Załącznik nr 8B Istotne postanowienia umowy UMOWA Nr LO2/ 2015 na świadczenie usług obsługi kasowej urzędów skarbowych województwa zachodniopomorskiego Część zamówienia nr zawarta w dniu. r. pomiędzy Skarbem Państwa - Izbą Skarbową w Szczecinie, NIP: 8511055992 z siedzibą ul. Roosevelta 1,2, 70-525 Szczecin, reprezentowaną przez:... - Wicedyrektora Izby Skarbowej w Szczecinie, zwanej w dalszej części umowy Zamawiającym" a działającą na podstawie.. NIP, REGON z siedzibą ul....,... reprezentowaną przez: zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą" Zamówienia dokonano w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn.zm.). 1 Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi obsługi kasowej dla Urzędu Skarbowego w..., zwanego dalej urzędem skarbowym poza siedzibą urzędu, polegającej w szczególności na: 1) Przyjmowaniu należności z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych na rzecz Zamawiającego, których regulowanie w formie gotówkowej dopuszczają obowiązujące przepisy dla: a) podatku dochodowego, b) podatków pośrednich, c) podatku od spadków i darowizn i czynności cywilnoprawnych, d) innych zobowiązań podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych, do których określenia i poboru właściwym organem jest urząd skarbowy. 2) Przyjmowaniu wpłat gotówkowych dokonywanych przez pracowników zatrudnionych w komórkach ds. egzekucji administracyjnej urzędów skarbowych, z tytułu ściągniętych należności na podstawie tytułów wykonawczych, dla których wierzycielami są naczelnicy urzędów skarbowych i przekazywanie na wskazane przez urzędy skarbowe rachunki. 3) Przyjmowanie od pracowników zatrudnionych w komórkach ds. egzekucji administracyjnej urzędów skarbowych wpłat pobranych w trybie egzekucji administracyjnej należności i przekazanie ich na konta innych niż naczelnicy urzędów skarbowych wierzycieli 1
4) Dokonywaniu zwrotów nadpłat z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wynikających z zeznań rocznych. 5) Dokonywaniu zwrotów nadpłat podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczanych w formie karty podatkowej oraz podatku od czynności cywilnoprawnych i podatku od spadku i darowizn. 6) Dokonywaniu zwrotów niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym. 7) Przyjmowanie bez prowizji i opłat bankowych innych wpłat na rzecz Zamawiającego. 2. Obsługa kasowa prowadzona będzie na następujących zasadach: 1) Zamawiający zawiadamia podatników o terminie i miejscu odbioru nadpłat. 2) Zamawiający przekaże na wskazane konto Wykonawcy środki finansowe niezbędne do dokonania zwrotów w terminie 1-3 dni przed planowanym terminem zwrotów. 3) Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej w dniu następnym po dokonaniu przelewu wykazy zawierające imienną listę podatników ( z podaniem, co najmniej następujących danych: PESEL lub NIP, nazwisko i imię, adres podatnika, kwota do wypłaty oraz okres pozostawania środków do dyspozycji podatnika) wraz z dowodami wypłat KW. 4) Wykonawca na trzecim egzemplarzu wykazu wypłat potwierdza odbiór wykazu od Zamawiającego. 5) Potwierdzeniem dokonania wypłaty są dowody wypłaty KW otrzymane od zamawiającego, sporządzone w trzech egzemplarzach; jeden otrzymuje Zamawiający, drugi podatnik a trzeci pozostaje u Wykonawcy. 6) Wykonawca wypłaca gotówkę po uprzednim sprawdzeniu tożsamości osoby uprawnionej do jej odbioru. 7) Wykonawca zobowiązany jest wpisać dane z dokumentu tożsamości podatnika (seria i numer) na dowodach wypłaty KW oraz uzyskać podpis osoby uprawnionej do odbioru nadpłaty. Wykonawca potwierdza własnoręcznym podpisem i odciskiem pieczęci fakt realizacji zwrotu. 8) Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu egzemplarza wykazu wraz z kompletem załączonych dowodów KW ( zrealizowanych- jeden egzemplarz zawierający potwierdzenie odbioru nadpłaty oraz niezrealizowanych trzy egzemplarze dowodu KW) niezwłocznie, nie później niż w ciągu 2 dni po upływie okresu pozostawania środków w kasie do dyspozycji podatnika (określonego na wykazie) bądź od dokonania wszystkich zwrotów z danego raportu (wykazu). Jednocześnie Wykonawca sporządza polecenie przelewu na kwotę niezrealizowanych wypłat na konto Zamawiającego w NBP. 9) W przypadku nieprzekazania środków w związku z niezrealizowaniem wypłat Wykonawca zobowiązuje się do wypłacenia na rzecz Zleceniodawcy odsetek ustawowych liczonych od terminu ustalonego w pkt. 8 do dnia wypłaty włącznie. 10) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania pobranych wpłat, z zachowaniem szczegółowości danych podatnika, zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz.U. Nr 236, poz. 1636), o którym mowa w ust. 2, w dniu bieżącym, nie później niż w dniu następnym na rachunek bieżący Zamawiającego prowadzony w NBP z podziałem na : a) subkonta podatkowe :... 2
......... 11) W uzasadnionych sytuacjach ( np. po złożeniu przez podatnika korekty zeznania) Zamawiający zastrzega dopuszczalność wycofania niezrealizowanego zwrotu. 12) W nagłych wypadkach Zamawiający dopuszcza dokonanie zwrotu w dniu jego zlecenia ze środków pozostających w dyspozycji Wykonawcy. 13) Wykonawca nie będzie pobierał w ramach obsługi kasowej Zamawiającego żadnych opłat i prowizji od podatników, płatników i egzekutorów dokonujących wpłat i wypłat na rachunki wskazane przez urzędy skarbowe. 14) Obsługa kasowa prowadzona będzie na...stanowiskach w trakcie całego okresu obowiązywania umowy. 3. Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SIWZ. 4. Wykonawca ma obowiązek do zamieszczenia na własny koszt informacji wizualnej w Urzędzie Skarbowym w..., z treści której wynikać będzie, iż realizuje obsługę kasową na rzecz Zamawiającego w swoich placówkach, poza siedzibą Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązuje się do uzyskania każdorazowo akceptacji ze strony Zamawiającego, w przypadku gdy Wykonawca zamierza umieścić w urzędzie ogłoszenie. Przez ogłoszenie należy rozumieć plakaty, banery, tablice informacyjne, pisma, ulotki, broszury itd. 2 Miejsce świadczenia usługi Obsługa kasowa Urzędu Skarbowego w...świadczona będzie w punkcie obsługi klienta prowadzonym przez Wykonawcę, zlokalizowanym w promieniu nie większym niż 300m od siedziby urzędu skarbowego. Adres miejsca świadczenia usługi obsługi kasowej:... w godzinach otwarcia placówki od...do.... 3 Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca będzie wykonywać przedmiot zamówienia na własne ryzyko. 2. Z uwagi na specyfikę tych usług związaną z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm.)i wszelkimi ustawowymi konsekwencjami z tego wynikającymi, wskazane jest aby obsługa kasowa, była wykonywana przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. 3. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu imienne wykazy osób, o których mowa w ust. 2, najpóźniej 2 dni robocze przed rozpoczęciem realizacji zamówienia oraz będzie na bieżąco (na piśmie) informować o wszystkich zmianach w składzie osób wykonujących przedmiot zamówienia wraz z oświadczeniem, że osoby te nie były karane. 4. Wykonawca zobowiązuje się do systematycznego nadzorowania pracowników w trakcie bezpośredniego świadczenia usługi i ponosi za nich pełną odpowiedzialność. 5. Wykonawca zobowiązuje się wykonać określone umową prace z zachowaniem należytej staranności i rzetelności zawodowej. 6. Wykonawcę obowiązuje bezwzględny zakaz ujawniania informacji, do których może mieć dostęp przy wykonywaniu czynności określonych umową, przy czym zakaz ten obowiązuje również po zakończeniu niniejszej umowy. 7. Wykonawca przyjmie od osób, o których mowa w ust. 2 oświadczenia o obowiązku ochrony danych osobowych oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji 3
dotyczących urzędów skarbowych, powziętych w związku z wykonywaniem czynności objętych umową, a uwierzytelnione kopie tych oświadczeń przedłoży Zamawiającemu na każde jego wezwanie. 8. Z uwagi na wprowadzenie drugiego kryterium oceny ofert jakim jest kryterium społeczne związane ze wskazaniem przez Wykonawcę liczby osób zatrudnionych na umowę o pracę, które będą rzeczywiście zaangażowane w wykonywanie zadań związanych z realizacją przedmiotu zamówienia niniejszego postępowania przez cały okres obowiązywania umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli spełnienia przez Wykonawcę zobowiązania zawartego w swojej ofercie, jakim jest zatrudnianie pracowników na umowę o pracę, w liczbie nie mniejszej niż liczba osób wskazanych w ofercie Wykonawcy. 9. Kontrola polegać będzie na złożeniu Zamawiającemu przez Wykonawcę imiennego wykazu o zatrudnionych osób zaangażowanych przy realizacji umowy, z zaznaczeniem zatrudnionych na umowę o pracę, w ciągu 14 dni kalendarzowych, licząc od dnia przesłania stosownego wezwania, wg stanu na dzień, który wskaże Zamawiający. Każdorazowo po złożeniu wskazanych dokumentów będą one analizowane przez Zamawiającego, w zakresie dotyczącym liczby osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którym zostanie powierzona realizacja zamówienia. Liczba ta musi utrzymywać się co najmniej na poziomie wskazanym w ofercie Wykonawcy. Po dokonanej analizie (najpóźniej w ciągu 14 dni kalendarzowych licząc od dnia złożenia przez Wykonawcę dokumentów) Zamawiający powiadomi Wykonawcę o wynikach dokonanej kontroli. Negatywny wynik kontroli będzie skutkował naliczeniem kary umownej o której mowa w 5 ust. 4. 10. Koszty i ryzyko związane z ubezpieczeniem i zabezpieczeniem gotówki oraz jej konwojowania ponosi Wykonawca. 11. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów BHP i przeciwpożarowych przy świadczeniu usługi będącej przedmiotem niniejszej umowy. 12. Przez cały okres obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest do posiadania lub kontynuacji ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie mniejszą niż wartość zamówienia oraz do okazania na każde żądanie Zamawiającego polisy lub dokumentu potwierdzającego fakt ubezpieczenia oraz dowodów jego opłacenia. 13. Wykonawca zobowiązuje się dokonywać rozliczeń pieniężnych, o których mowa w treści umowy, zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z przepisami Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz.U. z 2014r. poz. 878 z późn.zm.). 14.Wykonawca może zlecić wykonanie przedmiotu umowy podwykonawcom, pod warunkiem, że zawarł w ofercie oświadczenie, iż powierzy podwykonawcom wykonanie następującego zakresu oferowanego zamówienia. 1)... 2)... 15. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności, których wykonanie powierzył podwykonawcom. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców, jak za własne. 16. Wykonawca zobowiązuje się do przesłania Zamawiającemu informacji zawierających dane identyfikujące podwykonawców. 17. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za dokonywanie w terminie wszelkich rozliczeń finansowych z podwykonawcami. 4
4 Cena i warunki płatności 1. Strony ustalają wartość przedmiotu umowy zgodnie z przyjętą ofertą na wykonanie usługi w zakresie obsługi kasowej Urzędu Skarbowego w... na kwotę...zł (słownie...zł) brutto dla części zamówienia nr... 2. Miesięczne wynagrodzenie zryczałtowane wynosi...zł brutto( słownie... zł). 3. Prognozowana średnia ilość i wielkość transakcji podana w Części II ust. 5 Załącznika Nr 1 do SIWZ i do umowy, oraz w Formularzu cenowym ma charakter wyłącznie szacunkowy. 4. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktur wystawianych przez Wykonawcę po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, za miesięczne okresy rozliczeniowe, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę, w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 5. Wysokość wynagrodzenia z tytułu realizacji postanowień umowy może ulec zmianie wyłącznie w przypadku zmiany: 1) stawki podatku od towarów i usług; 2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; 3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne; zmiany wymienione w pkt 2-3 wymagają podpisania aneksu do umowy. 6. W razie zwłoki w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca ma prawo żądania zapłaty odsetek za zwłokę. 5 Skutki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 10% wartości umowy pozostałej do zrealizowania od dnia odstąpienia, wyliczonej w oparciu o kwotę określoną w 4 ust. 1. 2. Jeżeli Wykonawca nie przystąpi do realizacji usługi w terminie określonym w 6 lub w okresie późniejszym zaprzestanie realizacji tej usługi zapłaci on Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% kwoty określonej w 4 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia/braku realizacji usługi. 3. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług stanowiących przedmiot zamówienia, Zamawiający ma prawo naliczyć karę umowną w wysokości 5% kwoty określonej w 4 ust. 2. 4. Wykonawca, w przypadku nie wypełnienia warunku o którym mowa w 3 ust. 9 Umowy lub nieprzedłożenia w terminie wymaganych dokumentów o których mowa w 3 ust. 10 Umowy, zobowiązuje się zapłacić na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości : 1) 10% wartości wynagrodzenia określonego w 4 ust. 2 za każdy miesiąc, w którym nie spełniał przedmiotowego warunku. 5
5. W przypadku rozwiązania umowy Wykonawca zobowiązany jest w terminie 3 dni zwrócić Wykonawcy przekazane środki finansowe na właściwe rachunki bankowe Zamawiającego oraz zwrócić komplet otrzymanych dokumentów. 6. W przypadku niedokonania zwrotu środków finansowych w terminie o jakim mowa w ust. 5, Zamawiającemu przysługują od Wykonawcy odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki do dnia dokonania zwrotu. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bieżącej kontroli sposobu wykonywania umowy i przedstawiania swoich uwag Wykonawcy. 8. Wykonawca zobowiązany jest do wyrównania Zamawiającemu w pełnym zakresie wszelkich ewentualnych szkód spowodowanych niewykonaniem lub nienależytym wykonywaniem niniejszej umowy. 9. Zamawiający ma prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego, przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości poniesionej szkody. 10. Kary umowne będą mogły być potrącane z kwoty wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy, na podstawie wystawionej przez Zamawiającego noty obciążeniowej, na co Wykonawca wyraża zgodę. 11. Termin zapłaty kary umownej wynosi 14 dni od zawiadomienia o obciążeniu karą. 12. Uprawnionym z tytułu reklamacji przedmiotu zamówienia jest Naczelnik Urzędu Skarbowego urzędu, będącego odbiorcą przedmiotu zamówienia. 13. Strony umowy zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji, jakie uzyskały w związku z zawarciem, wykonywaniem (wykonaniem) niniejszej umowy, co do których mogą powziąć podejrzenie, iż są poufnymi informacjami, lub że jako takie są traktowane. 6 Czas trwania umowy 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 01.01.2016r. do dnia 31.12.2018 r. 2. Zamawiający może odstąpić od umowy lub jej części w następujących przypadkach: 1) niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy przez Wykonawcę tj. w razie pięciokrotnego naliczenia wobec Wykonawcy kar umownych, o których mowa w 5; 2) zaprzestania przez Wykonawcę realizacji usługi obsługi kasowej w urzędzie skarbowym bez wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym ; 3) w razie zaistnienia zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, na warunkach określonych w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych; 4) ogłoszenia upadłości bądź likwidacji Wykonawcy; 5) zajęcia majątku Wykonawcy. 3.Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, a za porozumieniem stron w każdym czasie. 4.W przypadkach opisanych w ust. 2, Wykonawcy przysługiwało będzie jedynie wynagrodzenie za zrealizowaną część umowy. 5. Nie stanowi istotnej zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych: 1) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno -organizacyjną umowy; 2) zmiany danych teleadresowych; 6
3) zmiany osób wskazanych do kontaktu między Stronami; 4) zmiana ilości i numerów rachunków bankowych. 7 1, Strony ustalają, że ich aktualne adresy do korespondencji są następujące: 1) Zamawiający Izba Skarbowa w Szczecinie, ul. Roosevelta 1,2, 70-525 Szczecin; 2) Wykonawca... ; 2. Strony wyznaczają do nadzoru nad realizacją umowy: 1) ze strony Zamawiającego: a)... 2) ze strony Wykonawcy: a)..., b).... 3. Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania się o zmianach danych określonych w ust. 1 i 2. 8 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności z wyjątkiem zmian dotyczących danych adresowych, godzin urzędowania, numerów rachunków bankowych oraz danych osób upoważnionych do kontaktów, które wymagają jedynie doręczenia zawiadomienia o zmianie. 2..W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące, w tym przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Ewentualne spory wynikłe w trakcie realizacji niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 4. Wszelkie załączniki do niniejszej umowy stanowią jej integralną część. 9 Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. Załączniki: 1. Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 7