Regulamin korzystania z Platformy Zakupowej Grupy TAURON 1 Definicje Administrator Bazy Wykonawców (Administrator) pracownik Organizatora odpowiedzialny za zarządzanie Bazą Wykonawców, w tym za akceptowanie oraz odrzucanie Wniosków rejestracyjnych. Aukcja elektroniczna (Aukcja) funkcjonalność Platformy Zakupowej Grupy TAURON umożliwiająca Wykonawcom składanie kolejnych korzystniejszych ofert (Postąpień) podlegających automatycznej klasyfikacji na podstawie ustalonych przez Organizatora kryteriów oceny ofert. Aukcja może stanowić kontynuację postępowania o udzielenie zamówienia prowadzonego w formie pisemnej lub Elektronicznego Zapytania Ofertowego. Baza Użytkowników zbiór użytkowników zarejestrowanych na Platformie Zakupowej Grupy TAURON, którzy otrzymali login i hasło od Administratora Bazy Wykonawców. Baza Wykonawców zbiór Wykonawców zarejestrowanych przez Użytkowników na Platformie Zakupowej Grupy TAURON. Czas Platformy to czas serwera wyświetlany w Konsoli oferenta. Dogrywka mechanizm przedłużający Czas Trwania Aukcji. Elektroniczne Zapytanie Ofertowe (erfx) funkcjonalność Platformy Zakupowej Grupy TAURON umożliwiająca przeprowadzenie w formie elektronicznej Procesu Wyboru Wykonawcy. Grupa TAURON na potrzeby niniejszego Regulaminu przez Grupę TAURON rozumie się Spółki Grupy TAURON, w skład której wchodzą: TAURON Polska Energia S.A., TAURON Wytwarzanie S.A., TAURON Dystrybucja S.A., TAURON Ciepło S.A., TAURON Ekoenergia Sp. z o.o., TAURON Sprzedaż Sp. z o.o., TAURON Obsługa Klienta Sp. z o.o., Południowy Koncern Węglowy S.A. Konsola oferenta funkcjonalność Platformy Zakupowej Grupy TAURON, umożliwiająca Wykonawcy śledzenie przebiegu aukcji elektronicznej oraz składanie Postąpień. Krok Postąpienia minimalna wartość, o którą Oferent może zwiększyć lub zmniejszyć parametr Oferty w trakcie trwania Aukcji. Model Aukcji to rodzaj Aukcji elektronicznej, jaki Organizator może zastosować. Platforma stosuje dwa podstawowe modele aukcji: - według reguły angielskiej aukcji zniżkowej/zwyżkowej (zgodnie z zasadami, że każda następna Oferta składana przez danego Oferenta zostanie przyjęta tylko wówczas, gdy będzie miała wartość niższą/wyższą od wartości Oferty aktualnie prowadzącej na Aukcji); - według reguły dynamicznej aukcji zniżkowej/zwyżkowej (zgodnie z zasadami, że każda następna Oferta składana przez danego Oferenta zostanie przyjęta tylko wówczas, gdy będzie miała wartość niższą/wyższą od wartości Oferty uprzednio złożonej przez tego Oferenta). Strona1
Oferent Użytkownik składający ofertę handlową w ramach prowadzonej Aukcji elektronicznej lub w odpowiedzi na Elektroniczne Zapytanie Ofertowe. Oferta oświadczenie woli zawarcia umowy składane Organizatorowi przez Oferenta w formie pisemnej lub w formie elektronicznej poprzez Platformę Zakupową. Operator Aukcji Użytkownik domenowy, który jest założycielem Aukcji i decyduje o jej parametrach. Organizator TAURON Polska Energia S.A. jako Spółka odpowiedzialna za prawidłowe funkcjonowanie Platformy Zakupowej. Platforma Zakupowa Grupy TAURON (Platforma) zbiór internetowych aplikacji biznesowych o charakterze zamkniętym administrowany przez Organizatora na rzecz Spółek Grupy TAURON, w ramach których między innymi organizuje się Aukcje elektroniczne, przesyła się Elektroniczne Zapytania Ofertowe, składa się Oferty handlowe. Czas Trwania Aukcji czas Aukcji liczony od momentu jej rozpoczęcia do momentu jej zakończenia, bez uwzględnienia czasu przedłużenia Aukcji wynikającego z Dogrywek. Proces Wyboru Wykonawcy (Proces) proces biznesowy realizowany za pomocą funkcjonalności Platformy Zakupowej Grupy TAURON, w ramach którego wybiera się Oferenta, który będzie realizował na rzecz Organizatora świadczenia będące przedmiotem zamówienia dla danego Procesu. Regulamin niniejszy Regulamin Platformy Zakupowej Grupy TAURON, stanowiący spis zasad korzystania z Platformy Zakupowej Grupy TAURON. Specyfikacja Warunków Zamówienia dokument określający warunki prowadzenia postępowania o udzielenie Zamówienia Niepublicznego. Szczegółowy Regulamin Aukcji regulamin dedykowany dla danej Aukcji, zaakceptowany przez Użytkowników. Użytkownik osoba fizyczna reprezentująca Wykonawcę, która wypełniła formularz rejestracyjny, zaakceptowała warunki niniejszego Regulaminu oraz uzyskała dostęp do usług świadczonych w ramach Platformy Zakupowej Grupy TAURON. Użytkownik domenowy Użytkownik, który jest pracownikiem spółki Grupy TAURON. Wniosek rejestracyjny to wniosek o zarejestrowanie lub zaktualizowanie danych Użytkownika oraz Wykonawcy, który jest przesyłany do Administratora po wypełnieniu Formularza rejestracyjnego. Wykonawca podmiot zarejestrowany przez Użytkownika lub Organizatora na Platformie Zakupowej Grupy TAURON, który realizował umowę, zamówienie na rzecz Spółek Grupy TAURON lub jest zarejestrowany w Bazie Wykonawców jako potencjalny Wykonawca. Strona2
2 Przedmiot regulaminu Przedmiotem regulaminu jest określenie zasad świadczenia usług na Platformie Zakupowej Grupy TAURON, w tym określenie odpowiedzialności po stronie Organizatora oraz opisanie zasad udziału w Aukcjach elektronicznych i zasad składania Ofert w odpowiedzi na Elektroniczne Zapytania Ofertowe (erfx). 3 Odpowiedzialność Organizatora 1. Odpowiedzialność Organizatora polega na należytym i sumiennym wykonywaniu usługi nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem Platformy od strony technicznej, chyba, że wystąpi jakiekolwiek ograniczenie, na które Organizator nie ma wpływu. 2. Za ograniczenia odpowiedzialności Organizatora uważa się: 1) problemy i ograniczenia związane z nieprawidłową transmisją danych; 2) problemy i ograniczenia wynikające ze złej jakości połączeń transmisji danych; 3) brak albo słaba dostępność połączenia. Za wszystkie w/w ograniczenia odpowiedzialność jest po stronie dostawcy usług transmisji danych. 3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z niewłaściwym działaniem Platformy. Za niewłaściwe działanie Platformy uważa się sytuacje, w których pojawiają się komunikaty błędu, braki informacji, defekty, opóźnienia podczas wykonywanej operacji lub podczas przekazu danych albo inne zakłócenia, które mogą być efektem awarii lub działania wirusa komputerowego. 4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody Oferenta, w tym utracone korzyści (na przykład szkody związane z ujawnieniem nazwy Oferenta lub treści jego Oferty). 5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku wzięcia udziału w Aukcji elektronicznej lub Elektronicznym Zapytaniu Ofertowym przez osobę trzecią podającą się za Oferenta a w szczególności, gdy udział osoby trzeciej nastąpił w wyniku utraty lub kradzieży, jak także umyślnego lub nieumyślnego przekazania przez Oferenta informacji niezbędnych do udziału w Aukcji lub Elektronicznym Zapytaniu Ofertowym, w tym loginu i hasła. 6. Organizator nie odpowiada za zachowania Oferentów na Platformie Zakupowej. Strona3
4 Zastrzeżenia Organizatora 1. Organizator może unieważnić, odstąpić, powtórzyć lub przesunąć Proces bez podania przyczyny na zasadach określonych w Specyfikacji Warunków Zamówienia, z wyłączeniem ofert składanych w ramach postępowania publicznego. 2. W przypadku podjęcia decyzji o unieważnieniu lub odstąpieniu od Procesu Organizator zobowiązuje się poinformować wszystkich Oferentów biorących udział w tym Procesie. 3. W przypadku podjęcia decyzji o powtórzeniu lub przesunięciu Procesu Organizator poinformuje Oferentów o nowej dacie i godzinie przeprowadzenia Procesu. 4. Złożenie przez Oferenta najlepszej Oferty w trakcie trwania Procesu nie jest równoznaczne z wyborem jego Oferty przez Organizatora. 5. Organizator zastrzega, że Użytkownik składający Ofertę w Aukcji lub w odpowiedzi na Elektroniczne Zapytanie Ofertowe powinien posiadać stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania podmiotu, w imieniu którego Oferta została złożona. 6. Użytkownik jest odpowiedzialny za niezwłoczne poinformowanie Administratora o konieczności zablokowania jego konta, w przypadku utraty upoważnienia, zmiany pracy, zwolnienia z pracy lub innej postaci utraty upoważnienia do korzystania z konta Użytkownika przez jego pracownika albo osobę korzystającą z tego konta na innej podstawie prawnej. 5 Warunki korzystania z Platformy Zakupowej Grupy TAURON 1. Możliwość korzystania z Platformy mają tylko poprawnie zarejestrowani Użytkownicy, którym Administrator przyznał login i hasło. 2. Za poprawnie zarejestrowanego Użytkownika rozumie się użytkownika, który został założony przez Administratora lub Operatora Aukcji albo który wypełnił formularz rejestracyjny zgodnie z wytycznymi, w szczególności: - wypełnił wszystkie wymagane pola oznaczone symbolem * ; - załączył aktualny KRS podmiotu lub Wpis Do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; - wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym dla potrzeb związanych z uczestnictwem w procesach zakupowych Organizatora, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t.j.: Dz. U. z 2002 roku, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); - w polu Dodatkowe informacje poinformował Administratora, czy Użytkownik jest oddziałem, czy centralą oraz czy według jego stanu wiedzy Użytkownik jest rejestrowany w Bazie Wykonawców Grupy TAURON po raz pierwszy. 3. Rejestracja Użytkownika na Platformie jest bezpłatna. 4. Warunkiem korzystania z Platformy jest akceptacja Regulaminu wymagana podczas pierwszego logowania. Warunkiem wzięcia udziału w Aukcji, w stosunku do której zastosowanie znajduje Szczegółowy Regulamin Aukcji, jest uprzednie zaakceptowanie tego regulaminu. 5. W przypadku zmiany Regulaminu dalsze korzystanie z Platformy będzie możliwe po akceptacji uaktualnionej wersji Regulaminu podczas logowania. Strona4
6. Użytkownik może prawidłowo korzystać z Platformy tylko wówczas, gdy spełni minimalne wymagania techniczne, do których należą: 1) komputer klasy PC z zainstalowanym systemem operacyjnym Microsoft Windows 2000/XP/Vista/Windows 7; 2) przeglądarka MS Internet Explorer 7.0 (lub nowsza) z obsługą Active X lub Firefox z obsługą Javy, siła szyfrowania: 128bit; 3) podłączenie do Internetu: min 56 Kb na komputer (zalecane szerokopasmowe łącze internetowe). 4) w przypadku Aukcji elektronicznej z wymaganym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu dodatkowo: - podłączony do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez Wykonawcę; - certyfikat kwalifikowany zainstalowany na komputerze, na którym Wykonawca będzie się logował do konta (certyfikat musi być widoczny w magazynie certyfikatów systemu Windows). 6 Aukcja elektroniczna 1. Szczegółowe reguły przeprowadzenia Aukcji określone zostaną przez Organizatora w dokumencie Zaproszenia do udziału w aukcji elektronicznej lub w Szczegółowym Regulaminie Aukcji. 2. W celu uniknięcia jakichkolwiek problemów związanych z udziałem w Aukcji zaleca się logowanie użytkowników do Platformy przed rozpoczęciem Aukcji aby ostatecznie zweryfikować poprawność loginu i hasła Użytkownika. 3. Organizator ustala datę i czas planowanego rozpoczęcia Aukcji, kryteria oceny Ofert, Krok Postąpienia, sposób klasyfikacji Ofert, w tym algorytm wyliczania Ofert, miejsce w rankingu oraz Model aukcji. 4. Najważniejsze informacje dotyczące aukcji widoczne są w Konsoli oferenta, która najczęściej składa się z czterech elementów: - Ogólne informacje dotyczące aukcji (nr aukcji, nazwa aukcji, status aukcji, czas, dogrywki i opóźnienie łącza); - Panel do składania ofert (parametry i liczba punktów prowadzącej Oferty, parametry i liczba punktów oraz aktualne miejsce w rankingu Oferty zalogowanego Użytkownika; minimalne postąpienie); - Okno czatu; - Historię ofert. Dostępność poszczególnych elementów dla Oferenta może zależeć od Modelu aukcji wybranego przez Organizatora. 5. Czas Trwania Aukcji może zostać wydłużony o Dogrywki. 6. Dogrywka będzie miała miejsce, jeśli w ciągu określonego przez Organizatora czasu pozostałego do zakończenia Aukcji zostanie złożona nowa Oferta. W takim przypadku Aukcja zostanie przedłużona o określony przez Organizatora czas zaokrąglony w górę o sekundy brakujące do pełnej minuty, w której zostało złożone ostatnie postąpienie. 7. Ofertę uważa się za poprawnie złożoną i zaakceptowaną w momencie wyświetlenia na Konsoli oferenta informacji Zaakceptowana. Komunikat Odrzucona oznacza błąd w złożonej Ofercie. 8. W zależności od konfiguracji Aukcji złożenie Oferty może być uzależnione od jej autoryzacji podpisem elektronicznym. Strona5
9. Szczegółowe instrukcje postępowania oraz opis funkcji dostępnych przy korzystaniu z modułu Aukcji Platformy zawarte są w Podręczniku Oferenta Moduł Aukcji dostępnym w zakładce Regulaminy i instrukcje. 10. Oferent może zostać zobowiązany do potwierdzenia raportu z ostatnią Ofertą cenową złożoną na Aukcji. Konieczność potwierdzenia raportu z Aukcji przez Oferenta zostanie określona w Zaproszeniu do udziału w Aukcji elektronicznej. 11. Potwierdzenie ostatniej Oferty cenowej złożonej na Aukcji będzie jedną z zakładek raportu, jaki będzie dostępny po zakończeniu Aukcji w Konsoli oferenta. Raport z przebiegu aukcji będzie dostępny na zakładce Zakończone. 12. Potwierdzenie, o którym mowa w punkcie 10 wymaga podpisu osoby lub osób upoważnionych do reprezentowania Oferenta. 13. W przypadku decyzji Organizatora o zastosowaniu potwierdzenia Oferent jest zobowiązany dostarczyć raport z ostatnią Ofertą cenową Organizatorowi w dniu przeprowadzenia Aukcji w sposób przez niego przewidziany. 7 Elektroniczne zapytanie ofertowe (erfx) 1. Elektroniczne Zapytanie Ofertowe (erfx) umożliwia złożenie ofert przez Oferentów drogą elektroniczną a następnie ocenę i wybór najlepszych ofert przez Organizatora. 2. Platforma Zakupowa Grupy TAURON umożliwia przeprowadzanie następujących rodzajów Elektronicznych Zapytań Ofertowych (erfx): 1. Zapytanie o informację (RFI); 2. Zapytanie o ofertę (RFP); 3. Zapytanie o cenę (RFQ). 3. W ramach jednego Procesu możliwe jest wielokrotne zastosowanie powyższych rodzajów Elektronicznych Zapytań Ofertowych (erfx). 4. Oferent ma możliwość dołączania załączników do każdej pozycji zapytania. 5. Złożenie Oferty w Elektronicznym Zapytaniu Ofertowym (erfx) następuje poprzez wypełnienie formularza, którego zawartość została zdefiniowana przez Organizatora. 6. Ocena Ofert złożonych w ramach Elektronicznego Zapytania Ofertowego (erfx) dokonywana jest automatycznie na podstawie kryteriów zdefiniowanych na etapie tworzenia erfx. 7. Po dokonaniu oceny Ofert Organizator ma możliwość uruchomienia kolejnej rundy erfx lub stworzenia Aukcji na podstawie wyników danej rundy. 8. W czasie trwania Elektronicznego Zapytania Ofertowego (erfx) Organizator oraz Oferent mają możliwość zadawania pytań i udzielenia odpowiedzi bezpośrednio z poziomu Elektronicznego Zapytania Ofertowego (erfx). 9. Szczegółowe instrukcje postępowania oraz opis funkcji dostępnych przy korzystaniu z modułu Elektronicznych Zapytań Ofertowych zawarte są w Podręczniku oferenta erfx dostępnym w zakładce Regulaminy i instrukcje. 8 Pomoc techniczna w zakresie obsługi Platformy Zakupowej Grupy TAURON 1. Organizator Platformy odpowiada za wsparcie techniczne w zakresie obsługi narzędzi Platformy. Wsparcie techniczne odbywa się za pośrednictwem e-mail. Strona6
2. Adresy mailowe osób odpowiadających za wsparcie techniczne są widoczne w zakładce Kontakt. 3. Wsparcie techniczne może być udzielone w zakresie: - rejestrowania się Użytkownika w Bazie Wykonawców; - udziału w Aukcji; - składaniu Ofert w odpowiedzi na Elektroniczne Zapytanie Ofertowe. 9 Tryb postępowania reklamacyjnego 1. Reklamacje mogą być składane z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przez Organizatora usług, będących przedmiotem Regulaminu. 2. Reklamacja musi mieć formę pisemną lub zostać przesłana za pomocą poczty elektronicznej na adresy e-mail podane na Platformie w zakładce Kontakt. 3. Reklamację można wnieść w terminie 7 dni licząc od dnia, w którym usługa była wykonana lub miała być wykonana. 4. Reklamacja w sprawie niewykonania lub nienależytego wykonania usługi musi zawierać w szczególności jej przedmiot i okoliczności ją uzasadniające. 5. Organizator rozpatruje reklamacje w terminie do 14 dni, licząc od dnia jej wniesienia. Jeżeli reklamacja nie może być rozpatrzona w tym czasie, Organizator w tym terminie powiadamia reklamującego na piśmie lub za pomocą poczty elektronicznej o przyczynach opóźnienia i przewidywanym terminie rozpatrzenia reklamacji. 10 Postanowienia końcowe 1. Regulamin staje się wiążący dla Użytkownika z chwilą jego akceptacji podczas logowania. 2. Brak akceptacji niniejszego Regulaminu jest jednoznaczny z rezygnacją z udziału w obsłudze Platformy. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem znajdują zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie. 4. W przypadku zaistnienia zdarzeń naruszających postanowienia niniejszego Regulaminu lub zdarzeń, które negatywnie wpływają na wizerunek Organizatora Administrator zastrzega sobie możliwość zawieszenia na czas nieokreślony Użytkownika odpowiedzialnego za szkody. 5. Wszelkie spory, jakie mogą się pojawić w związku z korzystaniem Platformy poddane zostaną pod rozstrzygnięcie polskiego sądu powszechnego właściwego według siedziby TAURON Polska Energia S.A.. Strona7