Import wyciągów bankowych nowe możliwości Soneta Banki, Wirtualne rachunki bankowe Strona 1 z 29
Spis treści Spis treści...2 1. Import wyciągów bankowych Soneta banki...3 1.2 Instalacja dodatku...3 1.3 Konfiguracja...5 1.3.1 Zakładka Soneta.Banki...9 1.3.2 Zakładka Kod użytkownika...11 1.4 Import wyciągów bankowych...12 1.5 Analiza operacji bankowych...13 1.5.1 Wykorzystanie matryc zapłat w analizie operacji bankowych...20 1.6 Rozliczanie zapłat...22 1.6.1 Rozliczanie wypłat na podstawie przelewów...23 1.6.2 Rozliczanie zapłat wg numerów...24 1.7 Dodatkowe opcje...24 1.7.1 Wyjątki dla identyfikacji...24 1.7.2 Blokada zatwierdzania wyciągów bankowych z niezweryfikowanymi operacjami...25 2. Import wyciągów bankowych Wirtualne rachunki bankowe...25 2.2 Przygotowanie do pracy z rachunkami wirtualnym:...25 2.2.1 Konfiguracja Ewidencji ŚP...26 2.2.2 Algorytm tworzenia rachunku wirtualnego...27 2.3 Wprowadzanie należności....28 2.4 Import wyciągów bankowych...29 Strona 2 z 29
1. Import wyciągów bankowych Soneta banki 1.2 Instalacja dodatku Pierwszym warunkiem skorzystania z tego typu importu jest zainstalowanie dodatku Soneta.Banki pozwalającego na importowanie wyciągów bankowych. W tym celu niezbędne jest zakupienie odpowiedniej licencji dla tego dodatku. Instalacje należy zacząć od wprowadzenia licencji dla dodatku, wybierając z menu Pomoc > Licencje dodatków. Na formatce wybieramy wskazujemy licencje. i Następnie do katalogu Assemblies należy skopiować plik Soneta.Banki.dll oraz Soneta.Banki.Core.dll Uwaga! Jeżeli przesłaną dll-kę nie zapisują Państwo na dysku tylko bezpośrednio z maila kopiują do katalogu Assemblies, pliki zostają oznaczane jako pochodzące z niezaufanego źródła i mogą powodować problem z uruchomieniem enova. Aby je przemianować na zaufane, należy wejść we właściwości pliku i wykonać Odblokuj. Strona 3 z 29
Uwaga! Aby dodatek działał poprawnie należy po wykonaniu powyższych czynności ponownie uruchomić program enova. Strona 4 z 29
1.3 Konfiguracja W konfiguracji programu Narzędzia > Opcje > Ewidencje ŚP > Ewidencje. Otwieramy ewidencję, do której będziemy importować wyciąg bankowy i na zakładce Przelewy elektroniczne ustawiamy odpowiednio filtr oraz numer rachunku bankowego. Przelewy elektroniczne: Filtr importu wyciągów bankowych w tym miejscu należy wybrać filtr banku, z którego będziemy importować wyciąg. Dostępne filtry importu: Strona 5 z 29
Strona 6 z 29
Lista aktualnych filtrów do importu wyciągów (na dzień 30.03.2012) Uwaga! Dodatkowa informacja o możliwości importowania wyciągów z banków niewymienionych w filtrach: Format Asseco (XML): Import z banków spółdzielczych, Bank Polskiej Spółdzielczości oraz BOŚ w formacie XML Format HomeNet(XML): Import z banków spółdzielczych np. Bank Spółdzielczy Limanowa Format Videotel (MT940): Import z Kredyt Banku w formacie MT940. Jest również drugi format xml dla tego banku: Kredyt Bank (XML) Format BZWBK (moja firma plus, MT940): Import z Mini Bank 24 Format BOŚ (elixir): Np. dla banku: Express Bank Spółdzielczy Rzeszów i plików w formacie "Elixir" : np. ex091029.txt ex091104.txt Pozostałe zgodnie z nazwą. Strona 7 z 29
Należy uzupełnić również podstawowe dane na zakładce Ogólne tj. Numer rachunku (jego uzupełnienie jest niezbędne): Strona 8 z 29
1.3.1 Zakładka Soneta.Banki Nowa zakładka aktywna jest dla filtrów w wersji przynajmniej 2.0, umożliwia sterowanie parametrami importowanego wyciągu. Sekcja: Konfiguracja filtra importu wyciągów bankowych: Filtr importu wyciągów bankowych: lista filtrów dostępnych w wersji przynajmniej 2.0 zmiana filtra w tym miejscu skutkuje zmianą filtra na zakładce Ogólne. Wariant filtra: Strona 9 z 29
Dodano możliwość wyboru numeru wariantu sterującego działaniem poszczególnych filtrów. Warianty stosowane są, jeśli pomiędzy wyciągami pochodzącymi z tego samego banku występują niewielkie odchylenia z w formacie (wariant bazowy ma zawsze numer 0) Np.: Bank PeKaO dodany wariant zmieniający interpretację pola <86> z opisem transakcji Sekcja: Charakterystyka pliku z wyciągami: Można wskazać inne niż domyślne rozszerzenie plików, które będą importowane Można również wskazać domyślny typ kodowania Sekcja: Import wyciągów Data przyjmowania pozycji wyciągu do raportu: umożliwia sterowanie datami, z jakimi operacje będą pojawiały się w wyciągu. Import do wielu ewidencji: Opcja powinna być zaznaczona na ewidencji, która będzie wybierana podczas importu. Pozostałe ewidencje do których równocześnie będą importowane wyciągi powinny mieć wskazany ten sam filtr importu Odwrotny porządek operacji w pliku: Umożliwia sterowanie kolejnością importowanych wyciągów w przypadku jeżeli jest kilka wyciągów w jednym pliku Sekcja: Zarządzanie raportami Algorytm tworzenie nowych raportów Okres wg definicji na EŚP: Okres raportu uzależniony od okresu raportu wskazanego na zakładce ogólne. Jeżeli została wybrana ta opcja a na zakładce ogólne nie zdefiniowano okresu, import zakończy się błędem. Okres dopasowany do wyciągu: Daty raportu pobierane są z importowanego pliku. Optymalizator ilości wyciągów: Po włączeniu tej opcji system dąży do tego, żeby lista nowych raportów była jak najmniejsza, opcja wymaga włączenia dopisywania do istniejących wyciągów. Strona 10 z 29
1.3.2 Zakładka Kod użytkownika Zakładka jest dostępna dla wszystkich filtrów, niezależnie od wersji. Domyślnie jest wyłączona. Użytkownik ma możliwość wklejenia standardowego kodu zawierającego definicje obsługiwanych metod, oraz skopiowanie do schowka krótkiego manuala jak pisać kod w omawianym zakresie. Bazowa klasa, z której korzysta kod użytkownika umożliwia np.: - sprawdzenie warunków tekstowych na operacji bankowej - uruchomienia matrycy o podanym symbolu Przykład kodu sprawdzającego, przed identyfikacją operacji bankowej, czy w opisie operacji zawarte jest określone słowo i w zależności od tego uruchamiający odpowiednią matrycę. Matryca, po uruchomieniu wypełni operację bankową niesionymi przez siebie informacjami (np.: podleganie rozliczeniu, opis analityczny), dzięki czemu etap wprowadzania danych do systemu ulega znaczącemu skróceniu i automatyzacji. public override void RaportPrzedIdentyfikacja(RaportESP report) {} public override void OperacjaPrzedIdentyfikacja(OperacjaBankowa operacja) { if(operacja.kierunek == KierunekPlatnosci.Rozchod && OperacjaSpelniaWarunek(operacja, OperacjaPole.Opis, OperacjaWarunek.Zawiera, "prowizja")) UruchomMatryce (operacja, "PROWIZJA"); if(operacja.kierunek == KierunekPlatnosci.Rozchod && OperacjaSpelniaWarunek(operacja, OperacjaPole.Opis, OperacjaWarunek.Zawiera, "wynagrodzenie")) } UruchomMatryce (operacja, "WYNAGRODZENIE"); public override void OperacjaPoIdentyfikacji(OperacjaBankowa operacja) Strona 11 z 29
{} public override void RaportPoIdentyfikacji(RaportESP report) {} 1.4 Import wyciągów bankowych Aby zaimportować wyciąg należy z menu Plik wybierać Importuj zapisy > Import elektronicznych wyciągów bankowych, załączyć plik z danymi i wybrać Zapisz i zamknij. Rachunek i filtr wyciągów Rachunek bankowy: Umożliwia wybór ewidencji do której będą importowane wyciągi. Jeżeli tylko jedna ewidencja jest skonfigurowana do importu, będzie się tylko ona podpowiadała. Format i wersja filtru: Parametry wybrane filtru odczytywane z wybranej powyżej ewidencji Pliki z wyciągami Strona 12 z 29
Rodzaj źródła: umożliwia wskazanie pojedynczego pliku lub całego katalogu z którego będą zaimportowane pliki. Wskazanie katalogu możliwe jest dla filtrów w wersji przynajmniej 2.0 Ignoruj domyślne rozszerzenie plików: opcja aktywna przy imporcie z katalogu, pozwala sterować rodzajem plików ze względu na rozszerzenie, które mają być zaimportowane. Po wybraniu Zapisz i zamknij w EŚP utworzy się raport z dodatkową zakładką Operacje bankowe: 1.5 Analiza operacji bankowych Świeżo zaimportowane operacje mają status Wprowadzona, ponieważ każdą z nich trzeba zweryfikować poprzez sparowanie kontrahenta na operacji bankowej z podmiotem w bazie enova. Parowanie automatyczne: Jeśli na kartotece kontrahenta uzupełniono rachunek bankowy sparowanie nastąpi automatycznie i zostanie zapisane w konfiguracji Ewidencje ŚP/Identyfikacja płatników/ogólne, w sekcji 'Identyfikacja podmiotów' Parowanie ręczne: Należy w polu kontrahent wskazać podmiot z listy (wpisanie nazwy, kodu lub NIP-u lub otworzenie listy kontrahentów) Strona 13 z 29
Po sparowaniu podmiotów Status operacji zmieni się z Wprowadzona na Zweryfikowana. Strona 14 z 29
Sparowanie takie zostanie zapamiętane i przy kolejnym importowaniu wyciągu podmiot będzie się podpowiadał a operacja bankowa po zaimportowaniu będzie miała status Niezweryfikowana a nie Wprowadzona: Wówczas uaktywnia się pole Potwierdzenie identyfikacji, za pomocą, którego będzie przebiegała weryfikacja, identyfikacji, identyfikacje można dokonać z listy lub z poziomu pojedynczej operacji bankowej: Strona 15 z 29
Potwierdzenia identyfikacji można także użyć poprzez czynność Wypełnij wg matrycy (użycie matryc opisano w punkcie Wykorzystanie matryc zapłat w analizie operacji bankowych). Operacja o statusie Zweryfikowana pokaże się na zakładce Wpłaty i Wypłaty i dopiero wówczas dana zapłata będzie widoczna w programie: Strona 16 z 29
Jeśli na wyciągu bankowym znajdują się operacje, które nie będą podlegać rozliczeniu np. prowizje, wpłaty własne należy odznaczyć na nich parametr Podlega rozliczeniu. Aby wykonać tą czynność dla większej ilości dokumentów należy podświetlić je na liście i wybrać z czynności Nie podlega rozliczeniu: Dodatkowo w konfiguracji można zaznaczyć parametry uruchamiające mechanizm kopiowania numerów faktur z opisu operacji do pola Zapłata za. Pozwoli to później na wykorzystanie mechanizmu rozliczeń. Parametr te dostępne są w Narzędzia > Opcje > Ewidencja ŚP > Import wyciągów bankowych: Strona 17 z 29
Po zaznaczeniu parametru Kopiuj pole opis z operacji bankowej do pola numery dokumentów na wpłacie/wypłacie zostanie skopiowany cały opis do pola Zapłata za. Jeśli pole opis posiada więcej danych niż numer faktury dokumenty nie będą podpowiadać się podczas ich rozliczania. Jeśli chcemy, aby z pola Opis do pola Zapłata za były przenoszone tylko numery faktur należy w opcjach zaznaczyć drugi parametr: Strona 18 z 29
Po zaznaczeniu parametru Kopiuj tylko fragmenty rozpoznane, jako poprawne numery dokumentów zostanie skopiowany do pola Zapłata za tylko numer dokumentu, jeśli zostanie uznany za poprawny. Strona 19 z 29
1.5.1 Wykorzystanie matryc zapłat w analizie operacji bankowych Wykorzystanie matryc zapłat znacząco usprawnia etap analizy zaimportowanych operacji bankowych. Dzięki matrycom nie jest konieczna wiedza księgowa, aby już na etapie wprowadzania danych nadać in odpowiednie oznaczenia wspomagające księgowanie. Matryce można zastosować już na etapie importowania wyciągu poprzez wykorzystanie zakładki kod użytkownika i wpisanie tam prostego algorytmu (przykład opisano w punkcie Zakładka Kod użytkownika ). Podczas importu wyciągu na podstawie algorytmu zostanie przeprowadzona analiza zawartości wskazanych pól (np.: Opis, Podmiot, Numer rachunku) i uruchomiana zostanie w locie odpowiednia matryca, która uzupełni operację bankową niesionymi przez siebie informacjami. Można na przykład stworzyć matrycę dla wprowadzania prowizji, na której będzie odznaczony parametr Podlega rozliczeniu, będzie naniesiony odpowiedni opis i opis analityczny, którego można użyć w schemacie księgowym do zaksięgowania na odpowiednie konto. Strona 20 z 29
Oprócz zautomatyzowania użycia matryc można ich oczywiście używać do ręcznie, bezpośrednio w raporcie. Na raporcie oraz w formularzu operacji bankowej i zapłaty dostępna jest czynność Wypełnij wg matrycy (CTRL+M) Po wybraniu czynności pojawia się formatka z możliwością wskazania matrycy, która ma być użyta do zweryfikowania operacji. Strona 21 z 29
1.6 Rozliczanie zapłat Po zweryfikowaniu kontrahenta uaktywniają się pola dotyczące zapłaty oraz możliwość rozliczenia: Zapłata może zostać rozliczona z poziomu operacji bankowych, listy operacji bankowych, listy wpłat. Rozliczenia można też dokonać hurtowo po zaimportowaniu wyciągu na liście rozrachunki wg dokumentów Czynności > Rozliczanie dokumentów F7. Strona 22 z 29
1.6.1 Rozliczanie wypłat na podstawie przelewów Na formularzu wypłaty i formularzu operacji bankowej dostępna jest czynność 'Rozlicz wg przelewów' Czynność umożliwia rozliczenie wypłaty z nierozliczonymi płatnościami będącymi wcześniej podstawą wygenerowania przelewu. Czynność można wykonać na wypłatach z wybranym podmiotem lub wypłatach bez podmiotu. Po włączeniu opcji automatycznego rozliczania wypłat wg przelewów na ewidencji ŚP można zautomatyzować rozlicznie wypłaty rozliczą się tuż po zaimportowaniu wyciągów bankowych. Szczegóły działania mechanizmu: Warunki wyszukiwania przelewu: przelew zatwierdzony, zgodna kwota wypłaty z kwotą przelewu, zgodna data wypłaty z datą przelewu, zgodna ewidencja SP wypłaty i ewidencja SP przelewu, dokument (dokumenty) powiązany z przelewem nierozliczony całkowicie, jeśli podmiot już jest na wypłacie to taki sam musi być na przelewie. Strona 23 z 29
Efekty wyszukiwania: nie odnaleziono przelewu wg warunków wyszukiwania - prezentowany jest komunikat, odnaleziono dokładnie jeden przelew - następuje automatyczne rozliczenie, znaleziono więcej niż jeden przelew - prezentowana jest lista z odnalezionymi przelewami do wyboru; po wybraniu przelewu i zatwierdzeniu następuje rozliczenie zapłaty z dokumentami powiązanymi z pozycjami przelewu. 1.6.2 Rozliczanie zapłat wg numerów Kolejny mechanizm umożliwiający zautomatyzowanie rozliczenia zapłat bazuje na zgodności numeru dokumentu i numeru uzupełnionego w polu Zapłata za na zapłacie. Włączenie opcji na ewidencji ŚP powoduje, że po zaimportowaniu wyciągu bankowego zapłaty zostaną automatycznie rozliczone. Szczegóły działania mechanizmu: Rozliczanie następuje po identyfikacji podmiotu i rozliczeniu wg przelewów. Do rozliczenia wyszukiwane są: a) zobowiązania (dla wypłaty) lub należności (dla wpłaty) nie rozliczone b) sprawdzana jest zgodność: podmiotu, symbolu waluty c) pod uwagę brane są tylko płatności zatwierdzone 1.7 Dodatkowe opcje 1.7.1 Wyjątki dla identyfikacji W konfiguracji Ewidencje ŚP dostępna jest zakładka Identyfikacja płatników / Ogólne na > Wyjątki identyfikacji, która pozwala włączyć mechanizm wyjątków w postaci numerów kont bankowych które będą wskazywać na podmioty wyłączone z mechanizmu identyfikacji podmiotów. Strona 24 z 29
Przy włączonym mechanizmie wyjątków, jeśli operacja bankowa otrzymała numer znajdujący się na liście: nie zostanie dokonana identyfikacja podmiotu (jeśli np. wcześniej już odpowiednie rekordy były zapisane w bazie), nie będzie uaktualniana identyfikacja w momencie wybrania z listy podmiotu zapłaty. 1.7.2 Blokada zatwierdzania wyciągów bankowych z niezweryfikowanymi operacjami Natomiast odznaczenie parametru Blokada zatwierdzania wyciągów bankowych z niezweryfikowanymi operacjami pozwala na pominięcie kroku Potwierdzenie identyfikacji podczas kolejnych importów wyciągów bankowych. Operacje, które w przeszłości były zweryfikowane pod kątem kontrahenta będą automatycznie przenosiły się na zakładkę Wpłaty i wypłaty. Z tą opcją koresponduje czynność w konfiguracji ewidencji ŚP na zakładce Przelewy elektroniczne, która po włączeniu, umożliwia kasowanie operacji bankowych. 2. Import wyciągów bankowych Wirtualne rachunki bankowe 2.2 Przygotowanie do pracy z rachunkami wirtualnym: Podobnie jak w przypadku dodatku Soneta.Banki pracę z dodatkiem należy rozpocząć od umieszczenia dll w katalogu Assembiles i wczytania licencji. Strona 25 z 29
2.2.1 Konfiguracja Ewidencji ŚP W konfiguracji enova Narzędzia / Opcje / Ewidencje ŚP / Ewidencje, po wybraniu/dodaniu ewidencji śp oprócz podstawowych danych dla ewidencji na zakładce Ogólne należy wpisać właściwy numer rachunku. Na zakładce Przelewy elektroniczne należy wybrać właściwy Filtr importu wyciągów bankowych związany z rachunkami wirtualnymi (filtry opisane jako masowe). Następnie na zakładce Rachunki Wirtualne Uzupełniamy ewidencje śp o informację, czy jest ona związana z rachunkami wirtualnymi. Dostępne są cztery możliwości: Strona 26 z 29
Nie obsługuje Dla każdego kontrahenta numer rachunku wirtualnego zapisuje się na poziomie należności. Przy tym ustawieniu należności dla danego kontrahenta będą miały taki sam numer rachunku wirtualnego. Dla każdego dokumentu - numer rachunku wirtualnego zapisuje się na poziomie należności. Przy tym ustawieniu należności powstałe w obrębie danego dokumentu będą miały ten sam numer rachunku wirtualnego. Dla każdej należności - numer rachunku wirtualnego zapisuje się na poziomie należności, dla każdej należności nadawany jest nowy numer rachunku wirtualnego. Automatyczne rozliczanie - jeśli parametr zaznaczymy na Tak, po zaimportowaniu danego wyciąg bankowego zapłata zostanie automatycznie rozliczona z należnością.!uwaga. Przy ustawieniu Dla każdego kontrahenta oraz Dla każdego dokumentu musi być uzupełnione na zapłacie pole zapłata za wartość do tego pola zostaje automatycznie pobrana (Pod warunkiem ze w konfiguracji Ewidencja ŚP / Import wyciągów bankowych, zaznaczone zostały parametry Kopiuj pole opis z operacji bankowej do pola numery dokumentów na wpłacie/wypłacie oraz Kopiuj tylko fragmenty rozpoznane ) Dla każdej należności, każda płatność zostanie automatycznie rozliczona z zapłatą. 2.2.2 Algorytm tworzenia rachunku wirtualnego Kolejnym krokiem jest wpisanie kodu na podstawie, którego zostanie zdefiniowany algorytm wyliczania nowego rachunku. public string NumerRachunku_Firmowy_rachunek_bankowy_Następny() { return Build("PL", "12402106", "1234" + "0000" + Next("@KONTO PODSTAWOWE").ToString("00000000")); } public string NumerRachunku_Firmowy_rachunek_bankowy_Wylicz(string value) { } return Build("PL", "12402106", "1234" + value); Strona 27 z 29
public bool NumerRachunku_Firmowy_rachunek_bankowy_CzyWyliczac() { } return true; Metoda Build posiada następującą sygnaturę: public string Build(string kod_kraju, string kierunek, string numer); Jest to metoda pomocnicza, która zwraca pełny numer rachunku 26 cyfrowym formacie IBAN w wraz w poprawnie wyliczoną suma kontrolną Parametr kod_kraju musi być albo pustym stringiem, ale zawierać PL. Dodatkowo w kodzie obsługi rachunku wirtualnego można się posłużyć metodą Next zadeklarowaną jako: public int Next(string nazwa); Metoda ta zwraca kolejne wartości dla licznika o podanej nazwie i służy do budowania kolejnych unikalnych numerów rachunków wirtualnych 2.3 Wprowadzanie należności. Po wprowadzeniu faktury sprzedaży (zarówno po stronie handlu jak i po stronie ewidencji dokumentów), jeżeli na płatności wskazana jest ewidencja środków pieniężnych z uruchomionymi rachunkami wirtualnymi) utworzy się rachunek wirtualny. Strona 28 z 29
Na kartotece kontrahenta rachunek wirtualny jest widoczny w zakładce Rozrachunki\Rachunki wirtualne. 2.4 Import wyciągów bankowych Aby zaimportować wyciągi należy podobnie jak w przypadku Soneta.Banki wybrać z menu Plik > Importuj zapisy >Import elektronicznych wyciągów bankowych. Po zaimportowaniu wyciągów bankowych zapłata zostanie automatycznie rozliczona z należnością Strona 29 z 29