Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy Bydgoszcz, dnia 20.01.2006 r. RIO/KF/4104/52/2005 Pan Bronisław Jaskólski Wójt Gminy Ciechocin 87-408 Ciechocin Na podstawie art. 1, w związku z art. 7 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) oraz 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747), Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Ciechocin, udokumentowaną protokołem Nr RIO/KF/56/52/2005 z dnia 30 listopada 2005 r., którego jeden egzemplarz pozostawiono Panu Wójtowi w dniu jego podpisania. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Panu Wójtowi niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W czasie przeprowadzonej kontroli kompleksowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: I. Nieterminowe regulowanie w latach 2003, 2004 i w I półroczu 2005 r. zobowiązań wobec kontrahentów oraz w latach 2003 i 2004 spłat rat kredytów, skutkiem czego jednostka zapłaciła odsetki karne za opóźnienia w zapłacie wyżej wymienionych zobowiązań (strony protokołu: 29-33, 179-180, 216-221). Na podstawie sprawozdań budżetowych Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzonych za lata 2003, 2004 i I półrocze 2005 r. oraz ewidencji księgowej stwierdzono, że jednostka ponosiła koszty odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań. Ustalono, że w 2003 r. jednostka zapłaciła odsetki w kwocie 110,35 zł z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań za usługi pocztowe, w 2004 r. kwotę 1.299,56 zł z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań wobec kontrahentów (m.in. za energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne), a w I półroczu 2005 r. z tego tytułu jednostka zapłaciła odsetki w wysokości 271,18 zł. Stwierdzono również, że w latach 2003, 2004 jednostka nieterminowo dokonywała spłat rat
kredytów zaciągniętych w Kredyt Banku co spowodowało konieczność zapłaty odsetek karnych na rzecz tego banku. W 2003 roku jednostka zapłaciła odsetki karne w kwocie 8.606,26 zł, z tego kwotę: 7.590,09 zł od kredytu zaciągniętego w dniu 28.08.2001 r. w kwocie 160.000 euro na dofinansowanie zadań oświatowych, 1.016,17 zł od kredytu zaciągniętego w dniu 19.07.1999 r. w kwocie 250.000 zł na modernizację dróg gminnych. Odsetki karne zapłacone w 2004 r. stanowiły kwotę 418,41 zł z tego kwota 266,23 zł dotyczyła wyżej wymienionego kredytu zaciągniętego w 2001 r., a kwota 152,18 zł kredytu zaciągniętego w 1999 roku. Ogółem w badanym okresie jednostka zapłaciła odsetki karne z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań w kwocie 10.705,76 zł z tego: w 2003 r. - 8.716,61 zł, w 2004 r. - 1.717,97 zł, w I półroczu 2005 r. - 271,18 zł. Dopuszczenie do zapłaty karnych odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań wobec kontrahentów oraz spłat rat kredytów stanowiło naruszenie art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, zgodnie z treścią którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Ponadto zgodnie z przepisami art.138 ust.1 pkt 11 ustawy o finansach publicznych dopuszczenie się zwłoki w regulowaniu zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych powodującej uszczuplenie środków publicznych wskutek zapłaty odsetek za opóźnienie w zapłacie, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Obecnie czyn ten stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 16 ust. 1 obowiązującej od 1 lipca 2005 r. ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 14, poz.114). II. Przekroczenie wydatków na dzień 14.11.2004 r. o kwotę 33.755,53 zł (strona 95 do 98 protokołu) Na podstawie Uchwały Nr XIV/60/2004 Rady Gminy w Ciechocinie z dnia 16 marca 2004 r. w sprawie uchwalenia budżetu gminy Ciechocin na 2004 r. i zmian do powyższej uchwały oraz kart wydatków za okres od 1 stycznia 2004 r. do 14 listopada 2004 r. stwierdzono przekroczenie planowanych wydatków o kwotę 33.755,53 zł. Przekroczenie wystąpiło w pięciu niżej wymienionych działach klasyfikacji budżetowej: w dziale 010 przekroczono plan o kwotę w dziale 750 przekroczono plan o kwotę w dziale 757 przekroczono plan o kwotę w dziale 801 przekroczono plan o kwotę w dziale 921 przekroczono plan o kwotę 3.575,40 zł, 6.829,12 zł, 17.087,54 zł, 5.755,82 zł, 507,65 zł. Zgodnie z przepisami art. 129 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązują zasady 2
gospodarki finansowej określone w art. 92 ustawy polegające między innymi na dokonywaniu wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny. Dokonywanie wydatków w kwocie wyższej od zaplanowanej w budżecie narusza postanowienia art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i na mocy art. 138 ust. 1 pkt 2 stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Obecnie czyn ten stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. III. Nieterminowe odprowadzanie składek do ZUS na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy (strony 103 do 112 i 169 do 174 protokołu) W trakcie kontroli ustalono, że kontrolowana jednostka w latach 2003, 2004 i I półrocze 2005 r. wypłacała wynagrodzenia nie odprowadzając terminowo do ZUS od wynagrodzeń należnych składek na: ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Nie opłacanie w terminie wyżej wymienionych składek stanowi naruszenie art. 47 ust 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 z późn. zm.), zgodnie z którym Urząd Gminy jako płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych kwoty składek pobranych w danym miesiącu, w terminie do 5 dnia następnego miesiąca. Zgodnie z przepisami, art. 138 ust 1 pkt 8 ustawy o finansach publicznych wypłacenie wynagrodzeń w jednostce sektora finansów publicznych bez jednoczesnego wykonania, wynikającego z ustaw szczególnych, a ciążącego na pracodawcy, obowiązku pobierania, odprowadzania lub opłacenia świadczeń lub składek, wypełnia znamiona czynu stanowiącego naruszenie dyscypliny finansów publicznych, który jest równocześnie naruszeniem dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 14 ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Odpowiedzialność za wymienione powyżej w punktach I, II, III naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponoszą: Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Humięcka, Wójt Gminy Pan Bronisław Jaskólski IV. Nie przestrzeganie w 2003 roku postanowień art. 114 ustawy o finansach publicznych w zakresie poziomu zadłużenia na koniec roku budżetowego (strona 165 protokołu). W toku kontroli ustalono, iż zadłużenie ogółem Gminy Ciechocin na dzień 31 grudnia 2003 r. (bez odsetek) stanowiło kwotę 3.626.842 zł (w tym zobowiązania wymagalne 135.956 zł) przy wykonanych w 2003 roku dochodach w wysokości 5.270.222 zł. Powyższe relacje wskazują, że w 2003 r. została przekroczona dopuszczalna granica łącznej kwoty długu w stosunku do dochodów określona w art. 114 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, osiągając poziom 68,82 %. Z wymienionego wyżej przepisu wynika, iż łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może przekraczać 60 % dochodów tej 3
jednostki w danym roku budżetowym. Zarządzeniem Nr 5 Wójta Gminy z dnia 18.08.2003 r. przyjęto program naprawczy dla budżetu gminy na rok 2003. W wyniku podjętych działań zadłużenie gminy Ciechocin systematycznie spada i wyniosło: w 2004 r. - 54,07 % wykonanych dochodów jednostki, a w I półroczu 2005 r. - 40,94 % planowanych dochodów. Niezależnie od wyżej wymienionych nieprawidłowości stwierdzono także inne, do których należą: nie przeprowadzenie kontroli gospodarki finansowej w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Ciechocinie (strona 11 protokołu), niesporządzanie miesięcznych zestawień obrotów dzienników częściowych grupujących operacje wg rodzaju podatków (strona 83 protokołu), nieewidencjonowanie na koncie 221 po stronie Wn przypisów należności z tytułu podatków i po stronie Ma odpisów należności (strona 84 protokołu), Powyższe nieprawidłowości usunięto w trakcie kontroli. nieewidencjonowanie na koncie 226 należności podatkowych zabezpieczonych hipoteką (strona 84 i 89 protokołu), ustalenie i wypłacanie Wójtowi Gminy miesięcznego wynagrodzenia w 2004 i 2005 roku niezgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (strona 100, 101 102 protokołu), nieterminowe przekazywanie w roku 2004 i I półroczu 2005 roku do Urzędu Skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (strona 112-115 protokołu), niebieżące ujęcie w ewidencji księgowej nabytej w 2004 r. nieruchomości oznaczonej jako działka nr 203 położonej w Świętosławiu (strona 136 protokołu), nie naliczenie i nie zapłacenie odsetek za zwłokę w łącznej kwocie 4.348,90 zł z tytułu nieterminowego odprowadzania składek do ZUS za 2003 r. - ww. kwotę zapłacono do ZUS w 2005 r. W roku 2004 i I półroczu 2005 r. jednostka naliczała odestki za zwłokę z tytułu nieterminowego odprowadzania składek ZUS (strona 174,175 protokołu), nie przestrzeganie przez kontrolowaną jednostkę warunków umów zawartych z B.S. w Grębocinie (umowa nr 411/E/2003 z dnia 09.01.2003r i umowa Nr 1/2004 z dnia 02.01.2004 r.) dotyczących terminowego spłacenia zaciągniętego kredytu krótkoterminowego tj. do końca roku budżetowego (strona 190, 191 protokołu), niespłacenie do końca roku budżetowego zaciągniętych w latach 2003, 2004 kredytów krótkoterminowych w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu; w roku 2003 do kwoty 500.000 zł i w 2004 r. do kwoty 600.000 zł (strona 190, 191, 196, 197 protokołu), nie przekwalifikowanie z początkiem następnego roku budżetowego nie spłaconych do końca roku kredytów krótkoterminowych zaciągniętych w rachunku bieżącym w wysokości 496.045 zł na koniec 2003 r. i 563.261 zł na koniec 2004 r. na kredyty długoterminowe i nie przeksięgowanie tych kredytów w ewidencji księgowej jednostki z konta 133 Rachunek bieżący gminy na konto 134 - Kredyty bankowe (strona 191,192 protokołu). W dniu 31.03.2005 r. przekwalifikowano zaciągnięty w rachunku bieżącym na koniec 2004 r. kredyt krótkoterminowy w kwocie 563.261 zł na kredyt długoterminowy. udzielenie przez Gminę Ciechocin pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym jako formy zabezpieczenia zaciągniętego kredytu (strona 196, 209 protokołu), nieterminowe spłacanie przez kontrolowaną jednostkę rat kredytów i pożyczek wynikających z wcześniej zawartych umów z Bankiem Millenium, Bankiem Spółdzielczym w Grębocinie oraz Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (strona 212-221 protokołu). 4
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, które nie zostały usunięte w trakcie wykonywania czynności kontrolnych proszę Pana Wójta o podjęcie działań, które wyeliminują wszystkie nieprawidłowości z prac podległych służb, usprawnią ich działalność oraz zapobiegną ich powstawaniu w przyszłości. Wobec powyższego proszę o: 1. Terminowe regulowanie zaciągniętych przez jednostkę zobowiązań wobec kontrahentów i banków, tj. z zachowaniem zasad wynikających z art. 35 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104). 2. Dokonywanie wydatków budżetowych do wysokości ustalonej w uchwale budżetowej, zgodnie z art. 35, ust. 1, oraz 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. 3. Przestrzeganie obowiązku terminowego odprowadzania składek do ZUS, zgodnie z treścią przepisu art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 ze zm.), tj. opłacanie składek za dany miesiąc w terminie do 5 dnia następnego miesiąca. 4. Terminowe przekazywanie kwot pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych na rachunek urzędu skarbowego tj. do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, zgodnie z treścią przepisu art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.). 5. Przestrzeganie dopuszczalnego poziomu zadłużenia gminy określonego przepisami art. 170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. 6. Przeprowadzanie corocznie w nadzorowanej jednostce SP ZOZ w Ciechocinie, kontroli gospodarki finansowej obejmującej co najmniej 5 % wydatków tej jednostki, zgodnie z przepisami art. 46 ustawy o finansach publicznych oraz kontroli finansowej, o której mowa w przepisach 4 i 7 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej ( ) (Dz. U. Nr 94, poz. 1097). 7. Sporządzanie miesięcznych zestawień obrotów dzienników grupujących operacje wg rodzajów podatków zgodnie z 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 1999r. Nr 50, poz. 511 ze zm.). 8. Ewidencjonowanie należności podatkowych zabezpieczonych hipoteką na koncie 226 Długoterminowe należności budżetowe, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego ( ) (Dz. U. z 2001r. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) oraz w zakładowym planie kont. 9. Wystąpienie do Rady Gminy z projektem uchwały mającej na celu doprowadzenie wynagrodzenia Wójta Gminy w latach 2004 i 2005 do zgodności z obowiązującymi w tym okresie przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. z 2003 r. Nr 33, poz. 264 ze zm., Dz. U. z 2004 r. Nr 47 poz. 448 i z 2005 r. Nr 34 poz. 309) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 5
2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146 poz. 1223), a następnie dokonanie korekty wypłaconych Wójtowi wynagrodzeń za ww. okres. 10. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu każdego zdarzenia gospodarczego, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 11. Dokonywanie spłaty zaciągniętego kredytu krótkoterminowego na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego gminy do końca roku, w którym został zaciągnięty, zgodnie z art. 82 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 12. Zaprzestanie udzielania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym przy zaciąganiu przez gminę kredytów i pożyczek, stosownie do przepisu art. 195 ust. 4 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, uprzejmie proszę o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia. Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych od niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastrzeżenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych w art. 9 ust. 4 i 5 ustawy. Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy mgr Włodzimierz Bartkowiak Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Gminy Ciechocin. 2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, Zespół w Toruniu. 6