Zestaw pytań nr 1 Siemiatycze 11.06.2015 ZAMAWIAJĄCY: Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej ul. Szpitalna 8 17-300 Siemiatycze Dotyczy Rozpoznania Cenowego na: DZIERŻAWĘ ANALIZATORA HEMATOLOGICZNEGO WRAZ Z DOSTAWĄ ODCZYNNIKÓW dla SPZOZ w Siemiatyczach Numer sprawy: SP ZOZ BP/05/15 Do zamawiającego wpłynęły pytania: I. Dotyczy Ogłoszenie o rozpoznaniu cenowym, Pkt. II, ppkt. 3: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wydłużenie terminu dostarczenia analizatora, oddania do eksploatacji oraz przeszkolenia personelu do 21 dni od daty podpisania umowy? Umowa uzyskuje moc obowiązującą w chwili podpisania przez obie strony, w sytuacji gdy jest podpisywana w trybie korespondencyjnym, nie zostaje podpisana przez obie strony jednocześnie, lecz dopiero po złożeniu ostatniego podpisu, a zatem termin na dostawę analizatora winien biec od daty podpisania nie zawarcia umowy. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę. II. Dotyczy Załącznik nr 1 do Ogłoszenia, Pakiet nr 2, pkt. 2.1): Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby faktura nie była dostarczana razem z zamówieniem? Przedmiot zamówienia jest wysyłany do Zamawiającego z magazynu Wykonawcy, który znajduje się w innej lokalizacji niż biuro, w którym pracownik Wykonawcy wystawia faktury VAT po dostarczeniu przedmiotu zamówienia. Nie istnieje zatem fizycznie możliwość by faktura była dostarczona Zamawiającemu wraz z zamówionym i dostarczonym towarem. Wraz z towarem Wykonawca załącza dokument dostawy, potwierdzający ilość, rodzaj towaru będącego przedmiotem dostawy, natomiast faktura VAT wysyłana jest pocztą po wykonaniu zamówienia. Jeżeli tak prosimy o zmianę ww. postanowienia w brzmieniu: Termin płatności za odczynniki, akcesoria i części zużywalne 30 dni od daty wystawienia faktury po zrealizowaniu zamówienia. W konsekwencji prosimy o odpowiednią zmianę 4 ust. 4 Załącznik nr 3 do Ogłoszenia (Wzór umowy na pakiet nr 2). Odp.: Zamawiający wyraża zgodę. Zmienia 4 ust. 4 który otrzymuje brzmienie Płatności, w ramach wartości brutto umowy, o której mowa w ust. 1, z wyłączeniem czynszu za dzierżawę analizatora, którego sposób płatności określa załącznik nr 2 do niniejszej umowy, będą realizowane sukcesywnie za każdą wykonaną dostawę przedmiotu umowy według cen jednostkowych określonych w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy, w terminie 30 dni od daty wystawienia faktury po zrealizowaniu zamówienia na konto bankowe Wykonawcy wskazane w treści faktury III. Dotyczy Załącznik nr 2 do Ogłoszenia, Pakiet nr 2: 1. Czy Zamawiający wyraża zgodę na dodanie w formularzu asortymentowoilościowo-cenowym dodatkowych wierszy z wyszczególnionymi odczynnikami 1
potrzebnymi do pełnej analizy 24 parametrów? Odp.: Tak zamawiający wyraża zgodę 2. Zamawiający w punkcie 8 Wymogów, wymaga aby odczynniki posiadały długi termin ważności min. 12 miesięcy. Czy Zamawiający wyrazi zgodę, aby termin ważności odczynników do badań hematologicznych wynosił co najmniej 6 miesięcy licząc od dnia dostarczenia do laboratorium? Odczynniki do analizatorów hematologicznych są odczynnikami specjalistycznymi, które nie posiadają aż tak długich okresów ważności jak wymaga Zamawiający. Dodatkowo Zamawiający zamawiał będzie odczynniki partiami, co gwarantuje nawet przy ważności odczynników min. 6 miesięcy, że odczynniki zawsze będą miały długi okres ważności. Ponadto czy Zamawiający dopuszcza krew kontrolną o terminie ważności, krótszym niż 6 miesięcy. Jeżeli tak prosimy o zmianę terminu ważności oraz uzupełnienie ww. punktu zapisem w brzmieniu: z wyłączeniem krwi kontrolnej, dla której termin ważności wynosi do 3 miesięcy, w przypadku, gdy ta będzie rozdysponowana wg harmonogramu dostaw materiału kontrolnego. Krew kontrolna jest materiałem o krótkim okresie ważności ze względu na rodzaj materiału, dostarczana jest zgodnie z harmonogramem tak, aby Zamawiający miał zawsze ważną krew. Obecnie nie ma na rynku dostępnej krwi kontrolnej o dłuższym okresie ważności. IV. Dotyczy Załącznik nr 2 do Ogłoszenia, Ciąg dalszy Pakietu nr 2: 1. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zaoferowanie analizatora fabrycznie nowego, którego rok produkcji to koniec 2014 roku? 2. Czy Zamawiający wyraża zgodę na zaoferowanie analizatora, który nie posiada wbudowanego kolorowego ekranu dotykowego, a analizator sterowany jest poprzez komputer zewnętrzny, którego oprogramowanie bazodanowe jest w języku angielskim? V. Dotyczy Załącznik nr 3 do Ogłoszenia (Wzór umowy na pakiet nr 2): 3 ust. 2: Prosimy o doprecyzowanie zapisu dotyczącego składania zamówień. Proponujemy następujący zapis: Minimalne dane niezbędne do prawidłowego zamówienia Odczynników to: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa handlowa i numer katalogowy zamawianych produktów, ilość, cena lub wskazanie właściwej umowy handlowej, miejsce dostawy oraz oczekiwana data dostawy. W przypadku materiału kontrolnego, niezbędną informacją jest również numer zamawianej serii (LOT), zgodnie z harmonogramem dostaw. Czas realizacji zamówienia biegnie od momentu jego skutecznego dotarcia do Wykonawcy. Powyższy zapis umożliwia zapewnienie pod względem technicznym ciągłości dostaw do Zamawiającego. Powyższy zapis stanowi gwarancję Wykonawcy do rzetelnego wywiązania się z zobowiązań dotyczących dostaw Odczynników względem Zamawiającego umożliwia precyzyjne planowanie oraz zapewnia pewność dostaw, pogłębiając wzajemne zaufanie obu stron umowy. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę i zamienia 3 ust. 2, który otrzymuje brzmienie Sukcesywne dostawy będą realizowane w terminie nie dłuższym niż 5 dni robocze od daty złożenia zamówienia. Minimalne dane niezbędne do prawidłowego zamówienia Odczynników to: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa handlowa i numer katalogowy zamawianych produktów, ilość, cena lub wskazanie właściwej umowy handlowej, miejsce dostawy oraz oczekiwana data dostawy. W przypadku materiału kontrolnego, niezbędną informacją jest również numer zamawianej serii (LOT), zgodnie z harmonogramem dostaw. Czas realizacji zamówienia biegnie od momentu jego skutecznego dotarcia do Wykonawcy. Zamówienia może być złożone faksem na numer lub pocztą elektroniczną na adres e - mail.... 2
3 ust. 7 pkt. 4): Prosimy o uzupełnienie postanowienia zapisem w brzmieniu: (..) jeśli dotyczy. Odp.: Zamawiający dodaje powyższy zapis. 4: Prosimy o dodanie postanowienia w następującym brzmieniu: Na wypadek zwłoki Zamawiającego w zapłacie ceny zakupu ponad 60 dni licząc od terminu zapłaty, Wykonawca będzie uprawniony do powstrzymania się ze spełnieniem obowiązku kolejnych dostaw do dnia zapłaty całości zaległych należności. W stosunkach zobowiązaniowych wynikających z umów wzajemnych jest regułą, że każda ze stron, zobowiązując się do świadczenia, czyni to w przekonaniu, iż otrzyma ekwiwalent swego świadczenia od kontrahenta, dlatego też zgodnie z art. 490 KC gdy spełnienie świadczenia przez drugą stronę staje się wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy, strona zobowiązana do wcześniejszego świadczenia może powstrzymać się z jego spełnieniem do czasu gdy druga strona zaofiaruje świadczenie wzajemne lub nie da stosownego zabezpieczenia. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę i dodaje powyższy zapis do umowy. 7 ust. 3: Zwracamy uwagę na kwestię potrącania kar umownych z wynagrodzenia. Proponujemy usunięcie tego zapisu. Zasadne byłoby, aby Wykonawca znał ewentualną kwotę kary umownej przed jej potrąceniem i ewentualnie mógł wówczas wyrazić zgodę na jej potrącenie z wynagrodzenia. Takie automatyczne i jednostkowe potrącanie może prowadzić do licznych błędów. W konsekwencji prosimy o dodanie zapisu w brzmieniu: W takim wypadku potrącenie dokonane będzie przez pisemne oświadczenie złożone Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury VAT. W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o potrąceniu kwoty z tytułu naliczonych kar umownych, należne wynagrodzenie wypłacane Wykonawcy pomniejszone zostanie o tę kwotę. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę i zmienia 7 ust. 3, który otrzymuje brzmienie: W razie opóźnienia w zapłacie kary umownej, potrącenie dokonane będzie przez pisemne oświadczenie złożone Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury VAT. W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o potrąceniu kwoty z tytułu naliczonych kar umownych, należne wynagrodzenie wypłacane Wykonawcy pomniejszone zostanie o tę kwotę. 7: Prosimy o uzupełnienie zapisu poprzez dodanie zdania: Obowiązek naliczania kar umownych nie dotyczy okoliczności, gdy Wykonawca wstrzyma kolejne dostawy na skutek zwłoki Zamawiającego w zapłacie ceny zakupu ponad 60 dni licząc od terminu zapłaty. Odp.: Zamawiający dodaje powyższy zapis do umowy. 9: Prosimy o uzupełnienie ww. postanowienia wzoru umowy poprzez dodanie zapisu w brzmieniu: Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umową w wysokości 5% wartości brutto niezrealizowanej części umowy w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z winy Zamawiającego, z wyłączeniem okoliczności, o której mowa w 8 ust. 1 niniejszej umowy. Odp.: Zamawiający nie wyraża zgody. 9: Prosimy o uzupełnienie zapisu poprzez dodanie zdania: Zamawiający może w każdym czasie odstąpić od żądania zapłaty przez Wykonawcę kary umownej. Odp.: Zamawiający nie wyraża zgody 3
9: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie postanowienia w brzmieniu: "Łącznie wysokość kar umownych nie może przekroczyć 5% wartości umowy, określonej w 4 ust. 1 niniejszej umowy". Odp.: Zamawiający nie wyraża zgody VI. Dotyczy Załącznik nr 2 do Umowy dostawy na Pakiet nr 2: 2 ust. 1: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wydłużenie terminu dostawy oraz instalacji analizatora do 21 dni od daty podpisania umowy? Umowa uzyskuje moc obowiązującą w chwili podpisania przez obie strony, w sytuacji gdy jest podpisywana w trybie korespondencyjnym, nie zostaje podpisana przez obie strony jednocześnie, lecz dopiero po złożeniu ostatniego podpisu, a zatem termin na dostawę analizatora winien biec od daty podpisania nie zawarcia umowy. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę 2 ust. 3 pkt. 3): Prosimy o usunięcie zapisu oraz certyfikaty zapewnienia jakości dla każdej serii, gdyż nie dotyczą one analizatora. Odp.: Zamawiający usuwa powyższy zapis. 3 ust. 3 i 4: Prosimy o zmianę ww. postanowienia wzoru umowy na zapis zgodny z warunkami gwarancji zawartymi w Załączniku nr 2 do Ogłoszenia, Ciąg dalszy Pakietu nr 2, gdzie maksymalny czas oczekiwania na usunięcie awarii wynosi 3 dni. Prosimy zatem o zastąpienie słowa 48 godz. zwrotem 72 godz. w obu ustępach. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę. 3 ust. 4: Prosimy o uzupełnienie postanowienia wzoru umowy zapisem w brzmieniu: chyba że Wykonawca wcześniej zobowiązał się do pokrycia różnicy kosztów pomiędzy ceną badania przeprowadzonego za zewnątrz, a ceną wynikającą z niniejszej umowy. Odp.: Zamawiający nie wyraża zgody. 6 ust. 1 pkt. 3)-5): Prosimy o zmianę ww. postanowień projektu umowy poprzez zastąpienie użytych sformułowań za każdy dzień opóźnienia zwrotem za każdy dzień zwłoki. Opóźnienie oznacza uchybienie terminowi bez względu na przyczynę tego uchybienia, podczas gdy zwłoka (tzw. kwalifikowane opóźnienie) oznacza uchybienie terminowi spowodowane przyczynami, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Zdaniem Wykonawcy karę umowną należy kwalifikować jako zryczałtowane odszkodowanie, przy czym przesłanką warunkującą zapłatę tegoż odszkodowania mogą być wyłącznie okoliczności, za które dłużnik (w niniejszej sprawie Wykonawca) ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych. Z tych przyczyn kara umowna nie może być zastrzegana na wypadek niedotrzymania terminu wskutek okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności. Stąd też Wykonawca wnosi o zastąpienie pojęcia: opóźnienia określeniem zwłoki. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę i zmienia powyższe zapisy. 6 ust. 3: Zwracamy uwagę na kwestię potrącania kar umownych z wynagrodzenia. Proponujemy usunięcie tego zapisu. Zasadne byłoby, aby Wykonawca znał ewentualną kwotę kary umownej przed jej potrąceniem i ewentualnie mógł wówczas wyrazić zgodę na jej potrącenie z wynagrodzenia. Takie automatyczne i jednostkowe potrącanie może prowadzić do licznych błędów. W konsekwencji prosimy o dodanie zapisu w brzmieniu: W takim wypadku potrącenie dokonane będzie przez pisemne oświadczenie złożone Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury VAT. W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o potrąceniu kwoty z tytułu naliczonych kar umownych, 4
należne wynagrodzenie wypłacane Wykonawcy pomniejszone zostanie o tę kwotę. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę i zmienia 6 ust. 3, który otrzymuje brzmienie: W razie opóźnienia w zapłacie kary umownej, potrącenie dokonane będzie przez pisemne oświadczenie złożone Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury VAT. W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o potrąceniu kwoty z tytułu naliczonych kar umownych, należne wynagrodzenie wypłacane Wykonawcy pomniejszone zostanie o tę kwotę. Na postawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych prosimy o uzupełnienie wzoru umowy poprzez dodanie postanowień w brzmieniu: 1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o charakterze organizacyjnym, ekonomicznym i technicznym mogących stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm.), jak również zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.) oraz ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 182, poz. 1228ze zm.), w tym w szczególności do: a) ochrony i zabezpieczenia danych zgodnie z wymogami ustaw, b) przetwarzania informacji i danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie, c) zachowania w tajemnicy danych osobowych pozyskanych w związku z realizacją umowy d) zwrotu wszelkich zawierających dane osobowe nośników danych przekazanych przez Zmawiającego oraz trwałego zniszczenia wszystkich ich kopii, e) niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o każdym przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych. 2. Zachowanie poufności informacji, o których mowa w ust.1 obowiązuje Wykonawcę także po rozwiązaniu umowy. 3. Naruszenie obowiązku, o którym mowa w ust. 1 powoduje odpowiedzialność Wykonawcy za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu (na zasadach wynikających z kodeksu cywilnego) oraz stanowi podstawę do rozwiązania niniejszej umowy przez Zamawiającego z zachowaniem 14dniowego okresu wypowiedzenia. Odp.: Zamawiający wyraża zgodę i dodaje powyższe zapisy do umowy. Dyrektor SP ZOZ Cezary Nowosielski 5