Aktualizacja (160) Marzec 2016 PYTANIA CZYTELNIKÓW: Jak szybko wyróżnić w zestawieniu przeterminowane produkty? Jak szybko przeanalizować wyniki ankiety? Jak obliczyć próg rentowności Jak podsumować czas pracy z podziałem na dni tygodnia? NAJNOWSZE TRIKI: Wyszukiwanie liczb nieparzystych Posortowana lista z wyróżnionymi grupami danych Podsumowanie warunkowe z zestawień cząstkowych w Excelu Najmniejszy zysk i najmniejsza strata AUTOMATYZACJA Formularze w Excelu od podstaw część 4 F 168 Zobaczysz, jak krok po kroku przygotować własny formularz do wprowadzania danych. TABELE PRZESTAWNE Ukrywanie danych w tabeli przestawnej U 05 Przeczytasz, jak zmienić zakres danych tabeli przestawnej i jak za pomocą makra filtrować dane w raporcie przestawnym. FORMUŁY Zaawansowane przykłady wykorzystania formuł warunkowych Z 112 Poznasz kilka praktycznych przykładów użycia formuł warunkowych w typowych zastosowaniach, z jakimi może spotkać się użytkownik Excela. Kod dostępu do strony www.excelwpraktyce.wip.pl zawierającej archiwalne aktualizacje jest przesyłany indywidualnie na adres e-mail aktywnego Czytelnika.
Aktualizacja (160) Marzec 2016 Login: AEX160 Hasło: AEX160_kzp
Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Weronika Wota Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN 978-83-269-4847-3 Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: rjanus@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Miller Druk sp. z o.o., 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka
Drodzy Czytelnicy! W czwartej części artykułów o tworzeniu formularzy pokazujemy, w jaki sposób krok po kroku zbudować zautomatyzowany arkusz do szybkiego wprowadzania danych. Za przykład posłuży formularz do wprowadzania informacji otrzymanych w trakcie telefonicznego badania opinii klientów. W tym przypadku formanty formularza idealnie się sprawdzą, ponieważ podczas rozmowy ważne jest, aby szybko rejestrować odpowiedzi na pytania i nie narażać rozmówcy na niepotrzebne oczekiwanie. Narzędzie do obsługi telefonicznego badania klientów będzie się składało z 2 arkuszy. W pierwszym znajdzie się formularz z wstawionymi formantami. To tutaj będziesz rejestrował informacje uzyskane od klienta. Drugi arkusz (wynikowy) posłuży jako miejsce do gromadzenia informacji wprowadzonych do formularza. Aby zbudować wielowariantowe raporty, tabela przestawna jest najlepszym narzędziem do tego celu. Niestety, stanowi specyficzny zakres arkusza i przez to zmiana struktury danych jest utrudniona. Okazuje się, że są sposoby na sprytne omijanie ograniczeń dotyczących układu raportu przestawnego. Z artykułu Ukrywanie danych w tabeli przestawnej dowiesz się, jak zmienić zakres danych tabeli przestawnej i jak za pomocą makra filtrować dane w raporcie przestawnym. W artykule Zaawansowane przykłady wykorzystania formuł warunkowych przedstawiamy kilka praktycznych przykładów użycia formuł warunkowych w typowych zastosowaniach, z jakimi może spotkać się użytkownik Excela. Omawiamy możliwości wykorzystania sumowania warunkowego. Pokazujemy, jak automatycznie rozliczać na billingu
prywatne połączenia pracowników. To bardzo wygodne rozwiązanie, a do Excela co miesiąc można łatwo zaimportować billingi. Na koniec wyjaśniamy, w jaki sposób wyróżnić w zestawieniach skrajne wartości. Jeśli chcesz wykonać podstawowe obliczenia statystyczne polegające na wyznaczeniu wartości maksymalnej, minimalnej lub średniej, zapewne nie sprawi Ci to problemu. Problemy mogą się pojawić wówczas, gdy dołączasz pewne warunki do wydawałoby się prostych obliczeń, a dane źródłowe składające się z liczb dodatnich i ujemnych znajdują się w wielu kolumnach. W tej sytuacji potrzebne jest skorzystanie z kilku funkcji połączonych w formułę tablicową. Zapraszam do lektury redaktor prowadzący poradnika Excel w praktyce (rjanus@wip.pl)
Redakcja odpowiada Listy/III/001 Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać. Warto przeczytać: Jak szybko wyróżnić w zestawieniu przeterminowane produkty? 001 Szybka analiza wyników ankiety 006 Jak obliczyć próg rentowności 008 Jak podsumować czas pracy z podziałem na dni tygodnia? 010 JAK SZYBKO WYRÓŻNIĆ W ZESTAWIENIU PRZETERMINOWANE PRODUKTY? Pracuję w firmie zajmującej się sprzedażą produktów z określonym terminem ważności. Często pojawia się problem z wyszukiwaniem produktów przeterminowanych. Praktycznie zawsze mamy wtedy do czynienia z długą listą, z której należy wyselekcjonować produkty przeterminowane. Czy można zautomatyzować tę czynność? Rysunek 1. przedstawia przykładową listę produktów. W kolumnie Komentarz umieścimy informację o tym, czy produkt jest przeterminowany. Jeśli termin jego przydatności jeszcze nie minął, nie wpiszemy nic. Formuła, którą należy wpisać w komórce C2, wygląda następująco: =JEŻELI(B2<DZIŚ(); przeterminowane ; ) Powyższa formuła zawiera dwie funkcje: JEŻELI i DZIŚ. Funkcja DZIŚ zwraca dzisiejszą datę, niezależnie od tego, kiedy otworzy się plik. Funkcja JEŻELI z kolei bada, czy podany w jej pierwszym argumencie warunek Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 5
Listy/III/002 Redakcja odpowiada jest prawdziwy. Na tej podstawie decyduje, co dalej robi. W naszym przypadku decyduje o treści wyświetlanego komentarza. Przyjrzyjmy się temu dokładniej. Rysunek 1. Lista produktów z terminami ważności Pierwszym argumentem funkcji JEŻELI jest zdanie logiczne: B2<DZIŚ(). To sprawdzenie czy data ważności (komórka B2) jest mniejsza od daty dzisiejszej. Gdy faktycznie tak jest, oznacza to, że produkt jest przeterminowany dzisiaj jest dzień późniejszy niż data ważności. Drugi argument funkcji JEŻELI mówi o tym, co powinno się zadziać (co formuła powinna zwrócić), jeśli warunek w pierwszym argumencie jest prawdziwy. W naszym przypadku co powinno zostać wyświetlone przez funkcję, jeśli data ważności produktu jest wcześniejsza niż data dzisiejsza. Wyświetli się wtedy słowo przeterminowane, ale oczywiście można wpisać w formule dowolny inny tekst. Jeśli wpisujemy formułę ręcznie, należy pamiętać, aby umieścić wyraz w cudzysłowie ( przeterminowane ) wtedy będzie to dla Excela tekst do wyświetlenia. Jeśli korzystamy z kreatora funkcji, program sam umieści tekst w cudzysłowie. Ostatni argument funkcji JEŻELI określa, co powinno się stać, jeśli warunek w pierwszym argumencie jest 6 Marzec 2016 Wiedza i Praktyka
Redakcja odpowiada Listy/III/003 fałszywy. W naszym przypadku komórka ma pozostać pusta. Należy więc wpisać dwa razy cudzysłów ( ). Dla Excela oznacza to pusty ciąg znaków, czyli nic. Po skopiowaniu formuły do pozostałych komórek otrzymamy efekt, jak na rysunku 2. Rysunek 2. Komentarz do przeterminowanych produktów Aby podczas kopiowania zachować formatowanie komórek, polecam skorzystanie ze skrótu klawiszowego Ctrl + Enter. Aby to zrobić, należy zaznaczyć zakres C2:C6, wejść do edycji komórki C2 (klawisz F2) i zatwierdzić kombinacją klawiszy Ctrl + Enter. Dzięki temu formuła zostanie wprowadzona do wszystkich komórek zaznaczonego zakresu z zachowaniem formatowania. Innym sposobem wyróżnienia produktów przeterminowanych jest oznaczanie ich kolorem. Wiele osób woli tę właśnie metodę, ponieważ pozwala szybko wyróżnić przeterminowane produkty. Do dynamicznej zmiany formatowania komórek służy narzędzie formatowanie warunkowe. Naszym zadaniem jest zaznaczenie wybranym kolorem (np. żółtym) tych wierszy tabeli, w których znajdują się produkty przeterminowane. Aby użyć formatowania warunkowego, najpierw trzeba zaznaczyć te komórki, których formatowanie ma dotyczyć. Wiedza i Praktyka Excel w praktyce 7