zatem odbierać i podpisywać - ze strony Gminy Miasta Radomia i Urzędu Miejskiego w Radomiu - faktur VAT dotyczących zakupu osoba nie uprawniona i nie ujęta w aktualnym wykazie złożonym w Wydziale Księgowości. Formalno-prawną oraz merytoryczną poprawność faktur VAT, dotyczących zakupu, a przesłanych drogą pocztową lub złożonych w kancelarii ogólnej, dokonuje pracownik komórki organizacyjnej, dokonującej zakupu, sprawdzający ten dokument, tj. dokonujący jego kontroli i opisu pod względem merytorycznym. 4. W Urzędzie Miejskim w Radomiu prowadzi się co najmniej dwa rejestry zakupu dla potrzeb podatku VAT, dotyczące odrębnie dla zakupów na rzecz działalności : - Gminy Miasta Radomia w zakresie zadań własnych i zleconych, w tym również dla zakupów realizowanych na rzecz Skarbu Państwa - Urzędu Miejskiego w Radomiu w zakresie kosztów funkcjonowania tej jednostki budżetowej, w których ujmuje się wszystkie faktury VAT dotyczące zakupów towarów i usług związanych bezpośrednio z działalnością opodatkowaną tym podatkiem. Pozostałe dokumenty zakupu tj. faktury VAT i rachunki - nie dotyczące bezpośrednio działalności opodatkowanej podatkiem
VAT - ujmowane są w innych rejestrach księgowych dotyczących zakupów towarów i usług, z podziałem wg potrzeb w zakresie rozliczania tych zakupów. Analogicznie i stosownie do potrzeb prowadzi się w Urzędzie Miejskim w Radomiu rejestry dla faktur korygujących zakupy podlegające podatkowi VAT. W Urzędzie Miejskim w Radomiu nie prowadzi się - dla żadnego z w/w podmiotów (podatników) - odrębnej ewidencji faktur VAT zakupu dotyczących zarówno działalności opodatkowanej jak i zwolnionej od podatku VAT. Zakupy takie w całości zalicza się do zakupów związanych z działalnością zwolnioną od podatku VAT, tj. takich, przy których naliczony w fakturze zakupu podatek VAT nie podlega odliczeniu, a faktury dokumentujące takie zakupy ujmuje się - w zasadzie - poza rejestrami zakupu VAT. W związku z powyższym konieczne jest, ażeby każda faktura VAT, dokumentująca zakup towarów lub usług, opisana była w sposób jednoznacznie wskazujący jej ujęcie we właściwym rejestrze zakupu, bowiem prawidłowe prowadzenie ewidencji zakupu VAT jest także warunkiem umożliwiającym dokonanie odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT dotyczących działalności opodatkowanej tym podatkiem. 5. Zgodnie z art. 7 ust 2 i 3 oraz art. 8 ust 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r o podatku od towarów i usług wszystkie przekazania lub zużycia towarów bez wynagrodzenia oraz nieodpłatne świadczenia usług na potrzeby osobiste podatnika (pracowników i członków organów gminy) oraz darowizny, za wyjątkiem przekazywanych drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych oraz prezentów o małej wartości i próbek, traktuje się obecnie jako działalność podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług VAT jedynie pod warunkiem, że przy ich zakupie podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w fakturach zakupu w całości lub w części. W związku z powyższym wyjaśnia się, że w Urzędzie Miejskim w Radomiu - z reguły - wszystkie zakupy towarów i materiałów z przeznaczeniem na prezenty, również o wartości (cenie) jednostkowej powyżej kwoty określonej w art. 7 ust 4 pkt. 2 ustawy, związane są wyłącznie z działalnością zwolnioną lub niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, dlatego też czynności nieodpłatnego przekazania i darowizny tych towarów oraz nieodpłatnego świadczenia usług w tym zakresie nie rodzą obowiązku podatkowego w podatku VAT, a podatek VAT naliczony przy zakupach nie podlega odliczeniu. 6. Zgodnie z art. 86 ust 10 i 11 w/w ustawy z dnia 11.03.2004r o podatku od towarów i usług, kwoty podatku naliczonego w fakturach VAT w zakresie zakupów dotyczących działalności opodatkowanych podatkiem VAT, mogą być odliczone od podatku należnego w rozliczeniu podatku VAT za miesiąc, w którym podatnik otrzymał fakturę albo w miesiącu następnym. Uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego zostało więc ograniczone czasowo i po tym okresie nie może być zrealizowanie.
Oprócz tego przepisy o prowadzeniu rachunkowości zobowiązują do ujmowania w prowadzonych księgach rachunkowych wszystkie dowody księgowe, w tym także faktury i rachunki, w okresach których dotyczą tj. w których wystąpiła - dokumentowana tymi dowodami - operacja gospodarcza. W związku z powyższym oraz w celu ujęcia faktur VAT we właściwych okresach obrachunkowych oraz prawidłowego i w terminie również rozliczenia podatku VAT, zobowiązuje się wszystkich pracowników, uprawnionych do odbioru faktur VAT zakupu od dostawców, a także dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych, otrzymujących te dowody zakupu drogą pocztową lub za pośrednictwem kancelarii ogólnej, do bezzwłocznego (max w ciągu 3 dni ) przekazywania otrzymanych faktur VAT dotyczących zakupu towarów i usług do Wydziału Księgowości Urzędu, przy czym winny być one odpowiednio opisane, zgodnie z ustaleniami obowiązującymi w Urzędzie Miejskim. Jednocześnie - ze względu na przyjęty w Urzędzie Miejskim w Radomiu zdecentralizowany system dokonywania zakupów w zakresie poszczególnych działalności - dla celów rozliczania podatku naliczonego VAT - ustala się, że datą otrzymania faktury VAT w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług (VAT) jest data wpływu faktury VAT do Kancelarii Biura Obsługi Mieszkańca lub sekretariatu właściwego wydziału merytorycznego albo też data odbioru faktury przez upoważnionego pracownika Urzędu Miejskiego w Radomiu. Data wpływu dokumentu zakupu do Urzędu lub też data jego otrzymania lub odbioru przez upoważnionego pracownika winny być zaznaczone na otrzymanym dokumencie zakupu w formie stempla lub podania jej przy podpisie odbierającego. 7. Powyższe ustalenia dotyczące zarówno osób uprawnionych jak i dokumentacji zakupu towarów i usług oraz ich ewidencji mają zastosowanie również do dokumentów korygujących w zakresie zakupów, tj. faktury korygującej VAT, not korygujących, a także duplikatów faktur VAT wystawianych w sytuacjach określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach. 3. Ustalenia dotyczące organizacji i terminów wystawiania dowodów sprzedaży z uwzględnieniem obowiązków wynikających ze stosowania kas fiskalnych. 1. Faktury VAT oraz paragony fiskalne dotyczące sprzedaży towarów i usług przez Gminę Miasta Radomia i Urząd Miejski w Radomiu sporządza się - z zastrzeżeniem podanym niżej w pkt. 2 - przy wykorzystaniu użytkowanego oprogramowania finansowo-księgowego, a konkretnie jego modułu o nazwie BDF-RUM oraz - w wyjątkowych przypadkach - przy
wykorzystaniu autonomicznych kas fiskalnych. W związku z tym dyrektorzy komórek organizacyjnych umożliwią pracownikom, uprawnionym do wystawiania faktur VAT i paragonów fiskalnych za pomocą drukarek fiskalnych w programie RUM, odbycie wstępnego instruktażu w zakresie sporządzania tych dokumentów sprzedaży, np. w Wydziale Księgowości Urzędu. 2. Komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego, które ze względów techniczno-organizacyjnych nie mają dostępu do pracującego w sieci komputerowego systemu finansowo-księgowego BDF-RUM, mogą wystawiać faktury VAT - za dokonywaną przez nie sprzedaż towarów i usług - w inny sposób z zachowaniem jednak przepisów rozdziału 4 w/w Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r. W takich przypadkach sprzedaż towarów i usług dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej winna być - oprócz imiennej faktury VAT - jednocześnie ( najpóźniej w tym samym dniu ) zarejestrowana w zainstalowanej do tych celów kasie fiskalnej. 3. Komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Radomiu, o których mowa w pkt. 2, mogą również sporządzać faktury VAT i paragony fiskalne przy wykorzystaniu oprogramowania finansowo-księgowego BDF-RUM, korzystając ze stanowiska wyposażonego w drukarkę fiskalną w innej komórce organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Radomiu, mającej dostęp do sieci komputerowej Urzędu przy ul Kilińskiego lub w Wydziale Księgowości Urzędu. 4. Faktury VAT wystawia się najpóźniej w ciągu 7 dni od daty dokonania sprzedaży tj. od daty wydania towaru lub wykonania usługi lub też wykonania innej czynności podlegającej opodatkowaniu, a także od daty otrzymania zaliczki (przedpłaty, nadpłaty) na poczet przyszłej sprzedaży towarów i usług. Paragony fiskalne natomiast od w/w czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT powinny być sporządzone - w zasadzie zawsze - w momencie sprzedaży, a przy zaliczkach - również nie później niż w ciągu 7 dni od daty otrzymania środków. W przypadku Gminy Miasta Radomia i Urzędu Miejskiego w Radomiu paragony fiskalne należy wystawiać jednocześnie ( najpóźniej w tym samym dniu ) z imienną fakturą VAT i zgodnie z ustaleniem z 1 pkt. 7. 5. W sytuacji rejestrowania sprzedaży lub odsprzedaży towarów i usług przy pomocy kas lub drukarek fiskalnych należy codziennie drukować z tych urządzeń dobowy raport sprzedaży, a po zakończeniu miesiąca kalendarzowego - także miesięczny raport sprzedaży fiskalnej. Po zakończeniu miesiąca - w terminie 5 dni kalendarzowych - raporty te wraz z innymi
rejestrami sprzedaży winny być dostarczone do Wydziału Księgowości Urzędu celem rozliczenia należnego podatku VAT. W przypadku wystawiania faktur VAT i paragonów fiskalnych poza systemem BDF-RUM, dokumenty sprzedaży należy dostarczać systematycznie w ciągu miesiąca do Wydziału Księgowości Urzędu celem zarachowania ich na bieżąco w ewidencji księgowej. 6. W przypadku błędu w wystawieniu paragonu fiskalnego, dotyczącego sprzedaży udokumentowanej także fakturą VAT, lub też zwrotu towaru sprzedanego na podstawie paragonu fiskalnego a także w razie konieczności zmiany istotnych danych objętych sprzedażą fiskalną w Gminie Miasta Radomia lub Urzędzie Miejskim w Radomiu należy : a/ sporządzić korygującą fakturę VAT obejmującą całość sprzedaży fiskalnej, której korekta dotyczy ze wskazaniem faktury pierwotnej i nr paragonu fiskalnego, oraz b/ sporządzić protokół wskazujący przyczyny i stwierdzający konieczność dokonania korekty wraz z uzasadnieniem, który to protokół winien zostać podpisany - co najmniej - przez uprawnionego pracownika Urzędu Miejskiego oraz zaakceptowany przez dyrektora wydziału lub kierownika biura c/ wystawić następnie poprawne dokumenty sprzedaży zgodnie z obowiązującymi przepisami ogólnymi i ustaleniami dotyczącymi Gminy Miasta Radomia i Urzędu Miejskiego w Radomiu. W żadnym przypadku nie wolno dokonywać częściowej korekty dotyczącej sprzedaży objętej obowiązkiem fiskalizacji. 7. Rozliczenia w zakresie podatku VAT, w tym także sporządzanie obowiązujących deklaracji podatkowych, dokonuje Wydział Księgowości Urzędu na podstawie posiadanej ewidencji księgowej oraz przekazanej - przez komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Radomiu - dokumentacji tj. kopii faktur VAT, a także rejestrów VAT oraz raportów z kas i drukarek fiskalnych.
4. Postanowienia końcowe. 1. Niniejsze zasady opracowano z uwzględnieniem stanu prawnego na dzień 31.01.2008r. Wprowadzone zmiany w przepisach prawa i interpretacjach dotyczących przedmiotowego podatku od towarów i usług (VAT) - wydane po tym dniu - winny być na bieżąco uwzględniane przez wszystkie komórki organizacyjne, których ustalenia zarządzenia dotyczą, niezależnie od terminu opracowania i wprowadzenia w życie stosownych zmian lub uzupełnień do niniejszych zasad. 2. Ewentualne sprawy sporne lub niejasności w stosowaniu postanowień niniejszego zarządzenia podlegają wyjaśnieniu lub uzgodnieniu z Głównym Księgowym Urzędu, który jednocześnie jest zobowiązany także do opracowywania - stosownie do potrzeb - projektów koniecznych zmian lub uzupełnień w tym zakresie, wynikających z istotnych zmian w przepisach lub też w organizacji pracy w Urzędzie Miejskim w Radomiu. 3. Niniejsze zasady obowiązują wszystkie komórki organizacyjne wykonujące czynności podlegające przepisom w/w ustawy z dnia 11.03.2004r o podatku od towarów i usług (VAT) oraz dokonujące, objętych tymi przepisami, zakupów towarów i usług, zarówno w imieniu i na rzecz Gminy Miasta Radomia jak i dla realizacji zadań jednostki Urząd Miejski w Radomiu, a także w ramach realizacji zadań zleconych Gminie Miasta Radomia, a powierzonych Prezydentowi Miasta zgodnie z tzw. ustawą kompetencyjną.
Opracował: Zbigniew Skorupa Główny Księgowy Urzędu Załączniki 883.doc 128 KB Nr 2134/2012 w sprawie zasad ewidencji obrotu oraz prowadzenia dokumentacji dotyczącej podatku VAT w Urzędzie Miejskim w Radomiu. Data publikacji 07.02.2008 Obowiązuje od 07.02.2008 Data modyfikacji 06.03.2012 Rejestr zmian Autor: Wydział Księgowości Urzędu, Zbigniew Skorupa Osoba publikująca: Justyna Kacprzak Statystyka strony: 421 wizyt