Najlepsze rozwiązania, najczęstsze błędy - czyli jak skutecznie ubiegać się o dofinansowanie projektów innowacyjnych? All rights reserved

KROK 1: IDENTYFIKACJA POTRZEB FIRMY 2 Dokonanie wielowymiarowej analizy potrzeb firmy, mającej na celu zdefiniowanie potencjalnych projektów inwestycyjnych i badawczo-rozwojowych oraz określenie horyzontu ich realizacji. Najlepsze rozwiązania: przeprowadzenie przeglądu strategicznego w firmie opracowanie strategii innowacji określenie celów rozwojowych określenie bazy potencjalnych partnerów biznesowych analiza kroków bezpośrednich konkurentów rynkowych udział w konsultacjach społecznych programów Najczęstsze błędy: podejmowanie decyzji o realizacji projektów ad hoc

KROK 2: IDENTYFIKACJA ŹRÓDEŁ WSPARCIA 3 Skonfrontowanie potrzeb inwestycyjnych oraz celów rozwojowych z możliwościami wsparcia, oferowanymi w ramach dostępnych źródeł pomocowych. Najlepsze rozwiązania: prowadzenie bieżącej analizy dostępnych instrumentów wsparcia utworzenie dedykowanego zespołu / nawiązanie współpracy z firmą doradczą uczestnictwo w wydarzeniach organizowanych przez instytucje udzielające wsparcia Najczęstsze błędy: dostosowanie projektu do wymagań konkursu pomijanie kryteriów dostępu do konkursu (limity kwotowe, wymagania dotyczące partnerstwa, sektory wyłączone, itp.) kryteria dostępu a kryteria punktowe

KROK 3: DOKUMENTACJA PROGRAMU I ZASADY POMOCY PUBLICZNEJ 4 Zapoznanie się z dokumentacją programu i wszystkimi zasadami określającymi tryb i warunki ubiegania się o wsparcie. Najlepsze rozwiązania: dokładne przestudiowanie dokumentacji konkursu: regulamin, lista wymaganych załączników, uszczegółowienie programu operacyjnego kryteria oceny wniosek / biznes plan / instrukcje wzór umowy o dofinansowanie wytyczne, akty prawne analiza bazy odpowiedzi na pytania (FAQ) kierowanie pytań bezpośrednio do instytucji udzielającej wsparcia Najczęstsze błędy: pobieżne zapoznanie się z dokumentacją bazowanie na doświadczeniach z poprzednich konkursów

KLUCZOWE ZAGADNIENIA 5 Zasady Efekt zachęty rozpoczęcie projektu aby możliwe było wykazanie spełniania efektu zachęty projekt nie może zostać rozpoczęty wcześniej niż po złożeniu wniosku o dofinansowanie Ograniczone z budżety programów krajowych dla wnioskodawców z woj. mazowieckiego środki w ramach programów krajowych zostały podzielone na dwie tzw. koperty: dla regionów lepiej rozwiniętych (województwo mazowieckie) i słabiej rozwiniętych (pozostałe województwa) suma środków dla województwa mazowieckiego jest w ramach POIR 10x niższa niż dla pozostałych województw Procedury przetargowe konieczność wyłaniania dostawców usług i urządzeń w procedurze konkurencyjnej (>20 tyś PLN netto) konieczność upublicznienia zapytania ofertowego na stronie https://www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl/

KLUCZOWE ZAGADNIENIA 6 Istotne zagadnienia Sytuacja finansowa Wnioskodawcy Lokalizacja projektu Źródła finansowania projektu Własność intelektualna Zasoby własne (kadra B+R, kadra zarządzająca) Podwykonawcy Okres realizacji projektu Dokumenty administracyjne

ZAKRES DOKUMENTACJI 7 Pytania Zagadnienia technologiczne Charakterystyka rynku docelowego Opis prac B+R Opis wdrożenia Budżet

KROK 4: DOKUMENTACJA PROJEKTU 8 Przygotowanie, zgodnie z wymogami konkursowymi, dokumentacji aplikacyjnej, obejmującej co do zasady wniosek o dofinansowanie wraz z kompletem załączników. Najlepsze rozwiązania: zarezerwowanie odpowiedniej ilości czasu, umożliwiającej przygotowanie dokumentacji projektu oddelegowanie odpowiedniego zespołu do przygotowania dokumentacji projektowej lub skorzystanie z zewnętrznego wsparcia / doradztwa aspekty techniczno-organizacyjne dokumentacji (generator wniosków, wersja papierowa /elektroniczna) Najczęstsze błędy: rozpoczęcie projektu przed złożeniem wniosku o dofinansowanie używanie zbyt specjalistycznego lub zbyt ogólnego języka w opisie projektu braki / błędy w dokumentacji i załącznikach (zwłaszcza w dokumentacji środowiskowej) błędna kwalifikacja kosztów

SYSTEM WYBORU PROJEKTÓW 9 Wnioski o dofinansowanie oceniane są na podstawie kryteriów wyboru projektów, publikowanych najpóźniej w dniu ogłoszenia konkursu. Kryteria formalne Kryteria merytoryczne Panel ekspertów odnoszą się przede wszystkim do parametrów dokumentacji aplikacyjnej poprawności wypełnienia formularzy oraz kompletności dokumentacji. Co do zasady kryteria formalne są zero-jedynkowe, a więc brak spełnienia już jednego kryterium powoduje odrzucenie wniosku. odnoszące się do parametrów i wartości dodanej projektu. Kryteria merytoryczne dzielą się na zero-jedynkowe (obowiązkowe) i punktowe (fakultatywne). niezależne grono ekspertów mające za zadanie techniczną i merytoryczną ocenę projektów. Podczas panelu ekspertów wyjaśniane są wszelkie wątpliwości i doprecyzowywane informacje przedstawione we wniosku. Przykład: Wniosek wypełniono w języku polskim Realizacja projektu mieści się w ramach czasowych działania programu Projekt przewiduje przyrost netto liczby pracowników W projekcie wykorzystano wiarygodne źródła danych w celu określenia wielkości rynku potencjalnych odbiorców nowego produktu

PROCEDURA OCENY WNIOSKÓW 10 Procedura oceny wniosku o dofinansowanie w zależności od konkursu trwa od ok. 3 do 6 miesięcy. Panel ekspertów Opublikowanie wyników (lista rankingowa) Ocena formalna Ocena merytoryczna (obligatoryjna + punktowa) Procedura odwoławcza

KROK 5: REALIZACJA PROJEKTU 11 Proces realizacji projektu wiąże się z obowiązkami nałożonymi na Beneficjenta, których wypełnianie jest warunkiem utrzymania wsparcia. Najlepsze rozwiązania: oddelegowanie pracownika / grupy pracowników do koordynowania projektu skorzystanie z usług firm zewnętrznych Najczęstsze błędy: realizacja projektu niezgodnie z deklaracjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie brak stałego kontaktu z opiekunem projektu zmiana warunków realizacji projektu bez zgody instytucji nieprzestrzeganie zasad wyboru dostawców nieprzestrzeganie zapisów umownych (np. dotyczących informacji i promocji, utrzymania inwestycji w okresie trwałości itp.) błędne rozliczanie kosztów, skutkujące zmniejszeniem efektywnej wysokości otrzymanej pomocy

ZAKRES DOKUMENTACJI 12 Checklista Procedury wyboru wykonawców Gromadzenie dokumentacji rozliczeniowej (faktury, listy płac, umowy z podwykonawcami itp.) Wyodrębniona ewidencja księgowa Terminowe składanie wniosków o płatność Informacja o zmianach w projekcie Informacja i promocja projektu Bieżące monitorowanie wskaźników